LAMPIRAN 2 BORANG PENYERTAAN

ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2016

1. TAJUK PROJEK : PENAMBAHBAIKAN PENGURUSAN BANTUAN MAKANAN BULANAN MAIM (MYASNAF)

2. BUTIRAN PEMOHON

Kategori ICT ( / ) Bukan ICT ( )

Nama

a) Individu

b) Kumpulan

1) MAJLIS AGAMA ISLAM MELAKA

3. Kluster :

Kewangan & Perolehan Peraturan Penyampaian danKawal Selia perkhidmatan

Pengurusan Sumber Pengurusan Proses & Manusia Pelanggan prosedur

Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan Projek Sosial

Imej dan Pengurusan Integrasi Penjenamaan ICT Perkhidmatan

Pengurusan Prestasi & Teknologi, Seni & Kraf Pengiktirafan Produk &

Peralatan

Pengurusan Kerajaan Kesihatan Keselamatan Tempatan/Daerah

Pengurusan Pejabat Perkhidmatan Lain-lain /Organisasi Teknikal

/

/

/

4. Punca Idea: Kump. Inovasi & Pengurusan Jawatankuasa Lain-lain Kreatif (KIK) Atasan Agensi Pemandu Inovasi

Orang Awam / Pelanggan

5. Status: Telah mohon Menerima sijil Tidak memohon harta intelek harta intelek harta intelek

6. Nama Pegawai Yang Boleh DihubungiNama : Mohd Zairul IbrahimJawatan : Pen. Pegawai Sistem MaklumatAlamat : MAIMNo. Tel (Pejabat) :06-2837416 No. Tel. Bimbit : 019-6632787Emel :zairul @maim.gov.my No. Faks : 06-2826033

__________________________Tandatangan Ketua Agensi

Nama : Cop Jabatan: Tarikh :

* Sebarang pertanyaan bolehlah menghubungi pihak urusetia Pertandingan/Anugerah Inovasi di talian 06-2320606/2326694.

* Mohon faks Borang Penyertaan sebelum/pada 22 Januari 2016 (Jumaat) di talian 06-232 0024

LAMPIRAN 3

/

/

FORMAT PENULISAN LAPORAN ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA

TAHUN 2016

1. PENGENALAN

LAPORAN INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA MAJLIS AGAMA ISLAM MELAKA-PENAMBAHBAIKAN PENGURUSAN BANTUAN MAKANAN BULANAN MAIM (MYASNAF)

1. PENGENALAN

1.1 Profil Majlis Agama Islam Melaka Majlis Agama Islam Melaka (MAIM) telah ditubuhkan pada 28

September 1960.

Ia adalah bertujuan menguruskan Hal Ehwal Agama Islam Negeri

Melaka di samping membantu dan menasihati Seri Paduka Baginda

Yang di-Pertuan Agong.

Sebagai badan pembuat dasar.

MAIM merupakan badan induk kepada semua agensi dan institusi

Islam di Negeri Melaka.

Selaras dengan itu beberapa agensi/institusi Islam telah ditubuhkan

bagi melaksanakan segala keputusan yang telah dibuat oleh MAIM

seperti Jabatan Agama Islam (JAIM), Jabatan Mufti, Mahkamah

Syariah dan anak-anak syarikat MAIM.

1.1.1 Visi MAIMMenjadi organisasi yang unggul, dinamik, cekap, mesra dan berkualiti ke arah memperkasakan pembangunan sosio ekonomi

ummah berlandaskan Syarak.

1.1.2 Misi MAIM • Membentuk pengurusan yang memenuhi keperluan semasa mengikut perkembangan teknologi terkini

• Merancang dan membentuk pembangunan asnaf dengan jati

diri yang murni dan berakhlak mulia dalam meningkatkan sosio

ekonomi.

• Mempelbagaikan sumber dan pelaksanaan aktiviti Baitulmal

untuk keberkesanan pengurusan hartanah.

1.1.3 Objektif MAIMMemberi perkhidmatan ICT yang diperlukan kepada semua

Bahagian/Unit/Seksyen di bawah Jabatan Ketua Menteri Melaka

termasuk Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri yang lain dalam

pelaksanaan program-program dan aktiviti ICT yang telah

ditetapkan agar Jabatan/Agensi berkenaan menjadi lebih produktif,

cekap dan berkesan dalam menjalankan fungsi-fungsinya.

1.1.4 Fungsi MAIMMajlis Agama Islam Melaka merupakan “Badan Syura” tertinggi

yang dihormati, bebas dan bertanggungjawab membuat dasar

mengenai Agama Islam di Negeri Melaka serta menasihati Seri

Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong, Ketua Agama bagi negeri

ini dan Ketua Menteri Melaka selaku Ketua Pentadbir Negeri.

1.2 Pengenalan Mengenai Inovasi

1.2.1 Pengenalan / Latar Belakang Projek MyAsnaf MAIMi. Majlis Agama Islam Melaka adalah merupakan institusi yang

diberi amanah untuk mentadbir dan menguruskan hal ehwal

berkaitan agama Islam di negeri ini, terutamanya yang berkaitan

dengan wakaf, zakat dan lain-lain sumber Baitulmal.

ii. Untuk memastikan dana zakat negeri Melaka ditadbir urus

dengan baik. Bahagian Agihan Zakat MAIM

dipertanggungjawabkan untuk menguruskan agihan zakat

tersebut melalui program dan aktiviti yang dirancang bagi

memastikan dana zakat dapat diagih secara efektif dan

berkesan kepada asnaf zakat.

iii. Seperti di Jadual 1 adalah data terkumpul bagi asnaf Fakir Dan

Miskin mengikut pecahan daerah Negeri Melaka dari tahun

2011 hingga 2013

Jadual 1

Daerah

District

2011 2012 2013Fakir

Hardcore Poor

Miskin

Poor

Jumlah

Total

Fakir Hardcore Poor

Miskin

Poor

Jumlah

Total

Fakir Hardcore Poor

Miskin

Poor

Jumlah

TotalMelak

a Tenga

h1,247 3,115 4,362 988 3,764 4,752 128 4,630 4,758

Alor Gajah 783 2,015 2,798 519 2,392 2,911 69 2,927 2,996

Jasin 462 1,586 2,048 324 1,769 2,093 92 2,222 2,314Jumlah / Total

2,492 6,716 9,208 1,831 7,925 9,756 289 9,779 10,068

iv. Program Bantuan Makanan Bulanan adalah salah satu program

bantuan utama yang terdapat dalam pengurusan Agihan Zakat

MAIM. Untuk makluman semua ahli mesyuarat, program

bantuan makanan bulanan ini telah bermula sejak tahun

1991. Program ini memberi fokus terhadap bantuan berbentuk

makanan asasi kepada keluarga yang berkelayakan dari

golongan asnaf Fakir dan Miskin.

v. Bagi melaksanakan pengagihan bantuan makanan bulanan

kepada penerima bantuan, MAIM telah melantik sejumlah 68

panel pembekal makanan seluruh negeri Melaka bagi tujuan

memudahkan penerima untuk mendapatkan bantuan tersebut

setiap bulan mengikut daerah dan kawasan yang berhampiran.

vi Dari pemerhatian yang dibuat terhadap pengurusan Program

Bantuan Makanan Bulanan MAIM beberapa isu dan kelemahan

didapati , antaranya:-

Kupon Makanan Bulanan a. Kupon Makanan Bulanan terhad 12 bulan dan

penerima perlu datang ke MAIM semula bagi

mendapatkan kupon yang baru;

b. Kupon Makanan Bulanan hanya boleh digunakan

sekali dalam sebulan dengan nilai belian bagi setiap

kupon adalah RM 150.00. Penerima perlu mengambil

barangan makanan dalam kuantiti yang banyak dan

boleh menyebabkan lambakan makanan dan mudah

rosak.

c. Kualiti kupon makanan diperbuat dari kertas

mempunyai risiko untuk mudah rosak atau hilang.

d. Pengurusan sukar mengenal pasti jika berlaku kes-

kes penipuan kupon makanan kerana kurangnya ciri

keselamatan yang terdapat pada kupon makanan.

Panel pembekal Bantuan.a. Pengurusan Agihan agak sukar untuk menjalankan

pemantauan secara menyeluruh atas kekangan

sumber manusia dan jumlah panel kedai yang

banyak.

b. Pengurusan Agihan sukar untuk mengawal

prestasi pembekal secara efektif dari aspek kualiti

dan harga barangan yang dibekalkan.

Pengurusan Bayaran Tuntutan.a. Pembekal menggunakan cara manual dengan

menggunakan borang yang telah disediakan oleh

MAIM

b. Sering berlaku kesilapan pada borang tuntutan

pembekal dimana jumlah yang dituntut tidak sama

dengan jumlah kupon yang dilampirkan.

c. Proses tuntutan yang agak lama dimana pegawai

terpaksa mengira semula kupon yang dituntut

daripada setiap pembekal dan proses yang sama

di bahagian kewangan sebelum pembayaran

dibuat.

d. Rungutan dari pembekal MAIM terhadap

kelewatan pembayaran pembekalan yang telah

dilaksanakan.

1.2.2 Kategori Inovasi

(i) Inovasi penyampaian perkhidmatan

Projek Penambahbaikan Pengurusan Bantuan Makanan

Bulanan MAIM (MyAsnaf) untuk Bahagian Agihan Zakat, Majlis

Agama Islam Melaka

(ii)Inovasi perkhidmatan

Penambahbaikan Pengurusan Bantuan Makanan Bulanan MAIM

(MyAsnaf) adalah transformasi pengurusan yang konvensional

kepada pengurusan yang sistematik dan efisien yang

merangkumi 3 proses yang ditambahbaik :

a. Transformasi Kupon Makanan Kepada MyKad Pemansuhan kupon bantuan kepada MyKad

Asnaf boleh membuat pembelian pada bila-bila masa

mengikut jumlah bantuan yang ditetapkan

Tidak mudah rosak

Ciri keselamtan yang tinggi

b. Pengurusan Pemantuan Pembekal Pemantauan pembekal dapat dibuat dengan lebih

sistematik melalui laporan yang dijana oleh Portal

MyAsnaf

Mengawal prestasi pembekal

Hanya Menggunakan MyKad

Boleh ambil barang ikut keperluan

Amalan hijau

Tiada lagi kupon

Tak perlu tukar kupon

Telus

Tiada risiko hilang kupon

Masa ikut keselesaan

Nilai bantuan boleh dibawa ke depan

Mengekang eksploitasi penggunaan kupon makanan

bulanan asnaf

c. Pengurusan Tuntutan Bayaran Balik Yang Sistematik Pemansuhan borang tuntutan bayaran balik secara

manual oleh pembekal

Memendekan proses kerja tuntutan bayaran balik

kepada pembekal

Menghapuskan proses pengiraan kupon dan

pengulangan kerja dibahagian Zakat dan Kewangan

(iii) Proses InovasiMelalui transformasi dari penggunaan Kupon Bantuan Makanan

Bulanan kepada penggunaan MyKad Asnaf MAIM akan menikmati

pelbagai faedah dan manafaat iaitu seperti di bawah :

a. Amalan Hijau.

Selaras dengan menyahut saranan Negeri Melaka

sebuah Negeri Bandar Teknologi Hijau.

b. Tiada Lagi KuponAsnaf Fakir & Miskin MAIM tidak lagi membuat transaksi

pembelian barangan makanan dengan menggunakan

kupon

c. Tidak Perlu Tukar KuponAsnaf tidak perlu hadir ke MAIM untuk memperbaharui

jika kupon telah habis atau rosak.

d. Telus Proses penyampaian bantuan akan lebih telus dan dapat

mengelakkan eksploitasi bantuan antara penerima dan

pembekal

e. Tiada Risiko Hilang Kupon Isu kehilangan kupon dikalangan penerima bantuan akan

dapat diatasi kerana MyKad akan disimpan dengan baik

oleh pemilik

f. Masa Mengikut KeselesaanAsnaf akan dapat membuat pembelian barangan

mengikut masa dan keperluan asnaf setelah jumlah

bantuan dimasukan setiap bulan.

g. Nilai Boleh Dibawa KehadapanBaki bantuan yang tidak habis digunakan pada bulan

semasa boleh dibawa ke bulan seterusnya.

h. Boleh Ambil Ikut Kepeluan Dengan jumlah bantuan yang diperolehi Asnaf boleh

mengambil barang-barang mengikut keperluan semasa.

1.2.3 Indikator Inovasi

(i) Informative

Sistem MyAsnaf yang dibangunkan akan memudahkan pengurusan

Agihan Zakat MAIM melaksanakan pemantauan yang lebih berkesan

dan efektif kerana data-data yang dihasilkan dari sistem tersebut lebih

tepat serta informasi boleh diperolehi pada bila-bila masa kerana ia

bersifat ”real time”.

(ii)Cost effectiveProjek ini juga dapat menjimatkan pelbagai segi kos antara kos bahan

mentah, kos percetakan dan kos penggunaan sumber manusia

(iii)Forward LookingSistem ini bersesuaian untuk diperkembangkan untuk program-

program Agihan Zakat MAIM yang melibatkan pengurusan Agihan

Bantuan MAIM kerana ia lebih mudah,cepat, tepat dan akan memberi

impaks yang besar terhadap organisasi dan sosial serta merapatkan

jurang ICT dengan masyarakat luar bandar.

(iv)ComparableSebelum sistem ini pengurusan Bantuan Makanan Bulanan MAIM

dijalankan secara konvesional dimana Asnaf akan dibekalkan dengan

Kupon Makanan Bulanan yang bagi tujuan pengambilan barangan

makanan dan keperluan. Pihak pembekal akan menggunakan kupon

tersebut bagi tujuan bayaran balik atas pembelian yang dibuat oleh

asnaf.

Tetapi dengan adanya MyAsnaf, Asnaf MAIM hanya perlu

menggunakan MyKad untuk melaksanakan pembelian barangan

bantuan MAIM di pembekal yang telah dilantik oleh MAIM.

(v)Memudah dan mempercepatkan prosesDengan perlaksanaan MyAsnaf semua proses pengurusan bantuan

makanan bulanan akan ditadbir oleh Portal yang dibangunkan

manakala transaksi pembekalan bantuan makanan bulanan juga dijana

oleh Portal MyAsnaf dimana pembekal tidak perlu membuat tuntutan

secara manual kerana kesemua laporan tuntutan akan dijana melalui

sistem dan bayaran akan dibuat berdasarkan laporan yang dijanakan.

1.2.4 Inovasi Sosial1.2.4.1 Improve quality of service

Projek MyAsnaf MAIM adalah satu transformasi

Pengurusan bertujuan menambah baik perkhidmatan

mutu perkhidmatan dari kaedah penggunaan kupon

kepada MyKad. Dengan adanya sistem ini, kesemua

sistem perkhidmatan bantuan makanan bulanan ini akan

diuruskan secara berpusat.

1.2.4.2 Fulfil new regulationsBertepatan dengan konsep Melaka sebagai negeri Maju,

pelarasan urusniaga secara elektronik meletakkan Melaka

setara dengan negara maju yang lain dan berincikan teknologi

hijau.

1.2.4.3 Increase efficiency(a) Pengurusan Agihan Zakat MAIM

- Segala proses pendaftaran, penyambungan

bantuan, pembelian barangan bantuan dan

tuntutan pembekal dapat dilakukan dengan

pantas.

- Pelaksanaan pemantauan terhadap asnaf dan

pembekal mengenai Program Bantuan Makanan

Bulanan dapat diuruskan lebih efektif dan

berkesan.

- Mencapai tahap kepuasan pelanggan baik

terhadap asnaf dan pembekal dapat

mengurangkan isu-isu ada aduan mengenai kualiti

pembekalan dan prestasi pembekal MAIM

(b) Asnaf MAIM

- Proses tuntutan bantuan makanan bulanan oleh

asnaf dapat dijalankan dengan lebih fleksibel

dimana asnaf boleh mengambil barang mengikut

keperluan keluarga.

- Keselesaan asnaf akan lebih terjamin dimana

asnaf tidak akan terikat dengan tempoh masa

untuk mengambil barangan makanan yang

ditetapkan oleh pembekal.

- Dengan menggunakan MyKad urusan asnaf lebih

mudah dimana asnaf tidak lagi berdepan dengan

isu kehilangan dan kerosakan pada kupon dan

asanf tidak perlu hadir ke MAIM untuk menambah

kupon jika telah habis.

(c) Pembekal Bantuan - Dengan perlaksanaan MyAsnaf maka risiko

eksploitasi terhadap program makanan bulanan

akan dapat diatasi

- Pembekal akan mendapat manafaat dimana

proses tuntutan dan bayaran balik pembekalan

bantuan makananan bulanan akan mudah dan

cepat.

- Risiko kesilapan dan dan ketidak seragaman

tuntutan pembekalan bantuan akan dapat

diatasi kerana MAIM akan menerima terus

maklumat dan tuntutan pembekalan bantuan

dari sistem yang dibangunkan.

(d) Penjimatan KosBagi membuktikan bahawa Projek MyAsnaf ini adalah

projek yang efisien satu analisis kos faedah telah

dijalankan :

- Penggunaan Bahan ( Kupon Bantuan )

Kupon Kos

1 penerima = 12 keping

5001 penerima = 60,012 keping /

sebulan

1 tahun = 720,144 keping

10 tahun = 7,201,440 keping

1 kpg = RM0.17

1 bulan = RM10,202,04

1 tahun = RM122,424.48

10 tahun = RM1,224,244.80

Dengan transforamasi Kupon Bantuan Makanan

Bulanan kepada MyKad maka kos-kos percetakan

kupon tiada lagi dengan ini MAIM menjimatkan 100% daripada kos penjimatan percetakan kupon

makanan bulanan

- Sumber Manusia

Kos yang terlibat dalam penggunaan sumber

manusia bagi pengurusan proses

penyemakan,pengsahan dan pembayaran

kepada pembekal :

Gaji Sebulan

a. PT Zakat = RM 2,495.00

b. PT Kewangan = RM 1,363

c. Pen.Akauntan = RM 2,021.00

SEBELUM

PT Zakat PT Kewangan Pen.Akauntan

Masa yang diambil= 14 hari bagi 68 pembekalKos Sebulan= RM 1,164.33 @14 HariKos SetahunRM 13.971.99

Masa yang diambil= 5 hari/ 68 PembekalKos Sebulan= RM 227.17 @ 5 hariKos SetahunRM 2,725.99

Masa yang diambil= 3 hari/68 pembekal

Kos Sebulan= RM 202.10Kos SetahunRM 2,425.20

JUMLAH KOS SEBULAN = RM 1,593.60JUMLAH KOS SETAHUN = RM 19,123.18

SELEPAS

PT Zakat PT Kewangan Pen.Akauntan

Masa yang diambil= 3 hari/6 Parlimen

Masa yang diambil= 1 hari/ 6 Parlimen

Masa yang diambil= 1 hari/ 6 parlimen

Kos Sebulan= RM 249.50Kos SetahunRM 2,994.00

Kos Sebulan= RM 45.43Kos SetahunRM 545.20

Kos Sebulan= RM 67.37Kos SetahunRM 808.40

JUMLAH KOS SEBULAN = RM 362.30JUMLAH KOS SETAHUN = RM 4,347.60

Daripada perbandingan Jadual Sebelum dan Selepas Perlaksanaan MyAsnaf

dapat dibuktikan bahawa MAIM dapat menjimatkan 77.26 % atau RM 14,775.58 setahun bagi pengurusan sumber manusia.

2. Sebelum Dan Selepas Inovasi

2.1 Sebelum Inovasi Dihasilkan

2.1.2 Kaedah / sistem yang digunakan

i. Pengurusan Bantuan Makanan Bulanan MAIM untuk Asnaf Fakir

dan Miskin yang kovensional dijalankan dengan menggunakan

Kupon Makanan Bulanan untuk tempoh 12 bulan

ii. Urusan penyambungan kupon bantuan asnaf perlu hadir ke

pejabat Agihan Zakat untuk mendapatkan kupon baru.

iii. Pengurusan Agihan Zakat tidak dapat memantau atau

mengesan bila asnaf hadir ke pembekal untuk membuat

pembelian barangan makananan atau keperluan

iv. Pengurusan Agihan Zakat tidak dapat mengetahui bagaimana

atau trend pengambilan barangan bantuan di pembekal-

pembekal MAIM.

v. Dengan menggunakan Kupon Bantuan MAIM pihak Agihan

Zakat tidak dapat mengesan dengan tepat siapakan yang

mengambil bantuan makanan bulanan MAIM

vi. Pengurusan MAIM sering mendapat aduan berkenaan

kelewatan bayaran pembekalan bantuan kepaada pembekal

MAIM

vii. Terdapat banyak pengulangan kerja dilakukan oleh pegawai

MAIM dalam urusan pembayaran balik pembekalan bantuan

MAIM

2.1.3 Masalah-masalah yang dihadapi

i. Kupon Bantuan Makanan Bulanan adalah diperbuat

daripada kertas dan berisiko untuk rosak atau hilang

ii. Kupon Bantuan Makanan Bulanan hanya boleh digunakan

sekali sahaja untuk setiap bulan

iii. Tiada ciri-ciri keselamatan dan mudah dieksploitasi

iv. MAIM sukar untuk memantau penuh Program Bantuan

Makanan Bulanan atas kekakangan sumber manusia

v. MAIM sukar mengawal prestasi pembekal kerana data sediaada

kurang tepat atau sahih.

vi. Pengulangan kerja bagi pengiraan Kupon di Bahagian Agihan

Zakat da Kewangan MAIM

vii. Pembekal perlu ke MAIM untuk menghantar tuntutan bayaran

balik pembekalan bantuan dengan menggunakan dokumen

yang ditetapkan.

2.1.4 Carta alir sebelum inovasi

A. PROSES PENDAFTARAN PENERIMA BANTUAN MAKANAN BULANAN

E

LULUS /

MULA

TAMAT

A

B

C

BAHARU /

F

DSambung

Baharu

Lulus

Tidak

E : (14 hari)Penyedian Dokumen:

i. Pembukaan Fail Penerimaii. Penyediaan Kupon Bantuan

iii. Penyediaan Surat Kelulusaniv. Pemilihan Pembekal

A : (1 hari)Pendaftaran Di Bahagian Agihan Zakat

B : (1 – 5 hari)Siasatan Oleh Pegawai Bahagian Agihan Zakat

C : (1 hari)Daftar maklumat penerima ke dalam Sistem Agihan Zakat MAIM

F : (5 hari)Pengambilan kupon oleh penerima di pejabat MAIM

D : (7 – 10 hari)Mesyuarat JKKAB untuk kelulusan/penolakan

B. PROSES PEMBELIAN BARANGAN BANTUAN MAKANAN BULANAN (ASNAF FAKIR/MISKIN)

B

C

D

E

MULA

TAMAT

A

A: Penerima Bantuan pergi ke kedai pembekal bantuan yang telah ditetapkan

B: Penerima menyerahkan kupon bantuan makanan kepada pembekal untuk pembelian

pada bulan semasa.C: Penerima mengambil barangan makanan

dengan menandatangai penerimaan pada Kad Pembekal D: Pembekal mengumpul kupon bantuan pada

bulan semasa dan membuat tuntutan menggunakan borang tuntutan pembekal E: Pembekal hadir ke pejabat Agihan Zakat MAIM

untuk serahkan Kupon dan Borang tuntutan pembekal.

C. PROSES TUNTUTAN BAYARAN BALIK BANTUAN MAKANAN BULANAN (PEMBEKAL BANTUAN )

2.2 Selepas Inovasi Dihasilkan

2.2.1 Kaedah / sistem yang digunakan

i. Sehingga Oktober 2015 MAIM telah melaksanakan transformsi

Kupon Bantuan Makanan Bulanan kepada MYKad untuk Asnaf

Fakir dan Miskin

A

C

D

E

F

TAMAT

KESILAPAN

MULA

14 Hari

B

A: Peg.Zakat mengira tuntutan pembekal berdasarkan jumlah kupon dan borang tuntuan pembekal.B: Peg.Zakat menyediakan dokumen kewangan dan mendapat pengesahan Ketua Bhg ZakatC: Tuntutan diserahkan kepada Bhg Kewangan MAIM untuk bayaran

Peg Kewangan mengira dan menyemak semula kupon dan tuntutan yang telah serahkan . Jika berlaku kesilapan (kurang / lebih kupon ) tuntutan dokumen dipulangkan ke Bhg Zakat semula.

D: Tuntutan diproses untuk penyediaan baucer bayaran

E: Proses bayaran menggunakan Cek/EFT

F: Pembekal terima bayaran tuntutan

ii. Kesemua Pembekal Bantuan Makanan Bulanan MAIM telah

melaksanakan proses tuntutan makanan bulanan dari asnaf dan

bayaran balik bantuan menggunakan Sistem MyAsnaf yang

telah dibangunkan.

iii. Pihak Agihan Zakat MAIM dapat memantau prestasi asnaf dan

pembekal melalui data-data yang dijanakan dari Sistem

MyAsnaf yang telah dibangunkan.

2.2.2 Carta alir selepas inovasi

A. PROSES PENDAFTARAN PENERIMA BANTUAN MAKANAN BULANAN

E

LULUS /

MULA

TAMAT

A

B

C

BAHARU /

F

DSambung

Baharu

Lulus

Tidak

×

E : (14 hari)Penyedian Dokumen:

v. Pembukaan Fail Penerimavi. Penyediaan Kupon Bantuan

vii. Penyediaan Surat Kelulusanviii. Pemilihan Pembekal

A : (1 hari)Pendaftaran Di Bahagian Agihan Zakat

B : (1 – 5 hari)Siasatan Oleh Pegawai Bahagian Agihan Zakat

C : (1 hari)Daftar maklumat penerima ke dalam Sistem Agihan Zakat MAIM

F : (5 hari)Pengambilan kupon oleh penerima di pejabat MAIM

D : (7 – 10 hari)Mesyuarat JKKAB untuk kelulusan/penolakan

B. PROSES PEMBELIAN BARANGAN BANTUAN MAKANAN BULANAN (ASNAF FAKIR/MISKIN)

B

C

D

E

MULA

TAMAT

A

××××

A: Penerima Bantuan pergi ke kedai pembekal bantuan yang telah ditetapkan

B: Penerima menyerahkan kupon bantuan makanan kepada pembekal untuk pembelian

pada bulan semasa.C: Penerima mengambil barangan makanan

dengan menandatangai penerimaan pada Kad Pembekal

D: Pembekal mengumpul kupon bantuan pada bulan semasa dan membuat tuntutan

menggunakan borang tuntutan pembekal E: Pembekal hadir ke pejabat Agihan Zakat MAIM untuk serahkan Kupon dan Borang tuntutan

pembekal.

C. PROSES TUNTUTAN BAYARAN BALIK BANTUAN MAKANAN BULANAN (PEMBEKAL BANTUAN )

A

C

D

E

F

TAMAT

KESILAPAN

MULA

14 Hari

B

A: Peg.Zakat mengira tuntutan pembekal berdasarkan jumlah kupon dan borang tuntuan pembekal.B: Peg.Zakat menyediakan dokumen kewangan dan mendapat pengesahan Ketua Bhg ZakatC: Tuntutan diserahkan kepada Bhg Kewangan MAIM untuk bayaran

Peg Kewangan mengira dan menyemak semula kupon dan tuntutan yang telah serahkan . Jika berlaku kesilapan (kurang / lebih kupon ) tuntutan dokumen dipulangkan ke Bhg Zakat semula.

D: Tuntutan diproses untuk penyediaan baucer bayaran

E: Proses bayaran menggunakan Cek/EFT

F: Pembekal terima bayaran tuntutan

××××

3. Kriteria Inovasi

3.1 Kreativiti3.1.1 Keaslian

Majlis Agama Islam Melaka merupakan Majlis Agama Islam yang

pertama menggunakan MyKad secara keseluruhan penerima asnaf

Fakir dan Miskin bagi Program Bantuan Makanan Bulanan

3.1.2 AdaptasiSistem ini bersesuaian untuk diperkembangkan untuk program-

program yang bersifat “cash less” dimana ia dapat

mempercepatkan urusan dan menjamin keselamatan dan

keselesan pengurusan dan pengguna

3.2 Tahap pelaksanaan

Sehingga Oktober 2015 Majlis Agama Islam Melaka transformasi

Program Bantuan Makanan Bulanan MAIM dari Kupon ke MyKad kepada

asnaf Fakir dan Miskin

3.3 Efisien3.3.1 Penjimatan masa

i. Asnaf tidak perlu mengunggu untuk pengeluaran atau

pembaharuan Kupon Bantuan Makanan Bulanan

ii. Tiada lagi proses pengiraan kupon oleh pembekal dan

pengurusan Agihan Zakat

iii. Segala proses pembayaran dapat dilakukan dengan pantas.

iv. Masa untuk tempoh analisa pemantauan program dapat

dipendekan

3.4.4 Mudah digunakanMyAsnaf adalah sistem yang amat mudah digunakan atau

dikendalikan :

a. Pengurusan Agihan Zakat MAIMPortal yang dibangunkan mesra pelanggan dimana

pengurusan pendaftaran dan penyambungan bantuan

dilakukan di Portal MyAsnaf

b. Asnaf (Fakir/Miskin)Asnaf hanya menggunakan MyKad milik peribadi dan ia

dijamin selamat kerana MyKad akan disimpan rapi oleh

pemilik dan dibawa ke mana-mana.

c. PembekalUrusan pengambilan dan pengrekodkan maklumat

pembelian akan dilakukan oleh terminal yang ditempatkan di

pembekal bantuan. Pembekal tidak perlu merekodkan

secara manual lagi.

3.5 Signifikan

3.5.1 Perkhidmatan awam/SosialInisiatif ini dapat membantu :

Asnaf (Fakir dan Miskin) membuat pembelian barangan

keperluan dengan mudah dan selesa untuk membuat

pembayaran dengan mudah.

Pembekal Bantuan MAIM akan dapat menguruskan urusan

tuntutan pembekalan dengan lebih sistematik dan bayaran balik

tuntutan yang lebih cepat dan tepat

3.5.2 OrganisasiMeningkatkan imej Majlis Agama Islam Melaka dalam

memperlihatkan kepekaan mengenai keperluan teknologi ICT di

dalam pengurusan program Agihan Zakat MAIM.

3.5.3 Jabatan/bahagian/unitDengan adanya aplikasi ini, sistem penyampaian perkhidmatan

kerajaan terutamanya di dalam pengurusan kebajikan untuk

asnaf dan memperbaiki mutu perkhidmatan MAIM kepada

pembekal bantuan dimana ia dapat meningkatkan lagi

keyakinan orang awam terhadap perkhidmatan yang ditawarkan

oleh kerajaan.

3.6 Komitmen

3.6.1 KewanganProjek ini telah mendapat peruntukan RM 660,000.00 dari

Sumber Zakat bagi mengurus dan mentadbir semua urusan

Program MyAsnaf ini. Peruntukan ini adalah untuk menguruskan

pembangunan portal MyAsnaf, pembekal terminal di pembekal

bantuan dan penyelenggaraan projek.

3.6.2 Pengurusan Sumber ManusiaProjek ini dibangunkan dengan kerjasama Bahagian Agihan

Zakat MAIM dan Syarikat ePertol Services Sdn.Bhd bagi

memastikan Program MyAsnaf MAIM dapat mencapai objektif

dan sasaran yang telah ditetapkan oleh pentadbiran MAIM

3.6.3 PenghargaanProgram MyAsnaf MAIM menyertai Pertandingan Kumpulan

Inovasi Dan Kreatif Peringkat Negeri Melaka Tahun 2015 bagi

Ketegori Pengurusan dan Program tersebut telah menjuarai

pertandingan serta telah layak untuk mewakili Kerajaan Negeri

Melaka ke Peringkat Kebangsaan pada November 2015.

3.6.5 Peralatan

Pihak pembekal perkhidmatan Program MyAsnaf telah

menyediakan peralatan dan kelengkapan kepada pembekal

bantuan bagi memastikan kelancaran program tersebut.

4. Pencapaian Program MyAsnaf MAIMDengan realisasi yang telah dilaksanakan pada Jun 2015 Program MyAsnaf

MAIM ini telah dapat membuktikan keberkesanan perlaksanaan program

tersebut yang memberi impak yang positif terhadap Pengurusan Program

Bantuan Makanan Bulanan MAIM. Antara pencapaian yang telah dirangkul :

a. Johan Konvensyen KIK Peringkat Negeri Melaka – Ketegori Pengurusan

b. Anugerah Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Tahun 2015 (Naib Johan

Kebangsaan ) – Majlis Persada Inovasi Perkhidmatan Awam 2015

(Kuantan,Pahang)

5. KesimpulanKesimpulannya, Program MyAsnaf MAIM adalah satu langkah transformasi

Program Agihan Zakat Negeri Melaka yang akan memberikan impaks yang

besar terhadap pengurusan dan sosial,dimana dapat memudahkan asnaf

untuk membuat pembelian barangan secara online atau menggunakan

MyKad. Selain itu, kemudahan ini menjimatkan masa, menjamin keselamatan

kerana tidak perlu membawa Kupon Bantuan yang mempunyai banyak

kelemahan dan risiko yang banyak manakala pembekal bantuan tidak perlu

risau dengan kelewatan pembayaran atau kesilapan tuntutan kerana

transaksi direkodkan di dalam sistem.