garis panduan proses panggilan dan analisa tender

25
PEKELILING BENDAHARI BIL : 2/2008 PEJABAT BENDAHARI No Rujukan : 100-BBI(PTA.6/6) Tarikh : 1 Februari 2008 Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Malaysia Pengarah UiTM Negeri Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri Yg. Bhg. Datuk / Dato’ / Datin / Prof. / Tuan / Puan GARIS PANDUAN PROSES PANGGILAN DAN ANALISA TENDER 1.0 TUJUAN Tujuan garis panduan ini dikeluarkan ialah untuk memberi penerangan kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ) dan Unit Kewangan Zon UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri bagi melancarkan proses panggilan Tender dan penyediaan analisa Tender. 2.0 TAKRIFAN 2.1 “Pusat Tanggungjawab (PTJ)” meliputi semua Bahagian, Fakulti, Jabatan, Pusat, Akademi dan Kampus UiTM Negeri yang menerima agihan peruntukan tahunan. 1

Upload: dangdang

Post on 29-Jan-2017

255 views

Category:

Documents


2 download

TRANSCRIPT

Page 1: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

PEKELILING BENDAHARI BIL : 2/2008

PEJABAT BENDAHARI

No Rujukan : 100-BBI(PTA.6/6) Tarikh : 1 Februari 2008

Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Malaysia

Pengarah UiTM Negeri

Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia

Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri

Yg. Bhg. Datuk / Dato’ / Datin / Prof. / Tuan / Puan

GARIS PANDUAN PROSES PANGGILAN DAN ANALISA TENDER

1.0 TUJUAN

Tujuan garis panduan ini dikeluarkan ialah untuk memberi penerangan

kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ) dan Unit Kewangan Zon UiTM

Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri bagi melancarkan proses

panggilan Tender dan penyediaan analisa Tender.

2.0 TAKRIFAN

2.1 “Pusat Tanggungjawab (PTJ)” meliputi semua Bahagian, Fakulti,

Jabatan, Pusat, Akademi dan Kampus UiTM Negeri yang menerima

agihan peruntukan tahunan.

1

Page 2: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

2

2.2 “Ketua Pusat Tanggungjawab” bermaksud ketua yang telah diberi

kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber

kewangan dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan Pusat

Tanggungjawab di bawah kawalannya .

2.3 “Jawatankuasa Teknikal Peralatan” adalah jawatankuasa yang

dilantik untuk menilai keperluan dan spesifikasi suatu peralatan.

2.4 “Perolehan” adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan

atau kerja-kerja untuk memenuhi keperluan universiti bagi

menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan.

2.5 “Bekalan” adalah barangan yang dibekal bagi menjalankan

sesuatu aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Ianya juga

merupakan input kepada sesuatu proses kerja. Contoh bekalan

adalah seperti peralatan makmal / penyelidikan, bahan binaan,

makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat.

2.6 “Perkhidmatan” adalah khidmat tenaga manusia atau

kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk melaksanakan dan

menyiapkan sesuatu kerja tertentu. Bidang perkhidmatan adalah

terbahagi kepada dua (2) seperti berikut:-

(a) Perkhidmatan Bukan Perunding:

Perkhidmatan bukan perunding adalah seperti pengendalian

kursus dan latihan, penyelenggaraan dan pembaikan,

pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan

bangunan.

(b) Perkhidmatan Perunding:

Perkhidmatan perunding meliputi semua jenis kajian seperti

kajian ekonomi, penswastaan, pengurusan, pembangunan

Page 3: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

3

fizikal yang memerlukan input seperti senibina, kejuruteraan

dan kerja-kerja ukur, pengurusan, perundangan dan

kepakaran dalam bidang-bidang khusus seperti alam sekitar

dan pertanian. Urusan Perlantikan Perunding adalah tidak

termasuk dalam skop pekeliling ini.

2.7 “Kerja” adalah merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja

pembinaan dan sivil seperti bangunan, lapangan terbang,

pelabuhan, jalan raya, tapak kawasan dan empangan air serta kerja

perparitan. Ia juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal. 2.8 “Perolehan melalui Tender” adalah perolehan bekalan /

perkhidmatan / kerja-kerja yang nilainya melebihi RM200,000.

2.9 “Panggilan Tender” adalah proses mempelawa syarikat yang

berkelayakan dengan sebaran meluas melalui akhbar harian utama

untuk menyertai tawaran bagi perolehan barang / perkhidmatan /

kerja-kerja yang bernilai melebihi RM200,000 bagi setiap panggilan.

2.10 “Analisa Tender” adalah proses penilaian ke atas tawaran yang

dikemukakan oleh petender mengikut format yang telah ditetapkan.

Bagi tender peralatan, analisa tender disediakan oleh dua (2)

jawatankuasa yang berasingan seperti berikut:

a. Jawatankuasa Teknikal Peralatan ialah jawatankuasa yang

dilantik untuk menilai peralatan dari sudut spesifikasi teknikal.

b. Jawatankuasa Analisa Harga ialah jawatankuasa yang

dilantik untuk menilai tawaran dari sudut harga yang

ditawarkan, kemampuan kewangan, pengalaman petender

dan syarat-syarat lain dalam dokumen harga tender.

Page 4: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

4

2.11 “Lembaga Perolehan UiTM” adalah lembaga yang membuat

keputusan berhubung dengan perolehan melalui tender seperti

berikut:

a. Lembaga Perolehan A UiTM, bertanggungjawab untuk

mempertimbangkan dan meluluskan perolehan bekalan,

perkhidmatan dan kerja yang bernilai melebihi RM20 juta

hingga RM100 juta serta meluluskan yuran perunding tidak

melebihi RM5 juta bagi setiap projek.

b. Lembaga Perolehan B1 (Bekalan Dan Perkhidmatan) UiTM, bertanggungjawab untuk mempertimbang dan

meluluskan perolehan bekalan dan perkhidmatan yang

bernilai melebihi RM200,000 hingga RM20 juta.

c. Lembaga Perolehan B2 (Pembangunan Dan Penyelenggaraan Fizikal) UiTM, bertanggungjawab untuk

mempertimbangkan dan meluluskan perolehan kerja-kerja

dan perkhidmatan ( yang diuruskan oleh Pejabat Pengurusan

Fasiliti dan Bahagian Pembangunan ) yang bernilai melebihi

RM200,000 hingga RM20 juta.

2.12 ”Perolehan melalui Sebut Harga Rasmi” adalah perolehan

bekalan dan perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga

RM200,000 dan bagi perolehan Kerja yang bernilai melebihi RM 20,000 sehingga RM200,000.

2.13 ”Panggilan Sebut Harga Rasmi” adalah proses mempelawa

syarikat untuk mengemukakan Sebut Harga Rasmi bagi:

a. Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai

melebihi RM50,000 hingga RM100,000 dipelawa di kalangan

syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan

dalam bidang yang berkaitan dan bertaraf Bumiputera.

Page 5: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

5

b. Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai

melebihi RM100,000 hingga RM200,000 dipelawa di

kalangan syarikat yang berdaftar dengan Kementerian

Kewangan dalam bidang yang berkaitan.

c. Perolehan Kerja-kerja yang bernilai melebihi RM20,000

hingga RM200,000 hendaklah dipelawa di kalangan

Kontraktor kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat

Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri

Pembinaan Malaysia ( CIDB ) di bawah kepala dan sub-

kepala yang berkaitan.

2.14 “Pembelian Terus” bermaksud perolehan bekalan atau

perkhidmatan bagi sesuatu PTJ, yang bernilai sehingga

RM50,000.00 setahun bagi setiap jenis item.

2.15 “FAIS” adalah Sistem Kewangan Komputer Bersepadu Pejabat

Bendahari.

2.16 “Pesanan Jabatan / Pesanan Kerja” adalah dokumen yang

mengandungi maklumat pesanan bekalan / perkhidmatan / kerja-

kerja kepada pembekal / kontraktor.

2.17 “Katalog” adalah semua jenis katalog yang dikemukakan oleh

syarikat bagi tujuan penilaian analisa spesifikasi bekalan /

perkhidmatan / kerja bagi semua kaedah perolehan UiTM. Jenis-

jenis katalog tersebut termasuklah katalog asal dari pembekal,

cetakan dari internet, fotostat dan faks.

2.18 Jenis Item

Setiap jenis item merujuk kepada Pembelian Terus bekalan dan

perkhidmatan sehingga RM50,000 setahun daripada mana-mana

pembekal sama ada berdaftar atau tidak berdaftar dengan

Page 6: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

6

Kementerian Kewangan atau sama ada berstatus Bumiputera atau

bukan Bumiputera. Tafsiran adalah seperti berikut:

a. Setiap jenis item dikira berbeza jika fungsinya berbeza.

Contoh ialah kasut, meja dan kerusi.

b. Sesuatu item adalah dikira sebagai satu jenis item jika:

• Item tersebut mempunyai fungsi yang sama atau hampir

sama misalannya mikroskop pelajar (’low-end’), mikroskop

penyelidikan (’high-end’) atau

• Item tersebut adalah pelbagai saiz misalannya paku 1”, paku

1.5” atau

• Item tersebut boleh digunakan pada alat yang berlainan

misalannya brek kereta, brek bas, brek lori atau

• Item tersebut merupakan satu set yang merangkumi

beberapa item yang akan dibekal dan digunakan secara

bersama misalannya settee, set komputer.

2.19 ”MITI” adalah Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan

Industri

2.20 ”Harga FOB” atau Harga ’Free On Board’ bermaksud harga

barangan import tidak termasuk kos pengangkutan dan insuran.

Urusan pengangkutan dan insuran diurus sendiri oleh pembeli.

2.21 ”Harga CIF” atau Harga ’Cost, Insurance and Freight’ bermaksud

harga barangan adalah termasuk kos pengangkutan dan insuran.

Urusan pengangkutan dan insuran diurus oleh penjual / pembekal.

3.0 LATARBELAKANG

3.1. Perolehan melalui Tender meliputi perolehan Bekalan,

Perkhidmatan dan Kerja-kerja yang melibatkan proses seperti

berikut :-

Page 7: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

7

(a) Perancangan Perolehan

(b) Penyediaan spesifikasi Bekalan / Perkhidmatan / Kerja dan

penentuan anggaran harga.

(c) Kelulusan permohohan peruntukan oleh Ketua PTJ.

(d) Pengesahan dan penyekatan ( komitmen ) peruntukan

perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja-kerja dalam

FAIS.

(e) Arahan dari PTJ untuk membuat panggilan Tender.

(f) Panggilan Tender.

(g) Penyediaan Analisa Teknikal.

(h) Penyediaan Analisa Harga.

(i) Pembentangan syor kepada Lembaga Perolehan UiTM.

(j) Pengeluaran surat tawaran.

(k) Tandatangan kontrak bagi tawaran bernilai RM20,000 ke

atas.

(l) Pengeluaran pesanan jabatan/pesanan kerja.

(m) Penguatkuasaan kontrak.

3.2 Urusan perolehan melalui Tender bagi keseluruhan Universiti dibuat

oleh:

Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga

Bahagian Pengurusan Perolehan

Pejabat Bendahari UiTM Malaysia

Page 8: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

8

4.0 PROSES PELAKSANAAN

4.1 PEROLEHAN BEKALAN 4.1.1 TINDAKAN PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)

(a) Perancangan Perolehan

• Merancang perolehan bekalan mengikut jumlah

peruntukan yang telah diagihkan. Bagi

pembelian peralatan keutamaan pemilihan

pembelian peralatan mestilah dibuat mengikut

beberapa kriteria seperti berikut:

• Untuk melaksanakan program baru • Untuk tujuan mendapat pengiktirafan

daripada badan akreditasi • Untuk tujuan pengajaran dan

pembelajaran serta penyelidikan • Untuk menampung pertambahan

bilangan pelajar • Untuk menggantikan peralatan yang

telah dilupus • Untuk mengadakan peralatan yang

diperlukan tetapi tidak ada di sesuatu Pusat Tanggungjawab

• Untuk mengadakan peralatan yang tidak boleh dikongsi bersama dengan Pusat Tanggungjawab lain disebabkan oleh perbezaan spesifikasi

• Memastikan ruang dan kemudahan infrastruktur

bagi menempatkan bekalan yang hendak

diperolehi telah disediakan

• Jika ruang perlu kerja ubah suai atau naik taraf

kemudahan infrastruktur, menyemak dan

menyelaras dengan Jabatan dan Unit

Page 9: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

9

Kewangan yang berkaitan supaya tarikh

serahan pada pesanan jabatan dapat dibuat

berdasarkan kepada tarikh siap ruang.

• Mengenalpasti terdapat staf yang akan

mengendalikan peralatan tersebut setelah

bekalan tersebut telah diujilari.

(b) Perancangan Kaedah Perolehan

Ketua PTJ perlu membuat perancangan tahunan

supaya dapat mengesyorkan kaedah perolehan yang

sesuai.

Semua urusan perolehan hendaklah dilaksanakan

dengan prinsip-prinsip perolehan iaitu:

1 Akauntabiliti

Awam

Urusan perolehan yang

diamanahkan hendaklah

dilaksanakan secara

bertanggungjawab dengan

mengikut dasar dan

peraturan yang ditetapkan.

2 Diuruskan

Secara Telus

Semua dasar, peraturan dan

proses perolehan yang

dilaksanakan hendaklah

jelas, diketahui dan difahami

serta mengikut dasar dan

peraturan yang ditetapkan.

3 Nilai Faedah

Yang Terbaik

Pengurusan perolehan

hendaklah memberi pulangan

yang terbaik bagi setiap

ringgit yang dibelanjakan.

Page 10: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

10

4 Saingan

Terbuka

Proses perolehan hendaklah

memberi peluang terbuka

kepada semua pihak yang

layak bersaing.

5 Adil dan

Saksama

Sesuatu perolehan itu

dipelawa, diproses dan

dipertimbangkan dengan adil

dan saksama berasaskan

dasar dan peraturan yang

ditetapkan.

Kaedah perolehan sama ada secara Tender, Sebut

Harga Rasmi atau Pembelian Terus perlu ditentukan

mengikut nilai keseluruhan tahunan bagi setiap jenis item, berdasarkan kepada takrifan jenis item di

perenggan 2.18 pekeliling ini. Tindakan memecahkecil pengurusan perolehan bagi barangan dan perkhidmatan yang sama jenis untuk

mengelakkan kaedah perolehan secara Tender atau

Sebut Harga Rasmi adalah tidak dibenarkan.

Jika item yang dibeli adalah berbeza tetapi

- boleh dibeli daripada pembekal yang sama, atau

- akan digunakan secara bersama-sama,

(bukan set),

pembelian hendaklah dibuat bersama-sama dengan

kaedah perolehan ditentukan berdasarkan nilai

keseluruhannya.

Page 11: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

11

Perancangan pembelian perlu dibuat bagi perolehan

berulang bagi tahun sebelumnya yang telah dibuat

secara berasingan melalui kaedah Pembelian Terus

yang terdiri daripada jenis-jenis item yang berbeza

tetapi boleh dikumpulkan dalam satu pembelian

misalannya bekalan ubat, bahan kimia, alat tulis,

kertas, perkhidmatan pengiklanan dan sebagainya.

Pembelian seumpama hendaklah dikumpulkan

bersama-sama dengan kaedah perolehan ditentukan

mengikut nilai keseluruhannya. Nilai keseluruhannya

boleh dianggarkan berdasarkan nilai pembelian tahun

sebelumnya. Dalam keadaan ini, perolehan secara

Pembelian Terus adalah tidak digalakkan kerana ianya

kurang berdaya saing dan harga yang ditawarkan juga

kurang kompetitif.

Panggilan Tender perlu dibuat untuk mempelawa

syarikat yang berkelayakan dengan sebaran meluas

melalui akhbar harian utama untuk menyertai tawaran

bagi perolehan Barang / Perkhidmatan / Kerja-kerja

yang bernilai melebihi RM200,000 bagi setiap panggilan. Setiap panggilan Tender boleh meliputi jenis item yang sama atau berbeza.

Untuk mempercepatkan proses penyediaan analisa

Tender, Panggilan Tender boleh dibuat secara

berasingan jika ianya akan dianalisa oleh pegawai

yang berlainan.

Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil .

10 tahun 2007, semua perolehan peralatan latihan,

penyelidikan dan perubatan yang tidak melebihi RM5 juta bagi satu kontrak boleh dibuat secara CIF dengan

Page 12: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

12

syarat pembekal mesti menggunakan perkhidmatan

Multimodal Transport Operator (MTO) dan insurans

daripada syarikat MTO dan insurans tempatan bertaraf

bumiputera yang dilantik / disenaraikan oleh

Kementerian Kewangan.

(c) Penyediaan Spesifikasi Bekalan Dan Penentuan Anggaran Harga.

• Sebagai penyediaan Anggaran Harga dan

Spesifikasi, buat tinjauan pasaran ( market

survey ) daripada:

• beberapa syarikat,

• beberapa jenama / model terkini,

• mana-mana jabatan yang mempunyai

bekalan yang seumpama,

• jika tiada maklumat di atas, daripada

pembelian terdahulu.

• Lembaga Perolehan berhak menolak atau

membatalkan mana-mana syor item pembelian

yang dibentangkan jika nilai tawaran petender

melebihi 20% daripada Anggaran Harga dan

justifikasi perbezaan tidak kukuh.

• Spesifikasi yang disediakan hendaklah tidak

menjurus kepada sesuatu jenama atau model.

Bagi spesifikasi fizikal bekalan misalannya

berat, saiz atau spesifikasi hasil pengeluaran

misalannya jarak gelombang (Hertz), kuasa

(Watt) yang boleh diukur, keperluan tersebut

hendaklah seboleh-bolehnya dinyatakan dalam

Page 13: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

13

bentuk julat (’range’) atau dalam bentuk paling

maksima atau paling minima.

• Spesifikasi keperluan latihan bagi peralatan

yang hendak dibeli mestilah dimasukkan dan

dijadikan sebahagian daripada spesifikasi item

peralatan. Spesifikasi keperluan latihan mestilah

menyatakan bilangan hari dan bilangan staf

yang perlu dilatih dan tahap kompeten yang

diperlukan.

• Spesifikasi keperluan latihan mestilah

menyatakan latihan akan dilaksanakan di

dalam negara dan seboleh-bolehnya di premis

UiTM (’on site’) dan ianya adalah sebahagian

harga item peralatan berkenaan.

• Spesifikasi keperluan latihan di luar negara bagi

peralatan adalah tidak dibenarkan. Semua

perbelanjaan latihan di luar negara adalah di

atas tanggungan peruntukan UiTM setelah

mendapat kelulusan Kementerian Kewangan.

• Pembelian perkakasan dan perisian komputer

perlu mendapatkan kelulusan Jawatankuasa

Penilaian dan Penggunaan Komputer.

• Bagi pembelian kenderaan, perlu mendapat

kelulusan Pejabat Pendaftar.

• Kemukakan dokumen spesifikasi kepada

Jawatankuasa Teknikal Peralatan yang

berkaitan seperti berikut:

Page 14: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

14

- Peralatan Pandang Dengar -

Jawatankuasa Alat Pandang Dengar

- Peralatan Komputer - Jawatankuasa

JPPICT.

- Peralatan Elektronik - Jawatankuasa

Alat Elektronik.

- Peralatan Makmal Sains Dan Teknologi

- Jawatankuasa Teknikal Peralatan UiTM

Malaysia, mengikut Fakulti masing-

masing.

Bagi pembelian barang yang berbentuk teknikal

di peringkat UiTM Negeri, pengesahan

daripada Jawatankuasa Teknikal Peralatan

UiTM Negeri adalah dibenarkan, jika layak dan

mampu.

Pengesahan spesifikasi daripada Jawatankuasa

Teknikal Peralatan adalah tidak diperlukan jika

ianya melibatkan perolehan bahan-bahan pakai

habis (consumables) dan perkhidmatan

penyelenggaraan peralatan

Pengecualian daripada mendapat kelulusan

JPPICT diberikan jika komponen ICT yang

diperlukan adalah sebahagian dan berada di dalam peralatan induk bukan ICT dan tidak boleh beroperasi mengikut fungsinya jika dipisahkan daripada peralatan induk bukan ICT atau tidak boleh beroperasi jika digunakan dengan peralatan lain.

Page 15: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

15

(d) Permohonan Peruntukan

• Isi borang peruntukan PB 3/80 ( Pindaan

1/2002) dengan lengkap.

• Jika melibatkan peralatan import yang bernilai

melebihi RM50,000 bagi setiap jenis item, kelulusan Kementerian Perdagangan

Antarabangsa dan Industri Malaysia ( MITI )

adalah diperlukan sebelum urusan Panggilan

Tender dibuat ( Sila rujuk Surat Pekeliling 7

Tahun 2002 dan Pekeliling Bendahari Bil.

1/2007). Sediakan maklumat seperti di

Lampiran 1 berserta dengan gambar / brosur / katalog

(e) Panggilan Tender

Bagi tujuan panggilan Tender, kemukakan:

• Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002),

• Borang permohonan kelulusan MITI berserta

brosur / gambar / katalog bagi peralatan

berkenaan ,

• Dokumen spesifikasi (yang telah diluluskan oleh

Jawatankuasa Teknikal Peralatan)

• Sertakan salinan surat kelulusan lain yang

berkenaan misalannya JPPK.

• Surat arahan untuk dibuat panggilan Tender

kepada Unit Kewangan Zon UiTM Malaysia /

Pejabat Bendahari UiTM Negeri. (Sila rujuk Format di Lampiran 2A dan 2B serta contoh di Lampiran 2C, 2D Dan 2E). Setiap satu surat

Page 16: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

16

arahan yang dikeluarkan adalah untuk

panggilan satu tender yang akan dikeluarkan.

Berdasarkan kepada teguran Audit Luar, format

dan kandungan surat arahan adalah terperinci

untuk PTJ menyemak dan mempastikan:

• Terdapat perancangan perolehan

• Terdapat justifikasi pembelian dan

penggunaan

• Kajian pasaran untuk harga dan

spesifikasi telah dibuat.

• Perolehan mempunyai peruntukan yang

telah dikemaskinikan dalam FAIS

• Penempatan barangan dan pegawai

yang bertanggungjawab dikenalpasti

• Dokumen sokongan lengkap

(f) Penyediaan Analisa Teknikal

Setelah Tender ditutup, Unit Panggilan Tender dan

Sebut Harga UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM

Negeri akan menyerahkan Dokumen Tender Teknikal

Peralatan kepada Pusat Tanggungjawab untuk

dianalisa dalam tempoh 30 hari bagi tujuan berikut:-

• Menyediakan Jadual Analisa Teknikal Tender

Terperinci (Lampiran 3A, Contoh di Lampiran

3B) bagi setiap tawaran yang dinyatakan oleh

syarikat yang menyertai Tender di mana analisa

dibuat berdasarkan tawaran petender dan

disemak dengan katalog (sama ada asal /

fotostat / faks) /contoh yang dikemukakan oleh

petender pada hari tutup tender.

Page 17: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

17

Jika tender mensyaratkan katalog / contoh

disertakan, catatan ”O” iaitu tidak memenuhi

spesifikasi hendaklah diberi jika tiada katalog /

contoh disertakan walaupun syarikat menanda

√ (’comply’) pada semua dokumen spesifikasi.

• Menyediakan Jadual Ringkasan Analisa

Teknikal Tender mengikut setiap jenis item dan

secara pakej.

• Bagi peralatan teknikal, analisa teknikal mesti

disahkan oleh Jawatankuasa Teknikal Peralatan

yang berkaitan.(Sila rujuk perenggan 4.1.1(c)

pekeliling ini)

• Kemukakan dokumen berikut kepada Unit

Proses Dan Penguatkuasaan Tender UiTM

Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri

untuk di bawa ke mesyuarat Lembaga

Perolehan UiTM.

• Jadual Analisa Teknikal Tender Terperinci.

• Jadual Ringkasan Analisa Teknikal Tender.

• Kesemua dokumen tender.

Maklumat analisa adalah rahsia. Pegawai yang terlibat

di dalam penyediaan dan perakuan Analisa Teknikal

Tender tidak dibenarkan untuk berhubung dengan

petender, Jawatankuasa Penilaian Harga atau mana-

mana pihak yang mempunyai kepentingan.

Page 18: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

18

(g) Pembentangan Kepada Lembaga Perolehan UiTM

Ketua Pusat Tanggungjawab dan Pengerusi

Jawatankuasa Teknikal Peralatan yang mengesahkan

analisa teknikal perlu hadir untuk membuat

pembentangan kepada Lembaga Perolehan UiTM.

Pembentangan hendaklah dibuat bagi setiap item

bermula daripada tawaran harga yang terendah. Jika

pengesyoran adalah pada tawaran harga yang bukan

terendah, nyatakan justifikasi kukuh penolakan harga

yang lebih rendah.

4.1.2 TINDAKAN UNIT KEWANGAN ZON UiTM MALAYSIA/ PEJABAT BENDAHARI UiTM NEGERI

(a) Pengesahan Dan Penyekatan (Komitmen) Peruntukan Dalam FAIS.

i. Mengemaskinikan maklumat peruntukan PTJ

dalam FAIS. Satu nombor permohonan bagi

satu Tender dengan berbagai kod item

ii. Menghantar dokumen berikut kepada Unit

Panggilan Tender dan Sebut Harga UiTM

Malaysia:

a. Surat Arahan panggilan Tender

b. Dokumen spesifikasi teknikal asal yang

telah diluluskan oleh Jawatankuasa

Teknikal yang berkaitan,

c. Borang asal MITI (berserta gambar /

brosur/katalog) dan

Page 19: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

19

d. Salinan surat arahan PTJ yang telah

disemak oleh Ketua Unit Kewangan Zon

UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM

Negeri.

(Untuk menjimatkan masa, urusan panggilan

perolehan secara Sebut Harga Rasmi atau

Tender dan permohonan kelulusan MITI akan

diuruskan secara serentak oleh Pejabat

Bendahari yang menguruskan panggilan

perolehan).

(b) Penyediaan Analisa Harga.

Setelah Tender ditutup, Unit Panggilan Tender dan

Sebut Harga UiTM Malaysia akan menyerahkan

Dokumen Tender Harga Bekalan kepada Ketua Unit

Kewangan Zon UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari

UiTM Negeri untuk tujuan penyediaan analisa harga

seperti berikut:

• Menyemak semua maklumat yang dikemukakan

di dalam dokumen dan menyediakan Jadual

Analisa Harga Bekalan terperinci bagi setiap

tawaran yang dinyatakan oleh syarikat yang

menyertai Tender mengikut setiap jenis item dan secara berpakej.

Prestasi kewangan petender dikira memuaskan jika

purata baki tiga bulan terakhir penyata bank melebihi

5% daripada setiap nilai item yang ditawarkan dan /

atau mempunyai salinan surat kemudahan kredit yang

Page 20: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

20

masih sahlaku dari mana-mana institusi kewangan

yang diikitiraf oleh Kerajaan.

Kemukakan dokumen berikut kepada Unit Proses Dan

Penguatkuasaan Tender Bahagian Pengurusan

Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Malaysia dalam

tempoh 30 hari dari tarikh surat penyerahan dokumen

untuk dibawa ke mesyuarat Lembaga Perolehan UiTM:

• Minit Mesyuarat

• Jadual Analisa Harga (Sila Rujuk Lampiran 4), beserta ’soft copy ’/emel

• Kesemua dokumen tender

Maklumat analisa adalah rahsia. Pegawai yang terlibat

di dalam penyediaan dan perakuan Analisa Harga

Tender tidak dibenarkan untuk berhubung dengan

petender, Jawatankuasa Penilaian Teknikal atau

mana-mana pihak yang berkepentingan.

(c) Pembentangan Kepada Lembaga Perolehan UiTM

Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Harga Tender

perlu hadir untuk membuat pembentangan kepada

Lembaga Perolehan UiTM.

Page 21: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

21

4.2 PEROLEHAN KERJA DAN PERKHIDMATAN 4.2.1 TINDAKAN PUSAT TANGGUNGJAWAB

(a) Perancangan Perolehan

Merancang perolehan kerja dan perkhidmatan tahunan

mengikut jumlah yang telah diperuntukkan.

Tindakan memecahkecil pengurusan perolehan bagi

kerja / perkhidmatan yang sama jenis untuk

mengelakkan kaedah perolehan secara Tender atau

Sebut Harga Rasmi adalah tidak dibenarkan.

(b) Penyediaan Spesifikasi dan Anggaran Harga bagi Kerja dan Perkhidmatan. Menyemak dan memastikan anggaran harga yang

disediakan adalah menggunakan kaedah yang

konsisten dan diselaraskan mengikut piawaian

penilaian sebenar supaya ianya mencerminkan nilai

kerja dan perkhidmatan yang diperlukan dan boleh

dijadikan asas yang kukuh untuk membuat keputusan

di dalam Mesyuarat Lembaga Perolehan.

Bagi tender yang melibatkan peralatan ICT atau Alat

Pandang Dengar, kelulusan jawatankuasa berkaitan

hendaklah diperolehi (Sila rujuk perenggan 4.1.1(c)

pekeliling ini).

Page 22: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

22

(c) Arahan Panggilan Tender

Mengemukakan surat arahan panggilan Tender

kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga UiTM

Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri bersama-

sama dokumen berikut :

• Surat arahan seperti format di Lampiran 5.

• Dokumen Tender

(d) Anggaran Harga Bagi setiap pelawaan tawaran Tender, PTJ

dikehendaki memasukkan anggaran harga dan Borang

PB 3/80 (Pindaan 1/2002) mengikut nilai anggaran

harga ke dalam sampul surat bergam dan

memasukkan dokumen tersebut ke dalam peti tender

pada hari dan waktu sebelum Tender ditutup.

Maklumat Anggaran Harga adalah sulit.

(e) Penyediaan Analisa

Setelah Tender ditutup, Unit Panggilan Tender dan

Sebut Harga UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari

UiTM Negeri akan menyerahkan Dokumen Tender

Kerja dan Perkhidmatan kepada Pusat

Tanggungjawab untuk dianalisa dalam tempoh 30 hari bagi tujuan berikut:.

• Menyediakan Kertas Kerja dan Analisa Tender

terperinci bagi setiap tawaran syarikat mengikut

kaedah ’Cut Off’ dan juga bagi kesemua

petender yang telah menawarkan harga di

Page 23: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

23

bawah 20% daripada anggaran harga sehingga

nilai ”Cut Off’.

• Sebagai perbandingan, menyatakan nilai

kontrak penyelenggaran dan perkhidmatan

yang terdahulu berserta jumlah perbelanjaan

sebenar di dalam analisa kertas kerja.

• Mendapatkan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002)

yang telah dikemaskini dalam FAIS daripada

Pejabat Bendahari yang berkaitan.

• Kemukakan dokumen berikut kepada Unit

Proses Dan Penguatkuasaan Tender Bahagian

Pengurusan Perolehan Pejabat Bendahari UiTM

Malaysia untuk dibawa ke mesyuarat Lembaga

Perolehan UiTM:-

• Analisa Teknikal Tender terperinci

• Kertas Kerja Tender

• Dokumen Tender

• Borang PB 3/80 ( Pindaan 1/2002 )

(e) Pembentangan Kepada Lembaga Perolehan UiTM

Ketua Pusat Tanggungjawab perlu hadir membuat

pembentangan kepada Lembaga Perolehan UiTM.

Pembentangan hendaklah dibuat bagi setiap tawaran

petender bermula daripada tawaran harga yang

terendah. Jika pengesyoran adalah pada tawaran

harga yang bukan terendah, nyatakan justifikasi kukuh

penolakan harga yang lebih rendah.

Page 24: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

24

4.2.2 TINDAKAN UNIT KEWANGAN ZON UiTM MALAYSIA / PEJABAT BENDAHARI UiTM NEGERI

(a) Pengesahan Dan Penyekatan (Komitmen) Bajet Dalam FAIS.

Mengemaskinikan maklumat peruntukan PTJ dalam

FAIS dan menyerahkan salinan PB 3/80

(Pindaan1/2002) kepada Pengerusi Analisa Tender

Kerja dan Perkhidmatan.

(b) Pembentangan Kepada Lembaga Perolehan UiTM

Turut hadir dalam pembentangan kepada

Lembaga Perolehan UiTM

5.0 Mesyuarat Lembaga Perolehan

Bagi memastikan fail Mesyuarat Tender dapat dikeluarkan 7 hari sebelum tarikh mesyuarat, analisa harga dan analisa teknikal

berserta dokumen lain yang berkaitan mestilah diterima dengan

lengkap oleh Unit Proses & Penguatkuasaan Tender UiTM Malaysia

tidak lewat dari 14 hari sebelum tarikh mesyuarat berkenaan.

Page 25: Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender

25

Tarikh Mesyuarat Lembaga Perolehan UiTM akan diedarkan dari

masa ke semasa.

Pekeliling ini adalah berkuatkuasa serta merta.

Saya yang menurut perintah, SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA s.k 1. Naib Canselor 2. Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)

3. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)

4. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) 5. Timbalan Naib Canselor

(Jaringan Industri dan Masyarakat)