A. Panduan Am Prosedur Kegiatan

1. Sebarang aktiviti persatuan/ kelab/ pertubuhan UKM adalah tertakluk kepada kelulusan mengorganisasi/ perhimpunan (Kaedah UKM,TTP 1999 Bahagian II,III Kaedah 7, 9(1),(2),(3),11 kepada projek-projek yang telah diluluskan.

2. Kelulusan menjalankan aktiviti ini hanya akan diberikan kepada persatuan/kelab/ pertubuhan UKM yang berdaftar dengan Jabatan Perkhidmatan Pelajar dan berstatus aktif sahaja. Persatuan yang gagal mengadakan mesyuarat agong dan pemilihan exco baru pada tempoh yang telah ditetapkan dianggap tidak aktif lagi dan boleh dimansuhkan.

3. Setiap persatuan dikehendaki mengisi boring peribadi beserta ukuran passport terkini Exco dan perancangan aktiviti tahunan persatuan/ kelab/ pertubuhan menyerahkannya kepada Bahagian Persatuan & Pengantarabangsaan, Pusat Perkambangan Pelajar dalam tempoh 2 minggu selepas mesyuarat agong dijalankan.

4. Perancangan kegiatan persatuan pelajar adalah penting bagi membolehkan Bahagian Persatuan & Pengantarabangsaan, Pusat Perkembangan Pelajar membuat penyelarasan dan menyediakan kemudahan peruntukan kewangan dan sebagainya. Walaubagaimanapun ini tidak bererti segala projek yang dirancangkan oleh pihak persatuan itu diluluskan oleh Bahagian Persatuan & Pengantarabangsaan, Pusat Perkembangan Pelajar selepas perancangan itu dikemukakan.

5. Setiap persatuan yang akan menjalankan aktiviti atau projek seperti yang tercatat di dalam perancangan kegiatannya hendaklah membuat permohonan berserta kertas kerja projek secara rasmi di Bahagian Persatuan & Pengantarabangsaan, Pusat Perkembangan Pelajar mengikut tempoh seperti berikut:

Mesyuarat/ Perjumpaan 1 minggu

Ceramah/ Forum 3 minggu

OPKIM/ Kelas Bimbingan / Penyelidikan 3 bulan

Interaksi 3 minggu

Seminar/ Persidangan/ Simposium 3 bulan

Lawatan Sambil Belajar 6 bulan

Pesta Sukan 2 bulan

Perlawanan Sukan Persahabatan 2 minggu

Jamuan Tahunan 1 bulan

Kursus/ Latihan 2 bulan

Debat 2 bulan

PROSEDUR KEGIATAN/ AKTIVITI DALAM NEGARA

PERSATUAN/ KELAB/ PERTUBUHAN PELAJAR

UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA

6. Segala anggaran perancangan aktiviti atau surat-surat permohonan dan kertas kerja projek hendaklah dihantar kepada kerani berkenaan di Bahagian Persatuan & Pengantarabangsaan, Pusat Perkembangan Pelajar untuk disemak dan dimajukan kepada Pegawai berkenaan untuk diluluskan bagi pihak Timbalan Naib Canselor, Hal Ehwal Pelajar dan Alumni.

7. Bagi kegiatan yang memerlukan pungutan derma bagi menampung perbelanjaan kegiatan, kebenaran hendaklah diperolehi terlebih dahulu. Permohonan mengutip derma boleh dikemukakan hanya selepas kegiatan/ projek diluluskan. a. Bagi kutipan derma di dalam dan di luar kampus permohonan hendaklah dikemukakan

melalui TNC HEP (U/P: Pengarah Pusat Perkembangan Pelajar) untuk pertimbangan dan kelulusan Naib Canselor. Setiap permohonan hendaklah disertakan dengan 1 salinan kertas kerja berserta ringkasan eksekutif.

b. Kutipan/ permohonan derma luar kampus hanya boleh dilakukan selepas mendapat kelulusan Naib Chanselor UKM.

c. Surat permohonan mengutip derma/ bantuan hendaklah melalui Pengarah, Pusat Perkembangan Pelajar.

d. Semua sumbangan dalam bentuk cek/ wang kiriman wang pos hendaklah dihantar atas nama bendahari UKM (…nama projek yang berkanaan)

e. Conyoh: Bendahari UKM (projek) f. Semua wang yang dikutip hendaklah disimpan oleh bendahari UKM dan ianya boleh

dikeluarkan dan dibelanjakan tertakluk kepada peraturan kewangan yang ditetapkan.

8. Segala permohonan penempahan pengangkutan untuk menggunakan kenderaan Universiti, DECTAR, Bilik Mesyuarat dan kemudahan lain boleh dipertimbnagkan selepas permohonan mengadakan projek diluluskan.

9. Semua surat atau kenyataan akhbar kepada pihak media massa perlu melalui dan mendapat khidmat nasihat Pegawai Pejabat Perhubungan Awam & Korporat UKM.

10. Semua surat menyurat kepada Perdana Menteri/ Timbalan Perdana Menteri/ Menteri/ Timbalan Menteri/ Menteri Besar mestilah ditandatangani oleh Naib Chansellor sahaja. Penganjur diminta untuk menyediakan draf surat untuk semakan Pejabat Perhubungan Awam Dan Korporat UKM.

11. Semua surat menyurat kepada pihak luar atau fakulti atau unit berkenaan perlu melalui Bahagian Persatuan & Pengantarabangsaan, Pusat Perkembangan Pelajar.

12. Pengumuman, poster, kenyataan dan semua bentuk pemberitahuan yang mahu dihebahkan kepada pelajar mestilah mendapat kebenaran daripada pegawai dan mendapatkan cop rasmi Bahagaian Persatuan & Pengantarabangsaan, Pusat Perkembangan Pelajar.

13. Setiap penggantian penceramah yang akan diundang untuk forum, seminar/kursus, ceramah dan sebagainya selain seperti di dalam kertas kerja atau surat permohonan hendaklah dimaklumkan lebih awal. Pihak penganjur hendaklah memberi sebab kenapa penggantian terpaksa dibuat berserta surat rasmi penolakan atau kegagalan pihak penceramah yang diundang untuk hadir di majlis tersebut. Segala permohonan mengganti penceramah

pengganti tanpa surat rasmi penolakan penceramah asal tidak akan diluluskan. Tindakan tatatertib boleh dikenakan sekiranya peraturan ini tidak dipatuhi.

14. Undangan perasmi (merasmi dan menutup) hendaklah dimaklumkan juga kepada Pejabat Perhubungan Awam dan Pengarah Keselamatan di samping bahagian lain yang berkenaan.

15. Pihak penganjur dikehendaki memastikan setiap peserta lawatan sambil belajar (LSB) projek khidmat masyarakat atau rekreasi luar dikehendaki mengisi boring jaminan diri peserta. Borang ini boleh didapati di pejabat Am Bahagian Persatuan & Pengantarabangsaan, Pusat Perkembangan Pelajar.

16. Pelajar-pelajar tahun satu dalam sesi pengajian semester satu tidak dibenarkan menyertai mana-mana program anjuran persatuan pelajar di luar kampus UKM.

17. Pihak persatuan dikehendaki menghantar laporan projek dan laporan projek selewat-lewatnya 14 hari selepas tempoh projek selesai. Pihak Bahagian Persatuan & Pengantarabangsaan, Pusat Perkembangan Pelajar akan bertindak menahan kelulusan projek persatuan berikutnya kerana gagal menghantar laporan projek dan kewangan projek. Manakala Unit Kewangan Pelajar (Jabatan Bendahari)akan menahan biasiswa urusetia yang bertanggungjawab menguruskan kewangan projek.

B. Panduan Projek Yang Boleh Dianjurkan

1. Setiap persatuan hanya dikehendaki menganjurkan projek-projek yang berkaitan dengan tujuan penubuhan dan bidang masing-masing misalnya: a. Semua kursus bercorak kepimpinan, pengurusan organisasi, pemudahcara pembimbing

dan pengendalian projek khidmat masyarakat kampung angkat universiti hanya dikendalikan oleh pihak Hal Ehwal Pelajar & Alumni sahaja.

b. Semua kursus atau latihan bercorak agama seperti kursus perkahwinan, kursus pengendalian jenazah, kursus fardhu Ain dan lain-lain, hanya dikendalikan oleh urusetia yang dibentuk oleh pihak Hal-Ehwal Pelajar atau Masjid UKM. Semua persatuan tidak dibenarkan menganjurkan kursus/ latihan bercorak agama lagi.

c. Persatuan Mahasiswa Anak Negeri hanya boleh menjalankan aktiviti di kawasan (jika luar kampus)/ penduduk negeri mereka sahaja.

SYARAT-SYARAT

MEMUNGUT DERMA DI LUAR KAMPUS

i) Aktiviti memungut derma/ kutipan wang di luar kampus oleh pelajar/ persatuan/ pertubuhan pelajar IPTA boleh dibuat seperti peruntukan di bawah Seksyen 15A (Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971) Pindaan 1996.

ii) Kelulusan memungut derma di luar kampus ini hanya diberikan kepada pelajar/ persatuan/ pertubuhan yang berdaftar dengan Jabatan Perkhidmatan Pelajar (JPPel) Universiti Kebangsaan Malaysia sahaja.

iii) Kelulusan juga hanya akan diberikan kepada mana-mana persatuan atau pertubuhan yang berdaftar yang telah telah mendapat kelulusan menjalankan aktiviti sama ada di dalam ataupun di luar kampus daripada PPP.

iv) Peserta-peserta program HANYALAH dihadkan kepada pelejar-pelajar Universiti Kebangsaan Malaysia sahaja. Penyertaan para peserta luar hendaklah dengan kebenaran Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni).

v) Kutipan yang dilakukan hendaklah diletakkan di bawah pengawasan dan penyelarasan Pusat Perkembangan Pelajar. Sebarang pendapatan berbentuk wang tunai hendaklah disertakan akuan penerimaan wang. Manakala sumbangan berbentuk cek, hendaklah dihantar ke PPP bagi proses ke Jabatan Bendahari.

vi) Semua sumbangan berbentuk cek hendakalh di atas nama BENDAHARI UKM.

vii) Adalah diingatkan, para pelajar hendaklah PATUH kepada tempoh jangka masa yang ditetapkan yang membenarkan mereka memungut derma iaitu 3 bulan sebelum program berlangsung dan akan terbatal satu hari selepas tarikh program berlangsung.

viii) Sebarang surat keluar dari kampus mestilah melalui Pengarah, Pusat Perkembangan Pelajar, Universiti Kebangsaan Malaysia.

ix) Adalah diingatkan bahawa nama Y.B. Menteri Pengajain Tinggi, Pejabat Menteri Pengajian Tinggi, Naib Canselor UKM, Timbalan-timbalan Naib Canselor UKM atau nama pegawai yang meluluskan TIDAK BOLEH dilibatkan dalam usaha kutipan derma yang telah diluluskan ini, sama ada secara langsung atau tidak langsung dan

x) Adalah dilarang membuat sebarang usaha kutipan derma atau tajaan SECARA PERIBADI daripada mana-mana Menteri, Timbalan Menteri, Setiausaha Parlimen dan wakil-wakil Rakyat bagi tujuan projek yang akan dilaksanakan.

Bahagian Persatuan & Pengantarabangsaan

Pusat Perkembangan Pelajar

Universiti Kebangsaan Malaysia