sistem penjualan barang2222

8/3/2019 SISTEM PENJUALAN BARANG2222

1/13

SISTEM PENJUALAN BARANG

A. Pendahuluan

Berkembangnya usaha-usaha perdagangan yang sangat pesat pada saat ini menjadikan

informasi sebagai hal yang sangat penting peranannya dalam menunjang jalannya operasi-

operasi demi tercapainya tujuan yang diinginkan oleh perusahaan.

Teknologi internet sudah terbukti merupakan salah satu media informasi yang efektif dan

efisien dalam penyebaran informasi yang dapat diakses oleh siapa saja, kapan saja dan

dimana saja. Teknologi internet mempunyai efek yang sangat besar pada perdagangan atau

bisnis. Hanya dari rumah atau ruang kantor, calon pembeli dapat melihat produk-produk pada

layar komputer, mengakses informasinya, memesan dan membayar dengan pilihan yang

tersedia. Calon pembeli dapat menghemat waktu dan biaya karena tidak perlu datang ke toko

atau tempat transaksi sehingga dari tempat duduk mereka dapat mengambil keputusan dengan

cepat. Transaksi secara online dapat menghubungkan antara penjual dan calon pembeli secara

langsung tanpa dibatasi oleh suatu ruang dan waktu. Itu berarti transaksi penjualan secara

online mempunyai calon pembeli yang potensial dari seluruh dunia.

Selain itu perkembangan perusahaan terasa dinilai agak lambat. Oleh karena itu dirancang

suatu sistem penjualan secara online dengan menggunakan media web atau internet dengan

tujuan untuk meminimalkan waktu proses penjualan dengan tujuan dapat meningkatkan

volume penjualan sehingga pendapatan perusahaan dapat meningkat.

B. Definisi sistem penjualan

Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi

bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001). Sistem juga adalah kumpulan

dari komponen-komponen peralatan model requirements, function dan interface (Mathiassen,

Lars, 2000). Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama

untuk mencapai suatu tujuan. Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerjasama

untuk mencapai tujuan guna memperbaiki organisasi ke arah yang lebih baik (McLeod,

1998).

Sistem Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan

procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi

penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari

diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.

Sistem Penjualan adalah sistem yang melibatkan sumberdaya dalam suatu organisasi,


2/13

prosedur, data, serta sarana pendukung untuk mengoperasikan sistem penjualan, sehingga

menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak manajemen dalam pengambilan

keputusan.

Sistem Penjualan Barang diartikan sebagai suatu sistem penjualan, melalui prosedur-prosedur

yang meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengecekan barang

ada atau tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan pembuatan

faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan yang berlaku (Niswonger, 1999).

Salah satu contohnya Sistem Penjualan Barang berbasis Web, adalah :

E-Commerce adalah konsep baru yang menggambarkan proses pembelian dan penjualan atau

pertukaran produk, jasa, dan informasi melalui jaringan komputer termasuk internet (Turban,

Efraim,2000). E-Commerce dapat diartikan secara dekat. Itu dapat dikatakan mencakup

hanya transaksi bisnis yang disetujui dengan pelanggan dan pemasok dan sering digambarkan

sebagai bagian dari internet, mengingat tidak ada alternative lain untuk komunikasi. Ada tiga

pilar elektronik yang menyokong proses-proses pasar terbuka yaitu: informasi elektronik,

hubungan elektronik, dan transaksi elektronik (McLeod, Raymond,1998).

C. Diagram konteks

Diagram konteks merupakan gambaran keseluruhan dari suatu sistem informasi. Diagram

konteks yang merupakan gambaran dari sistem informasi penjualan barang


3/13

Di dalam diagram konteks sistem informasi penjualan ini terdapat tiga entitas, yaitu supplier,

customer dan pemilik. Supplier memberikan data barang ke dalam sistem, yang berisi nama

barang, harga jual barang dan jumlah barang yang dimasukkan, yang selanjutnya akan

diproses di dalam sistem informasi penjualan. Kemudian sistem informasi penjualan akan

menghasilkan keluaran yang berupa bukti transaksi yaitu nota hasil transaksi penjualan yang

akan diberikan kepada customer, laporan penjualan barang supplier yang akan diberikan

kepada supplier, dan laporan keseluruhan yang akan diberikan kepada pemilik

D. Diagram alir data sistem informasi penjualan barang

1. Pada level 0


4/13

Pada Data Flow Diagram level 0 ini terdapat 4 proses, antara lain :


5/13

a. Proses 1.0 yaitu proses pengecekan barang, harga dan jumlah. Daftar barang, harga dan

jumlah yang diberikan oleh supplier di cek terlebih dahulu, untuk disesuaikan dengan jumlah

barang yang ada, kemudian di simpan di dalam suatu file yaitu file barang.

b. Proses 2.0 yaitu proses pencatatan barang, harga dan jumlah. Di dalam proses ini dilakukan

kegiatan pencatatan nama barang, harga jual barang, dan jumlah barang yang tersedia.

Setelah dicatat, data disimpan dalam file barang.

c. Proses 3.0 yaitu proses transaksi penjualan barang. Di dalam proses ini data penjualan

barang yang berupa nama barang yang terjual, jumlah barang dan total penjualan barang akan

diolah sehingga menghasilkan bukti transaksi yang akan diberikan kepada customer.

Kemudian data dari seluruh transaksi penjualan akan diberikan ke proses 4.0 untuk dibuat

laporannya.

d. Proses 4.0 yaitu proses pembuatan laporan. Seluruh data transaksi penjualan dan data

barang, harga dan jumlah kemudian diolah untuk dibuat laporannya. Laporan yang dihasilkan

berupa laporan penjualan barang supplier yang akan diberikan kepada supplier dan laporan

keseluruhan yang akan diberikan kepada pemilik.

2. Pada level 1


6/13

Data Flow Diagram akan diperlihatkan lebih jelas pada level 1. DFD level 1 ini menjelaskan

proses 4.0 secara lebih jelas. File barang yang berisi data barang, harga dan jumlah

dimasukkan ke dalam proses 4.1 yaitu proses pembuatan laporan data barang supplier. Oleh

proses 4.1 data tersebut diolah dan dihasilkan laporan data barang supplier yang kemudian

diberikan kepada proses 4.5. File transaksi kemudian dimasukkan ke dalam proses 4.2 yaitu

proses pengumpulan data transaksi penjualan. Di dalam proses ini data transaksi

dikumpulkan untuk kemudian dimasukkan ke dalam proses 4.3. Data transaksi disortir

berdasarkan kode suppliernya. Setelah dipisahkan, data disimpan di dalam file penjualan

barang supplier. Kemudian data penjualan barang supplier diberikan kepada proses 4.4 yaitu

proses pembuatan laporan penjualan barang supplier. Sedangkan data transaksi keseluruhan

yang tidak dipisahkan berdasarkan kode suppliernya diberikan kepada proses 4.5. Data

penjualan barang supplier yang berasal dari proses 4.3 kemudian diproses oleh proses 4.4


7/13


8/13

sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.

G. Unit Organisasi Sistem Penjualan Barang

Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar

transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.

Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian

yaitu :

1. Bagian Order Penjualan

2. Bagian Otorita Kredit

3. Bagian Billing/Piutang

4. Bagian Stock & Delivery

5. Bagian Buku Besar

6. Bagian Pembelian

7. Bagian Gudang

8. Bagian IT/Pengolahan Data Elektronik

H. Dokumen yang digunakan

1. Penawaran Harga (PH)

2. Order Form (OF)

3. Memo

4. Purcahse Order (PO)

5. Surat Pengantar Supplier (SPS)

6. Berita Acara Penerimaan

7. Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)

a) Tembusan pengiriman

b) Tembusan langganan

c) Arsip bagian delivery

8. Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)

9. Invoice/Faktur

a) Invoice

b) tembusan Piutang

c) tembusan Jurnal

d) arsip di bagian order penjualan


9/13

10. Faktur Pajak

a) 1. Faktur Pajak

b) 2. Arsip

c) 3. Extra Copy

11. Kwitansi

I. Uraian Prosedur

1. Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing

a. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari

langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form.

Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.

b. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat

penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut

melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan

order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan

barang, dll.

c. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan.

Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock

request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi,

maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di

print out melalui printer di bagian penerimaan order

d. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan

penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.

e. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.

2. Bagian Kredit

a. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order

b. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit

c. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah

order ini dapat dipenuhi

d. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan

ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.

e. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1

yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.


10/13

3. Bagian Stock & Delivery

a. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order

penjualan

b. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak

tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.

c. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang

yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk

barang yang masuk ke gudang.

d. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian

otorita kredit

e. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang

mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier

dari bagian pembelian barang dagang.

f. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau

PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil

barang di supplier.

g. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh

Langganan

h. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.

4. Bagian Gudang

a. Menerima Perintah/Permintaan Barang

b. Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang

(Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua

penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)

c. Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk

ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.

d. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan

5. Bagian Transportasi (Sopir)

Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)

a. Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery

b. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo


11/13

c. Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier

d. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan

Supplier

e. Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.

f. Membawa dan Menyerahkan barang ke customer

g. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.

h. Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani

i. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)

j. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke

bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)

6. Penjualan Barang Dari Stock Gudang

a. Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order

b. Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran

Barang.

c. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang

d. Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian

gudang.

e. Menyerahkan barang kepada customer

f. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.

g. Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani

h. Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir)

i. Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock

& Delivery. (melalui Kurir)

7. Bagian Invoice/Faktur

a. Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock

& delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang

sudah direkam file server

b. Menerbitkan faktur pajak.

c. Menerbitkan listing penjualan harian

d. Mendistribusikan Dokumen


12/13

1) Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit

2) Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang

3) Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku

besar

4) Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra

Copy.

8. Bagian Administrasi Keuangan

Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang

bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian

administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :

1. Bagian Piutang

a. Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice

b. Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan.

Perekaman meliputi data transaksi piutang

c. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal

d. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian

e. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet

bersangkutan ke bagian buku besar.

f. Membuat surat penagihan

2. Bagian buku besar

a. Bagian Jurnal Penjualan

1) Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan

Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.

2) Menerima copy Faktur Pajak.

3) Mencatat Jurnal transaksi Penjualan

b. Bagian Jurnal Pembelian

1) Menerima Copy Po dari bagian pembelian

2) Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan

3) Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang

9. Bagian pengolahan IT/Data elektronik

Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan

melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah


13/13

mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem

informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan

tindakan apa yang perlu dilakukan.

Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik,

pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.

Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada

kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh

seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi

oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.

J. Sumber daya

Hardware : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link

Software : Aplikasi optional yang digunakan untuk mempermudah dalam pekerjaan

Brainware : orang yang menggunakan fasilitas tersebut

K. Sasaran/target

1. Automatisasi system akuntansi Penjualan

a) Terbentuk system pengolahan data terdistribusi

b) Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi

c) Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan

sistem penjualan barang2222

Documents