internal recruit 1

PEREKRUTAN DALAMANPEREKRUTAN DALAMANMembincangkan isu-isu dalam perancangan perekrutan

Isu-isu OrganisasiIsu-isu Pentadbiran

Mengenalpasti pelbagai aspek dalam pembangunan strategi

Jenis/sistem perekrutanSumber perekrutanPemilihan sumberBila hendak mencari

Objektif:

internal recruit 2

PEREKRUTAN DALAMANPEREKRUTAN DALAMAN

Membincangkan isu-isu pencarianMembincangkan reaksi calon terhadap proses perekrutan

Objektif:

internal recruit 3

Perekrutan DalamanPerekrutan Dalaman

Perancangan perekrutan– Utk mencapai keberkesanan pemadanan pemohon dalaman dgn

jawatan kosong yg ada, orgn perlu memberi tumpuan terhadap dua isu:

Isu-isu organisasi– Laluan Pergerakan (Mobility Path)

– Polisi Pergerakan (Mobility Policies)

Isu-isu pentadbiran– Requisition

– Koordinasi

– Belanjawan

– Panduan Perekrutan

internal recruit 4

Perancangan PerekrutanPerancangan PerekrutanIsu-Isu OrganisasiIsu-Isu Organisasi

Laluan Pergerakan (Mobility path) – mengandungi pergerakan pekerja yg mungkin/ munasabah di

dlm struktur pasaran dalaman– ditentukan oleh banyak faktor :-

tenaga kerja orgn kesatuan sekerja ciri-ciri pasaran buruh

– Terdapat dua jenis laluan pergerakan :- Tradisional Inovatif

– kedua-duanya akan menentukan siapakah yg layak utk sesuatu pekerjaan baru dlm orgn

internal recruit 5

Isu-Isu OrganisasiIsu-Isu Organisasi Laluan Pergerakan TradisionalLaluan Pergerakan Tradisional

Penekanan adalah semata-mata pergerakan ke-atas di dlm orgn (exhibit 8.1 )

kenaikan pangkat scr pergerakan lateral kadang2 wujud bagi menggantikan pergerakan ke atas bagi staf yg mempunyai pengalaman :-– umum & khusus – Peringkat korporat & bahagian (division)

mereka ini dilihat sbg berkebolehan & mampu utk bekerja dlm keseluruhan orgn

Laluan pergerkan ini mudah ditadbir ttp kurang fleksibel & mungkin menjadi penghalang kpd pemadanan terbaik antara individu dgn pekerjaan

internal recruit 6

Isu-Isu OrganisasiIsu-Isu Organisasi Laluan Pergerakan InovatifLaluan Pergerakan Inovatif

Pergerakan bukan hanya ke atas shj tetapi juga ke mana-mana arah ( atas, bawah, sisi ) ( exhibit 8.2 )

utk tujuan pembelajaran yg berterusan & dpt memberi sumbangan yg banyak kpd orgn

banyak orgn telah bertukar kpd inovatif kerana:– Orgn perlu lebih fleksibel dgn perubahan teknologi & global– pertumbuhan orgn yg perlahan menyebabkan ia mencari alternatif utk

memanfaatkan bakat pekerja yg sedia ada Laluan ini fleksibel ttp sukar utk ditadbir Terdapat beberapa jenis laluan pergerakan inovatif:(Exhibit 8.2)

– Laluan Selari (parallel)– Lateral– Lattice

internal recruit 7

Isu-Isu OrganisasiIsu-Isu Organisasi Laluan Pergerakan InovatifLaluan Pergerakan Inovatif

Laluan Selari (parallel)– membenarkan pengkhususan pekerjaan oleh pekerja sama ada dlm

kerja teknikal @ pengurusan– Kedua-dua laluan diberi ganjaran & status yg sama

Lateral– tiada langsung pergerakan ke atas– Pekerja memegang pelbagai jawatan (yg memerlukan pelbagai

keupayaan & kebolehan) pada tahap yg sama dlm orgn Lattice

– membenarkan pergerakan ke atas, lateral, ke bawah– Spy dpt memperlengkapkan pekerja sebelum mereka memegang

suatu jawatan pd tahap yg lebih tinggi dlm orgn

internal recruit 8

Isu-Isu OrganisasiIsu-Isu Organisasi Laluan Pergerakan InovatifLaluan Pergerakan Inovatif

Langkah yg diperlu diambil jika gunakan kaedah inovatif :-– Sistem ganjaran alternatif

tidak berdasarkan kenaikan pangkat ttp berdasarkan :-– pengetahuan & kemahiran

– sumbangan kpd orgn secara berpasukan @ individu

– Pembinaan pasukan cabaran & autonomi dpt diwujudkan dgn membina pasukan kerja (ahli

pasukan bert/jwb dlm segala hal termasuk penyediaan produk/servis)

– Kaunseling bengkel dan nasihat individu digunakan utk memastikan pekerja

mempunyai perancangan yg baik utk pergerakan dlm orgn

– Pekerjaan alternatif cuti sabatikal, penempatan industri dll utk memastikan pekerjaan tetap

mencabar & pekerja mendpt pengetahuan & kemahiran yg baru

internal recruit 9

Isu-Isu OrganisasiIsu-Isu Organisasi Polisi Pergerakan (Mobility Policies)Polisi Pergerakan (Mobility Policies)

Laluan pergerakan menunjukkan perhubungan sesama pekerjaan, tetapi tidak menunjukkan peraturan pergerakan pekerja di antara pekerjaan tersebut

Peraturan pergerakan dinyatakan dlm polisi bertulis yg perlu dibangunkan & ditetapkan kriteria

Antara ciri-ciri pernyataan polisi yg bermutu– Tujuan polisi disampaikan dgn jelas– Polisi konsisten dgn falsafah & nilai pengurusan atasan– Skop polisi yg jelas iaitu meliputi kawasan geografi, kump pekerja– T/jawab & peluang pembangunan pekerja ditafsir dgn jelas– T/jawab penyelia utk pembangunan pekerja dinyatakan dgn jelas– Prosedur diterangkan dgn jelas

internal recruit 10

Isu-Isu OrganisasiIsu-Isu Organisasi Polisi PergerakanPolisi Pergerakan

Kriteria polisi pergerakan– Senaraikan kriteria yg digunakan utk tentukan pekerja

yg layak dipertimbangkan utk mengisi kekosongan jawatan dlm laluan pergerakan

– Biasanya penentuan kriteria berdasarkan :- Senioriti Tahap pengalaman KSAOs Duti kerja yg diperlukan utk pekerjaan tersebut

internal recruit 11

Perancangan PerekrutanPerancangan PerekrutanIsu-Isu PentadbiranIsu-Isu Pentadbiran

Requisition– Autoriti untuk pengisian jawatan oleh pengurusan atasan– Requisition yg formal adalah penting bagi proses perekrutan

dalaman spy tidak berlaku perkara yg bercanggah dgn matlamat orgn

Koordinasi– usaha perekrutan luaran & dalaman mesti dikoordinasi &

diselaraskan melalui falsafah penstafan orgn– Langkah yg perlu diambil utk mengkoordinasi aktiviti :-

Wujudkan jawatan pakar penstafan dalaman (juga dikenali sbg placement/classification professional) untuk memastikan calon dalaman diambilkira dlm proses perekrutan

Wujudkan polisi yg menjelaskan bil. & jenis calon yg diambil scr dalaman & luaran

internal recruit 12

Belanjawan (Budget)– mesti selalu diawasi– kos pengambilan mungkin berbeza diantara perekrutan luaran &

dalaman– walaupun sasaran perekrutan dalaman merupakan pekerja yg sedia

ada, ttp tidak semestinya belanjawannya kurang drp perekrutan luaran

Panduan Perekrutan– merupakan dokumen formal yg menjelaskan proses utk diikuti bagi

menarik pemohon kpd kekosongan jawatan– Panduan termasuklah penjelasan tentang :-

Masa Kewangan aktiviti staf yang diperlukan untuk mengisi kekosongan langkah utk mengisi kekosongan

Perancangan PerekrutanIsu-Isu Pentadbiran

internal recruit 13

Selepas perancangan perekrutan, orgn perlu membentuk strategi ttg :-– Dimanakah untuk mencari sistem perekrutan yg hendak

digunakan?

– sistem perekrutan terbuka, tertutup @ tersasar?– Bagaimanakah untuk mencari sumber perekrutan yg

hendak digunakan?– Bagaimanakah hendak memilih sumber?– Bilakah perlu mencari ?

Pembangunan StrategiPembangunan Strategi

internal recruit 14

Pembangunan StrategiPembangunan StrategiSistem PerekrutanSistem Perekrutan Sistem perekrutan dalaman terbuka

– pekerja diberitahu ttg kekosongan jawatan (Exhibit 8.5) biasanya melalui sistem job posting (hebahan kekosongan jwtan)

– beri peluang kpd pekerja utk mengukur kelayakan mereka terhadap keperluan pekerjaan utk kenaikan pangkat

– mengelak penyelia dari memilih pekerja yg disukainya sahaja utk kenaikan pangkat

– boleh mewujudkan persaingan yg tidak dikehendaki di kalangan pekerja

– morale (semangat)pekerja juga mungkin akan berkurangan jika kecewa

– mengambil masa yg lama utk menapis calon & memberi maklumbalas kpd mereka

internal recruit 15

Pembangunan StrategiPembangunan StrategiSistem PerekrutanSistem Perekrutan

Sistem perekrutan dalaman tertutup– pekerja tidak tahu ttg kekosongan jawatan (Exhibit 8.4)

– sangat efisien kerana langkah yg terlibat adalah sedikit, masa & kos juga minimum

– Sesuai digunakan sekiranya mempunyai fail KSAOs calon Sistem perekrutan dalaman tersasar

– Di bawah sistem tersasar, langkah-langkah dlm sistem terbuka & tertutup diikuti pd masa yg sama

– Kekosongan pekerjaan dihebahkan kpd pekerja, di samping itu jabatan HR juga mengendalikan pencarian

– Kebaikan :- mendapatkan calon yg ramai & menyeluruh calon mempunyai peluang yg sama utk memohon, dpt cungkil bakat

– Kelemahan :- memakan masa & mahal

internal recruit 16

Pembangunan StrategiPembangunan Strategi Sistem PerekrutanSistem Perekrutan : : Kriteria Kriteria

pemilihanpemilihan Kos pencarian – sistem tertutup paling murah, ttp akan mengakibatkan kos perundangan yg

tinggi jika berlaku ketidakadilan dlm kecapaian pekerjaan oleh wanita & minoriti ( US context)

– sistem tersasar melibatkan kos yg paling tinggi Tindakbalas yang cepat

– Sistem tertutup dpt memberi tindakbalas yg cepat dlm keadaan kekosongan jawatan ingin diisi segera

Kenal pasti & cungkil bakat calon– sesetengah pekerjaan memerlukan KSAOs yg khusus, dan sistem tertutup

dpt mengenalpasti dengan cepat calon yg sesuai– sistem terbuka pula dapat mengenalpasti lebih ramai calon & mencungkil

bakat calon berbanding dgn sistem tertutup– Namun, sistem terbuka akan menggalakkan migrasi pekerja dr jenis

pekerjaan yg kritikal & sukar diisi dlm orgn. Ini akan menimbulkan masalah kekosongan jawatan dlm bidang-bidang tersebut.

internal recruit 17

Job posting (Hebahan pekerjaan secara dlman)– seperti pengiklanan yang digunakan dalam rekrut luaran– menyatakan tugas & keperluan pekerjaan, & cara mmohon– isu penting ialah maklumbalas, pekerja mesti diberitahu

sama ada mereka mendapat jawatan yang dipohon atau tidak Inventory kemahian (skill inventories)

– KSAOs yang digunakan dalam membuat keputusan di simpan dalam inventori kemahiran

– mengandungi fail manual/berkomputer bagi setiap pekerja

Pembangunan StrategiPembangunan Strategi Sumber-sumber perekrutanSumber-sumber perekrutan

internal recruit 18

Pengundian (nomination )– dilakukan oleh penyelia & rakan sebaya yang berpotensi– mereka mungkin merupakan sumber yang terbaik bagi calon

dalaman kerana mereka telah biasa dengan apa yang diperlukan untuk membantu kejayaan organisasi

Rujukan pekerja (employee referral)– pekerja akan merujuk calon yang berpotensi kepada organisasi– tidak banyak digunakan dalam rekrut dalaman

In-house temporary pools (sumber sementara dlman)– penting kepada penstafan sementara dan juga untuk sumber bagi

pekerjaan tetap

Pembangunan Strategi Sumber-sumber perekrutan

internal recruit 19

Rancangan gantian (succession plans)– kebanyakan rancangan ini memasukkan carta gantian (replacement

charts) yang menerangkan kedudukan pertengahan & atasan & siapakah yang dijadualkan untuk mengisi slot tersebut

– berorientasikan masa hadapan utk memenuhi cabaran2 baru

Intranet dan intraplacement (penempatan dlman)– laman web dalaman organisasi (intranet) boleh juga menjadi

sumber rekrut dalaman disebabkan maklumat dpt disebarkan dgn cepat sekali

– penempatan dlman menggunakan perekrut dlman utk menempatkan pekerja secara dlman(bila perlu)

Pembangunan Strategi Sumber-sumber perekrutan

internal recruit 20

Pemilihan sumber bergantung kepada kriteria berikut:– kuantiti pekerja: job posting & intranet akan menghasilkan calon

dlman yang > ramai berbanding sumber yang lain– kualiti pekerja: rancangan gantian sesuai utk calon dlman yg

berkualiti – kekangan belanjawan: rujukan pekerja @ pengundian selalunya <

melibatkan kos, & intranet serta rancangan gantian perlukan kos yg tinggi utk dikendalikan

– tanggungjawab perundangan & kontrak: dlm kebanyakan keadaan, agensi kerjaan & swasta perlu mengiklankan pekrjaan utk memenuhi perjanjian yg termetrai di antara majikan dgn kesatuan sekerja

Pembangunan StrategiPembangunan Strategi Pemilihan sumberPemilihan sumber

internal recruit 21

Bilakah perlu kpd calon-calon dlman?

Perlu dikira masa yg diperlukan sebelum melakukan perekrutan dan langkah2 atau turutan2 yg perlu diikuti dlm proses perekrutan

lead time concerns (hal2 yg mendahului masa):– perbezaan utama antara perekrutan dalaman & luaran ialah:

perekrutan dalaman bukan hanya mengisi kekosongan tetapi juga mewujudkan kekosongan, kerana setiap kali kekosongan diisi akan ada kekosongan yang lain pula

– perlu lakukan perancangan (spt rancangan gantian)

Pembangunan StrategiPembangunan Strategi Bila hendak mencariBila hendak mencari

internal recruit 22

time sequence concerns (hal2 turutan langkah2):– penting bagi mengkoordinasikan aktiviti rekrut dalaman dan

luaran– banyak organisasi memulakan perekrutan secara dalaman,

kemudian baru luaran– isu yang diutarakan ialah:

berapa lama pencarian dalaman akan dilakukan, sama ada ia boleh berjalan serentak dengan luaran & siapakah akan dipilih jika kedua-dua calon ( dalaman &

luaran ) menepati KSAOs yg dikehendaki

Pembangunan Strategi Bila hendak mencari

internal recruit 23

Dilkaukan selepas fasa perancangan dan pembangunan strategiMelibatkan pembangunan mesej dan media komunikasi mesej komunikasi

– seperti dlm perekrutan luaran , mesej mungkin secara tradisional, realistik, sasaran & menarik

– tradisional: menyediakan maklumat yang kurang konkrit & kurang tepat kpd calon

– realistik: menyediakan maklumat sebenar sesuatu aspek pekerjaan, s’ada positif @ negatif

– sasaran: menunjukkan bagaimana ssuatu pekerjaan itu padan @ tidak dgn kehendak/keperluan calon

– menarik: menawarkan insentif kpd calon (berbentuk kewangan & bukan kewangan)

PencarianPencarian

internal recruit 24

medium komunikasi– medium sebenar yang digunakan untuk memberitahu kekosongan

dalam organisasi ialah job posting, dokumen bertulis yg lain, penyelia & rakan yang berpotensi, & juga sistem tidak formal

– job posting biasanya dikoordinasikan oleh jabatan sm– dokumen bertulis lain termasuklah penerangan tentang organisasi,

lokasi & juga tentang pekerjaan– sistem informal berlaku bila pekerja berkomunikasi antara satu

sama lain tentang kekosongan jawatan dlm orgn

Pencarian

internal recruit 25

Kurang kajian dilakukan terhdp reaksi calon terhdp perekrutan dlman

W’bagaimana pun, isu keadilan menonjol

Isu keadilan– keadilan distributif : persepsi pekerja terhadap keadilan bagi

sesuatu keputusan (kenaikan pangkat/ tidak dinaikkan pangkat )– keadilan prosedural/kaedah : persepsi pekerja terhadap keadilan

proses ( polisi & prosedur) yang membawa kepada kenaikan pangkat/tidak

– diskriminasi terhadap wanita & minoriti

Reaksi calonReaksi calon