prosedur bagi pengeluaran sijil kecekapan pt - … · kursus. 6.1.3. daftar peserta kursus di dalam...

ISO 9001:2008

Jabatan Laut Malaysia No. Pindaan : 01

Pengeluaran Sijil Kecekapan

Tarikh : 01/04/2015

Mukasurat : 1/9

______________________________________________________________________________________

JABATAN LAUT MALAYSIA

Diluluskan oleh:

Kapt. Jailani bin Jalal Pengarah Bahagian Hal Ehwal Pelaut dan Pelabuhan

Tarikh:

01 April 2015

PROSEDUR BAGI PENGELUARAN SIJIL

KECEKAPAN

PT - HEPP - 09

ISO 9001:2008



Tarikh : 01/04/2015

Mukasurat : 2/9

______________________________________________________________________________________


Rekod Pindaan

Pindaan Tarikh Huraian Pindaan

01/07/2009

26/06/2014

05/02/2015

Keluaran baru berdasarkan kepada MS ISO 9001:2008 Pindaan nama kepada Prosedur Bagi Pengeluaran Sijil Kecekapan Pindaan Carta Alir kerja yang baru Pindaan perkara (6) prosedur berdasarkan kepada pengeluaran sijil kecekapan menggunakan Sistem Dokumen Pelaut (SDPx) Pindaan perkara (7) rekod, dan Pindaan perkara (8) Lampiran Perkara 5, senarai definisi dan singkatan perkataan baru

ISO 9001:2008



Tarikh : 01/04/2015

Mukasurat : 3/9

______________________________________________________________________________________


Institut Latihan Maritim Pejabat Laut IPL

Operator

Rekod

Penyelia

CARTA ALIR

PENGELUARAN SIJIL KECEKAPAN

Pemeriksaan

Mengejut

Pengesahan

Cetakan Sijil

Terima Permohonan

Daftar Calon

Rekod

Kehadiran

Keputusan

direkodkan

Cetakan Sijil

Serahan Sijil

Pengesahan

Keputusan

Lulus

Tolak

permohonan

Tidak Lulus

ISO 9001:2008



Tarikh : 01/04/2015

Mukasurat : 4/9

______________________________________________________________________________________


1. OBJEKTIF

Untuk memastikan sijil kecekapan yang dikeluarkan oleh Institut Latihan Maritim diiktiraf oleh Jabatan Laut Malaysia yang mematuhi Kaedah-Kaedah Perkapalan Saudagar (Latihan dan Perakuan) 1999, seperti pindaan, dan Konvensyen STCW 1978, seperti pindaan dalam tempoh yang termaktub dalam piagam pelanggan.

2. SKOP

Prosedur ini dilaksanakan di peringkat Institut Latihan Maritim dan Pejabat Laut. Prosedur ini meliputi proses pendaftaran calon, rekod dan semakan kehadiran, pemeriksaan mengejut oleh pegawai Pejabat Laut, proses kemaskini keputusan kursus, proses pencetakan dan penyerahan sijil.

3. TANGGUNGJAWAB

Prosedur ini adalah di bawah tanggungjawab Ketua Pengarah Laut, Pengarah Bahagian Hal Ehwal Pelaut Dan Pelabuhan serta Pengarah Laut Wilayah.

4. RUJUKAN

i. Manual Kualiti JLM ii. Kaedah Perkapalan Saudagar (Latihan Dan Perakuan) 1999, seperti

pindaan iii. Konvensyen STCW 1978, seperti pindaan iv. Model-model kursus IMO (International Maritime Organisation) v. Standard Kekompetenan Nakhoda, Pegawai dan Kelasi vi. Notis Perkapalan Malaysia vii. Nota Maklumat Dan Panduan Marin viii. Manual Sistem Dokumen Pelaut Malaysia (SDPx)

ISO 9001:2008



Tarikh : 01/04/2015

Mukasurat : 5/9

______________________________________________________________________________________


5. DEFINASI DAN SINGKATAN PERKATAAN

KP Ketua Pengarah Laut

TKP Timbalan Ketua Pengarah Laut

PHEPP Pengarah Hal Ehwal Pelaut Dan Pelabuhan

PLW Pengarah Laut Wilayah

PL Pegawai Laut

PPL Penolong Pegawai Laut

PT Pembantu Tadbir

MK/ML

Pemb. Laut

Penyelia

Operator

Merinyu Kapal/Merinyu Laut

Pembantu Laut

Pengarah HEPP/KPP/PL/PPL/MK (K)/Pemb.

Laut Kanan

MK/ML/PT/Pemb. Laut

NPM Notis Perkapalan Malaysia

NMPM Nota Maklumat dan Panduan Marin

IPL Ibu Pejabat Laut

Konvensyen STCW 1978,

seperti pindaan

Standard of Training, Certification and

Watchkeeping 1978, as amended

Perakuan kekompetenan Perakuan yang dikeluarkan oleh Jabatan Laut

Institut Latihan Maritim Institut yang telah diluluskan oleh Jabatan Laut Malaysia untuk mengendalikan kursus latihan termasuk cawangan-cawangannya Kursus Latihan Kursus latihan maritim yang telah diberi kelulusan kepada Institut Latihan Maritim oleh Jabatan Laut

Malaysia untuk mengendalikannya

Sistem SDPx Sistem Dokumen Pelaut

ISO 9001:2008



Tarikh : 01/04/2015

Mukasurat : 6/9

______________________________________________________________________________________


NPM Notis Perkapalan Malaysia NMPM Nota Maklumat dan Panduan Marin Opr. ILM Operator Institut Latihan Maritim Penyelia ILM Penyelia Institut Latihan Maritim

ISO 9001:2008



Tarikh : 01/04/2015

Mukasurat : 7/9

______________________________________________________________________________________


6. PROSEDUR

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

Opr. ILM

Opr. ILM

Opr. ILM

Opr. ILM

Opr. ILM

Penyelia ILM

Penyelia ILM

Operator

Operator

Penyelia

6.1. PROSES DI INSTITUT LATIHAN MARITIM

6.1.1. Terima permohonan kursus dari pelaut.

6.1.2. Maklum kepada Pejabat Laut berkaitan tarikh

kursus.

6.1.3. Daftar peserta kursus di dalam Sistem sebelum atau pada hari pertama kursus dijalankan.

6.1.4. Merekodkan pengesahan kehadiran peserta kursus pada setiap hari semasa kursus sedang dijalankan.

6.1.5. Merekodkan keputusan peserta.

6.1.6. Mengesahkan keputusan peserta.

6.1.7. Mengesahkan keputusan kursus. 6.2. PROSES DI PEJABAT LAUT

6.2.1. Terima pemakluman kursus dari ILM.

6.2.2. Menyemak permohonan Pendaftaran peserta

kursus yang dihantar oleh ILM.

6.2.3. Membuat pemeriksaan mengejut pada mana-mana tarikh semasa kursus dijalankan terhadap ILM yang sedang menjalankan kursus bagi memastikan semua peserta yang

ISO 9001:2008



Tarikh : 01/04/2015

Mukasurat : 8/9

______________________________________________________________________________________


Operator

Penyelia

Penyelia

Opr./Penyelia ILM

Opr./Penyelia ILM

Opr./Penyelia ILM

didaftarkan hadir menjalani kursus dengan mengisi Borang Pemeriksaan Senarai Peserta Kursus (Lampiran 2).

6.2.4. Menerima laporan kehadiran peserta daripada ILM.

6.2.5. Menyemak kehadiran dengan membuat semakan melalui Borang Pemeriksaan Senarai Peserta Kursus yang dibuat semasa pemeriksaan mengejut dan juga melalui laporan kehadiran peserta yang dihantar oleh ILM.

6.2.6. Memberi pengesahan kelulusan cetakan sijil melalui sistem jika maklumat calon adalah lengkap.

6.3. PROSES DI INSTITUT LATIHAN MARITIM

6.3.1. Mencetak Sijil Kursus Modular setelah mendapat pengesahan cetakan dari Pejabat Laut. Contoh cetakan sijil (Lampiran 1).

6.3.2. Merekod dan menyerahkan sijil kepada peserta apabila cetakan telah dibuat.

6.3.3. Merekod dan mengisi Borang 1 – Pemantauan Objektif Kualiti (Lampiran 3) dan hantarkan kepada Pejabat Laut.

ISO 9001:2008



Tarikh : 01/04/2015

Mukasurat : 9/9

______________________________________________________________________________________


7. REKOD

Bil Rekod Tempoh Penyimpanan

(Tahun)

7.1

7.2

Fail Borang Pengesahan Kehadiran Peserta Kursus .

Borang Pemantauan Objektif Kualiti

5 Tahun

5 Tahun

8. LAMPIRAN 8.1 Contoh cetakan sijil - Lampiran 1 8.2 Borang Pengesahan Kehadiran Peserta Kursus JL/HEPP/B/ 16 - Lampiran 2 8.3 Borang Pemantauan Objektif Kualiti - Lampiran 3

LAMPIRAN 1

Lampiran 2 JL/HEPP/B/16

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAUT DAN PELABUHAN JABATAN LAUT MALAYSIA

BORANG PEMERIKSAAN SENARAI PESERTA KURSUS

A. MAKLUMAT KURSUS

Nama Institusi Latihan : __________________________________________________ Alamat tempat berkursus : __________________________________________________

Kursus yang dijalankan / Kod kursus Tarikh mula kursus Tarikh tamat kursus Tempoh kursus

* Gunakan borang berasingan bagi setiap kursus

B. MAKLUMAT KEHADIRAN PESERTA KURSUS

Bil. Nama Peserta No. Kad Pelaut Catatan

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

* Gunakan borang berasingan sekiranya ruang tidak mencukupi

C. PENGESAHAN PEGAWAI PEMERIKSA

Saya mengesahkan bahawa senarai kehadiran ini adalah benar. Nama : Cop Rasmi : Tarikh :

Lampiran 3 Borang 1 – Pemantauan Objektif Kualiti

PROSEDUR PROSES PENGELUARAN SIJIL KECEKAPAN

Kod Kursus: ________________ Tahun : _________________ Bulan : __________________ Ins. Latihan Maritim : __________________________

No. Pelaut

Nama Pelaut

Tarikh Mula

Kursus

Tarikh Tamat

Kursus

Tarikh Cetakan

Sijil

No. Sijil

Tempoh

Catatan

Catatan : * Tempoh Objektif Kualiti dikira 7 hari bekerja dari tarikh tamat kursus sehingga tarikh cetakan sijil. ** Jika tempoh melebihi Objektif Kualiti, alasan-alasan kelewatan perlu dinyatakan di ruangan catatan.

prosedur bagi pengeluaran sijil kecekapan pt - … · kursus. 6.1.3. daftar peserta kursus di dalam...

Documents