sistem fail_induksi intura

16
KURSUS INDUKSI UMUM KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONAL GRED 41 DAN SOKONGAN 1 GRED 29 DAN 27 BILANGAN 3/2010 TEMPAT : INTAN WILAYAH UTARA (11-22 JULAI 2010) TAJUK: DISEDIAKAN OLEH: a) Berikan definisi Sistem Fail b) Terangkan dengan jelas: i. Klasifikasi fail. ii. Kaedah-kaedah pendaftaran fail. iii. Tiga jenis sistem fail beserta contoh. iv. Terangkan prosedur pendaftaran fail hinggalah penutupnya. NAMA: MOHD NOH BIN MD. YUNUS NO. KAD PENGENALAN : 711226-10-5173 KERTAS TUGASAN INDIVIDU

Upload: mohd-noh-bin-md-yunus

Post on 20-Jun-2015

1.886 views

Category:

Documents


2 download

TRANSCRIPT

Page 1: sistem fail_induksi intura

KKUURRSSUUSS IINNDDUUKKSSII UUMMUUMM KKUUMMPPUULLAANN PPEENNGGUURRUUSSAANN DDAANN PPRROOFFEESSIIOONNAALL GGRREEDD 4411 DDAANN SSOOKKOONNGGAANN 11 GGRREEDD 2299 DDAANN 2277

BBIILLAANNGGAANN 33//22001100

TTEEMMPPAATT :: IINNTTAANN WWIILLAAYYAAHH UUTTAARRAA ((1111--2222 JJUULLAAII 22001100))

TTAAJJUUKK::

DDIISSEEDDIIAAKKAANN OOLLEEHH::

aa)) BBeerriikkaann ddeeffiinniissii SSiisstteemm FFaaiill bb)) TTeerraannggkkaann ddeennggaann jjeellaass::

ii.. KKllaassiiffiikkaassii ffaaiill.. iiii.. KKaaeeddaahh--kkaaeeddaahh ppeennddaaffttaarraann ffaaiill.. iiiiii.. TTiiggaa jjeenniiss ssiisstteemm ffaaiill bbeesseerrttaa ccoonnttoohh.. iivv.. TTeerraannggkkaann pprroosseedduurr ppeennddaaffttaarraann ffaaiill

hhiinnggggaallaahh ppeennuuttuuppnnyyaa..

NNAAMMAA:: MMOOHHDD NNOOHH BBIINN MMDD.. YYUUNNUUSS NNOO.. KKAADD PPEENNGGEENNAALLAANN :: 771111222266--1100--55117733

KKEERRTTAASS TTUUGGAASSAANN IINNDDIIVVIIDDUU

Page 2: sistem fail_induksi intura

Mohd Noh bin Md Yunus Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010

1

1.0 PENGENALAN

Pewujudan jumlah fail yang banyak di jabatan dan agensi Kerajaan telah menimbulkan

beberapa masalah seperti pembukaan fail tanpa mengikut prosidur, kehilangan fail,

pengesanan dan pengeluaran fail yang lambat dan sebagainya. Oleh itu, fail mesti

diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang

ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara. Sistem fail yang sistematik akan mewujudkan

persekitaran kerja yang efisien sekiranya kualiti pengurusan dikekalkan atau

dipertingkatkan ketahap yang maksima. Memandangkan dokumen-dokumen tersebut

adalah penting, maka adalah menjadi tanggungjawab jabatan dan kakitangan

memeliharanya.

Secara umumnya proses pengurusan fail di dalam sesebuah Jabatan Kerajaan

adalah seperti rajah berikut:

Page 3: sistem fail_induksi intura

Mohd Noh bin Md Yunus Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010

2

2.0 DEFINISI SISTEM FAIL

Untuk memberi pemahaman dengan lebih jelas, mari kita melihat makna sistem

dan fail secara berasingan. Sistem boleh dimaksudkan sebagai satu kumpulan

bahagian-bahagian yang berkaitan dan bertindak bersama dalam suatu rantaian aktiviti

yang lengkap untuk membentuk satu putaran bagi mencapai satu matlamat. Fail pula

berasal dari perkataan Latin iaitu ‘Fillum’ yang bermaksud seutas benang untuk

mengikat dokumen supaya tidak tercicir. Fail dikatakan sebagai “a folder where letter’s

are propperly arrange” maksudnya, satu folder di mana di dalamnya surat-suratan

disusun dengan cermat dan teratur, diberi tajuk, nombor, didaftar dan diindekskan.

Oleh itu, Sistem Fail boleh ditakrifkan sebagai satu proses klasifikasi

penyusunan dan penyimpanan rekod supaya selamat ianya dapat diperolehi dengan

segera apabila dikehendaki dalam satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir.

Tugas utama Sistem Fail ialah mengkelas, mengindeks, menyimpan dan mengesan

kembali sesuatu fail tersebut. Konsep Sistem Fail boleh digambarkan sebagaimana

rajah di bawah:

Page 4: sistem fail_induksi intura

Mohd Noh bin Md Yunus Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010

3

Sebagai rujukan kepada pegawai kerajaan dalam mengendalikan pengurusan

fail tersebut, Jabatan Perkhidmatan Awam telah menyediakan pekeliling, surat

pekeliling atau peraturan lain yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa dari segi

prosedur dan tatacara pelaksanaan yang lebih terperinci. Pada masa ini, peraturan

yang terpakai bagi menguruskan Sistem Fail ialah Panduan Pengurusan Pejabat

melalui Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 yang berkuatkuasa mulai 30

April 2007. Pekeliling tersebut menggantikan Arahan Perkhidmatan yang berkuatkuasa

sejak 01 Mac 1974. Selain itu, pegawai kerajaan juga hendaklah merujuk Buku Arahan

Keselamatan bagi pengurusan dokumen terperingkat (Per. 42 – 76) dan Panduan

Sistem Fail Bagi Agensi-Agensi Kerajaan yang dikeluarkan oleh Unit Pemodenan

Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU – 1986). 3.0 KLASIFIKASI FAIL

Pengkelasan atau klasifikasi fail boleh dimaksudkan sebagai proses intelektual dan

deduktif yang mendahuluikerja-kerja mengindeks. Penyusunan maklumat atau segala

surat-suratan yang diwujudkan ke dalam kumpulan-kumpulan yang seakan-akan sama

maksudnya, di mana tiap-tiap kumpulan dikenali dengan identitinya yang tersendiri.

Fail perlu diklasifikasikan bagi tujuan penyimpanan yang betul, mudah dan cepat

diperolehi, penyelenggaraan yang seragam dan kawalan keselamatan rekod.

Fail boleh dikelaskan kepada fail urusan am (house keeping files) dan fail urusan

fungsian (functional files), tahap keselamatan dan kod/jenis. Fail urusan am

mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan hal pentadbiran,

bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel. Fail urusan

fungsian pula mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan fungsi dan

aktiviti asas jabatan. Berhubung dengan tahap keselamatan pula pegawai rekod

hendaklah memastikan dokumen terperingkat difailkan ke dalam fail terperingkat.

Dokumen terperingkat sulit hendaklah menggunakan fail berkulit hijau (Am 436),

dokumen terperingkat Rahsia hendaklah menggunakan fail berkulit merah jambu

berpalang merah (Am 437) dan dokumen terperingkat Rahsia hendaklah menggunakan

fail berkulit kuning berpalang merah (Am 438). Peraturan dalam Bahagian I,

Pengurusan Dokumen Terperingkat, Arahan Keselamatan adalah dirujuk.

Page 5: sistem fail_induksi intura

Mohd Noh bin Md Yunus Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010

4

Berikut adalah rajah pengelasan fail:

Setiap fail hendaklah diberi tajuk fail yang membayangkan kandungan fail

tersebut. Tajuk fail diberi berdasarkan pengkelasan perkara yang berasaskan fungsi

dan aktiviti jabatan dan agensi berkenaan. Setiap perkara diberi pengkodan nombor

yang mana akan menjadi nombor rujukan fail. Kod-kod yang digunakan terdiri dari data

dan nombor yang mewakili makna-makna tertentu berdasarkan kepada peraturan yang

disediakan. Kod-kod yang digunakan adalah untuk menggantikan nama asal/tajuk bagi

mempercepatkan kerja-kerja mengklasifikasi, memfail dan merujuk. Kod agensi

pewujud adalah perkara utama yang perlu didahulukan dalam kerja-kerja

mengklasifikasi bagi menunjukkan provenance nya Jabatan pewujud. Kod-kod bagi

menunjukkan provenance biasanya menggunakan singkatan nama. Contohnya, JPM –

Jabatan Perdana Menteri, JKR-Jabatan Kerja Raya dan lain-lain. Jabatan dan agensi

boleh mendapat khidmat nasihat kepakaran daripada Jabatan Arkib Negara bagi

penyediaan Pengkelasan Perkara dan Pengkodan. Kaedah klasifikasi adalah seperti

rajah di bawah:

Page 6: sistem fail_induksi intura

Mohd Noh bin Md Yunus Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010

5

4.0 KAEDAH-KAEDAH PENDAFTARAN FAIL

Terdapat beberapa kaedah dalam sistem pendaftaran fail seperti berikut:

4.1 Sistem Doket

Sistem ini ialah satu sistem yang menunjukkan pergerakan fail yang

mudah dikesan. Sistem ini merupakan satu pendaftaran berpusat (central

registry), dengan menggunakan borang Am 89A tiap-tiap pergerakan fail

hendaklah melalui pusat pendaftaran untuk didaftar pergerakannya

dengan menggunakan borang Am 89. Tiap-tiap fail hendaklah dicatat

pergerakannya. Am 89 (Doket Paharasat Bilangan – Pergerakan) dan Am

89A (Doket Paharasat Abjad Pendaftaran) ini boleh dibeli dari Jabatan

Cetak atau kedai-kedai. Sistem doket diamalkan oleh agensi-agensi

kerajaan. Apabila sebuah fail perlu diedarkan, fail itu hendaklah

direkodkan dalam doket Am 89 senarai fail dan dituliskan di muka fail

kepada sesiapa fail itu diedarkan. Seterusnya pegawai berkenaan akan

membuat catatan selanjutnya hingga selesai dan fail itu dikembalikan

kepada pegawai menjaga fail. Catatan butiran pengedaran, nama

pegawai, tarikh dikeluarkan & tarikh dikembalikan hendaklah dibuat.

Page 7: sistem fail_induksi intura

Mohd Noh bin Md Yunus Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010

6

Fail-fail boleh hilang dalam masa diedarkan. Satu sistem hendaklah

ditentukan sama ada fail dihantar semula ke pegawai lain atau

menyediakan borang perjalanan fail. Pengedaran fail yang mempunyai

pengelasan keselamatan hendaklah dibuat terus daripada pegawai

menjaga fail kepada pegawai berkenaan. Kalau melalui PAR, fail-fail itu

hendaklah dimasukkan ke dalam sampul surat dan dilakri ‘seal’ sebelum

diedarkan. Bagi fail ‘SDF’ satu buku senarai fail hendaklah disediakan.

Maklumat-maklumat mengenai Nombor Fail, tarikh dikeluarkan dan tarikh

untuk dikembalikan dimuatkan dalam catatan dalam buku Rekod SDF.

4.2 Sistem Komputer

Sistem dan perlaksanaan program penambahbaikan termasuk

penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) kini diakui bukan

sahaja mampu menangani masalah beban kerja yang semakin

bertambah malah mampu meningkatkan tahap kecekapan sesebuah

organisasi. Contohnya Unit Pengurusan, KDRM Limbang telah

membangunkan Sistem Pengesanan dan Pendaftaran Fail Berkomputer

(sebuah pangkalan data)dilengkapi dengan Sistem Pelabelan Kabinet kini

berjaya mengatasi masalah kesukaran pencarian fail dan maklumat.

Pembangun sistem berkenaan,Cik Aloha binti Zain berkata peralihan

penggunaan ICT penting kerana beban tugas yang bertambah menuntut

kepada perlunya satu sistem pangkalan data yang berkesan untuk

menangani masalah pengurusan rekod (yang kini terlalu bergantung

kepada kaedah manual iaitu merujuk Buku Panduan Sistem Pendaftaran

Fail). “Idea ini datangnya daripada perbincangan ahli Kumpulan KMK

INTIM yang diketengahkan melalui projek KMK. Pangkalan data sistem

tersebut mempunyai dua komponen utama iaitu Sistem Pengesanan dan

Pendaftaran Fail Berkomputer (pangkalan data) disokong dengan

Pelabelan Kabinet (nombor dilabel di kabinet yang diselaraskan dengan

nombor rujukan di pangkalan data).

Page 8: sistem fail_induksi intura

Mohd Noh bin Md Yunus Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010

7

Sistem pangkalan data yang menggunakan sepenuhnya perisian

Microsoft Access, mudah untuk dikendalikan. Pengguna hanya perlu

menaip rujukan berdasarkan huruf, kod, perkara,tajuk fail, malah nama

pegawai. Ia berupaya mengatasi masalah untuk menghafal setiap nombor

rujukan kerana sistem tersebut memberi pilihan bagi pengguna sistem

selain daripada terlalu bergantung kepada nombor rujukan fail. Ia

berupaya mempercepatkan proses pencarian fail dengan memendekkan

waktu pencarian. Secara amnya, dengan kaedah yang baru ini, maklumat

akan diperolehi dengan cepat dengan masa pencarian tidak sampai 2.5

minit setelah melalui proses rujuk sistem fail berkomputer (30 saat),

Kesan Fail (30 saat), Kenalpasti Kandungan Fail (30 saat)dan Tahap

Tindakan (1 minit). Sistem tersebut telahpun diseragamkan ke dalam

Sistem Kerja di Unit Pengurusan, KDRM Limbang berkuatkuasa pada 1

Mei 2005.

5.0 JENIS SISTEM FAIL

Sistem fail adalah proses pengkelasan, penyusunan, penyimpanan, pengawalan fail

secara sistematik untuk tujuan memudahkan pengesanan serta pengguna apabila

diperlukan. Sistem fail yang baik akan membolehkan pengesanan dan pengeluaran fail

dengan segera. Dengan pengeluaran fail segera, sesuatu maklumat dapat diperolehi

dengan cepat serta tindakan dapat diambil dengan segera. Keadaan ini dapat

meningkatkan kecekapan pentadbiran serta memberi kepuasan kepada pelanggan.

Justeru itu, sesebuah Jabatan Kerajaan hendaklah mewujudkan Unit

Pendaftaran Rekod atau Unit Registri dan melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan

sekurang-kurangnya gred 27 atau setaraf dengannya dan memaklumkan pelantikannya

kepada Jabatan Arkib Negara. Panduan 8.2 (d), Panduan Pengurusan Pejabat

Bahagian VIII adalah dirujuk. Unit tersebut juga boleh dikenali sebagai Bahagian

Pendaftaran Surat, Bahagian Registri, Bahagian Pendaftaran Fail dan Bahagian

Pendaftaran Mail.

Page 9: sistem fail_induksi intura

Mohd Noh bin Md Yunus Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010

8

Pegawai Rekod Jabatan adalah merupakan “Document Controller” yang

bertanggungjawab ke atas keseluruhan sistem fail jabatan. “Document Controller” di

peringkat bahagian atau unit pula hendaklah dilantik dan dikenali sebagai kerani fail

yang bertanggungjawab untuk membantu melicinkan perjalanan urusan pejabat

seharian dengan memastikan pergerakan fail berjalan dengan lancar. Terdapat tiga

sistem fail yang diamalkan di dalam Jabatan Kerajaan seperti berikut:

5.1 Berpusat (Centralized)

Sistem Fail Berpusat (Centralised Filling System) adalah lebih selamat

dan efektif iaitu semua dokumen jabatan diuruskan dan dikendalikan

secara berpusat. Pembukaan fail baru, penyimpanan fail, pengedaran,

pembaikan dan penutupan fail adalah diuruskan secara berpusat. Semua

fail bagi keseluruhan jabatan akan dikendalikan secara berpusat.

Kebaikan sistem fail berpusat ialah memudahkan kawalan fail yang

berkesan, penggunaan peraturan dan kaedah yang standard,

tanggungjawab dapat dipastikan dan mengelakkan pertindihan fail

(pembukaan fail baru di atas tajuk yang sama). Sementara itu, keburukan

sistem fail berpusat pula ialah fail sukar diperolehi dengan cepat,

kemungkinan fail hilang kerana ramai yang menggunakannya dan

kelewatan mungkin berlaku kerana fail yang dikendalikan terlalu banyak.

5.2 Tidak berpusat (Decentralized)

Sistem tidak berpusat (Dentralized Filling System) adalah diuruskan dan

dikendalikan oleh bahagian atau unit secara berasingan. Pembukaan fail

baru, penyimpanan fail, pengedaran, pembaikan dan penutupan fail

adalah diuruskan oleh bahagian dan unit masing-masing. Permohonan

pembukaan fail baru hendaklah dikemukakan kepada ketua kerani atau

kerani fail di bahagian atau unit masing-masing. Kebaikan sistem fail

tidak berpusat ialah perkhidmatan yang lebih licin dan cepat, mudah

dikesan dan bilangan fail yang dikendalikan adalah lebih kecil serta

kawalan serta penyimpanan lebih kemas.

Page 10: sistem fail_induksi intura

Mohd Noh bin Md Yunus Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010

9

5.3 Separa-berpusat (Semi-centralized)

Sistem Fail Separa-berpusat (Semi-centralised Filling System) adalah

kombinasi di antara kedua-dua sistem di atas. Contohnya berpusat bagi

fail-fail rahsia besar, rahsia dan sulit serta urusan am dan tidak berpusat

bagi fail-fail urusan fungsian.

6.0 PROSEDUR PENDAFTARAN FAIL

Berdasarkan panduan 7.5, Bahagian VII Panduan Pengurusan Pejabat, apabila

sesuatu dokumen diterima atau diwujudkan dan fail mengenainya belum ada, maka fail

baru hendaklah dibuka. Proses pemfailan bermula dengan penerimaan surat, dokumen

atau koresponden setiap hari. Ini termasuklah senarai-senarai sebutharga, invois-

invois, minit mesyuarat, katalog dan sebagainya. Apabila menerima dokumen seperti di

atas, perhatikan sama ada surat-surat dan Iain-lain dokumen ini ada mempunyai

nombor rujukan fail atau tidak. Jika ada kandungkan surat mengikut prosedur yang

dinyatakan di bawah. Jika tidak ada, semak doket faharasat bilangan untuk

memastikan sama ada fail-fail mengenai perkara yang sama telah didaftarkan. Jika ada

kandungkan surat. Jika belum ada, buka fail dan didaftarkan dengan memberikan

nombor rujukan seperti di bawah:

Page 11: sistem fail_induksi intura

Mohd Noh bin Md Yunus Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010

10

Fail terbuka bagi dokumen biasa yang tidak terperingkat hendaklah

menggunakan fail berkulit putih (Am 435 Pin.1/80) dan fail berkulit coklat muda (Am

435 A Pin.1/80). Bagi dokumen terperingkat hendaklah dikelaskan mengikut peringkat

keselamatan sama ada terperingkat rahsia besar, rahsia, sulit dan terhad selaras

dengan peraturan dalam Bahagian I, Pengurusan Dokumen Terperingkat, Arahan

Keselamatan. Dokumen terperingkat sulit hendaklah menggunakan fail berkulit hijau

(Am 436), dokumen terperingkat rahsia hendaklah menggunakan fail berkulit merah

jambu berpalang merah (Am 437) dan dokumen terperingkat rahsia besar hendaklah

menggunakan fail berkulit kuning berpalang merah (Am 438). Contoh kulit fail terbuka

dan terperingkat adalah seperti gambar di bawah:

Tajuk dan nombor rujukan fail serta tarikh pembukaan fail perlu dicatatkan di

atas kulit fail. Fail yang dibuka ini hendaklah didaftarkan dalam daftar fail jabatan.

Setiap fail mestilah mengandungi kertas minit dan kandungan surat dan dokumen

lampiran yang disusun seturut mengikut tarikh transaksi. Setiap kandungan diberi

nombor lampiran dan direkodkan di atas kertas minit menggunakan dakwat merah bagi

surat dan dokumen lampiran yang diterima dan dakwat biru atau hitam bagi surat yang

keluar. Kandungkan surat dalam fail dengan cara seperti berikut:

Page 12: sistem fail_induksi intura

Mohd Noh bin Md Yunus Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010

11

a). Catatkan bilangan kandungan fail (enclosure) di sudut kanan atas surat.

Nombor kandungan ini diletakkan dalam bulatan. Bagi surat diterima,

nombor dan bulatan ditandakan dengan warna merah dan bagi surat

yang dihantar keluar nombor dan bulatan ditandakan dengan warna biru

atau hitam.

b). Catatkan tarikh penerimaan, nama agensi pengirimnya dan tarikh surat

dikandungkan ke atas kertas minit dengan menggunakan 'rubber stamp'

(warna merah).

Surat bth.........................drp....................dikdg. pada ...................

Contoh:

Tarikh Surat Diterima: 23/7/2006…Daripada : SMK Taman Anggerik Desa, Kajang.

5

Tarikh Surat Dikandung Dalam Fail : 23/7/2006 Ruj. No. SMKTAD/ 03/03/03/07 (23)

Tindakan : …Encik Khamsani Kassim – Kaunselor Pelajar

c) Bagi surat-surat yang dihantar keluar catatkan bilangan kandungan surat,

tarikh penghantaran, nama agensi penerima dan tarikh surat dihantar ke

atas kertas minit dengan menggunakan 'rubber stamp'yang berwarna

hitam/biru.

Surat bth.......................dihantar kpd...................pada.................

Contoh:

Surat Bertarikh : 23/7/2006 Kepada : Jabatan Perpaduan Negara & Intergrasi Nasional

Tarikh Surat Dihantar: 23/7/2006 Ruj. No. …SMKTK/ 03/03/03/07

6

Selain daripada itu, kertas minit adalah penting bagi mencatat segala arahan

dan keputusan berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan. Minit pendek

seperti minit bebas yang tidak lebih daripada satu perenggan boleh dicatat di atas

kertas minit. Manakala minit panjang yang memerlukan penerangan lanjut hendaklah

ditaip dan dikandungkan sebagai satu kandungan.

Page 13: sistem fail_induksi intura

Mohd Noh bin Md Yunus Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010

12

Berikut ialah contoh kandungan surat dan dokumen dalam fail:

Kertas minit Surat Kulit Fail

Kertas Minit No.Helai No.

ARKIB NEGARA MALAYSIA JALAN DUTA 50568 KUALA LUMPUR

CONTOH KANDUNGAN SURAT DALAM FAILCONTOH KANDUNGAN SURAT DALAM FAIL

2

1

2 Surat bth. ___ drp. ___ dikdgn. pd. ___Surat bth. ____ d/h kpd. ____ pd. ____

Surat rasmi yang didaftar atas kertas minit tidak boleh dikeluarkan daripada

kandungan fail kecuali lampiran yang ketebalannya melebihi 4 sentimeter (contoh

terbitan, laporan dan sebagainya) atau memerlukan pemeliharaan yang berbeza

seperti peta, pelan dan lukisan. Lampiran yang dikeluarkan ini hendaklah dicatatkan

dengan nombor kod fail dan nombor lampiran fail berkenaan, serta disimpan di bilik fail.

Slip pengganti dokumen ini hendaklah dikandungkan di dalam fail yang mana tercatat

maklumat tempat simpanan dokumen tersebut. Ini untuk memudahkan pengesanan

semula dokumen.

Fail yang mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4 sentimeter

hendaklah ditutup dan fail baru dibuka. Di atas kulit fail yang telah ditutup itu

hendaklah dipalang dengan dakwat merah dan dicatatkan perkataan ‘DITUTUP – JILID

2 DIBUKA’ dengan dakwat biru atau hitam menggunakan dakwat kekal. Di atas kulit fail

yang baru pula hendaklah dicatatkan tajuk dan nombor rujukan yang sama beserta

dengan catatan ‘Jilid 2’ (Jld. 2).

Page 14: sistem fail_induksi intura

Mohd Noh bin Md Yunus Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010

13

7.0 RUMUSAN Secara umumnya pengetahuan yang mendalam terhadap Sitem Fail adalah sangat

penting kepada seseorang pegawai untuk kecekapan sesuatu jabatan. Seorang

pegawai atasan pula hendaklah mengetahui teknik pengurusan fail, rekod-rekod

pentadbiran dan perlu menentukan apakah sistem penyimpanan rekod yang patut

diamalkan. Perancangan yang betul dan mengikut peraturan yang telah ditetapkan

bagi sistem fail itu dikendalikan akan membolehkan fail boleh didapati dalam keadaan

yang pantas, lengkap, mudah dan selamat. Sementara itu, pengurusan fail yang tidak

mengikut peraturan kebiasaannya akan menyebabkan urusan di sesebuah Jabatan

Kerajaan menjadi lembab dan lambat kerana berlaku kesukaran mencari fail.

Kehilangan atau salah letak (miss place) dokumen penting seperti borang permohonan

tanah, fail tukar syarat, baucer, inbois dan sebagainya sering kedengaran di Jabatan

yang tidak mengamalkan sistem pengurusan fail dengan betul. Akhirnya keadaan

tersebut akan menyebabkan sistem penyampaian kerajaan dan Pelan Transformasi

Kerajaan (GTP) yang digariskan oleh YAB Perdana Menteri sukar untuk dicapai serta

mengagalkan matlamat slogan “rakyat didahulukan, pencapaian diutamakan”.

Page 15: sistem fail_induksi intura

Mohd Noh bin Md Yunus Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010

14

Rujukan

1. Bahagian VII Pengurusan Fail : Panduan Pengurusan Pejabat, Pekeliling

Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007. Penerbit: ILBS, 2010.

2. Panduan Sistem Fail Bagi Agensi-Agensi Kerajaan (MAMPU- Jun 1986).

3. Buku Arahan Keselamatan - Keselamatan Dokumen Terperingkat (Per. 42 - 76).

4. Seksyen 10, Akta Arkib Negara Bil.44/1996.

5. Rakan Sarawak

http://www.myonestopsarawak.com.my/info/rakansarawak/012006/recogservpro

vider/index.shtml

Page 16: sistem fail_induksi intura

Mohd Noh bin Md Yunus Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010

15

BORANG PERAKUAN PENYERAHAN TUGASAN

Dengan ini saya Mohd Noh bin Md Yunus dengan sesungguhnya dan sebenarnya

mengaku bahawa Kertas Tugasan yang dikemukakan sebagai sebahagian daripada

syarat memenuhi keperluan Kursus Induksi Umum Kumpulan Pengurusan dan

Profesional Gred 41 dan Sokongan 1 Gred 29 dan 27 Bilangan 3/2010 adalah kertas

yang sebenarnya ditulis oleh saya sendiri dan belum digunakan untuk apa-apa tujuan

lain sebelum ini.

Tandatangan :

…………………………………………

Nama : Mohd Noh bin Md. Yunus

Kod : 432521264

Tarikh : 21 Julai 2010