ringkasan projek inovasi jpn tahun 2016habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2103... · jabatan...
TRANSCRIPT
RINGKASAN PROJEK INOVASI
KOMPILASI RINGKASAN PROJEK KUMPULAN INOVATIF & KREATIF DAN RINGKASAN PROJEK INOVASIJABATAN PENDAFTARAN NEGARA TAHUN 2016 193
RINGKASAN PROJEK INOVASI JPN TAHUN 2016
JPN: BKC/BWN JPN MELAKANAMA PROJEK INOVASI: SISTEM KAWALAN DAFTAR KERTAS SIASATAN (I.P.R.C.S)
1. RINGKASAN PENGENALAN PROJEK
Sistem Kawalan Daftar Kertas Siasatan / Investigation Paper Registration Control System [ I.P.R.C.S ] di bangunkan bagi tujuan memudahkan proses mendaftar kes-kes yang diterima di Bahagian Siasatan & Penguatkuasaan, Jabatan Pendaftaran Negara Negeri Melaka iaitu dari segi :-
1.1 Merekodkan maklumat kes ke dalam sistem simpanan data berkomputer ( Soft Copy) melalui perisian Microsoft Excel berbanding cara sebelumnya iaitu merekodkan maklumat kes ke dalam Buku Kawalan Daftar Kes Siasatan ( Hard Copy ).
1.2 Maklumat pendaftaran kes yang di simpan di dalam Sistem Kawalan Daftar Kertas Siasatan [ I.P.R.C.S ] mengandungi ciri - ciri keselamatan yang terpelihara, lebih bersistematik dan mudah di selenggara oleh kakitangan Bahagian Siasatan & Penguatkuasaan Jabatan Pendaftaran Negara Negeri Melaka disamping dapat menjmatkan kos masa, ruang dan pembelian buku kawalan.
2. ISU YANG DIHADAPI
2.1 KAKITANGAN / PEGAWAI PENYIASAT ( I.O )
2.1.1 PENDAFTARAN KERTAS SIASATAN / INVESTIGATION PAPER ( I.P ) Sebelum inovasi dilaksanakan, terdapat masalah ketika merekodkan maklumat pendaftaran kertas siasatan ke dalam Buku Kawalan Daftar Kes Siasatan dimana maklumat yang dimasukkan seringkali tidak di lengkapkan serta kesilapan memasukkan maklumat pendaftaran kes. Terdapat juga masalah maklumat pendaftaran yang bertindan dengan nombor pendaftaran kes yang sama.
2.1.2 BUKU KAWALAN DAFTAR KES SIASATAN Semua rekod / data pendaftaran kertas siasatan di tulis ke dalam sebuah buku ( Hard Cover Foolscap Book ) bersaiz 330 x 210 mm yang mempunyai sebanyak 400 halaman di mana terdapat kelemahan dari segi keselamatan, ciri - ciri fizikal yang mudah rosak dan tidak dapat di baca serta mudah hilang dari tempat simpanannya.
2.1.3 KESELAMATAN MAKLUMAT SIASATAN Segala maklumat OYDS / Subjek serta maklumat siasatan di rekodkan di dalam Buku Kawalan Daftar Kes Siasatan dimana ianya berciri terbuka dan tanpa kawalan. Sehubungan itu, ianya mudah di akses dan di semak oleh sesiapa tanpa ada sekatan dan boleh menyebabkan kebocoran maklumat peribadi OYDS / Subjek yang boleh memberi kesan terhadap keputusan kes siasatan. Di samping itu, Kakitangan / Pegawai Penyiasat juga tidak dapat mengawal pergerakan kertas siasatan tersebut.
2.1.4 CIRI - CIRI FIZIKAL Buku Kawalan Daftar Kes Siasatan yang digunakan bersaiz 330 x 210 mm yang mempunyai sebanyak 400 halaman dan tidak mempunyai daya ketahanan yang baik apabila seringkali di gunakan. Antara masalah yang sering terjadi adalah helaian terkoyak, terlipat, melekat di antara helaian yang lain dan maklumat yang tidak dapat di baca.
RINGKASAN PROJEK INOVASI
KOMPILASI RINGKASAN PROJEK KUMPULAN INOVATIF & KREATIF DAN RINGKASAN PROJEK INOVASIJABATAN PENDAFTARAN NEGARA TAHUN 2016 194
2.1.5 RUANG PENYIMPANAN Buku Kawalan Daftar Kes Siasatan yang digunakan bersaiz 330 x 210 mm yang mempunyai sebanyak 400 halaman memerlukan ruang simpanan yang luas dan ruang simpanan yang terdapat Bahagian Siasatan & Penguatkuasaan Jabatan Pendaftaran Negara Negeri Melaka tidak dapat lagi menampung buku-buku tersebut. Setiap rekod pendaftaran kes siasatan adalah disimpan kekal sebagaimana yang terdapat di dalam Prosedur Kualiti MS ISO 9001 : 2008 PKJPN-SK-PS-03.
2.2 PELANGGAN DALAMAN / LUARAN
2.2.1 TEMPOH MASA RUJUKAN STATUS KES SIASATAN Setiap pelanggan dalaman ( Unit / Bahagian ) ataupun pelanggan luaran sama ada OYDS ataupun subjek kes perlu menunggu dalam tempoh masa satu (1) hingga dua (2) hari dari tarikh rujukan kes dibuat kerana Kakitangan / Pegawai Penyiasat perlu menyemak setiap buku daftar kes siasatan untuk memberikan maklumbalas kepada pelanggan berkaitan. Sehubungan dengan itu, tempoh masa yang terlalu lama di ambil oleh Kakitangan / Pegawai Penyiasat akan memberi kesan kepada proses siasatan serta piagam pelanggan sebagimana yang telah ditetapkan.
RINGKASAN PROJEK INOVASI
KOMPILASI RINGKASAN PROJEK KUMPULAN INOVATIF & KREATIF DAN RINGKASAN PROJEK INOVASIJABATAN PENDAFTARAN NEGARA TAHUN 2016 195
2.2.2 STATUS KES SIASATAN TIDAK TEPAT Melalui Buku Kawalan Daftar Kes Siasatan juga mengandungi maklumat status kes siasatan yang dijalankan namun terdapat kelemahan pada maklumat status kes siasatan di mana maklumat tersebut sering tidak dikemaskini setelah tindakan di ambil. Sehubungan dengan itu, maklumat status kes yang dibekalkan kepada pelanggan dalaman ataupun pelanggan luaran sering tidak tepat dan akan memberi kesan kepada proses siasatan serta piagam pelanggan sebagaimana yang telah ditetapkan. Contohnya, kes siasatan telah selesai dijalankan dan telah ditutup namun tidak direkodkan ke dalam Buku Kawalan Daftar Kes Siasatan.
3. TUJUAN PROJEK INOVASI
Menyediakan sistem pangkalan data berkomputer yang selamat, bersistematik serta berintegriti dan dapat mengurangkan kos tenaga kerja & masa sekaligus mempertingkatkan kemahiran menggunakan sistem berkomputer.
4. PROSES PELAKSANAAN INOVASI
4.1 TARIKH PERMULAAN / PEMBANGUNAN INOVASI SISTEM KAWALAN DAFTAR KERTAS SIASATAN [ I.P.R.C.S ]
Projek inovasi telah di mulakan pada 05 Januari 2016 di Bahagian Siasatan & Penguatkuasaan Jabatan Pendaftaran Negara Negeri Melaka dengan pengumpulan data dan seterusnya pembangunan sistem di jalankan dari masa ke semasa dengan menggunakan aplikasi Microsoft Office Excel 2013 dan hanya melibatkan seorang tenaga kerja sahaja iaitu En. Mohd Hanif Bin Md Saleh, Pembantu Pendaftaran KP17 yang telah membangunkan sistem ini.
RINGKASAN PROJEK INOVASI
KOMPILASI RINGKASAN PROJEK KUMPULAN INOVATIF & KREATIF DAN RINGKASAN PROJEK INOVASIJABATAN PENDAFTARAN NEGARA TAHUN 2016 196
4.2 Sistem Kawalan Daftar Kertas Siasatan [ I.P.R.C.S ] telah dilaksanakan pada 21 Mac 2016 di Bahagian Siasatan & Penguatkuasaan Jabatan Pendaftaran Negara Negeri Melaka dengan melibatkan Kakitangan / Pegawai Penyiasat yang bertangunggjawab sepenuhnya dalam mendaftarkan kertas siasatan di bahagian tersebut.
5. PROSES SEBELUM DAN SELEPAS
5.1 SEBELUM PROJEK
5.1.1 PENERIMAAN KES SIASATAN OLEH PEGAWAI PENYIASAT Setiap kes siasatan yang diterima oleh Pegawai Penyiasat sama ada melalui Memo Rujukan Kes ataupun Surat Menyurat akan di daftarkan di dalam Buku Kawalan Kes Siasatan bagi tujuan merekodkan segala maklumat berkaitan kes siasatan tersebut bagi tujuan penyediaan Laporan Aktiviti Bulanan / Tahunan bahagian. Selain daripada itu, tujuan mendaftarkan maklumat siasatan di dalam buku tersebut juga adalah untuk mengawal selia proses sesuatu kes siasatan tersebut sehingga mendapat keputusan siasatan.
RINGKASAN PROJEK INOVASI
KOMPILASI RINGKASAN PROJEK KUMPULAN INOVATIF & KREATIF DAN RINGKASAN PROJEK INOVASIJABATAN PENDAFTARAN NEGARA TAHUN 2016 197
5.1.2 PENDAFTARAN KERTAS SIASATAN / INVESTIGATION PAPER ( I.P ) Maklumat yang perlu di rekodkan ke dalam Buku Kawalan Kes Siasatan adalah seperti berikut:- - No. Bilangan Daftar - Tarikh Terima Kes - No. Daftar Kes Siasatan - Nama OYDS / Subjek - No. Dokumen Pengenalan - No. Surat Rujukan - Tarikh Surat Rujukan - Klasifikasi - Maklumat Siasatan - Maklumat Tangkapan Dan Pendakwaan - Status Kes Siasatan - Catatan
5.1.3 KEMASKINI REKOD / STATUS KES SIASATAN Sekiranya terdapat perubahan pada daftar ataupun maklumat siasatan, Pegawai Penyiasat perlu mencari dan membuka semula Buku Kawalan Kes Siasatan dan seterusnya merekodkan pengemaskinian maklumat kes siasatan di dalam buku tersebut.
5.1.4 BUKU KAWALAN DAFTAR KES SIASATAN
RINGKASAN PROJEK INOVASI
KOMPILASI RINGKASAN PROJEK KUMPULAN INOVATIF & KREATIF DAN RINGKASAN PROJEK INOVASIJABATAN PENDAFTARAN NEGARA TAHUN 2016 198
5.1.5 CARTA ALIRAN KERJA SEBELUM INOVASI
RINGKASAN PROJEK INOVASI
KOMPILASI RINGKASAN PROJEK KUMPULAN INOVATIF & KREATIF DAN RINGKASAN PROJEK INOVASIJABATAN PENDAFTARAN NEGARA TAHUN 2016 199
5.2 SELEPAS PROJEK
5.2.1 TAHAP KESELAMATAN YANG TINGGI Sistem pangkalan data berkomputer yang tidak terbuka dan dilindungi dengan katalaluan yang hanya boleh di akses dan di selenggara oleh Kakitangan / Pegawai Penyiasat yang bertangungjawab merekodkan maklumat pendaftaran kertas siasatan yang dibuka.
5.2.2 AKSES SERTA PENYELIAAN YANG LEBIH MUDAH Sistem pangkalan data berkomputer yang telah di bangunkan khas untuk memudahkan Kakitangan / Pegawai Penyiasat untuk memasukkanmaklumat kes siasatan serta memantau pergerakan kertas siasatan dan juga untuk mengemaskini status kes siasatan yang telah di jalankan.
RINGKASAN PROJEK INOVASI
KOMPILASI RINGKASAN PROJEK KUMPULAN INOVATIF & KREATIF DAN RINGKASAN PROJEK INOVASIJABATAN PENDAFTARAN NEGARA TAHUN 2016 200
5.2.3 KAEDAH YANG LEBIH TERATUR , BERSISTEMATIK & BERINTEGRITI Maklumat pendaftaran kertas siasatan yang mengandungi butir - butir peribadi OYDS / Subjek Kes di masukkan dengan lebih teratur dan sistematik dan mampu mengesan pendaftaran kertas siasatan yang sama berulang kali. Selain daripada itu, setiap maklumat di paparkan dengan lebih lengkap dan jelas.
RINGKASAN PROJEK INOVASI
KOMPILASI RINGKASAN PROJEK KUMPULAN INOVATIF & KREATIF DAN RINGKASAN PROJEK INOVASIJABATAN PENDAFTARAN NEGARA TAHUN 2016 201
5.2.4 CARIAN / KEMASKINI STATUS KES LEBIH MUDAH DAN CEPAT Proses carian atau semakan serta pengemaskinian terhadap status kes siasatan yang di kehendaki adalah lebih mudah dan cepat kerana menggunakan applikasi butang ’ Find and Replace ’ yang terdapat di dalam sistem tersebut.
RINGKASAN PROJEK INOVASI
KOMPILASI RINGKASAN PROJEK KUMPULAN INOVATIF & KREATIF DAN RINGKASAN PROJEK INOVASIJABATAN PENDAFTARAN NEGARA TAHUN 2016 202
5.2.5 MENJIMATKAN KOS TENAGA KERJA DAN MASA Kakitangan / Pegawai Penyiasat dapat menjimatkan tenaga kerja dengan hanya menggunakan satu sistem yang telah di pasang di dalam komputer masing - masing. Selain daripada itu, masa untuk menjawab pertanyaan /semakan status kes siasatan daripada pelanggan juga dapat di singkatkan daripada satu (1) hingga ke dua (2) hari kepada masa yang sama semasa pertanyaan / semakan di pohon.
6. IMPAK INOVASI
6.1 ELEMEN INOVATIF/KREATIVITI Kaedah perekodan secara manual kepada secara sistem.
6.2 ELEMEN KEBERKESANAN Tempoh carian lebih singkat.
6.3 ELEMEN SIGNIFIKAN Mudah (user friendly) dan modal yang rendah (gunapakai peralatan sedia ada).
6.4 ELEMEN RELEVAN Memantapkan sistem penyampaian maklumat agensi kerajaan yang lebih berkesan.
7. PENGIKTIRAFAN DITERIMA -
8. GAMBAR-GAMBAR -Seperti di atas-
RINGKASAN PROJEK INOVASI
KOMPILASI RINGKASAN PROJEK KUMPULAN INOVATIF & KREATIF DAN RINGKASAN PROJEK INOVASIJABATAN PENDAFTARAN NEGARA TAHUN 2016 203
DISEDIAKAN OLEH:Nama Pegawai: Mohamad Naszri Bin KamariJawatan: Penolong Pegawai Pendaftaran KP32Bahagian/ JPN Negeri: UKK Negeri MelakaNo.Tel: 06-232 6350Emel: [email protected]