BENGKEL PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA) –

PELUPUSAN, KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset Jabatan Pelajaran Perak

Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah bidang kawalan Kerajaan yang dibeli atau disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan

DEFINISI ASET

Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

DEFINISI ASET ALIH

04/13/23 4

BAGI KEMETERIAN/JABATAN, TADBIR URUS ASET SANGAT PENTING

KERANA:

KERAJAAN TELAH MENYEDIAKAN SEJUMLAH PERUNTUKAN YANG BESAR BAGI PEMBELIAN ASET

KERAJAAN TELAH MENYEDIAKAN SEJUMLAH PERUNTUKAN YANG BESAR BAGI PEMBELIAN ASET

04/13/23

KATEGORI ASET KERAJAAN

HARTA MODAL

a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 dan ke atas setiap satu pada masa perolehan.

b) Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal.

c) Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah dinyatakan dalam manual/buku panduan pengguna.

INVENTORI

(a)Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.

(b)Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

CONTOH HARTA MODAL

CONTOH INVENTORI

04/13/23 8

04/13/23 9

04/13/23 KURSUS PELUPUSAN ASET/PPD KUALA KANGSAR 10

Tatacara Yang Perlu Dipatuhi/ Diikuti Oleh Pegawai Awam Dalam Menguruskan Harta Modal Dan Inventori

04/13/23 11

PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset Jabatan Pelajaran Perak

04/13/23 13

DEFINASI PELUPUSAN:

Satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

04/13/23 14

OBJEKTIF PELUPUSAN

i.Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau tidak perlu;

ii. Menjimatkan ruang simpanan/pejabat;

iii. Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik;

iv.Membolehkan aset milik Kementerian/Jabatan dipindahkan ke Kementerian/Jabatan yang lain atas sebab-sebab tertentu.

OBJEKTIF PELUPUSAN

i.Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau tidak perlu;

ii. Menjimatkan ruang simpanan/pejabat;

iii. Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik;

iv.Membolehkan aset milik Kementerian/Jabatan dipindahkan ke Kementerian/Jabatan yang lain atas sebab-sebab tertentu.

JUSTIFIKASI PELUPUSAN

Tidak Ekonomi Dibaiki Pembekal tidak lagi memberi

khidmat sokongan Usang/Obselete Disyor selepas pemeriksaan

aset Rosak dan tidak boleh

digunakan

Tiada alat ganti

Luput tempoh penggunaan Perubahan Teknologi

Keupayaan aset tidak lagi

di peringkat optimum

Melebihi keperluan

Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan

04/13/23 17

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16 KEW.PA-16

KERAJAAN MALAYSIAPERAKUAN PELUPUSAN (PEP)

ASET ALIH KERAJAAN    Kementerian/Jabatan :      Alamat :      No. Siri Pendaftaran Aset :   (KEW.PA-2/PA-3)      No. Kodifikasi Nasional : Jumlah jarak perjalanan(km)/ :    Tempoh penggunaan(jam)  

Jenis, Jenama dan Model :Tahap Penyampaian Perkhidmatan(%) :  

   

No. Chassis/Siri Pembuat :Jumlah Kos Penyelenggaraan Terdahulu :  

   

No. Enjin :Anggaran Kos Penyelenggaraan Semasa :  

    No. Pendaftaran (kenderaan) : Nilai Semasa :      Tarikh dibeli : Anggaran Nilai Selepas Diperbaiki :      Harga Perolehan Asal : Anggaran Tahan Selepas Diperbaiki :  

LAPORAN PEMERIKSAANButir-butir penambahbaikan yang perlu :-  1. ………………………………………………………………………...……………  2. …..…………………….………………………………………...………………….  3. ….………………………………………………………..………………………….  

   Disahkan bahawa aset tersebut telah diperiksa dan diperakukan untuk pelupusan  

atas sebab-sebab berikut :-  

1. ……………………………………………………………..………………………  2. ………………………………………………………….………………………….  3. …………………………………………………………………...……………….        

……………………………………………… ………………………………………………  (Tandatangan) (Tandatangan)  

Nama : Nama :  Jawatan : Jawatan :  Tarikh : Tarikh :  Cop : Cop :  

Ruangan ini hendaklah diisi jika PEP melebih tempoh satu (1) tahun.  Aset telah dibuat penilaian semula dengan nilai semasa RM …………………………………….           ……………………………………………… Cop :  

(Tandatangan)  Nama :  Jawatan :  Tarikh :          

sambungan…

04/13/23 20

04/13/23 21

b) TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA

Menyedia dan mengemukakan jadual pemeriksaan kepada Urus Setia Pelupusan Jabatan;

Memeriksa aset dan rekod yang berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarah oleh Jabatan;

Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupus telah dikeluarkan;

Menyediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (Kew.PA-17);

Mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai; dan

Menandatangani Kew.PA-17 dan mengemukakan kepada Urus Setia Pelupusan Jabatan.

b) TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA

Menyedia dan mengemukakan jadual pemeriksaan kepada Urus Setia Pelupusan Jabatan;

Memeriksa aset dan rekod yang berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarah oleh Jabatan;

Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupus telah dikeluarkan;

Menyediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (Kew.PA-17);

Mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai; dan

Menandatangani Kew.PA-17 dan mengemukakan kepada Urus Setia Pelupusan Jabatan.

LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA ASET ALIH KERAJAAN (KEW.PA-17)

BIL

JABATAN /

BAHAGIAN

KETERANGAN ASET

UNIT KUANTITITARIKH

PEMBELIAN

TEMPOH DIGUNAKAN/ SIMPANAN

HARGA PEROLEHAN

ASAL NILAI SEMASA

NYATAKAN KEADAAN

ASET DENGAN

JELAS

SYOR KAEDAH

PELUPUSAN DAN

JUSTIFIKASI

SEUNIT

JUMLAHSEUNI

TJUMLAH

(RM) (RM) (RM) (RM)

                                                                                                                                                                                                                                                                                                          

JUMLAH KESELURUHAN    

URUSETIA PELUPUSAN

Unit Pengurusan Aset diJabatan bertanggungjawab sebagai

Urusetia Pelupusan

TUGAS-TUGAS URUSETIA PELUPUSAN

(a) Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa mengikut KEW.PA-15;(b) Mendapatkan Perakuan Pelupusan (KEW.PA16);(c) Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-17);(d) Menyemak dan pastikan permohonan lengkap dan teratur;

TUGAS-TUGAS URUSETIA PELUPUSAN

(j) Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan (KEW.PA-18);(k) Memperoleh Sijil Pelupusan Aset (KEW.PA-19) bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan;(l) Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus; dan(m) Kemuka Laporan Tahunan Pelupusan Aset (KEW.PA-20) ke Perbendaharaan.

04/13/23 26

TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN:

Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan

04/13/23 27

PELANJUTAN TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN

i.Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua(2) minggu sebelum tamat tempoh pelulusan;

ii.Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja; dan

iii.Sekiranya tindakan tidak dapat diselesaikan, maka kelulusan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan kerana pengurang nilai semasa aset dan kaedah pelupusan mungkin tidak lagi sesuai.

04/13/23 28

PINDA KAEDAH PELUPUSAN

i.Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus;

ii.Permohonan hendaklah dikemukakan sebelum tamat tempoh kelulusan; dan

iii.Sekiranya tempoh tempoh pelupusan telah tamat, kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

KAEDAH PELUPUSAN

Jualan Tender Tukar Beli (Trade In)

Jualan Sebutharga Tukar Ganti (Cannibalize)

Jualan Lelong Pindahan

Jualan Sisa Hadiah

Tukar Barang (Barter Trade)

Musnah (tanam/ bakar/ buang/ tenggelam)

Kaedah lain yang difikirkan sesuai

PERLAKSANAAN KAEDAH PELUPUSAN

TENDER

• Gunakan KEW.PA-21

• Disertai oleh syarikat/orang perseorangan (KEW.PA-22)

• Maklumat seperti dalam KEW.PA-21 diiklankan melaluisekurang-kurangnya 1 akhbar utama

• Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di KEW.PA-17

• Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk maksima RM10,000

TENDER

• Tawaran dibuat guna sampul berlakri dan dimasukkan dalam peti tender Jabatan pada atau sebelum tarikh danwaktu tutup yang ditetapkan

• Jawatankuasa Pembuka Tender dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk membuka dan menjadual tender

• Tender dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan

• Tawaran disenaraikan dalam KEW.PA-23

• Jadual Tender dan dokumen dikemuka kepada KetuaJabatan.

TENDER

• Ketua Jabatan membuat penilaian dan perakuan tender.Perakuan hendaklah disertakan bersama dengan salinaniklan tender, jadual pembukaan tender dan dokumen lain

• Tawaran tertinggi yang dipilih tidak kurang 70% harga simpanan. Jika kurang, rujuk Perbendahraan

• Dalam memproses tender, Pegawai Pengawal hendaklahmemastikan bahawa beliau atau pegawai-pegawai yang mengurus tender tidak mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau terletakhak

TENDER

• Pegawai dari Kementerian/ Jabatan yang melupuskan asettidak dibenarkan menyertai tender

• Sekiranya petender yang berjaya menolak tawaran, deposit tender tidak akan dikembalikan

• Lembaga Perolehan dimaklumkan mengenai penolakan untukmembolehkannya menimbang tawaran lain

• Jika tawaran lain terlalu rendah, tender boleh dipelawa semulaatau rujuk ke Perbendaharan bagi mendapatkan kelulusan

• Jika tiada sebarang tawaran diterima, tender boleh dipelawasemula atau mohon pinda kaedah pelupusan dari Kuasa Melulus

SEBUT HARGA

• Dipelawa sekurang-kurangnya 10 syarikat/ orang perseorangan

• Kenyataan Tawaran Sebut Harga menggunakan KEW.PA-24

• Tawaran sebut harga menggunakan KEW.PA-25

• Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di KEW.PA-17

• Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk maksima RM5,000

SEBUT HARGA

• Tawaran dikemuka dalam sampul berlakri dan masukkan dalam peti sebut harga Jabatan sebelum tarikh dan waktu tutupyang ditetapkan

• Sebut harga dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan

• Jawatankuasa Sebut Harga dilantik secara bertulis olehPegawai Pengawal

• Jawatankuasa Pembuka Sebutharga menyenaraikan tawaran menggunakan Borang KEW.PA-26

SEBUT HARGA

• Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga mengemukakan Jadual Sebut harga kepada Urusetia untuk menilai dan membuat perakuan kepada Jawatankuasa Sebut Harga Jabatan untuk pertimbangan dan keputusan

• Dalam memproses sebut harga Ketua Jabatan hendaklahmemastikan beliau dan pegawai-pegawai tidak mempunyai sebarang kepentingan persendirian atau terletakhak

SEBUT HARGA

• Penyebutharga yang berjaya diberitahu dengan serta merta.Sekiranya penyebutharga terpilih menolak tawaran, deposit tidak akan dikembalikan. Jawatankuasa Sebut Harga menimbang tawaran lain atau memutuskan pelawaan sebut harga semula.

• Pegawai Kementerian/ Jabatan yang melupuskan aset tidak dibenar menyertai sebut harga

LELONG

• Dilaksanakan ke atas aset berikut:

Mempunyai nilai pasaran

Kuantiti yang banyak

Terdapat permintaan yang tinggi untuk membelinya

LELONG

• Kenyataan Lelong mengandungi maklumat mengenai tarikh, waktu dan tempat. Contoh kenyataan lelong di KEW.PA-27

• Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di KEW.PA-17 dinyatakan dalam senarai aset yang akan dilelong

• Urusan lelong diadakan di ruang terbuka atau di dewan

LELONG

• Pembida yang berminat untuk sertai lelongan, perlu mendaftar. Bayaran deposit 5% dari harga simpanan atau maksima RM1,000

• Pembida yang berjaya jelaskan bayaran dalam tempoh 7 hari dan aset diambil dalam tempoh 14 hari dari tarikh lelongan

• Jika harga tawaran tertinggi kurang 70% daripadaharga simpanan, rujuk kepada Perbendaharaan

JUALAN SISA

• Dilaksanakan bagi aset yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya yang mempunyai kandungan logam(besi, tembaga, dll), getah, kayu, plastik dan sebagainya yangmempunyai nilai jualan

• Jualan Sisa dilaksanakan dengan cara:- Tender- Sebut harga- Syarikat Bumiputera berdaftar dengan Kementerian

Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (perlu

permit)

• Kenderaan yang telah dilupus secara jualan sisa tidak boleh didaftar semula

TUKAR BARANG (BARTER TRADE)

• Aset dari jenis yang sama atau berbeza melalui tender terhad

• Kaedah tukar barang dilaksanakan berasaskan:

(a) Nilai aset hendaklah dianggarkan oleh pihak yang pakar dalam bidang berkenaan

(b) Aset yang mempunyai unsur keselamatan

TUKAR BARANG (BARTER TRADE)

• Kaedah tukar barang dilaksanakan berasaskan:

(c) Pertukaran aset adalah berasaskan nilai terbaik(d) Pertukaran aset berasaskan keperluan sebenar (e) Syarikat dihadkan kepada 5-10 sahaja dan mempunyai lesen dan kemahiran(f) Syarikat pengeluar atau agen pembekal aset

baru hendaklah bertanggungjawab memberi khidmat lepas jualan

TUKAR BELI (TRADE-IN)

• Dilaksanakan bagi aset yang masih boleh diguna dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/ Jabatan dan tiada Kementerian/ Jabatan yang berminat melainkan pembekal asal atau pembekal yang berniaga dalam bidang berkaitan

TUKAR BELI (TRADE-IN)

• Dilaksanakan berasaskan:

(a) Aset yang sama jenis(b) Aset perlu dikeluarkan sebelum

pengganti dipasang(c) Penggantian aset disahkan oleh Jabatan Teknikal(d) Harga jualan dirunding antara

Kementerian/ Jabatan dengan pembekal

TUKAR BELI (TRADE-IN)

• Dilaksanakan berasaskan:

(e) Nilai semasa yang ditaksir oleh Jabatan Teknikal.(f) Peruntukan mencukupi bagi membiayai harga penuh aset yang akan diganti(g) Harga jualan aset dikreditkan sebagai hasil Kerajaan dan tidak boleh ditolak dengan harga sebenar aset yang dibeli(h) Cadangan jualan tukar beli dimasukkan sebagai syarat dalam dokumen pelawaan tender/ sebutharga dan juga dalam perjanjian perolehan

TUKAR GANTI (CANNIBALIZE)

• Dilaksanakan ke atas aset yang tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh dikeluarkan bahagian-bahagian tertentu seperti bahagian-bahagian jentera/ kenderaan/ perkakasan komputer dikeluarkan dan dipasang sebagai alat/ komponen ganti bagi kenderaan/ perkakasan komputer yang lain

TUKAR GANTI (CANNIBALIZE)

• Dilaksanakan berasaskan:

- Aset yang sama jenis dan kegunaannya;- Diperiksa dan disahkan kesesuaiannya

oleh Pegawai Teknikal; dan- Keperluan semasa bagi tujuan baik pulih

dan penjimatan.

• Alat/ komponen tukar ganti yang dipasang kepadaaset penerima perlu direkodkan dalam Bahagian BKEW.PA-2

PINDAHAN

• Dilaksanakan antara Kementerian/ Jabatan bagi aset yang boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan kerana:

- Melebihi keperluan- Tidak diperlukan selepas projek siap- Obsolete/ obsolescent

PINDAHAN

• Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan:

- Permohonan atau keperluan Kementerian/ Jabatan

- Tidak dikenakan apa-apa bayaran

- Kos pengendalian ditanggung oleh penerima

• Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan:

- Daftar aset diserah kepada Kementerian/ Jabatan penerima

- Aset yang diterima secara pindahan hendaklah dilupus oleh Kementerian/ Jabatan

- Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus

PINDAHAN

HADIAH

Ciri-ciri aset yang boleh dilupuskan secara hadiah:

• Aset boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asaltetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/ Jabatan; atau

• Aset tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh diguna sebagai bahan latihan atau pameran

HADIAH

Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan:

• Antara Kementerian/ Jabatan Kerajaan bagi tujuanlatihan atau pemeran

• Dari Kementerian/ Jabatan Kerajaan kepada mana-mana organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan

HADIAH

Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:

• Permohonan atau keperluan penerima

• Kos pengendalian dan pengangkutan ditanggung olehpenerima

• Cadangan pelupusan secara hadiah disokong dengan surat permohonan Kementerian/ Jabatan, organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain

HADIAH

Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:

• Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan bersama Sijil Pelupusan Aset (KEW.PA-19)

• Aset yang diluluskan sebagai hadiah untuk tujuan latihan atau pameran diguna bagi tujuan tersebut sahaja

MUSNAH

Kaedah pelupusan secara musnah dilaksanakan bagi aset yang tiada nilai jualan/ nilai sisa atau aset yang berunsur keselamatan dengan cara:

• Ditanam• Dibakar• Dibuang• Ditenggelam

MUSNAH

Langkah-langkah yang perlu diambil:

• Mendapat kelulusan PBT, JAS, Jabatan Laut, dll.• Mematuhi garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa

berkenaan• Bahan-bahan yang boleh diguna sebagai alat ganti hendaklah

ditanggal/ dikeluarkan terlebih dahulu• Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek

dan sebagainya• Sijil Penyaksian Pemusnahan (KEW.PA-18) hendaklah

disediakan

KAEDAH-KAEDAH LAIN PELUPUSAN

Kaedah lain yang tidak dinyatakan perlu mendapat kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal.

PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT

Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat, Kementerian/ Jabatan hendaklah menggunakan peraturan berkenaan

TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN

•Label Hak Kerajaan Malaysia dan nama Kementerian/ Jabatan pada aset dipadamkan•JPJ diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan•Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa•Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai

KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset JABATAN PELAJARAN PERAK

HAPUSKIRA

TAFSIRAN OBJEKTIF

URUSETIA KEHILANGAN &

HAPUSKIRA

KUASA MELULUS

PROSES HAPUSKIRA

A) MELAPORKAN KEHILANGAN

D) LAPORAN AKHIR

E) TINDAKAN SELEPAS

KELULUSAN

B) LAPORAN AWAL

C) JAWATANKUASA

PENYIASAT

TAFSIRAN KEHILANGAN

Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian,

kemalangan, kebakaran, bencana alam,kesusutan, penipuan atau kecuaian

pegawai awam.

TAFSIRAN HAPUSKIRA

Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal ialah:

Ketua Setiausaha Kementerian

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset

TAFSIRAN KETUA JABATAN

Ketua Jabatan termasuk:

Ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.

KUASA MELULUS

KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset lebih RM200,000 atau jumlah keseluruhannya lebih RM1,000,000 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam

Kementerian

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang RM200,000 atau jumlah keseluruhannya kurang RM1,000,000 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam

Kuasa Melulus: Ketua Setiausaha (KSU)

KUASA MELULUS KEMENTERIAN/ JABATAN

JabatanPeringkat Negeri:

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang RM10,000 atau jumlah keseluruhannya kurang RM100,000 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam

Kuasa Melulus: Pengarah Jabatan Pelajaran Negeri

SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN

KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI HARTA MUDAH ALIH (ELEKTRONIK)

YANG HILANG

5 FEBRUARI 2009

• Kehilangan peralatan elektronik, telekomunikasi dan ICT yang nilai semasanya tidak melebihi RM5,000 diberi pengecualian daripada tindakan surcaj tetapi dibenarkan membayar balik mengikut nilai semasa tertakluk kepada syarat-syarat berikut:-

(i) Bayaran balik ini terhad untuk walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, personel digital assistant (PDA), pemain CD/DVD dan smartphone;

(ii) Kuasa Melulus bayaran balik ialah Ketua Pengarah Jabatan atau Ketua Setiausaha Kementerian;

(iii) Nilai semasa bagi bayaran balik adalah berdasarkan kepada nilai semasa berlaku kehilangan aset. Penentuan nilai ini

adalah berdasarkan anggaran susut nilai yang dibuat oleh pegawai yang mahir dalam nilaian aset tersebut dan

diperakukan oleh Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan di peringkat Jabatan atau Kementerian;

(iv) Pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan hendaklah melaporkan kepada polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui;

(v) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal (KEW. PA-28) seperti mana yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan;

(vi) Laporan Polis dan Laporan Awal hendaklah dikemukakan kepada Ketua Pengarah Jabatan atau Ketua Setiausaha Kementerian untuk pertimbangan dan kelulusan bayaran balik dan hapus kira. Sebelum meluluskan apa- apa bayaran balik dan hapus kira pegawai yang diberi kuasa hendaklah berpuas hati dengan Laporan Awal yang disediakan oleh Ketua Jabatan;

(vii) Bayaran balik yang diterima hendaklah dikreditkan dalam Kod Hasil 76106 (Denda Pegawai Awam);

(viii) Bayaran balik hendaklah direkod dalam Buku Perkhidmatan pegawai berkenaan;

(ix) Tindakan hapus kira hendaklah direkodkan dalam Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) atau Daftar lnventori (KEW.PA- 3); dan

(x) Selepas tindakan bayaran balik dan hapus kira selesai, satu laporan hendaklah dikemukakan kepada

Perbendaharaan

SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN

PENAMBAHBAIKAN KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN

SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI HARTA MUDAH ALIH (ELEKTRONIK)

YANG HILANG

31 JULAI 2009

• Sebagai memudahkan dan menambah baik lagi sistem penyampaian, Perbendaharaan bersetuju supaya dilaksanakan perkara-perkara berikut:

(i) Semua kes kehilangan peralatan elektronik, telekomunikasi dan ICT dengan nilai semasanya tidak melebihi RM5,000

yang belum diputuskan oleh Pihak Berkuasa Tatatertib termasuk kes-kes sebelum Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 5 Februari 2009 dikeluarkan adalah dibenarkan mengguna

pakai kaedah bayaran balik;

(ii) tindakan bayaran balik akan dikenakan terhadap seorang pegawai atau beberapa orang pegawai yang

bertanggungjawabatas kehilangan itu sekiranya terdapat

unsur-unsur kecurian,penipuan atau kecuaian; dan

(iii)skop pemakaian kaedah bayaran balik diperluaskan untuk meliputi semua aset alih lain dengan nilai semasa tidak melebihi RM5,000 kecuali aset-aset yang melibatkan peralatan keselamatan seperti senjata api atau aset yang sukar diperoleh, peralatan komponen strategik atau aset yang digunakan atas maksud kepentingan negara. Kehilangan aset-aset tersebut perlu disiasat dengan teliti dan kecuaian berkaitan dengannya boleh dikenakan kedua-dua tindakan surcaj dan tatatertib.

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Unit Pengurusan Aset di Kementerian/ Jabatan bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.

TUGAS

(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang Melalui Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan

Daftar Inventori KEW. PA-3.

(b) Mendapatkan Laporan Awal (KEW.PA-28) daripada Ketua Jabatan.

(c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal.

(d) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat menggunakan contoh format KEW.PA-29.

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

TUGAS

(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

(f) Mendapatkan Laporan Akhir (KEW.PA-30) daripadaJawatankuasa Penyiasat.

(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syordaripada Pegawai Pengawal.

(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur.

(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum

diperolehi.

PROSES HAPUS KIRA

1. MELAPORKAN KEHILANGAN

(a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.

(b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan

berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

2. LAPORAN AWAL (KEW.PA-28)

(a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan,

Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/ Ibu Pejabat.

LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN (KEW.PA-28)

Nyatakan:

1. Keterangan Aset Yang Hilang(a) Jenis Aset : (b) Jenama dan Model: (c) Kuantiti:(d) Tarikh Perolehan: (e) Harga Perolehan Asal :

2. Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku

3. Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui

4. Cara bagaimana kehilangan berlaku

5. Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/mengguna aset yang hilang

6. Sama ada seorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawabke atas kehilangan itu. Jika ya, nama dan jawatannya.

7. Sama ada seorang pegawai telah ditahan kerja

8. No. Rujukan dan Laporan Polis

sambungan…

9. Langkah-langkah sedia ada untuk mengelak kehilangan berlaku

10. Langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini.

11. Catatan:

Tandatangan Ketua JabatanNama: Jawatan: Tarikh: Cop Jabatan

sambungan…

(b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada:

(i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan

(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan

2. LAPORAN AWAL (KEW.PA-28)

(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara,

Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.

2. LAPORAN AWAL (KEW.PA-28)

(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan KEW.PA-29 dengan segera dalam

tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.

(b) Keanggotaan:

- Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama;

- Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat;

- Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi.

3. JAWATANKUASA PENYIASAT

(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat

dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

3. JAWATANKUASA PENYIASAT

Kepada:

(Nama dan Jawatan Pegawai Yang Dilantik)

KEW. PA-29

No. Rujukan Fail:)

Tarikh:

PERLANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN

Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik tuan sebagai Pengerusi/Ahli Jawatankuasa Penyiasat

untuk menyiasat kehilangan……………………………………….(nama aset) di……………………………….Kementerian

/Jabatan /PTJ mulai dari tarikh surat ini. (No. Rujukan Laporan Awal …………………………………………….)

2. Tuan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal dan Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai Panduan.

3. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (Kew. PA-30) seperti yang dilampirkan. Laporan ini mestilah dikembalikan sebelum …………………………..(tarikh).

Tandatangan :…………………………………….

Nama Pegawai Pengawal :…………………………………….

Kementerian/Jabatan :……………………………………..

s.k. Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia

4.TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENYIASAT

1. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan 2. Memeriksa sendiri tempat kejadian.

3. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan

4. Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.

4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat

5.Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi.

6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud.

7. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan.

8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakanLaporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan.

Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat bolehdilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakanLaporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

5. LAPORAN AKHIR (KEW.PA-30)

LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN (KEW.PA-30)

Nyatakan:

1. Keterangan Aset Yang Hilang

(a) Jenis Aset : (b) Jenama dan Model: (c) Kuantiti:(d) Tarikh Perolehan: (e) Anggaran Nilai Semasa:

2. Perihal Kehilangan

(a) Tarikh diketahui(b) Tarikh Sebenar berlaku(c) Tempat Kejadian(d) Bagaimana kehilangan diketahui(e) Bagaimana kehilangan berlaku

3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan.

4. Nama pegawai yang:

(i) Secara langsung menjaga aset tersebut (ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia

(iii) Bertanggungjawab atas kehilangan itu

sambungan…

5. Mengenai setiap pegawai di atas nyatakan:(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan:

(ii) Tugasnya serta senarai tugas

(iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak)

(iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tertentu.

(v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan

(vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya)

(vii) Maklumat lain, jika ada.

sambungan…

6. Nyatakan adakah Tatacara Pegurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut.

7. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini.

8. Rumusan Siasatan

sambungan…

9. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi.

Tandatangan : Pengerusi Tandatangan : AhliNama : Nama :Jawatan : Jawatan :Tarikh : Tarikh :

sambungan…

10. Syor dan Ulasan Pegawai Pengawal

Syor:

Ulasan:

Tandatangan :

Nama :

Jawatan :

Tarikh :

Cop Kementerian :

sambungan…

(c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumensokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan

Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.

(d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis

belum diperolehi.

sambungan…

(e) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasilsiasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:

(i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau

(ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan

(iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

sambungan…

(f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasilsiasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh

mengarahkan siasatan semula.

(i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau

(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

sambungan…

(g) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan

kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 2 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

sambungan…

6.Tindakan Kementerian/ Jabatan Selepas Kelulusan

(a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori.

(b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset (KEW. PA-31) dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.

(c) Syor Surcaj/ Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/ Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

(d) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/ tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

sambungan…

KEW. PA-31

SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN

(Diisi oleh Pegawai Aset)

Merujuk kelulusan Perbendaharaan Bil. KP(BPPA)300-15/2 Jld. 3 (29).bertarikh 6 Julai 2007

Aset berikut telah di hapus kira dan Daftar Harta Modal/Inventori berkenaan telah dikemaskini.

Bil Jenis Aset No. Pendaftaran

1.

2.

Tandatangan Ketua Jabatan :Nama :Jawatan :Tarikh :Kementerian/Jabatan :

KEW. PA-32

LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/ TATATERTIB ASET ALIH KERAJAANTAHUN : …………………….KEMENTERIAN :…………………………………………………………

Bil

Ruj. Kelulusan Perbendah

araan

Kementerian/ Jabatan

Jenis Aset

Punca Kehilangan

Nilai Perolehan Asal (RM)

Nilai Semasa

(RM)

Tindakan Surcaj Tindakan Tatatertib

Amaun Surcaj (RM)

Tarikh Dikenakan

Jenis Hukuman

Tarikh Dikenakan

Tanda Tangan : …………………………………(Pegawai Pengawal)

Nama :Jawatan :Kementerian/Jabatan :

KEW. PA-33

LAPORAN TAHUNAN KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAANTAHUN : …………………….

BilKementerian/

Jabatan

Keterangan Aset

Alih

TarikhHapus Kira

Kuantiti

Anggaran Nilai Semasa

SebabDihapus kira

Harga Asal(RM)

Catatan

Seunit Jumlah

*Laporan ini mengandungi keseluruhan kes kehilangan yang berlaku pada tahun semasa samada yang telah diluluskan atau masih dalam tindakan. Sila nyatakan di ruang Catatan jika ia merupakan kes yang melibatkan surcaj/ tatatertib.

Tanda Tangan : ………………………………… (Pegawai Pengawal)

Nama :Jawatan :Kementerian/Jabatan :

PENUTUP

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset Jabatan Pelajaran Perak

Terima AsetTerima Aset

Tentukan Kumpulan Aset

Tentukan Kumpulan Aset

Daftar AsetDaftar Aset

Kemaskini KEW.PA-4 atau KEW.PA-5

Kemaskini KEW.PA-4 atau KEW.PA-5

CetakKEW.PA-2 atau

KEW.PA-3

CetakKEW.PA-2 atau

KEW.PA-3

CetakLabel Aset

CetakLabel Aset

Kemaskini KEW.PA-7Kemaskini KEW.PA-7

Tempatkan AsetTempatkan Aset

Simpan Daftar Aset

Simpan Daftar Aset

Terima Aset bersama punca maklumat

Tentukan klasifikasi aset (kategori dan jenis aset)

Daftar Aset mengikut kumpulan Harta Modal (KEW.PA-2)Inventori (KEW.PA-3)

Kemaskini senarai daftar aset(Mengikut tahun semasa)

Cetak dan kemaskini KEW.PA-7 (Senarai aset mengikut lokasi)

Simpan kad untuk tujuan kemaskini

Pengesahan Pegawai

Pengesahan Pegawai

Rekod Pergerakan

Rekod Pergerakan

Rekod Penempatan

Rekod Penempatan

Rekod Pemeriksaan

Rekod Pemeriksaan

Rekod Penyelenggaraan

Rekod Penyelenggaraan

Proses Kehilangan

Proses Kehilangan

Proses Pelupusan

Proses Pelupusan

Kawalan dan Pem

antauan

SPA Database

KESIMPULAN

PERTANYAAN

05-5015123/5055/5128/5030

05- 5270598

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset , Jabatan Pelajaran PerakJalan Tun Abdul Razak

30640 Ipoh PerakNo. Tel : 05-5015024/5028

No. Faks : 05-5270598

SEKIAN, TERIMA KASIH