politeknik melaka kementerian pendidikan malaysia · c. pengeluaran surat amaran d. pengeluaran...

POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PROSES KERJA

PPP-04-06

PEMANTAUAN KEHADIRAN PELAJAR

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

NAMA : GAN LAI KUEN

Jawatan : Ketua Jabatan Pengajian Am Tarikh : 08 September 2017

NAMA : HILMUN BINTI MOHAMED Jawatan : Timbalan Pengarah Akademik Tarikh : 08 September 2017

MAKLUMAT TERKAWAL

PEMANTAUAN KEHADIRAN

PELAJAR PPP-04-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 1/9

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2

1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2

1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 2

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3

1.5 Definisi ................................................................................................................ 3

1.6 Singkatan ............................................................................................................ 4

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 5

2.1 Pemantauan Kehadiran ...................................................................................... 5

3. SWIMLANE 4.4.1 ................................................................................................................. 6

3.1 Pemantauan Kehadiran ........................................................................................... 6

4. PROSES KERJA 4.4.1......................................................................................................... 7

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) .......................................................................................... 7

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 ............................................................................................... 8

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ........................................................ 8

9. LAMPIRAN 8.5 ................................................................................................................... 8

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ........................................................................................... 9


PELAJAR PPP-04-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 2/9

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Memastikan tatacara Pemantauan Kehadiran Pelajar dilaksanakan secara terancang dan sistematik

2) Skop (key activities) a. Menyediakan rekod kehadiran b. Perlaksanaan rekod kehadiran pelajar c. Pengeluaran surat amaran d. Pengeluaran rekod pelajar kurang 80% e. Pengeluaran surat tunjuk sebab

3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Semakan rekod kehadiran dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam satu semester

b. Semua laporan ketidakhadiran dikemaskini c. Tidak ada laporan ketidakakuran berkaitan

ketidakhadiran pelajar

4) Pemilik proses a. Ketua Jabatan Pengajian Am

5) Pelanggan proses 5.2 a. Timbalan Pengarah Akademik b. Staf peperiksaan c. Ketua Jabatan d. Staf akademik

6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Jabatan Akademik b. Pegawai Peperiksaan c. Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti d. Badan Persijilan e. Pelajar

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015

Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja

b. Takwim P& P

c. Semua Garispanduan (terbitan dalaman)

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

Manusia 7.1.2 Ketua Jabatan

Ketua program/ketua kursus

Penyelaras Jadual waktu

Pengawai

Penyelaras kualiti

Pensyarah kursus

Infrastruktur 7.1.3

Bangunan dan utility 7.1.3(a)

Pejabat dan ruang kerja

Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b)

Komputer (SPMP) dan printer


PELAJAR PPP-04-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 3/9

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

Pengangkutan 7.1.3 (c)

-

Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)

Telefon dan kemudahan internet

Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -

Bahan 7 Alat tulis

Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif

Pengetahuan 7.1.6 Teknik komputer Keperluan standard Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan

Kompetensi kakitangan 7.2 Pernah mengikuti taklimat pemantauan kehadiran dan kualiti

Lain-lain

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Laporan kehadiran Pensyarah akademik Setiap semester

Memo/email Ketua Jabatan Pegawai peperiksaan

2. Laporan ketidakhadiran pelajar

Pensyarah akademik Setiap minggu dalam satu semester

Email Rekod dalam SPMP

Ketua Jabatan Pegawai peperiksaan Pelajar yang tidak hadir kelas

1.5 Definisi PERKATAAN PENERANGAN

Timbalan Pengarah Akademik Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai aktiviti akademik di organisasi

Ketua Jabatan Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai Jabatan Akademik tertentu di organisasi

Pensyarah akademik Pensyarah-pensyarah yang mengajar kursus-kursus yang dihadiri oleh pelajar

Ketua Program/kursus Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai program/kursus

Pegawai peperiksaan Individu yang bertanggungjawab menguruskan peperiksaan pelajar

Senarai ketidakhadiran <80% pelajar

Senarai keseluruhan yang disediakan oleh pensyarah akademik yang mengandungi analisis ketidakhadiran pelajar <80%

Surat amaran Surat peringatan yang dikeluarkan kepada penjaga pelajar sekiranya pelajar tidak hadir (6 jam) dari kehadiran sepatutnya

Surat tunjuk sebab Surat yang dikeluarkan kepada pelajar yang tidak hadir kelas kurang dari 80% dari kehadiran sepatutnya.


PELAJAR PPP-04-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 4/9

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

TPA Timbalan Pengarah Akademik

KJ Ketua Jabatan

PJW Penyelaras Jadual Waktu

PP Pegawai Peperiksaan

SPMP Sistem Pengurusan Maklumat Politeknik

RK Rekod kehadiran

RKTH Rekod ketidakhadiran


PELAJAR PPP-04-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 5/9

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1

2.1 Pemantauan Kehadiran

SOURCE OF INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS

SPMP

Senarai nama pelajar

SEDIA REKOD KEHADIRAN PELAJAR

Senarai pelajar (Lampiran 8, PMK-PK-PPP-04)

Pensyarah kursus

Pensyarah kursus

Senarai nama pelajar

REKOD KEHADIRAN PELAJAR DALAM KELAS

Rekod kehadiran pelajar

Pensyarah kursus

Pensyarah Kursus

Rekod kehadiran pelajar

REKOD KETIDAKHADIRAN PELAJAR DALAM SPMP

Rekod ketidakhadiran pelajar dalam SPMP(Lampiran 9, PMK-PK-PPP-04)

Pensyarah kursus

Pensyarah Kursus

Maklumat dari rekod ketidakhadiran pelajar Lampiran 9, PMK-PK-PPP-04

KELUAR SURAT AMARAN AKHIR YANG TIDAK MENGHADIRI KULIAH/AMALI (6 JAM TIDAK HADIR)

Surat Amaran Pelajar

Penasihat Akademik

Ibubapa/ Penjaga

FRP pensyarah kursus

Pensyarah kursus

Lampiran (Rekod pelajar kurang 80%)

KELUAR REKOD PELAJAR YANG PERATUS KEHADIRAN KURANG DARI 80%

Rekod peratus kehadiran kurang 80%

Pensyarah kursus

Pensyarah kursus

Rekod peratus kehadiran kurang 80%

KELUAR SURAT TUNJUK SEBAB KEHADIRAN KURANG 80%

Surat tunjuk sebab (Lampiran 11)

Ibubapa/ penjaga

Pelajar

Penasihat Akademik

Pelajar Maklum-balas surat tunjuk sebab

KELUAR SENARAI NAMA PELAJAR YANG TIDAK LAYAK MENDUDUKI PEPERIKSAAN

Senarai pelajar tidak layak

Pegawai peperiksaan


PELAJAR PPP-04-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 6/9

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

AKHIR

3. SWIMLANE 4.4.1

3.1 Pemantauan Kehadiran

KETUA JABATAN KETUA UNIT

PEPERIKSAAN

PENSYARAH PELAJAR

SEDIA REKOD KEHADIRAN

PELAJAR

REKOD KEHADIRAN PELAJAR DALAM

KELAS

LULUS

HANTAR SURAT

TUNJUK SEBAB

*REKOD

KETIDAKHADIRAN

DALAM SISTEM

HANTAR

SENARAI

NAMA

PELAJAR

YANG TIDAK

LAYAK

MENDUDUKI PEPERIKSAAN

HANTAR SURAT

TIDAK LAYAK

MENDUDUKI

PEPERIKSAAN AKHIR

KELUAR SURAT

AMARAN AKHIR

CETAK LAPORAN

KEHADIRAN < 80%

HANTAR SENARAI

KEHADIRAN <80%

YA

TERIMA SURAT

AMARAN AKHIR

KELUAR

SURAT

ARAHAN

TUNJUK

SEBAB

TERIMA SURAT

TUNJUK SEBAB

TERIMA SURAT

TIDAK LAYAK

MENDUDUKI

PEPERIKSAAN AKHIR

TIDAK

*NOTA: SIJIL SAKIT DAN DOKUMEN BERKAITAN PERLU DIKEMUKAKAN DALAM TEMPOH 7 HARI SELEPAS TARIKH BERCUTI


PELAJAR PPP-04-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 7/9

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

4. PROSES KERJA 4.4.1

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. Pensyarah Sedia rekod kehadiran pelajar sebelum kelas bermula

2. Pensyarah Rekod kehadiran pelajar

3. Pensyarah Rekod ketidakhadiran dalam system.

4. Pensyarah Keluar surat amaran akhir

5. Pensyarah Cetak laporan kehadiran <80%

6. Pensyarah Hantar senarai kehadiran < 80%

7. Ketua Jabatan Keluar surat arahan tunjuk sebab kepada pelajar

8. Ketua Jabatan Hantar senarai nama pelajar yang tidak layak menduduki peperiksaan akhir

9. Pegawai peperiksaan

Hantar senarai nama pelajar yang tidak layak menduduki peperiksaan akhir.

10. Pelajar Terima surat amaran akhir (6 jam tidak hadir) dari pensyarah

11. Pelajar Terima dan menjawab surat tunjuk sebab ketidakhadiran <80%.

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan 8.1 (P)

Output perancangan Rekod kehadiran pelajar

Surat amaran ketidakhadiran <80%

Surat tunjuk sebab bagi ketidakhadiran kuliah/amali

kurang 80%

Laporan ketidakhadiran kuliah/amali kurang 80%

Senarai pelajar tidak layak menduduki peperiksaan akhir.

Kelulusan perancangan Timbalan Pengarah Akademik

Ketua Jabatan

Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada proses kerja

Penggunaan borang-borang seperti di lampiran

Pemantauan ketua jabatan

Kawalan Proses yang

disumber luar 8.4

Juruaudit luar

Identifikasi dan

kemudahkesanan 8.5.2

Fail rekod pensyarah

No Matrik Pelajar

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data pelajar

Pemuliharaan 8.5.4 Rekod kehadiran kuliah


PELAJAR PPP-04-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 8/9

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

Khidmat selepas

perkhidmatan 8.5.5

Perjumpaan dengan Ketua Jabatan

Kaunseling

Kawalan Perubahan 8.5.6 Jadual waktu

Tindakan 10(ACTION)

Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian objektif

Penilaian pencapaian piagam pelanggan

Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

Penambahbaikan 10.3 Pemantauan berterusan (ulangan)

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK

AKUR TINDAKAN

PENCEGAHAN (sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)

1. Rekod ketidakhadiran pelajar

Rekod tidak dikemaskini selari dengan perlaksanaan kelas

Semakan oleh TPA/KJ/ketua program/kursus

Pinda dan buat pembetulan hingga selari dengan perlaksanaan kelas

2. Laporan rekod kehadiran

Rekod tidak dikemaskini selari dengan perlaksanaan kelas



3. Surat amaran Surat amaran tidak dikemaskini selari dengan perlaksanaan kelas



8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5

REKOD TEMPOH SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1. Rekod kehadiran pelajar 6 semester FRP Am

2. Surat Amaran ketidakhadiran kuliah/Amali

6 semester FRP Am

3. Surat tunjuk sebab bagi kehadiran kuliah/amali kurang 80%

6 semester Fail kehadiran <80% Jabatan

Akademik

Terhad

9. LAMPIRAN 8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) PPP-04(8)-(08-09-17) Rekod kehadiran pelajar


PELAJAR PPP-04-06

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 9/9

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

2) PPP-04(9)(08-09-17) Surat Amaran ketidakhadiran kuliah/Amali

3) PPP-04(10)(08-09-17) Surat tunjuk sebab bagi kehadiran kuliah/amali kurang 80%

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa

kebenaran ketua organisasi. iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses

kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada:

a. E-Document b. Hardcopy

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %

KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-2017

02

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01.

P02.

P03.

POLITEKNIK MELAKA REKOD KEHADIRAN PELAJAR

Nota: 1. 0 - Tidak Hadir, K - Kenyataan/Kebenaran mengikut aktiviti dari Pengarah 2. Ruangan dalam borang ini boleh ditambah/dikurangkan jika perlu. 3. Kehadiran boleh ditanda dengan menggunakan computer tetapi perlu ada Back-Up” secara manual.

PPP-04(8)(08-09-17)

SESI : DISEMBER 2017 SEKSYEN : S4 KURSUS : PB301 – BUSINESS MANAGEMENT PENSY. KURSUS : IMRAN BIN ALI

KE

LA

S

JA

BA

TA

N

TARIKH

CA

TA

TA

N

BIL NO. PEND. NAMA PELAJAR

1 11DAT11F1001 MUHAMMAD HAFIZ BIN ZAMRI DAT2D JP

2 11DAT11F1002 ATHIRAH BINTI ARIFFIN DAT2D JP

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

POLITEKNIK MELAKA

SURAT AMARAN KETIDAKHADIRAN KULIAH/AMALI

SESI DISEMBER 2017

NAMA : PARAMESHWARAN A/L CHANDRASEGARAN

NO. K.P : 940207045047

NO. PEND : 11 DPI12F2009

KELAS : DPI1A

TARIKH : 22/02/2017

AMARAN AKHIR — Tidak Hadir Kuliah/Amali

Adalah saya diarah merujuk kepada perkara di atas.

2. Berdasarkan kepada Rekod Kehadiran Pelajar ke kuliah / amali sehingga minggu

ke .............. sesi DISEMBER 2017 bagi kursus DPM 1013- PRINCIPLES OF MARKETING,

didapati anda tidak hadir kuliah/amali seperti tarikh dan masa di bawah.

1) 21/2/2017 - 2 jam

2) 21/03/2017 - 2jam

3) 11/04/2017-2 jam

3. Sekiranya kehadiran anda didapati kurang 80%, anda boleh ditahan daripada menduduki

Peperiksaan Akhir Semester / dimansuhkan markah penilaian berterusan seperti yang telah

ditetapkan dalam Arahan-Arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian.

4. Anda dinasihatkan hadir ke kelas supaya kehadiran mencapai 80% untuk membolehkan anda

menduduki Peperiksaan Akhir Semester / tidak dimansuhkan markah penilaian berterusan.

Sekian

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Saya Yang Menurut Perintah ...................................................................... (NORAZLIN BINTI AHMAD)

s.k. 1. Penjaga Pelajar

2. Penasihat Akademik

(ZAINAL BIN ARIFFIN)

PPP-04(9)(08-09-17)

( KEPALA SURAT POLITEKNIK PMK)

Tarikh : _____________________________________________

Nama : _____________________________________________

No. Pend. : _____________________________________________

Jabatan : _____________________________________________

SURAT TUNJUK SEBAB BAGI KEHADIRAN KULIAH / AMALI KURANG 80%

Adalah saya diarah merujuk kepada perkara di atas.

2. Berdasarkan kepada Rekod Kehadiran Kursus ke kuliah / amali sehingga akhir semester sesi _______________ bagi kursus ______________________________ didapati kehadiran anda setakat ini tidak menepati keperluan minima 80% seperti yang ditetapkan di dalam Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian.

3. Sehubungan dengan itu, anda diminta memberi surat/jawapan tunjuk sebab (dalam

tempoh 3 hari bekerja dari tarikh surat ini). Jika surat/jawapan tunjuk sebab tidak dikemukakan,

anda dianggap tidak hadir tanpa sebab dan boleh ditahan daripada menduduki Peperiksaan

Akhir dan dimansuhkan markah Kerja Kursus.

4. Adalah diingatkan, jika surat/jawapan tunjuk sebab yang dikemukakan tidak

munasabah dan tiada bukti kukuh, anda masih boleh ditahan daripada menduduki

Peperiksaan Akhir dan dimansuhkan markah Kerja Kursus.

Sekian.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA ”

Saya yang menurut perintah,

…………………………………………

( )

Ketua Jabatan b.p. Pengarah Politeknik

sk 1. Penjaga pelajar

2. Penasihat Akademik

3. Fail Peribadi Pelajar

4. Fail Jabatan

* Potong mana yang tidak berkaitan

PPP-04 (10)(08-09-17)

politeknik melaka kementerian pendidikan malaysia · c. pengeluaran surat amaran d. pengeluaran...

Documents