KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR

PROSEDUR PENYELENGGARAN ASET ALIH KERAJAAN

NO KELUARAN : 04

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S02 NO PINDAAN : 01

TARIKH KUATKUASA : 01 OGOS 2015

PROSEDUR PENYELENGGARAAN

ASET ALIH KERAJAAN

NAMA TANDATANGAN

DISEDIAKAN OLEH

Murny bt Ismail Pembantu Tadbir N22

Cetakkan Komputer

DISEMAK OLEH Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen

Cetakkan Komputer

DILULUSKAN OLEH

Dr Rahayu bt M. Yuspf Pegawai Perubatan UD54 Wakil Pengurusan

Cetakkan Komputer

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S02

Page | 2 MS ISO 9001:2008

Prosedur Penyelenggaraan Aset Alih Kerajaan

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menerangkan proses penyenggaraan asset alih jabatan agar dapat diselenggara dengan lebih sempurna dan teratur.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh anggota Pejabat Kesihatan Kota Tinggi dan semua klinik kesihatan serta klinik desa yang berada di dalam kawasan operasi

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi 3.2 Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007

4.0 TERMINOLOGI

1.1 PA Pegawai Aset 1.2 TEB Sijil Tidak Ekonomik untuk dibaiki 1.3 PKD Pegawai Kesihatan Daerah 1.4 PPT Penolong Pegawai Tadbir 1.5 PT Pembantu Tadbir 1.6 PT Pembantu Tadbir Kewangan 1.7 PT Pembantu Tadbir Kanan 1.8 PT Pembantu Tadbir Kewangan Kanan 1.9 Pegawai Pemeriksa Aset Jawatankuasa yang dilantik untuk

memeriksa peralatan 4.10 JKNJ Jabatan Kesihatan Negeri Johor 4.11 KKM Kementerian Kesihatan Malaysia 4.12 TPA Tatacara Pengurusan Aset 4.13 LPPA Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset 4.14 Ketua Unit Pegawai Perubatan / Pegawai Farmasi / Penolong Pegawai Perubatan / Penyelia Jururawat / Ketua Jururawat / Juruteknologi Makmal Perubatan 4.15 UP Urusetia Pelupusan

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S02

Page | 3 MS ISO 9001:2008

Prosedur Penyelenggaraan Aset Alih Kerajaan

5.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

5.1 Kenalpasti alat yang memerlukan penyelenggaraan.Isi borang Senarai Aset Alih Kerajaan Yang Memerlukan Penyelenggaraan ( KEW.PA 13 ), perlu diedarkan di klinik-klinik kesihatan dan Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan ( KEW.PA-9 ) bagi alat yang rosak tapi perlu selenggara atau lupus.

PA

5.2 Sediakan jadual penyelenggaraan berkala bagi aset perubatan dan bukan perubatan di pejabat dan klinik kesihatan.

PA / KETUA UNIT

5.3 Kenalpasti pembekal yang boleh membuat penyelenggaraan.

Ketua Unit

5.4 Isi borang Permohonan Perkhidmatan, borang PKKT A 01/1/08 dan serahkan kepada PKD untuk kelulusan

PKD / Ketua Unit

5.5 Lakukan proses perolehan sila rujuk Prosedur Perolehan.

Ketua Unit

5.6 Setelah alat siap diselenggara, dapatkan laporan selenggara dan lekatkan pelekat peringatan untuk penyelenggaraan akan datang di permukaan yang mudah dilihat.

Ketua Unit

5.7 Catitkan maklumat penyelenggaraan ke dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal ( KEW.PA-14 )

PA / Ketua Unit

PELUPUSAN PERALATAN

5.8 Kenalpasti alat yang perlu dilupuskan

UP / Ketua Unit

5.9 Dapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih Kerajaan ( KEW.PA-16 ), jika perlu.

UP / LPPA

5.10 Sediakan maklumat alat yang hendak dilupuskan dalam borang Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan ( KEW.PA-17 )

UP / LPPA

5.11 Alat yang hendak dilupuskan diperiksa oleh Lembaga Pemeriksa yang dilantik seperti dalam surat Lantikan Sebagai Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih

UP / LPPA

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S02

Page | 4 MS ISO 9001:2008

Prosedur Penyelenggaraan Aset Alih Kerajaan

Kerajaan ( KEW.PA-15 )

5.12 Lembaga Pemeriksa akan melengkapkan dan menandatangani borang Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan ( KEW. PA-17 ) serta mengemukakan kepada Urusetia Pelupusan.

UP

5.13 Urusetia akan menyemak borang Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan ( KEW .PA-17 ) a) Jika laporan tidak lengkap, kembalikan kepada Lembaga Pemeriksa untuk dilengkapkan

UP / LPPA

5.14 Urusetia pelupusan akan menentukan Kuasa Melulus dan menyemak bidang Kuasa Melulus serta mengemukakan kepada :- a) Kementerian / Jabatan jika :- - Nilai perolehan asal kurang daripada RM50,000.00 setiap satu atau jumlah keseluruhan kurang daripada RM500,000.00 b) Pebendaharaan jika :- - Nilai perolehan asal melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhan melebihi RM500,000.00 - Syor kaedah pelupusan hadiah, pindah persekutuan ke negeri, tukar beli, tukar barang atau kaedah lain yang tidak dinyatakan dalam TPA.

UP

5.15 Jika pelupusan diluluskan, terus ke proses 5.17 a) Jika pelupusan tidak diluluskan, laporan dikembalikan kepada Urusetia Pelupusan untuk mendapatkan maklumat lanjut.

UP

5.16 Urusetia pelupusan akan memaklumkan keputusan kepada pemohon dan melaksanakan pelupusan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan mengikut syor.

UP / Ketua Unit

5.17 Sediakan Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan ( KEW.PA-19)

UP

5.18 Kemukakan Sijil Pelupusan kepada Kuasa Melulus beserta :-

UP

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S02

Page | 5 MS ISO 9001:2008

Prosedur Penyelenggaraan Aset Alih Kerajaan

a) Salinan resit bagi pelupusan kaedah jualan

b)Surat akuan terima bagi pelupusan kaedah pindahan / hadiah

b) Sijil Penyaksian Pemusnahan ( KEW. PA-18 ) bagi

pelupusan kaedah musnah.

5.19 Kemaskini rekod Daftar Harta Modal ( KEW.PA-2 / KEW.312 ) dan Daftar Inventori ( KEW.PA-3 / KEW. 313)

PA / UP

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S02

Page | 6 MS ISO 9001:2008

Prosedur Penyelenggaraan Aset Alih Kerajaan

6.0 CARTA ALIRAN PENYELENGGARAAN PERALATAN

Kenalpasti pembekal

untuk penyelenggaraan

Isi borang permohonan

Lakukan proses

perolehan perkhidmatan

Dapatkan laporan

selenggara setelah

diselenggara

Lekatkan pelekat

selenggara

Catitkan maklumat

penyelenggaraan

aset

Kenalpasti peralatan yang memerlukan penyelenggaraan

Sediakan jadual penyelenggaraan

berkala

Gunakan

borang

KEW.PA-13

Gunakan

borang

KEW.PA-9

TINDAKAN

PA

PA / Ketua Unit

PA / Ketua Unit

Ketua Unit

PA / Ketua Unit

PA / Ketua Unit

PA / Ketua Unit

PA / Ketua Unit / PF /

PP / JTMP / JK / PPKP /

PT

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S02

Page | 7 MS ISO 9001:2008

Prosedur Penyelenggaraan Aset Alih Kerajaan

6.1 CARTA ALIRAN PELUPUSAN PERALATA N

Lakukan proses perolehan

perkhidmatan

Sediakan maklumat aset

Pemeriksaan oleh

Lembaga Pemeriksaan

Laporan Lembaga

Periksa dilengkapkan dan

tandatangan

Kemukakan kepada

Urusetia Pelupusan

Urusetia menentukan

kuasa melulus

A

Kenalpasti peralatan yang memerlukan penyelenggaraan

Urusetia menyemak

laporan

Tidak

Lengkap

Lengkap

TINDAKAN

PA

PA / Ketua Unit

Ketua Unit

Ketua Unit

UP / LPPA

UP

UP

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S02

Page | 8 MS ISO 9001:2008

Prosedur Penyelenggaraan Aset Alih Kerajaan

6.1 CARTA ALIRAN PELUPUSAN PERALATA N

Kelulusan Pelupusan

Tidak

Kemukakan kepada

Kementerian

Kemukakan kepada

perbendaharaan

Maklumkan kelulusan

kepada pemohon

Laksanakan pelupusan

mengikut keputusan

Sediakan dan kemukakan

sijil pelupusan kepada

kuasa melulus

A

Kemaskini

rekod daftar

Urusetia menyemak

kuasa melulus

Lulus

TINDAKAN

UP

UP

UP / Ketua Unit

UP

UP

PA / UP

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S02

Page | 9 MS ISO 9001:2008

Prosedur Penyelenggaraan Aset Alih Kerajaan

7.0 REKOD KUALITI

BIL.

REKOD TEMPOH

PENYIMPANAN LOKASI

1. Senarai Aset Alih Kerajaan yang Memerlukan Penyelenggaraan ( KEW.PA- 13 )

Sehingga Lupus Unit Aset

2. Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan ( KEW.PA-9 )

Sehingga Lupus Unit Aset

3. Jadual Penyelenggaraan

Sehingga Lupus Unit Aset

4. Borang Permohonan Untuk Mengeluarkan Pesanan Kerajaan (PKKT A 01/1/08 )

Sehingga Lupus Unit Aset

5. Laporan Selenggara Sehingga Lupus Unit Aset

6. Pelekat selenggara Sehingga Lupus Unit Aset

7. Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14 )

Sehingga Lupus Unit Aset

8. Perakuan Pelupusan ( PEP) Aset Alih Kerajaan ( KEW. PA-16 )

Sehingga Lupus Unit Aset

10. Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan ( KEW. PA-17 )

Sehingga Lupus Unit Aset

11. Surat lantikan Sebagai Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih Kerajaan ( KEW. PA-15 )

Sehingga Lupus Unit Aset

12. Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan ( KEW.PA-19 )

Sehingga Lupus Unit Aset

13. Sijil Penyaksian Pemusnahan ( KEW. PA-18 )

Sehingga Lupus Unit Aset

14. Daftar Harta Modal ( KEW.PA -2 / KEW.312 )

Sehingga Lupus Unit Aset

15. Daftar Harta Modal ( KEW.PA -3 / KEW.313 )

Sehingga Lupus Unit Aset

16 Borang Maklumbalas Aduan Kerosakan Harta Modal Kerajaan

7 tahun Unit Aset

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S02

Page | 10 MS ISO 9001:2008

Prosedur Penyelenggaraan Aset Alih Kerajaan

8.0 INPUT

8.1 SUMBER MANUSIA 8.1.1 Pegawai Kesihatan Daerah 8.1.2 Penolong Pegawai Tadbir 8.1.3 Pembantu Tadbir Pegawai 8.2 DATA / MAKLUMAT 8.2.1 Rekod Senarai Peralatan 8.3 PERALATAN 8.3.1 Asset perubatan dan bukan perubatan

9.0 OBJEKTIF PROSES

9.1 OBJEKTIF KESELURUHAN Memastikan semua peralatan jabatan dapat diselenggara dengan

lebih sempurna dan teratur.

9.2 OBJEKTIF SUB PROSES

9.1.1 Memastikan 80% peralatan aset alih kerajaan ( kecuali penghawa dingin ) diselenggara sekurang-kurangnya sekali setahun

9.1.2 Memastikan 80% penghawa dingin yang berada di zon kritikal diselenggara sekurang-kurangnya sekali setahun

10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN

4.2.4 Kawalan Rekod 6.3 Infrastruktur 7.6 Kawalan Ke Atas Peralatan dan Pengukuran

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S02

Page | 11 MS ISO 9001:2008

Prosedur Penyelenggaraan Aset Alih Kerajaan

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan

TARIKH

HALAMAN DIPINDAAN

BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN NO KELUARAN

NO PINDAAN

M/S

01.03.2012 03 00 Keseluruhan Perubahan Keseluruhan Muka Surat Berdasarkan Keperluan Pengawal Dokumen serta penambahan kepada keseluruhan prosedur supaya lebih mudah difahami

Cetakkan

Komputer

01.03.2014

04

00

Keseluruhan

Perubahan / Penambahbaikan format Dokumen mengikut keperluan yang lebih mudah Terdapat 50% pemegang prosedur telah bertukar dan terdapat cadangan pindaan dilakukan Terdapat perubahan sasaran dan KPI yang ditetapkan oleh JKNJ / KKM.

Cetakkan

Komputer

01.08.2015

04

01

9

Penambahan Borang Maklumbalas Aduan Kerosakan Harta Modal Kerajaan - Lampiran 1 PK-S02

Cetakkan

Komputer