prosedur kualiti pk – po – 09 - lpp.gov.my · tanggungjawab carta alir keterangan interface ....

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 09

No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018

8 / 9

Pengerusi Jawatankuasa Kecil………………………………………. Pertubuhan Peladang Kawasan…………………………………….. s.k Pengerusi Ahli Jemaah Pengarah PPK………………………………………………….

Pengurus Besar Pertubuhan Peladang Kawasan………………………………………….

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 09


9 / 9

Lampiran 2

AGENDA MESYUARAT JAWATANKUASA KECIL

1. Ucapan Pengerusi

2. Mengesahkan Minit Mesyuarat Yang Lalu.

3. Perkara Berbangkit.

4. Arahan-Arahan Pihak Atasan (Pendaftar/ Menteri/ LPP/ AJP)

5. Membentang/ Membincang Laporan-Laporan Jawatankuasa Kecil

6. Hal-Hal Lain.

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 10


1 / 11

Disediakan Diluluskan

Tandatangan : Tandatangan :

Nama : Mohammad Nazzeribin Ramli Nama : Haji Mohd Salim bin Haji

Taha

Jawatan : Pengarah Bahagian Penyeliaan dan Penguatkuasaan

Jawatan : Ketua Pengarah

Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018

NO. SALINAN KAWALAN

1

PERTUBUHAN PELADANG KAWASAN/NEGERI

MESYUARAT PENGURUSAN PERTUBUHAN PELADANG

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 10


2 / 11

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan bagi memastikan Pengurusan Mesyuarat Pengurusan PP dilaksanakan secara sistematik, cekap dan berkesan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang bagi melaksanakan Mesyuarat Pengurusan PP.

3.0 RUJUKAN

3.1 Arahan Pendaftar

i) Arahan Pendaftar Bilangan 4 Tahun 2002 - Transformasi Pertanian dan Pelaksanaan Program/Aktiviti yang berkaitan dengannya sebagai agenda tetap dalam Mesyuarat Pengurusan, Mesyuarat Jemaah Pengarah dan Mesyuarat Agung PP

4.0 DEFINISI

4.1 Mesyuarat Pengurusan PP

Mesyuarat Pengurusan PP adalah mesyuarat di antara Pengurus Besar dengan semua Pengurus-Pengurus Bahagian dan kakitangan PP untuk membincangkan kemajuan projek/ aktiviti PP yang diadakan setiap bulan sebelum Mesyuarat AJP.

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 10


3 / 11

5.0 SINGKATAN 5.1 PP - Pertubuhan Peladang

5.2 PPK - Pertubuhan Peladang Kawasan

5.3 AJP - Ahli Jemaah Pengarah

5.4 PB - Pengurus Besar

5.5 PT - Pengurus Pentadbiran

5.6 PP(B) - Pengurus-Pengurus Bahagian/ Projek

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Sebelum Mesyuarat

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN PB 1. Sediakan Takwim Mesyuarat Pengurusan PP

untuk satu tahun dan kemukakan senarai jadual mesyuarat kepada Wakil Pendaftar/Pengarah tidak lewat daripada 14 haribulan Januari setiap tahun.

PB 2. Keluarkan notis mesyuarat (Lampiran 1) beserta

agenda (Lampiran 2) kepada semua Pengurus Bahagian dengan salinan kepada Pengarah LPP Negeri sebelum tarikh mesyuarat diadakan.

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 10


4 / 11

Semasa Mesyuarat TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

PT 3. Catatkan kehadiran di dalam Buku Kehadiran Mesyuarat

PB 4. Mempengerusikan mesyuarat mengikut agenda.

Semua PP(B) 5. Bentang dan bincang laporan Bahagian masing-

masing.

PT 6. Catat minit dalam buku mesyuarat.

Selepas Mesyuarat TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

PT 7. Sediakan minit mesyuarat dan kemukakan kepada Pengarah LPP Negeri dan semua ahli-ahli mesyuarat dalam tempoh 14 hari dari tarikh mesyuarat.

PB 8. Sediakan laporan dan keputusan mesyuarat

(cadangan/ tindakan untuk dibentangkan dalam Mesyuarat AJP mana yang berkaitan).

PP(B) 9. Mengambil tindakan susulan ke atas keputusan

mesyuarat mana yang berkaitan.

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 10


5 / 11

7.0 REKOD

Bil. Rekod Jangkamasa Simpanan Lokasi

1 Jadual Mesyuarat Bulanan Jawatankuasa Pengurusan PP selama satu tahun

6 Tahun Pejabat PP

2 Notis Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan PP

6 Tahun Pejabat PP

3 Buku Kehadiran Mesyuarat

Sepanjang Masa

Pejabat PP

4 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan PP

6 Tahun

Pejabat PP

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 10


6 / 11

8.0 CARTA ALIRAN

Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface

PB

PB

PT

PB

PP(B)

PT

PT

PB

PP(B)

Sediakan takwim mesyuarat dan kemukakan kepada Pengarah LPP Negeri Keluar notis mesyuarat Catat kehadiran mesyuarat Jalankan mesyuarat mengikut agenda Bentang dan bincang laporan bahagian

Catat minit Mesyuarat Sediakan minit mesyuarat dan buat edaran Sediakan laporan dan keputusan mesyuarat Tindakan susulan ke atas keputusan mesyuarat

PT

PT

PB

PB

PB

PB

PP(B)

PB

Mula

1

Tamat

2

3

4

5

6

7

8

9

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 10


7 / 11

9.0 LAMPIRAN

Lampiran Perkara

1 Notis Mesyuarat Pengurusan PP

2 Agenda Mesyuarat Pengurusan PP

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 10


8 / 11

PERTUBUHAN PELADANG KAWASAN……………….. Ruj. Kami : Tarikh : Kepada: ………………………………………………… ………………………………………………… Tuan/ Puan, MESYUARAT PENGURUSAN PP………………BIL……….. Adalah dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk. 2. Dimaklumkan bahawa Mesyuarat …………………….Bil. …………. akan diadakan seperti ketetapan berikut: Tarikh :

Masa : Tempat : 3. Agenda Mesyuarat adalah seperti di Lampiran A. 4. Sehubungan itu,tuan/ puan dijemput hadir dan diminta untuk menyediakan salinan laporan yang mencukupi untuk dibentang dan dibincangkan dalam mesyuarat tersebut. Sekian, terima kasih. Tema MAHA&Hari Peladang, Penternak & Nelayan Kebangsaan 2016 “OUR FOOD OUR FUTURE”

/2

Lampiran 1

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 10


9 / 11

-2- Saya yang menurut perintah, ( ) Pengurus Besar Pertubuhan Peladang Kawasan…………………………………….. s.k Pengarah Lembaga Pertubuhan Peladang

Negeri………………………………………………

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 10


10 / 11

Lampiran 2

AGENDA MESYUARAT PENGURUSAN PERTUBUHAN PELADANG (PP)

1. Ucapan Pengerusi

2. Mengesahkan Minit Mesyuarat Yang Lalu.

3. Perkara Berbangkit.

4. Mengkaji Dan Membincangkan:

4.1 Arahan-Arahan Pihak Atasan (Menteri/ Pendaftar/ LPP)

4.2 Keputusan-Keputusan Mesyuarat Ahli Jemaah Pengarah Dan

Menentukan Tindakan

5. Membentang Dan Meluluskan Laporan Kewangan (Mengikut Aktiviti Dan Yang

Disatukan Bagi Tempoh-Tempoh Tertentu)

6. Membincang Perkara Terbaru Mengenai Transformasi Pertanian.

7. Mengkaji Dan Membincangkan:

7.1 Projek Perdana (Termasuk Moa Inc. / Zon Makanan Di Mana Yang

Melibatkan PP)

7.2 Projek Tanaman Teras

7.3 Projek Usahawan Peladang

7.4 Projek-Projek Lain PP

8. Mengkaji Dan Membincangkan Laporan Jawatankuasa Kecil/ Bahagian Dan

Aktiviti (Selain Daripada Projek Di Para 7 Di Atas)

8.1 Bahagian Pertubuhan

8.2 Bahagian Pengeluaran

8.3 Bahagian Perniagaatani/ Pemasaran

8.4 Bahagian Kredit Dan Simpanan

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 10


11 / 11

9. Mengkaji Dan Membincangkan

9.1 Pengurusan Pentadbiran

9.2 Program Latihan Dan Pegawai

9.3 Program Pendidikan Ahli-Ahli/ Anggota

10. Hal-Hal Lain.

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 11

No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018

1 / 13




Taha



Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018

NO. SALINAN KAWALAN

10

PERTUBUHAN PELADANG

PERMOHONAN PEMBAHAGIAN KEUNTUNGAN PP

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 11


2 / 13

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan bagi memastikan proses Permohonan Pembahagian Keuntungan dilaksanakan secara sistematik, cekap dan berkesan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang (PP) bagi melaksanakan Permohonan Pembahagian Keuntungan.

3.0 RUJUKAN 3.1 Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109)

3.2 Peraturan-Peraturan Pertubuhan Peladang 1983

3.3 Perlembagaan PP


i. Bil 2/1997 - Sumbangan kepada Yayasan Pelajaran Peladang

ii. Bil 1/1999 - Penyeragaman Kaedah- Kaedah Kumpulan-

Kumpulanwang di PP iii. Bil 1/2006 - Manual Perakaunan PP iv. Bil 1/2012 - Pembahagian Keuntungan PP v. Bil 1/2015 - Perwakilan Kuasa Pendaftar PP

3.5 Pekeliling Pendaftar

i. Bil 5/1991 - Perkiraan Dividen Atas Modal Saham Ahli-

Ahli PP

ii. Bil 1/1998 - Pembayaran Bonus dan Honorarium

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 11


3 / 13

4.0 DEFINISI 4.1 Pembahagian Keuntungan

Sejumlah wang keuntungan bersih daripada urusniaga PP pada satu-satu tahun kewangan yang boleh dibahagikan mengikut agihan peruntukan yang ditetapkan dan setelah mendapat kelulusan Pendaftar.

4.2 Pegawai

Ahli-Ahli Jemaah Pengarah PP.

4.3 Pekerja

Kakitangan yang bekerja di Pertubuhan ini dan menerima gaji darinya atau/dan mana-mana kakitangan yang ditugaskan/dipinjamkan oleh Lembaga Pertubuhan Peladang.

4.4 Pendaftar

Pendaftar Pertubuhan Peladang di bawah Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109).

4.5 Wakil Pendaftar Wakil yang dilantik oleh Pendaftar Pertubuhan Peladang di bawah Sesyen 7(3) Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109) dan Arahan Pendaftar Bil. 1/2015 Perwakilan Kuasa Pendaftar PP.

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 11


4 / 13

5.0 SINGKATAN

5.1 PP - Pertubuhan Peladang Kawasan/ Negeri/ Kebangsaan

5.2 AJP - Ahli Jemaah Pengarah 5.3 PB - Pengurus Besar 5.4 PA - Pengurus Bahagian Akaun 5.5 PHEK - Pengurus Hal Ehwal Korporat 5.6 PT - Pengurus Pentadbiran 5.7 JW - Juruwang

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 11


5 / 13


Tanggungjawab Tindakan PB 1. Terima Laporan Kewangan Beraudit daripada

Pendaftar.

PB 2. Semak Laporan Kewangan Beraudit. Bincang dengan PA dan PHEK untuk pastikan samada pembahagian keuntungan boleh dibuat atau tidak dengan mengambil kira perkara-perkara berikut :-

i. Rizab Berkanun ii. Sumbangan Kepada Yayasan Pelajaran

Peladang iii. Peruntukan Cukai iv. Pelarasan Tahun Lepas

Sekiranya boleh, arahkan PHEK untuk buat cadangan pembahagian keuntungan.

PA / PHEK 3. Buat cadangan pembahagian keuntungan dengan

merujuk kepada Peraturan 56(1) hingga 56(8), Peraturan-Peraturan PP 1983 dan Perkara 68, Perlembagaan PPK atau Perkara 64, Perlembagaan PPN. Kaedah pengiraan seperti Arahan Pendaftar Bil.1/2012. Serah cadangan tersebut kepada PB.

PB 4. Semak dan kemukakan cadangan dalam mesyuarat AJP untuk persetujuan.

AJP 5. Bentang cadangan Pembahagian Keuntungan dalam Mesyuarat Agung Tahunan PP untuk perbincangan dan kelulusan.

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 11


6 / 13

Tanggungjawab Tindakan PHEK 6. Menyediakan dokumen-dokumen permohonan

i. Surat permohonan yang ditandatangani oleh

Pengerusi AJP ii. Cabutan Minit Mesyuarat Agung Tahunan PP

yang disahkan oleh Pengerusi dan 2 orang AJP

iii. Senarai saham ahli yang genap berakhir 31 Disember tahun sebelumnya

iv. Laporan Kewangan bulanan terkini PP (dibahagian kunci kira-kira)

v. Cadangan perkiraan honorarium untuk pegawai dan bonus untuk pekerja berpandukan kaedah pengiraan mengikut Pekeliling Pendaftar Bil. 1/1998. Lampiran 1

vi. Senarai penerima hadiah langganan. vii. Senarai gaji terkini anggota PP.

PHEK 7. Kemukakan permohonan kepada Wakil Pendaftar

(bagi PPK). Bagi PPN dan PPK yang keuntungan bersih melebihi RM500,000 hantar kepada Pendaftar melalui Wakil Pendaftar.

PT 8. Terima surat kelulusan/penolakan dari Pendaftar. Rekod dan serah kepada PB.

PB 9. Bincang dengan PA dan PHEK serta maklum kepada AJP mengenai keputusan Pendaftar. Jika ada rayuan kemukakan kepada Pendaftar.

PA 10. Membuat pelarasan jernal untuk merekodkan peruntukan-peruntukan yang telah diluluskan kepada Kumpulan-kumpulanwang yang berkaitan Mengikut Arahan Pendaftar Bil. 1/1999.

PHEK 11. Sedia maklumat untuk pembayaran seperti berikut:-

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 11


7 / 13

i. Senarai ahli yang layak menerima dividen ii. Senarai penerima honorarium iii. Senarai penerima bonus

PHEK / JW 12. Sediakan baucer dan buat bayaran.

7.0 REKOD


1. Laporan Kewangan Beraudit PP 7 Tahun Pejabat PP

2. Minit Mesyuarat Agung Tahunan PP Sepanjang Masa

Pejabat PP

3. Surat Permohonan 7 Tahun Pejabat PP

4. Surat Kelulusan Pendaftar Sepanjang Masa

Pejabat PP

5. Senarai Saham Ahli 7 Tahun Pejabat PP

6. Senarai Penerima Dividen, Bonus dan Honorarium

7 Tahun Pejabat PP

7. Baucer Jernal 7 Tahun Pejabat PP

8. Baucer Bayaran 7 Tahun Pejabat PP

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 11


8 / 13

8.0 CARTA ALIRAN

Tanggungjawab Carta Aliran Keterangan Interface

PB

PB

PA/ PHEK

PB

AJP

PHEK/ PA

PHEK

PT

Terima Laporan Kewangan Beraudit Semak Laporan Kewangan Beraudit Buat cadangan pembahagian keuntungan Kemuka dalam Mesyuarat AJP Bentang dalam Mesyuarat Agung Tahunan Menyediakan dokumen permohonan Kemukakan permohonan kepada Pendaftar/ Wakil Pendaftar Terima keputusan Pendaftar/ Wakil Pendaftar

PT

PA/ PHEK

PB

AJP

PB

PB

PB

PB

Mula

1

6

5

3

4

7

Ya

Tidak

2

A

TAMAT

8

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 11


9 / 13


PB

PA

PHEK/ PA

PHEK / PA/ JW

Bentang kelulusan Pendaftar dalam Mesyuarat AJP Rekod peruntukan yang telah diluluskan Sediakan maklumat untuk pembayaran Sediakan baucer dan buat bayaran

AJP

PB

PB

PB

A

9

10

11

12

Tamat

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 11


10 / 13

9.0 LAMPIRAN

Lampiran Perkara

1 Senarai Penerima Honorarium Pegawai dan Bonus Pekerja

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 11


11 / 13

Lampiran 1

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 11


12 / 13

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 11


13 / 13

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 12


1 / 12




Taha



Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018

NO. SALINAN KAWALAN

1

PERTUBUHAN PELADANG

PERMOHONAN PELABURAN DAN PINJAMAN

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 12


2 / 12

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan bagi memastikan Proses Permohonan Had Kuasa Pelaburan dan Pinjaman dilaksanakan secara sistematik, cekap dan berkesan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang (PP) yang melibatkan aktiviti Pelaburan dan Pinjaman.

3.0 RUJUKAN

3.1 Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109)

3.2 Peraturan-Peraturan PP 1983

3.3 Perlembagaan PP


i. Bil 4/2010 - Institusi Kewangan Yang Dibenarkan Bagi

Tujuan Mendepositkan Wang Oleh PP

ii. Bil 3/2011 - Garis Panduan Untuk Pembelian Hartanah Oleh PP Secara Lelongan Dan Tanah Yang Mempunyai Ramai Empunya Nama Dalam Satu Geran

iii. Bil 1/2015 - Perwakilan Kuasa Pendaftar PP

iv. Bil 6/2015 - Dasar Pelaburan Ekuiti Dan Anak Syarikat

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 12


3 / 12


i. Bil 2/1985 - Pembelian Tanah Oleh LPP

ii. Bil 3/1991 - Tafsiran Mengenai Harta Tetap Atau Harta Besar

iii. Bil 6/1991 - Tafsiran Mengenai Meminjam Dan Pelaburan Kumpulanwang Di Bawah Akta PP 1973 Dan Peraturan-Peraturan PP 1983

4.0 DEFINISI

4.1 Had Kuasa Melabur

Batasan dari segi jumlah wang yang diluluskan oleh Mesyuarat Agung Tahunan untuk tujuan melaksanakan pelaburan seperti di dalam pembelian aset dan saham.

4.2 Had Kuasa Pinjaman

Batasan dari segi jumlah pinjaman wang yang diluluskan oleh Mesyuarat Agung Tahunan bagi maksud PP membuat pinjaman luar untuk modal pusingan, membeli harta atau memajukan rancangan/ projek.

4.3 Pendaftar Pendaftar Pertubuhan Peladang di bawah Akta PP 1973 (Akta 109).

4.4 Wakil Pendaftar Wakil yang dilantik oleh Pendaftar Pertubuhan Peladang di bawah Seksyen 7(3) Akta PP 1973 (Akta 109) dan Arahan Pendaftar Bil. 1/2015 Perwakilan Kuasa Pendaftar.

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 12


4 / 12

5.0 SINGKATAN



5.3 PHEK - Pengurus Hal Ehwal Korporat


5.5 PA - Pengurus Akaun


6.1 Permohonan Pelaburan dan Pinjaman

Tanggungjawab Tindakan

PB 1. Menyediakan kertas kerja cadangan projek dan kemukakan dalam mesyuarat AJP untuk mendapat persetujuan.

PB 2. Bincang dan buat keputusan ke atas cadangan

permohonan pelaburan/pinjaman.

PHEK/ PA 3. Menyediakan dokumen-dokumen permohonan pelaburan/pinjaman seperti dalam senarai semak (Lampiran 1).

PB 4. Bagi permohonan pelaburan/pinjaman, hantar

permohonan kepada Wakil Pendaftar PP bagi nilai sehingga RM 500,000 dan kepada Pendaftar PP melalui Wakil Pendaftar Negeri bagi yang bernilai RM 501,000 dan lebih.

PB 5. Terima surat kelulusan/ penolakan oleh Pendaftar.

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 12


5 / 12

Tanggungjawab Tindakan PB 6. Bentang dalam Mesyuarat AJP untuk perlaksanaan.

7.0 REKOD


1. Laporan Kewangan Beraudit 7 Tahun Pejabat PP

2. Laporan Kewangan PP 7 Tahun Pejabat PP

3. Minit-minit Mesyuarat Agung Tahunan / AJP 7 Tahun Pejabat PP

4. Kertas Kerja permohonan Pelaburan/Pinjaman 7 Tahun Pejabat PP

5. Surat permohonan Pelaburan / Pinjaman 7 Tahun Pejabat PP

6. Surat Kelulusan Pendaftar Sepanjang Masa

Pejabat PP

7. Surat Perjanjian / Surat Tawaran Sepanjang Masa

Pejabat PP

8. Rekod-rekod pembelian /surat-surat Hakmilik / laporan penilaian harta

Sepanjang Masa

Pejabat PP

9. Rekod perakaunan • Sistem merekod bayaran • Sistem merekod terimaan

7 Tahun Pejabat PP

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 12


6 / 12

8.0 CARTA ALIRAN

8.1 PERMOHONAN PELABURAN DAN PINJAMAN


PB

PB

PHEK/ PA

PB

PB

PB

Sedia kertas cadangan Bentang dalam Mesyuarat AJP untuk keputusan Sediakan dokumen permohonan seperti senarai semak

Hantar permohonan kepada Pendaftar PP

Terima keputusan Pendaftar PP Bentang dalam Mesyuarat AJP untuk pelaksanaan

AJP

AJP

PB

PT

PT

AJP

Mula

1

2

4

5

Tamat

Tidak

6

3

Ya

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 12


7 / 12

9.0 LAMPIRAN

Lampiran Perkara

1 Dokumen-Dokumen Permohonan Pelaburan/Pinjaman

2 Borang LPP B7/73- Pelaburan

3 Borang LPP B4/73- Pinjaman Luar

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 12


8 / 12

Lampiran 2 & 3

Lampiran 1

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 12


9 / 12

(Borang LPP/B 7/73 – Pin. 2004)

PERMOHONAN BAGI MELABUR/ MEMPERAGAKAN WANG SEKSYEN 15B AKTA PERTUBUHAN PELADANG 1973 (PINDAAN 1983),

PERATURAN 55 PERATURAN-PERATURAN PERTUBUHAN PELADANG 1983.

1. Nama Pertubuhan Peladang :

2. Jumlah Wang Yang Hendak Dilabur : i. Tanah :

ii. Bangunan :

iii. Bank :

iv. Saham :

3. Jika Pelaburan Didalam tanah dan/atau bangunan, kedudukan dan keterangan :

i. Jenis Hakmilik (Kekal/Pajakan) :

ii. Luas Tanah : iii. Nombor Hakmilik : iv. Nombor Lot : v. Pemilik Berdaftar : vi. Sama ada lepas daripada cagaran atau kaveat :

4. Jika Pelaburan Dalam Bank, nyatakan nama Bank :

5. Jika Pelaburan dalam saham, nyatakan nama Syarikat/Badan :

Lampiran 2

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 12


10 / 12

6. Permohonan ini disertakan dengan :

i. Salinan kunci kira – kira yang terakhir/kedudukan kewangan terakhir;

ii. Cabutan Minit Mesyuarat Agung dan Mesyuarat Jemaah Pengarah/Anggota Lembaga yang meluluskan pelaburan ini, disahkan oleh Pengerusi dan Ahli Jemaah Pengarah/Anggota Lembaga;

iii. Laporan Penilaian oleh Penilai Bertauliah dan Laporan Carian hakmilik iv. Kertas Kerja mengenai pelaburan.

…………………… ……………………. ……………………. Pengerusi Ahli Jemaah Pengarah/ Ahli Jemaah Pengarah/ Anggota Lembaga Anggota Lembaga Pandangan Pengarah LPP Negeri/Pengurus Besar MADA/KADA Haribulan : ……………………… ………………………………. Pengarah LPP Negeri/Pengurus Besar MADA/KADA Diterima pada : ………………………… Dilulus/ditolak : ……………………….. Haribulan : ………………………. ……………………………….. Pendaftar Pertubuhan Peladang

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 12


11 / 12

Borang LPP/B4/73 – Pin 2004

BORANG PERMOHONAN PINJAMAN LUAR

SEKSYEN 15A AKTA PERTUBUHAN PELADANG 1973 (AKTA 109) PERATURAN 58(2) PERATURAN-PERATURAN PERTUBUHAN

PELADANG 1983 1. Nama Pertubuhan Peladang :

2. Jumlah Pinjaman :

3. Kegunaan Pinjaman :

4. Institusi pinjaman :

5. Faedah Setahun :

6. Tempoh Pinjaman :

7. Cara Bayaran Balik : :

8. Butir-butir cagaran

i. Jenis Harta :

ii. Nilai :

9. Surat-surat Kebenaran had yang masih berkuatkuasa:

Bil. Bil. Surat Kuasa Baki Amaun Diluluskan

Tarikh Dikeluarkan

Tarikh Tamat Tempoh

Lampiran 3

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 12


12 / 12

10. Pengesahan oleh :

……………………………….. …………………………….. ………………………….. Pengerusi Jemaah Pengarah Ahli Jemaah Pengarah Ahli Jemaah Pengarah Pandangan/Ulasan Pengarah LPP Negeri/Pengurus Besar KADA/MADA Tarikh : ……………………… .......................…………………… Pengarah LPP Negeri / Pengurus Besar KADA/MADA Diterima pada : ……………………………………. Diluluskan/ditolak: Tarikh : …………………………………….. …………………………………… Pendaftar Pertubuhan Peladang

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 13


1 / 10




Taha



Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018

NO. SALINAN KAWALAN

1

PERTUBUHAN PELADANG

PERMOHONAN MENUBUHKAN ANAK SYARIKAT PP

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 13


2 / 10

1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan bagi memastikan proses Permohonan Penubuhan Anak Syarikat dilaksanakan secara sistematik, cekap dan berkesan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang (PP) yang menubuhkan anak syarikat.

3.0 RUJUKAN

3.1 Seksyen 6(2) Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109)

3.2 Peraturan 55 Peraturan-Peraturan Pertubuhan Peladang 1983

3.3 Perlembagaan PP


i. Bil 1/2003 - Mekanisma dan Proses Penyeliaan dan

Pengurusan Syarikat Serta Penyertaan Ekuiti PP

ii. Bil 6/2015 - Dasar Pelaburan Dan Ekuiti Anak Syarikat PP

3.5 Akta Syarikat 1965 (Akta 502)

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 13


3 / 10

4.0 DEFINISI 4.1 Penubuhan Anak Syarikat

Satu syarikat yang diperbadankan di bawah Akta Syarikat 1965 (Akta 502) dimana PP mempunyai ekuiti dalam syarikat.

4.2 Pendaftar

Pendaftar Pertubuhan Peladang di bawah Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109).

5.0 SINGKATAN

5.1 PP - Pertubuhan Peladang Kawasan/ Negeri/

Kebangsaan





5.6 SSM - Suruhanjaya Syarikat Malaysia

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 13


4 / 10


Tanggungjawab Tindakan PB 1. Menyediakan kertas cadangan menubuhkan anak

syarikat mengikut bidang/aktiviti yang khusus untuk dibentang dalam Mesyuarat AJP.

PB 2. Bincang dan buat keputusan ke atas cadangan

penubuhan anak syarikat.

AJP 3. Pastikan cadangan penubuhan anak syarikat yang telah diluluskan dalam Mesyuarat AJP dibawa ke Mesyuarat Agung Tahunan. Selepas kelulusan Mesyuarat Agung, sediakan kertas kerja penubuhan anak syarikat dengan menyertakan dokumen seperti berikut:-

i. Surat rasmi permohonan ditandatangani

Pengerusi PPK dengan menyatakan dengan jelas penubuhan anak syarikat

ii. Borang Pelaburan LPP/B7/73 (Lampiran 1)

iii. Cabutan Minit Mesyuarat AJP yang

disahkan bagi kelulusan penubuhan anak syarikat

iv. Cabutan Minit Mesyuarat Agung yang

disahkan bagi kelulusan anak syarikat

v. Kertas Kerja yang lengkap mengandungi perkara 5.6 – 5.8 dalam AP Bil.6/2015

PHEK 4. Membuat permohonan rasmi kepada Pendaftar PP

dengan dokumen yang lengkap.

PT 5. Terima surat keputusan dari Pendaftar PP.

PB 6. Bentang dalam Mesyuarat AJP mengenai keputusan Pendaftar PP dan maklumkan kepada AJP.

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 13


5 / 10

Tanggungjawab Tindakan AJP 7. Menandatangani surat perjanjian penubuhan

syarikat.

PB 8. Membuat permohonan rasmi penubuhan syarikat kepada SSM.

PB 9. Terima keputusan dari SSM dan maklumkan

kepada AJP.

PB 10. Pelaksanaan.

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 13


6 / 10

7.0 REKOD


1. Laporan audit syarikat 7 Tahun Pejabat PP

2. Laporan Kewangan beraudit PP 7 Tahun Pejabat PP


4. Kertas kerja projek/ konsep 7 Tahun Pejabat PP

5. Surat permohonan kuasa Pelaburan / Pinjaman 7 Tahun Pejabat PP

6. Sijil Kelulusan Pendaftar Sepanjang Masa

Pejabat PP

7. Perakuan Pendaftaran Syarikat (SSM) Sepanjang Masa

Pejabat PP

8. Surat Perjanjian Sepanjang Masa

Pejabat PP

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 13


7 / 10

8.0 CARTA ALIRAN


PB

PB

AJP

PHEK

PT

PB

AJP

PB

Sediakan kertas cadangan

Bincang dan buat keputusan dalam Mesyuarat AJP Dibawa dalam Mesyuarat Agung Tahunan untuk kelulusan

Sediakan pemohonan kepada Pendaftar PP

Terima surat keputusan dari Pendaftar.

Terima dan maklum kepada Mesyuarat AJP Tandatangan Surat Perjanjian Penubuhan Anak Syarikat Permohonan Pendaftaran Syarikat pada SSM

AJP

AJP

PB

PB

PHEK

AJP

PB

Mula

1

3

8

2

5

Tidak

Tidak

4

Ya

Ya

6

7

A

Tamat

Tamat

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 13


8 / 10


PB

PB

Terima keputusan dari SSM dan bentang Mesyuarat AJP Pelaksanaan

AJP

PHEK

9.0 LAMPIRAN

Lampiran Perkara

1 Borang pelaburan LPP/B7/73 – Pindaan 2017

9

10

Tamat

A

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 13


9 / 10

(Borang LPP/B 7/73 – Pin. 2017)

PERMOHONAN BAGI MELABUR/ PEMBELIAN ASET

SEKSYEN 15B AKTA PERTUBUHAN PELADANG 1973 (PINDAAN 1983), PERATURAN 55 PERATURAN-PERATURAN PERTUBUHAN PELADANG 1983.

1. Nama Pertubuhan Peladang :

2. Jumlah Wang Yang Hendak Dilabur : i. Tanah :

ii. Bangunan :

iii. Bank :

iv. Saham :

3. Jika Pelaburan Didalam tanah dan/atau bangunan, kedudukan dan keterangan :

i. Jenis Hakmilik (Kekal/Pajakan) :

ii. Luas Tanah : iii. Nombor Hakmilik : iv. Nombor Lot : v. Pemilik Berdaftar : vi. Sama ada lepas daripada cagaran atau kaveat :

4. Jika Pelaburan Dalam Bank, nyatakan nama Bank :

5. Jika Pelaburan dalam saham, nyatakan nama Syarikat/Badan :

Lampiran 1

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 13


10 / 10

6. Permohonan ini disertakan dengan :

i. Salinan kunci kira – kira yang terakhir/kedudukan kewangan terakhir;

ii. Cabutan Minit Mesyuarat Agung dan Mesyuarat Jemaah Pengarah/Anggota Lembaga yang meluluskan pelaburan ini, disahkan oleh Pengerusi dan Ahli Jemaah Pengarah/Anggota Lembaga;

iii. Laporan Penilaian oleh Penilai Bertauliah dan Laporan Carian hakmilik iv. Kertas Kerja mengenai pelaburan.

…………………… ……………………. ……………………. Pengerusi Ahli Jemaah Pengarah/ Ahli Jemaah Pengarah/ Anggota Lembaga Anggota Lembaga Pandangan Pengarah LPP Negeri/Pengurus Besar MADA/KADA Haribulan : ……………………… ………………………………. Pengarah LPP Negeri/Pengurus Besar MADA/KADA Diterima pada : ………………………… Dilulus/ditolak : ……………………….. Haribulan : ………………………. ……………………………….. Pendaftar Pertubuhan Peladang

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 14


1 / 10




Taha



Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018

NO. SALINAN KAWALAN

1

PERTUBUHAN PELADANG

PERMOHONAN KELULUSAN PENDAFTAR MENJUAL ASET TETAP/ PELUPUSAN HARTA PP

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 14


2 / 10

1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan bagi memastikan Proses Permohonan Menjual Aset Tetap/ Pelupusan Harta PP dilaksanakan secara sistematik, cekap dan berkesan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang (PP) bagi melaksanakan proses Permohonan Menjual Aset Tetap/ Pelupusan Harta PP.

3.0 RUJUKAN


3.2 Peraturan 57(2) Peraturan-Peraturan PP 1983

3.3 Perlembagaan PP


i. Bil 5/2010 - Tatacara Pelupusan Aset PP ii. Bil 1/2015 - Perwakilan Kuasa Pendaftar PP


i. Bil 2/1985 - Pembelian Tanah Oleh PP ii. Bil 3/1991 - Tafsiran Mengenai Harta Tetap Atau Harta

Besar 4.0 DEFINISI

4.1 Penjualan Aset Tetap

Penjualan aset PP untuk tujuan perniagaan atau tidak berdaya maju untuk mengurangkan kerugian dan untuk meningkatkan kecairan tunai.

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 14


3 / 10

4.2 Pendaftar Pendaftar Pertubuhan Peladang di bawah Akta PP 1973 (Akta 109).

4.3 Wakil Pendaftar Wakil yang dilantik oleh Pendaftar Pertubuhan Peladang di bawah Seksyen 7(3) Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109) dan Arahan Pendaftar Bil. 1/2015 Perwakilan Kuasa Pendaftar.

4.4 Jurunilai

Badan Profesional yang bertauliah yang membuat penilaian atau menentukan anggaran nilai hartanah pada tarikh penilaian untuk tujuan tertentu.

5.0 SINGKATAN




5.4 PA - Pengurus Akaun


5.6 JKT - Jawatankuasa Tender

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 14


4 / 10

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 6.1 Permohonan Menjual Aset Tetap/ Pelupusan Harta PP


PB 1. Mengenalpasti aset tetap bagi tujuan penjualan harta.

PB 2. Dapatkan penilaian aset tetap daripada Jurunilai Bertauliah.

PB 3. Bincang laporan penilaian dalam mesyuarat AJP cadangan penjualan aset tetap.

PHEK/ PA 4. Sediakan kertas kerja permohonan kepada Pendaftar dengan menyertakan perkara-perkara berikut :

i. Surat permohonan penjualan aset tetap yang

ditandatangani oleh Pengerusi ii. Cabutan Minit Mesyuarat Agung Tahunan

dan AJP PP yang ditandatangani oleh Pengerusi dan 2 orang AJP

iii. Penyata kewangan terkini (nilai aset terkini) iv. Borang LPP/B8/73 – Borang Penjualan Harta

(Lampiran 1) v. Laporan Penilaian Harta. vi. Surat perjanjian jualbeli. vii. Surat Tawaran Jualbeli. viii. Lain-lain dokumen.

PT 5. Bagi penjualan aset bernilai di bawah RM500,000

permohonan penjualan aset dikemukakan kepada wakil Pendaftar Negeri. Penjualan aset bagi nilai RM501,000 dan ke atas perlu dikemukakan kepada Pendaftar melalui wakil Pendaftar Negeri.

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 14


5 / 10

Tanggungjawab Tindakan PT 6. Terima surat kelulusan/ penolakan oleh Pendaftar.

PB 7. Bentang dan maklumkan dalam Mesyuarat AJP.

PB 8. Mengeluarkan pelawaan penjualan harta.

PB 9. Terima tawaran dari penender-penender sehingga

tarikh tutup tender.

PB 10. Senarai dan kenalpasti penender mengikut kriteria yang ditetapkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Tender.

PB 11. Bawa dalam Mesyuarat AJP untuk keputusan penender yang berjaya.

PB 12. Maklumkan kepada penender yang berjaya.

AJP 13. Laksanakan urusan jual beli dengan menandatangani perjanjian jual beli serta urusan pindah milik.

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 14


6 / 10

7.0 REKOD


1. Laporan Audit 7 Tahun Pejabat PP

2. Laporan Kewangan PP 7 Tahun Pejabat PP


4. Kertas Kerja Projek/ Konsep Sepanjang Masa

Pejabat PP

5. Surat Permohonan Penjualan Aset Tetap 7 Tahun Pejabat PP

6. Sijil Kelulusan Pendaftar Sepanjang Masa

Pejabat PP

7. Surat Tawaran Jual/ Beli 7 Tahun

Pejabat PP

8. Surat Perjanjian/ Laporan Penilaian Tanah Sepanjang Masa

Pejabat PP

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 14


7 / 10

8.0 CARTA ALIRAN

8.1 PERMOHONAN MENJUAL ASET TETAP/ PELUPUSAN HARTA PP


PB

PB

PB

PHEK/ PA

PT

PT

PB

PB

Kenalpasti harta tetap yang hendak dilupuskan

Dapatkan penilaian aset dari Jurunilai bertauliah

Bincang dalam Mesyuarat AJP Bersetuju?

Sediakan kertas kerja permohonan melupuskan harta tetap

Hantar permohonan kepada Wakil Pendaftar/ Pendaftar melalui Wakil Pendaftar Negeri Terima surat kelulusan

Bentang dan maklumkan kepada Mesyuarat AJP Keluarkan pelawaan penjualan harta

PA

Jurunilai

AJP

PB

PB

PB

AJP

AJP

Mula

1

2

5

6

3

7 Tidak

Tidak

4

8

Ya

A

Ya

Tamat

Tamat

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 14


8 / 10


PB

PB

PB

PB

AJP

Terima tawaran penender Kenalpasti penender yang berjaya mengikuti kriteria yang ditetapkan Bawa ke Mesyuarat AJP untuk keputusan Maklumkan kepada penender yang berjaya dan mengeluarkan surat tawaran

Menandatangani perjanjian jual beli

PT

JKT

AJP

JKT

PB

A

9

10

11

13

12

Tamat

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 14


9 / 10

8.0 LAMPIRAN

Lampiran Perkara

1 Borang LPP/B8/73 – Borang Penjualan Harta

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 14


10 / 10

Borang LPP/B8/73 – Pindaan 2014

BORANG PERMOHONAN PENJUALAN HARTA TETAP / PELABURAN

PERATURAN 58 (C) PERATURAN-PERATURAN PERTUBUHAN PELADANG 1983

1. Nama Pertubuhan Peladang : 2. Jenis Penjualan : 3. Nombor Rujukan Surat Kelulusan :

Pendaftar Semasa Perolehan Harta/Perolehan Pelaburan

4. Anggaran Harga Jualan : 5. Kaedah Jualan : 6. Permohonan Hendaklah Disertakan Dengan :-

a) Cabutan Minit Mesyuarat Agung Tahunan dan Mesyuarat Jemaah Pengarah

Yang Meluluskan Penjualan Harta Tetap/Pelaburan dan disahkan oleh Pengerusi dan Ahli Jemaah Pengarah.

b) Laporan Penilaian oleh Penilai bertauliah bagi penjualan tanah/ bangunan. c) Kertas Kerja mengenai Penjualan harta/pelaburan tersebut. d) Draf Perjanjian Jual Beli (Penjualan Tanah/Bangunan ) ………………………….......... ………………………….. ……………………… Pengerusi Jemaah Pengarah Ahli Jemaah Pengarah Ahli Jemaah Pengarah

____________________________________________________________________________

7. Pandangan/Ulasan Pengarah LPP Negeri/Pengurus Besar KADA/MADA: Haribulan :……………………………… ………………………………… Pengarah LPP Negeri / Pengurus Besar KADA/MADA

Diterima Pada :…………………………………………… Diluluskan/ditolak Haribulan :……………………………… ………………………………. Pendaftar Pertubuhan Peladang

Lampiran 1

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 15


1 / 21




Taha



Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018

NO. SALINAN KAWALAN

1

PERTUBUHAN PELADANG

SIASATAN SALAHLAKU AHLI/ PENGERUSI/ AHLI JEMAAH PENGARAH/ PEKERJA

DI PERTUBUHAN PELADANG

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 15


2 / 21

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini disediakan sebagai panduan dalam melaksanakan proses siasatan ke atas salahlaku Ahli Pertubuhan Peladang (PP)/ Pengerusi Jemaah Pengarah/ Ahli Jemaah Pengarah (AJP)/ Pekerja PP di peringkat PP.

2.0 SKOP Skop siasatan adalah menjurus kepada kes salahlaku Ahli Pertubuhan Peladang (PP)/ Pengerusi Jemaah Pengarah/ Ahli Jemaah Pengarah (AJP)/ Pekerja PP di peringkat PP.

3.0 RUJUKAN


3.2 Peraturan-peraturan Pertubuhan Peladang 1983 3.3 Perlembagaan Pertubuhan Peladang 3.4 Arahan Pendaftar

i) Bil 2/2004 - Kaedah Tatatertib Pekerja PP (Salahlaku Pekerja)

ii) Bil 1/2007 - Pindaan/Tambahan Kepada Kaedah

Tatatertib Pekerja PP (Salahlaku Pekerja) 3.5 Akta Kerja 1955 (Akta 265)

4.0 DEFINISI

4.1 Ahli

Bermaksud individu atau entiti yang sah menjadi ahli mengikut Peraturan dan Undang-undang PP.

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 15


3 / 21

4.2 Ahli Jemaah Pengarah

Bermaksud Ahli Jemaah Pengarah yang dipilih atau dilantik mengikut Perlembagaan PPK.

4.3 Jawatankuasa Siasatan Suatu Jawatankuasa Penyiasatan yang terdiri daripada tidak kurang daripada dua (2) orang yang dilantik oleh Mesyuarat AJP.

Anggota Jawatankuasa Penyiasatan hendaklah berpangkat lebih tinggi daripada pekerja yang disiasat itu tetapi ketua pekerja yang disiasat itu tidak boleh menjadi anggota Jawatankuasa Penyiasatan (AP.2/2004 dan AP.1/2007).

4.4 Jawatankuasa Tatatertib PP

Suatu Jawatankuasa Tatatertib yang dilantik oleh Mesyuarat AJP yang terdiri daripada: (i) Seorang (1) Pengerusi (dikalangan AJP tetapi bukanlah Pengerusi

AJP); (ii) Dua (2) orang AJP.

4.5 Jawatankuasa Rayuan Tatatertib PP

Suatu Jawatankuasa Rayuan Tatatertib PP yang dilantik oleh Mesyuarat AJP PP yang terdiri daripada: (i) Seorang Pengerusi (Pengerusi AJP/ AJP) (ii) 2 orang AJP (iii) 1 orang wakil yang dilantik oleh Pengarah LPP Negeri/ Pengurus

Besar MADA/ KADA/Pengarah Pertanian Negeri Sarawak

• Ahli Jawatankuasa Rayuan Tatatertib PP bukanlah dikalangan Ahli Jawatankuasa Tatatertib PP.

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 15


4 / 21

4.6 Lembaga Pertubuhan Peladang

Sebuah badan berkanun yang ditubuhkan di bawah Akta Lembaga Pertubuhan Peladang, 1973 (Akta 110)

4.7 Pendaftar

Ketua Pengarah Lembaga Pertubuhan Peladang mengikut Seksyen 7(1) dan (2) Akta Pertubuhan Peladang, 1973 (Akta 109).

4.8 Pengerusi Pengerusi Jemaah Pengarah Pertubuhan Peladang 4.9 Pengurus Besar

Seorang kakitangan yang ditakrifkan di bawah Perkara 58(i) Perlembagaan Pertubuhan Peladang.

4.10 Pertubuhan Peladang

Pertubuhan Peladang yang didaftarkan di bawah Akta Pertubuhan Peladang 1973 ( Akta 109).

4.11 Pekerja

Seseorang kakitangan yang diambil bekerja di bawah sesuatu skim perkhidmatan Pertubuhan Peladang bagi jawatan tetap, sementara, kontrak atau sambilan. Anggota Lembaga Pertubuhan Peladang yang ditempatkan atau dipinjamkan oleh Lembaga Pertubuhan Peladang kepada Pertubuhan Peladang tidak termasuk dalam takrif pekerja Pertubuhan Peladang.

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 15


5 / 21

5.0 SINGKATAN 5.1 PP - Pertubuhan Peladang

5.2 AJP - Ahli Jemaah Pengarah 5.3 PB - Pengurus Besar

5.4 PT - Pengurus Pentadbiran 5.5 WP - Wakil Pendaftar

5.6 P.AJP - Pengerusi Ahli Jemaah Pengarah


5.8 J/K Penyiasatan - Jawatankuasa Penyiasatan

5.9 J/K Tatatertib - Jawatankuasa Tatatertib 5.10 J/K Rayuan Tatatertib - Jawatankuasa Rayuan Tatatertib

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 15


6 / 21


6.1 Siasatan Salahlaku Ahli di Pertubuhan Peladang

Tanggungjawab Tindakan PHEK 1. Terima aduan mengenai salahlaku ahli PP.

PB 2. Membuat semakan ke atas aduan berkenaan.

PB 3. Membentang dalam Mesyuarat AJP mengenai aduan

tersebut.

P.AJP 4. Mengeluarkan surat tunjuk sebab kepada ahli tersebut mengenai salahlakunya dan peluang untuk menerangkannya dalam tempoh 14 hari.

PB 5. Menerima jawapan berhubung salahlaku daripada ahli

tersebut.

PB 6. Bincang dan buat keputusan dalam Mesyuarat AJP. Sekiranya tiada prima facie, buang kes. Sekiranya wujud prima facie, teruskan ke tindakan seterusnya.

AJP 7. Mengeluarkan surat pemecatan kepada ahli tersebut.

Pendaftar 8. Rayuan boleh dibuat kepada Pendaftar dalam tempoh 14 hari. Keputusan Pendaftar adalah muktamad.

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 15


7 / 21

6.2 Pelucutan Jawatan Pengerusi Jemaah Pengarah

Tanggungjawab Tindakan PB 1. Terima aduan mengenai salahlaku Pengerusi AJP.


PB 3. Mengemukakan aduan kepada Wakil Pendaftar Negeri.

WP 4. Mengeluarkan surat tunjuk sebab kepada Pengerusi

AJP tersebut mengenai salahlakunya dan peluang untuk menerangkannya dalam tempoh 14 hari.

WP 5. Menerima jawapan berhubung salahlaku daripada

Pengerusi AJP tersebut.

WP 6. Membuat siasatan dan mengemukakan laporan siasatan kepada Pendaftar.

Pendaftar 7. Pendaftar menimbang laporan daripada Wakil

Pendaftar Negeri dan membuat keputusan. Keputusan Pendaftar adalah muktamad.

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 15


8 / 21

6.3 Pemecatan Ahli Jemaah Pengarah

Tanggungjawab Tindakan PHEK 1. Terima aduan mengenai salahlaku AJP.


PB 3. Mendapatkan petisyen daripada ahli-ahli beserta sebab

dan cadangan berhubung cadangan pemecatan AJP secara bertulis dalam tempoh 21 hari.

PB 4. Mengemukakan aduan beserta petisyen kepada

Pengerusi AJP.

P.AJP 5. Pengerusi menyerahkan salinan petisyen kepada AJP tersebut dalam tempoh 7 hari dari tarikh petisyen.

P.AJP 6. AJP tersebut menyerahkan jawapan petisyen kepada

Pengerusi AJP dalam tempoh 14 hari dari tarikh penyampaian pertisyen tersebut.

P.AJP 7. Pengerusi AJP memanggil MA Luar Biasa dalam

tempoh 7 hari.

P.AJP 8. Notis hendaklah disampaikan dalam tempoh 15 hari sebelum MA Luar Biasa tersebut.

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 15


9 / 21

Tanggungjawab Tindakan P.AJP 9. MA Luar Biasa membincangkan mengenai agenda

pemecatan AJP tersebut. Petisyen itu dianggap diluluskan jika ia diluluskan oleh majoriti ahli yang hadir dalam MA tersebut (secara undi sulit).

P.AJP 10. Pengerusi AJP memberitahu Pendaftar mengenai

keputusan undi itu.

Pendaftar 11. Sekiranya keputusan MA Luar Biasa meluluskan petisyen tersebut, Pendaftar akan mengeluarkan Surat Pemecatan Jawatan AJP tersebut serta memaklumkan kepada PP untuk mengisi kekosongan jawatan tersebut.

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 15


10 / 21

6.4 Siasatan Salahlaku Pekerja di Pertubuhan Peladang

Tanggungjawab Tindakan PT 1. Terima aduan mengenai salahlaku Pekerja PP.


PB 3. Bentang dalam Mesyuarat AJP mengenai aduan

tersebut.

AJP 4. Melantik Jawatankuasa Penyiasatan di peringkat PP.

J/K Penyiasatan 5. Menjalankan siasatan ke atas pekerja tersebut/ saksi/dokumen berkaitan.

J/K Penyiasatan/ J/K Tatatertib

6. Mengemukakan laporan penyiasatan kepada Jawatankuasa Tatatertib.

J/K Tatatertib 7. Jawatankuasa Tatatertib membuat semakan ke atas

laporan siasatan.

J/K Tatatertib 8. Mengeluarkan surat/ representasi kepada pekerja tersebut mengenai kesalahan tatatertib yang diadukan.

J/K Tatatertib 9. Menerima representasi (bertulis) dalam masa 21 hari

bekerja.

J/K Tatatertib 10. Menimbang representasi pekerja tersebut.

J/K Tatatertib 11. J/K Tatatertib bermesyuarat memutuskan keputusan tatatertib pekerja.

J/K Tatatertib 12. Sekiranya didapati tidak bersalah, Jawatankuasa

Tatatertib memberitahu pekerja tersebut mengenai pembebasannya dari pertuduhan. Sekiranya didapati bersalah, hukuman boleh dikenakan sepertimana AP.2/2004 dan AP.1/2007.

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 15


11 / 21

Tanggungjawab Tindakan J/K Tatatertib

13. Bentang dalam Mesyuarat AJP keputusan

Jawatankuasa Tatatertib.

Pekerja 14. Rayuan boleh dibuat kepada Jawatankuasa Rayuan Tatatertib dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat keputusan Jawatankuasa tatatertib.

J/K Rayuan Tatatertib 15. Meminta penyataan lanjut atau keterangan tambahan

daripada mana-mana orang lain dan meneliti serta menimbang rayuan.

J/K Rayuan Tatatertib 16. Jawatankuasa Rayuan Tatatertib bermesyuarat dan

membuat keputusan. J/K Rayuan Tatatertib 17. Jawatankuasa Rayuan Tatatertib memberitahu

keputusannya. Keputusan adalah muktamad.

J/K Rayuan Tatatertib 18. Bentang dalam Mesyuarat AJP keputusan Jawatankuasa Rayuan Tatatertib untuk makluman dan rekod.

7.0 REKOD

- Tiada -

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 15


12 / 21

8.0 CARTA ALIRAN

8.1 Siasatan Salahlaku Ahli di Pertubuhan Peladang


PHEK

PB

PB

P.AJP

PB

Terima aduan mengenai salahlaku ahli PP

Semak aduan Bentang dalam Mesyuarat AJP mengenai aduan tersebut. Mengeluarkan surat tunjuk sebab kepada ahli tersebut mengenai salahlakunya dan peluang untuk menerangkannya dalam tempoh 14 hari.

Menerima jawapan berhubung salahlaku daripada ahli tersebut.

PB

AJP

PB

AJP

Mula

1

3

2

4

5

A

Tamat

Ya

Tidak

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 15


13 / 21


PB

AJP

Pendaftar

Bincang dan buat keputusan dalam Mesyuarat AJP. Sekiranya tiada prima facie, buang kes. Sekiranya wujud prima facie, teruskan ke tindakan seterusnya.

Mengeluarkan surat pemecatan kepada ahli tersebut Rayuan boleh dibuat kepada Pendaftar dalam tempoh 14 hari. Keputusan Pendaftar adalah muktamad.

AJP

A

Buang Kes

Ya

Tidak

6

7

8

Tamat

7

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 15


14 / 21

8.2 Pelucutan Jawatan Pengerusi Jemaah Pengarah


PB

PB

PB

WP

WP

Terima aduan mengenai salahlaku Pengerusi AJP Semakan aduan Mengemukakan aduan kepada Wakil Pendaftar Negeri Mengeluarkan surat tunjuk sebab kepada Pengerusi AJP tersebut mengenai salahlakunya dan peluang untuk menerangkannya dalam tempoh 14 hari. Menerima jawapan berhubung salahlaku daripada Pengerusi AJP tersebut.

WP

WP

WP

PB

WP

Mula

1

3

2

4

5

A

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 15


15 / 21


WP

Pendaftar

Membuat siasatan dan mengemukakan laporan siasatan kepada Pendaftar. Pendaftar menimbang laporan daripada Wakil Pendaftar Negeri dan membuat keputusan. Keputusan Pendaftar adalah muktamad.

Pendaftar

WP

A

6

7

Tamat

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 15


16 / 21

8.3 Pemecatan Ahli Jemaah Pengarah


PHEK

PB

PB

PB

P.AJP

Terima aduan mengenai salahlaku AJP

Semakan terhadap aduan Mendapatkan petisyen daripada ahli-ahli beserta sebab dan cadangan berhubung cadangan pemecatan AJP secara bertulis dalam tempoh 21 hari. Mengemukakan aduan beserta petisyen kepada Pengerusi AJP Pengerusi menyerahkan salinan petisyen kepada AJP tersebut dalam tempoh 7 hari dari tarikh petisyen.

PB

Ahli

P.AJP

AJP

Mula

1

3

2

4

5

A

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 15


17 / 21


P.AJP

P.AJP

P.AJP

P.AJP

P.AJP

Pendaftar

AJP tersebut menyerahkan jawapan petisyen kepada Pengerusi AJP dalam tempoh 14 hari dari tarikh penyampaian pertisyen tersebut. Pengerusi AJP memanggil MA Luar Biasa dalam tempoh 7 hari

Notis hendaklah disampaikan dalam tempoh 15 hari sebelum MA Luar Biasa tersebut MA Luar Biasa dijalankan Pengerusi AJP memberitahu Pendaftar mengenai keputusan undi itu. Pendaftar memaklumkan mengenai keputusan Pemecatan jawatan AJP tersebut

AJP

Ahli

Ahli

Ahli

Pendaftar

AJP/ PP

A

6

7

Tamat

8

9

10

11

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 15


18 / 21

8.4 Siasatan Salahlaku Pekerja di Pertubuhan Peladang


PT

PB

PB

AJP

J/K Penyiasatan

J/K Penyiasatan/ J/K Tatatertib

Terima aduan mengenai salahlaku Pekerja PP Semakan terhadap aduan Bentang dalam Mesyuarat AJP mengenai aduan tersebut Melantik Jawatankuasa Penyiasatan di peringkat PP

Menjalankan siasatan ke atas pekerja tersebut/ saksi/ dokumen berkaitan Mengemukakan laporan penyiasatan kepada Jawatankuasa Tatatertib

PB

AJP

PB

Mula

1

4

3

6

A

2

5

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 15


19 / 21


J/K Tatatertib

J/K Tatatertib

J/K Tatatertib

J/K Tatatertib

J/K Tatatertib AJP

Jawatankuasa Tatatertib membuat semakan ke atas laporan siasatan Mengeluarkan surat/ representasi kepada pekerja tersebut mengenai kesalahan tatatertib yang diadukan. Menerima representasi (bertulis) dalam masa 21 hari bekerja. Menimbang representasi pekerja tersebut. J/K Tatatertib bermesyuarat memutuskan keputusan tatatertib pekerja

A

7

8

9

10

B

Buang Kes

Ya

Tidak 11

Tamat

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 15


20 / 21


J/K Tatatertib

J/K Tatatertib

Pekerja

J/K Rayuan Tatatertib

J/K Rayuan Tatatertib J/K Rayuan Tatatertib

Sekiranya didapati tidak bersalah, Jawatankuasa Tatatertib memberitahu pekerja tersebut mengenai pembebasannya dari pertuduhan. Sekiranya didapati bersalah, hukuman boleh dikenakan sepertimana AP.2/2004 dan AP.1/2007. Bentang dalam Mesyuarat AJP keputusan Jawatankuasa Tatatertib. Rayuan boleh dibuat kepada Jawatankuasa Rayuan Tatatertib dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat keputusan Jawatankuasa tatatertib. Meminta maklumat lanjut Mesyuarat dan membuat keputusan Keputusan dimaklumkan.

Pekerja

AJP

J/K Rayuan

Tatatertib

Pekerja

13

B

12

15

14

16

C

17

PROSEDUR KUALITI

PK – PO – 15


21 / 21


J/K Rayuan Tatatertib

Bentang dalam Mesyuarat AJP keputusan Jawatankuasa Rayuan Tatatertib untuk makluman dan rekod

AJP

8.0 LAMPIRAN

- Tiada-

18

C

Tamat

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 01

No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018

1 / 16




Taha



Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018

NO. SALINAN KAWALAN

1


PEMBAYARAN TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN DAN

ELAUN LEBIH MASA

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 01


2 / 16

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan bagi memastikan Prosedur Pembayaran Tuntutan Elaun Perjalanan dan Elaun Lebih Masa dilaksanakan secara sistematik, cekap dan berkesan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang bagi melaksanakan Prosedur Pembayaran Tuntutan Elaun Perjalanan dan Elaun Lebih Masa untuk anggota lantikan LPP dan lantikan PP.

3.0 RUJUKAN

3.1 Akta Pekerja 1955

3.2 Pekeliling Perkhidmatan Bil 2/1992


i) Bil 4 Tahun 2011 - Panduan Pengambilan Pekerja dan Skim Perkhidmatan Personel Pertubuhan Peladang

3.4 Perintah Am Bab B

i) Elaun – Elaun Dalam Perkhidmatan [WP 1.4/2013]

4.0 DEFINISI

4.1. Elaun Penginapan

Seseorang anggota yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya dan perlu menginap adalah layak menuntut bayaran sewa hotel yang disokong dengan resit tertakluk kepada had maksimumnya atau elaun lojing mengikut kadar-kadar yang ditetapkan oleh PP dari semasa ke semasa.

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 01


3 / 16

4.2. Elaun Makan

Seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya bagi tempoh 24 jam atau lebih yang dikira mulai dari waktu bertolak adalah layak menuntut elaun makan mengikut kadar-kadar yang ditetapkan oleh PP dari masa ke semasa.

4.3. Elaun Perjalanan Kenderaan

Seseorang pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri bagi menjalankan tugas rasmi adalah layak menuntut elaun perjalanan kenderaan mengikut kadar-kadar yang ditetapkan oleh PP dari masa ke semasa.

4.4. Elaun Harian

Seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya bagi tempoh melebihi 8 jam tetapi kurang daripada 24 jam adalah layak menuntut elaun harian mengikut kadar separuh daripada kelayakan elaun makannya.

4.5. Elaun Lebih Masa

Apabila seseorang pekerja dikehendaki bekerja lebih daripada masa bekerja biasa yang disyaratkan baginya maka ia boleh diberi bayaran elaun lebih masa mengikut kadar-kadar yang ditetapkan dan jenis tugas kerja yang dijalankan.

4.6 Kelulusan

4.6.1 Anggota LPP yang membuat tuntutan perlu mendapat kelulusan Pegawai Penyelia Daerah (PPD)/LPP Negeri dan peruntukkannya diluluskan belanjawan tahunan PP.

4.6.2 Anggota lantikan PP yang membuat tuntutan perlu mendapat

Kelulusan Pengurus Besar dan diluluskan belanjawan tahunan.PP.

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 01


4 / 16

4.7 Instrumen Kewangan Urusniaga yang berkaitan dengan wang samada melalui: i. Cek/ wang pos / bank draft/ bankers cheque ii. Online iii. Tunai 5.0 SINGKATAN

5.1 LPP - Lembaga Pertubuhan Peladang

5.2 PP - Pertubuhan Peladang

5.3 PN - Pengarah Negeri 5.4 TP - Timbalan Pengarah 5.5 PB - Pengurus Besar


5.7 PP(B) - Pengurus-Pengurus Bahagian/ Projek

5.8 PA - Pengurus Akaun 5.9 Anggota - Pekerja-pekerja PP (Lantikan LPP/ PP)

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 01


5 / 16

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 6.1 Tuntutan Elaun Perjalanan (TNT)


Anggota

1. Semua anggota anggota hendaklah menyediakan penyata tuntutan perjalanan sebelum 10 haribulan setiap bulan dan mengemukakan kepada PT.

PT

2. Menyemak penyata tuntutan anggota supaya mematuhi arahan yang ditetapkan: i. Penyata tuntutan dibuat 2 salinan ii. Notis perjalanan disertakan dan telah

mendapat kelulusan iii. Dalam Negeri PB iv. Luar Negeri P/TP v. Memastikan Resit Tol dikepilkan vi. Menyemak jarak perbatuan dan salinan surat

berkaitan vii. Menyemak dan membuat agihan bagi tuntutan

yang perlu dibayar oleh LPP/PP

PB

3. Menandatangani penyata tuntutan yang lengkap untuk sokongan/kelulusan.

PT

4. Bagi anggota LPP penyata tuntutan direkodkan dan dihantar ke LPP Negeri untuk kelulusan.

PA 5. Menyediakan baucer.

PA 6. Membuat bayaran melalui instrument kewangan kepada anggota (bagi pemindahan yang dibiayai oleh PP).

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 01


6 / 16

6.2 Tuntutan Elaun Lebih Masa

Tanggungjawab Tindakan Anggota

1. Penyata tuntutan elaun lebih masa disediakan

sebelum 10 haribulan setiap bulan dan diserahkan kepada PT.

PT 2. Menerima dan merekod tuntutan elaun lebih masa dan dikemukakan kepada PB.

PT 3. Menyemak, mengesahkan tuntutan.

PB 4. Meluluskan penyata tuntutan elaun lebih masa anggota yang lengkap dan serahkan kepada PA.

PP(B) 5. Menyediakan baucer.

PA 6. Membuat bayaran melalui instrument kewangan kepada anggota (bagi pemindahan yang dibiayai oleh PP).

7.0 REKOD


1. Baucer Bayaran 7 tahun Pejabat PP

2. Penyata Tuntutan 7 tahun Pejabat PP

3. Buku Daftar 7 tahun Pejabat PP

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 01


7 / 16

8.0 CARTA ALIRAN

8.1 Tuntutan Elaun Perjalanan (TNT)


Anggota

PT

PB

PT

PA

PA

Sediakan tuntutan perjalanan Semakan tuntutan perjalanan Tandatangan penyata tuntutan yang lengkap Anggota LPP penyata tuntutan direkodkan dan dihantar ke LPP Negeri untuk kelulusan. Sediakan baucer Sediakan bayaran kepada anggota

PT

PB

PT

Anggota

PB

PB

Mula

1

4

Tamat

2

3

5

6

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 01


8 / 16

8.2 Tuntutan Elaun Lebih Masa


Anggota

PT

PT

PB

PP(B)

PA

Sediakan tuntutan elaun lebih masa Terima dan rekod tuntutan elaun lebih masa Semak dan sahkan tuntutan Kelulusan tuntutan elaun lebih masa Sediakan baucer untuk bayaran Membuat bayaran kepada anggota

PT

PP(B)

PP(B)

PP(B)

PA

PT

Mula

1

4

Tamat

2

3

5

6

Ya

Tidak

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 01


9 / 16

9.0 LAMPIRAN

Lampiran Perkara

1 Penyata Tuntutan Elaun Perjalanan

2 Penyata Tuntutan Elaun Lebih Masa

3 Borang Permohonan Untuk Bertugas Di Luar Pejabat

4 Penyata Pembahagian Tuntutan Elaun Perjalanan LPP/PP

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 01


10 / 16

Nama: No.Pekerja : Ibu Pejabat: Bahagian: Jawatan: Gred: Kategori: -Gaji Pokok Sebulan Kenderaan: Jenis:Elaun Memangku: Sebulan No. Pendaftaran: Jumlah Sebulan Kuasa Kuda: Kelas Tuntutan: ANo. Akaun Bank: Kebenaran km Kelas `C' (jika berkenaan) : Alamat Rumah:

E-Mail : Bagi 500 km pertama sebanyak 0.70 sen tiap 1 km x 228 km RMBagi 501 km selepas 1000 km 0.65 sen tiap 1 km x km RM 0.00Bagi 1001 km selepas 1700 km 0.60 sen tiap 1 km x km RM 0.00Bagi 1701 km hingga seterusnya 0.55 sen tiap 1 km x km RM 0.00Jumlah 228 km RM 0.00

0 hari x Elaun Harian sebanyak RM 57.50 sehari (Sabah/Sarawak) RM 0.000 hari x Elaun Harian sebanyak RM 42.50 sehari RM 0.000 hari x Elaun Makan sebanyak RM 115.00 sehari semalam (Sabah/Sarawak) RM 0.000 hari x Elaun Makan sebanyak RM 18.00 (40%) RM 0.000 hari x Elaun Loging sebanyak RM sehari semalam RM 0.000 hari sewa hotel (resit berkembar) No. (Seperti kenyataan sebelah) RM 0.00

Tuntutan Pelbagai Cukai Lapangan Terbang / Tiket Kapalterbang* RM 0.00mengikut resit Bayaran Tol/Feri/Tempat Letak Kereta* RM 0.00berkembar Tambang Teksi seperti kenyataan sebelah* RM 0.00

Lain-lain* (Bayaran Telefon) RM 0.00

Ringgit Malaysia: RM 0.00

Saya mengaku bahawaI) Perjalanan pada tarikh tersebut adalah benar dan atas urusan kerajaanii) Tuntutan ini dibuat mengikut pekeliling Perbendaharaan 2/92 dan Perintah Am Bab 'B'iii) Perbelanjaan bertanda (*) berjumlah RM…………...telah sebenarnya dilakukan dan dibayar oleh sayaiv) Panggilan telefon sebanyak RM 0.00 adalah atas urusan Kerajaanv) Butiran dalam tuntutan saya adalah benar dan bertanggungjawab ke atasnya

Disahkan bahawa Pegawai ini telah berada di luar pajabat pada tarikh yang dikemukakandi dalam tuntutan ini atas urusan rasmi. Tuntutan ini adalah atas peruntukan seperti berikut:

Peruntukan Pembangunan Vot/Projek Peruntukan Mengurus Amaun

Jumlah Tarikh:

(T/T Ketua Unit/Pegawai Vot)

Pendahuluan telah diberi[Rujukan: RMTolak: Tuntutan Sekarang RMBaki dituntut/baki dibayar balik RM

RM

LEMBAGA PERTUBUHAN PELADANG

………………………………………..

(T/T Ketua Pengarah/Pengarah Bahagian)

KENYATAAN TUNTUTAN PERJALANAN BULAN___________ 2016

Tandatangan Pegawai

TUNTUTAN DI ATAS DILULUSKAN UNTUK BAYARAN

Tarikh :

Lampiran 1

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 01


11 / 16

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 01


12 / 16

LEMBAGA PERTUBUHAN PELADANG NEGERI…….. Tuntutan kerja Lebih Masa Bulan………………. Jawatan : Gaji Pokok : RM Tempat Bertugas : Upah : RM Tarikh/Hari Masa Jumlah

Masa Bekerja

Jumlah Masa Dituntut Keterangan Bertugas Dari Hingga 1.125 1.25 1.5 1.75 2

Jumlah Jumlah Masa : 1. 2. Jumlah = RM (Ringgit Malaysia : ) Tarikh : ________________________ (Pemohon) Adalah disahkan bahawa pegawai di atas adalah betul menyempurnakan kerja lebih masa yang dinyatakan. Kerja lebih masa tersebut mustahak dan bersesuaian. Telah disemak dan disahkan betul. Tarikh : _____________________ Kelulusan Pengurus Besar Tuntutan ini adalah diluluskan/tidak diluluskan Tarikh :______________________ ______________________ (Pengurus Besar)

Lampiran 2

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 01


13 / 16

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 01


14 / 16

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 01


15 / 16

Lampiran 3

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 01


16 / 16

Lampiran 4

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 02


1 / 11




Taha



Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018

NO. SALINAN KAWALAN

1


PENGURUSAN SURAT MENYURAT

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 02


2 / 11

1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan bagi memastikan Pengurusan Surat Menyurat dilaksanakan secara sistematik, cekap dan berkesan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang bagi melaksanakan

Pengurusan Surat Menyurat. 3.0 RUJUKAN


i) Bil 5/1987 - Mengenai Sistem Fail dan Surat Menyurat PP

3.2 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 - Panduan Pengurusan

Pejabat 4.0 DEFINISI

4.1 Surat

Surat ialah alat komunikasi bertulis yang dibuat atas urusan rasmi PP yang terikat dengan peraturan tertentu dari segi bahasa mahupun teknik penulisan.

4.2 Surat Bersampul

Sebilangan besar surat-menyurat diuruskan dengan penghantaran surat bersampul, iaitu surat-surat dimasukkan ke dalam sampul surat dan diposkan kepada si penerima.

4.3 Surat Berdaftar

Surat berdaftar biasanya digunakan dengan tujuan memastikan supaya surat berkenaan selamat sampai kepada penerimanya. Rekod penghantaran adalah diselenggarakan oleh Pejabat Pos dan Agensi Kiriman Express yang lain.

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 02


3 / 11

4.4 Surat Berdaftar Akuan Terima

Surat berdaftar akuan terima boleh dikatakan sebagai modifikasi kepada surat berdaftar. Bezanya ialah penerima mengaku telah menerima surat berkenaan dengan menandatangani satu kad yang disertakan pada surat itu. Kad berkenaan apabila telah ditandatangani hendaklah diposkan semula kepada penghantar surat berkenaan.

4.5 Bungkusan

Bungkusan-bungkusan kecil boleh diterima melalui pos, sementara bungkusan besar hanya boleh diterima dengan terlebih dahulu menerima notis daripada Pejabat Pos menyatakan adanya bungkusan yang disimpan di Pejabat Pos untuk si penerima datang mengambil.

4.6 E-Mel

Satu proses pengiriman dan penerimaan surat melalui internet dengan waktu yang sangat singkat dan cepat.

4.7 Faksimili

Alat telekomunikasi yang memiliki kemampuan untuk mengirim dan menerima gambar atau tulisan melalui kabel atau gelombang radio secara cepat dari satu tempat ke tempat yang lain.

5.0 SINGKATAN

5.1 LPP - Lembaga Pertubuhan Peladang

5.2 PP - Pertubuhan Peladang

5.3 PB - Pengurus Besar 5.4 PT - Pengurus Pentadbiran 5.5 PP(B) - Pengurus-Pengurus Bahagian/ Projek

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 02


4 / 11


6.1 Menguruskan Surat-Surat Yang Diterima

Tanggungjawab Tindakan PT 1. Terima surat, copkan tarikh terima dan tandatangan

ringkas.

PT 2. Daftarkan surat ke dalam Buku Daftar Penerimaan surat atau ke dalam sistem komputer. Butir-butir yang perlu dicatatkan ke dalam buku daftar ialah seperti contoh di Lampiran 1.

PT

3. Bagi surat terperingkat yang diterima hendaklah

dikawal dengan selamat menerusi pendaftaran rahsia semasa menerima, memproses dan menyimpan.

PT 4. Masukkan surat-surat ke dalam folder/fail (terbuka/terperingkat) dan minitkan surat masuk dengan dakwat merah.

PT 5. Serahkan folder/ fail(terbuka/terperingkat) kepada

PB untuk tindakan selanjutnya.

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 02


5 / 11

6.2 Mengurus Surat Keluar


PT 1. Terima arahan daripada PB atau PP(B).

PT 2. Sediakan surat mengikut format atau draf sekurang-kurangnya 3 salinan dengan menggunakan Kepala Surat Rasmi/ No. Rujukan Fail/ Tajuk Surat. Di bahagian bawah surat hendaklah disertakan nama pendraf surat/ rujukan dan penaip surat. i) Salinan asal dihantar kepada pihak

berkenaan. ii) Salinan kedua dikandungkan kedalam fail

berkaitan. iii) Salinan ketiga dikandungkan ke dalam fail

timbul.

PB/PT

3. Menentukan taraf keselamatan surat sama ada terbuka atau terperingkat. Kod peringkat keselamatan hendaklah dicatatkan sebagai sebahagian daripada nombor rujukan fail bagi surat berkenaan.

PT 4. Serahkan kepada PB untuk ditandatangani Kandungkan bilangan surat mengikut fail berkaitan.

PT 5. Rekod ke dalam Buku Daftar Surat Keluar dengan

menulis ringkasan seperti contoh di Lampiran 2.

PT 6. Salinan surat kedua di kandungkan ke dalam fail berkaitan dengan mencatat di kertas minit fail dengan menggunakan dakwat hitam/ biru.

PT 7. Masukkan surat ke dalam sampul surat samada

dihantar melalui Pos ataupun hantar tangan. Sekiranya dihantar tangan, copkan dengan perkataan “HANTAR TANGAN” disampul surat tersebut dan rekod dalam Buku Hantar Tangan. Dapatkan tandatangan penerima pada Buku Hantar Tangan apabila surat diserah melalui tangan. Jika surat itu difax, hendaklah dicatatkan perkataan telah difax pada tarikh tertentu.

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 02


6 / 11

PT 8. Bagi surat terperingkat yang keluar hendaklah dikawal dengan selamat menerusi pendaftaran rahsia semasa memproses, menyimpan dan menghantar.

7.0 REKOD


1. Buku Daftar Penerimaan Surat

5 tahun PPK

2. Buku Daftar Surat Keluar

5 tahun PPK

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 02


7 / 11

8.0 CARTA ALIRAN

8.1. Menguruskan Surat-Surat Terima


PT

PT

PT

PT

PT

Terima surat Daftarkan surat ke dalam Buku Daftar Penerimaan surat atau ke dalam sistem computer Surat terperingkat hendaklah dikawal menerusi pendaftaran rahsia semasa menerima, memproses dan menyimpan. Masukan surat-surat didalam folder/fail (terbuka/terperingkat) Serahkan folder/fail kepada Pengurus Besar

PB

PB

PB

PB

PB

Mula

1

4

2

3

Tamat

5

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 02


8 / 11

8.2. Menguruskan Surat Keluar


PT

PT

PB/PT

PT

PT

PT

PT

PT

Terima arahan Sediakan surat mengikut format Tentukan taraf keselamatan surat Serahkan kepada Pengurus Besar untuk ditandatangani. Masukkan kandungan surat Rekod kedalam Buku Daftar Surat Keluar Salinan surat kedua di kandungkan ke dalam fail Masukkan surat dalam sampul surat dan dihantar melalui pos atau hantar tangan. Surat terperingkat yang keluar hendaklah dikawal dengan selamat menerusi pendaftaran rahsia semasa memproses, menyimpan dan menghantar

PB

PB

PB

PB

PB

PB

PB

PB

Mula

1

4

Tamat

2

3

5

6

7

8

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 02


9 / 11

9.0 LAMPIRAN

Lampiran Perkara

1 Buku Daftar Penerimaan Surat

2 Buku Daftar Surat Keluar

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 02


10 / 11

Lampiran 1

Bil Tarikh Terima

Rujukan Surat Tarikh Surat

Perkara

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 02


11 / 11

Lampiran 2

Bil Tarikh

Surat No Rujukan Tajuk Surat Surat Kepada

Tarikh Surat

Keluar

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 03


1 / 22




Taha



Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018

NO. SALINAN KAWALAN

1

PERTUBUHAN PELADANG

PENGURUSAN FAIL PERTUBUHAN PELADANG

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 03


2 / 22

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan bagi memastikan Pengurusan Fail dilaksanakan secara sistematik, cekap dan berkesan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang bagi melaksanakan Pengurusan Fail.

3.0 RUJUKAN

3.1 Arahan Perkhidmatan - Bab 4 – Perkara 1 – 19 3.2 Arahan Pendaftar

i) Bil. 5 Tahun 1987 - Mengenai Sistem Fail dan Surat Menyurat PP

3.3 Panduan Pengurusan Pejabat i) Bahagian - VII

4.0 DEFINISI

4.1 Fail

Fail ialah dokumen yang merekodkan apa-apa tindakan yang sedang, telah dan yang akan diambil. Ia juga merekod semua keputusan-keputusan yang telah dibuat.

4.2 Fail Terbuka

Fail yang didalamnya disimpan surat-surat yang tidak terperingkat. – kulit berwarna putih.

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 03


3 / 22

4.3 Fail Sulit

Fail yang di dalamnya disimpan surat-surat terperingkat, fail ini hanya boleh dilihat oleh pegawai yang berkenaan sahaja. Fail sulit kulit fail berwarna hijau.

4.4 Fail Semasa

Fail kulit tebal untuk menyimpan dokumen-dokumen perakaunan dan rekod-rekod projek dalam tahun semasa.

4.5 Kertas Minit

Kertas dimana dicatitkan tarikh surat diterima/dikeluarkan beserta No. Rujukan surat tersebut. Catitan surat keluar menggunakan pen berdakwat biru/hitam manakala surat masuk pula dicatitkan dengan menggunakan pen berdakwat merah.

5. SINGKATAN

5.1 PP - Pertubuhan Peladang Kawasan/Negeri/Kebangsaan

5.2 PB - Pengurus Besar 5.3 PP(B) - Pengurus-Pengurus Bahagian/ Projek

5.4 P(T) - Pembantu Tadbir

5.5 AJP - Ahli Jemaah Pengarah 5.6 AJK(P) - Ahli Jawatankuasa (Pelupusan)

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 03


4 / 22


6.1 Membuka Fail Umum Dan Sulit

Tanggungjawab Tindakan P(T) 1. Terima surat daripada PB (untuk difailkan)

P(T )

2. Teliti surat, masukkan ke dalam fail yang berkaitan. Sekiranya tiada fail berkaitan bincang dengan PB untuk membuka fail baru. Rekod dalam buku daftar fail/ sistem rekod fail. Rekodkan tarikh dibuka dan bilangan daftar.

Kod-kod rujukan yang digunakan untuk menyediakan nombor rujukan fail adalah seperti berikut: - Rujukan Pertama Nama Ringkas Organisasi Rujukan Kedua Nama Ringkas Bahagian Rujukan Ketiga Taraf Keselamatan Rujukan Keempat Kod Perkara Rujukan Kelima Kod Pecahan Rujukan Kelima Kod Siri/Jilid

P(T) 3. Semak kod fail dan dapatkan kod yang sesuai. Nomborkan ikut kod yang sedia ada. Nombor fail hendaklah berturutan seperti contoh di Lampiran 1.

P(T) 4. Berikan tajuk yang sesuai. Tulis dengan huruf

besar dan warna hitam pada kulit depan fail.

P(T) 5. Surat dimasukkan di sebelah kanan.

P(T) 6. Letakkan kertas minit di sebelah kiri. Tuliskan nombor fail dan nombor helaian kertas minit tersebut seperti contoh di Lampiran 2.

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 03


5 / 22

Tanggungjawab Tindakan P(T) 7. Surat masuk direkodkan dengan pen merah,

nombor rujukan dan tarikh surat. Minit surat hendaklah berturutan dan ditulis dalam bulatan di tepi disebelah kiri kertas minit. Kandungkan nombor dalam bulatan dengan warna biru atau hitam pada surat yang diterima itu. Menebuk lubang di fail ukurannya ialah 1” daripada atas dan 1” daripada tepi kulit fail atas sebelah kiri.

P(T) 8. Catitkan tarikh kandungan pertama di kulit fail. Jika

fail yang digunakan berwarna hijau tulis fail dengan perkataan “SULIT”.

P(T) 9. Simpan fail dalam kabinet yang ditetapkan dan

dikunci.

P(T) 10. Susun fail dalam kabinet. Nombor bilangan fail hendaklah ditampalkan di luar kabinet. Cari fail, semak nombor rujukan di kabinet di mana fail berkenaan disimpan.

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 03


6 / 22

6.2 Edaran Fail

Tanggungjawab Tindakan PB/ PP(B) 1. PB atau PP(B) minta fail.

P(T) 2. Semak daftar fail.

P(T) 3. Dapatkan fail dan rekodkan di kad pergerakan fail

seperti contoh di Lampiran 3. Simpan kad edaran fail.

P(T) 4. Rekodkan dikulit fail kepada siapa dan tarikh

diberikan. Kertas-kertas minit yang koyak hendaklah ditampal dengan tidak menghilangkan tulisan minit asal.

P(T) 5. PB atau PP(B) serahkan balik fail untuk simpan.

Rekod di buku serta di kulit fail. Simpan fail di kabinet.

P(T) 6. Jika seseorang PP(B) hendak mengedarkan fail

kepada PP(B) yang lain perlu diberitahu kepada P(T) untuk direkodkan bagi kemudahan mencari untuk mengelakkan fail tersebut hilang.

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 03


7 / 22

6.3 Penyimpanan Fail


P(T) 1. Simpan fail. Fail tidak ditinggalkan di atas meja semasa rehat dan selepas waktu pejabat.

P(T) 2. Catit dikulit fail dan dibuku tarikh fail tersebut

disimpan. Fail tidak dibenarkan dilihat atau dibaca oleh orang yang tidak berkenaan.

P(T) 3. Susun fail dalam kabinet. Nombor bilangan fail

hendaklah ditampalkan diluar kabinet. Cari fail, semak nombor rujukan di kabinet mana fail berkenaan disimpan.

P(T) 4. Fail sulit disimpan di kabinet bilik PB.

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 03


8 / 22

6.4 Penutupan Fail


P(T) 1. Kenalpasti ketebalan fail. Fail yang mengandungi 100 kandungan atau ketebalan 4cm hendaklah ditutup dan fail baru dibuka.

P(T) 2. Palang dan catit tarikh fail ditutup di kulit fail dengan

dakwat merah dan dicatatkan “DITUTUP”/ JILID 2 DIBUKA dengan dakwat biru atau hitam menggunakan dakwat kekal. Catit tarikh kandungan terakhir di kulit fail.

P(T) 3. Simpan fail jilid 1 bersekali dengan fail jilid 2 untuk

tempoh tertentu untuk rujukan bila diperlukan.

P(T) 4. Simpan fail jilid 1 di rak berasingan untuk tujuan hapuskira apabila telah mencapai tempoh yang telah ditetapkan.

P(T) 5. Simpan fail jilid 2 di dalam kabinet yang telah

ditetapkan.

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 03


9 / 22

6.5 Pelupusan Fail


P(T) 1. Maklumkan kepada PB fail yang ditutup telah capai tempoh yang ditetapkan.

P(T) 2. Sediakan senarai fail yang perlu dilupuskan

sebanyak 3 salinan. Kenalpasti isi kandungan fail dan asingkan dokumen atau surat penting yang tidak boleh dilupus. Ikat 5 buah fail bagi satu-satu ikatan ikut kod fail masing-masing seperti contoh di Lampiran 4.

PB 3. Serahkan senarai kepada PB untuk semakan dan

simpanan.

PB 4. Buat lantikan pegawai/ jawatankuasa bagi pelupusan aset sebagai panel penilai pelupusan aset yang terdiri daripada pengerusi dan 3 orang ahli yang dilantik dikalangan ahli Biro Pentadbiran PP.

i. Pengerusi adalah dikalangan AJP, 2 ahli panel penilai terdiri daripada:

ii. Seorang Juruaudit Dalam PP, PB, dan P(T).

AJK (P) 5. Buat semakan senarai fail untuk dilupuskan dan cadangan kaedah pelupusan samada dirincih, dibakar dan ditanam.

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 03


10 / 22

7.0 REKOD


1. Fail Terbuka 7 tahun/ selagi diperlukan

Pejabat PP

2. Fail Sulit 7 tahun/ selagi diperlukan

Pejabat PP

3. Fail Semasa

7 tahun/ selagi diperlukan

Pejabat PP

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 03


11 / 22

8.0 CARTA ALIRAN 8.1 Membuka Fail Umum Dan Sulit


P(T)

P(T)

P(T)

P(T)

P(T)

P(T)

P(T)

P(T)

P(T)

P(T)

Terima surat Masukkan dalam fail jika perlu fail baru. Semak kod fail untuk mendapatkan kod yang sesuai Berikan tajuk yang sesuai Surat dimasukkan di sebelah kanan Masukkan kertas minit disebelah kiri Rekod surat masuk dengan pen merah dan surat keluar dengan pen biru/ hitam Catatkan tarikh kandungan pertama dikulit fail Simpan fail dalam kabinet yang berkunci. Susun fail dalam kabinet dengan nombor yang berturutan

PB

PB

PB

PB

PB

PB

PB

PB

PB

Mula

1

Tamat

2

3

7

6

5

8

4

9

10

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 03


12 / 22

6.2 Edaran Fail


PB/PP

P(T)

P(T)

P(T)

P(T)

P(T)

Minta fail Semak daftar fail Rekod keluar/masuk fail Edar fail Serah semula fail Rekod keluar/ masuk fail dan simpan

P(T)

PB

PB/PP

PB/PP

PB/PP

PB

Mula

1

Tamat

2

3

6

5

4

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 03


13 / 22

6.3 Penyimpanan Fail


P(T)

P(T)

P(T)

P(T)

Simpan fail Catit dikulit fail tarikh fail disimpan Susun fail dalam kabinet berturutan. Fail sulit disimpan di kabinet bilik Pengurus Besar.

PB

PB

PB

PB

Mula

1

Tamat

2

3

4

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 03


14 / 22

6.4 Penutupan Fail


P(T)

P(T)

P(T)

P(T)

P(T)

Kenalpasti ketebalan fail Palang dan catit tarikh fail ditutup di kulit fail dengan dakwat merah dan dicatatkan “DITUTUP”/ JILID 2 DIBUKA Simpan fail jilid 1 bersekali dengan fail jilid 2 untuk tempoh tertentu Simpan fail jilid 1 di rak berasingan untuk tujuan hapuskira Simpan fail jilid 2 didalam kabinet

PB

PB

PB

PB

PB

Mula

1

Tamat

2

3

4

5

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 03


15 / 22

6.5 Pelupusan Fail


PB/P(T)

P(T)

PB

PB

AJK(P)

Maklum PB fail capai tempoh Sediakan senarai fail Serah senarai kepada PB Lantik Jawatankuasa Buat senarai fail dan kaedah untuk dilupuskan

PB

PB

PB

PB/ P(T)

Mula

1

Tamat

2

3

4

5

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 03


16 / 22

9.0 LAMPIRAN

Lampiran Perkara

1 Kod Senarai Fail

2 Contoh Kertas Minit

3 Kad Pergerakan Fail

4 Senarai fail yang dicadangkan untuk dibuat pelupusan

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 03


17 / 22

Lampiran 1 Kod Fail PPK

Kod Fail Nama Fail

PPK.T.1 Kakitangan

PPK.T.2 Cuti

PPK.T.3 Jawatan

PPK.T.4 Harta

PPK.T.5 Pekeliling

PPK.T.6 Penyelenggaraan

PPK.T.7 Keselamatan

PPK.T.8 Aktiviti/Projek

PPK.T.9 Mesyuarat

PPK.T.10 Kursus

PPK.T.11 Gaji

PPK.T.12 Persidangan

PPK.T.13 Peristilahan

PPK.T.14 Alamat

PPK.T.15 Bantuan

PPK.T.16 Produktiviti

PPK.T.17 Komunikasi

PPK.T.18 Belanjawan

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 03


18 / 22

Kod Fail Nama Fail

PPK.T.19 Percetakan

PPK.T.20 Peraturan

PPK.T.21 Anugerah

PPK.T.22 Inter Agensi

PPK.T.23 Anugerah

PPK.T.24 Jawatankausa

PPK.T.25 VIP

PPK.T.26 Rancangan Malaysia

PPK.T.27 Perolehan

PPK.T.28 Bayan

PPK.T.29 Hapuskira

PPK.T.30 Penyata

PPK.T.31 Akaun

PPK.T.32 Peruntukan

PPK.T.33 kenderaan

PPK.T.34 Kampung Angkat

PPK.T.35 Peperiksaan

PPK.T.36 Potongan

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 03


19 / 22

Kod Nama Fail

PPK.T.37 Sewa

PPK.T.38 Pinjaman

PPK.T.39 Tuntutan

PPK.T.40 Perjanjian

PPK.T.41 Pertanyaan

PPK.T.42 Bekalan

PPK.T.43 Tatatertib

PPK.T.44 Elaun

PPK.T.45 Pameran/Pertandingan

PPK.T.46 Infrastruktur

PPK.T.47 SKAT

PPK.T.51 LPP/PPK/PPN/PMP

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 03


20 / 22

Lampiran 2 Kertas Minit

(Am.6) Kertas Minit No. Helai No.

1. Surat bil ………….hantar kpd……………….dikdg pada………. 2. Surat bil ………….hantar kpd……………….dikdg pada………. 3. Surat bil ………….hantar kpd……………….dikdg pada………. 4. Surat bil ………….hantar kpd……………….dikdg pada……….

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 03


21 / 22

LEMBAGA PERTUBUHAN PELADANG

KAD REKOD EDARAN FAIL

NO.FAIL : FAHARASAT DI BAWAH PERKARA : TAJUK FAIL :

Dihantar Kepada

Tarikh Dihantar

Dihantar Kepada

Tarikh Dihantar

Dihantar Kepada

Tarikh Dihantar

Lampiran 3

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 03


22 / 22

Lampiran 4

SENARAI FAIL PPK………………… YANG DICADANGKAN UNTUK DIBUAT PEMISAHAN

1. Tarikh Semakan : 4. Panel Penilai: 2. Masa : a) Pengerusi ____________ 3. Tempat : ( ) b) Ahli ____________

( ) c) Ahli ____________ ( ) d) Ahli ____________ ( )

BIL FAIL

RUJUKAN FAIL PERKARA/TAJUK FAIL TARIKH-TARIKH

TARAF REKOD (TERBUKA, SULIT,DLL

BIL. LAMPIRAN MUSNAH/SIMPAN HINGGA

CATATAN

UNTUK KEGUNAAN PPK SAHAJA Bil Fail : ……………………………………… Bil Penerimaan :…………………………….. Tarikh Terima : ……………………………… Semak :………………………………………. Tempatan :…………………………………… Kajian :……………………………………….. ……………….Tahun 20……………………..

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 04

No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018

1 / 28




Taha



Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018

NO. SALINAN KAWALAN

1

PERTUBUHAN PELADANG

PENGAMBILAN PEKERJA

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 04


2 / 28

1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan bagi memastikan Proses Pengambilan Pekerja dilaksanakan secara sistematik, cekap dan berkesan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang bagi melaksanakan Proses Pengambilan Pekerja.

3.0 RUJUKAN


3.2 Akta Pekerja Tahun 1955

3.3 Akta Kumpulanwang Simpanan Pekerja 1991 (Akta 452)

3.4 Akta Perkeso

3.5 Akta Pembangunan Sumber Manusia Berhad

3.6 Akta Majlis Perundingan Gaji Negara (Akta 732) - Perintah Gaji Minimum 2016

3.7 Akta Umur Persaraan Minimum 2012 (Akta 753)

3.8 Peraturan-Peraturan PP 1983

3.9 Perlembagaan PP

3.10 Arahan Pendaftar Bil 4/2011 - Panduan Pengambilan Pekerja dan Skim Perkhidmatan Personel

PP

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 04


3 / 28

4.0 DEFINISI

4.1 Ahli Jemaah Pengarah

Bermaksud Ahli Jemaah Pengarah yang dipilih atau dilantik mengikut Perlembagaan PP untuk menguruskan hal ehwal dan lain-lain perkara yang diamanahkan kepadanya.

4.2 Ahli Jawatankuasa Perjawatan PP

Jawatankuasa yang dilantik oleh AJP bagi membuat cadangan atau perakuan yang berkaitan dengan perjawatan dan perkhidmatan kepada PP yang terdiri daripada: i. 3 orang AJP (dipilih dalam mesyuarat AJP termasuk Pengerusi

Jawatankuasa), ii. Seorang wakil LPP (Jika perlu), iii. Pengurus Besar sebagai Setiausaha Jawatankuasa.

4.3 Panel Temuduga

Terdiri daripada kalangan Ahli Jawatankuasa Perjawatan termasuk Pengurus Besar.

4.4 Pekerja

Seseorang yang dilantik bekerja dengan Pertubuhan Peladang ke dalam jawatan tetap, sementara, sambilan atau kontrak dengan dibayar gaji atau upah secara bulanan, harian atau mengikut tugasan/kontrak.

4.5 Surat Tawaran Kerja

Pertubuhan Peladang hendaklah membuat tawaran pelantikan kepada calon yang berjaya melalui apa-apa kaedah yang difikirkan sesuai oleh Pertubuhan Peladang dengan disertakan Kontrak Perkhidmatan.

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 04


4 / 28

4.6 Kontrak Perkhidmatan

Perjanjian yang disempurnakan secara bertulis diantara Pertubuhan Peladang sebagai majikan dengan seorang yang lain yang bersetuju menjadi pekerja kepada Pertubuhan Peladang dengan mematuhi syarat-syarat yang ditetapkan.

5.0 SINGKATAN

5.1 PP - Pertubuhan Peladang Kawasan / Negeri/ Kebangsaan


5.3 PB - Pengurus Besar 5.4 PP(B) - Pengurus-Pengurus Bahagian/ Projek 5.5 PT - Pengurus Pentadbiran 5.6 AJK - Ahli Jawatankuasa Perjawatan

5.7 EPA - Ejen Pengambilan Pekerja Asing 5.8 KDN - Kementerian Dalam Negeri 5.9 JTK - Jabatan Tenaga Kerja

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 04


5 / 28

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 6.1 Pengambilan Pekerja Tempatan


PB

1. Kenalpasti kekosongan jawatan yang terdapat di PP melalui PP(B).

PB

2. Jawatankuasa Perjawatan menyediakan justifikasi

keperluan jawatan baru dengan menggunakan borang seperti contoh di Lampiran 1.

PB

3. Bentang justifikasi tersebut di Mesyuarat AJP. Bincang cadangan pengambilan pekerja berdasarkan justifikasi dan buat keputusan cadangan pengambilan pekerja.

PT

4. Iklankan kekosongan jawatan melalui media cetak/

media elektronik/ pamerkan di tempat-tempat awam.

PT 5. Terima permohonan dan rekodkan ke dalam Buku

Daftar Surat Masuk. Serah kepada PB.

PT 6. Tapis/ proses borang-borang permohonan dan sediakan senarai pendek calon-calon yang layak untuk ditemuduga.

PT 7. Bincang dengan PB untuk menetapkan calon yang

akan dipanggil temuduga.

PT 8. Keluarkan surat panggilan temuduga kepada calon yang layak seperti contoh di Lampiran 2. Bentuk panel temuduga yang terdiri daripada:

i. AJP – 2 orang ii. Pengurus Besar iii. Wakil LPP (jika perlu)

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 04


6 / 28

Tanggungjawab Tindakan PT 9. Jalankan temuduga dan buat penilaian mengikut

garis panduan.

PB 10. Kemukakan laporan keputusan temuduga dalam Mesyuarat Perjawatan untuk diperakukan dan dibawa ke Mesyuarat AJP untuk kelulusan.

PT

11. Keluarkan surat pelantikan jawatan kepada calon

yang berjaya seperti contoh di Lampiran 3 dan surat pemakluman kepada calon yang gagal seperti contoh di Lampiran 4.

PT

12. Menerima maklumbalas daripada calon yang

berjaya. Calon melaporkan diri serta menyerahkan kontrak perkhidmatan yang telah disempurnakan. Pertubuhan Peladang melengkapkan Borang Daftar Pekerja seperti contoh di Lampiran 5.

PB

13. Beri taklimat kepada pekerja.

PB

14. Arahkan PT buka fail peribadi untuk menyimpan dokumen-dokumen yang berkaitan.

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 04


7 / 28

6.2 Pengambilan Pekerja Asing

Tanggungjawab Tindakan PB/ PT 1. Setelah Mesyuarat AJP meluluskan pengambilan

pekerja asing, buat surat permohonan kebenaran kepada Kementerian Dalam Negeri dengan mengemukakan bersama Borang PA 2/98 (pin. 6/99) seperti contoh di Lampiran 6 di bawah Jabatan Tenaga Pekerja Semenanjung Malaysia.

PT 2. Mendapat kelulusan daripada Jabatan Tenaga Pekerja Semenanjung Malaysia untuk kebenaran Kementerian Dalam Negeri.

PB 3. Apabila mendapat surat kebenaran dari KDN, buat permohonan pekerja asing mengikut syarat –syarat yang ditetapkan dan peraturan berkuatkuasa oleh oleh Kementerian Dalam Negeri.

PT 4. Urusan bayaran levi di Pejabat Imigresen Malaysia dan daftar pekerja asing di PP.

PP(B) 5. Hantar pekerja ke tapak/ ladang yang telah ditetapkan.

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 04


8 / 28

7.0 REKOD

Bil. Rekod Jangkamasa

Simpanan Lokasi

1. Borang justifikasi keperluan mengambil pekerja baru

7 Tahun

Pejabat PP

2. Dokumen Permohonan Jawatan Kosong

7 Tahun Pejabat PP

3. Surat Panggilan Tamuduga 7 Tahun Pejabat PP

4. Surat Perlantikan Kepada Calon Yang Berjaya dan Surat Pemakluman Kepada Calon yang Gagal

7 Tahun Pejabat PP

5. Surat/borang memohon kepada KDN keperluan pekerja asing

7 Tahun Pejabat PP

6. Surat kelulusan mengambil pekerja asing dari KDN

7 Tahun Pejabat PP

7. Surat kebenaran dari Imigresen pengambilan pekerja asing

7 Tahun Pejabat PP

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 04


9 / 28

8.0 CARTA ALIRAN

8.1 Pengambilan Pekerja Tempatan


PB

PB

PB

PT

PT

PT

PT

PT

Kenalpasti kekosongan jawatan Sediakan justifikasi keperluan jawatan Bentang Mesyuarat AJP Iklankan kekosongan jawatan Terima Permohonan Tapis/ Proses Borang-Borang Permohonan Bincang dengan PB untuk menetapkan calon Keluarkan Surat Panggilan Temuduga

PP(B)

AJK

AJP

PB

PB

PB

PB

PB

Mula

1

4

2

3

7

6

5

8

A

tidak

ya

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 04


10 / 28


PT

PB

PT

PT

PB

PB

Jalankan temuduga Kemukakan laporan keputusan temuduga dalam Mesyuarat Perjawatan untuk perakuan dan Mesyuarat AJP untuk kelulusan Keluarkan surat pelantikan Terima maklumbalas dan calon melapor diri Taklimat kepada pekerja Buka fail peribadi pekerja

PB

AJK dan AJP

PB

PB

PT

PT

A

9

10

11

12

13

14

Tamat

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 04


11 / 28

8.2 Pengambilan Pekerja Asing


PB/ PT

PT

PB

PT

PP(B)

Mesyuarat AJP meluluskan pengambilan pekerja asing Surat kelulusan daripada Jabatan Tenaga Pekerja isi borang untuk kebenaran KDN Buat permohonan pekerja asing Bayaran levi di Pejabat Imigresen Hantar pekerja ke tapak/ ladang

AJP

JTK

KDN

PB

PB

Mula

1

4

Tamat

2

3

5

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 04


12 / 28

9. LAMPIRAN

Lampiran Perkara

1 Borang Justifikasi Keperluan Jawatan Baru

2 Surat Panggilan Temuduga

3 Surat Pelantikan Jawatan

4 Keputusan Temuduga Jawatan

5 Borang Daftar Pekerja

6 Borang PA2/98 (pin.6/99) Bagi Memohon Kebenaran Mengambil Pekerja Asing Dari Kementerian Dalam Negeri

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 04


13 / 28

Lampiran 1

BORANG JUSTIFIKASI MENGISI KEKOSONGAN JAWATAN BAGI PERTUBUHAN PELADANG ………………….

1. Nama Jawatan (yang akan diisi) :………………………………………….. 2. Permohonan dibuat oleh :

(a) Nama : ………………………………………………………………………….. (b) Jawatan : …………………………………………………………………………..

3. Tarikh kekosongan jawatan :…………………………………………………… 4. Tarikh diperlukan : ………………………………………………………………….. 5. Gaji permulaan yang ditawarkan dan tanggagaji :…………………………… 6. Taraf jawatan sambilan, sementara, kontrak atau tetap:

…………………………… 7. Jika sambilan, sementara atau kontrak nyatakan tempoh pengambilan : Sementara/sambilan Kontrak

(a) 1 – 3 bulan (a) 1 tahun (b) 2 – 4 bulan (b) 1 – 2 tahun (c) 4 – 6 bulan (c) lebih 2 tahun (d) 6 bulan hingga 1 tahun

9.0 Peruntukan pembiayaan gaji (dibawah projek mana) :……………………………...

…………………………………………………………………………………………… 10.0 Kelayakan asas akademik yang diperlukan :………………………………………… 11.0 Pengalaman : ……………………………………………………………………………

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 04


14 / 28

12.0 Nyatakan senarai tugas dan tanggungjawab :……………………………………….

……………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………..

13.0 Tunjukkan kedudukan jawatan di dalam carta organisasi PP :…………………….

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………..

14.0 Jika jawatan ini terus kosong apa akan terjadi keapda Bahagian berkenaan

(projek): ………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

15.0 Adakah usaha-usaha telah dilakukan bagi mengagihkan tugas dan

tanggungjawab bagi jawatan tersebut kepada kakitangan lain yang seida ada. Jika belum kenapa :…………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

16.0 Adakah jawatan ini akan diisi oleh calon di PP atau calon lain dari luar. Jika

calon luar beri alasan :………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

16. Disediakan oleh :…………………………. ………………….. (Pengurus Bahagian/Projek ) (Tarikh)

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 04


15 / 28

17. Ulasan/perakuan :

…………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………. ………………………………… (Pengurus Besar) Tarikh :……………………….. Nota : Borang ini hendaklah diisi berdasarkan kepada huraian kerja dan spesifikasi

yang telah disediakan.

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 04


16 / 28

Lampiran 2 (Nama dan alamat) …………………………………. ………………………………… …………………………………. ………………………………….

Tuan/Puan, Temuduga Jawatan…………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………… Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk. 2. Sehubungan itu, tuan/puan adalah dijemput menghadiri temuduga pada ketetapan seperti berikut: Tarikh : Masa : Tempat : 3. Sila bawa bersama – sama semua salinan asal sijil pada hari temuduga. Semua urusan temuduga adalah atas tanggungan sendiri. Sekian, terima kasih. Tema MAHA dan Hari Peladang, Penternak dan Nelayan Kebangsaan (HPPNK) 2016 “OUR FOOD OUR FUTURE” Saya yang menurut perintah, ( ) Pengurus Besar PPK……………………………..

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 04


17 / 28

Lampiran 3

(Nama dan Alamat)…………. ………………………………... ……………………………….. ………………………………... Tuan, Surat Pelantikan Jawatan Tetap Sebagai………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… Dengan sukacita dimaklumkan bahawa tuan adalah ditawarkan untuk menjawat jawatan sebagai …………………………………………..di Pertubuhan ini berkuatkuasa mulai dari…………………………………….dengan syarat-syarat seperti berikut:

1. Gaji Permulaan

Tuan akan dibayar gaji permulaan sebanyak ……………….sebulan dalam tanggagaji seperti berikut iaitu …………………………………..

2. Tempoh Percubaan

Tuan dikehendaki melalui tempoh percubaan selama 6 bulan dari tarikh mula memegang jawatan. Dalam tempoh tersebut prestasi kerja tuan akan dinilai dan pihak pengurusan Pertubuhan berhak untuk mengesahkan jawatan tuan atau menamatkan perkhidmatan atau melanjutkan tempoh percubaan yang sedia ada.

3. Notis Pemberitahuan Perkhidmatan

Dalam tempoh percubaan mana-mana pihak dikehendaki memberi 14 hari notis atau membayar sejumlah 14 hari gaji sebagai pengganti notis. Selepas disahkan dalam jawatan notis penamatan perkhidmatan hendaklah mengikut seperti dinyatakan di para 5 (a, b dan c) Syarat-Syarat Perkhidmatan Personal PP.

4. Caruman Kumpulanwang Simpanan Pekerja

Tuan dikehendaki mencarum kepada Kumpulanwang Simpanan Pekerja dengan kadar 9% dari gaji tuan dan Pertubuhan 11% sebagai sumbangan dari majikan atau mana-mana kadar yang berkuatkuasa.

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 04


18 / 28

5. Cuti Tahunan Tuan layak mendapat cuti rehat tahunan bergaji penuh sebanyak 14 hari atau 8 hari sebagaimana ditetapkan dalam syarat-syarat perkhidmatan PP di para 11.1. Cuti rehat boleh diambil tertakluk kepada kelulusan pihak pengurusan Pertubuhan. Cuti rehat tahunan yang tidak dapat dihabiskan boleh dibawa ke tahun hadapan setelah mendapat kelulusan bertulis dari Pertubuhan.

6. Cuti Umum (Kelepasan Am)

Tuan dibenarkan menerima cuti umum bergaji penuh bagi cuti umum yang diisytiharkan oleh Kerajaan Malaysia atau Kerajaan Negeri seperti berikut: (a) Hari Kebangsaan (b) Hari Jadi yang Dipertuan Agong (c) Hari Jadi Sultan atau Yang Dipertua Negeri atau Hari Wilayah (d) Hari Buruh

Pihak Pengurusan Pertubuhan akan menetapkan baki 6 hari cuti umum bergaji penuh yang layak diambil oleh pekerja dari masa ke semasa.

7. Caruman Di bawah Akta Keselamatan Sosial Pekerja

Tuan dikehendaki mencarum di bawah Skim Pertubuhan Peladang Keselamatan Sosial Pekerja mengikut kadar-kadar yang telah ditetapkan di dalam skim tersebut.

12. Kemudahan Rawatan Perubatan (Jika Ada)

Pertubuhan akan menyediakan kemudahan rawatan perubatan percuma kepada tuan tertakluk kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam Skim Rawatan Perubatan Pertubuhan (Pilihan).

12. Masa Bekerja

Tuan dikehendaki mematuhi tempoh masa bekerja yang telah ditetapkan oleh pengurusan Pertubuhan seperti berikut: Hari Isnin – Khamis : 8.00 pagi – 1.00 tengahari 1.00 tengahari – 2.00 petang (rehat/makan) 2.00 petang – 4.00 petang

Hari Jumaat : 8.00 pagi – 12.15 tengahari 12.15 tengahari – 2.45 petang (makan/solat Jumaat) 2.45 tengahari – 4.30 petang

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 04


19 / 28

12. Maklumat Rahsia Pejabat Semua maklumat yang berhubung dengan soal kerja di Pertubuhan ini hendaklah dianggap sebagai rahsia. Maklumat – maklumat tersebut tidak boleh dihebohkan kepada orang lain.

11. Peraturan Pejabat

Tuan pada setiap masa adalah tertakluk kepada peraturan pejabat ini sama ada dalam bentuk pekeliling atau lain-lain arahan pejabat yang dikeluarkan dari masa ke semasa.

12. Sebarang perkara berbangkit berhubung dengan syarat-syarat pelantikan ini

akan dirujuk di dalam syarat-syarat Perkhidmatan Personal PP yang telah diluluskan oleh Pendaftar.

Sekiranya tuan bersetuju dengan syarat-syarat tersebut di atas, tuan hendaklah menandatangani di bahagian bawah surat ini dan mengemukakan semula Salinan surat tersebut ke pejabat semasa melaporkan diri pada ……………………………….. Sekian, terima kasih. Saya yang menurut perintah, ( ) Pengurus Besar Pertubuhan Peladang Kawasan ………………….. Saya yang menerima segala syarat-syarat di atas. ( ) Nama:…………………………………………….. No kad Pengenalan:……………………………. Tarikh :……………………………………………

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 04


20 / 28

Lampiran 4 Nama dan Alamat ………………………………… ………………………………... ……………………………….. …………………………………. Tuan, Keputusan Temuduga Jawatan …………………………………………………………. Merujuk kepada permohonan tuan bagi jawatan di atas, dukacita dimaklumkan bahawa tuan telah gagal di dalam jawatan berkenaan. 2. Pihak Pertubuhan mengucapkan terima kasih di atas permohonan tersebut dan berharap tuan akan berjaya di masa akan datang. Sekian, terima kasih. Saya yang menurut perintah, ……………………………………. b.p Pengurus Besar Pertubuhan Peladang Kawasan …………..……

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 04


21 / 28

Lampiran 5

DAFTAR PEKERJA (Seksyen 61 Akta Kerja 1955) Daftar yang disimpan oleh setiap majikan di bawah Seksyen 21 Akta hendaklah meliputi kumpulan butir-butir yang berikut bagi setiap pekerja. (a) Butir-butir Peribadi

i) Nama : ...................................................................................................... ii) Jantina : .................................................................................................... iii) Umur (tarikh lahir) : ................................................................................... iv) No. Kad Pengenalan Pendaftaran Negara :

.................................................................................................................. v) No. Pas Kerja Imigresen atau Permit Pekerja (jika boleh digunakan) dan

tarikh tamat : .............................................................................................

vi) Alamat tempat tinggal tetap : .................................................................... ..................................................................................................................

vii) Pekerjaan atau perlantikan : .................................................................... ..................................................................................................................

viii) Tarikh mula bekerja : ............................................................................... ix) Tarikh berhenti kerja : .............................................................................. x) Jumlah faedah penamatan atau rentikerja sentara yang telah dibayar dan

tarikh bayaran tersebut : ........................................................................... ..................................................................................................................

xi) Cara menghitung bayaran faedah penamatan atau rentikerja sentara : .................................................................................................................. ..................................................................................................................

(b) Butir-butir Peribadi

i) Nama pekerja dan No. Kad Pengenalan Pendaftaran Negara : ..................................................................................................................

ii) Pekerjaan atau perlantikan : .................................................................... ..................................................................................................................

PROSEDUR KUALITI

PK – PT – 04


22 / 28

iii) Kadar upah (tidak termasuk elaun-elaun lain) : ......................................... ..................................................................................................................

iv) Elaun lain yang boleh dibayar dan kadar : ................................................ ..................................................................................................................

v) Kadar kerja lebih masa : ........................................................................... ..................................................................................................................

vi) Faedah-faedah lain (termasuk kemudahan dan perkhidmatan yang diluluskan) : .............................................................................................. ..................................................................................................................

vii) Waktu bekerja biasa sehari yang dipersetujui : ........................................ ..................................................................................................................

viii) Tempoh notis bagi penamatan kerja yang dipersetujui atau arah sebagai ganti yang dipersetujui : ............................................................................ ..................................................................................................................

ix) Bilangan hari yang diberi untuk hari-hari kelepasan tahunan dengan gaji: ..................................................................................................................

x) Jangka masa tempoh upah : .................................................................... ..................................................................................................................

(c) Perihal upah dan elaun yang diperolehi semasa bekerja

i) Jika gaji dikira dengan merujuk kepada masa dengan hari, minggu atau bulan : (a) Kadar gaji : ..................................................................................... (b) Jumlah bilangan hari waktu kerja biasa semasa setiap tempoh

upah : ........................................................................................................

...................................................................................................... (c) Jumlah besar upah bagi waktu kerja biasa pada setiap tempoh

upah..................................................................................................

(d) Kadar gaji setiap jam kerja lebih masa : ........................................

(e) Jumlah bilangan jam kerja lebih masa yang dilakukan semasa setiap tempoh upah : ...................................................................... ........................................................................................................

prosedur kualiti pk – po – 09 - lpp.gov.my · tanggungjawab carta alir keterangan interface ....

Documents