PERPUSTAKAAN PENGAJIAN ASIA TIMl)R :PENGENALAN POLISI PEMBANGUNAN KOLEKSI

Perpustakaan Pengajian Asia Timur, yang bermulasebagai Koleksi Tionghua, ditubuhkan pada bulanMei 1961 di University of Malaya di Singapura.Apabila University of Malaya dibahagikan kepadaUniversity of Malaya, Sahagian Singapura dan Uni-versity of Malaya, Sahagian Kuala Lumpur, KoleksiTionghua turutdibahagikan dan hanya bahan-bahanduplikat dipindahkan ke Sahagian Kuala Lumpur.Koleksi ini bermula dengan 8,000 naskhah.Namanya ditukar kepada Perpustakaan PengajianAsia Timur pada 1982. Sidang tugasnya diluaskanuntuk mengumpul bahan-bahan dalam bahasaJepun dan Korea selain daripada bahan-bahandalam bahasa Cina.

Pada mulanya, ia hanya mengumpul koleksi untukmemenuhi keperluan Jabatan Pengajian Tionghuayang merangkumi subjek-subjek berikut : BahasaCina, KlasikCina, KebudayaanCina, KesusasteraanCina,Agama, Falsafah Cina, Kesenian Cina, Sosial,Politik dan Sejarah. Kini, rancangan untukrnewujudkan Pengajian Asia Timur sebagai satubidang pengajian di Universiti Malaya bermaknakoleksi yang ada perlu diperluaskan lagi dari segiskopdanjenis bahan. Jelaslah koleksi PerpustakaanPengajian Asia Timur harus meliputi bahan-bahanyang 'multidisciplinary', yang mempunyai kaitandengan semua aspek perkembangan di rantau AsiaTimur. Oalam konteks ini, satu polisi harus digubaluntukmenyelenggarakan kerja-kerja pembangunankoleksi.

Tujuan dan Objektif

Polisi pembangunan koleksi PerpustakaanPengajian Asia Timur ini bertujuan memberi satugaris panduandanmenyatakan denganjelas prinsip-prinsip pembangunan koleksi, perlaksanaan prosespemilihandan perolehan bahan-bahan bacaan demimengekalkan keselarasan dan ketetapan koleksiPerpustakaan Pengajian Asia Timur. lanya bukansahaja dapat memastikan pembangunan koleksiyang menyokong keperluan akademik, khususnyapengajian bahasa Tionghua, Jepun dan Korea sertaperkembangan intelek, malah dapat menyediakankriteria pemilihan bagi kakitangan yangbertanggungjawab untuk pemilihan dan perolehankoleksi.

Tanggungjawab Pembangunan Koleksi

kakitangan akademik, kakitangan am, pelajar danorang luar digalakkan memberi sumbangan dansokongan mereka dalam pembangunan koleksiperpustakaan ini. Perpustakaan akan bekerjasamadan berhubung rapat dengan Jabatan PengajianTionghua bagi menambah dan mengukuhkan lagikoleksi dalam bidang-bidang tertentu.

Kakitangan akademik dapat melicinkan prosedurpembangunan koleksi dengan bekerjasama denganpustakawan Perpustakaan Pengajian Asia Timuruntuk memilih bahan bacaan yang bersesuaiandengan disiplin mereka supaya satu koleksi yangsempurna dan mendalam yang merangkumi semuakeperluan termasuk pengajaran, pembelajaran,penyelidikan dan pengetahuan am dapat dicapai.Oi samping itu, mereka juga perlu mengambilkirakeperluan koleksi yang amat khusus dan koleksibercorak umum.

Peranan pustakawan ialah untuk memastikanbahawabahan-bahanyang diperolehi adalah bahan-bahanbaru untukmengelakkan duplikasi;membantukakitangan akademik dalam proses pemilihanbahan-bahan bacaan dengan pembekalan katalogbuku, bibliografi dan sebagainya; mengelakkanduplikasi; dan mengadakan mesyuarat formal daninformal secara berkala dengan ketua ataukakitangan akademik untuk bertukar-tukarmaklumat berkenaan dengan perkembangankurikula pengajian, keperluan perkembanganperpustakaan seperti perlaksanaan perkhidmatanbaru, perkembangan dan pembaharuan polisi danaktiviti baru.

Pengguna Sasaran

Adalah mustahak bahawa polisi ini bertunjangkankepada pengguna yang akan memperolehi manfaatdaripada kemudahan dan perkhidmatannya. Oalamhubungan ini, Perpustakaan ini akan memberiperkhidmatan terutamanya kepada pengguna-pengguna yang terdiri daripada penyelidikprofesyenal, kakitangan akademik, pelajar sarjanamuda dan pelajar sarjana dari Jabatan PengajianTionghua, Universiti Malaya. Perpustakaan ini jugamemberi perkhidmatan kepada pengguna-pengguna lain di Universiti Malaya yang bukan danJabatan Pengajian Tionghua tetapi mempunyaiminatdan pengetahuan untukmenggunakan koleksiini. Perkhidmatan juga akan diberi kepada orangluar atau institusi-institusi lain dengan syarat-syaratyang berkuatkuasa di Perpustakaan Utama,Universiti Malaya.

Dalam konteks ini, ia memerlukan kerjasamadaripada semua pihak untuk menjayakan objektifPerpustakaan Pengajian Asia Timur. Oengan ini,------------------------------------------------~

Peringkat Roleksi

Koleksi Perpustakaan Pengajian Asia Timur akanmerangkumi semua peringkat termasuk peringkatkesempurnaan, peringkat penyelidikan, peringkatasas dan peringkat pembelajaran. Peringkatkesempurnaan merupakan koleksi lengkap dansempurna merangkumi semua karya dalam sesuatubidangyangmeliputisemua format koleksi. Peringkatpenyelidikan adalah koleksi yang menyokong kerja-kerja penyelidikan untuk ijazah sarjana dankedoktoran. Koleksi ini termasuk di antaranyatesis, latihan ilmiah dan laporan penyelidikan.Peringkat asas pula merupakan koleksi am ataurujukan bertujuan memberi satu gambaranmengenai sesuatu subjek atau bidang. Contohnyatermasuk kamus, ensiklopedia, kajiselidik, bibliografidansebagainya.Peringkatpembelajaranmerupakankoleksi yang menyokong kursus-kursus sarjanamuda dan sarjana yang merangkumi monograf danmajalah.

Format koleksi

Format-format koleksi yang harus dibina jugaditentukan oleh polisi yang mana format yangdimaksudkan termasuk buku, bahan bersiri,penerbitan kerajaan, tesis, disertasi dan latihanilmiah, mikrofom, pangkalan data CD-ROM, kertas-kertas kerja persidangan, manuskrip dan buku-bukunadir, risalah dan surat sebaran.

Bagi buku, buku berkulit keras akan dipilih daripadabuku berkulit lembut. Tambahan pula, jika terdapatpilihan, penjilidan yang berkualiti dan tahan lamaakandipilih.Juga,edisi terbaru akandipilihmelainkanedisi awal mempunyai maklumat berunsur sejarahatau mempunyai maklumat yang tidak terdapatdalam edisi baru. Bahan bersiri seperti majalah danbuku bersiri hanya dibeli atau diterima sebagaihadiah untuk membekal maklumat terbaru bagimenyokong pengajaran dan penyelidikan PengajianTionghua, Jepun dan Korea. Pembinaan koleksi inibergantung kepada harga langganan,kebolehdapatan tajuk-tajuk majalah dan peruntukanperbelanjaan.

Bagi penerbitan kerajaan, hanya penerbitan dalamteks bahasa Cina akan dikumpul, dikatalog dandisimpan sebagai koleksi Malaysiana. Tesis,disertasi dan latihan ilmiah dalam teks bahasa Cinapula akan dikumpul daripada Jabatan PengajianTionghua dandisimpan sebaqai koleksi Malaysiana.Tesis, disertasi dan latihan ilmiah berbahasa Cinadalam bentuk mikrofis, salinan atau reproduksi dariinstitut pengajian tinggi lain sama ada tempatan

atau luar negeri akan dibeli atau diperolehi melaluipertukaran atau diterima sebagai hadiah.

Koleksi mikrofom pula akan meliputi penerbitan luarnegeri dalam bentuk mikrofom, kertas-kertas kerjapersidangan, bahan-bahan yang tidak ada dalampasaran, tesis dan majalah lama. Pangkalan DataCD-ROM merupakan koleksi yang memberimaklumat bibliografi dan abstrak dalam berbagaiaspek yang menyokong bidang-bidang pengajaranbahasa Tionghua, Jepun dan Korea. Kualiti, hargadan kekinian maklumat merupakan faktor-faktorutama untuk dipertimbangkan.

Selain daripada itu, kertas-kertas kerja yangdisampaikan dalam persidangan, seminar, kongres,bengkel, dialog, perbicaraan dan lain-lain dalamnegeri akan dikumpul atau dibeli, diindeks dandikatalogkan. Manuskrip, arkib dan buku-buku na-dir tidak akan dibeli melainkan perrnintaan yangamat tinggi bagi bahan-bahan tersebut. Ini jugaterpulang kepada ciri kebolehdapatan. Dalamkeadaan biasa, format ini diterima sebagai hadiah.

Perpustakaan Pengajian Asia Timur juga berhasratmengumpul risalah dan surat sebaran.Bagaimanapun, bahan-bahan ini akan disemakdengan teliti dan mana-mana yang membawamaklumat mengeliru atau terpesong akan dibuang.

Perpustakaan ini juga berusaha mengekalkankoleksi rujukan yang terdiri daripada abstrak, indeks,ensiklopedia, kamus, buku panduan, rekod tahunan,almanak, takwim untuk menyokong pengajianbahasa Tionghua, Jepun dan Korea. Koleksi inihendaklah dikemaskinikan supaya maklumatdidalamnya baru serta terkini.

Bahan-bahan berbahasa asing tidak akan dibeliselain bahan-bahan dalam bahasa Tionghua, Jepundan Korea. Bahan-bahan dwibahasa atau berbilangbahasa akan dibeli atau diterima sebagai hadiahjika salah satu daripada bahasanya merupakanbahasa Tionghua, Jepun atau Korea dan bahasayang satu lagi adalah bahasa Inggeris atau Melayu.Bahan-bahan dwibahasa yang mempunyai bahasaselain daripada bahasa Inggeris dan Melayu hanyaakandibelijika iamerupakan terjemahan dan bahasaCina, Jepun atau Korea juga diperuntukkan.

Bilangan Naskhah

Jumlah naskhah yang harus dibekalkan mengikutformat bahan juga ditentukan oleh polisi ini. Bagibuku, setiap tajuk akan mempunyai satu naskhahmelainkan permintaan daripada pengguna adalah

tinggi. Bagi Malaysiana, tiga atau empat naskhahakan disediakan di mana salah satu disimpan dalambahagian tertutup, yang lain dalam rak terbuka atausalah satu daripadanya disimpan dalam bahagiantanda merah, tertakluk kepada permintaanpengguna.

Bagimajalah dan buku bersiri, hanya satu naskhahsahaja akan dilanggan memandangkan harganyayang mahal. Sebaliknya, bagi Malaysiana, duahingga empat naskhah akan disediakan. Bagipenerbitan kerajaan, empat naskhah akan dipinta.Bagi tesis, disertasi dan latihan ilmiah dari UniversitiMalaya, satu naskhah dalam bentuk cetak dan satulagi dalam bentuk mikrofis akan disediakan. Bagitesis dan disertasi dari pusat pengajian tinggi yanglain, sama ada dalam atau luar negeri, satu salinandalam bentuk mikrofis atau fotokopi akan diperolehiterpulang kepada format yang sedia ada dalampasaran. Bagi kertas-kertas kerja persidangan,seminar, kongres, bengkel, dua naskhah akandisediakan di mana salah satu akan disimpan dalambahagian tertutup. Bagi manuskrip dan buku-bukunadir, dua naskhah dengan naskhah asal dalambahagian tertutup dan salinan mikrofis ataumikrofilem di bahagian sirkulasi. Bagi format-formatlain seperti mikrofom, pangkalan data CD-ROM,risalah dan surat sebaran, hanya satu naskhahakan disediakan melainkan koleksi rujukanMalaysiana yang akan mempunyai dua atau tiganaskhah.

Kekinian Koleksi

Apabila tarikh penerbitan diambilkira, polis! inimengkhusus kepada penerbitan terbaru melainkanbagi bidang sejarah.

Hadiah dan Pertukaran

Hadiah dan dermaan dalam semua bentuk formatakan diterima sebagai tambahan kepada koleksi.Perpustakaan Pengajian Asia Timur mempunyaihak untuk menolak sebarang hadiah atau dermaansecara pertukaran, pendermaan atau penjualan kepihak lain sekiranya bahan bacaan berkenaan tidakmenyumbangkan kepada misi dan objektifPerpustakaan Pengajian Asia Timur. Perpustakaanjuga mempunyaihakmenyingkirkan sebarang bahanbacaan yang kurang berguna sebagaimana yangdifikirkan perlu.

Selain daripada itu, pustakawan juga bolehmenyediakan satu senarai tajuk kepada orang-orang perseorangan atau persatuan atauagensi-agensi lain yang berhasrat menderma buku-buku yang tersenarai. Semua hadiah atau dermaan

akan diakui dan surat pengakuan akan diberi kepadapenderma.

Penempatan Koleksi

Bagipenempatan koleksi, adalah diputuskan supayasemua bahan bacaan ditempatkan di paras 4Perpustakaan Utama melainkan bahan rujukan,pangkalan data CD-ROM dan mikrofom, yang akanditempatkan di Bahagian Perkhidmatan Pembaca.Bagaimanapun, keputusan akhir akan dibuat olehpustakawan Perpustakaan Pengajian Asia Timur.

Bahan Bacaan Yang Hilang dan Penggantiannya

Apabila bahan bacaan hilang atau ditarik keluardaripada koleksi kerana lusuhan, ianya tidak akandigantikan secara automatik. Penggantiannyaadalah berdasarkan kepada beberapa kriteriatermasuk kepentingan bahan bacaan tersebutkepada koleksi; permintaan; dan kebolehdapatan.Pencarian bahan bacaan yang hilang akandilanjutkan selama satu tahun. Jika bahan bacaantidak dapat dikesan, maka ia akan diistiharkansebagai 'hilang' dan penggantiannya adalahberdasarkan kepada kriteria-kriteria yang tersebutdi atas. Jika permintaannya tinggi, maka naskhahbaru akan dibeli dengan serta merta.

Pilih Buang

Usaha pilih buang adalah tanggungjawab bersamaantara pustakawan dan jabatan pengajian untukmengeluarkan bahan bacaan yang kurang sesuaiatau tidak berkaitan lagi. Keputusan untukmengeluarkan bahan bacaan tersebut adalahmenurut ciri-ciri berikut : rekod sirkulasi bahan;kelengkapan buku-buku bersiri; kebolehdapatanbahan untuk penggantiannya; kepentingan bahantersebut terhadap koleksi perpustakaan; dan tahapkekinian maklumat.

Perpustakaan ini juga berusaha mengekal bentukfizikal bahanbacaanmelalui ukuran-ukuran piawaianbagi pemeliharaan dengan mengambilkira faktor-faktor suhu, kelembapan, pengawalan seranggaperosak dan habuk. Sekiranya pemeliharaan danpemuliharaan kandungan buku diperlukan lebihdaripada bentuk luarfizikal buku, maka penambahankulit buku, penjilidan dan pemikrofileman ataupembelian buku baru akan dijalankan dahulutertakluk kepada keadaan.

Kebebasan Intelek dan Penapisan

Pustakawan mempunyai kebebasan untukmembaca dan mengambil sesuatu tindakan atau

-------------------------------------------------~

keputusan, Bagi penapisan, tidak ada penapisanke atas kebenaran fakta, bahasa dan sikapseseorang pengarang semasa mengulaskan isu-isu agama, politik, sosial, ekonomi, seks, moral danisu-isu lain. Bagaimanapun, bagi buku-buku yangdiharamkan oleh kerajaan, buku-buku sedemikiantidak akan dibeli. Sekiranya terdapat dalam koleksiyang sedia ada, buku-buku ini akan dipindahalihkanke bahagian penyimpanan khas di PerpustakaanUtama.

Pustakawan juga bertanggungjawab menyelesaikansebarang kritik dan ancaman ke atas kebebasannya.Sewaktu menyelesaikan sesuatu kritikan,pustakawan boleh bertindak secara bertulis (yangdisahkan oleh Ketua Pustakawan Universiti Ma-laya) atau bertemu dengan individu atau kumpulanberkenaan. Kritikan yang berulangan dan berlanjutandaripada individu atau kumpulan yang sama bolehdirujuk kepada Jawatankuasa Perpustakaan.

Kerjasama Antara Perpustakaan

Bagi menentukan kepelbagaian koleksi,perkongsian sumber-sumberdengan perpustakaanlain melalui persetujuan kerjasama dalam bentukpinjaman antara perpustakaan akan diadakan untukmemberi manfaat kepada pengguna Perpustakaanini.

Penutup

Untuk memastikan polisi.ini bersesuaian denganperkembangan keperluan pengajian, penyelidikandan pembelajaran, maka polisi pembangunankoleksi Perpustakaan Pengajian Asia Timur akandikaji semula dari masa ke semasa sebagaimanaditentukan oleh Perpustakaan Pengajian Asia Timur.Dengan ini, Perpustakaan Pengajian Asia Timurberharap dapat membina satu koleksi yang pelbagai,sempurna dan seimbang.

Polisi ini disediakan oleh Puan Emillia Zainon Ismail dan Cik Goh Bee Liam.