Pingat Emas untuk Inovasi Terbaik

Written by Mazuki IzaniSaturday, 09 March 2013 12:51 - Last Updated Monday, 10 February 2014 12:07

Alhamdulillah, syukur kepada hadirat Allah S.W.T. kerana rekaan dan inovasi saya untuk UiTMsecara keseluruhannya telah memperoleh pengiktirafan oleh UiTM Cawangan Sabah apabiladinobatkan sebagai pemenang (Emas) daripada 20 penyertaan pada Hari Inovasi danJasamamu Dikenang 2012 UiTM Sabah. Acara ini diadakan di Ballroom 1 & 2, Pacific SuteraHotel, Kota Kinabalu Sabah pada 22 Febuari 2013 baru-baru ini. 

Inovasi ini adalah kerjasama saya dengan En. Azmil Liman (staf di Unit Percetakan BahagianHal Ehwal Akademik). Tajuk projek kami ialah Tempahan Percetakan Atas TalianMenggunakan E-Borang Percetakan. Berikut adalah senarai keputusan pertandingan yangdisertai oleh staf UiTM Cawangan Sabah.

1 / 5

Pingat Emas untuk Inovasi Terbaik

Written by Mazuki IzaniSaturday, 09 March 2013 12:51 - Last Updated Monday, 10 February 2014 12:07

2 / 5

Pingat Emas untuk Inovasi Terbaik

Written by Mazuki IzaniSaturday, 09 March 2013 12:51 - Last Updated Monday, 10 February 2014 12:07* B= Baru, P= Penambahbaikan Projek yang kami hasilkan ini adalah bertujuan bagi meningkatkan lagi kecekapan pengurusanpercetakan dan juga bertujuan bagi mengurangkan kos-kos masa, harta-benda dan wangringgit. Dengan menggunakan perkhidmatan tempahan atas talian ini, semua staf dapatmembuat tempahan mereka dengan lebih cepat dan boleh dilakukakn pada bila-bila masasahaja.  Berikut adalah maklumat projek inovasi yang telah kami jalankan: 1. Nama Bahagian1.1. KUMPULAN MOMTAZ: 1.1.1.  MAZUKI IZANI BIN ISMAIL (Ketua)1.1.2.  AZMIL BIN LIMAN 2. Jenis ciptaan INOVASI2.1. Ciptaan Baru Ciptaan 3. Tajuk Projek3.1. TEMPAHAN PERCETAKAN ATAS TALIAN MENGGUNAKAN E-BORANG PERCETAKAN 4. Objektif Projek4.1. Menerima tempahan cetakan yang berupa risalah, kuiz, ujian, tutorial dan latihan daripadaseluruh bahagian kampus secara atas talian. 4.2. Mencetak tempahan yang diterima mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan olehpelanggan seperti kuantiti yang diperlukan, warna kertas cetakan, pilahan cetakan satu sisi (one sided) atau dua sisi (double sided) dan lain-lain. 4.3. Menyimpan maklumat percetakan daripada pelanggan secara teperinci dalam pangkalandata (database) di komputer pelayan (server) dan boleh diakses pada bila-bila masa sahajaapabila diperlukan. 5. Maklumat Sebelum Projek (Masalah-masalah yang dihadapi sebelum Inovasidilaksanakan)5.1. Semua staf/pensyarah terpaksa ke Unit Peperiksaan untuk mengisi borang cetakan secaramanual (tulisan tangan). 5.2. Semua staf/pensyarah perlu mencetak sendiri satu salinan asal dokumen yang ingindicetak untuk diserahkan kepada staf Unit Peperiksaan yang bertugas. 5.3. Dalam satu-satu masa tertentu terutama waktu puncak pada musim ujian, kaunter UnitPeperiksaan mengalami sedikit kesesakan dengan staf/pensyarah yang datang untuk membuattempahan cetakan. 5.4. Kadang-kadang berlaku kehilangan borang tempahan daripada pelanggan yang mungkindisebabkan pelanggan tidak mengisi borang atau tersalah letak atau kesilapan daripada stafUnit Peperiksaan sendiri yang yang kadang-kadang terlupa mencetak satu-satu tempahan.Keadaan ini kadang-kadang mencetuskan perselisihan faham tentang maklumat cetakan diantara kakitangan universiti dan staf di Unit Peperiksaan. 5.5. Data atau rekod cetakan bagi jangka waktu tertentu dikhuatiri tidak lengkap keranamungkin tercicir, terlupa catat di buku rekod dan sebagainya. Ini biasa berlaku apabila kuantiticetakan itu dalam jumlah yang kecil. Sesetengah pihak berasa terlalu remeh untuk mengisiborang bagi cetakan yang jumlahnya beberapa salinan sahaja.

6. Inovasi/Penambahbaikan yang Dilaksanakan (Penerangan mengenaiInovasi/Penambahbaikan)6.1. Semua staf/pensyarah boleh mengisi borang tempahan cetakan secara atas talian dimana-mana sahaja sama ada di pejabat atau di rumah bahkan juga boleh menggunakantelefon pintar mereka. 6.2. Semua staf/pensyarah tidak perlu mencetak satu salinan asal untuk Unit Peperiksaan.Mereka hanya perlu lampirkan (attach) fail tersebut semasa mengisi borang atas talian. 6.3. Dengan menggunakan borang atas talian, semua staf tidak perlu menunggu giliran dikauter Unit Peperiksaan untuk dilayan. Borang boleh diisi dan diserahkan pada bila-bila masasama ada waktu pejabat, luar waktu pejabat, cuti hujung minggu atau cuti umum. 6.4. Dengan menggunakan borang atas talian, semua data kemasukan tempahan baru akandisimpan dalam pangkalan data di komputer pelayan (server). Apabila pengguna mengisiborang dan menekan butang ‘Submit’, satu email pengesahan penerimaan borang akansampai kepada pelanggan. Staf Unit Peperiksaan juga akan menerima satu emailpemberitahuan ( notification) bahawa ada tempahan baruyang masuk. Dengan wujudnya kedua-dua email pengesahan ini, tidak akan wujud lagisebarang kekeliruan. Jika email terpadam dengan tidak sengaja sekalipun, pihak pentadbir(pentadbir laman web e-borang Percetakan) boleh membuat rujukan balas di pangkalan data dikomputer pelayan ( server).Jadi, masalah kekhilafan daripada segi komunikasi tidak akan lagi berlaku keranamasing-masing pihak ada rujukannya tersendiri dalam bentuk e-mail. 6.5. Dengan menggunakan sistem atas talian ini, semua data disimpan secara teratur dan amatmudah untuk dikutip semula apabila diperlukan terutama bagi tujuan audit yang diperlukan bagitahun-tahun tertentu. Ini kerana semua maklumat pelanggan, maklumat kuantiti kertas yangdigunakan untuk tempoh tertentu dan lain-lain boleh diperolehi dengan mudah daripadapangkalan data (database). 7. Faedah Projek (Keberkesanan kos, masa, tenaga dsb.)7.1. Memudahkan pensyarah dan staf untuk membuat tempahan cetakan. Ia sudah tentu dapatmenjimatkan masa untuk pergi berurusan di kaunter kerana tempahan boleh juga dibuat padawaktu malam, hujung minggu dan sebagainya. Kaunter Unit Peperiksaan pula tidakmemerlukan staf tertentu untuk melayan para kakitangan yang datang membuat tempahancetakan. Daripada sini, dapat dilihat bahawa penggunaan masa bagi kedua-dua belah pihakdapat dijimat dan diminimumkan. 7.2. Daripada segi kos, kakitangan berkenaan tidak perlu menggunakan kenderaan merekauntuk ke Unit Peperiksaan terutama bagi mereka yang mana pejabatnya berada berjauhandaripada kaunter Unit Peperiksaan. Mereka juga tidak perlu mencetak satu salinan asal untukdiserahkan kepada Unit Peperiksaan. Di kaunter Unit Peperiksaan pula, staf bertugas tidakperlu lagi mencetak borang permohonan cetakan yang perlu diisi oleh kakitangan. Daripadasini, kos untuk cetakan borang yang melibatkan kertas dan dakwat sudah dapat dijimatkan.

3 / 5

Pingat Emas untuk Inovasi Terbaik

Written by Mazuki IzaniSaturday, 09 March 2013 12:51 - Last Updated Monday, 10 February 2014 12:07

7.3. Daripada segi tenaga, staf Unit Peperiksaan mempunyai masa yang lebih untuk melakukankerja-kerja yang lain yang berkaitan percetakan. Mereka cuma perlu memeriksa email jika adasatu-satu tempahan baru yang masuk ke dalam inbox. Dengan kemudahan yang ada sekarang,staf Unit Peperiksaan mungkin dapat menerima notifakasi kemasukan email baru melaluitelefon pintar mereka (sama seperti notifakasi kemasukan sms) dengan menggunakan LotusNotes Traveler yang boleh diinstall dalam telefon pintar yang menggunakan sistem operasi (operating system) iOS (seperti iPhone) dan juga Android (seperti Samsung Galaxy dan lain-lain). Begitu jugadengan telefon pintar BlackBerry. 8. Pengiktirafan Pelanggan8.1. Sejak dilancarkan pada 8 Mac 2011, borang cetakan atas talian ini telah menerima kira-kira900 permohonan (setakat 10 Januari 2013). Jumlah ini adalah termasuk permohonan yangdibuat oleh pemohon yang sama berulang kali. Ini bermakna, sistem ini dipercayai dan diiktirafoleh pelanggan, tambahan lagi data menunjukkan bahawa ramai pengguna didapati kerapmenggunakan aplikasi ini berkali-kali. Ini menunjukkan bahawa sistem ini berjalan dengan baikdan diyakini oleh pengguna. Jika sistem ini tidak berfungsi seperti yang sepatutnya, sudah tentukita tidak akan mencapai rekod permohonan atas talian yang tinggi dan sudah tentu tidak akanada kunjungan ulangan daripada staf yang sama berulang kali. 8.2. Data juga menunjukkan bahawa, sejak daripada tarikh dilancarkan sehingga 20 Januari2013, terdapat kira-kira 5 pensyarah yang telah membuat permohonan melebihi 35 kali (iaituCik Munirah Rossdy, Cik Fatihah Anas Muhiddin, En. Mazalan Sarahintu, Cik Dayang HaryaniDiana Binti Ag. Damit dan Pn. Ung Ling Ling), 1 orang melebih 60 kali (iaitu Pn. Adrianna Aziz)dan 1 orang melebih 140 kali (iaitu Pn. Norizan A. Bakar).

4 / 5

Pingat Emas untuk Inovasi Terbaik

Written by Mazuki IzaniSaturday, 09 March 2013 12:51 - Last Updated Monday, 10 February 2014 12:07

8.3. Tinjauan soal-selidik ringkas (simple) selama kira-kira dua minggu yang diadakan daripada9 Januari – 21 Januari 2013 mendapati bahawa sebanyak 11 responden telah memberi responkepada soalan yang dikemukakan. Kesemua mereka bersetuju supaya sistem ini dikekalkanbagi menggantikan sistem manual sebelum ini. 4 daripada responden tersebut memberikanrating 5 dan 1 orang memberi rating 3 bagi skala 1 hingga 5 yang mana 1 mewakili SangatTidak Baik dan 5 mewakili Sangat Baik. Manakala yang lain tidak memberikan sebarang rating.Berikut adalah komentar-komentar daripada pengguna sepanjang tinjauan tersebut: 8.3.a. Cik Siti Aminah Mohammad, pensyarah Fakulti Sains/Ladang: “Wajar diteruskan, iabanyak membantu pensyarah, terima kasih HEA.” 8.3.b. Cik Munirah Rossdy, pensyarah Fakulti Sains Komputer dan Matematik : “Sistem inisangat baik dan patut diteruskan. Tambahan pula, penerimaan e-mel pemberitahuanberkenaan dengan dokumen yang telah dicetak adalah sangat bagus untuk memudahkan kamidatang ke Unit Peperiksaan untuk mengambilnya dengan kadar segera. Tq!” 8.3.c. Pn. Hasmiah Bahari, pensyarah Fakulti Sains Komputer dan Matematik : “Bagi saya,sistem ini perlu diteruskan kerana ia mudah dan cepat.” 8.3.d. Cik Ammie Christy Saibin, pensyarah Fakulti Sains Komputer dan Matematik: “Sistemini menyenangkan pensyarah khususnya. Ia sangat menjimatkan masa dan tenaga.” 8.3.e. Cik Christy Bidder, pensyarah Fakulti Hotel & Pelancongan: “Sistem ini wajarditeruskan kerana ia memudahkan kerja-kerja berkaitan dengan percetakan.” 8.3.f. Cik Fatihah Anas Muhiddin, pensyarah Fakulti Sains Komputer dan Matematik: “Sistembertambah baik berbanding dahulu..semakin mesra pelanggan..:) Tk. Keep up the goodwork..tq :)” 8.3.g. En. Spencer Heldey Mogindol, pensyarah Fakulti Hotel & Pelancongan: "Sistem inimesti diteruskan" 8.3.h. En. Muliyadi Guliling, pensyarah Fakulti Sains/Ladang: "Sangat baik" 8.3.i. Cik Dg. Ahryani Diana Binti Ag. Damit, pensyarah Fakulti Pengurusan Perniagaan: "Baik dan boleh ditambahnilai lagi dengan menyediakan sistem alert" 8.3.j. Cik Tammie Christy Saibin, pensyarah Fakulti Sains Komputer Dan Matematik: "Sangat baik dan mudah"8.4. Daripada tinjauan rawak ini, didapati bahawa tiada seorang pun yang memberikan komennegatif mengenai sistem ini. Malah terdapat beberapa cadangan penambahbaikan antaranyaialah supaya disediakan sistem alert dan juga supaya ditambah had maksimum saiz dokumenyang boleh dimuat-naik ( upload). Saiz maksimum yangdibenarkan adalah 2MB, walau bagaimanapun pihak kami telah menaikkan kadar hadmaksimum kepada 5MB sebagai mengambilkira cadangan pengguna dan sebagai memenuhikeperluan semasa mereka (Lihat Lampiran 3). Kesimpulan yang dapat dibuat di sini adalahsemua staf mengalu-alukan kewujudan sistem ini berbanding cara lama kerana ia amatmemudahkan dan menjimatkan masa. Ini selaras dengan dengan perkembangan duniateknologi maklumat hari ini yang mana penggunanya mahukan semua perkhidmatan yangpantas dan boleh dilakukan di hujung jari dalam semua perkara. 9. Pengesahan (Penyediaan dokumen, sijil, dsb)9.1. Borang Percetakan atas talian ini boleh dicapai daripada URL http://spus.biz/form/ denganmemilih menu e-Borang Percetakandi sebelah kiri laman web.  Kami daripada kumpulan MOMTAZ mengucapkan berbanyak-banyak terima kasih kepadaJawatankuasa Anugerah Inovasi dan Penambahbaikan 2012 kerana telah memilih kamisebagai juara dan pemenang pingat emas daripada 20 penyertaan yang dipertandingkan.Kejayaan ini telah menyuntik semangat kami untuk terus menghasilkan inovasi-inovasi baruuntuk UiTM Sabah. Mudah-mudahan projek ini dapat dilanjutkan ke Mini IID UiTM Sabah nanti,InshaAllah. Selain projek ini, kami juga bercadang untuk satu projek lain iaitu tempahan atastalian juga, yang mana projek ini memfokuskan kepada tempahan dewan-dewan peperiksaan.Projek ini akan diusahakan bersama oleh kami dengan tambahan anggota En. Sheik Badrul,Koordinator Bahasa.  {flike}{fcomment}

5 / 5

http://spus.biz/form/http://spus.biz/form/index.php?option=com_jforms&view=form&id=7&Itemid=56