prosedur pengambilan staf harian/skim khidmat pelajar 9skp)/upah

SALINAN D

OKUMENTERKAW

AL

PROSEDUR KUALITI OPERASI

No. Rujukan : PK. UiTM.FSSR.(O).2

No. Keluaran : 02

PROSEDUR STAF HARIAN/SKIM KHIDMAT PELAJAR (SKP)/UPAH

No. Pindaan : 02

Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013

Muka Surat : 1/10

1

FSSR

PROSEDUR STAF HARIAN/SKIM KHIDMAT PELAJAR (SKP)/UPAH

PK.UiTM.FSSR.(O).02

Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh

Tandatangan

Nama Pn. Azliah Othman Dr. Arba’iyah Ab. Aziz

Prof. Dr. Hj. D’zul Haimi Md. Zain (A.I.S)

Jawatan Timbalan Pendaftar Timbalan Dekan (Akademik)

Dekan

Tarikh 12/01/2016 12/01/2016 12/01/2016

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

SALINAN D

OKUMENTERKAW

AL

PROSEDUR

KUALITI OPERASI


No. Keluaran : 02

PROSEDUR STAF

HARIAN/SKIM KHIDMAT PELAJAR (SKP)/UPAH

No. Pindaan : 02


Muka Surat : 2/10

2

FSSR

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini

sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya

HALAMAN DIPINDA

Tarikh No.Keluaran

/ Pindaan

No.

Para

Muka surat Bentuk Pindaan Diluluskan

18/5/2015 02/02 Muka surat

hadapan

Perubahan pada nama

Dekan dan Timbalan Dekan

(Akademik)

12/01/2016 02/02 Muka surat

hadapan

Perubahan pada nama

Timbalan Pendaftar dan

Tanda tangan digital

dimasukkan


SALINAN D

OKUMENTERKAW

AL

PROSEDUR

KUALITI OPERASI


No. Keluaran : 02

PROSEDUR STAF


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 3/10

3

FSSR

KANDUNGAN

MUKASURAT

1. Objektif 2. Skop 3. Rujukan 4. Definisi 5. Singkatan 6. Tanggungjawab dan Tindakan 7. Rekod Kualiti 8. Lampiran

4

4

4

5

6

7-10

11-13

13


SALINAN D

OKUMENTERKAW

AL

PROSEDUR

KUALITI OPERASI


No. Keluaran : 02

PROSEDUR STAF


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 4/10

4

FSSR

1. OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan perolehan staf harian/ skim

khidmat pelajar (SKP) / upah bagi berkenaan.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Pentadbiran FSSR untuk

memastikan pengendalian perolehan staf harian / skim khidmat pelajar

dan tatacara pembayaran upah dapat ditadbir urus dengan berkesan.

3. RUJUKAN

3.1 MK.UiTM.FSSR.01 - Manual Kualiti

i. Seksyen 6.1 - Peruntukan dan Penyediaan Sumber

ii. Seksyen 6.2 - Pengurusan Sumber

iii. Seksyen 7.4 - Perolehan

3.2 Dokumen Sokongan

i. DS.FSSR.01 - Buku Panduan Staf UiTM.

ii. DS.FSSR.02 - Kompilasi Surat dan Arahan

Perbendaharaan.

iii. DS.FSSR.03 - Kompilasi Surat, Pekeliling dan

Pentadbiran dan Perkhidmatan.


SALINAN D

OKUMENTERKAW

AL

PROSEDUR

KUALITI OPERASI


No. Keluaran : 02

PROSEDUR STAF


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 5/10

5

FSSR

4. DEFINISI

4.1 Staf Harian

Perlantikan ke dalam perkhidmatan untuk operasi harian apabila

diperlukan.

4.2 Skim Khidmat Pelajar (SKP)

Perlantikan SKP untuk operasi harian pada waktu yang

ditetapkan.

5. SINGKATAN

D - Dekan

JAASBU - Jawatankuasa Akaun Amanah SBU

TP - Timbalan Pendaftar

BEND - Bendahari

PgS - Pengurus

KP - Koordinator Program

Ko - Penyelaras

K(PTD) - Kerani (Pentadbiran)

UKZ12 - Unit Kewangan Zon 12

PTD - Panel Temuduga

SKP - Skim Khidmat Pelajar


SALINAN D

OKUMENTERKAW

AL

PROSEDUR

KUALITI OPERASI


No. Keluaran : 02

PROSEDUR STAF


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 6/10

6

FSSR

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

6.1 Lantikan Staf Harian dan Skim Khidmat Pelajar (SKP) TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

KP/Ko/PgS/JAASBU Proses Perlantikan Staf Harian / SKP

1. Kenalpasti keperluan bagi staf harian / SKP

berdasarkan keperluan di jabatan masing-

masing dan memaklumkan keperluan tersebut

dalam Mesyuarat Pengurusan / JAASBU.

*keperluan bagi staf harian / SKP SBU akan

dimasukkan ke dalam JAASBU.

TP 2. Iklan untuk perlantikan Staf Harian dan SKP –

Calon mengisi boring untuk lantikan Staf Harian

/ SKP.

3. Senarai pendek calon untuk dibawa ke dalam

Mesyuarat Pengurusan / JAASBU.

JAASBU / PgS 4. Di bawa ke dalam mesyuarat JAASBU untuk

pengesahan dan perlantikan.

a. Jika tidak dapat di bawa ke mesyuarat

JAASBU, edaran pekeliling untuk

pengesahan dan perlantikan akan

dilakukan.

PgS SBU / TP 5. Buat surat lantikan.

SH / SKP 6. Mengisi boring persetujuan sebagai staf harian /

SKP


SALINAN D

OKUMENTERKAW

AL

PROSEDUR

KUALITI OPERASI


No. Keluaran : 02

PROSEDUR STAF


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 7/10

7

FSSR

7. PEMBAYARAN UPAH STAF

7.1 Staf Harian

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

PgS SBU / SSn Proses Pembayaran Upah Staf Harian

1. Staf perlu membuat tuntutan bayaran kepada

SBU yang berkenaan dengan mengisi boring

khas beserta punch card.

PgP / SSn 2. Borang yang lengkap terkumpul dihantar kepada

pengurus untuk dihantar ke JAASBU.

PgS / JAASBU 3. Dibawa ke mesyuarat JAASBU untuk

pengesahan / kelulusan atau jika mesyuarat

tidak dapat dijalankan edaran pekeliling akan

dilaksanakan.

K (PTD) 4. Penyediaan PB untuk proses pembayaran.

UKZ 5. Serah kepada Bendahari untuk membuat

pembayaran.


SALINAN D

OKUMENTERKAW

AL

PROSEDUR

KUALITI OPERASI


No. Keluaran : 02

PROSEDUR STAF


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 8/10

8

FSSR

7.2 Skim Khidmat Pelajar (SKP)

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

PgS / SKP Proses Pembayaran Upah SKP

1. Pelajar perlu membuat tuntutan bayaran kepada

SBU yang berkenaan dengan mengisi boring

khas berserta punch card.

PgS / PS 2. Borang yang lengkap terkumpul dihantar kepada

pengurus untuk dihantar ke JAASBU.

PgS / JAASBU 6. Dibawa ke mesyuarat JAASBU untuk

pengesahan / kelulusan atau jika mesyuarat

tidak dapat dijalankan edaran pekeliling akan

dilaksanakan.

K (PTD) 7. Penyediaan PB untuk proses pembayaran.

UKZ 8. Serah kepada Bendahari untuk membuat

pembayaran.


SALINAN D

OKUMENTERKAW

AL

PROSEDUR

KUALITI OPERASI


No. Keluaran : 02

PROSEDUR STAF


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 9/10

9

FSSR

8. REKOD KUALITI

Bil Jenis / Rekod Rujukan Lokasi Tempoh

Simpanan

1. Fail Belanjawan

Am

400-UP/SBU/FSSR (PT.11/1)

400-UPC/SBU/FSSR (PT.11/1)

400-PDC/SBU/FSSR (PT.11/1)

Pentadbiran

Am FSSR

5 tahun

2. Fail Belanjawan

One-Off




Pentadbiran

Am FSSR

5 tahun

3. Fail Panjar Wang

Runcit




Pentadbiran

Am FSSR

5 tahun

4. Fail Kehilangan

dan Kerosakan




Pentadbiran

Am FSSR

5 tahun

5. Sebut Harga /

Tender




Pentadbiran

Am FSSR

5 tahun


SALINAN D

OKUMENTERKAW

AL

PROSEDUR

KUALITI OPERASI


No. Keluaran : 02

PROSEDUR STAF


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 10/10

10

FSSR

6. Penyelenggaraan /

Pembaikan

Peralatan Pejabat




Pentadbiran

Am FSSR

5 tahun

7. Pesanan / Bekalan 300-UP/SBU/FSSR (PT.20/1)



Pentadbiran

Am FSSR

5 tahun

9. LAMPIRAN

9.1 Contoh Format Borang Lampiran 1

9.2 Format Pengakuan Penerimaan Peralatan Lampiran 2

9.3 Borang Pengesahan Kerja Lampiran 3

9.4 Bayaran Panjar Wang Runcit Lampiran 4

9.5 Format Penyediaan Bajet Kewangan

Mengurus Lampiran 5

9.6 Format Penyediaan Bajet Perjawatan Lampiran 6


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

CARTA ALIR PROSES PENGAMBILAN PENSYARAH KONTRAK

TINDAKAN

CARTA ALIR

PROSES KERJA

RUJUKAN

PEK(P) PEK(P) TD(A&A) PEK(P) PEK(P) PEK(P) Pemohon PEK(P)

Mula Edaran surat kepada KPP/K/P dan Lampiran 8.2, Lampiran 8.3 dan Lampiran 8.4 Terima semula Lampiran 8.2, Lampiran 8.3 dan Lampiran 8.4 Semak Lampiran 8.2 Serah Lampiran 8.2, Lampiran 8.3 dan Lampiran 8.4 kepada D untuk sokongan Majukan Lampiran 8.2, Lampiran 8.3 dan Lampiran 8.4 yang telah mendapat sokongan kepada TNC(A&A) untuk kelulusan Menyediakan surat tawaran Emel kepada Pemohon mengenai Pelantikan sebagai Pensyarah Sambilan, syarat-syarat perkhidmatan dan Lampiran 8.5 Pemohon cetak surat tawaran dan lengkapkan Lampiran 8.5 Terima Lampiran 8.5


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

Pemohon PEK(P)

Melapor diri dan memulakan pengajaran Merekod ke dalam fail TAMAT


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA (UiTM) PENYATA TUNTUTAN SKIM KHIDMAT PELAJAR PK.PBUiTM.(O).03.02

NAMA :

1. Tuntutan hendaklah di isi dengan tepat dan terang KURSUS :2 Segala ruangan kotak tercatat dibawah jangan

ditambah atau diubah SEMESTER :3 Tentukan No Kad Pengenalan dan No. Akaun Bank

diisi dengan betul NO.PELAJAR :

NO.K/P :

NO. A/K BANK :

NO. A/K BANK :

BULAN:WAKTU WAKTU

BIL TAHUN- DARI HINGGAHARI JENIS KERJA JAM MIN JAM MIN

Saya sahkan bahawa perkhidmatan iniadalah benar dan betul. Tandatangan Tarikh

Telah disemak tuntutan yang ada Tandatangan Tarikh COP RESMIdisamping rekod yang ada

Nota1.Kadar bayaran sebanyak RM4.00 sejam2. 25 jam/minggu semasa penggal pengajian berjalanan3. 45 jam/minggu semasa cuti semster/bekas pelajar yang belum konvokesyen4. CONTOH

Jika bekerja hari biasa dari pukul 7:45 am sehingga 16:50pmSila isi seperti berikut:

HARI ISNIN 12/05/05 08:00 - 13:00HARI ISNIN 12/05/05 14:00 - 16:50

PERINGATAN

KETUA JABATAN

PEMOHON

Tentukan No. Kad Pengenalan dan No. Akaun Bank diisi dengan betul

TANDATANGAN PEGAWAITARIKH BULAN


SALINAN D

OKUMEN TERKAW

1

PEJABAT BENDAHARI

PERMOHONAN SKIM KHIDMAT PELAJAR (Sila lampirkan salinan nombor kad pengenalan

dan dua salinan keputusan peperiksaan telah disahkan)

A. MAKLUMAT PELAJAR

Nama Penuh :............................................................................................ Tarikh Lahir :............................................................................................ Alamat Rumah :............................................................................................. No. Pelajar :............................................................................................ No. Tel H/P :............................................................................................ Fakulti :............................................................................................ Alamat Kolej / :............................................................................................Rumah Sewa

B. MAKLUMAT BAPA/PENJAGA

NamaBapa / :............................................................................................Penjaga Pekerjaan :............................................................................................. Alamat Majikan :............................................................................................. ..............................Pendapatan Sebulan :......................... Pekerjaan Ibu :.............................Pendapatan Ibu :.......................... Bil Anak Masih :....................Bil ang Telah Bekerja :..........................Bersekolah Saya mengaku maklumat yang diberikan adalah benar dan jika didapatisaya bersedia dikenakan tindakan oleh UiTM. .................................................. ..................................TANDATANGAN PELAJAR TARIKH.

SALINAN DOK

PK.PBUiTM.(O).03/0

AL.........

.........

.........

.........

.........

.........

.........

.........

.........

.........

.........

.........

.........

palsu

....

UMEN TERKAWAL

GAMBAR

....

....

...

....

....

.....

.....

.....

....

....

...

...

...

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

C. UNTUK DIISI OLEH DEKAN FAKULTI

Disahkan pemohon adalah pelajar ini dan peputusan CGPA semester terakhir beliau ialah .........................................(Sila lampirkan salinan keputusan peperiksaan yang disahkan). Permohonan DISOKONG / TIDAK DISOKONG ............................................................. ............................................... TANDATANGAN/COP DEKAN TARIKH

D. UNTUK KEGUNAAN PEJABAT HEP

Rujukan Permohonan Diterima Oleh : ................................................................................................ Tarikh : ...................................No.Bil Permohonan........................... Keputusan : ................................................................................................


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

This log sheet should be attached with the monthly claim form

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

SHAH ALAM

IPSis/LOGSHEET/2011

INSTITUT PENGAJIAN SISWAZAH

LOG BOOK ENTRY

SCHEME : SKS / FELLOWSHIP

(Please Circle Where Appropriate)

MONTH/YEAR: WEEK :

DATE DESCRIPTION OF TASK/ASSIGNMENT DURATION (HOURS)

Acknowledgement of Person in Charge: __________________________________________ Date: Name and official stamp


SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

Februari 2011

1 Tuntutan hendaklah diisi dengan tepat dan terang dan perlu dihantar ke Unit Kewangan Zon 7 (IPSIS), Intekma selewat-lewatnya pada 10hb bulan berikutnya2 Tentukan No. Kad Pengenalan, No. Akaun Bank & No. Pelajar diisi dengan betul3 Membawa salinan bukti jam bekerja semasa tuntutan

NAMA

KURSUS SEMESTER

NO. PELAJAR

NO. K/P - -

NO. AKAUN BANK

BULAN TAHUN 20

PEMOHONSaya sahkan bahawa perkhidmatan ini adalah benar dan betul

KETUA JABATANTelah disemak tuntutan yang ada disamping rekod yang ada

NOTA1 Minimum bayaran jam bekerja adalah 6 jam seminggu bagi penerima Skim Khidmat Siswazah.

2 Bayaran elaun bulanan adalah tetap iaitu RM 1300.00.

3 Sekiranya jumlah jam bekerja kurang dari 24 jam sebulan, elaun akan dibayar purata mengikut jumlah jam bekerja.

DARI (contoh 9.00)

HINGGA (contoh 12.00)

0.000.000.000.000.00

0.000.000.000.000.000.00

0.000.000.000.000.000.000.00

TARIKH

0.000.00

PENYATA TUNTUTAN

TANDATANGAN PEGAWAI

YANG BERTANGGUNGJAWAB

SKIM KHIDMAT SISWAZAH

PERINGATAN

TEMPOH

JAM

BEKERJA

Tandatangan & Tarikh

Tandatangan & Tarikh Cop Rasmi

WAKTU

SKOP KERJA (sila tambah ruang jika perlu)


prosedur pengambilan staf harian/skim khidmat pelajar 9skp)/upah

Documents