makalah konsep sistem informasi sistem penunjang keputusan

47
MAKALAH KONSEP SISTEM INFORMASI : SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN Dosen : Fandi Halim,S.kom O L E H TIM PENYUSUN : 1. Demson Natanael Sihaloho 082121251 2. Steven Gohan 082120353 3. Rajeni 082121081 4. Efdinar 082121103 5. Tommy 082120612 6. Rizky Ardianti 082121120 JURUSAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI STMIK - STIE MIKROSKIL 2009

Upload: gevott

Post on 30-Jun-2015

1.168 views

Category:

Documents


6 download

TRANSCRIPT

MAKALAH

KONSEP SISTEM INFORMASI :

SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN

Dosen : Fandi Halim,S.kom

O

L

E

H

TIM PENYUSUN :

1. Demson Natanael Sihaloho 082121251

2. Steven Gohan 082120353

3. Rajeni 082121081

4. Efdinar 082121103

5. Tommy 082120612

6. Rizky Ardianti 082121120

JURUSAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

STMIK - STIE MIKROSKIL

2009

2

ABSTRAK

Dalam kurikulum Sistem Informasi (SI) tradisional, orientasi matakuliah Sistem

Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS) adalah pada survei dan

bukanlah pada tingkat penerapan. Dilakukan tinjauan pustaka yang dipusatkan pada

percobaan penggunaan Microsoft Excel (Excel) dan Visual Basic for Applications (VBA)

dalam pengajaran Sistem Pendukung Keputusan (SPK) berorientasi kepada penerapan yang

ditujukan untuk mahasiswa Sistem Informasi (SI). Tinjauan tersebut menunjukkan bahwa

mahasiswa menganggap bahan yang diberikan dalam pengajaran tersebut menarik dan

bermanfaat bagi mereka setelah nantinya lulus.

Berdasarkan hal ini, penggunaan Microsoft Excel dan Visual Basic Applications

(VBA) dalam pengajaran Sistem Pendukung Keputusan (SPK) yang ditujukan kepada

mahasiswa Sistem Informasi (SI) atau ekuivalennya dianggap layak untuk dipertimbangkan

oleh sebagian pembimbing, yang selama ini mengajarkan matakuliah tersebut baik secara

umum maupun secara spesifik terhadap mahasiswa yang bergelut di bagian Sistem Informasi

(SI)

Suatu kode Visual Basic Applications (VBA) untuk menghitung jenis penawaran juga telah

dibuat dan diusulkan sebagai salah satu bahan yang dapat digunakan dalam demonstrasi

karya ilmiah, presentasi, atau sebagai bahan pertimbangan seminar mahasiswa Sistem

Informasi(SI).

3

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG MASALAH

Sebagaimana kita tahu bahwa system informasi memegang peranan yang sangat

penting dalam kehidupan kita. Sebagai salah satu contohnya, kita dapat melihat manager dari

perusahaan-perusahaan yang ada dapat memperoleh sejumlah informasi yang sangat penting

dengan adanya system informasi. Pada dasarnya, system informasi terbagi-bagi menjadi

beberapa bagian misalnya Sistem Informasi Akuntansi, Sistem Informasi Manajemen, dan

sebagainya.. Secara garis besarnya system yang ada disesuaikan untuk kebutuhan informasi

dari sejumlah besar manager (mereka yang membentuk manajemen seluruh perusahaan atau

suatu unit organisasi). Dalam banyak kasus informasi ini kurang memadai untuk membuat

keputusan yang spesifik untuk memecahkan permasalahan yang spesifik. Oleh karena itulah

Sistem Penunjang Keputusan (salah satu komponen yang cukup penting dalam Sistem

Informasi) dibuat sebagai suatu cara untuk memenuhi kebutuhan ini.

Sistem penunjang keputusan (SPK) atau Decision support system (DSS) adalah salah satu

subsistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer / Computer Information System (CBIS)

yang dapat menyediakan informasi yang berguna bagi proses pengambilan keputusan ketika

menghadapi sebuah masalah semi terstruktur yang spesifik. Bila diterapkan dalam sebuah

organisasi, tujuan utama dari SPK adalah membantu manager dan orang – orang yang terlibat

dalam proses pengambilan keputusan, adalah untuk meningkatkan kemampuannya dalam

memutuskan masalah. Keputusan yang dihasilkan nantinya dapat memenuhi batasan kognitif,

waktu dan ekonomis.

Masalah sering kali muncul dalam kehidupan manusia. Setiap permasalahan tidak akan

berhenti sendiri tanpa disertai solusi untuk menyelesaikannya.masalah sering kali terjadi pada

komunitas- komunitas baik komunitas kecil maupun komunitas besar. Permasalahan yang

kompleks sering terjadi pada perusahaan-perusahaan yang pada akhirnya secara tidak

langsung menuntut seorang manejer untuk membuat sebuah keputusan.

4

Pada saat ini suatu pendekatan sistematis untuk pemecahan masalah telah diciptakan yang

terdiri dari tiga jenis usaha :

- persiapan

- definisi

- solusi

Dalam mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang perusahaan

sebagai suatu system dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi

subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam mendefenisikan masalah, manajer bergerak

dari tingkat system ke subsistem dan menganalisis bagian-bagiansistem menurut suatu urutan

tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai solusi alternative,

mengevaluaasinya, memilh yang terbaik, menerapkannya, dan membuat tindak lanjut untuk

memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagaimana mestinya.

5

BAB II

LANDASAN TEORI

1.1. Landasan Teori Sistem Penunjang Keputusan (SPK)

Sistem penunjang keputusan (SPK) adalah bagian dari Sistem Informasi berbasis

kompter, termasuk sistem berbasis pengetahuan (manajemen pengetahuan) yang dipakai

untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau sebuah

perusahaan. Teori umum yang mendasari Decision Support Systems (DSS) :

• Herbert A. Simon

Menggunakan konsep keputusan terprogram dan tidak terprogram dengan phase

pengambilan keputusan yang merefleksikan terhadap pemikisan Decision Support

Systems (DSS) saat ini.

• G Anthony Gory dan Michael S Scott Morton

Menggunakan tahapan dalam pengambilan keputusan dengan membedakan antara

struktur masalah dan tingkat keamanan.

Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi

untuk mengambil keputusan dari masalah baik yang bersifat terstuktur, tidak terstuktur,

maupun semi-terstuktur. Ada beberapa jenis keputusan berdasarkan sifat dan jenisnya,

menurut Herbet A. Simon :

1. Keputusan Terprogram

Yaitu Keputusan yang bersifat berulang dan rutin, sedemikian sehingga suatu

prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya.

2. Keputusan Tak Terprogram

Yaitu keputusn yang bersifat baru, tidak terstruktur dan jarang konsekuen. Tidak

ada metode yang pasti untuk menangani masalah tersebut.

Dalam mengambil keputusan dibutuhkan adanya beberapa tahapan menurut Herbet A.

Simon tahapan dalam Sistem Pengambilan Keputusan (SPK) terdapat empat tahap

diantaranya :

1. Kegiatan Intelijen

Yakni kegiatan yang berorientasi untuk memaparkan masalah, pengumpulan

6

data dan informasi, serta mengamati lingkungan mencari kondisi-kondisi yang

perlu diperbaiki.

2. Kegiatan Merancang

Yakni kegiatan yang berorientasi untuk menemukan, mengembangkan dan

menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.

3. Kegiatan Memilih

Yakni kegiatan yang berorientasi untuk memilih satu rangkaian tindakan

tertentu dari beberapa yang tersedia.

4. Kegiatan Menelaah

Yakni kegiatan yang berorientasi terhadap penilaian pilihan-pilihan yang

tersedia.

Sebuah Informasi yang akan diolah menjadi sebuah keputusan yang akurat, lengkap dan

baik diperlukan beberapa konsep dalam membentuk sebuah Sistem Informasi yang baik

diantaranya :

1. Konsep Terstruktur

Merupakan konsep berdasarkan suatu masalah yang memiliki struktur masalah

pada 3 tahap pertama, yaitu intelijen, rancangan dan pilihan.

2. Konsep Tak Terstuktur

Merupakan konsep berdasarkan suatu masalah yang sama sekali tidak memiliki

struktur, seperti yang diuraikan berdasarkan tahapan dari Sistem Pendukung

Keputusan (DSS) oleh Hebert A. Simon.

3. Konsep Semi-terstruktur

Merupakan konsep berdasarkan suatu masalah yang memiliki struktur hanya

pada satu atau dua tahapan dari Sisem Pendukung Keputusan (SPK) yang

diuraikan oleh Hebert A. Simon.

Definisi Sistem Penunjang Keputusan (SPK) menurut pandangan seorang Hebert A. Simon

yakni merupakan suatu sistem yang memberikan kontribusi terhadap para manajer untuk

memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan.

1.2. MAKSUD Dan TUJUAN

Penulisan makalah ini bermaksud membuka pemikiran para mahasiswa untuk lebih

tanggap dalam menghadapi sebuah permasalahan dan mampu menyelesaikan permasalahan

tersebut dan tentunya ini sangat bermanfaat bagi para mahasiswa ketika memasuki dunia

kerja nantinya.

7

Tujuan SPK adalah sebagai berikut :

1. SPK adalah suplemen bagi kemampuan pengambilan keputusan oleh seorang

pengambil keputusan. Salah satunya yaitu membantu pengambil keputusan dalam

mengenali masalah dan kemudian memformulasikan data pendukung untuk

keperluan analisis dan pengambilan tindakan.

2. SPK dapat membantu dalam memanajemen formasi/pengetahuan. Hal ini

dimungkinkan karena DSS dapat memiliki kemampuan untuk menerima

menyimpan, menggunakan, menurunkan, dan mempresentasikan informasi /

pengetahuan yang sesuai dengan keputusan yang akan diambil.

3. SPK dapat menjadi bantuan untuk memecahkan masalah yang semi terstruktur

bahkan tidak terstruktur.

4. Meningkatkan efektifitas manajer dalam pembuatan keputusan dan bukan

peningkatan efisiennya.

8

BAB III

PEMBAHASAN

1.1. JENIS – JENIS DAN KONSEP SPK

Retrive information element (memanggil eleman informasi)

Analyze entries fles (menganalisis semua file)

Prepare reports form multiple files (laporan standart dari beberapa files)

Estimate decisions qonsquences (meramalkan akibat dari keputusan)

Propose decision (menawarkan keputusan )

Make decisions (membuat keputusan)

Konsep SPK

Tingkat-tingkat Manajemen

Pengendalian Pengendalian Pengendalian

Operasional Manajemen Strategis

Terstruktur Piutang Analisis Pengaturan

dagang anggaran - armada tanker

Pemasukkan biaya

Pesanan rekayasa

Pengendalian Peramalan Lokasi

persediaan jangka pendek gudang & pabrik

Semi terstruktur

Penjadwalan Analisis varians - Penggabungan usaha

produksi anggaran keselu- dan akuisisi

Tak Terstruktur ruhan

Manajemen Penyiapan Perancanaan produk

kas anggaran baru

Sistem Penjualan dan Perencanaan

PERT/COST produksi Litbang

9

1.2. KARAKTERISTIK SPK

1. Interaktif: SPK memiliki user interface yang komunikatif sehingga pemakai dapat

melakukan akses secara cepat ke data dan memperoleh informasi yang dibutuhkan.

2. Fleksibel: SPK memiliki kemampuan sebanyak mungkin variable masukan,

kemampuan untuk mengolah dan memberikan keluaran yang menyajikan 2 alternatif

keputusan kepada pemakai

3. Data kualitas: SPK memiliki kemampuan untuk menerima data kualitas yang

dikuantitaskan yang sifatnya subyektif dari pemakainya, sebagai data masukan untuk

pengolahan data. Misalnya: penilaian terhadap kecantikan yang bersifat kualitas,

dapat dikuantitaskan dengan pemberian bobot nilai seperti 75 atau 90.

4. Prosedur pakar: SPK mengandung suatu prosedur yang dirancang berdasarkan

rumusan formal atau berupa prosedur kepakaran seseorang atau kelompok dalam

menyelesaikan suatu bidang masalah dengan fenomena tertentu.

SPK BERFOKUS PADA MASALAH SEMI TERSTRUKTUR

SPK dirancang sedemikian rupa untuk membantu mendukung keputusan-keputusan

yang melibatkan masalah-maslah kompleks yang diformulasikan sebagai problem problem

semiterstruktur. SPK bisa dibangun untuk mendukung keputuisan sekali saja, keputusan–

keputusan yang jarang dibuat atau keputusan-keputusan yang muncul secara rutin.

SPK berorientasi proses dimana fokus SPK adalah pada interaksi pembuat keputusan dengan

sistem tersebut, bukan pada keluaran yang dihasilkan. Pembuat keputusan dalam organisasi

terjadi pada tiga level utama yaitu : level strategik, manajerial dan operasional. Keputusan

pada level operasional merupakan keputusan-keputusan terstruktur yaitu keputusan-

STRUCTURED

(Computer

solution)

UNSTRUCTU

RED (Manajer

Solution)

SEMI -

TERSTRUKTUR

(Computer+Mana-

jer Solution)

10

keputusan dimana semua atau sebagian besar variabel-variabel yang ada diketahui dan bisa

diprogram secara total (secara menyeluruh dapat diotomatiskan). Keputusan-keputusan

terstruktur bersifat rutin dan memerlukan sedikit pendapat manusia begitu variabel-variabel

tersebut terprogram. Pada level manajerial dan strategik merupakan keputusan semistruktur,

dimana problem problem dan peluang tidak dapat distrukturkan secara total dan memerlukan

pendapat dan pengalaman manusia untuk membuat suatu keputusan. Dalam hal ini SPK dapat

digunakan untuk mengembangkan solusi problem–problem yang bersifat kompleks dan

semiterstruktur.

Penggunaan SPK tidak terbatas untuk manajer-manajer dari level menengah sampai

ke ke level tinggi, tetapi dapat digunakan oleh individu-individu. Pengguna memiliki gaya

pembuatan keputusan tersendiri, kebutuhan yang berbeda serta tingkat pengalamannya

sendiri-sendiri, oleh karenanya perancang SPK perlu mempertimbangkan atribut-atribut

khusus sehingga memungkinkan pengguna berhasil berinteraksi dengan sistem.

Gambar 2.2

1.3. TAHAP-TAHAP PEMBENTUKAN SPK

1. Studi kelayakan, sebelum membuat SPK perluditeliti trelebih dahulu kelyakannya,

mengingat faktor biaya baik waktu, tenaga, maupun financial

2. Persetujuan terhadap proposal kelayakan, proposal kelayakan harus dapat

menjelaskan kebutuhan dan urgensi dari keberadaan system tsb, keuntungan dan

biaya dari pembentukan SPK, waktu yg dibutuhkan, ketersediaan ahli atau pakar yg

11

merupakan sumber pengetahuan SPK, serta ketersediaan perangkat hardware dan

software baik yg utama maupun pendukungnya

3. Pemilihan hardware dan software

4. Merepresentasikan pengetahuan yang diperoleh dari para ahli dan pakar ke

dalam computer

5. Mengimplementasikan pengetahuan dalam bentuk bahasa yg dipahami oleh

computer, menggunakan suatu bahasa pemrograman

6. Menguji system yg telah dibuat.

1.4. KOMPONEN SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN

Secara garis besar DSS dibangun oleh tiga komponen besar:

1) Database

2) Model Base

3) Software System

Sistem database berisi kumpulan dari semua data bisnis yang dimiliki perusahaan, baik yang

berasal dari transaksi sehari-hari, maupun data dasar (master file). Untuk keperluan SPK,

diperlukan data yang relevan dengan permasalahan yang hendak dipecahkan melalui

simulasi.

Komponen kedua adalah Model Base atau suatu model yang merepresentasikan

permasalahan ke dalam format kuantitatif (model matematika sebagai contohnya) sebagai

dasar simulasi atau pengambilan keputusan, termasuk di dalamnya tujuan dari permasalahan

(obyektif), komponen-komponen terkait, batasan-batasan yang ada (constraints), dan hal-hal

terkait lainnya. Kedua komponen tersebut untuk selanjutnya disatukan dalam komponen

ketiga (software system), setelah sebelumnya direpresentasikan dalam bentuk model yang

“dimengerti” komputer . Contohnya adalah penggunaan teknik RDBMS (Relational Database

Management System), OODBMS (Object Oriented Database Management System) untuk

memodelkan struktur data. Sedangkan MBMS (Model Base Management System)

dipergunakan untuk mere-presentasikan masalah yang ingin dicari pemecahannya. Entiti lain

yang terdapat pada produk DSS baru adalah DGMS (Dialog Generation and Management

System), yang merupakan suatu sistem untuk memungkinkan terjadinya “dialog” interaktif

antara computer dan manusia (user) sebagai pengambil keputusan.

12

1.5. PENGGUNAAN KOMPUTER DALAM SISTEM PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Salah satu produk hasil perkembangan teknologi adalah komputer. Komputer

mempunyai kemampuan yang fantastis dalam banyak hal. Dengan kemampuannya itu

menyebabkan komputer dapat diterima diberbagai kalangan, bahkan telah mejadi suatu

kebutuhan. Perkembangan komputer dalam mejawab tantangan dan kebutuhan secara terus

menerus berkembang dengan cepat. Salah satu kemampuan itu, adalah dalam pengelolaan

data dan komunikasi informasi.

Informasi dapat diakses dan diperoleh dengan cepat, tepat dan akurat. Selain mampu

mengelola data atau informasi masih banyak kemampuan lain. Diantaranya kesanggupan

untuk mengolah data dengan kecepatan tinggi, ketelitian yang dapat dipercaya, memiliki

memory (daya ingat) yang tinggi, ready for use (tidak mengenal lelah).

Salah satu jenis sistem aplikasi yang sangat popular di kalangan manajemen perusahaan

adalah Decision Support System atau disingkat DSS. DSS ni merupakan suatu sistem

informasi yang diharapkan dapat membantu manajemen dalam proses pengambilan

keputusan. Hal yang perlu ditekankan di sini adalah bahwa keberadaan DSS bukan untuk

menggantikan tugas-tugas manajer, tetapi untuk menjadi sarana penunjang (tools) bagi

mereka. DSS sebenarnya merupakan implementasi teori-teori pengambilan keputusan yang

telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti operation research dan management science.

Hanya bedanya adalah bahwa jika dahulu untuk mencari penyelesaian masalah yang dihadapi

harus dilakukan perhitungan iterasi secara manual (biasanya untuk mencari nilai minimum,

maksimum, atau optimum), saat ini komputer PC telah menawarkan kemampuannya untuk

menyelesaikan persoalan yang sama dalam waktu relatif singkat. Dalam kedua bidang ilmu di

atas, dikenal istilah decision modeling, decision theory, dan decision analysis – yang pada

hakekatnya adalah merepresentasikan permasalahan manajemen yang dihadapi setiap hari ke

dalam bentuk kuantitatif (misalnya dalam bentuk model matematika). Contoh-contoh klasik

dari persoalan dalam bidang ini adalah linear programming, game‟s theory, transportation

problem, inventory system, decision tree, dan lain sebagainya. Dari sekian banyak problem

klasik yang kerap dijumpai dalam aktivitas bisnis perusahaan sehari-hari, sebagian dapat

dengan mudah disimulasikan dan diselesaikan dengan menggunakan formula atau rumus-

rumus sederhana. Tetapi banyak pula masalahan yang ada sangat rumit sehingga

membutuhkan kecanggihan komputer.

Dss sebagai sistem yang memiliki lima karakteristik utama.

1) Sistem yang berbasis komputer;

2) Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan;

13

3) Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang “mustahil” dilakukan dengan kalkulasi

manual;

4) Melalui cara simulasi yang interaktif;

5) Dimana data dan model analisis sebagai komponen utama.

Karakteristik 4 dan 5 merupakan fasilitas baru yang ditawarkan oleh DSS belakangan

ini sesuai dengean perkembangan terakhir kemajuan perangkat komputer.

Dalam hal ini kita bisa mengambil kesimpulan bahwasanya komputer merupakan bagian

penting dari DSS itu sendiri, yakni sebagai unit pemroses dalam pengambilan suatu

keputusan.

1.6. CARA PENGGUNAAN INFORMASI DARI SPK

Pada dasarnya dua pengguna informasi dari SPK oleh manajer, yaitu untuk

mendefinisikan masalah dan memecahkan masalah tersebut. Pendefinisian masalah adalah

usaha definisi dari pendekatan system. Ia juga berkaitan dengan fase intelegensi yang di

kemukakan oleh simon. Selanjutnya manjer menggunakan informasi untuk memecahkan

masalah yang telah diidentifikasi. Hal ini merupakan usaha pemecahan menurut poendekatan

sistim dan berkaitan denga fase disain dan pemilihan. Pada umumnya, lapaoran berkala dan

khusus digunakan terutama dalam usaha definisi, dan simulasi dalam usaha pemecahan.

Laporan berkala dapat di rancang untuk menidentifikasi masalah atau masalah yang

kemungkinan besar akan muncul, manjer juga melakukan query terhadap database untuk

menemukan masalah atau mempelajari lebih jauh lagi mengenai masalah yang telah di

identifikasi. Simulasi dapat juga membuka masalah yang tersembunyi, karna kelemahan

cenderung akan kelihatan menonjol ketika operasi perusahaan diubah secara matematis.

Laporan berkala dan khusus dapat juga membantu manajer untuk memecahkan masalah

dengan cara mengidentifikasi keputusan alternative, mengevaluasi dan memilih alternative

tersebut, dan memberikan informasi lanjutan.

1.6.1. LAPORAN

1. Laporan berkala dan khusus

Laporan berkala atau periodic report yaitu laporan yang dibuat menurut jadwal

tertentu contohnya adalah analis penjualan terhadap pelanggan perbulan dan laporan khusus

atau special report yaitu laporan yang di buat ketika laporan dibuat ketika sesuatu yang tidak

seperti biasanya terjadi contohnya laporan mengenai kecelakaan. Dalam penggunaannya

laporan berkala dan khusus bersifat lengkap atau ringkas.

14

2. Laporan lengkap dan ringkas

Laporan lengakap atau detail report yaitu laporan yang memberikan spesifikasi

mengenai setiap tindakan atau transaksi dan baris yang mewakili tindakan atau transaksi

disebut baris lengkap atau detail line sedangkan laporan ringkas atau summary report yaitu

laporan yang menyertakan baris yang mewakili beberapa tindakan atau transaksi. Baris

laporan biasanya di cetak dalam beberapa ururtan tertentu, filed yang berada dalam record

data, yang disebut key filed atau control filed digunakan untuk mengurutkan record sebelum

laporan tersebut dicetak. Yang paling sering digunakan ialah Ascending sequence (urutan

naik) disini nilai filed control terendah (no pelanggan 0001 atau nama Aardbverk) didaftar

pertama kali, dan nilai tertinggi (no 9999 atau zikmund) di daftar paling akhir.

1.7. Model DSS

Pada gambar yang tertera dibawah, tampak bahwa data dan informasi dimasukkan ke dalam

database dari lingkungan perusahaan. Database juga berisi data yang disediakan oleh system

informasi akuntansi. Isi database digunakan oleh tiga subsistem perangkat lunak.

• Perangkat Lunak Penulis Laporan menghasilkan laporan periodic maupun khusus.

Laporan periodic disiapkan sesuai jadwal dan biasanya dihasilkan oleh perangkat

lunak yang dikodekan dalam suatu bahasa procedural seperti COBOL atau PL/I.

laporan khusus disiapkan sebagai jawaban atas kebutuhan informasi yang tak terduga

dan berbentuk database query oleh pemakai yang menggunakan query language dari

DBMS atau bahasa computer generasi keempat.

• Model Matematika menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang melibatkan

satu atau beberapa komponen dari system fisik perusahaan, atau berbagai aspek

operasinya. Model matematika dapat ditulis dalam bahasa pemrograman procedural

apapun. Namun, bahasa khusus pembuatan model memudahkan tugas dan memiliki

potensi untuk bekerja lebih baik.

• Groupware memungkinkan beberapa pemecah masalah(problem solver) bekerja sama

sebagai satu kelompok, mencapai solusi. Dalam situasi tertentu ini, istilah GDSS atau

system pendukung keputusan kelompok (group decision support system) digunakan,.

Mungkin pemecah masalah itu mewakili suatu komite atau tim proyek. Para anggota

kelompok saling berkomunikasi baik secara langsung maupun melalui groupware.

Perangkat lunak penulis laporan dan model matematika selalu dianggap sebagai unsur

yang mutlak dalam DSS. Ketika konsep DSS meluas menjadi penyediaan dukungan

bagi sejumlah pemecah masalah yang bekerja sama sebagai satu tim atau komite,

15

gagasan tentang perangkat lunak khusus yang berorientasi kelompok, atau groupware,

menjadi suatu kenyataan.

Selama decade terakhir, sebagian besarusaha DSS diarahkan untuk memperbaiki konsep

system pendukung keputusan kelompok

1.8. PERBEDAAN ANTARA DECISION SUPPORT SYSTEM DAN MANAGEMENT

INFORMATION SYSTEMS.

Ditinjau berdasarkan fitur yang ada dalam ruang lingkup antara Decision Support

Systems (DSS) dan Management Information Systems (MIS) yakni diantaranya:

• DSS dapat digunakan untuk mengawali kerja, dan masalah-masalah yang kemungkinan

terjadi dan sangat tidak diharapkan kehadirannya.

• DSS dapat menyediakan pendukung keputusan dalam kerangka waktu yang pendek atau

terbatas.

• DSS dapat berevolusi sebagaimana halnya pengambilan keputusan dalam mempelajari

mengenai masalah-masalah yang dihadapinya.

• DSS dapat di kembangkan oleh para profesional yang tidak melibatkan prosesan data.

Ditinjau berdasarkan karakteristik yang ada dalam Management Information System (MIS)

diantaranya yakni :

• Kajiannya ada pada tugas- tugasnya yang terstuktur, dimana prosedur operasi standar,

peraturan-peraturan sebuah keputusan, dan alur informasinya dapat didefinisikan.

• Hasil utamanya adalah meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya, waktu tunggu,

dan dengan mengganti karyawan klerikal.

• Relevansinya untuk manajer pengambilan keputusan biasanya tidak langsung di dapatkan,

misalnya : dengan adanya penydiaan laporan dan akses ke data.

Ditinjau berdasarkan karkateristik Operation Research atau Management Science yaitu :

• Kajiannnya ada pada masalah yang testuktur (dibandingkan dengan tugas-tugas), dimana

tujuan, data, dan batasan-batasan dapat lebih dahulu ditentukan.

• Relevansinya untuk manajer ada recomendasi detail dan metodelogi baru untuk menangani

masalah-masalah yang kompleks.

Sedangkan jika ditinjau dari karakteristik Decision Support System (DSS) itu sendiri

diantaranya :

16

• Kajiannnya terhadap pada keputusan-keputusan, dimana stuktur yang cukup untuk

komputer dan alat bantu analitis yang memiliki nilai tersendiri, tetapi tetap

mempertimbangkan manajer yang memiliki esensi utama.

• Hasil utamanya adalah dalam peningkatan jangkauan dan kemampuan dari proses

pengambilan keputusan para manajer untuk membantu mereka meningkatkan efektivitasnya.

• Relevansinya untuk maanjer dalam pembuatan tool pendukung, dibawah pengawasan

mereka, yang tidak ditujukan untuk mengotomatiskan proses pengambilan keputusan, tujuan

sistem, atau solusi tertentu.

Gambar2.1. Relasi antara EDP., MIS, dan DSS

1.9. KETERKAITAN ANTARA SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN DENGAN

PEMBUAT KEPUTUSAN.

Beberapa konsep yang membantu dalam pembuatan sistem pendukung keputusan,

diantaranya pembuatan keputusan beresiko. Pembuatan keputusan biasanya mengasumsi

keputusan yang dibuat berdasarkan tiga rangkaian kondisi yaitu kepastian, ketidakpastian dan

resiko. Dari ketiga rangkaian kondisi tersebut yang dimaksud dengan kepastian, adalah kita

mengetahui segala sesuatu sebelumnya dalam membuat keputusan. Dalam kondisi kepastian

terdapat model ilmu pengetahuan manajemen umum yang mengasumsikan kondisi-kondisi

kepastian contohnya program linier dimana sumber daya, tingkat konsumsi, tekanan dan laba

diasumsikan sudah diketahui dan tepat. Sedangkan, ketidakpastian merupakan sebaliknya

yaitu kita tidak mengetahui tentang probabilitas atau konsekuensi keputusan-keputusan kita.

Diantara dua perbedaan dari kepastian dan ketidakpastian terdapat serangkain kondisi yang

disebut resiko. Keputusan-keputusan yang dibuat mengandung resiko mengasumsikan kita

bahwa setidaknya tahu tentang alternatif-alternatif yang digunakan.

17

1.9.1 Ketidakpastian

Pembuatan keputusan dan klasik biasanya mengasumsi keputusan yang dibuat

berdasarkan tiga rangkaian kondisi, yaitu : kepastian, ketidakpastian dan resiko.yang

dimaksud dengan kepastian adalah kita mengetahui segala sesuatu sebelumnya dalam

membuat keputusan. Model ilmu pengetahuan manajemen umum yang mengasumsikan

kondisi-kondisi kepastian adalah program linier, dimana sumber daya, tingkat konsumsi,

tekanan dan laba semuanya diasumsikan sudah diketahui dan tepat. Sedangkan ketidakpastian

merupakan sebaliknya yaitu kita tidak mengetahui tentang probabilitas atau konsekuensi

keputusan-keputusan kita. Sehingga dalam bahasa lain, keputusan yang nantinya ada masih

dalam keadaan ragu.

Diantara dua perbedaan dari kepastian dengan ketidakpastian terdapat serangkaian

kondisi yang disebut resiko. Keputusan-keputusan yang dibuat mengandung resiko

mengasumsikan bahwa kita setidaknya tahu tentang alternatif- alternatif yang dimiliki.

2.0. PENDEKATAN SISTEM

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang

profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya tahun 1910, ia

mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu

kontroversi secara memadai yaitu:

1. Mengenali kontroversi

2. Menimbang klaim alternatif

3. Membentuk penilaian

Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan

sistem . Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah

itu pertama-tama dipahami, solusi alternative dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih

bekerja.

2.1. STRUKTUR MASALAH

Masalah terstruktur terdiri dari elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar

elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah. Masalah tak terstruktur berisikan

elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah

masalah.

18

Sebenarnya dalam suatu organisasi sangat sedikit permasalahan yang sepenuhnya terstruktur

atau sepenuhnya tidak terstruktur. Sebagaian besar masalah adalah masalah semi-terstruktur,

yaitu manajer memiliki pemahaman yang kurang sempurna mengenai elemen-elemen dan

hubungannya. Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang berisi sebagian elemen-

elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.

2.2. TAHAP PEMECAHAN MASALAH

Dalam proses pegambilan keputusan diperlukan beberapa langkah (step) dari sebuah

informasi yang ada diantaranya yakni :

1. Langkah Pertama

Mengdefinisikan masalah (pada kesempatan yang ada), Expert Systems (ES)

dapat membantu dalam mendesain alur informasi pada eksekutif (misalnya,

bagaimana utuk memonitor, kapan waktu untuk memonitor) dan dalam

penginterpreasian informasi. Disebabkan beberapa informasi bersifat fuzzy, maka

kombinasi antara Expert Systems (ES) tentu akan membantu. Seluruh area dari proses

scanning, monitoring, forecasting, (misalnya perubhaan zaman/tren) dan

penginterpretasian sangat dibantu oleh adanya komputerisasi. Demikian juga halnya

pada Natural Language Processors (NLP) akan berguna dalam menyimpulakan

sebuah informasi didalamnya.

2. Langkah Kedua

Menganalisis masalah. Sesekali suatu masalah (kesempatan) teridentifikasi,

pertanyaan selnajutnya adalah apa yang harus di kerjakan dengan hal ini ? Disinilah

langkah analisis berperan. Analisis bisa bersifat kualitatif ataupun kuantitatif

(kombinasinya). Analisis kuantitatif di dukung oleh Decision Support Systems (DSS)

dan tool – tool analsis kuantitatif. Sednagkan untuk analisis kualitatif di dukung oleh

Expert Systems (ES).

3. Langkah Ketiga

Memilih solusi. Pada langkah ini, keputusan dibuat dengan memperhatikan

masalahnya (kesempatan) berdasarkan hasil dari analisis. Langkah ini didukung oleh

Decision Support Systems (DSS), jika pengambilan keputusan dilakukan oleh

seseorang, atau jika keputusan dibuat oleh sekelompok orang Group Decision Support

Systems (GDSS).

19

4. Langkah Kempat

Implemantasi solusi. Pada langkah ini, keputusan untuk mengimplementasikan

solusi tertentu dilakukan, Decision Support Systems (DSS) atau Expert Systems (ES)

dapat mendukung dan berperan pada langkah ini.

Gambar2.3. Proses pengambilan keputusan secara terkomputerisasi

2.3. SISTEM PAKAR DAN JARINGAN SARAF TIRUAN

a. Definisi Sistem Pakar Definisi dari sistem pakar yaitu, sebuah program komputer yang

dirancang untuk memodelkan kemampuan menyelesaikan masalah seperti layaknya seorang

pakar (human expert).

20

b. Apa Itu Pakar/Ahli (Expert) ?

Seorang pakar/ahli (human expert) adalah seorang individu yang memiliki kemampuan

pemahaman yang superior dari suatu masalah. Misalnya: seorang dokter, penasehat

keuangan, pakar mesin mobil, dll.

Kemampuan kepakaran:

o Dapat mengenali (recognizing) dan merumuskan masalah

o Menyelesaikan masalah dengan cepat dan tepat

o Menjelaskan solusi

o Belajar dari pengalaman

o Restrukturisasi pengetahuan

o Menentukan relevansi/hubungan

o Memahami batas kemampuan

c. Apa Itu Kepakaran / Keahlian (Expertise) ?

Pemahaman yang luas dari tugas atau pengetahuan spesifik yang diperoleh dari pelatihan,

membaca dan pengalaman.

Jenis-jenis pengetahuan yang dimiliki dalam kepakaran:

o Teori-teori dari permasalahan

o Aturan dan prosedur yang mengacu pada area permasalahan

o Aturan (heuristik) yang harus dikerjakan pada situasi yang terjadi

o Strategi global untuk menyelesaikan berbagai jenis masalah

o Meta-knowledge (pengetahuan tentang pengetahuan)

o Fakta-fakta

d. Apa Itu Pengetahuan (Knowledge) ?

Data + processing = information

Information + processing (pengalaman, training, dll) = knowledge

2.4. PEMECAHAN MASALAH

Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi yang

memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar

biasa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk

menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Pentingnya

pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan, tetapi pada

konsekuensinya keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan

keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan

21

solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi

berbagai alternative keputusan. Solusi bagi suatu masalah harus mendayagunakan system

untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin pada standar kinerja system. Standar ini

menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa yang harus dicapai oleh system. Selanjutnya

manajer harus memiliki informasi yang terkini, informasi itu menggambarkan keadaan saat

ini, apa yang sedang dicapai oleh system. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan

sama, tidak terdapat masalah dan manajer tidak mengambil tindakan. Jika kedua keadaan itu

berbeda, sejumlah masalah merupakan penyebabnya dan harus dipecahkan. Perbedaan antara

keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan menggambarkan criteria solusi (solution

criterion), atau apa yang diperlukan untuk mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang

diharapkan. Setelah berbagai alternative, diidentifikasi system informasi dapat digunakan

untuk mengevaluasi tiap alternative. Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala

(constraints) yang mungkin, baik inter maupun ekstern/ lingkungan.

1. Kendala intern dapat berupa sumber daya yang terbatas, seperti kurangnya bahan baku,

modal kerja,SDM yang kurang memenuhi syarat, dan lain – lain.

2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti

pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu. Gejala adalah kondisi yang

dihasilkan oleh masalah. Sangat sering para manajer melihat gejala dari pada masalah. Gejala

menarik perhatian manajer melalui lingkaran umpan balik. Namun gejala tidak

mengungkapkan seluruhnya, bahwa suatu masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau

penyebab dari suatu peluang.

2.4.1 Konsep Pembuatan Keputusan

Beberapa konsep yang membantu dalam pembuatan SPK, yaitu bagaimana keterkaitan antara

SPK dengan pembuat keputusan, bagaimana menentukan gaya pembuat keputusan dan fase-

fase penyelesaian masalah.

• Pembuatan keputusan beresiko

Pembuatan keputus dan klasik biasanya mengasumsi keputusan yang dibuat berdasarkan tiga

rangkaian kondisi, yaitu : kepastian, ketidakpastian dan resiko.yang dimaksud dengan

kepastian adalah kita mengetahui segala sesuatu sebelumnya dalam membuat keputusan.

Model ilmu pengetahuan manajemen umum yang mengasumsikan kondisi-kondisi kepastian

adalah program linier, dimana sumber daya, tingkat komsumsi, tekanan dan laba semuanya

diasumsikan sudah diketahui dan tepat. Sedangkan ketidakpastian merupakan sebaliknya

yaitu kita tidak mengetahui tentang probabilitas atau konsekuensi keputusan-keputuisan kita.

22

Diantara dua perbedaan dari kepastian dengan ketidakpastian terdapat serangkaian kondisi

yang disebut resiko. Keputusan-keputusan yang dibuat mengandung resiko mengasumsikan

bahwa kita setidaknya tahu tentang alternatif- alternatif yang dimiliki.

• Gaya Pembuatan Keputusan

Parameter gaya pembuatan keputusan didasarkan pada cara dimana informasi dikumpulkan,

diproses, dan digunakan; serta bagaimana informasi dikomunikasikan dan diterapkan.

Penggolongan keputusan analitis atau heuristik seperti terlihat pada Tabel 2.9.2

.

Pembuatan Keputusan Analitis, pembuat keputusan analitis tergantung pada informasi yang

diperoleh secara sistematis dan dievaluasi secara sistematis pula dengan cara memperkecil

alternatif-alternatif yang ada serta membuat suatu keputusan berdasakan informasi tersebut.

Pembuatan Keputusan Heuristik, pembuat keputusan yang menggunakan heuristic membuat

keputusan dengan batuan beberapa petunjuk (atau petunjuk praktis), meskipun mereka tidak

selalu bisa diterapkan secara konsisten atau sistematis. Mereka mengupayakan kepuasan,

bukan solusi optimal. Heuristik umumnya berdasarkan pengalaman. Gaya pembuatan

keputusan manajer tersebut berhubungan dengan keterbukaan dan ketertutupan sistem

organisasi. Jika informasi di dalam perusahaan mengalir bebas, peluang untuk menggunakan

bantuan keputusan dan analisis sitematis bisa lebih besar. Jika informasi tepat waktu sulit

diperoleh, organisasi bisa mendorong manajer menuju gaya yang lebih heuristik.

• Fase Penyelesaian Masalah

Tiga fase penyelesaian masalah yaitu :

1. Kecerdasan

Kecerdasan adalah kesadaran mengenai suatu masalah atau peluang. Dalam hal ini, pembuat

keputusan berupaya mencari lingkungan bisnis internal dan eksternal, memeriksa keputusan-

Pembuat Keputusan Analitis Pembuat Keputusan Heuristik

Belajar dengan menganalisis Belajar dengan bertindak.

Menggunakan prosedur langkah

dengan langkah.

Menggunakan trial and error.

Menilai informasi dan model-model

secara kuantitatif.

Menilai pengalaman.

Membangun algoritma dan

modelmodel matematis.

Mengandalkan pengindraan.

Mengupayakan solusi optimal. Mengupayakan solusi yang

memuaskan.

23

keputusan yang perlu dibuat, dan masalah-masalah yang perlu diatasi, atau peluang-peluang

yang perlu dipertimbangkan. Kecerdasan berarti kesadaran aktif akan perubahan-perubahan

di lingkungan yang menuntut dilakukannya tindakan-tindakan tertentu.

2. Perancangan

Dalam fase perancangan, pembuat keputusan merumuskan suatu masalah dan menganalisis

sejumlah solusi alternatif.

3. Pemilihan

Dalam fase pemilihan ini, pembuat keputusan memilih solusi masalah atau peluang yang

ditandai dalam fase kecerdasan. Pemilihan ini diikuti dari analisis sebelumnya dalam fase

perancangan dan memperkuatnya lewat informasi-informasi yang diperoleh dalam fase

pemilihan.

2.4.2 Pembuatan Keputusan Kriteria-Ganda

Dalam memodelkan keputusan-keputusan serealitis mungkin, peneliti mengembangkan

beberapa pendekatan untuk mengevaluasi tujuan ganda atau problem kriteria-ganda.

Pendekatan kriteria-ganda memungkinkan pembuat keputusan menyusun prioritas mereka

serta memungkinkan ditampilkannya analisis sensitivitas dengan menanyakan jenis

pertanyaan bagaimana-jika. Metode ini meliputi metode-metode pembobotan, pendekatan

batasan konjungtif, pemrosesan hiraki analitis, dan pemrograman tujuan.

2.4.3 Sistem Ahli, Jaringan saraf dan Perangkat-perangkat Keputusan lainnya.

Model-model keputusan lainnya yang tersedia bagi para manajer meliputi system ahli dan

jaringan saraf. Sistem ahli adalah sistem-sistem pemikiran berdasarkan aturan yang

dikembangkan untuk bidang keahlian tertentu.Mengumpulkan keahlian disebut menambah

pengetahuan dan ini merupakan bagian yang paling sulit dari aturan yang membentuk

spesifikasi. Jaringan saraf dikembangkan dengan menyelesaikan sejumlah masalah dari satu

jenis dan membiarkan perangkat lunak mendapat umpan balik atas keputusan-keputusan yang

diambil, mengamati apa yang dilibatkan sehingga keputusan tersebut berhasil. Kedua model

di atas disebut di bidang kecerdasan buatan (AI). AI disebut SPK karena menuntut pembuat

keputusan manusia melakukan identifikasi terhadap masalahmasalah yang ada, menambah

pengetahuan dan melakukan analisis sensitivitas.

24

Sistem Pendukung Keputusan ( SPK) adalah sistem berbasis-komputer yang

menyediakan dukungan informasi interaktip bagi para manajer dan para profesional

bisnis untuk pembuatan keputusan yang tidak tersusun dan semi-structured. Tidak

sama dengan sistem informasi manajemen, DSS bersandar pada basis model.

Suatu basis model : adalah suatu komponen perangkat lunak yang terdiri dari model

yang menggunakan prosedur perhitungan dan analitis yang menyatakan hubungan

antar variabel secara mathematis . Ada berbagai jenis DSS basis model analitis.

Analisis What-If. Pemakai akhir membuat perubahan variabel, atau hubungan antar

variabel, dan mengamati hasil dari perubahan tersebut terhadap nilai dari variabel

yang lain.

Analisis Kepekaan. Suatu jenis khusus dari analisa What-if di mana hanya satu nilai

variabel yang diubah berulang-kali, dan menghasilkan perubahan pada variabel lain

diamati.

Analisis Mencapai tujuan(Goal-Seek): Dilakukan pengamatan bagaimana

perubahan di dalam suatu variabel mempengaruhi variabel lain, analisa mencapai

tujuan menetapkan suatu target nilai untuk suatu variabel, dan kemudian variabel lain

berulang-kali berubah sampai target nilai tercapai.

Analisis Optimisasi. Suatu model mempunyai tujuan yang lebih rumit. Sebagai ganti

dari pengaturan suatu target nilai tertentu untuk suatu variabel, Tujuannya adalah

untuk menemukan suatu nilai jumlah optimum untuk satu atau lebih variabel target,

dalam suatu batasan tertentu.

Portal Informasi Perusahaan dan SPK.

Pengintegrasian pada berbagai platform adalah salah satu sasaran utama dari kegiatan e-

business saat ini. Seperti ditunjukkan dalam gambar diatas, paket DSS yang lebih baru tidak

hanya mampu untuk berjalan dibawah platform komputer yang berbeda-beda, tetapi juga

dapat terintegrasi dengan sumber daya data perusahaan, termasuk database operasional, pasar

data, dan gudang data.

Paket ini tidak lagi dibatasi oleh klasifikasi masukan dan tanggapan, tetapi dapat juga

menggunakan sistem data visualisasi untuk menghadirkan data yang kompleks yang

menggunakan bentuk gambar tiga dimensional yang interaktip. Hal ini pada gilirannya akan

membantu para pemakai menemukan pola dan hubungan antar variabel pembuatan keputusan

yang lebih cepat dan lebih mudah.

Semakin banyak perusahaan yang mengembangkan Pintu Gerbang (Portal) Informasi

Perusahaan untuk menyediakan akses informasi melalui web. Bila berhasil

25

diimplementasikan, pintu gerbang ini akan menyediakan suatu alat penghubung yang

universal bagi kedua-duanya, sebagai pengetahuan/knowledge perusahaan] dan peralatan

untuk pengambilan keputusan seperti halnya perlatan lainnya.

2.5. METODE YANG DIGUNAKAN DALAM MENYELESAIKAN MASALAH-

MASALAH SEMI TERSTRUKTUR

Dengan menggunakan keputusan kriteria ganda sebagai metode yang digunakan

dalam menyelesaikan masalah-masalah semiterstruktur. Dalam membentuk model keputusan-

keputusan serialitas mungkin, peneliti mengembangkan beberapa pendekatan untuk

mengevaluasi tujuan ganda atau masalah-masalah kriteria ganda. Pendekatan kritera ganda

memungkinkan pembuat keputusan menyusun prioritas mereka serta memungkinkan

ditampilkannya analisis sensitifitas dengan menanyakan jenis pertanyaan Bagaimana jika?

Metode ini meliputi metode-metode pembobotan, pendekatan batasan konjungtif, pemrosesan

hierarki analitis, dan pemrograman tujuan.

2.6. FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka

mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan

informasi, dan menggunakan informasi.

2.6.1 Merasakan masalah

Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem

solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

• Penghindar Masalah (problem avoider)

Manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia

berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau

menghindarinya sepanjang perencanaan.

• Pemecah Masalah (problem solver)

Manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah,

masalah tersebut dipecahkan.

• Pencari Masalah (problem seeker)

Manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

2.6.2 Mengumpulkan informasi

26

Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi

(information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi

mereka.

• Gaya Teratur (preceptive style)

Manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang

tidak berhubungan dengan area minatnya.

• Gaya Menerima (receptive style)

Manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut

bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

2.6.3 Menggunakan informasi

Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi

(information-using styles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu

masalah.

• Gaya Semantik (systematic style)

Manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan,

misalnya pendekatan sistem.

• Gaya Intuitif (intuitive style)

Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan

situasi.

2.7. METODE ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

2.7.1. Analisis Sistem, system analist

Pendekatan yang umumnya digunakan dalam sistem pendukung keputusan (SPK)

atau Decision Support Systems (DSS) adalah pendekatan data/object oriented clan pendekatan

proses/process oriented.

2.7.2. Pendekatan data , data oriented

Pendekatan berorientasi objek ini mengambil asumsi dasar bahwa data lebih stabil

dibandingkan dengan proses yang mempergunakannya. Pendekatan berorientasi objek ini

menciptakan modul-modul database sebagai dokumen analisis sama dengan batasan objek

yang ada dalam sistem nyata. Dengan demikian, ada korespondensi satu satu antara objek

sistem dan komponen dokumen analisis ketika pendekatan berorientasi objek ini diterapkan.

Hal ini menjadi keuntungan yang signifikan dari penerapan model ini. Yang menjadi pusat

perhatian dalam pendekatan ini adalah datanya, dan bukan proses yang menghasilkan data

27

tersebut ataupun proses yang memanfaatkan data tersebut. Secara sederhana, pendekatan ini

dapat ditunjukkan melalui diagram datanya.

Gambar 2.4. Kegiatan Kontrol Anilisis Sistem

2.7.3. Pendekatan Proses, process oriented

Pendekatan berorientasi proses, process oriented ini mendasarkan metodologinya

pada kestabilan proses. Kestabilan proses yang dimaksudkan adalah adanya proses yang

sudah tertentu, jelas dan terdefinisi. Dengan spesifikasi proses seperti ini, maka database

dapat dibuat dan diimplementasikan. Pendekatan berorientasi proses ini memusatkan

perhatian pada sistem yang sedang dikembangkan, memanfaatkan penggunaan kembali kode-

kode proses yang ada, evaluasi keterkaitan proses, penilaian terhadap produktivitas proses

dan biaya, serta akhirnya membuat suatu proses standar.

2.8. BAGAIMANA PERKEMBANGAN SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN

Seperti yang anda pelajari dalam pelajaran pengenalan Managemen Support System

sebelumnya, pada awalnya computer digunakan untuk mengotomatisasi perhitungan yang

bersifat repetitive. Yang pertama memproses data numeric seperti dalam penyelesaian

perbandingan-perbandingan. banyak peningkatan-peningkatan dalam berkomputer terjadi

karena tekanan akan kebutuhan dalam Perang Dunia ke 2. selama konflik tersebut terjadi,

28

computer dapat menghitung dengan efektif jarak dari dalamnya penyerangan dan

mengoptimalkan trayek untuk pertahanan pasukan artileri. Kekuatan computer pada masa itu

khusus diukur berdasarkan dari ruang dari ahli matematika dimana “otak elektronik” dapat

ditempatkan, perbandingan yang popular yang tidak menghiraukan perbedaan antara juru

tulis dengan kalkulator meja dan seorang ahli matematika sejati.

Computer elektronik mulai dipergunakan secara komersil pada tahun 1950. system skala

besar pertama untuk memproses data-data bisnis seperti Univac 1 pada biro sensus USA pada

tahun 1951. Itu telah dinyatakan oleh hal tersebut, tanpa computer, data sensus untuk tahun

1950 tidak mungkin dapat ditabulasikan sebelum sensus berikutnya yang dimulai pada

dekade berikutnya.

Mulai pertengahan tahun 1950, perusahaan-perusahaan besar telah mengaplikasikan

computer untuk melakukan perhitungan repetitive perusahaann sendiri, seperti memproses

payroll perusahaannya. Aktivitas ini dikenal dengan Automatic Data Processing-suatu istilah

yang menunjukkan pada proses elektromekanik dari punched card-atau Electronic Data

Processing (EDP). Istilah ini kemudian diringkaskan menjadi Data Processing (DP) seperti

computer yang digunakan untuk keperluan yang luas dan proses data manual menjadi sejarah.

Kemudian, ketika istilah Data Processing hadir untuk menjadi pedoman bagi semua aplikasi

computer dari organisasi, istilah Transaction Processing telah dipergunakan untuk

menggambarkan proses repetitive dari event-event bisnis yang sering terjadi dan merecord

semua data yang berhubungan.

Manajer lebih cepat untuk menganalisa bahwa ikhtisar dari dat transaksi yang cocok dapat

menjadi sebuah nilai yang berpotensi dalam pembuatan keputusan. Mereka bertanya pada

staff proses data organisasi untuk informasi yang dapat diperoleh dari data yang telah

disimpan di dalam computer. Pada waktu yang sama, akses langsung terhadap device

penyimpanan dan online terminal, untuk menyatakan tidak adanya intregasi database dengan

query software, tidak dalam penggunaan secara umum. Bagaimanapun, tidak ada cara yang

mudah untuk memperoleh elemen data tunggal selama permintaan. Satu-satunya cara untuk

memenuhi permintaan adalah untuk menghasilkan report yang berukuran cukup besar yang

berisi semua data elemen yang berkemungkinan masih memiliki hubungan. Dengan demikian

Information Reporting System (IRS) terjadi. Manajer menemukan laporan-laporan yang

tebal, khususnya pada kertas lebar yang berukuran 17 inci dengan garis hijau putih horizontal

yang melintang pada lembar tersebut pada setiap hari senin pagi pada meja kerja mereka.

Beberapa dari laporan ini berguna bagi kebutuhan, laporan yang lainnya bahkan tidak dibaca

dan dibuang ketika laporan hari senin depan tiba.

29

Mode kertas yang berdasarkan IRS mungkin seperti matahari pagi pada abad baru, laporan-

laporan tersebut mendemonstrasikan bahwa computer berisi sebuah persetujuan yang hebat

dari data manajemen yang berguna. Seperti perkembangan teknologi yang mengizinkan akses

instant terhadap data tersebut, konsep dari Management Information System (MIS)

berkembang seiring berjalannya hal tersebut. Ide dibalik MIS adalah untuk menyimpan

semua data-data perusahaan : pelanggan, pemesanan, inventori, jadwal produksi, supplier,

para pekerja, payroll dan kemudian, untuk akses dan korelasi pada permintaan oleh manajer

non teknikal. Mimpi ini tidak akan menjadi kenyataan pada form tersebut pada waktu itu,

karena semua hal-hal yang mendasar memungkinkan teknologi seperti pendistribusian

database tidak tersedia dan system dari era tersebut tidak bersifat user friendly. Hasil dari

usaha sebelumnya ini digunakan dalam MIS untuk menunjuk pada system informasi yang

berorientasi pada hal yang bersifat komersil. Disana terdapat kesempatan yang sempurna

yang dapat memperkenalkan perjalanan system informasi, textbook maupun keduanya.

Berdasarkan kekurangan-kekurangan yang terjadi dibalik suksesnya, usaha untuk

menghasilkan perusahaan MIS ditunjukkan bahwa data pembuatan keputusan tidak perlu

berasal dari laporan-laporan yang banyak dan tebal. Kekurangan dari sukses ini mungkin

memiliki keuntungan dibaliknya : manajer melihat bahwa mereka memerlukan MIS total

dalam memperoleh informasi yang berguna. Sebagai hasilnya, banyak mode system yang

membantu untuk membuat tipe spesifik dari keputusan-keputusan yang datang ke depannya

pada tahun 1970. inilah yang disebut dengan Decision Support System (DSS). System

pendukung keputusan ini berkembang selanjutnya selama tahun 1980 untuk menyediakan

akses yang lebih mudah bagi end user terhadap data. Pada tahun 1990, data untuk pembuatan

keputusan berkembang menjadi Data Warehouse, yang sangat mendekati dari konsep awal

MIS. Gambar di bawah ini menggambarkan tempat dari DSS dalam struktur perusahaan.

TRANSACTION USER

TRANSACTION

PROCESSING SYSTEM

CORPORATE DATABASE

30

Decision Maker

Gambar Flow Diagram dari Data Transaksi DSS

Perbandingan beberapa karakteristik dari tiga jenis system informasi:

• Office information systems (OIS), juga dikenal dengan nama Office automation systems

(OAS), mengembangkan efisiensi dan efektifitas dari pengaturan informasi (word, gambar-

gambar, jadwal, dan item-item lainnya) dalam sebuah office.

• Executive information systems (EIS) memungkinkan manajer tingkat atas dalam

organisasi untuk memproleh informasi yang menjadi pedoman dalam pembuatan keputusan

bagi mereka. Hal ini membuat EIS menjadi sebuah tipe dari DSS.

• Personal information systems dikembangkan dan digunakan oleh satu individu (dalam

proses yang lebih dikenal sebagai End-user computing) untuk mengembangkan

produktifitas personal dan efektifitas personalnya. Efektifitas tersebut dapat mengembangkan

pembuatan keputusan. Personal information system ini juga digunakan untuk kebutuhan ini

juga termasuk salah satu jenis DSS.

• Workgroup information systems digunakan untuk mengembangkan komunikasi dan

koordinasi di antara anggota dari kelompok yang berkolaborasi pada kumpulan dari joint

tasks. System ini dapat dengan sering mendukung pembuatan keputusan secara group.

• Expert systems mengikuti aturan yang serupa dengan orang yang mungkin berkeinginan

untuk mencapai rekomendasi atau kesimpulan akhir dari data yang tersedia. Jika begitu maka

human mungkin mengikuti untuk mencapai keputusan, sebuah expert system dapat juga

digolongkan ke dalam DSS.

• Strategic information systems (SIS) memungkinkan organisasi untuk memperoleh

keuntungan kompetitif dari pesaingnya atau mencegah pesaingnya dari perolehan keuntungan

kompetitif dari hal tersebut.

DECISION SUPPORT SYSTEM

31

Hal ini merupakan kategori yang berbeda. Mereka overlap, berinteraksi dan saling

melengkapi satu sama lainnya. Beberapa tipe, seperti yang tertulis diatas, memiliki kaitan

yang erat dengan DSS. Beberapa, seperti workgroup systems dan expert systems merupakan

teknologi yang sama banyaknya seperti tipe-tipe dari system informasi.

Ambil transaction processing systems yang pertama dan yang tertua. Meskipun mudah

menggunakannya seperti “topi tua”, tidak ada organisasi modern yang dapat

menggunakannya dalam fungsi yang bersifat jangka panjang. Sebagai tambahan, Transaction

Processing Systems hari ini sering membentuk dasar untuk system informasi strategis yang

kuat.

Information Systems and Decision Support Menimbang jenis dari system informasi yang

tertera di bawah ini. Setiap tipe dapat membantu seseorang untuk membuat keputusan, seperti

berikut ini :

• Transaction processing system : operator entry pemesanan lewat telepon melihat bahwa

stok handuk mandi warna maroon telah habis dan bertanya kepada pelanggan apakah

warna lain dapat diterima. Pelanggan harus memutuskan apakah harus menunggu 2

minggu lamanya untuk handuk warna maroon, memilih warna lainnya atau melihat

toko lainnya yang menyediakan handuk berwarna maroon dalam stoknya.

• Information reporting system : juru akuntansi melihat pada laporan receivable report dan

memutuskan pelanggan mana yang harus dipanggil untuk mengurus pembayarannya.

• Executive information system : vice president untuk perencanaan strstegic melihat

bahwa model perusahaan A-100 adalah mencapai market share dan memutuskan

untuk memperluas segmen pasar dengan model yang lebih kecil yaitu model A-80

atau model yang lebih besar yaitu model A-150.

• Office information (automation) system : direktur bagian marketing selalu diberitahukan

oleh kalender otomatis dan system penjadwalan dimana enam manajer produksi tidak

dapat mengadakan pertemuan sebagai group untuk tiga minggu kedepannya,

memutuskan untuk bertemu dengan empat orang dari mereka pada esok lusa dan

berbincang-bincang dengan dua orang lainnya pada hari-hari selanjutnya.

• Personal information system : manajer departemen mencoba beberapa kemungkinan

budget sebelum memutuskan pilihan yang mana yang akan disetujui selanjutnya.

Workgroup information system : sales manajer regional harus memutuskan, sebagai

grup, yang mana usulan dari ketiga perusahaan periklanan nasional yang mereka pikir

paling efektif bagi perusahaan mereka.

32

• Expert system : dokter keluarga memutuskan bagaimana untuk memperlakukan pasien

dengan penyakit darah yang jarang ditemukan dimana para dokter ahli tubuh belum

pernah menemukan sebelumnya.

• Strategic information system : system reservasi perusahaan pesawat terbang dan Tootie,

yang telah digambarkan secara singkat sebelumnya, mendukung keputusan bagi

pelanggan. Penumpang pesawat dan agen perjalanan mereka menggunakan informasi

dari dari system reservasi online untuk memilih penerbangan yang cocok untuk

mereka. Viewer dari Home Shopping Club membuat keputusan pembelian pada harga

dasar yang ditawarkanpada saat itu : jika terlalu tinggi, mereka tidak akan melakukan

pembelian; tapi jika harga terlalu rendah, HSC kehilangan pendapatan potensialnya.

Keputusan pelanggan ini mengikat secara langsung terhadap keputusan bisnis : untuk

pesawat, penerbangan yang mana yang harus kita jadwalkan? Untuk HSC, bagaimana

seharusnya kita menyesuaikan harga produk yang kita jual sekarang yang telah kita

jual via udara.

2.9. SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN KELOMPOK ATAU GROUP DECISION

SUPPORT SYSTEM (GDSS).

Apa yang dimaksud dengan GDSS?

Walaupun berbagai definisi telah dikemukakan, namun ada agreement atau

kesepakatanumum yang menyatakan bahwa DSS adalah system berdasarkan komputer yang

interaktif yangmemudahkan pemecahan atas masalah yang tak terstruktur. Konsep

“penunjang keputusan kelompok” membentuk gagasan yang kita kenal dengan sebutan DSS.

System penunjang keputusan kelompok (GDSS) adalah system berdasarkan komputer yang

interaktif yang memudahkan pemecahan atas masalah tak terstruktur oleh beberapa (set)

pembuat keputusan yang bekerja sama sebagai suatu kelompok. Komponen GDSS meliputi

hardware, software, orang, dan produser. Sifat yang penting dari suatu GDSS dapat

disebutkan seperti berikut ini:

1. GDSS adalah system yang dirancang secara khusus, bukan menyerupai konfigurasi dari

komponen system yang sudah ada.

2. GDSS dirancang dengan tujuan untuk mendukung kelompok pembuat keputusan dalam

melakukan pekerjaan mereka.

3. GDSS mudah dipelajari dan mudah digunakan.

33

4. GDSS bisa bersifat “spesifik” (dirancang untuk satu jenis atau kelompok masalah) atau

bisa bersifat “umum” (dirancang untuk berbagai keputusan organisasional tingkat kelompok).

5. GDSS berisi mekanisme built-in.

Sudah merupakan suatu kenyataan bahwa manajer jarang memecahkan masalah

sendirian. Komite, tim proyek, dan gugus tugas yang ada dalam banyak perusahaan

merupakan contoh pendekatan kelompok untuk pemecahan masalah.

Sistem pendukung keputusan kelompok (group decision support system-GDSS), merupakan

“suatu sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat

dalam suatu tugas (atau tujuan) bersama dan yang menyediakan interface bagi suatu

lingkungan yang digunakan bersama.” Istilah-istilah lain juga telah dibuat untuk menjelaskan

aplikasi teknologi informasi untuk lingkungan kelompok. Istilah ini mencakup group support

system (GSS), computer supported cooperative work (CSCW), computerized collaborative

work support, dan electronic meeting system (EMS). Perangkat lunak yang digunakan dalam

lingkungan ini disebut groupware.

Definisi GDSS begitu luas dan, oleh karenanya, bisa berlaku atau diterapkan ke

berbagai situasi keputusan kelompok, yang meliputi panel review, task force meeting

eksekutif/dewan, pekerja jarak jauh, dan sebagainya. Aktifitas dasar yang terjadi di kelompok

manapun dan yang memerlukan dukungan berdasarkan komputer adalah :

1. pemanggilan informasi, melibatkan pemilihan nilai data dari database yang ada maupun

pemanggilan informasi sederhana.

2. pembagian informasi, maksudnya menampilkan data pada layar penampil agar bisa dilihat

oleh semua kelompok.

3. penggunaan informasi, mencakup aplikasi teknologi software, procedure, dan teknik

pemecahan masalah kelompok untuk data.

3.0. BAGAIMANA GDSS BERKONTRIBUSI PADA PEMECAHAN MASALAH

Asumsi yang mendasari GDSS adalah komunikasi yang lebih baik memungkinkan

keputusan yang lebih baik. Komunikasi yang lebih baik tercapai dengan menjaga diskusi

terfokus pada masalah, akibatnya mengurangi waktu yang terbuang. Waktu yang dihemat

dapat dicurahkan untuk diskusi yang lebih menyeluruh mengenai masalah tersebut, sehingga

berkontribusi pada definisi masalah yang lebih baik. Atau, waktu yang dihemat dapat

digunakan dalam mengidentifikasi lebih banyak alternative. Evaluasi alternative yang lebih

banyak meningkatkan kemungkinan mencapai pemecahan yang baik.

34

3.1. PENGATURAN LINGKUNGAN DSS

GDSS berkontribusi pada pemecahan masalah dengan menyediakan suatu pengaturan

yang mendukung komunikasi. Gambar yang tertera di bawah menunjukkan empat

kemungkinan pengaturan GDSS yang didasarkan pada ukuran kelompok dan lokasi para

anggotanya.

Pada tiap keadaan, para anggota kelompok dapat bertemu pada waktu yang sama

atau pada waktu yang berlainan. Jika para anggota bertemu pada waktu yang sama, disebut

synchronous exchange. Contohnya adalah rapat komite. Jika para anggota bertemu pada

waktu yang berlainan, disebut asynchronous exchange. Contohnya adalah komunikasi

melalui surat elektronik.

Ruang Keputusan Ruang keputusan merupakan pengaturan untuk rapat kelompok kecil

secara tatap muka. Ruangan tersebut mendukung komunikasi melalui kombinasi perabot,

peralatan dan tata letak.

Berdasarkan pengaturan yang ditetapkan untuk tiap pertemuan, pesan-pesan yang

dimasukkan satu anggota kelompok untuk anggota lain dapat ditampilkan pada layar besar

agar dapat dilihat seluruh kelompok. Bahan lain yang berhubungan dengan diskusi juga dapat

ditampilkan dari media seperti video, slide, dan transparansi.

Peralatan dalam ruang pengendalian melaksanakan berbagai macam tugas-

menyimpan catatan input komputer dari semua anggota maupun rekaman audio dan video

dari diskusi.

Jaringan Keputusan Setempat Jika kelompok kecil tidak mungkin bertemu secara tatap

muka, para anggota dapat berinteraksi melalui jaringan setempat (local area network), atau

LAN. Seorang anggota memasukkan pendapt ke dalam terminal keyboard dan melihat

pendapat anggota-anggota lain di layar.

Pertemuan Legislatif Jika kelompok terlalu besar untuk ruang keputusan, pertemuan

legislative (legislative session) diperlukan. Ukuran besar menimbulkan kendala-kendala

tertentu pada komunikasi. Mungkin kesempatan tiap anggota untuk berpartisipasi secara

sama hilang atau waktu yang tersedia kurang memadai. Pendekatan lain adalah fasilitatir

menentukan bahan apa yang ditampilkan pada layar untuk dilihat oleh kelompok.

Konferensi Bermedia Komputer Beberapa aplikasi kantor virtual memungkinkan

komunikasi antara kelompok-kelompok besar dengan anggota yang tersebar secara geografis.

Ini merupakan aplikasi yang dikenal bersama sebagai konferensi jarak jauh

(teleconferencing), dan meliputi konferensi komputer, konferensi audio dan konferensi video.

35

3.2. TEKNOLOGI GDSS

Dalam model yang di buat umum ini, kelompok pembuat keputusan mempunyai akses ke

base data, base model, dan software aplikasi GDSS selama waktu meeting yang menetapkan

suatu keputusan. Namun demikian, komponen dasar dari segala GDSS meliputi hardware,

software, orang-orang dan prosedur. Selanjutnya kita akan membahas secara lebih rinci

komponen tersebut.

3.2.1. HARDWARE

Tanpa memandang situasi keputusan spesifik, kelompok sebagai keseluruhan atau setiap

anggota harus dapat mengakses prosesor komputer dan menampilkan informasi. Keperluan

(persyaratan) hardware minimal untuk system tersebut mencakup: peralatan input/output,

prosesor, jalur komunikasi antara peralatan I/O dan prosesor, dan layer penampil untuk

umum atau monitor perorangan guna menampilkan informasi kepada kelompok.

3.2.2. SOFTWARE

Komponen software dari GDSS meliputi database, base model, program aplikasi khusus yang

akan digunakan oleh kelompok, dan interface pemakai fleksibel yang mudah digunakan.

Beberapa system GDSS yang sangan spesifik tidak memerlukan database; misalnya, system

yang hanya mengumpulkan, mengorganisir, dan mengkominikasikan opini anggota tentang

suatu masalah.software GDSS bisa dan tidak bisa berinterface dengan software DSS

individual. Komponen teknologi GDSS yang paling khusus adalah software aplikasi yang

dikembangkan secara khusus yang mendukung kelompok dalam proses keputusan. Fasilitas

yang tepat dari software ini sangat bervariasi, namun mencakup hal berikut ini:

3.2.3. FASILITAS DASAR

- Penciptaan teks dan file data, modifikasi, dan penyimpanan untuk anggota kelompok.

- Word processing untuk mengedit dan memformat teks.

- Fasilitas pembelanjaan untuk pemakai GDSS yang belum mampu.

- Fasilitas “help” on-line

- Worksheet, spreadsheet, decision trees, dan alat lain untuk menampilkan angka dan teks

secara

grafis.

- Manajemen database yang state-of-the-art.

3.2.4. FASILITAS KELOMPOK

- Peringkasan grafik dan bilangan dari gagasan dan pendapat anggota kelompok.

- Menu yang memberitahu (prompt) untuk memasukkan (input) teks, data, dan pendapat oleh

anggota kelompok.

36

- Program untuk prosedur kelompok khusus.

- Metode penganalisaan interaksi kelompok sebelumnya dan keputusan.

- Transmisi teks dan data diantara anggota kelompok, diantara anggota kelompok dan

fasilitator,

dan diantara anggota kelompok dan prosesor komputer sentral.

3.2.5. ORANG-ORANG

Komponen “people” (orang_orang) dari GDSS meliputi anggota kelompok dan “fasilitator

kelompok” yang bertanggung jawab atas beroperasinya teknologi GDSS dengan baik ketika

ia sedang digunakan.

3.2.6. PROSEDUR

Komponen terakhir dari GDSS adalah prosedur, yang bisa memudahkan operasi dan

membuat penggunaan teknologi oleh anggota kelompok menjadi efektif. Dalam kasus yang

terakhir ini, GDSS bisa dirancang agar bisa mengakomodasi teknik pembuatan keputusan

kelompok spesifik, seperti teknik kelompok nominal.

3.7. Contoh GDSS

Dalam pertemuan GDSS umum yang menggunakan GroupSystems dari University of

Arizona, suatu kelompok akan bertemu dalam ruang keputusan. Para peserta akan menulis

pendapat mengenai suatu topic seperti, “sasaran apa yang perlu dimiliki oleh perusahaan kita

untuk tahun depan?” dengan menggunakan program Electronic Brainstorming (EBS).

Program ini menyediakan komunikasi pararel maupun anonimitas.

Komunikasi pararel adalah saat semua peserta menulis pendapat pada saat yang

bersamaan, dan anonimitas adalah saat tak seorang pun mengetahui siapa yang menulis suatu

pendapat tertentu. Anonimitas memungkinkan tiap peserta menuliskan apa yang benar-benar

dipikirkannya tanpa khawatir diejek oleh anggota kelompok yang lain. Juga, hal itu

memungkinkan tiap ide dievaluasi berdasarkan nilainya daripada siapa yang mengusulkannya.

Setelah sekitar setengah jam menuliskan berbagai pendapat mengenai topic utama,

para anggota kelompok mengumpulkan pendapat-pendapat itu ke dalam beberapa kategori

dengan menggunakan program lain yang disebut Idea Organizer. Misalnya, semua pendapat

yang berkaitan dengan suatu sasaran tertentu dapat dikelompokkan bersama, sedangkan

pendapat yang berkaitan dengan sasaran-sasaran lain dikelompokkan dalam kategori-kategori

lain.

Akhirnya, para anggota kelompok menggunakan program vote untuk memberi

peringkat pada daftar kategori yang diikhtisarkan oleh Idea Organizer, menurut criteria

37

tertentu seperti pentingnya bagi keseluruhan perusahaan. Tiap anggota menciptakan daftarnya

sendiri dan tidak dipengaruhi oleh peringkat orang lain.

Ikhtisar dari daftar peringkat ini kemudian ditampilkan pada layar umum untuk memberikan

gambaran pada kelompok mengenai consensus mereka pada topik pertemuan.

Kecil Ukuran Kelompok Besar

Tatap

muka

Jarak

Peserta

Tersebar

Gambar 4.1.Ukuran Kelompok dan Lokasi Menentukan Pengaturan Lingkungan GDSS

3.8. GROUPWARE

Ruang

Keputusan

Pertemuan

Legislatif

Jaringan

Keputusan Setempat

Konferensi

Bermedia-komputer

38

Walau konsep DSS dibangun di atas dasar teoritis yang kuat, groupware tidak

menikmati keuntungan yang sama. Sebaliknya, groupware berkembang dari sejumlah sumber

yang kelihatannya tidak berhubungan, yang dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan .

salah satu usaha yang paling berpengaruh adalah yang dilakukan oleh University Of Arizona,

dengan sumbang saran secara elektronik (electronic brainstorming), pengatur gagasan (idea

organizer), dan perangkat lunak pemungutan suara. Usaha serupa juga dilakukan di berbagai

universitas dan organisasi bisnis lain.

3.9. FUNGSI GROUPWARE

Dalam meyediakan dukungan di empat area yang dijelaskan di atas, groupware dapat

melakukan beragam fungsi. Tabel yang tercantum di bawah ini mendaftarkan berbagai fungsi

utama dan menunjukkan fungsi-fungsi tersebut didukung oleh empat produk groupware yang

popular. Selain produk-produk yang ditampilkan, groupware lain mencakup BeyondMail dari

Banyon, Collabra Share dari Collabra, LinkWorks dari Digital, Conference+ dari The

MesaGroup, serta onGo dari Uniplex software. Tiap produk menawarkan suatu kombinasi

kemampuan yang unik, dan tidak ada produk yang menawarkan semuanya.

Fungsi IBM

Workgroup

ICL

Team WARE

Office

Lotus

Notes

Novell

Group Wise

Surat

elektronik X X X X

FAX X X O X

Voice

Messaging

O X

Akses Internet X X O X

Bulletin Board

System

X 3 O

Kalender

pribadi

X X 3 X

Kalender

Kelompok

X X O X

39

Konfrensi

Elektronik

O X 3 3

Manajemen

Tugas

X X 3 X

Konfrensi

Video Desktop

O

Akses Database O X 3

Pengaturan

Arus Kerja

O X 3 X

Rekayasa

Ulang

O X 3

Fomulir

Elektronik

O 3 3 O

Dokumen

kelompok

O X X O

Keterangan : X = Kemampuan standar; O = Kemampuan opsional; 3 = Penawaran pihak

ketiga

Gambar : Fungsi-fungsi utama Groupware

4.0. LOTUS NOTES

Paket groupware yang melanda dunia bisnis adalah Notes dari Lotus Development

Corporation. Notes dikeluarkan tahun 1988 dan sejak itu dipakai oleh 1,3 juta pemakai di

lebih 2.000 perusahaan di seluruh dunia. Fungsi-fungsi yang dilakukan oleh Notes terdaftar

dalam table yang tertera diatas.

Jelas dari table tersebut bahwa Notes, dengan konfigurasi asli, menawarkan sedikit fungsi

dasar. Bahkan, hanya surat elektronik dan dokumen kelompok yang disertakan sebagai

standar. Sebagian besar fungsi merupakan kemampuan opsional atau dikembangkan oleh

perusahaan pihak ketiga. Kalau begitu, apa yang menyebabkan Notes begitu berhasil?

Kunci utama keberhasilan Notes adalah kenyataan bahwa Notes merupakan salah satu produk

groupware pertama yang ada di pasar dan ia mendapat dukungan kuat dari Lotus dan IBM.

Kunci lainnya adalah Notes berfungsi. Notes dapat menangani tugas dasar komunikasi di

perusahaan besar dan kecil.

40

Notes menangani jenis data informal yang begitu penting bagi manajer-data umumnya

bersifat bukan angka dan tidak dapat muat dalam baris dan kolom dari system manajemen

database relasional. Manajer harus dapat mengkomunikasikan informasi ini pada atasan,

rekan, bawahan, dan mitra usaha secara cepat dan mudah, dan Notes sangat baik

mengerjakannya.

4.1. KISAH KEBERHASILAN NOTES

Contoh bagaimana Notes dapat digunakan dalam suatu perusahaan besar dapat

dilihat pada NYNEX, perusahaan telepon New York/ New England. Pada akhir 1995,

NYNEX dijadwalkan untuk memiliki 27.000 pemakai Notes. Sebagian besar pemakai ini

perlu mengakses dan menggunakan informasi sumber daya manusia. Kelompok Pendukung

Teknologi Informasi Sumber Daya Manusia NYNEX telah membuat beberapa database di

bawah ini yang digunakan oleh Notes agar isinya tersedia di seluruh perusahaan :

• Database Notes (Notes database) NYNEX menghapus buku panduan pegawai yang

tercetak dan menggantikannya dengan suatu database Notes. Jika kebijakan

perusahaan berubah, database itu diperbaharui dan Notes menyalin (replicate)

perubahan tersebut di berbagai server di seluruh perusahaan. Kemampuan replication

ini, yaitu secara otomatis memperbaharui semua data yang tersimpan di seluruh

system, merupakan keunggulan Notes.

• Database diskusi (Discussion database) suatu database yang disebutdatabase diskusi

dibuat untukmemungkinkan karyawan menyuarakan keprihatinan mereka tentang

masalah-masalah tertentu. Notes secara otomtis meyalurkan keprihatinan tersebut ke

pejabat perusahaan.

• Database definisi laporan (Report-definition database) database definisi-laporan

berfungsi sebagai gudang informasi sumber daya manusia yang dapat digunakan oleh

orang-orang di seluruh perusahaan. Dengan membuat informasi tersebut tersedia dari

sumber pusat dalam format laporan yang telah ada sebelumnya, NYNEX banyak

mengurangi kebutuhan untuk membuat laporan khusus dari awal.

NYNEX menyebut database Notes-nya sebagai ruang umum virtual, karena berfungsi

sebagai penampung informasi yang tersedia bagi semua pegawai di seluruh perusahaan.

4.2. STRATEGI GROUPWARE

David Coleman adalah seorang konsultan Collaborative Strategies, suatu perusahaan

berbasis di San Fransisco yang mengkhususkan diri dalam komputasi kelompok kerja. Ia

41

menyarankan agar ketika GDSS akan diluncurkan, para pemecah masalah harus lebih dahulu

berkumpul untuk pertemuan orientasi. Kemudian, manajemen harus menyadari pengaruh-

pengaruh intern ketika mengambil empat langkah yang disarankan.

4.3. PERTEMUAN ORIENTASI GROUPWARE

Tujuan pertemuan orientasi adalah memperkenalkan para pemecah masalah dengan

groupware. Coleman menamakan metodologi ini Permainan Transformasi Bisnis (Business

Transformation Game), karena ini dirancang untuk digunakan oleh perusahaan-perusahaan

yang berencana untuk melakukan rekayasa ulang proses bisnis dengan membuat perubahan-

perubahan dasar dalam cara berbisnis mereka.

Permainan transformasi bisnis seperti permainan misteri pembunuhan di mana para

pemainnya memiliki peran yang diberikan. Tiap pemain memiliki informasi tertentu yang

tidak diketahui pemain lain, dan sebagian informasi diketahui bersama. Tujuan dari

permainan ini adalah menyelamatkan proses bisnis yang akan mati. Peralatan groupware

diigunakan untuk mengidentifikasi masalah dan menerapkan solusi. Groupware yang

digunakan Coleman mencakup GroupSystems for Windows dari Ventana Systems, Lotus

Notes dan Workflow Analyzer and Builder dari Action Technologies.

Pertemuan orientasi diikuti 4 sampai 30 pemecah masalah, yang dikumpulkan dalam suatu

ruang keputusan yang dilengkapi laptop yang terhubung dengan jaringan. LiveBoard Xerox

dan panel LCD (liquid clear display) menampilkan materi yang dihasilkan computer.

Pertemuan ini berlangsung selama dua hari, dan pagi hari pertama diisi dengan kuliah

Coleman tentang groupware. Sorenya, para pemecah masalah berkumpul dalam pertemuan

tukar pikiran untuk mengidentifikasi masalah. Hari kedua diisi dengan penggunaan

groupware. Setelah menyelesaikan pertemuan orientasi, para pemecah masalah siap untuk

menghadapi masalah sesungguhnya dalam perusahaan mereka.

4.3. KIAT-KIAT PENERAPAN

Berdasarkan pengalaman konsultasinya, Coleman menyarankan agar orang atau orang-orang

yang bertanggung jawab atas suatu proyek groupware mengambil empat langkah yang

digambarkan pada gambar yang tertera dibawah ini

1. Tunjuk seorang pemimpin groupware. Pemimpin ini harus seorang manajer tingkat

puncak yang akan menjadi kekuatan penggerak dalam mengambil langkah-langkah

berikutnya.

42

2. Pilih suatu proyek percontohan. Daripada mencoba seperusahaan, pilih satu proyek

yang jelas terlihat dan berdampak nyata pada keuangan.

3. Definisikan masalah. Siapa saja para pemecah masalah? Di mana mereka berada?

Berapa banyakkah mereka? Akankah mereka berkomunikasi langsung? Jawaban atas

pertanyaan-pertanyaan ini menentukan fungsi-fungsi yang perlu disediakan

groupware.

4. Memilih groupware. Evaluasi produk-produk groupware yang tampak berpeluang

terbaik untuk memenuhi kebutuhan dan pilihlah yang paling baik.

Saat langkah-langkah ini diambil, pemimpin harus meyadari bahwa groupware

mempengaruhi budaya perusahaan, karena groupware mengubah cara orang menghadapi

masalah, dan ia harus meyediakan waktu yang cukup agar perubahan itu terjadi. Pemimpin

juga harus siap untuk menghadapi tantangan karena polotik perusahaan dan kebutuhan

individual.

Focus utama konsep DSS, seperti yang mula-mula diformulasikan oleh Gorry dan

Scott Morton, adalah computer harus digunakan untuk mendukung manager tertentu

membuat keputusan tertentu untuh memecahkan masalah tertentu. Namun focus GDSS,

bergeser dari keputusan ke komunikasi yang memungkinkan beberapa pemecah masalah

bekerja sama sebagai satu unit yang terkoordinasi. Kata kunci dalam DSS adalah Keputusan

dan kata kunci dalam GDSS adalah Komunikasi.

Budaya

Perusahaan

Politik

perusahaan

Tantangan

Individual 1.

Tunjuk Pemimpin

Groupware

2.

Pilih proyek

percontohan

3.

Defenisikan

Masalah

4.

Pilih Groupware

43

Gambar : Penerapan Groupware

4.4. MENERAPKAN PENDEKATAN SISTEM

Saat ini terdapat lebih dari 500 piranti groupware di pasar. Namun, mereka dapat

diklasifikasikan menjadi empat kategori utama, berdasarkan kemunculan mereka di dalm

proses pemecahan masalah.

• Perangkat Lunak Tukar Pikiran. Para pemecah masalah mencatat ide-ide mereka,

melihat ide orang lain, dan memberi komentar atas ide orang lain dalam format

terstruktur. Hasil akhirnya adalah suatu catatan tertulis tentang semua ide dan

komentar. Perangkat lunak ini mendukung tahap definisi dari pendekatan sitem

dengan cara mengidentifikasi elemen system dan tingkat tempat masalah itu berada.

• Perangkat Lunak Pemberian Nilai dan Peringkat Alternatif. Para pemecah

masalahmenggunakan daftar berbagai solusi alternative dan memberikan nilai atau

peringkatnya. Perangkat lunak ini mengambil berbagai evaluasi dan

mengkombiasikannya dalam bentuk table atau grafik. Perangkat lunak ini mendukung

tahap solusi dengan menyediakan cara mengidentifikasi dan mengevaluasi berbagai

alternative solusi.

• Perangkat Lunak Pencapaian Konsensus. Perangkat lunak ini menginformasikan para

pembuat keputusan tentang tingkat keseragaman dalam berbagai alternative evaluasi.

Jika tidak terdapat kesepakatan umum, para pemecah masalah dapat berdiskusi lebih

lanjut. Perangkat lunak ini mencari suatu solusi bersama bila terdapat perbedaan

pendapat. Perangkat lunak ini mendukung para pemecah masalah saat merekamemilih

alternative terbaik.

• Perangkat Lunak Penulisan Kelompok. Para pemecah masalah dapat menciptakan

kerangka suatu laporan tertulis dan tiap pemecah masalah dapat berkontribusi secara

independent dengan menulis bagian-bgiannya atau memberikan saran pada bagian-

bagian yang ditulis orang lain. Dengan demikian laporan tertulis itu mencerminkan

konsistensi dan kesepakatan saat laporan itu maju ke bentuk jadinya. Perangkat lunak

ini memungkinkan para pemecah masalah menerapkan solusi mereka.

Sementara SIM terutama memberikan dukungan dalam tahap identifikasi dan pemahaman

masalah, DSS-khususnya groupware memberikan dukungan di seluruh proses pemecahan

masalah.

44

4.5. KATEGORI GDSS: 4 SKENARIO

Kerangka penunjang keputusan kelompok ini memberi penekanan bahwa tujuan dan

konfigurasi dari suatu GDSS akan beragam atau bervariasi menurut durasi session pembuat

keputusan dan derajad kedekatan fisik dari anggota kelompok.

Skenario 1 Ruang Keputusan Skenario pertama sama dengan “Decision Room” (ruang

keputusan) menurut Gary (1981) dan bisa dianggap sebagai ekuivalen elektronik dengan

meeting tradisional. Organisasi menyusun atau menata suatu ruang (persis seperti boardroom)

yang berisi fasilitas khusus untuk mendukung pembuatan keputusan kelompok. Dalam

konfigurasi dari suatu GDSS yang sangat sederhana, hanya fasilitator kelompok-lah yang

berinteraksi secara langsung dengan komputer. Komunikasi bisa ditrasmisikan secara verbal

atau pengiriman pesan lewat komputer.

Skenario 2 Jaringan Keputusan Local GDSS bisa mempunyai konfigurasi yang agak

berbeda dalam setting, dimana sekelompok pembuat keputusan yang jumlahnya sudah pasti,

yang saling bekerja secara dekat, harus mengenai masalah tertentu secara teratur. Setiap

pembuat keputusan akan mempunyai sebuah workstation, atau sesuatu yang disebut oleh

Dickson (1983) sebagai “fasilitas penunjang manajerial”, yang ditempatkan pada meja tulis

atau meja kerjanya. Prosesor sentral akan menyimpan software GDSS umum dan database,

dan jaringan area local akan memberitahukan komunikasi anggota ke anggota dan

komunikasi anggota ke prosesor sentral. Cara atau pendekatan ini menawarkan fleksibilitas

yang lebih besar, dimana kendala one place/one-time\ dari scenario 1 bisa dihilangkan. Ada

kelemahan dengan cara ini, yaitu jarang sekali terjadi komunikasi face-to face.

Skenario 3 Teleconferencing jenis GDSS ketiga ini diperlukan oleh kelompok yang

anggotanya tersebar secara geografis, namun mereka harus „berkumpul‟ untuk membuat

suatu keputusan. Dalam hal ini, dua ruang keputusan atau lebih disambungkan bersama

dengan fasilitas visual dan atau komunikasi. Dengan menggunakan teknologi

teleconferencing, meeting dapat dirancang sedemikian rupa sehingga pembuatan keputusan

bisa terjadi tanpa harus semua peserta berada di satu lokasi (atau di lokasi yang sama).

Teleconferencing digunakan untuk melengkapi komponen komunikasi dari GDSS.

Keuntungan yang kita dapatkan dari cara ini adalah berkurangnya biaya perjalanan dan

fleksibilitas dalam kaitannya dengan waktu dan durasi penyelenggaraan meeting.

Skenario 4 Pembuatan Keputusan Jarak Jauh skenario keempat ini belumlah umum

digunakan, namun kemungkinan penggunaannya di masa dating sangatlah besar. Disini, ada

komunikasi yang tak terintrupsi diantara “decision station” (stasiun keputusan) jarak jauh

45

(remote) dalam organisasi yang tersebar secara geografis, yang mempunyai kelompok orang

yang sudah pasti yang harus secara teratur membuat keputusan bersama.

4.6. PERSOALAN DESAIN DAN IMPLEMENTASI

Riset mengenai dinamika pembuat keputusan kelompok yang ada saat ini mempunyai

beberapa implikasi untuk desain dan penggunaan GDSS. Tiga implikasi desain yang berasal

dari literature dinamika kelompok akan dibahas pertamakali, kemudian akan dikemukakan

opsion atau pilihan implementasi yang bisa digunakan untuk GDSS.

Pertama, tujuan GDSS harus menjadi alat pendorong terjadinya partisipasi aktif dari semua

anggota kelompok. Kedua, diperlukan akomodasi khusus untuk kelompok yang sebalumnya

tidak memiliki pengalaman kerja bersama. Ketiga, suatu fasilitas yang berguna dari suatu

GDSS akan membantu manajemen tingkat tinggi dalam memilih orang-orang yang akan

dijadikan anggota kelompok untuk menangani masalah atau keputusan tertentu.

Sebelum system penunjang keputusan untuk kelompok bisa secara luas digunakan dan

dimanfaatkan oleh organisasi, diperlukan usaha pengembangan yang ekstensif. Kaitannya

dengan instalasi, ada tiga kemungkinan yang bisa kita pilih yaitu:

1. menginstal system secara permanent di tempat pemakai

2.menyewa system dengan dasar on-call dari vendor (menyewa system bila memerlukannya).

3. mengakses system jarak jauh dari tempat vendor.

46

BAB IV

PENUTUP

1.1. Kesimpulan

Sebuah Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support Systems (DSS)

merupakan suatu reaksi terhadap beberapa solusi alternatif yang dilakukan secara sadar

dengan menganalisa kemungkinan-kemungkinan dari alternatif tersebut bersama

konsekuensinya. Setiap Sistem Pendukung Keputusan (SPK) akan membuat pilihan akhir,

dapat berupa tindakan atau opini. Itu semua bermula ketika kita merasa memerlukan atau

membutuhkan suatu keputusan atau decision yang harus dipertimbangkan dalam sebuah

kondidisi atau keadaaan.

Langkah dalam pembuatan Sistem Pendukung Keputusan (SPK) baik dari segi studi

kelayakan, persetujuan terhadap proposal kelayakan, pemilihan hardware dan software,

presentasikan pengetahuan yang diperoleh dari para ahli dan pakar kedalam komputer,

implementasikan pengetahuan dalam bentuk bahasa yang dipahami oleh komputer,

menggunakan suatu bahasa pemrograman, maupn dari segi uji sistem yang telah dibuat. DSS

dapat memperluas dukungan manajer dalam pemecahan masalah, karena DSS disesuaikan

dengan kebutuhan khusus manajer.

1.2. Saran

Sistem Pengambilan Keputusan (SPK) sering digunakan menganalisa Keputusan. Tetapi hasil

yang didapatkan adalah pilihan altematif terbaik, bukan alokasi terhadap masing-masing

altematif nilai utilitas yang digunakan benar-benar merupakan nilai yang terkandung dalam

diri pengambil keputusan, karena jika nilai dalam diri pengambil keputusan berubah, maka

data nilai utilitas juga berubah, dengan demikian akan mempengaruhi hasil pemecahan

masalahnya. Dalam pengambilan keputusan membutuhkan konsep serta tahapan yang tertera

dalam prosedur yang telah diberlakukan atau ditetapkan.

47

DAFTAR PUSTAKA

http://id dosen.amikom.ac.id

http://h1.ripway.com/eri07330001/doc/SPK.pdf

yohanes_ari.staff.gunadarma.ac.id

http://id komputasi.inn.bppt.go.id

http://id library.usu.ac.id

http://id komputasi.inn.bppt.go.id