Program Membangunkan Keupayaan ICT MKM

SOP Pengurusan Aset ICT Bahagian Teknologi Maklumat

Maktab Koperasi Malaysia Ver 1.0

1. PENGENALAN Standard Operating Procedure (SOP) ini menggariskan panduan kepada semua

Bahagian / Pejabat Cawangan/ Pejabat Zon di Maktab Koperasi Malaysia (MKM)

berkaitan dengan peraturan / prosedur penggunaan, penjagaan dan penyimpanan

peralatan Bahagian Teknologi Maklumat (BTM).

2. PEMAKAIAN SKOP SOP ini terpakai kepada semua pengguna di MKM Ibu Pejabat, Cawangan dan Zon.

3. SKOP PERALATAN ICT

Skop peralatan ICT merangkumi :-

i) Komputer;

ii) Komputer riba;

iii) Tablet;

iv) Pencetak;

v) Pengimbas; dan

vi) Projektor.

4. PANDUAN PENGGUNAAN, PENJAGAAN DAN PENYIMPANAN PERALATAN ICT

4.1 Peraturan penggunaan peralatan ICT hendaklah mematuhi Pekeliling

Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 seperti berikut :-

i. digunakan bagi tujuan rasmi sahaja;

ii. digunakan mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual / buku

panduan pengguna;

iii. dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan;

iv. penggunaan peralatan ICT pegawai hendaklah direkodkan;

v. Menandatangani Borang Akuan Penerimaan;

vi. melaporkan kerosakan dengan menghubungi Pasukan BTM bagi pegawai di Ibu

Pejabat ,Cawangan dan Zon.

4.2 Dasar Keselamatan ICT (DKICT) MKM menggariskan peralatan ICT hendaklah

dijaga dan dikawal selia dengan baik. Di antara perkara yang perlu dipatuhi

adalah seperti berikut :-

i. Memeriksa dan memastikan semua peralatan ICT di bawah kawalan pengguna

berfungsi dengan sempurna;

ii. Bertanggungjawab sepenuhnya ke atas komputer masing-masing dan tidak

dibenarkan membuat sebarang pertukaran perkakasan dan konfigurasi yang telah

ditetapkan;

iii. Pengguna dilarang sama sekali menambah, menanggalkan atau mengganti

sebarang peralatan ICT yang telah ditetapkan;

iv. Pengguna dilarang membuat instalasi sebarang perisian tambahan tanpa

kebenaran Pentadbir Sistem ICT;

v. Pengguna adalah bertanggungjawab ke atas kerosakan atau kehilangan

peralatan ICT di bawah kawalannya;

vi. Pengguna mesti memastikan perisian antivirus di komputer peribadi mereka

sentiasa aktif (turned on) disamping melakukan imbasan ke atas media storan

yang digunakan;

vii. Semua peralatan ICT hendaklah disimpan atau diletakkan di tempat yang

teratur, bersih dan mempunyai ciri-ciri keselamatan;

viii. Peralatan ICT yang hendak dibawa keluar dari premis MKM perlulah mendapat

kelulusan Ketua Bahagian Teknologi Maklumat / pegawai yang diturunkan kuasa

dan direkodkan bagi tujuan pemantauan;

ix. Peralatan ICT yang hilang hendaklah dilaporkan segera kepada pihak Polis,

Pengarah Cawangan, Pengarah Zon dan Pegawai Keselamatan ICT (ICTSO);

x. Pengendalian peralatan ICT hendaklah mematuhi dan merujuk kepada

peraturan semasa yang berkuat kuasa;

xi. Pengguna dilarang sama sekali mengubah kata laluan bagi pentadbir

(administrator password) yang telah ditetapkan oleh Pentadbir Sistem ICT;

xii. Pengguna bertanggungjawab terhadap perkakasan, perisian dan maklumat di

bawah jagaannya dan hendaklah digunakan sepenuhnya bagi urusan rasmi

sahaja; dan

xiii. Sebarang bentuk penyelewengan atau salah guna peralatan ICT hendaklah

dilaporkan kepada ICTSO.

4.3 Peraturan penjagaan dan penyimpanan peralatan ICT yang perlu diberi penekanan

adalah seperti berikut :-

4.3.1 Penjagaan dan Penyimpanan Semasa di Pejabat

i. Peralatan ICT hendaklah sentiasa berada di bawah pengawasan pegawai;

ii. Peralatan ICT hendaklah disimpan di dalam almari / kabinet yang berkunci / bilik

khas untuk penyimpanan peralatan ICT; dan

iii. Peralatan ICT tidak boleh dibiarkan terletak di tempat yang terdedah kepada

umum.

4.3.2. Penjagaan dan Penyimpanan Semasa di Rumah

i. Peralatan ICT hendaklah disimpan di dalam almari / kabinet yang berkunci;

ii. Peralatan ICT setelah digunakan tidak boleh dibiarkan terletak di ruang tamu, di

atas meja makan atau di tepi pintu; dan

iii. Semasa meninggalkan rumah, pengguna hendaklah memastikan bilik di mana

peralatan ICT disimpan dan rumah berada dalam keadaan berkunci dan selamat.

4.3.3. Penjagaan Semasa Menghadiri Kursus / Seminar / Bengkel di Luar Pejabat

i. Semasa menghadiri kursus / seminar / bengkel, semua peralatan ICT mesti

dibawa bersama pengguna; dan

ii. Jika tidak digunakan, peralatan ICT hendaklah ditinggalkan di dalam bilik

seminar / bilik penginapan yang berkunci dengan selamat.

4.3.4. Penjagaan Semasa di dalam Kenderaan

Peralatan ICT tidak boleh ditinggalkan di dalam kenderaan tanpa pengawasan.

5. TANGGUNGJAWAB PENGGUNA PERALATAN ICT

5.1 Pengguna dikehendaki menandatangani pengesahan penerimaan pada Borang

KEW.PA-2 serta melengkapkan Borang Akuan Penerimaan.

5.2 Selaras dengan DKICT MKM, setiap pengguna peralatan ICT bertanggungjawab

terhadap semua aset ICT di bawah tanggungjawabnya.

5.3 Setiap peralatan ICT yang digunakan hendaklah dipastikan berada / disimpan di

tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan.

5.4 Pengguna peralatan ICT tidak boleh memindahkan peralatan ICT tanpa kebenaran

Ketua Bahagian Teknologi Maklumat / Pegawai Aset Memindahkan peralatan ICT

termasuk: -

i. memindahkan lokasi asal peralatan ICT ke lokasi lain; dan

ii. menukar aksesori sedia ada seperti monitor asal dengan monitor yang lain.

5.5 Peralatan ICT yang tidak digunakan hendaklah dimaklumkan kepada Pegawai Aset

dan Pasukan BTM / Cawangan / Zon dan pada bila-bila masa Pasukan BTM berhak

mengambil semula peralatan ICT yang tidak digunakan tersebut.

5.6 Pasukan BTM berhak menarik balik peralatan ICT yang disalahgunakan dan pada

masa akan datang permohonan baru bagi peralatan ICT tidak akan dipertimbangkan.

Perkara yang perlu dipatuhi adalah seperti berikut :-

i. Pengguna yang diberi kemudahan Internet hendaklah menggunakannya untuk

kegunaan rasmi sahaja;

ii. Laman yang dilayari hendaklah yang berkaitan dengan bidang kerja sahaja dan terhad

untuk tujuan yang dibenarkan oleh Ketua Bahagian / pegawai yang diberi kuasa;

iii. Sebarang bahan yang dimuat turun daripada Internet hendaklah digunakan untuk

tujuan yang dibenarkan oleh MKM sahaja;

iv. Penggunaan modem / broadband untuk tujuan sambungan ke Internet tidak dibenarkan

kecuali berada di luar pejabat / dengan kebenaran Pengarah / Ketua Bahagian;

v. Pengguna dilarang memuat naik, memuat turun, menyimpan dan menggunakan

perisian tidak berlesen dan sebarang aplikasi seperti permainan elektronik, video, lagu

yang boleh menjejaskan tahap capaian Internet serta menyedia, memuat naik, memuat

turun dan menyimpan material, teks ucapan atau bahan-bahan yang mengandungi unsur-

unsur lucah;

vii. Pengguna hendaklah menggunakan akaun emel rasmi MKM yang disediakan oleh

MKM bagi sebarang urusan penghantaran dan penerimaan emel rasmi; dan

viii. Alamat emel persendirian (seperti yahoo.com, gmail.com, streamyx.com.my dan

sebagainya) tidak boleh digunakan untuk tujuan rasmi.

5.7 Pegawai / kakitangan hendaklah memaklumkan kepada Pasukan BTM / Pegawai Aset

Cawangan / Zon bagi tujuan pengemaskinian rekod KEW.PA yang berkaitan jika bertukar

tempat bertugas atau cuti belajar / bersara / meletak jawatan / diberhentikan sama ada

melalui surat atau emel.

5.8 Pasukan BTM / Pegawai Aset Cawangan / Zon hendaklah mengemas kini

borang KEW.PA-2 bagi sebarang perubahan pada peralatan ICT.

6. KEHILANGAN / KECURIAN PERALATAN ICT

6.1 Setiap pegawai / kakitangan yang dibekalkan perkakasan ICT dikehendaki

menandatangani Borang Akuan Penerimaan dan KEW.PA-2.

6.2 Tindakan yang perlu diambil apabila berlaku kehilangan / kecurian -

i. Pegawai / kakitangan hendaklah melaporkan kehilangan dengan serta merta kepada

Pasukan BTM / Pegawai Aset Cawangan / Zon;

ii. Pegawai / kakitangan yang berkenaan hendaklah melaporkan kehilangan kepada Polis

dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui; dan

iii. Ketua Bahagian / Pengarah Cawangan / Zon hendaklah menyediakan laporan awal

kehilangan aset alih kerajaan KEW.PA-28 dalam tempoh 2 minggu daripada tarikh

kehilangan dan mengemukakan kepada Bahagian Pengurusan Aset di ibu pejabat.

7. PEMATUHAN

7.1 Semua warga MKM hendaklah membaca, memahami dan mematuhi SOP ini dan

undang-undang atau peraturan-peraturan lain yang berkuat kuasa.

7.2 SOP ini hendaklah dipatuhi dengan ketat oleh semua pihak. Sebarang

ketidakpatuhan boleh dikenakan tindakan tatatertib.

Dikeluarkan oleh: BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT (BTM)

31 JULAI 2015