perkongsian ilmu pengurusan kewangan · kontrak yang cekap dan berkesan melaksana aktiviti...
TRANSCRIPT
PERKONGSIAN ILMU
PENGURUSAN KEWANGAN
DEWAN SEMINAR, ARAS 2, FAKULTI KEJURUTERAAN
17 Oktober 2018
SEKILAS PANDANG
1. SHAH ALAM 13 Ogos 2018: Empat individu ditahan Suruhanjaya
Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM) hari ini kerana dipercayai
mengemukan tuntutan palsu bagi pembelian toner berjumlah
RM93,685 kepada Pusat Tentera Laut Diraja Malaysia (TLDM),
Pulau Indah, Selangor. Dokumen tuntutan bayaran pembelian
terbabit telah dikeluarkan syarikat tersebut namun peralatan yang
disenaraikan tidak dibekalkan mereka.
2. PETRA JAYA I Ogos 2018: Pasangan suami isteri direman
enam hari bagi membantu siasatan kes tuntutan palsu berkaitan
Biro Tata Negara membabitkan RM600,000 sejak dua tahun lalu.
3. SEREMBAN 29 Mac 2017: Sebelas anggota serta
pegawai polis dan kastam di negeri ini, dipanggil untuk
memberi keterangan kepada Suruhanjaya Pencegahan
Rasuah Malaysia (SPRM) berhubung kes tuntutan palsu
penginapan hotel. Mereka dipercayai sering
mengemukakan butiran penginapan palsu untuk sewa
bilik hotel ketika diarahkan menjalankan tugas rasmi di
Lembah Klang sedangkan mereka tidak pernah menginap
di hotel berkenaan
SKOP
KONSEP
PRINSIP
PERATURAN UMUM
PROSES UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN
KONSEP PENGURUSAN KEWANGAN
1 • Satu proses untuk memperolehi dan
memperuntukan sumber kewangan
2
• Mematuhi tatacara dan peraturan agar wang universiti dapat diuruskan dengan cekap dan berkesan
3 • Mengagih sumber terhad mengikut keutamaan
tertentu
KONSEP PENGURUSAN
KEWANGAN
PERANAN PENJAWAT AWAM
Mengurus kewangan universti berasaskan
satu sistem pengurusan kewangan yang
mantap dan telus.
Sistem, peraturan dan prosedur kewangan
perlu difahami oleh semua yang terlibat
7
PRINSIP UTAMA
LEGALITY
AKAUNTABILITI
INTEGRITI
PRINSIP
LEGALITI
Pengurusan Kewangan mestilah mematuhi
undang-undang dan peraturan yang digubal
untuknya
KADAR DAN SYARAT
• PEKELILING PERBENDAHARAAN
(1pp.treasury.gov.my)
• PEKELILING PERKHIDMATAN
• ARAHAN PERBENDAHARAAN
AKAUNTABILITI
Memikul amanah untuk melaksanakan
tugas/kewajipan yang diberi dan
bertanggungjawab melaporkannya semula
KENAPA PENTING? Memastikan wang awam dibelanjakan
mengikut apa yang telah dirancang dan dianggarkan
Sebagai jaminan supaya wang awam diurus dengan cekap
Mengurangkan kesan negatif yang mungkin timbul
12
APA ITU INTEGRITI
TIADA SALAH GUNA KUASA,
RASUAH & PENYELEWENGAN
AMANAH
PIAGAM PELANGGAN, KOD ETIKA, SISTEM, PROSES
KERJA, PERATURAN
JUJUR
AP 10, Pegawai Pengawal bertanggungjawab mengawal peruntukan & segala wang awam yg dipungut, diterima dan dibelanjakan atau dilupuskan
AP 11, Pegawai Pengawal boleh menurunkan kuasa secara bertulis kepada pegawai bawahan utk menjalankan tugas kewangan & perakaunan bagi pihaknya
14
TANGGUNGJAWAB DAN
PENURUNAN KUASA
…Samb.
AP 12, Pegawai Pengawal boleh dipanggil ke
hadapan Jawatankuasa Akaun Awam (PAC)
untuk menimbang Laporan Ketua Audit
Negara ke atas perbelanjaan di bawah
kawalannya
AP 13, Pegawai Pengawal bertanggungjawab
ke atas pelaksanaan atau pentadbiran
sesuatu program/projek
15
PUNCA KUASA
AP Akta 120 1PP AUKU
ASPEK UTAMA PENGURUSAN
KEWANGAN PTJ
PENYALURAN PERUNTUKAN
MENGURUS MENGIKUT PROFORMA PERJANJIAN
BUKU VOT PTJ DISELENGGARA DAN
DIKEMASKINI
PERBELANJAAN TIDAK MELEBIHI
PERUNTUKAN
PERANCANGAN PEROLEHAN SETIAP
AWAL TAHUN
PERMOHONAN BAYARAN DISOKONG DENGAN DOKUMEN
YANG LENGKAP
PENGURUSAN ASET DAN STOR YANG TERATUR
DAN CEKAP
PENGURUSAN KONTRAK YANG CEKAP
DAN BERKESAN
MELAKSANA AKTIVITI PENJANAAN DAN
PENJIMATAN
KUTIPAN HASIL DIPTJ DIURUS
MENGIKUT TATACARA DAN
PERATURAN SEMASA
6 PROSES UTAMA
PEROLEHAN BELANJAWAN
PEMBAYARAN PENGURUSAN
ASET
PERAKAUNAN HASIL
DANPENJANAAN PENDAPATAN
PROSES UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN
PENGURUSAN BELANJAWAN
Sistem perancangan hasil dan perbelanjaan pada masa hadapan
Artikel 98 perlembagaan, satu belanjawan yang menunjukkan hasil dan perbelanjaan dibentangkan di parlimen, AP 31, menetapkan semua kementerian kemukakan anggaran belanjawankepada perbendaharaan
19
KEPENTINGAN BELANJAWAN
Merancang hasil dan perbelanjaan jangka
pendek dan panjang untuk pulangan
terbaik
Menentukan agihan sumber mengikut
keutamaan dan dasar semasa
20
PROSES PENGURUSAN BELANJAWAN
21
MOHON
LULUS
AGIH
LAKSANA
PANTAU
NILAI
CABARAN BELANJAWAN 2018
Peruntukan Pencapaian Q2
KEPERLUAN
RM633 Juta
(100%)
RM316.32 Juta
(50%)
GERAN
MENGURUS
RM456 Juta
(72%)
RM247.34 Juta
(39%)
PENJANAAN
PENDAPATAN
RM177 Juta
(28%)
RM68.98 Juta
(11%)
Penjanaan Pendapatan RM177 Juta
Sumber Dalaman
(Yuran, Simpanan Tetap,Dividen
UPMH, Hasil Ladang,
RM106 Juta
GAP
(Inisiatif lain spt aktiviti akademik,
unlocking asset, sewaan,
penjimatan)
RM71 Juta
• Emolumen dan cuti belajar
• Utiliti
• Perubatan
KAWALAN PUSAT
• Bekalan Dan perkhidmatan
• Upahan
• Sewaan KAWALAN PTJ
AGIHAN PERUNTUKAN
PENGURUSAN PEROLEHAN
Perolehan hendaklah diuruskan dengan baik supaya universiti mendapat pulangan terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan
Elakkan, pembaziran, penyelewengan dan salahguna kuasa
25
PRINSIP PEROLEHAN
Diuruskan secara telus
Nilai faedah yang terbaik
Saingan terbuka
Adil dan saksama
26
PERATURAN AM
Peruntukan telah diluluskan dan mencukupi
Jadual Perancangan
Pembekal/kontraktor/perunding yang
berdaftar
Tidak memecahkecil perolehan
27
Planning Procurement Contract Administration
FASA PEROLEHAN
TATACARA PEROLEHAN SEMASA
HAD NILAI/BIDANG KUASA MELULUS
PEMBELIAN TERUS
• Had nilai perolehan sehingga RM20,000
• Tatacara-3 tawaran harga
• Pihak Berkuasa Melulus (PBM)-Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ)
SEBUT HARGA B
• Had nilai perolehan > RM20,000 sehingga RM50,000
• Tatacara-pelawaan sekurang-kurangnya 3 pembekal tempatan yang berkelayakan
• Tempoh iklan-sekurang-kurangnya 3 hari
• PBM-JK Sebut Harga B
TATACARA PEROLEHAN SEMASA HAD NILAI/BIDANG KUASA MELULUS
SEBUT HARGA A
• Had nilai perolehan > RM50,000 sehingga RM500,000
• Tatacara-pelawaan sekurang-kurangnya 5 pembekal tempatan yang berkelayakan
• Tempoh iklan-sekurang-kurangnya 5 hari
• PBM-JK Sebut Harga A
TENDER
• Had nilai perolehan > RM500,000
• Tatacara-Terbuka kepada pembekal yang berkelayakan
• Tempoh iklan-sekurang-kurangnya 21 hari
• PBM-Lembaga Perolehan
o Agensi boleh menjalankan Kajian Semula terhadap
kontrak. Antara kebaikan Kajian Semula adalah:
i. Mengenalpasti ruang penambahbaikan dalam
proses perolehan;
ii. Mengkaji keberkesanan pelaksanaan perolehan
(pencapaian dasar);
iii. Mengkaji keberkesanan perbelanjaan;
iv. Mengkaji keperluan kesinambungan perolehan;
dan
v. Lain-lain.
KAJIAN SEMULA
Negotiating
terms &
conditions
Monitoring &
enforcement
Contract
Change
Review &
Payment
Contract
Closeout
Analyze &
risk
mitigation
Contract Administrator is responsible in
ensuring that the parties comply with the
terms, conditions, rights and obligations of the
contract. He or she also…
32
TANGGUNGJAWAB
PENTADBIR KONTRAK
Proses perbelanjaan terakhir di mana bayaran perlu dibuat
Perbelanjaan selaras dengan kelulusan
Menyegerakan bayaran bil/invois dalam tempoh 14 hari dari tarikh terima
Memastikan kesahihan pembayaran
Dokumen-dokumen sokongan disertakan
Pengesahan dan kelulusan
PENGURUSAN BAYARAN
CARA BAYARAN
1 • CEK
• ELECTRONIC FUND TRANSFER(EFT)
2
• BANK DERAF
• PINDAHAN BANK (T T)
3
• PELARASAN JERNAL
• PANJAR WANG RUNCIT
Tuntutan perjalanan pegawai awam hendaklah
dikemukakan tidak lewat daripada 10 hari bulan
dalam bulan yang berikutnya
AP 100
Tatacara pembayaran bagi perolehan sesuatu
bekalan, perkhidmatan atau kerja yang dipesan,
dibekalkan atau dilaksanakan dengan suci hati
tetapi telah menyalahi peraturan kewangan
yang berkuat kuasa
AP 59
PERAKUAN PEMBAYARAN
Kesahihan tuntutan
Perkhidmatan/bekalan/kerja disempurnakan
Amaun dituntut bertepatan dengan kontrak
Tuntutan perkiraan adalah betul, kadar dipatuhi
Penerima adalah yang berhak
PENGURUSAN ASET
Proses menjaga, mengawal, memelihara,
mengendali dan menyenggara harta berbentuk
fizikal yang mempunyai nilai
Proses pengendalian tersebut bermula sejak aset
diperolehi sehingga ianya dilupuskan atau
dihapuskira
38
6 PROSES UTAMA
(2)
PENDAFTARAN
(1) PENERIMAAN
(6)
KEHILANGAN DAN
HAPUSKIRA
(3)
PENGGUNAAN, PENYIMPANAN,PEMERIKSAAN
(4)
PENYELENGGARAAN
(5)
PELUPUSAN
PENGURUSAN ASET ALIH
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PUSAT TANGGUNGJAWAB
KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB
• Membuat lantikan Pegawai Aset PTJ
• Membuat lantikan Pegawai Penerima
• Menamakan Pegawai Pemeriksa Aset PTJ
• Membuat lantikan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Inventori dan meluluskan pelupusan Inventori
• Memastikan pengurusan aset alih adalah mengikut peraturan berkuat kuasa
OBJEKTIF PENERIMAAN
Memastikan setiap aset yang diterima
menepati spesifikasi yang
ditetapkan;
Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan
Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan
PELANTIKAN PEGAWAI PENERIMA
KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB
melantik Pegawai Penerima yang
bertanggungjawab untuk menerima
dan memeriksa aset alih yang diterima.
Bagi aset teknikal, Pegawai Penerima
yang dilantik hendaklah memiliki
kepakaran dalam bidang berkaitan
Pegawai penerima bertanggungjawab mengesahkan
terimaan harta modal/inventori pada Nota Terimaan
Bekalan (Delivery Order) dengan mengikuti peraturan
dan langkah penerimaan yang ditetapkan
OBJEKTIF PENDAFTARAN
Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemas kini;
Memudahkan pengesanan dan pemantauan
Membolehkan keadaan aset diketahui
Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset
OBJEKTIF
Mengurangkan pembaziran
Menjimatkan kos
Mencapai jangka hayat
Mencegah penyalahgunaan
Mengelakkan kehilangan
2) PENYIMPANAN
Aset Alih Kerajaan hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan aset
Setiap pegawai penempatan atau pegawai yang menggunakan aset tersebut adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya
Aset Alih yang menarik perhatian atau bernilai tinggi yang terdedah kepada risiko kehilangan hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksima
PEMERIKSAAN
• Fizikal
• Rekod
• Penempatan
Pemeriksaan ke atas:
• Mengetahui keadaan dan prestasinya
• Memastikan setiap Aset Alih mempunyai daftar/ rekod yang lengkap, tepat dan kemas kini
• Memastikan setiap Aset Alih berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar
Tujuan Pemeriksaan:
• Dilantik oleh Pegawai Pengawal/ Ketua Pengarah/ Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)
• dua (2) orang Pegawai Pemeriksa daripada Gred 17 dan ke atas. Tempoh lantikan tidak melebihi 2 tahun dan dilantik di atas nama jawatan
Lantikan Pegawai Pemeriksa
PEMERIKSAAN
• Pemeriksaan ke atas semua Aset Alih Kerajaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun
Pemeriksaan ke atas:
• Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 (Lampiran B) dan Laporan Pemeriksaan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-11 (Lampiran C) kepada Ketua Jabatan .Pemeriksaan tersebut dilakukan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh lantikan
Tempoh Penghantaran Laporan Pemeriksaan:
• Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan ke atas hasil penemuan pemeriksaan di KEW.PA-10 dan KEW.PA-11. Aset-aset yang tidak dapat dikesan semasa pemeriksaan dengan mencadangkan tindakan hapuskira dengan justifikasi munasabah
Hasil Pemeriksaan:
STATUS PEMERIKSAAN HARTA MODAL 2017 (6000-8000 ITEM)
PTJ DAPAT DIVERIFIKASI TIDAK DAPAT DIVERIFIKASI
BIL NILAI (RM) % BIL NILAI (RM) %
F.KEJURUTERAAN 1459 60,655,418.43 21% 5574 124,396,695.31 79%
OBJEKTIF PENYELENGGARAAN
Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan
Memelihara dan memanjangkan jangka hayat
Meningkatkan keupayaan
Mengurangkan kerosakan
Mendapatkan ketahanan maksimum sejajar dengan perbelanjaan
SAMBUNGAN
Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan
Menjamin keselamatan pengguna
Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif;
Memelihara imej Kerajaan
OBJEKTIF PELUPUSAN
Memastikan agensi Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan
Menjimatkan ruang simpanan/ pejabat
Memastikan pelupusan boleh menjana hasil kepada Kerajaan
Memastikan kaedah pelupusan yang dipilih bersifat mesra alam dan lestari
JUSTIFIKASI PELUPUSAN
Tidak Ekonomi Dibaiki
Usang Rosak dan tidak boleh digunakan
Luput tempoh penggunaan
Keupayaan aset tidak lagi di peringkat
optimum
Tiada alat ganti di pasaran
Pembekal tidak lagi memberi khidmat
sokongan
Di syor selepas pemeriksaan
aset
Tidak lagi diperlukan
oleh Jabatan;
Perubahan teknologi
Melebihi keperluan
KUASA MELULUS PELUPUSAN DI UPM
HARTA MODAL
Bagi pelupusan aset alih yang bernilai RM3,000 dan ke atas tiap-tiap satu
item dan nilai keseluruhan
sehingga RM300,000
-BURSAR-
Bagi pelupusan aset alih yang bernilai RM3,000 dan ke atas tiap-tiap satu
item dan nilai keseluruhan
sehingga RM500,000
-NAIB CANSELOR-
Bagi pelupusan aset alih yang bernilai RM3,000 dan ke atas tiap-tiap satu
item dan nilai keseluruhan
melebihi RM500,000
-JAWATANKUASA TETAP
KEWANGAN-
KUASA MELULUS PELUPUSAN DI UPM
INVENTORI
Bagi pelupusan aset alih yang bernilai kurang daripada
RM3,000 tiap-tiap satu item dan sehingga RM50,000 nilai
keseluruhan
-KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB-
TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN
TEMPOH TINDAKAN
Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan
PELANJUTAN
Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan yang pertama. Pelanjutan hanya dibenarkan sekali sahaja bagi tempoh tidak melebihi satu (1) bulan
PINDA KAEDAH
Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan. Kuasa Melulus hendaklah memberi kelulusan untuk tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan pinda kaedah. Sekiranya tempoh pelupusan telah tamat, kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.
KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA
Menyelaras rekod aset
Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Kerajaan akibat kehilangan aset
Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamatan aset kerajaan
Membolehkan tindakan surcaj dan tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai
KUASA MELULUS HAPUSKIRA DI UPM
KUASA MELULUS
JPU(Jawatankuasa Pengurusan Universiti)
meluluskan syor hapuskira kehilangan bagi aset bernilai
kurang RM50,000 atau jumlah keseluruhannya
kurang RM300,000
JKTK (Jawatankuasa Tetap Kewangan)
meluluskan syor hapuskira bagi aset bernilai melebihi
RM50,000 atau jumlah keseluruhannya melebihi
RM300,000
PROSES HAPUSKIRA
1. Melaporkan Kehilangan
2. Menyediakan Laporan Awal
Kehilangan (KEW.PA-28/LP005/AST)
3. Melantik Jawatankuasa
Penyiasat
4.Menyediakan Laporan Akhir (KEW.PA-30)
5. Tindakan selepas kelulusan hapuskira
PENGURUSAN HASIL/PENJANAAN
1. Jenis Hasil
2. Kuasa Mengutip Hasil - Pegawai/staf yang
diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua PTJ
3. Dokumen Akuan Terimaan
4. Penyimpanan Dokumen Hasil
PENJANAAN
Kenalpasti Aktiviti Penjanaan
Kadar/Caj
Dasar Dan Polisi Penjanaan
PENJIMATAN
INISIATIF PENJIMATAN
POLISI PENJIMATAN
TERIMAAN HASIL
Semua terimaan hasil hendaklah direkodkan
dengan cepat dan tepat bagi mengelakkan
kerugian dan penyelewengan
PENGURUSAN PERAKAUNAN
Sistem perakuanan yang sempurna untuk pengurusan kewangan yang berkesan
Rekod-rekod perakaunan yang lengkap dan terkini perlu untuk:
Membantu pihak pengurusan dalam membuat perancangan dan keputusan
63
SOAL JAWAB
(Q&A)
Sekian, terima kasih.
65
Daripada Norlian Ismail Pejabat Bursar E-mail [email protected] Tel: 89466219