panduan pelaksaan modul data perjawatan aplikasi...

PANDUAN PELAKSANAAN

MODUL DATA PERJAWATAN

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSANSUMBER MANUSIA

(HUMAN RESOURCE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM)

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA MAC 2008 : VERSI F1.0

Panduan Pelaksanaan Modul Data Perjawatan

PANDUAN PELAKSANAAN

MODUL

DATA PERJAWATAN

Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia


SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

ii


PRAKATA

Salah satu strategi pengurusan sumber manusia dalam perkhidmatan awam hari ini secara langsung memerlukan setiap penjawat awam membuat perubahan minda dan cara bekerja. Antara yang paling ketara ialah perubahan yang berlaku hasil pelaksanaan ICT dalam sektor awam. Penjawat awam kini telah menerima hakikat bahawa kemudahan ICT adalah merupakan enabler kepada penyampaian perkhidmatan yang cemerlang. Walau bagaimanapun mereka perlu melalui proses pembelajaran dan latihan serta komitmen yang tinggi untuk menggunakan sistem yang disediakan.

Sehingga kini, impak kebanyakan aplikasi ICT sedia ada dalam bidang pengurusan sumber manusia sektor awam tidak menyeluruh kepada semua penjawat awam. Di sinilah terletaknya keistimewaan aplikasi HRMIS yang mana penggunaannya melibatkan semua penjawat awam serta keseluruhan aspek pengurusan sumber manusia. HRMIS menyediakan fungsi layan diri yang membolehkan semua penjawat awam melakukan sendiri fungsi-fungsi seperti mengemas kini data peribadi, memohon untuk menghadiri program latihan, memohon menduduki penilaian tahap kecekapan, memohon cuti dan membuat tuntutan perjalanan. Pelaksanaan HRMIS dapat menyumbang ke arah membina persekitaran pembelajaran berterusan di kalangan warga perkhidmatan awam.

Panduan Pelaksanaan Modul Data Perjawatan ini telah disediakan sebagai bahan rujukan utama agensi sektor awam yang menggunakan aplikasi HRMIS dalam proses pengurusan maklumat perjawatan di dalam perkhidmatan awam. Di antara maklumat-maklumat yang disimpan termasuk skim perkhidmatan, struktur organisasi, jawatan standard, jawatan sebenar, keterangan tugas sesuatu jawatan, tahap kompetensi jawatan dan bidang hasil utama (key result areas) jawatan.

Dengan menggunakan modul ini agensi dapat memastikan maklumat yang terdapat mengenai perjawatan adalah tepat dan terkini. Penyimpanan data organisasi dan perjawatan berpusat yang standard di semua agensi sektor awam memudahkan analisis tentang perjawatan serta memastikan ketepatan maklumat mengenai struktur organisasi dan perjawatan menerusi ‘single entry’. Sukacita saya menyarankan agar agensi dapat memanfaatkan panduan ini sewajarnya bagi membantu pelaksanaan modul ini.

7 Mac 2008

iii


iv


KANDUNGAN

PRAKATA ........................................................................................................................

iii

KANDUNGAN ...................................................................................................................

v

SENARAI LAMPIRAN .....................................................................................................

vi

TUJUAN ..............................................................................................................................

1

ISTILAH..............................................................................................................................

1

LATAR BELAKANG .........................................................................................................

2

ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN................................................................. 3

FUNGSI DALAM MODUL DATA PERJAWATAN........................ ….........................

4

PERANAN PENTADBIR DALAM MODUL MODUL DATA PERJAWATAN..…..

8

ALIRAN PROSES MODUL DATA PERJAWATAN ...................................................

10

TANGGUNGJAWAB PENTADBIR MODUL DATA PERJAWATAN .....................

20

LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN MODUL DATA PERJAWATAN .........

21

STRATEGI PELAKSANAAN MODUL DATA PERJAWATAN .......….…...............

24

PENUTUP ………………………………………………………………………….….….

24

LAMPIRAN

v


SENARAI LAMPIRAN Lampiran I : Elemen Dalam Modul Data Perjawatan

Lampiran II : Istilah-istilah Waran Perjawatan dan Surat Kelulusan Perjawatan

Lampiran III : Senarai Rujukan Data Perjawatan

Lampiran IV : Garis Panduan Pembentukan Jawatan Standard Di Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan

Lampiran V : Aliran Proses Penggunaan Modul Data Perjawatan

Lampiran VI : Templet Profil Pengguna Modul Data Perjawatan

vi


PANDUAN

PELAKSANAAN MODUL DATA PERJAWATAN

vii


viii


TUJUAN 1. Panduan ini bertujuan memberi penerangan mengenai langkah-langkah bagi

melaksanakan Modul Data Perjawatan serta aliran proses menyelenggara data aktiviti

organisasi, struktur organisasi, dan perjawatan melalui aplikasi HRMIS.

ISTILAH

2. Istilah-istilah yang digunapakai dalam panduan ini mempunyai maksud seperti

berikut:

(a) PSM : Pengurusan Sumber Manusia

(b) Pemilik Kompetensi : Penjawat Awam

(c) Jawatan Sebenar : Jawatan yang disandang oleh Pemilik

Kompetensi dan dikenal pasti menurut lokasi jawatan.

(d) Jawatan Standard : Satu kumpulan Jawatan Sebenar dalam satu skim perkhidmatan yang mempunyai persamaan dari segi gred dan bidang pengkhususan.

(e) Unit Organisasi : Entiti organisasi yang diwujudkan dengan objektif dan tanggungjawab tertentu. Hubungan di antara suatu unit organisasi dengan yang lain mewujudkan suatu struktur organisasi.

(f) Aktiviti Organisasi : Program dan kegiatan-kegiatan rasmi yang

dilaksanakan oleh sesebuah unit organisasi sektor awam.

(g) Ketua Perkhidmatan : Ketua bagi sesuatu Skim Perkhidmatan

(h) Skop Bidang Kuasa : Skop kuasa sesuatu jawatan atau unit organisasi bagi membuat keputusan dalam

1


beberapa urusan seperti Kewangan, Pembelian dan Perolehan. Sebagai contoh seseorang pegawai yang menyandang sesuatu jawatan membenarkan pegawai tersebut meluluskan projek tidak melebih had kuasa tersebut, misalnya sehingga RM5,000.

(i) Bidang Hasil Utama : Bidang tanggungjawab sesuatu jawatan atau

unit organisasi yang merangkumi kewangan, perkhidmatan pelanggan, pembelajaran, proses dan teknikal. Sesuatu jawatan standard atau unit organisasi akan mempunyai beberapa bidang hasil utama yang ditentukan.

(j) Petunjuk Prestasi Utama

: Jadual yang digunakan untuk menilai prestasi Pemilik Kompetensi atau unit organisasi. Ia diukur dari segi masa, kuantiti, kualiti dan kos. Satu set petunjuk prestasi utama akan ditentukan untuk penilaian prestasi.

(k) Keperluan Kompetensi : Tingkah laku, kemahiran dan pengetahuan

yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu tugas bagi setiap gred jawatan.

LATAR BELAKANG

3. Modul Data Perjawatan adalah salah satu modul aplikasi HRMIS yang

menyimpan data asas berkaitan dengan perjawatan di dalam perkhidmatan awam. Di

antara maklumat-maklumat yang disimpan termasuk skim perkhidmatan, struktur

organisasi, jawatan standard, jawatan sebenar, keterangan tugas sesuatu jawatan, tahap

kompetensi jawatan, bidang hasil utama (key result areas) dan sumber logistik yang

diperlukan oleh seseorang Pemilik Kompetensi apabila menyandang sesuatu jawatan.

2


4. Penyimpanan data organisasi dan perjawatan berpusat yang standard di semua

agensi sektor awam memudahkan analisis tentang perjawatan serta memastikan

ketepatan maklumat mengenai struktur organisasi dan perjawatan menerusi ‘single

entry’.

5. Modul Data Perjawatan ini juga berfungsi sebagai rujukan kepada modul-modul

lain apabila sesuatu transaksi sumber manusia hendak dilaksanakan oleh pengurus-

pengurus sumber manusia melalui HRMIS.

ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN 6. Modul Data Perjawatan mengandungi maklumat-maklumat berkaitan organisasi

dan juga perjawatan yang boleh dibahagikan kepada empat kategori:

a) Elemen berkaitan Organisasi

i. Unit Organisasi

ii. Aktiviti Organisasi

iii. Jawatan Sebenar

iv. Jawatan Standard

v. Jawatankuasa

b) Elemen berkaitan Perkhidmatan

i. Skim Perkhidmatan

ii. Kumpulan Perkhidmatan

iii. Klasifikasi Perkhidmatan

iv. Gred Gaji

c) Elemen berkaitan Jawatan

i. Tugas

ii. Skop Bidang Kuasa

iii. Sumber Logistik

iv. Keperluan Kompetensi

v. Kriteria

vi. Bidang Hasil Utama (Key Result Areas)

3


vii. Petunjuk Prestasi Utama (Key Performance Indicators)

d) Elemen Rujukan

7. Keterangan mengenai elemen serta contoh-contoh bagi setiap elemen di dalam

Modul Data Perjawatan seperti dalam Lampiran I. Semasa menguruskan data

perjawatan di agensi masing-masing, takrifan mengenai jawatan sama ada jawatan

tetap, jawatan sementara, jawatan terbuka dan sebagainya masih tertakluk kepada

istilah-istilah yang diluluskan dalam Waran Perjawatan dan Surat Kelulusan Perjawatan

seperti dalam Lampiran II.

FUNGSI DALAM MODUL DATA PERJAWATAN 8. Modul Data Perjawatan mempunyai fungsi untuk mewujud dan mengemas kini

elemen data perjawatan seperti dalam Jadual I.

Jadual I: Fungsi-fungsi dalam Modul

Data Perjawatan

BIL. FUNGSI KETERANGAN

1. Selenggara Jadual Rujukan

Pentadbir Sistem (Skim, Gred Gaji, Unit Organisasi, Aktiviti Organisasi, Jawatan Standard dan Jawatan Sebenar) di peringkat agensi pusat perlu menyelenggara senarai rujukan bagi memastikan nilai-nilai seperti skim perkhidmatan, matrik gaji dan jenis jawatan yang diselenggara di dalam Modul Data Perjawatan adalah tepat dan terkini.

2. Papar Aktiviti Organisasi dan Struktur Unit Organisasi

Operasi ini membolehkan Pakar Pembangunan Organisasi (Organisational Development Specialist - ED) memapar secara terperinci maklumat mengenai aktiviti dan juga struktur unit organisasi dalam bentuk ‘treeview’. Maklumat terperinci termasuk Jawatan Sebenar di dalam sesuatu Aktiviti atau Unit Organisasi serta Pemilik Kompetensi yang sedang menyandang jawatan tersebut.

4



3. Selenggara Kumpulan Perkhidmatan

Fungsi ini membolehkan Pakar Skim Perkhidmatan (Scheme Specialist) di Jabatan Perkhidmatan Awam menambah dan mengemas kini rekod mengenai sesuatu kumpulan perkhidmatan.

4. Selenggara Klasifikasi Perkhidmatan

Fungsi ini membolehkan Pakar Skim Perkhidmatan (Scheme Specialist) di Jabatan Perkhidmatan Awam menyelenggara rekod mengenai Klasifikasi Perkhidmatan di dalam sektor awam.

5. Selenggara Skim Perkhidmatan

Operasi ini membolehkan Pakar Skim Perkhidmatan (Scheme Specialist) di Jabatan Perkhidmatan Awam menyelenggara maklumat mengenai sesuatu skim perkhidmatan seperti syarat-syarat skim, skim gred baru dan bidang yang berkaitan.

6. Selenggara Gred Gaji

Fungsi yang membolehkan Pakar Saraan (Remuneration Specialist) di Jabatan Perkhidmtan Awam menyelenggara gred gaji di dalam sektor awam seperti menambah gred gaji baru atau mengemas kini dan menghapus maklumat mengenai gred gaji yang sedia ada.

7. Selenggara Turutan Pangkat Gred Gaji

Pakar Saraan (Remuneration Specialist) yang menyelenggara turutan pangkat gred gaji mengikut kekananan boleh menentukan ketepatan paparan perjawatan di ‘treeview’ struktur organisasi.

8. Selenggara Aktiviti Organisasi

Fungsi ini membolehkan Pakar Pembangunan Organisasi (Organisational Development Specialist - ED) di peringkat agensi pelaksana menambah dan mengemas kini aktiviti organisasi, serta mengesahkan kewujudan aktiviti tersebut melalui dokumen sokongan yang telah dimasukkan dalam sistem.

9. Selenggara Unit Organisasi

Fungsi ini membolehkan Pakar Pembangunan Organisasi (Organisational Development Specialist - ED) di peringkat agensi pelaksana menyelenggarakan maklumat mengenai sesebuah Unit Organisasi yang terdapat di dalam agensi masing-masing. Di antara fungsi yang boleh dilakukan adalah menambah dan mengemas kini Unit Organisasi, menambah dan

5



mengemas kini lokasi Unit Organisasi serta menyelenggarakan beberapa maklumat mengenai organisasi tersebut seperti Bidang Hasil Utama, Petunjuk Prestasi Utama dan Hubungan Unit Dengan Aktiviti Organisasi di agensi berkaitan.

10. Selenggara Jawatan Standard

Fungsi ini membolehkan Pakar Jawatan Standard (Standard Position Specialist) mewujudkan Jawatan Standard baru, serta menyelenggarakan maklumat mengenai sesuatu jawatan standard dari segi keperluan kompetensi, petunjuk utama prestasi, bidang hasil utama, tugas, tanggungjawab dan skop bidang kuasa di dalam sesebuah organisasi.

11. Selenggara Jawatan Sebenar

Pengguna yang memainkan peranan sebagai Pakar Keperluan Sumber Manusia (Manpower Analyst) di agensi pelaksana boleh melihat dan menyelenggarakan maklumat mengenai sesuatu Jawatan Sebenar dari segi keperluan kompetensi, petunjuk utama prestasi, bidang hasil utama, tugas, tanggungjawab dan skop bidang kuasa di dalam sesebuah organisasi kerajaan. Di samping itu pengguna boleh menambah Jawatan Sebenar yang diluluskan dalam Waran Perjawatan, menyelenggarakan perkaitan Jawatan Sebenar dengan Jawatan Standard serta mengemas kini status kekosongan sesuatu jawatan.

12. Penjanaan Semula Kod BU/BA/AP

Sekiranya berlaku kesilapan kod-kod unit organisasi, aktiviti organisasi dan juga jawatan sebenar semasa penyediaan data asas HRMIS, pengguna yang memainkan peranan sebagai Pakar Keperluan Sumber Manusia (Manpower Analyst) boleh menjana semula kod-kod tersebut melalui sistem.

13. Kemas kini Hubungan Data Perjawatan

Fungsi ini membolehkan Pakar Keperluan Sumber Manusia (Manpower Analyst) membetulkan hubungan Jawatan Sebenar dengan Jawatan Standard dan Skim Perkhidmatan.

6



14. Laporan Perjawatan Fungsi yang membolehkan Pentadbir Laporan (Report Administrator – ED) melihat Laporan Perjawatan seperti senarai Pemilik Kompetensi dan Jawatan Sebenar, senarai kekosongan Jawatan Sebenar, maklumat perjawatan mengikut skim perkhidmatan serta senarai jawatan yang diluluskan di dalam Senarai Perjawatan.

15. Buku Perjawatan Pakar Keperluan Sumber Manusia (Manpower Analyst) boleh memaparkan dan menyelenggarakan jawatan sebenar di dalam sesebuah organisasi seperti mana yang telah diluluskan di dalam Waran Perjawatan. Senarai perjawatan boleh dijana melalui fungsi ini.

16. Selenggara Turutan Unit Organisasi

Kemudahan ini membolehkan Pakar Pembangunan Organisasi (Organisational Development Specialist – ED) di peringkat agensi pelaksana menyelenggarakan turutan atau kedudukan unit/cawangan di dalam struktur organisasi agensi masing-masing.

17. Selenggara Turutan Aktiviti Organisasi

Fungsi ini membolehkan Pakar Pembangunan Organisasi (Organisational Development Specialist – ED) di peringkat agensi pelaksana menyelenggarakan turutan atau kedudukan aktiviti organisasi mengikut Senarai Perjawatan.

18. Selenggara Jawatankuasa

Maklumat mengenai jawatankuasa yang ditubuhkan di agensi boleh di selenggara melalui fungsi ini. Di antara Jawatankuasa yang boleh di selenggara termasuk Jawatankuasa Kerja yang mengkaji keperluan perjawatan/penstrukturan organisasi dan hal-hal lain berkaitan dengan perjawatan. Pentadbir Jawatankuasa boleh menambah dan mengemas kini Jawatankuasa serta menyelenggarakan keahlian Jawatankuasa yang ditubuhkan.

19. Kemas kini Maklumat Jawatan Sebenar secara pukal

Bagi memudahkan pengemaskinian maklumat Jawatan Sebenar yang mempunyai gred minima dan maksima yang sama serta penyelia dan Ketua Jabatan yang sama. Fungsi ini telah dibangunkan bagi membolehkan Pakar Keperluan Sumber Manusia (Manpower Analyst)

7



di peringkat agensi pelaksana mengemas kini maklumat Jawatan Sebenar secara pukal.

PERANAN PENTADBIR DALAM MODUL DATA PERJAWATAN 9. Pentadbir Modul Data Perjawatan adalah terdiri daripada beberapa kategori

pentadbir di peringkat agensi pusat dan juga agensi pelaksana yang bertanggunjawab

mengendalikan fungsi-fungsi tertentu. Penerangan mengenai setiap kategori pentadbir

adalah seperti di Jadual II berikut:

Jadual II: Fungsi dan Peranan Pentadbir

Modul Data Perjawatan

BIL. FUNGSI PERANAN AGENSI PENTADBIR

1. Selenggara Jadual Rujukan • Pentadbir Sistem (Skim) • Pentadbir Sistem (Gred

Gaji) • Pentadbir Sistem (Unit

Organisasi) • Pentadbir Sistem

(Jawatan Standard) • Pentadbir Sistem

(Aktiviti Organisasi) • Pentadbir Sistem

(Jawatan Sebenar) • Pentadbir Sistem

(Jawatankuasa)

Bahagian Pembangunan Organisasi (BPO); dan Bahagian Gaji dan Elaun (BGE) di Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) sebagai agensi pusat

2. • Selenggara Kumpulan Perkhidmatan

• Selenggara Klasifikasi Perkhidmatan

• Selenggara Skim Perkhidmatan

Pakar Skim Perkhidmatan BPO di JPA sebagai agensi pusat

3. • Selenggara Gred Gaji • Selenggara Turutan

Pangkat Gred Gaji

Pakar Saraan BGE di JPA sebagai agensi pusat

8


BIL. FUNGSI PERANAN AGENSI PENTADBIR

4. • Selenggara Aktiviti Organisasi

• Selenggara Unit Organisasi

• Selenggara Turutan Aktiviti Organisasi

• Selenggara Turutan Unit Organisasi

Pakar Pembangunan Organisasi Peringkat Agensi untuk Unit Organisasi dan Aktiviti Organisasi

Unit Sumber Manusia (Pembangunan Organisasi) di agensi-agensi pelaksana

5. Selenggara Jawatan Standard

Pakar Jawatan Standard • Bahagian Perkhidmatan di JPA sebagai Ketua Perkhidmatan bagi skim gunasama

• Semua Ketua Perkhidmatan bagi skim perkhidmatan yang berkaitan

6. • Selenggara Jawatan Sebenar

• Penjanaan Semula Kod BU/BA/AP

• Kemas kini Hubungan Data Perjawatan

• Kemas kini Maklumat Jawatan Sebenar secara pukal

• Buku Perjawatan

Pakar Keperluan Sumber Manusia Peringkat Agensi (Manpower Analyst)

• Unit Sumber Manusia (Perjawatan) di agensi-agensi pelaksana

7. Selenggara Jawatankuasa Pentadbir Jawatankuasa • BPO di JPA sebagai agensi pusat

• Unit Sumber Manusia (Pembangunan Organisasi) di agensi pelaksana

8. Laporan Perjawatan Pentadbir Laporan • BPO di JPA sebagai agensi pusat

• Unit Sumber Manusia (Pembangunan Organisasi) di agensi pelaksana

9


ALIRAN PROSES MODUL DATA PERJAWATAN 10. Pengurusan Modul Data Perjawatan melibatkan 3 peringkat yang utama iaitu

peringkat agensi pusat, Ketua Perkhidmatan dan agensi pelaksana. Pentadbir Sistem di

agensi pusat adalah bertanggungjawab menyelenggarakan Jadual Rujukan seperti

dalam Lampiran III. Bagi elemen data perjawatan yang berkaitan dengan

perkhidmatan, Pentadbir Sistem boleh mewujudkan di dalam aplikasi HRMIS

Kumpulan Perkhidmatan Baru, Klasifikasi Perkhidmatan Baru, Gred Gaji Baru, Skim

Perkhidmatan Baru serta menghubungkaitkan Gred Gaji dengan Skim Perkhidmatan

yang baru diwujudkan. Pewujudan elemen-elemen baru adalah tertakluk kepada

peraturan yang berkuat kuasa pada masa tersebut. Fungsi dan turutan pewujudan

elemen-elemen data perjawatan adalah seperti dalam Rajah I.

Rajah I: Aliran Proses Untuk Mewujudkan Elemen-Elemen

Data Perjawatan

10

FUNGSI DAN TURUTAN PEWUJUDAN ELEMEN-ELEMEN

DATA PERJAWATAN

Wujudkan Klasifikasi

Perkhidmatan

Wujudkan Gred Gaji

Wujudkan Skim

Perkhidmatan

Wujudkan Kumpulan

Perkhidmatan

Padankan Gred ke

Skim

Wujudkan Jawatan

Standard (oleh Ketua

Perkhidmatan)

AGENSI PUSAT

AGENSI PELAKSANA

Wujudkan Jawatan Sebenar

Wujudkan Senarai Rujukan

Wujudkan Aktiviti

Organisasi

Wujudkan Unit

Organisasi


11. Ketua Perkhidmatan akan mewujud dan menyelenggarakan Jawatan Standard

bagi perkhidmatan masing-masing. Pewujudan Jawatan Standard perlu merujuk

kepada Garis Panduan Pembentukan Jawatan Standard Di Kementerian/Jabatan/Agensi

Kerajaan yang dikeluarkan oleh Bahagian Pembangunan Organisasi, Jabatan

Perkhidmatan Awam seperti dalam Lampiran IV. Aliran proses mewujud dan

menyelenggarakan Jawatan Standard seperti dalam Rajah II di bawah.

Rajah II: Proses Mewujud dan Menyelenggarakan

Jawatan Standard

MEWUJUDKAN JAWATAN STANDARD

Mula Mula Tamat

Teruskan Untuk

Menambah Jawatan Standard

Tambah Jawatan Standard

Cari

Skim Perkhid-matan

KEMAS KINI JAWATAN STANDARD

Mula

Cari Jawatan Standard

Kemas Kini Jawatan Standard

Tamat

Hantar Maklumat

Untuk Kemas Kini

12. Pengurus Sumber Manusia di peringkat agensi pelaksana boleh mewujud dan

menyelenggarakan Unit Organisasi, Aktiviti Organisasi, Jawatan Sebenar dan

Jawatankuasa di agensi masing-masing. Data mengenai organisasi dan perjawatan

agensi yang telah dimuatkan ke dalam pangkalan data HRMIS perlu disemak dan

dikemas kini melalui fungsi selenggara seperti berikut:

i) Selenggara Aktiviti Organisasi

Fungsi tambah aktiviti baru dan mengemas kini aktiviti sedia ada boleh

dibuat berdasarkan kepada aliran proses Selenggara Aktiviti Organisasi seperti

dalam Rajah III.

11


Rajah III: Aliran Proses Selenggara Aktiviti Organisasi

Tamat

FUNGSI KEMAS KINI

Cari Aktiviti

Organisasi Tamat

Kemas Kini Status Aktiviti

Organisasi

Kemas Kini Dokumen Sokongan

FUNGSI TAMBAH

Masukkan

maklumat kod, nama dsb. aktiviti

organisasi

Kemas Kini Kewujudan/

Sejarah Aktiviti

Organisasi

Hapus Aktiviti

Organisasi

Mula

Mula Tambah

Aktiviti Baru Organisasi

ii) Selenggara Turutan Paparan Aktiviti Organisasi

Paparan Aktiviti Organisasi yang telah dimuat naik di dalam HRMIS

boleh disusun semula mengikut keutamaan agensi. Fungsi menyusun atur

turutan paparan Aktiviti Organisasi boleh dibuat mengikut aliran proses seperti

dalam Rajah IV.

12


Rajah IV: Menyusun Atur Turutan Paparan Aktiviti Organisasi

FUNGSI SELENGGARA TURUTAN

Mula

Masukkan maklumat kod,

nama dsb. aktiviti

organisasi

Kemas Kini

Tamat

Cari Aktiviti

Organisasi Induk

iii) Selenggara Unit Organisasi

Fungsi tambah Unit Organisasi Baru dan mengemas kini maklumat Unit

Organisasi sedia ada boleh dibuat berdasarkan kepada aliran proses Selenggara

Unit Organisasi seperti dalam Rajah V dan Rajah VI.

Rajah V: Fungsi Tambah dan Hapus Unit Organisasi Melalui HRMIS

FUNGSI TAMBAH

Tambah Unit Organisasi

Baru Tamat

Tetapkan Turutan Dari Senarai Unit Organisasi

Mula

FUNGSI HAPUS

Tamat

Hapus Unit Organisasi

Baru

Cari Unit Organisasi

Mula

13


Rajah VI: Fungsi Mengemas kini Maklumat Unit Organisasi

iv) Selenggara Turutan Paparan Unit Organisasi

FUNGSI TAMBAH KEMAS KINI

Mula Cari Unit

Organisasi Tamat

Kemas Kini Status Unit Organisasi

Kemas Kini Alamat Unit Organisasi

Kemas Kini Bidang Hasil Utama

Kemas Kini Petunjuk Prestasi

Utama


Kemas Kini Kewujudan/Sejarah

Unit Organisasi

FUNGSI

iv) Selenggara Turutan

Paparan struktur unit organisasi boleh disusun semula selepas dimuat

naik ke dalam HRMIS mengikut keutamaan yang ditetapkan oleh agensi

masing-masing. Fungsi Menyusun atur Turutan Paparan Unit Organisasi boleh

dibuat mengikut aliran proses seperti dalam Rajah VII.

Rajah VII: Menyusun Atur Turutan Paparan

Unit Organisasi


Induk Tamat

Tetapkan Turutan Dari Senarai Unit Organisasi

Kemas

Kini Mula

FUNGSI SELENGGARA TURUTAN

14


v) Selenggara Perjawatan

Fungsi tambah, pinda, hapus dan mansuhkan jawatan serta mengemas

kini maklumat perjawatan sedia ada boleh dibuat berdasarkan kepada aliran

proses Selenggara Data Perjawatan seperti dalam Rajah VIII dan Rajah IX.

Rajah VIII: Selenggara Perjawatan

Rajah IX: Mengemaskini Maklumat Perjawatan

Tamat Cari

Jawatan Standard

Tambah Jawatan Sebenar

Cari Aktiviti

Organisasi

FUNGSI HAPUS

Cari Jawatan Sebenar

Mula

Cari Unit

Organisasi Mula

Tambah Status Jawatan Sebenar Baru (Mansuh/

Hapus)

Tamat

Kemas Kini Kewujudan/ Sejarah

Tarikh Status Jawatan Sebenar

FUNGSI TAMBAH

FUNGSI KEMAS KINI

Cari Jawatan Sebenar

Tamat Mula

Kemas Kini Gred Jawatan, Status

Bekalan, Pegawai Penyelia dsb.

Kemas Kini Alamat Unit Organisasi

Kemas Kini Bidang Hasil Utama

Kemas Kini

Jawatan Sebenar

Kemas Kini Petunjuk Prestasi

Utama


(Waran/Surat Kuasa)

Rajah IX: Mengemas kini Maklumat Perjawatan

15


vi) Penjanaan Semula Kod Unit Organisasi, Aktiviti Organisasi dan Data Perjawatan (BU/BA/AP)

Kesilapan kod-kod Unit Organisasi, Aktiviti Organisasi dan juga

Jawatan Sebenar semasa penyediaan data asas HRMIS boleh diperbetulkan

melalui sistem dengan fungsi proses penjanaan semula kod-kod tersebut.

Aliran proses penjanaan semula kod adalah seperti dalam Rajah X.

Rajah X: Penjanaan Semula Kod

Cari Jawatan Sebenar/ Jawatan Standard Berkaitan

Mula

PENJANAAN SEMULA KOD AP DAN SP

Sahkan Penerimaan

Kod Baru Dengan Fungsi Hantar

Tentukan Kod Jawatan

Sebenar/ Jawatan

Standard Yang Hendak Dijana

Semula

Pilih Senarai Paparan

Kod ‘Tidak Padan’

Tamat

PENJANAAN SEMULA KOD BU dan BA

Cari Semula Unit /Aktiviti Organisasi

Tentukan Kod Baru Unit/

Aktiviti Organisasi

Sahkan Penerimaan Kod

Baru Dengan Fungsi Hantar

Mula Tamat

vii) Kemas kini Hubungan Data Perjawatan

Setiap skim perkhidmatan dikaitkan dengan kumpulan dan klasifikasi

perkhidmatan di dalam aplikasi HRMIS bagi menunjukkan secara kelompok

sama ada jawatan tersebut adalah dari kumpulan pengurusan dan professional

ataupun kumpulan sokongan, dan, juga sama ada ia adalah dari bidang sistem

maklumat, tadbir dan diplomatik, sosial, keselamatan dan sebagainya.

Perhubungan antara Jawatan Sebenar dan Jawatan Standard boleh memberi

maklumat secara kelompok mengenai bidang pengkhususan sesuatu jawatan,

16


tugas, kompetensi, bidang hasil utama dan juga kriteria untuk pengambilan,

lantikan dan kenaikan pangkat bagi jawatan tersebut. Sekiranya proses

perkaitan adalah kurang tepat semasa penyediaan data asas HRMIS, agensi

boleh membetulkan hubungan tersebut melalui aliran proses seperti dalam

Rajah XI.

Rajah XI: Selenggara Hubungan Data Perjawatan

HUBUNGAN SKIM PERKHIDMATAN DENGAN KLASIFIKASI/KUMPULAN PERKHIDMATAN

Cari skim perkhidmatan yang hendak diselenggara

Tamat Mula Pilih

Klasifikasi Perkhidmatan

yang dicadangkan

Cari Jawatan Standard Berkaitan

Pilih Jawatan Standard yang

akan dihubungkan

kepada Jawatan Sebenar

Tamat Mula

HUBUNGAN JAWATAN STANDARD DENGAN JAWATAN SEBENAR

Pilih Kumpulan

Perkhidmatan yang

dicadangkan

Sahkan penerimaan cadangan Kod Baru Jawatan Sebenar

Selenggara Kod

Jawatan Sebenar

viii) Kemas kini Maklumat Jawatan Sebenar Secara Pukal

Jawatan Sebenar yang mempunyai gred minima dan maksima yang

sama, penyelia dan Ketua Jabatan yang sama boleh dikemas kini secara pukal

mengikut aliran proses seperti dalam Rajah XII.

17


Rajah XII: Kemas kini Maklumat Jawatan Sebenar secara Pukal

ix) Buku Perjawatan

Senarai perjawatan boleh diperolehi melalui proses penjanaan buku

perjawatan mengikut aliran proses seperti dalam Rajah XIII.

Rajah XIII: Penjanaan Senarai Perjawatan

x)

FUNGSI TAMBAH FUNGSI KEMAS KINI

Cari Jawatan Sebenar Tamat

Mula

Kemas Kini Pegawai Penyelia

Kemas Kini Ketua Jabatan

Kemas Kini Pembekal

Kemas Kini Gred Gaji Jawatan

FUNGSI MENJANA BUKU PERJAWATAN

Mula Tamat Menjana Senarai

Perjawatan

Gred Gaji Minima

Gred Gaji Maksimum

Cari Aktiviti

Organisasi

18


x) Selenggara Jawatankuasa

Maklumat mengenai jawatankuasa yang ditubuhkan di agensi boleh

diselenggara melalui fungsi ini mengikut aliran proses seperti dalam Rajah

XIV.

Rajah XIV: Selenggara Jawatankuasa

Cari Jawatan-

kuasa

Kemas Kini Maklumat/Keahlian

Jawatankuasa Tamat Mula

FUNGSI SELENGGARA

FUNGSI TAMBAH

Wujudkan Jawatankuasa

Baru Tamat Mula

Masukkan Ahli-Ahli

Jawatankuasa

xi) Selenggara Laporan Perjawatan

Laporan Perjawatan seperti senarai Pemilik Kompetensi dan jawatan sebenar, senarai kekosongan jawatan sebenar, maklumat perjawatan mengikut skim perkhidmatan serta senarai jawatan yang diluluskan di dalam Senarai Perjawatan boleh diselenggara melalui aliran proses seperti dalam Rajah XV.

Rajah XV: Selenggara Laporan Perjawatan

FUNGSI MENJANA LAPORAN PERJAWATAN

Kenal Pasti Laporan

Perjawatan Yang

Diperlukan

Mula Tamat


Menjana Laporan

Perjawatan

19


Carta aliran proses penggunaan Modul Data Perjawatan seperti dalam Lampiran V.

TANGGUNGJAWAB PENTADBIR MODUL DATA PERJAWATAN

13. Pentadbir Modul peringkat pusat bertanggungjawab mewujud/mengemas kini

perkara-perkara berikut dalam aplikasi HRMIS selaras dengan peraturan dan

peruntukan semasa:

a) Elemen Jadual Rujukan

b) Kumpulan Perkhidmatan

c) Klasifikasi Perkhidmatan

d) Gred Gaji

e) Skim Perkhidmatan

f) Hubungkait Gred Gaji dengan Skim Perkhidmatan

14. Pentadbir Modul peringkat agensi pelaksana bertanggungjawab melakukan

aktiviti pengemaskinian seperti berikut mengikut waran perjawatan dan peraturan

semasa yang berkuat kuasa:

a) Jawatan Sebenar

b) Jawatankuasa

c) Aktiviti Organisasi

d) Struktur Organisasi

e) Hubungkait Jawatan Sebenar dengan Jawatan Standard

15. Setiap agensi perlu melengkapkan maklumat Jawatan Sebenar seperti berikut:

a) Gred Gaji minima dan maksima

b) Tugas

c) Skop bidang kuasa

d) Sumber logistik

e) Keperluan kompetensi

f) Kriteria

g) Bidang hasil utama

h) Petunjuk prestasi utama

20


16. Pentadbir Modul bagi fungsi Jawatan Standard ditetapkan oleh Ketua

Perkhidmatan masing-masing. Aktiviti mentadbir Jawatan Standard termasuk:

a) mewujudkan senarai Jawatan Standard berdasarkan kepada garis panduan

pewujudan Jawatan Standard yang telah disediakan oleh Jabatan

Perkhidmatan Awam;

b) mewujudkan Jawatan Standard di dalam aplikasi HRMIS; dan

c) melengkapkan maklumat Jawatan Standard seperti berikut:

i) tugas

ii) skop bidang kuasa

iii) sumber logistik

iv) keperluan kompetensi

v) kriteria

vi) bidang hasil utama

vii) petunjuk prestasi utama

17. Pegawai yang dilantik perlu memastikan data mengenai organisasi,

perkhidmatan dan perjawatan sentiasa tepat dan kemas kini di agensi masing-masing

mengikut Pekeliling Perkhidmatan, Senarai Perjawatan dan Waran Perjawatan yang

berkuat kuasa.

LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN MODUL DATA PERJAWATAN 18. Bagi memastikan Modul Data Perjawatan berjalan dengan lancar dan berkesan,

setiap agensi perlu melaksanakan langkah-langkah seperti yang dinyatakan dalam

Jadual III berikut:

21


Jadual III: Langkah-langkah Melaksanakan

Modul Data Perjawatan

BIL LANGKAH TINDAKAN TANGGUNG - JAWAB

SEBELUM PELAKSANAAN

1.

Penetapan Peranan Melengkapkan templet Profil Pengguna bagi penetapan peranan modul

• Tetapkan peranan Pentadbir Modul Data Perjawatan peringkat pusat di Bahagian Pembangunan Organisasi, JPA yang akan mentadbir Modul Data Perjawatan mengikut peranan seperti dalam Jadual II.

• Tetapkan peranan Pentadbir

Modul Data Perjawatan peringkat agensi pelaksana di Unit Perjawatan/Bahagian Perjawatan di agensi yang akan mentadbir Modul Data Perjawatan mengikut peranan seperti dalam Jadual II.

(Templet Profil Pengguna seperti dalam Lampiran VI)

Bahagian Sumber Manusia dan Khidmat Pengurusan, JPA Unit/Bahagian PSM di agensi

SEMASA PELAKSANAAN

2.

Tindakan Agensi Pusat

Menyemak dan mengemas kini Jadual Rujukan

Pentadbir Sistem yang berperanan sebagai Pentadbir Sistem Skim, Gred Gaji, Unit Organisasi, Aktiviti Organisasi, Jawatan Standard, Jawatan Sebenar dan Jawatankuasa perlu menyemak dan mengemas kini jadual rujukan yang telah dimasukkan dalam aplikasi HRMIS

BPO dan BGE di JPA sebagai agensi pusat

3. Menyemak dan mengemas kini maklumat Skim Perkhidmatan

Pegawai yang memegang peranan Pakar Skim perlu menyemak dan mengemas kini maklumat skim perkhidmatan.

BPO di JPA sebagai agensi pusat

22


TANGGUNG - BIL LANGKAH TINDAKAN JAWAB

4. Menyemak dan mengemas kini maklumat Gred Gaji

Pegawai yang memegang peranan Pakar Saraan perlu menyemak dan mengemas kini maklumat gred gaji.

BGE di JPA sebagai agensi pusat

5.

Tindakan Agensi Pelaksana

Melengkapkan dan mengemas kini maklumat Aktiviti Organisasi

Pegawai yang memegang peranan Pakar Pembangunan Organisasi peringkat agensi pelaksana perlu menyemak dan mengemas kini data-data Aktiviti Organisasi yang telah dimuat naik ke dalam pangkalan data HRMIS.

Bahagian/Unit Sumber Manusia (Pembangunan Organisasi) di agensi pelaksana

6.

Melengkapkan dan mengemas kini maklumat Unit Organisasi

Pegawai yang memegang peranan Pakar Pembangunan Organisasi peringkat agensi pelaksana perlu menyemak dan mengemas kini data-data Unit Organisasi yang telah dimuat naik ke dalam pangkalan data HRMIS.


7.

Melengkapkan dan mengemas kini maklumat perjawatan agensi

Pegawai yang memegang peranan Pakar Keperluan Sumber Manusia Peringkat Agensi (Manpower Analyst) perlu menyemak data perjawatan yang telah dimuat naik ke dalam pangkalan data HRMIS. Pengemaskinian data perjawatan mengikut waran perjawatan dan maklumat bagi setiap Jawatan Sebenar seperti gred jawatan, senarai tugas, bidang kuasa, bidang hasil utama dan sebagainya perlu dilakukan sekiranya berlaku apa-apa perubahan


9. Agensi pelaksana memaklumkan kepada Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat, JPA bahawa data perjawatan telah lengkap

Setiap agensi perlu mengesahkan dan memaklumkan kepada Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat, JPA bahawa data perjawatan telah lengkap bagi membolehkan pelaksanaan modul-modul aplikasi HRMIS yang lain diteruskan.

Agensi pelaksana

23


STRATEGI PELAKSANAAN MODUL DATA PERJAWATAN 19. Bagi melaksanakan Modul Data Perjawatan aplikasi HRMIS berdasarkan

langkah-langkah pelaksanaan dalam panduan ini, Ketua-Ketua Agensi

bertanggungjawab ke atas perkara-perkara berikut:

(a) memastikan pegawai yang berperanan sebagai Pentadbir Sistem

(Sekuriti) menetapkan peranan pentadbir-pentadbir Modul Data

Perjawatan di dalam aplikasi HRMIS;

(b) melibatkan pegawai-pegawai yang menguruskan data perjawatan

agensi ke dalam Pasukan Teras (core team) semasa pelaksanaan

modul ini di agensi;

(c) menyelaraskan latihan pengguna Modul Data Perjawatan;

(d) menyelia, mengawal dan memantau pelaksanaan modul berkenaan;

dan

(e) menyediakan laporan kemajuan pelaksanaan Modul Data Perjawatan

kepada Pasukan Pelaksanaan HRMIS di agensi.

PENUTUP

20. Modul Data Perjawatan merupakan modul yang mengandungi maklumat-

maklumat asas yang berkaitan dengan struktur organisasi dan perjawatan agensi. Ia

mesti dilengkapkan terlebih dahulu sebelum modul dan submodul aplikasi HRMIS

yang lain boleh beroperasi. Panduan ini menerangkan langkah-langkah pelaksanaan

Modul Data Perjawatan bagi memastikan urusan pengendalian modul-modul seterusnya

dapat beroperasi dengan sempurna dan berkesan di setiap agensi dan ia hendaklah

dibaca bersama dengan dokumen Panduan Pengguna Modul Data Perjawatan.

24


25

ELEMEN DALAM MODUL DATA PERJAWATAN

LAMPIRAN I


26


Lampiran I

ELEMEN DALAM MODUL DATA PERJAWATAN

NO ELEMEN PENERANGAN CONTOH

1. Unit Organisasi Unit organisasi di dalam sesebuah agensi. Hubungan di antara suatu Unit Organisasi dengan yang lain mewujudkan suatu struktur organisasi.

• Kementerian Kesihatan, Bahagian Saraan JPA, Unit Hasil, Sekolah Menengah Sikamat dan sebagainya.

2. Aktiviti Organisasi

Aktiviti atau fungsi yang dijalankan oleh sesebuah Unit Organisasi.

• Maksud bekalan, program pengurusan sumber manusia, aktiviti kawalan penyakit berjangkit.

3. Jawatan Sebenar Jawatan yang disandang oleh Pemilik Kompetensi dan dikenalpasti menurut lokasi jawatan dan hanya boleh diisi oleh seorang Pemilik Kompetensi sahaja.

• Pegawai Perubatan Pakar Ortopedik di HKL

4. Jawatan Standard • Satu kumpulan jawatan sebenar dalam satu skim perkhidmatan yang mempunyai persamaan dari segi gred dan bidang pengkhususan.

• Terletak di antara Skim Perkhidmatan dan Jawatan Sebenar.

• Pegawai Perubatan Pakar Ortopedik

5. Jawatankuasa Entiti yang mempunyai identiti yang unik dan formal. Ia mempunyai tugas dan fungsi tertentu dalam pengurusan sumber manusia, berdasarkan kepada terma-terma tertentu. Dianggotai oleh jawatan-jawatan sebenar.

• Jawatankuasa Kerja Mengkaji Keperluan Perjawatan peringkat agensi dan sebagainya.

6. Skim Perkhidmatan

Elemen yang mengumpul jawatan-jawatan dan syarat-syarat lantikan.

• Pegawai Teknologi Maklumat dan Pegawai Perubatan

7. Kumpulan Perkhidmatan

Elemen yang mengumpulkan skim-skim perkhidmatan pada aras tertentu.

• Kumpulan sokongan, Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan sebagainya.

27


NO ELEMEN PENERANGAN CONTOH

8. Klasifikasi Perkhidmatan

Elemen yang mengumpulkan skim-skim perkhidmatan pada klasifikasi tertentu, berdasarkan kepada bidang pengurusan.

• Klasifikasi Kesihatan dan Perubatan, Pentadbiran dan Diplomatik dan sebagainya.

9. Gred Gaji Elemen yang menerangkan kelayakan ganjaran seseorang Pemilik Kompetensi, juga menerangkan tentang tahap sesuatu jawatan.

• U3, N11, F2, VU7

10. Tugas Tugas-tugas yang perlu dilakukan oleh penyandang sesuatu Jawatan Sebenar.

Menyelenggara peralatan elektrik JKMNS, menyediakan laporan perbelanjaan bulanan dsb, merangka pelan penggantian jawatan kritikal bagi sesuatu skim.

11. Skop Bidang Kuasa

Bidang dan had-had di mana penyandang sesuatu Jawatan Sebenar itu boleh membuat keputusan atau tindakan.

Meluluskan perolehan peralatan komputer Ibu Pejabat MARA berjumlah tidak lebih RM 50 juta.

12. Sumber Logistik Sumber (dari segi peralatan fizikal, atau akses kepada maklumat) yang diperlukan untuk melaksanakan dengan jayanya tugas-tugas.

Peralatan komputer, peralatan pertukangan, akses ke dalam sistem maklumat dan sebagainya.

13. Keperluan Kompetensi

Pengetahuan, kemahiran dan kebolehan yang diperlukan untuk melaksanakan dengan jayanya tugas-tugas sesuatu jawatan.

Komunikasi Tahap 3 Pengurusan Tahap 4 dan sebagainya.

14. Kriteria Kriteria-kriteria yang perlu dipenuhi untuk mencapai sesuatu tahap berhubung dengan sesuatu Jawatan.

Kriteria untuk lantikan, “Berumur antara 25 hingga 45 tahun”.

15. Bidang Hasil Utama

Bidang utama sesuatu jawatan, di mana pengurusan prestasi penyandang jawatan tersebut akan diberikan tumpuan.

• Kawalan Kos, Khidmat Pelanggan.

16. Petunjuk Prestasi Utama

Petunjuk-petunjuk yang digunakan untuk mengukur prestasi penyandang sesuatu jawatan.

• Masa diambil untuk meluluskan permohonan pinjaman yang lengkap.

28


29

ISTILAH-ISTILAH WARAN PERJAWATAN

DAN SURAT KELULUSAN PERJAWATAN

LAMPIRAN II


Lampiran II

ISTILAH-ISTILAH WARAN PERJAWATAN DAN SURAT KELULUSAN PERJAWATAN (BPO akan beri softcopy)

30


Lampiran II

ISTILAH - ISTILAH WARAN PERJAWATAN DAN SURAT KELULUSAN PERJAWATAN

i) Jawatan Tetap

- Jawatan yang diwujudkan bagi menjalankan fungsi yang berpanjangan di mana peruntukan emolumennya ditetapkan di bawah Anggaran Belanja Mengurus dan senarai perjawatannya.

- Jawatan yang berpencen dan membawa bersama-samanya elemen pencen iaitu jawatan ini akan berkekalan dan biasanya keperluan jawatan tersebut melebihi tempoh 10 tahun.

- Jawatan Tetap ini boleh diisi oleh pegawai-pegawai tetap, sementara dan kontrak. Walau bagaimanapun, kerana perubahan ke atas peranan organisasi, sesetengah jawatan ini boleh menjadi jumud.

- Contoh:

B.45

MAKSUD BEKALAN 45 – KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN

Butiran Tajuk Kod Gaji S.S.M.

Kod Skim

Bilangan Jawatan

Butir-butir Perubahan

PROGRAM 1 - PENGURUSAN 1.1 - PENGURUSAN IBU PEJABAT 1.1.3 - KHIDMAT PENGURUSAN 1.1.3.1 - PENTADBIRAN DAN URUSETIA ‘Q’

(20)(a)

(Baru)

Setiausaha Bahagian, Pegawai Tadbir dan Diplomatik, Gred M54

M54 1609 1 Jawatan baru

31


ii) Jawatan Kader

- Jawatan yang dipunyai oleh sesebuah Kementerian/Jabatan yang diwujudkan di pelbagai agensi berdasarkan keperluan tetapi pengisiannya dilakukan dan dikawal oleh Ketua Perkhidmatan yang berkenaan.

- Contoh:

B.41

MAKSUD BEKALAN 41– KEMENTERIAN PELAJARAN

Butiran Tajuk Kod Gaji S.S.M

Kod Skim

Bilangan Jawatan


PROGRAM 2 - PENDIDIKAN RENDAH DAN MENENGAH 2.11 - PENGURUSAN PENTADBIRAN NEGERI-NEGERI 2.11.1 - PENGURUSAN PENTADBIRAN PELAJARAN NEGERI JOHOR 2.11.1.1 - PELAJARAN NEGERI JOHOR

(195)(a)

(Baru)

Pembantu Akauntan, Gred W17

W17 3436 1 Jawatan baru

Jawatan Kader Jabatan Akauntan Negara

iii) Jawatan Sementara

- Jawatan yang diwujudkan untuk menjalankan sesuatu fungsi bagi suatu tempoh yang tertentu di mana peruntukan emolumennya ditetapkan di bawah Anggaran Belanja Mengurus dan tersenarai dalam senarai perjawatan.

32


- Contoh: Jawatan Sementara yang telah tamat tempoh

B.31

MAKSUD BEKALAN 31- KEMENTERIAN PELANCONGAN

Butiran Tajuk Kod Gaji

S.S.M.

Kod Skim

Bilangan Jawatan


PROGRAM 1 PENGURUSAN

1.1 PENGURUSAN AM 1.1.3 PEJABAT KETUA SETIAUSAHA

1.1.3.2 SEKRETARIAT TAHUN MELAWAT MALAYSIA 2007

(24)(a)

(Baru)

Pengarah, Pegawai Tadbir dan Diplomatik, Gred M54

M54 1609 1 Jawatan baru

Jawatan sementara mulai 1.11.2007 sehingga 15.4.2008

- Contoh: Jawatan Sementara yang belum tamat tempoh

B.7

MAKSUD BEKALAN 7 - JABATAN PERKHIDMATAN AWAM


Kod Skim

Bilangan Jawatan


PROGRAM 1 - PERANCANGAN SUMBER MANUSIA SEKTOR AWAM

1.3 - PEJABAT PROJEK PENGURUSAN MAKLUMAT SUMBER MANUSIA (HRMIS) (BARU)

(50)(a)

(Baru)

Pengarah Projek HRMIS, Pegawai Tadbir dan Diplomatik, Gred Utama C

VU7 1609 1 Jawatan sementara Projek HRMIS mulai 1.11.2007 sehingga 15.4.2008

33


iv) Jawatan Terbuka

- Jawatan tetap dan grednya telah ditentukan yang boleh diisi oleh pegawai yang sesuai dari mana-mana skim perkhidmatan dan tidak boleh digunakan bagi tujuan kenaikan pangkat dan pengesahan jawatan.

- Contoh:

B.49 MAKSUD BEKALAN 49 - KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI


Kod Skim

Bilangan Jawatan


PROGRAM 1 PENGURUSAN KUALITI 1.2 PENGURUSAN PEMBANGUNAN AKADEMIK

(16)(a) (Baru)

Pengarah, Gred 54

Gred 54

1999

1

Jawatan Terbuka

v) Khas Untuk Penyandang (KUP)

- Jawatan yang diwujudkan secara khas untuk penyandang bagi membolehkan penempatan pegawai tersebut di mana gred hakikinya lebih tinggi atau rendah daripada gred hakiki jawatan.

- Contoh:

B.48 MAKSUD BEKALAN 48 – KEMENTERIAN PEMBANGUNAN WANITA,

KELUARGA DAN MASYARAKAT


Kod Skim

Bilangan Jawatan


PROGRAM 1 PENGURUSAN, PERANCANGAN DASAR 1.4 PEJABAT KETUA SETIAUSAHA

(22)

Timbalan Ketua Setiausaha, Pegawai Tadbir dan Diplomatik, Gred Utama C

VU7

1609

1

Khas Untuk Penyandang Kepada Encik Ali bin Ahmad. Jawatan Hakiki Pegawai Tadbir dan Diplomatik, Gred Utama B

34


vi) Jawatan Kumpulan

- Jawatan yang diwujudkan bagi menampung keperluan perkhidmatan anggota sementara menunggu penempatan yang sesuai.

- Contoh:

B.7

MAKSUD BEKALAN 7 – JABATAN PERKHIDMATAN AWAM


Kod Skim

Bilangan Jawatan


PROGRAM 3 OPERASI SUMBER MANUSIA SEKTOR AWAM

3.2 JAWATAN KUMPULAN

(44) Pegawai Teknologi Maklumat,

Gred F41 - F54

Gred F 1871 15 Jawatan Kumpulan

Gred F41 – F54

vii) Jawatan Fleksi

- Keanjalan atau kelonggaran yang diberikan kepada satu-satu jawatan yang memungkinkan jawatan itu mempunyai lebih dari satu skim perkhidmatan atau gred.

- Contoh:

B.47 MAKSUD BEKALAN 47 - KEMENTERIAN PENERANGAN


Kod Skim

Bilangan Jawatan


PROGRAM 2 PERKHIDMATAN PENYIARAN SEMENANJUNG MALAYSIA 2.1 RADIO MALAYSIA MELAKA, MELAKA FM

(415) Pengarah Penyiaran Melaka FM, Penerbit Rancangan, Gred B48/Jurutera, Gred 48

B48/ J48

1768 / 1227

1 Jawatan tambahan

35


viii) Jawatan Jumud

- Perkhidmatan yang tidak diperlukan lagi dan semua pelantikan baru diberhentikan kecuali pengisian jawatan kenaikan pangkat yang dikosongkan oleh penyandang dalam perkhidmatan yang dijumudkan.

- Contoh:

B.40

MAKSUD BEKALAN 40 – SURUHANJAYA PERKHIDMATAN PELAJARAN


S.S.M. Kod Skim

Bilangan Jawatan


PROGRAM 1 - PENGURUSAN PERKHIDMATAN PELAJARAN

1.1 - PEJABAT SETIAUSAHA 1.1.1 - KHIDMAT PENGURUSAN DAN SUMBER MANUSIA 1.1.1.3 - PENGURUSAN DAN KUALITI

(30) Penghantar Cepat, Gred N1

N1 5454 1 Jawatan jumud.

ix) Jawatan Tambahsentara

- Satu jawatan ‘dummy’ yang diwujudkan bagi memelihara hak-hak pencen dan perkhidmatan pegawai yang dipinjamkan ke Badan Berkanun/ Antarabangsa atau ditukar sementara ke Jabatan lain.

- Perhatian: Bagi Waran Perjawatan yang mempunyai Jawatan Tambahsentara, tarikh kuatkuasa pada Waran Perjawatan tidak dinyatakan. Sebaliknya tarikh kuatkuasa dinyatakan dalam jadual di ruangan Butir-butir Perubahan.

- Contoh:

36


B.76

MAKSUD BEKALAN 76 – PERBADANAN KEMAJUAN

NEGERI PAHANG (PKNP)


S.S.M.

Kod Skim

Bilangan Jawatan


PROGRAM 3 PERHUBUNGAN KORPORAT

3.2 PENTADBIRAN DAN SUMBER MANUSIA

(11)(a)

(Baru)

Ketua Eksekutif, Pegawai Tadbir, Gred Utama C

VU7 2038 1 Jawatan baru

Jawatan Tambahsentara untuk menampung Yang Hormat Dato’ Hamdan bin Jaafar yang dipinjamkan ke Pahang Off Shore Sdn. Bhd. Mulai 1 Januari 2005 hingga 31 Disember 2006.

x) Jawatan Simpanan Latihan

- Jawatan yang diwujudkan bagi menampung keperluan perkhidmatan anggota yang pergi berkursus melebihi setahun.

- Contoh:

37


B.42

MAKSUD BEKALAN 42 – KEMENTERIAN KESIHATAN

Butiran Tajuk Kod

Gaji S.S.M.

Kod Skim

Bilangan Jawatan


PROGRAM 1 - PENGURUSAN

1.1 - PENGURUSAN IBU PEJABAT / NEGERI 1.1.5 - IBU PEJABAT KEMENTERIAN 1.1.5.1 - KHIDMAT PENGURUSAN

(44) Pegawai Penerangan, (Pelajaran Kesihatan), Gred S48

S48 1888 1 Jawatan baru

Jawatan Simpanan Latihan bagi menampung penyandang yang diluluskan cuti belajar bergaji penuh mulai 15.11.2003 hingga 14.11.2006

38


LAMPIRAN II

ISTILAH-ISTILAH WARAN PERJAWATAN DAN SURAT KELULUSAN PERJAWATAN

39

SENARAI RUJUKAN DATA PERJAWATAN

LAMPIRAN III


40


Lampiran III

SENARAI RUJUKAN DATA PERJAWATAN

BIL. ELEMEN DATA

ELEMEN RUJUKAN

CONTOH

• Kategori Unit Organisasi

• Kementerian, Bahagian, Hospital

• Status Unit Organisasi

• Aktif Tetap, Sementara,

Jumud

1. Unit Organisasi

• Kumpulan Agensi Unit Organisasi

• PAP, PAN, PBT

• Kategori Aktiviti Organisasi

• Maksud Bekalan, Program, Aktiviti

2. Aktiviti Organisasi

• Status Aktiviti Organisasi

• Aktif Tetap, Sementara

• Status Jawatan Sebenar

• Tetap, Sementara, Tambahsentara

• Status Bekalan Jawatan Sebenar

• Gunasama, Bukan- Gunasama

• Status Kekosongan Jawatan Sebenar

• Diisi • Diisi-dijangka kosong • Perlu diisi • Calon dikenalpasti

3. Jawatan Sebenar

• Kod OS Jawatan Sebenar

• 11 000, 29 000

4. Jawatan Standard • Status Jawatan Standard

• Aktif, Jumud, Mansuh

5. Kategori Petunjuk Prestasi Utama (KPI)

• KPI • Masa, Kualiti dan Kos

6. Sumber Logistik • Kategori Sumber Logistik

• Komputer, Kenderaan Bermotor, dan Perumahan

• Definisi Sumber

Logistik • Komputer, Notebook Pentium

III • Kuater Kelas A

41


BIL. ELEMEN DATA

ELEMEN CONTOH RUJUKAN

7. Skop Bidang Kuasa

• Kategori Bidang Kuasa

• Kewangan • Perolehan

8. Bidang Hasil Utama (KRA – Key Result Area)

• Bidang Hasil Utama • Kawalan Kos • Perkhidmatan Kawalan

• Kategori Kompetensi • Tingkah laku • Fungsian • Generik

• Keperluan Kompetensi

• Pemikiran Adaptif • Kepimpinan Berwawasan

9. Keperluan Kompetensi

• Definisi Kompetensi • Tahap 1 – Kemasukan • Tahap 2 – Mahir • Tahap 3 – Pakar

10. Kriteria • Rujukan Kriteria • Pengesahan dalam

perkhidmatan • Pemilihan perlantikan

11. Jawatankuasa • Jawatan dalam

Jawatankuasa • Pengerusi, Setiausaha

12. Skim Perkhidmatan

• Status Rujukan Pengesahan

• Tinggi, Sederhana, Rendah

13. Skim Perkhidmatan Kumpulan Perkhidmatan dan Klasifikasi Perkhidmatan

• Status Perkhidmatan • Aktif, Jumud, Mansuh

14. Gred Gaji • Jenis Perkhidmatan • Status Gred Gaji • Kategori Gred Gaji

• JKK, SSB, SSM • Aktif, Jumud, Mansuh • I, II, III, IV

42


43

LAMPIRAN IV

GARIS PANDUAN PEMBENTUKAN JAWATAN

STANDARD


44


Lampiran IV

GARIS PANDUAN PEMBENTUKAN JAWATAN STANDARD DI KEMENTERIAN /JABATAN /AGENSI KERAJAAN

TUJUAN

1. Tujuan garis panduan ini adalah untuk membantu Ketua-ketua Perkhidmatan1

membentuk Jawatan Standard bagi skim-skim perkhidmatan di agensi masing-masing.

LATAR BELAKANG

2. Jawatan Standard telah diperkenalkan dalam projek Sistem Maklumat

Pengurusan Sumber Manusia atau Human Resources Management Information System

(HRMIS). Kerajaan telah membangunkan projek HRMIS sebagai salah satu projek

kerajaan elektronik (e-Government). Ia bertujuan untuk membolehkan pelaksanaan

fungsi pengurusan sumber manusia yang telah diintegrasikan dengan cekap dan

berkesan melalui penggunaan teknologi maklumat komunikasi atau Information

Communication Technology (ICT).

3. Maklumat Jawatan Standard menjadi rujukan kepada modul-modul yang

terdapat di dalam aplikasi HRMIS terutamanya modul-modul Data Perjawatan,

Perolehan Sumber Manusia, Pengurusan Prestasi, Pengurusan Kerjaya, Penilaian

Kompetensi, Pembangunan, Formulasi dan Penilaian Strategi

Kepentingan Jawatan Standard

4. Tujuan utama pembentukan Jawatan Standard adalah untuk mewujudkan satu

keterangan tugas bagi satu kumpulan/kategori jawatan mengikut bidang pengkhususan

yang meliputi keterangan mengenai tugas utama, senarai keperluan kompetensi, sumber

logistik, skop bidang kuasa, bidang hasil utama dan petunjuk prestasi utama yang

diperlukan untuk jawatan tersebut. 1 Bagi maksud Garis Panduan ini, Ketua Perkhidmatan bermaksud ketua sesuatu skim perkhidmatan.

45


5. Proses pembentukan Jawatan Standard merupakan satu usaha untuk

mengkategorikan jawatan dan bukan merupakan satu proses pertambahan jawatan.

6. Secara ringkas, kepentingan Jawatan Standard dalam pengurusan, perancangan

dan pembangunan sumber manusia adalah seperti di Rajah 1.

Rajah 1 Kepentingan Jawatan Standard

JAWATAN STANDARD

Kajian Perjawatan

(Modul Data Perjawatan, Modul Formulasi dan Penilaian Strategi dan Modul Perolehan Sumber Manusia)

Pembangunan Kerjaya

Penyandang Jawatan

(Modul Pengurusan Kerjaya dan Modul

Pembangunan)

Pengenalpastian

dan Pembangunan Kompetensi

(Modul Pembangunan

Modul Penilaian Kompetensi dan

Modul Pengurusan Prestasi)

Perancangan dan Pembangunan Jangka Panjang Sumber Manusia

(Modul Formulasi dan Penilaian Strategi)

46


KONSEP JAWATAN STANDARD

Definisi Jawatan Standard

7. Jawatan Standard ialah satu kumpulan jawatan sebenar1 dalam satu skim

perkhidmatan yang mempunyai persamaan dari segi gred dan bidang

pengkhususan.

8. Penentuan satu Jawatan Standard bagi sesuatu skim perkhidmatan diasaskan

kepada dua kriteria iaitu;

(a) Gred Jawatan : Gred jawatan merujuk kepada lapisan gred jawatan dalam sesuatu skim perkhidmatan. Bagi skim perkhidmatan Pegawai Tadbir dan Diplomatik (PTD), terdapat 5 lapisan gred iaitu PTD Gred M41, M44, M48, M52, M54 .

(b) Bidang pengkhususan2: Bidang pengkhususan ditentukan berasaskan skim perkhidmatan. Bagi skim perkhidmatan PTD, terdapat 8 pengkhususan iaitu:

(i) Pengurusan Sumber Manusia dan Pembangunan Organisasi;

(ii) Pengurusan Kewangan;

(iii) Keselamatan dan Pertahanan Negara;

(iv) Pengurusan Teknologi Maklumat dan Komunikasi;

1 Jawatan Sebenar ialah satu jawatan untuk pelaksanaan tugas di sesuatu lokasi dan mempunyai keterangan tugas. Contohnya Penolong Pengarah, Unit Penyelidikan dan Pembangunan, Skim Perkhidmatan 8, (PP(O)SP8) PTD Gred M41, Cawangan Skim Perkhidmatan, Bahagian Pembangunan Organisasi, JPA bertanggungjawab membantu Ketua Penolong Pengarah, Unit Penyelidikan dan Pembangunan, Skim Perkhidmatan 8 (KPP(O)SP8) PTD Gred M48 menjalankan tugas penyelidikan dan pembangunan dasar skim perkhidmatan. 2 Sumber: Bahagian Perkhidmatan, JPA.

47


(v) Perancangan dan Pentadbiran Sosial/ Infrastruktur;

(vi) Pentadbiran dan Pembangunan Wilayah/ Perbandaran/ Tanah/

Daerah/ Tempatan;

(vii) Pengurusan Ekonomi; dan

(viii) Hubungan Antarabangsa dan Hal Ehwal Luar Negeri.

9. Penentuan bilangan Jawatan Standard dalam satu skim perkhidmatan adalah

berasaskan kepada bilangan bidang pengkhususan dalam skim perkhidmatan

tersebut dan mengikut bilangan gred jawatan. Contohnya, bagi skim perkhidmatan

Pegawai Tadbir dan Diplomatik (PTD), terdapat 8 bidang pengkhususan dan 5 lapisan

gred jawatan. Ini menjadikan 40 Jawatan Standard (8 bidang pengkhususan X 5

lapisan gred jawatan). Bagi skim perkhidmatan PTD di Jabatan Perkhidmatan Awam

(JPA) yang hanya terlibat dalam bidang Pengurusan Sumber Manusia dan

Pembangunan Organisasi, terdapat lima Jawatan Standard (1 bidang pengkhususan X 5

lapisan gred jawatan).

10. Dalam hal ini, Jawatan Standard merupakan rujukan penting bagi pengurusan,

perancangan dan pembangunan sumber manusia dalam HRMIS kerana kaitannya

dengan skim perkhidmatan dan Jawatan Sebenar. Lihat Lampiran I.

KAEDAH PEMBENTUKAN JAWATAN STANDARD

11. Kaedah membentuk Jawatan Standard adalah seperti Rajah 2.

48


Rajah 2 Proses Kerja Pembentukan Jawatan Standard

1. Kenal pasti skim perkhidmatan

3. Kenal pasti keterangan tugas bagi setiap gred jawatan mengikut bidang pengkhususan seperti berikut:

i. tugas utama;

ii. senarai keperluan kompetensi; iii. senarai sumber logistik; iv. senarai skop bidang kuasa; v. senarai bidang hasil utama; dan

vi. senarai petunjuk prestasi utama.

2. Kenal pasti gred jawatan dan bidang pengkhususan

Jawatan Standard

12. Keterangan proses pembentukan Jawatan Standard adalah seperti berikut:

a. Kenal pasti skim perkhidmatan

Ketua Perkhidmatan hendaklah mengenal pasti skim perkhidmatan di

bawah kawalan masing-masing untuk dibentuk Jawatan Standard.

b. Kenal pasti gred jawatan dan bidang pengkhususan

Setelah mengenal pasti skim perkhidmatan, Ketua Perkhidmatan

hendaklah mengenal pasti gred jawatan dan bidang pengkhususan bagi

49


setiap skim perkhidmatan. Kemudiannya, Ketua Perkhidmatan boleh

menentukan bilangan Jawatan Standard dalam satu skim perkhidmatan

yang berasaskan kepada setiap bidang pengkhususan mengikut bilangan

gred jawatan.

c. Kenal pasti keterangan tugas bagi setiap gred jawatan mengikut

bidang pengkhususan seperti berikut:

i. Tugas utama

Tugas yang perlu dilakukan oleh pegawai di gred jawatan

tertentu mengikut bidang pengkhususan kerja.

ii. Senarai kompetensi

Kompetensi merujuk kepada tingkah laku, kemahiran dan

pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu tugas

bagi setiap gred jawatan.

iii. Senarai sumber logistik

Keperluan dari segi peralatan fizikal atau bukan fizikal yang

diperlukan untuk melaksanakan dengan jayanya tugas-tugas

sesuatu perkhidmatan.

iv. Senarai skop bidang kuasa

Sejauh mana had kuasa diperuntukkan bagi seseorang pegawai

dalam melaksanakan tanggungjawab.

v. Senarai bidang hasil utama

Hasil kerja (output) berdasarkan tugas utama yang ditetapkan.

vi. Senarai petunjuk prestasi utama

Mengukur prestasi aktiviti atau tugas berdasarkan kepada

Piagam Pelanggan dan Sasaran Kerja Tahunan.

50


PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB KETUA PERKHIDMATAN 13. Peranan dan tanggungjawab Ketua Perkhidmatan ialah menyediakan dan

mengesahkan maklumat Jawatan Standard yang lengkap bagi setiap skim

perkhidmatan di bawah tanggungjawab masing-masing.

PERANAN BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT, JPA 14. Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat, JPA akan menguruskan latihan

kepada agensi mengenai cara-cara memasukkan maklumat Jawatan Standard di dalam

aplikasi HRMIS.

PENUTUP

15. Garis Panduan ini diharap akan menjadi panduan dan rujukan serta

dimanfaatkan sepenuhnya oleh setiap Ketua Perkhidmatan dalam membentuk Jawatan

Standard.

16. Pertanyaan dan keterangan lanjut, sila hubungi:

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia Bahagian Pembangunan Organisasi Cawangan Skim Perkhidmatan Aras 7, Blok C2, Kompleks C Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62510 PUTRAJAYA Tel:03-88854089/ 88878610/ 88854949 (Unit Penyelidikan dan Pembangunan) Faks:03-88892212

51


52


53

DATA PERJAWATAN

LAMPIRAN V

ALIRAN PROSES PENGGUNAAN MODUL


54


Lampiran V

ALIRAN PROSES PENGGUNAAN MODUL DATA PERJAWATAN RJAWATAN

Mula

Klik MICROSOFT INTERNET EXPLORER

Pada ruang “Address” taipkan alamat web - http://www.eghrmis.gov.my.

Klik pada pautan HRMIS

Pilih Maklumat Bahasa

Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan

Klik DATA PERJAWATAN dari Laman Utama HRMIS

Tamat

Langkah-Langkah untuk Mencapai Modul Data Perjawatan (Menu Utama)

55


PAPAR STRUKTUR AKTIVITI ORGANISASI

Mula

Laman Utama Menu Data Perjawatan -Klik AKTIVITI ORGANISASI

Masukkan Kod / Nama Aktiviti Organisasi

Klik butang TERUSKAN

Klik pautan KOD AKTIVITI ORGANISASI yang dikehendaki

Klik untuk melihat paparan hierarki Aktiviti Organisasi, Jawatan Sebenar dan Pemilik Kompetensi

Ingin teruskan?

Klik butang CETAK

Klik butang KELUAR

Klik butang BATAL

Tamat

Klik butang KELUAR

Klik Papar Struktur Aktiviti

Ya

Tidak

56


PAPAR STRUKTUR UNIT ORGANISASI SI

Tidak Tidak Ya Ya

Mula

Laman Utama Menu Data Perjawatan, Klik PAPAR STRUKTUR UNIT ORGANISASI

Masukkan Kod / Nama Unit Organisasi


Klik pautan KOD AKTIVITI ORGANISASI yang dikehendaki

Klik untuk melihat paparan hierarki Unit Organisasi, Jawatan Sebenar dan Pemilik Kompetensi

Ingin teruskan?

Klik butang CETAK

Klik butang KELUAR

Klik butang BATAL

Tamat

Klik butang KELUAR

Klik Papar Struktur Unit Organisasi

57


SELENGGARA AKTIVITI ORGANISASI

a) Kemas kini Aktiviti Organisasi

Mula

Laman Utama Menu Data Perjawatan, -Klik AKTIVITI ORGANISASI

Isikan Kod / Nama Aktiviti Organisasi


Klik Kod untuk Pilih rekod

Masukkan Maklumat-maklumat yang hendak dikemas kini

Klik butang HANTAR

Klik butang BATAL > KELUAR

Tamat

Klik butang CARI untuk carian Aktiviti Organisasi

Klik Selenggara Aktiviti Organisasi

58



b) Tambah Aktiviti Organisasi

Mula


Klik butang TAMBAH untuk menambah Aktiviti

Masukkan maklumat-maklumat yang hendak di tambah

Klik butang HANTAR

Klik butang BATAL

Klik Butang KELUAR

Tamat

Klik SELENGGARA AKTIVITI ORGANISASI

59



c) Hapus Aktiviti Organisasi

Mula

Laman Utama Menu Data Perjawatan, Klik AKTIVITI ORGANISASI

Klik butang CARI untuk carian Aktiviti Organisasi

Isikan Kod / Nama Aktiviti Organisasi


Klik butang HAPUS


Tamat

Klik Kod untuk pilih rekod

Klik SELENGGARA AKTIVITI ORGANISASI

60


SELENGGARA TURUTAN AKTIVITI ORGANISASI

Ya

Tidak

Klik butang BATAL

Ingin Kemas kini?


Mula


Tamat

Klik butang CARI untuk mencari Kod dan nama Aktiviti Organisasi Induk, dan Klik butang TERUSKAN

Klik Kod untuk pilih rekod, dan Klik butang TERUSKAN

Klik pada petak Kod Aktiviti Organisasi yang hendak dikemas kini

Klik SELENGGARA TURUTAN AKTIVITI ORGANISASI

Klik butang KEMAS KINI

61


SELENGGARA UNIT ORGANISASI

a) Kemas kini Unit Organisasi

Laman Utama Menu Data Perjawatan, Klik UNIT ORGANISASI

Klik butang CARI untuk carian Unit Organisasi

Isikan Kod / Nama Unit Organisasi


Klik kod untuk pilih rekod

Masukkan maklumat-maklumat yan hendak dikemaskini

Klik butang HANTAR


Tamat

Mula

Klik Selenggara UNIT ORGANISASI

Masukkan maklumat-maklumat yang hendak dikemas kini

62



b) Tambah Unit Organisasi

Mula

Laman Utama Menu Data Perjawatan, -Klik UNIT ORGANISASI

Klik butang TAMBAH untuk menambah Unit Organisasi

Masukkan maklumat-maklumat yang hendak ditambah

Klik butang HANTAR

Klik butang BATAL

Klik Butang KELUAR

Tamat

Klik SELENGGARA UNIT ORGANISASI

63



c) Hapus Unit Organisasi

Mula

Laman Utama Menu Data Perjawatan, Klik UNIT ORGANISASI

Klik butang CARI untuk carian Unit Organisasi

Isikan Kod / Nama Unit Organisasi


Klik butang HAPUS


Tamat

Klik Kod untuk pilih rekod

Klik SELENGGARA UNIT ORGANISASI

64


SELENGGARA TURUTAN UNIT ORGANISASI

Tidak

Klik butang BATAL

Ingin kemas kini?

Laman Utama Menu Data Perjawatan, -Klik UNIT ORGANISASI

Mula


Tamat

Klik SELENGGARA TURUTAN UNIT ORGANISASI


Ya

Klik butang CARI untuk mencari Kod dan nama Aktiviti Organisasi Induk

Klik Kod untuk pilih rekod, Klik butang TERUSKAN

Klik pada petak Kod Unit Organisasi yang hendak dikemas kini

Masukkan maklumat-maklumat yang dikehendaki, Klik butang TERUSKAN

65


SELENGGARA JAWATAN SEBENAR

a) Kemas kini Jawatan Sebenar

Mula

Klik pautan Kod Unit Organisasi / Kod Aktiviti Organisasi, Klik butang CARI JAWATAN SEBENAR

Pilih Medan Carian Jawatan Sebenar dan Klik butang TERUSKAN

Klik pautan Kod untuk pilih Jawatan Sebenar dan Klik butang TERUSKAN

Tamat

Klik Kod untuk kemas kini rekod Jawatan Sebenar

Masukkan maklumat-maklumat yang hendak dikemaskinikan

Klik butang HANTAR > BATAL > KELUAR

Masukkan Kod Unit Organisasi / Kod Aktiviti Organisasi / Kod Jawatan Standard, Klik butang CARI

Laman Utama Menu Data Perjawatan, Klik SELENGGARA JAWATAN SEBENAR

Isikan Kod Unit Organisasi/ Kod Aktiviti Organisasi dan Klik butang TERUSKAN

66


SELENGGARA JAWATAN SEBENAR

b) Tambah Jawatan Sebenar

Klik butang TAMBAH

Klik butang SIMPAN

Masukkan Kod Unit Organisasi / Kod Aktiviti Organisasi / Kod Jawatan Standard dan Klik butang CARI

Klik pautan Kod Unit Organisasi / Kod Aktiviti Organisasi/Kod Jawatan Standard, dan Klik butang CARI JAWATAN SEBENAR

Pilih Medan Carian Jawatan Sebenar dan Klik butang TERUSKAN

Tamat

Masukkan maklumat-maklumat yang hendak ditambah

Klik butang KELUAR

Laman Utama Menu Data Perjawatan, Klik JAWATAN SEBENAR

Isikan Kod Unit Organisasi/Kod Aktiviti Organisasi/Kod Jawatan Standard, dan Klik butang TERUSKAN

Mula

Klik SELENGGARA JAWATAN SEBENAR

67


KEMAS KINI MAKLUMAT JAWATAN SEBENAR SECARA PUKAL

Laman Utama Menu Data Perjawatan, -KLIK JAWATAN SEBENAR

Mula

Klik butang KELUAR

Tamat

KLIK KEMAS KINI MAKLUMAT JAWATAN SEBENAR SECARA PUKAL

Klik di petak bagi rekod yang hendak dikemas kini, Klik butang TERUSKAN


Masukkan maklumat-maklumat Unit Organisasi/Aktiviti Organisasi/Skim Perkhidmatan untuk carian Jawatan Sebenar


68


SELENGGARA TURUTAN JAWATAN SEBENAR NAR

Klik SELENGGARA TURUTAN JAWATAN SEBENAR

Tamat


Mula

-Klik JAWATAN SEBENAR Laman Utama Menu Data Perjawatan,

Tidak

Klik butang BATAL

Ingin kemas kini?

Klik butang CARI untuk mencari Kod dan nama Unit Organisasi

Masukkan maklumat-maklumat yang dikehendaki, Klik butang TERUSKAN


Ya

Klik Kod untuk pilih rekod, Klik butang TERUSKAN

Klik pada petak Kod Jawatan Sebenar yang hendak dikemas kini

69


SELENGGARA JAWATAN STANDARD

a) Kemas kini Jawatan Standard

Mula

Laman Utama Menu Data Perjawatan, Klik JAWATAN STANDARD

Klik butang CARI untuk carian Kod Skim Perkhidmatan

Isikan Kod / Nama Skim Perkhidmatan, Klik butang TERUSKAN

Pilih Kod Skim Perkhidmatan, Klik butang TERUSKAN

Klik butang HANTAR


Tamat

Klik SELEGGARA JAWATAN STANDARD


Klik pada petak untuk pilih Kod Jawatan Standard yang hendak dikemas kini

70


SELENGGARA JAWATAN STANDARD

b) Tambah Jawatan Standard

Masukkan maklumat-maklumat seperti Kod, Nama, Bidang, Max Gred, Min Gred, Status, Tarikh Mula dan Tarikh Akhir.

Klik butang SIMPAN

Klik butang CARI untuk carian Kod Skim Perkhidmatan

Pilih Kod Skim Perkhidmatan dan Klik butang TERUSKAN

Klik butang TAMBAH untuk menambah Jawatan Standard yang baru

Tamat

Klik butang HANTAR


Laman Utama Menu Data Perjawatan, Klik JAWATAN Standard

Isikan Kod / Nama Skim Perkhidmatan dan Klik butang TERUSKAN

Mula

Klik SELENGGARA JAWATAN Standard

71


SELENGGARA JAWATAN STANDARD N STANDARD

C) Hapus Jawatan StandardC) Hapus Jawatan Standard

Klik SELENGGARA JAWATAN STANDARD

Klik butang TERUSKAN Pilih Kod Skim Perkhidmatan dan

Tamat


Isikan Kod / Nama Skim Perkhidmatan dan Klik butang TERUSKAN

Klik butang CARI untuk carian Kos Skim Perkhidmatan

Laman Utama Menu Data Perjawatan, Klik JAWATAN STANDARD

Mula

Klik pada petak untuk pilih Kod Jawatan Standard yang hendak dihapus dan klik butang HAPUS.

Klik butang HANTAR

72


JAWATANKUASA

a) Kemas Kini Data

Klik SELENGGARA JAWATANKUASA

Tidak


Tamat

Klik butang HANTAR

Klik butang BATAL

Ya

Ingin teruskan?

Klik butang CARI untuk mencari Kod Jawatankuasa

Masukkan maklumat-maklumat yang dikehendaki / Klik butang TERUSKAN

Klik PAUTAN KOD untuk pilih rekod, kemas kini maklumat-maklumat yang dikehendaki

Laman Utama Menu Data Perjawatan, -Klik JAWATANKUASA

Mula

73


JAWATANKUASA

b) Kemas Kini Maklumat Jawatankuasa

Ya


Tamat

Klik butang HAPUS

Ingin hapus data? Tidak

Klik butang CARI untuk mencari Kod Jawatankuasa


Klik PAUTAN KOD untuk pilih rekod, kemas kini maklumat-maklumat yang dikehendaki

Klik butang BATAL

Mula

-Klik JAWATANKUASA Laman Utama Menu Data Perjawatan,

74


PENJANAAN SEMULA KOD BU / BA / AP AP

a) Penjanaan Semula Kod-Unit Organisasia) Penjanaan Semula Kod-Unit Organisasi

Laman Utama Penjanaan Semula Kod BU / BA / AP, Klik PENJANAAN SEMULA KOD UNIT ORGANISASI

Klik butang CARI untuk Carian Unit Organisasi dan Klik butang TERUSKAN

Klik pautan pada Kod Unit Organisasi dan Klik butang TERUSKAN

Klik untuk melihat paparan hierarki Unit Organisasi dan Sub-Unit / Klik pautan Unit Organisasi yang dikehendaki

Klik butang HANTAR > KELUAR

Tamat

Laman Utama Menu Data Perjawatan, Klik PENJANAAN SEMULA KOD BU / BA / AP

Mula

75


PENJANAAN SEMULA KOD BU / BA / AP

b) Penjanaan Semula Kod-Jawatan Sebenar

Klik PENJANAAN SEMULA KOD JAWATAN SEBENAR

Klik pautan pada KOD UNIT ORGANISASI dan Klik butang TERUSKAN


Mula

Pilih butang Carian Jawatan Sebenar sama ada melalui Jawatan Sebenar atau Pemilik Kompetensi ( Sandangan Terkini)

Masukkan maklumat-maklumat yang dikehendaki / Klik butang CARI

Isikan mana-mana maklumat yang dikehendaki dan Klik butang TERUSKAN

A

76


Tidak Ya


Tamat

Klik butang HANTAR

Ingin teruskan?

Klik butang BATAL

Klik pada KOD TIDAK PADAN untuk menjana semula Kod Jawatan Sebenar

A

Klik pada petak JAWATAN SEBENAR yang ingin dijana semula dan Klik butang HANTAR

Paparan Kod Cadangan Baru bagi Kod Jawatan Sebenar ( Sekarang)

77



C) Penjanaan Semula Kod-Jawatan Standard

Tidak Ya


Laman Utama Penjanaan Semula Kod BU / BA / AP, Klik PENJANAAN SEMULA KOD-AKTIVITI

Klik butang CARI untuk mencari Aktiviti Organisasi

Isikan mana-mana maklumat dalam Carian Aktiviti Organisasi


Klik pautan KOD AKTIVITI ORGANISASI


Tamat

Mula

Ingin teruskan?

Klik butang BATAL

Kilk butang TERUSKAN

Klik untuk melihat paparan hierarki Aktiviti Organisasi dan Sub-Unit / Klik PAUTAN AKTIVITI ORGANISASI yang dikehendaki

78



d) Penjanaan Semula Kod-Aktiviti Organisasi

Tidak Ya


Laman Utama Penjanaan Semula Kod BU / BA / AP, Klik PENJANAAN SEMULA KOD-AKTIVITI

Klik butang CARI untuk mencari Aktiviti Organisasi

Isikan mana-mana maklumat dalam Carian Aktiviti Organisasi


Klik pautan KOD AKTIVITI ORGANISASI


Tamat

Mula

Ingin teruskan?

Klik butang KELUAR

Kilk butang TERUSKAN

Klik untuk melihat paparan hierarki Aktiviti Organisasi dan Sub-Unit / Klik PAUTAN AKTIVITI ORGANISASI yang dikehendaki

79


KEMAS KINI HUBUNGAN DATA PERJAWATAN AN

a) Kemas kini Hubungan Jawatan a) Kemas kini Hubungan Jawatan Sebenar /Jawatan StandardSebenar /Jawatan Standard

`

Laman Utama Menu Data Perjawatan, dan Klik KEMAS KINI HUBUNGAN DATA PERJAWATAN

Klik KEMAS KINI HUBUNGAN JAWATAN SEBENAR / JAWATAN STANDARD

Klik butang CARI untuk Carian Jawatan Standard

Masukkan maklumat-maklumat dalam Carian Jawatan Standard dan Klik butang TERUSKAN

Klik pautan KOD JAWATAN STANDARD

Klik butang CARI JAWATAN SEBENAR

Pilih butang CARIAN JAWATAN SEBENAR sama ada melalui Jawatan Sebenar / Pemilik Kompetensi (Sandangan Terkini)

Mula

Masukkan maklumat-maklumat yang dikehendaki / Klik butang CARI

A

80



Tamat

Klik butang HANTAR

Ingin teruskan?

Klik butang BATAL


Klik pada petak bagi REKOD YANG DIKEHENDAKI

Tidak

Ya

A

81


KEMAS KINI HUBUNGAN DATA PERJAWATAN

b) Kemas kini Hubungan Klasifikasi /

Kumpulan / Skim Perkhidmatan Tidak Ya

Klik KEMAS KINI HUBUNGAN KLASIFIKASI / KUMPULAN / SKIM PERKHIDMATAN

Masukkan maklumat-maklumat yang dikehendaki untuk Pindahan Skim Perkhidmatan Antara Kumpulan / Klasifikasi


Klik pautan KOD SKIM PERKHIDMATAN

Masukkan maklumat-maklumat yang hendak dipindahkan dan dipinda


Tamat

Mula

Klik butang SIMPAN

Ingin teruskan?

Klik butang BATAL

Laman Utama Menu Data Perjawatan, Klik KEMAS KINI HUBUNGAN DATA PERJAWATAN

82


LAPORAN PERJAWATAN

a) Senarai Nama Anggota dan Jawatan Sebenar

Laman Utama Menu Data Perjawatan, -Klik LAPORAN PERJAWATAN

Klik SENARAI NAMA ANGGOTA DAN JAWATAN SEBENAR

Klik butang CARI untuk mencari Nama Unit Organisasi, Skim Perkhidmatan, Jawatan Standard dan Gred Gaji

Isikan Kod / Nama untuk Carian Unit Organisasi, Klik butang TERUSKAN


Tamat

Mula

Klik butang PREVIU CETAK

Ingin teruskan?

Klik butang BATAL

Klik pautan Kod yang dikehendaki, Klik butang TERUSKAN

Ya

Tidak

83


LAPORAN PERJAWATAN

b) Senarai Kekosongan Jawatan Sebenar





Tamat

Mula


Ingin teruskan?

Klik butang BATAL


Ya

Tidak

Klik SENARAI KEKOSONGAN JAWATAN SEBENAR

84


LAPORAN PERJAWATAN

c) Maklumat Jawatan Mengikut Skim Perkhidmatan

(Jawatan Standard)





Tamat

Mula


Ingin teruskan?

Klik butang BATAL


Ya

Tidak

Klik MAKLUMAT JAWATAN MENGIKUT SKIM PERKHIDMATAN (JAWATAN STANDARD)

85


LAPORAN PERJAWATAN

d) Senarai Nama Anggota dan Jawatan Sebenar

berdasarkan Aktiviti Organisasi





Tamat

Mula


Ingin teruskan?

Klik butang BATAL


Ya

Tidak

Klik SENARAI NAMA ANGGOTA DAN JAWATAN SEBENAR berdasarkan Aktiviti Organisasi

86


LAPORAN PERJAWATAN AN

e) Senarai Kekosongan Jawatan Sebenar berdasarkane) Senarai Kekosongan Jawatan Sebenar berdasarkan

Aktiviti Organisasi





Tamat

Mula


Ingin teruskan?

Klik butang BATAL


Ya

Tidak

Klik SENARAI KEKOSONGAN JAWATAN SEBENAR berdasarkan Aktiviti Organisasi

87


LAPORAN PERJAWATAN

f) Maklumat Jawatan Mengikut Skim Perkhidmatan (Jawatan

Standard) berdasarkan Aktiviti Organisasi

Mula


Klik MAKLUMAT JAWATAN MENGIKUT SKIM PERKHIDMATAN ( JAWATAN STANDARD)

berdasarkan Aktiviti Organisasi



Klik pautan Kod yang dikehendaki,



Tamat


Tidak Ingin teruskan?

Ya

Klik butang BATAL

88


BUKU PERJAWATAN

a) Paparan Senarai Perjawatan Berdasarkan Jawatan Sebenar

Tidak

Ya

Masukkan maklumat-maklumat yang hendak dikemas kini, Klik butang SIMPAN.

Klik butang CETAK

Laman Utama Menu Data Perjawatan, -Klik BUKU PERJAWATAN

Mula


Tamat


Ingin teruskan?

Klik butang CETAK

Klik PAPARAN SENARAI PERJAWATAN BERDASARKAN JAWATAN SEBENAR

Klik butang CARI untuk mencari Kod dan nama Aktiviti Organisasi


Klik PAUTAN NAMA AKTIVITI ORGANISASI yang dikehendaki, Isikan input Tahun, Klik butang TERUSKAN

89


BUKU PERJAWATAN

b) Selenggara Senarai Perjawatan

Mula

Laman Utama Menu Data Perjawatan, -Klik BUKU PERJAWATAN

Klik SELENGGARA SENARAI PERJAWATAN


Tamat

Klik butang CETAK

Ingin teruskan?

Klik butang BATAL

Ya

Tidak

Klik butang CARI untuk mencari Kod dan nama Aktiviti Organisasi


Klik PAUTAN NAMA AKTIVITI ORGANISASI yang dikehendaki, Klik butang TERUSKAN

90


91

LAMPIRAN VI

TEMPLET PROFIL PENGGUNA MODUL DATA PERJAWATAN


92


MODUL DATA PERJAWATAN LAMPIRAN VI

PROFIL PENGGUNA ED-SPP062008

KETERANGAN AM PROFIL PENGGUNA

Objektif Keterangan Am ini menerangkan:

• Peranan yang dipegang oleh Pengguna bagi sesuatu modul • Kebenaran capaian kepada modul yang tertentu • Kebenaran capaian kepada skrin tertentu • Kebenaran capaian kepada fungsi tertentu

Kebenaran-kebenaran tertentu yang diberikan kepada Pengguna bagi membolehkannya beliau melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya. Pengguna Sasaran Borang ini mesti dilengkapkan oleh semua pengguna dan diselaraskan oleh Ketua Jabatan Nama - Nama Pengguna (seperti di dalam Kad Pengenalan atau Pasport) Nombor Kad Pengenalan Baru / Nombor Pasport - Nombor Kad Pengenalan Baru bagi warganegara Malaysia atau penduduk tetap Malaysia dan Nombor Pasport bagi bukan warganegara Malaysia

Nama Agensi Nama penuh Kementerian, Jabatan, Kerajaan Negeri, Badan Berkanun atau Pihak Berkuasa Tempatan di mana pengguna ditugaskan. Contoh : Cawangan Pentadbiran, Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA)

Jawatan Sebenar Semua Jawatan Sebenar yang wujud dalam sesuatu Organisasi, dengan tugas dan tanggungjawab tertentu kecuali Jawatan Sebenar yang berstatus Simpanan Latihan, Kumpulan, Tambahsentara. Modul Modul yang terdapat di dalam HRMIS adalah seperti berikut: Pengurusan Rekod Peribadi, Sekuriti, Aliran Kerja, Data Perjawatan, Profil Perkhidmatan dan Sandangan, Direktori Kerajaan, Pengurusan Prestasi, Pengurusan Kerjaya, Penilaian Kompetensi, Perolehan Sumber Manusia, Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja, Pembangunan, Penamatan Perkhidmatan, Perkhidmatan Maklumat, Formulasi & Penilaian Strategi dan Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran. Peranan Peranan yang dipegang oleh Pengguna yang membolehkan beliau menggunakan sistem.

Fungsi Menu Fungsi yang boleh dilakukan oleh sesuatu Peranan di dalam sesuatu modul.

93


MODUL DATA PERJAWATAN LAMPIRAN VI

PROFIL PENGGUNA ED-SPP062008

Untuk diisi oleh Pengguna

NAMA : ________________________________ KAD PENGENALAN BARU/NO. PASPORT: ________________________________ NAMA AGENSI : ________________________________ JAWATAN SEBENAR : _____________________________

Sila tandakan (√ )pada kotak yang berkenaan.

MODUL (Module)

PERANAN (Roles)

KETERANGAN PERANAN (Description Of Roles)

FUNGSI MENU (Menu Function)

Data Perjawatan

Committee Administrator

Menyelenggara data-data mengenai sesebuah Jawatankuasa.

> Jawatankuasa (Commitee)

Data Perjawatan

Organizational DSpecialist (ED)

Melihat Struktur Organisasi dan menyelenggara data-data sesuatu Unit Organisasi, Aktiviti atau fungsi yang dijalankan oleh sebuah Unit Organisasi.

> Struktur Organisasi > Selenggara Unit Organisasi > Seleggara Aktiviti Organisasi > Buku Perjawatan

Data Perjawatan

Manpower

Analyst (ED)

Menyelenggara data-data mengenai Jawatan Sebenar dalam sesbuah organisasi.

> Jawatan Sebenar (Actual Position)

Pentadbiran Sistem – Selenggara Senarai Rujukan – Data Perjawatan

System

Administrator (Scheme)

Menyelenggara Jadual Rujukan (look-up) untuk Skim Perkhidmatan.

> Rujukan Data Perjawatan > Status Keutamaan > Status Perkhidmatan


System

Administrator (Salary Grade)

Menyelenggara Jadual Rujukan (look-up) untuk Gred Gaji.

> Rujukan Data Perjawatan > Jenis Perkhidmatan > Kategori Gred Gaji > Status Gred Gaji

94


MODUL PERANAN KETERANGAN PERANAN FUNGSI MENU (Module) (Roles) (Description Of Roles) (Menu Function)


System

Administrator (Business Unit)

Menyelenggara Jadual Rujukan (look-up) untuk Unit Organisasi.

> Rujukan Data Perjawatan > Kategori Unit Organisasi > Status Unit Organisasi > Nama Kumpulan Agensi > Unit Organisasi


System

Administrator (Standard Position)

Menyelenggara Jadual Rujukan (look-up) uJawatan Standard.

ntuk

> Rujukan Data Perjawatan > Petunjuk Prestasi Utama > Kategori Sumber Logistik > Definisi Sumber Logistik > Kategori Skop Bidang Kuasa > Bidang Hasil Utama > Kategori Kompetensi > Keperluan Kompetensi > Definisi Kompetensi > Rujukan Kriteria > Status Jawatan Standard


System

Administrator (Business Activity)

Menyelenggara Jadual Rujukan (look-up) untuk Aktiviti Organisasi.

> Rujukan Data Perjawatan > Kategori Aktiviti Organisasi > Status Aktiviti Organisasi


System

Administrator (Actual Position)

Menyelenggara Jadual Rujukan (look-up) untuk Jawatan Sebenar.

> Rujukan Data Perjawatan > Status Jawatan Sebenar > Status Bekalan Jawatan Sebenar > Kod OS Jawatan Sebenar > Kekosongan Jawatan Sebenar > Pembekal Kader


System

Administrator (Committee)

Menyelenggara Jadual Rujukan (look-up) untuk Jawatankuasa.

> Rujukan Data Perjawatan > Jawatan dalam Jawatankuasa

Data Perjawatan

Scheme Specialist

Menyelenggara data-data mengenai kumpulan, klasifikasi dan skim perkhidmatan.

> Skim Perkhidmatan > Kumpulan Perkhimatan > Klasifikasi Perkhidmatan

95


96

MODUL (Module)

PERANAN (Roles)

KETERANGAN PERANAN (Description Of Roles)

FUNGSI MENU (Menu Function)

Data Perjawatan

Remuneration

Specialist (ED)

Menyelenggara data-data mengenai gred gaji.

> Gred Gaji (Salary Grade)

Data Perjawatan

Standard

Position Specialist

Menyelenggara data-data mengenai jawatan sebenar.

> Jawatan Standard > Tugas > Keperluan Kompetensi > Sumber Logistik > Skop Bidang Kuasa > Bidang Hasil Utama > Petunjuk Prestasi Utama > Kriteria

Data Perjawatan

Super

Organizational Development Specialist

Melihat Struktur Organisasi dan menyelenggara data-data sesuatu Unit Organisasi, Aktiviti atau fungsi (keseluruhan-‘cross agency’) yang dijalankan oleh sebuah Unit Organisasi.

> Struktur Organisasi > Selenggara Unit Organisasi > Selenggara Aktiviti Organisasi > Buku Perjawatan

Data Perjawatan

Super Manpower

Analyst

Menyelenggara data-data mengenai jawatan sebenar dalam sesebuah organisasi (keseluruhan-‘cross agency’).

> Jawatan Sebenar (Actual Position)

Nota: Setiap pengguna yang sah akan diberi peranan Record Editor secara default Pengguna: Pentadbir Sistem: -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nama: …………………………………………………… Nama :…………….…………………………………… Tarikh…………………………………………….…...… Tarikh:………….………………………………………

panduan pelaksaan modul data perjawatan aplikasi...

Documents