panduan perlaksanaan amalan persekitaran...

Persekitaran Kondusif Inovasi Produktif

PANDUAN PERLAKSANAAN

AMALAN PERSEKITARAN

BERKUALITI 5S JKSPk

1. 2

“ PERSEKITARAN KONDUSIF INOVASI PRODUKTIF”

PENGENALAN 5S

Kaedah pengurusan yang dipelopori oleh pihak industri di Jepun bagi

mewujudkan persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, tersusun dan

selamat

Amalan 5S bermatlamat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti

secara sistematik dan praktikal

Pelaksanaan Amalan 5S yang berkesan dapat meningkatkan kualiti

perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja selain

memberi nilai tambah kepada imej organisasi

Satu kaedah atau teknik yang digunakan untuk mewujudkan dan

mengekalkan persekitaran kerja yang berkualiti di dalam sesebuah

organisasi

5S berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti

Jabatan/Agensi berasaskan Standard MS ISO 9000, khususnya dalam

memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran

Kerja

APA ITU 5S?

1. 3


DEFINISI 5S

OBJEKTIF 5S

1. Mewujudkan suasana bersih, kemas, tersusun dan teratur serta selamat

1. 4


2. Mewujudkan persekitaran dan kemudahan pejabat lebih teratur dan

mudah untuk diselenggara

3. Meningkatkan kreativiti dan inovasi

4. Meningkatkan motivasi dan disiplin

5. Memupuk semangat berpasukan

6. Memupuk nilai tanggungjawab terhadap kemudahan pejabat

7. Membina pembaikan berterusan di dalam peningkatan kualiti organisasi

FAEDAH 5S:

1. 5


KONSEP AMALAN 5S

S1- SISIH (SEIRI)

1. 6


SISIH – Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di

tempat kerja

KESAN KEJAYAAN SISIH

1. 7


S2- SUSUN (SEITON)

SUSUN - Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah

diambil dan disimpan semula di tempatnya

1. 8


SUSUN secara berkesan:

Guna Falsafah 5S

Setiap Barang Ada Tempatnya dan Setiap Tempat ada Barangnya

Menggunakan kaedah First-In-First-Out (FIFO)

Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada

barang/peralatan/rekod

Menyusun barang/peralatan/rekod mengikut kategori

Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah

dicapai

TINDAKAN SUSUN

1. 9


KESAN KEJAYAAN SUSUN

Kesan Kejayaan SUSUN boleh diukur melalui:

Pencarian/ capaian barang/peralatan/dokumen dalam tempoh 30 saat

S3- SAPU (SEISO)

SAPU - Membersih tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk,

kotoran dilantai, mesin dan peralatan

1. 1

0


SAPU secara berkesan

Mengagihkan Tugasan Pembersihan

Menentukan hak milik (ownership) ruang/ peralatan bagi setiap ahli

Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan digunakan

Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja pembersihan

Melaksanakan kerja pembersihan

TINDAKAN SAPU

1. 1

1


KESAN KEJAYAAN SAPU

Kesan Kejayaan SAPU boleh diukur melalui:

Produk dan hasil kerja yang berkualiti

Persekitaran kerja yang selesa dan selamat

Keadaan persekitaran lebih bersih

Kos penyelenggaraan lebih rendah

S4- SERAGAM (SEIKETSU)

SERAGAM - sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri,

1. 1

2


susun atur atau peraturannya dengan mewujudkan keseragaman

prosedur, susun atur dan piawai

SERAGAM secara berkesan

Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H

Mewujudkan senarai semak peraturan inventori

Mengadakan prosedur kerja pembersihan

Mengadakan jadual penyelenggaraan

Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM

TINDAKAN SERAGAM

1. 1

3


KESAN KEJAYAAN SERAGAM

Kesan Kejayaan SERAGAM boleh diukur melalui:

Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih baik

Mempunyai impak visual yang positif

Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP)

S5- SENTIASA AMAL (SHITSUKE)

SENTIASA AMAL - usaha mengekalkan 4 Amalan

5S yang pertama iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu

di samping melaksanakan penambahbaikan

1. 1

4


berterusan di premis Jabatan/Agensi

Panduan Mengekalkan Amalan 5S

Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan 5S

dengan mengadakan latihan yang berterusan

Memastikan audit dalaman Amalan 5S dilaksanakan secara berkala

Memastikan aktiviti promosi berterusan

Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang

ditunjukkan oleh warga Jabatan/Agensi

Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik

KESAN KEJAYAAN SENTIASA AMAL :

Kesan Kejayaan SENTIASA AMAL boleh diukur melalui:

Prestasi cemerlang berterusan melalui aktiviti audit dalaman Amalan 5S

Jabatan/Agensi

Warga Jabatan/Agensi sentiasa kelihatan ceria dan bersemangat melaksana

Amalan 5S di samping mematuhi peraturan di tempat kerja

Wujudnya disiplin dan semangat kerja berpasukan di kalangan warga

Jabatan/Agensi

Warga mempunyai daya usaha untuk sentiasa mengamal dan menambahbaik

1. 1

5


Amalan 5S di tempat kerja

Peningkatan kecekapan dan keberkesanan proses kerja

Penyertaan dan kejayaan dalam konvensyen, pertandingan dan anugerah

berkaitan Amalan 5S

POLISI

AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI PERAK

JKSPk beriltizam mengamalkan prinsip 5S bagi mewujudkan persekitaran kerja

yang kondusif demi meningkatkan produktiviti dan perkhidmatan yg

berintegriti, efisyen dan berkualiti.

1. 1

6


OBJEKTIF

AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI PERAK:

1. mewujudkan persekitaran kerja yg bersih selesa sistematik, kondusif &

praktikal.

2. mengekal dan meningkatkan kualiti kerja kearah penyampaian

perkhidmatan yg memenuhi kepuasan pelanggan.

3. memastikan warga JKSPk berintegriti, berdisiplin, bermotivasi dan

membudayakan semangat kerja berpasukan yang berterusan.

4. memaksimumkan sumber tenaga manusia secara efisyen, menjimatkan

kos dan meningkatkan produktiviti perkhidmatan.

5. memperkukuhkan lagi sistem pengurusan kualiti JKSPk berasaskan

Standard ISO 9001:2008 & MS 1900: 2005

1. 1

7


LOGO RASMI

AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S,

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI PERAK

1. REKA BENTUK ASAS

1.1 Bentuk Kubah Masjid

Melambangkan ciri-ciri keislaman yang diamalkan terutamanya oleh

Institusi Agama seperti Jabatan kehakiman Syariah Perak

1. 1

8


1.2 Tulisan Besar 5S Yang Gah

Sebagai tanda kesungguhan dan semangat semua kakitangan

dalam melaksanakan amalan 5S

1.3 Jata Negeri Perak Darul Ridzuan

melambangkani tanda taat setia dan kesungguhan dalam

menjalankan tugas.

Semangat kecintaan kepada negeri menjadi fokus utama dalam

sebarang tindak tanduk kakitangan bagi menjayakan 5S ini.

2. PEMILIHAN WARNA (KOMBINASI WARNA PUTIH KUNING HITAM MERAH DAN

BIRU)

2.1 Warna Putih, Kuning Dan Hitam

mewakili warna negeri Perak

2.2 Warna Merah Putih Kuning Dan Biru

diaspirasikan dari warna Jalur Gemilang sebagai lambang penonjolan

pelaksanaan 5S ini bukan setakat untuk negeri Perak sahaja tetapi

juga kepada seluruh Jabatan Kehakiman Syariah Negeri-Negeri dalam

Negara Malaysia.

3. CIRI-CIRI ISTIMEWA

3.1 Bentuk Bunga Raya

lambang kecantikan dan ketulusan hati pengamalnya.

melambangkan keindahan yang bakal terhasil apabila amalan 5S

dapat dipraktikkan di Jabatan ini.

menggambarkan Jiwa Malaysia juga dapat dijelmakan kerana

bunga raya adalah merupakan bunga kebangsaan.

bersesuaian dengan kempen menanam bunga raya di pejabat

seperti pekeliling yang dikeluarkan oleh YB Setiausaha Kerajaan

Negeri Perak baru-baru ini.

1. 1

9


3.2 Akronim 5S iaitu, Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan

Sentiasa Amal

Dizahirkan agar semua kakitangan dapat menghayati nilai 5S tersebut

dengan berkesan sekali setelah memahami maksud 5S secara

langsung apabila melihat logo ini.

PERSEKITARAN KONDUSIF INOVASI PRODUKTIF

1. Takrif perkataan;

1.1. Persekitaran - Halaman, sekeliling atau suasana sesuatu tempat.

1.2. Kondusif - Selesa, tenang, tenteram dan harmoni.

1.3. Inovasi - Perihal sesuatu teknologi bagi menghasilkan output.

1.4. Produktif - Perihal sesuatu hasil yang lumayan dan maksimum.

2. Huraian moto.

2.1 5S adalah suatu amalan yang dibudayakan dalam sesebuah organisasi

bagi menghasilkan persekitaran yang selesa dan tenteram.

2.2 Apabila wujud suasana tenteram dalam dalam sesebuah organisasi

maka produktiviti outputnya akan bertambah dan berkualiti

1. 2

0


KRITERIA AUDIT DALAMAN

AMALAN 5S JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK

BAHAGIAN A : DASAR, PERANCANGAN DAN DOKUMENTASI

Dasar Umum

Dasar Umum ini disediakan bagi menjadi panduan umum kepada seluruh

pegawai dan kakitangan Jabatan Kehakiman Syariah Perak di dalam

melaksanakan Persekitaran Berkualiti 5S. Dasar ini perlu dipatuhi di dalam

menyediakan apa-apa aktiviti dan dokumentasi yang berkaitan dengan

Persekitaran Berkualiti 5S Jabatan.

1. Bahasa

1.1 Bahasa pengantar adalah Bahasa Malaysia. Ia adalah selaras

dengan Akta Bahasa Kebangsaan 1963.

1.2 Bahasa lain adalah dibenarkan di dalam penggunaan seperti

nama atau sekiranya tiada perkataan yang tepat atau sesuai di

dalam Bahasa Malaysia bagi menggambarkan makna atau

maksud sesuatu keadaan atau tindakan atau benda.

1.3 Perkataan yang digunakan selain daripada bahasa Malaysia

hendaklah disendengkan dengan bertanda “………………”.

2. “Standard”

2.1 Jabatan akan menyediakan suatu “standard” yang akan diikuti

dan dipatuhi

2.2 “Standard” ini hendaklah dilaksanakan secara menyeluruh di

semua peringkat Mahkamah, Bahagian dan Unit.

1. 2

1


2.3 “Standard” ini juga hendaklah dimaklumkan dan dilaksanakan

kepada semua kerja-kerja yang diserah urus kepada pembekal.

3. Pematuhan kepada Pekeliling/Arahan yang berkuatkuasa.

3.1. Setiap pelaksanaan mestilah mengambil kira, mematuhi dan

selaras dengan peraturan-peraturan/pekeliling-pekeliling/surat

pekeliling/ garis panduan/ arahan/ undang-undang kerajaan dan

Jabatan semasa dan sedang berkuatkuasa.

4. Selaras dengan Sistem Kualiti Jabatan

4.1 Setiap pelaksanaan amalan Persekitaran Berkualiti 5S hendaklah

mengambil kira, mematuhi dan selaras dengan Sistem Kualiti yang

telah, sedang dan akan dilaksanakan oleh Jabatan.

4.2 Ini termasuklah MS ISO 9001:2008, MS 1900:2005 dan Petunjuk

Prestasi Awam (KPI).

5. Mengambil Kira Aspek Keselamatan mengikut Arahan Keselamatan

5.1 Mematuhi arahan dan pekeliling daripada badan berautoriti atau

agensi yang berkaitan dengan keselamatan seperti Majlis

Keselamatan Negara, Jabatan Bomba dan Penyelamat, Jabatan

Kimia dan Jabatan Pertahanan Awam.

5.2 Ia termasuklah keselamatan dari aspek fizikal, susun atur perabut

dan pejabat, bahan kegunaan, pekerja dan data/maklumat.

6. Seragam

6.1 Mewujudkan suasana seragam terutama yang melibatkan

pengurusan fail, warna, kod dan seumpamanya.

1. 2

2


6.2 Pelaksanaan 5S mestilah seragam di peringkat daerah

melainkan apa-apa perkara yang telah dipersetujui

penyeragamannya di peringkat Jabatan.

7. Mesra Pelanggan

7.1 Setiap perancangan yang melibatkan pelaksanaan 5S juga

hendaklah bersifat mesra pelanggan.

7.2 Ini termasuklah kemudahan untuk Orang Kelainan Upaya (OKU)

dan Warga Emas.

7.3 Tanda arah atau papan tanda hendaklah jelas, diletakkan di

tempat yang bersesuaian, mudah dilihat dan difahami,

8. Penerapan Nilai dan Etika Murni

8.1 Sesuai dengan Pematuhan Syariah MS 1900:2005, penerapan Nilai

dan Etika Murni hendaklah dilaksanakan. Ini termasuklah seperti

mencatat “Kewajipan Menjalankan Tugas” di dalam dokumen-

dokumen rasmi Jabatan serta di persekitaran bangunan.

8.2 Melayan pelanggan dan orang awam yang berurusan dengan

Jabatan dengan baik dan sopan.

8.3 Menjawab panggilan telefon mengikut arahan dan peraturan

yang berkuatkuasa.

9. Berimej Korperat, Bersih dan Teratur

9.1. Pelaksanaan amalan Persekitaran berkualiti perlu mengekalkan

imej Korperat sebagai sebuah jabatan perkhidmatan awam.

9.2. Susun atur mestilah teratur, bersih, kemas dan tersusun.

9.3. Setiap Pelabelan dan parkir yang dibuat mestilah minima dan

menggunakan warna yang seragam. Bagi label tulisan hitam dan

1. 2

3


latar belakang putih manakala untuk petunjuk arah tulisan

putih latar belakang hitam.

9.4. Hiasan adalah minima dan bersesuaian.

10. Menepati prinsip pelaksanaan Persekitaran Berkualiti Jabatan

10.1. Pelaksanaan Persekitaran 5S mestilah mengambil kira prinsip

pelaksanaan 5S iaitu jimat, selesa, kemudahcapaian dan

kemudahkesanan.

10.2. Bagi tujuan penjimatan, perlulah mengutamakan idea, kreativiti

dan inovasi

10.3. Hendaklah mengambilkira keselesaan pelanggan dan juga

kakitangan.

10.4. Bagi tujuan kemudahcapaian, susun atur setiap peralatan dan

dokumen mestilah boleh dicapai dalam tempoh 30 saat

10.5. Bagi tujuan kemudahkesanan, informasi ( direktori) pegawai yang

bertanggungjawab mestilah dipamerkan di setiap tempat

seliaannya.

10.6. Setiap sistem ,dokumen, dan susun atur yang dibuat mestilah

mudah dikesan.

Dasar 5S

1 Mengandungi Visi, Misi, Polisi, Objektif, Slogan dan Logo yang

ditandatangani oleh Ketua Hakim Syarie Negeri Perak dan mempunyai

tarikh.

1. 2

4


2 Turut mengandungi Carta Organisasi Jawatankuasa Induk 5S

dan Carta Perbatuan Jabatan

3 Dipaparkan dan disebarkan kepada warga agensi.

4 Keadaannya bersih dan dipasang pada tempat-tempat yang strategik.

5 Maksud dasar ini dapat memenuhi keperluan mengikut aktiviti

pelaksanaan Sistem 5S dan jelas kepada pekerja.

6 Bahasa yang digunakan mudah dan mengandungi elemen keperluan,

kebersihan dan keselamatan, produk/perkhidmatan, perkhidmatan

berkualiti, ciri kerja berpasukan serta kepuasan pelanggan.

Penglibatan Pengurusan Atasan

1. Melibatkan pengurusan atasan sebagai penaung/penasihat

Ekosistem 5s iaitu Ketua Hakim Syarie di peringakta Jabatan dan

Hakim-hakim di peringkat daerah.

2. Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti 5s seperti program

kesedaran/pendedahan dan lawatan

3. Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti 5s dalam

mesyuarat pengurusan.

Jawatankuasa Pelaksana Induk 5S

1. Dilantik oleh Ketua Hakim Syarie dan dipersijilkan perlantikannya.

2. Terdiri daripada Pengerusi Jawatankuasa audit, latihan dan promosi dan

disebarkan ke setiap zon.

3. Carta organisasi, carta perbatuan dan pelan lantai pelaksanaan induk

disediakan dengan jelas dan disebarkan ke setiap zon.

4. Minit mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana direkod semasa mesyuarat

dan disimpan secara teratur serta diedarkan.

5. Perancangan dan pelaksanaan agenda Jawatankuasa Induk dalam

setahun hendaklah meliputi kesemua peringkat zon.

1. 2

5


6. Butiran yang terdapat dalam perancangan tersebut adalah

menyeluruh dan memuaskan dari kejelasan aktiviti dirancang.

7. Perancangan Pelaksanaan diselenggara, didokumenkan, diurus

dengan baik dan dikemaskini.

8. Pelaksanaan agenda yang dirancang hendaklah dinilai

keberkesanannya dan dibuat penambahbaikan.

9. Jabatan hendaklah melantik fasilitator terlatih sebagai pakar rujuk

pelaksanaan Ekosistem 5s.

Jawatankuasa Latihan Induk

1 Jawatankuasa Latihan dilantik oleh Ketua Hakim Syarie dan dipersijilkan

perlantikannya.

2 Carta Perbatuan disediakan secara terperinci untuk setiap tahun yang

dirancang.

3 Perancangan yang terdapat dalam Carta Perbatuan tersebut adalah

menyeluruh dan membabitkan kesemua zon.

4 Aktiviti yang dirancang dilaksanakan mengikut jadual.

5 Perancangan Pelaksanaan diselengara, didokumenkan, diurus dengan

baik dan dikemaskini.

6 Program Latihan dibuat sekurang-kurangnya dua kali setahun.

7 Program latihan yang dijalankan dinilai keberkesanannya.

8 Pelaksanaan agenda yang dirancang hendaklah dinilai

keberkesanannya dan dibuat penambahbaikan secara berterusan.

Jawatankuasa Promosi Induk

1 Jawatankuasa Promosi dilantik oleh Ketua Hakim Syarie dan dipersijilkan

perlantikannya.


1. 2

6


dirancang.






6 Informasi mengenai 5S hendaklah dimaklumkan kepada semua ahli di

setiap zon dalam bentuk yang praktikal dan mudah difahami serta

menjadi panduan.

7 Program Promosi Luaran dan Dalaman hendaklah direkodkan.

8 Program Promosi yang dijalankan dinilai keberkesanannya.



10 Panduan Amalan Persekitaran Berkualiti 5S hendaklah disediakan dan

diedarkan kepada setiap zon.

Jawatankuasa Audit Induk

1 Jawatankuasa Audit dilantik oleh Ketua Hakim Syarie.


dirancang.






6 Audit dibuat secara berkala sekurang-kurangnya 2 kali setahun.

7 Menyediakan Laporan Analisa Penemuan Audit setiap kali auditan

dibuat.

8 Mempunyai kriteria Audit yang lengkap dan sesuai untuk

1. 2

7


digunapakai dan disebarkan ke setiap zon.

9 Penemuan hasil audit dipamerkan untuk memberi maklumat dan

pengetahuan kepada semua pekerja.

Mesyuarat Kajian Semula Pelaksanaan Amalan Persekitaran Berkualiti 5S oleh

Jawatankuasa Induk 5S

1 Mesyuarat Kajian Semula Pelaksanaan Amalan Persekitaran Berkualiti

hendaklah dijadualkan dalam Carta Perbatuan Pelaksanaan Induk.

2 Mesyuarat mestilah dijadualkan sekurang-kurangnya dua kali setahun

dan dilaksanakan mengikut jadual.

3 Rekod mesyuarat hendaklah didokumenkan, diurus dengan baik dan

dikemaskini.

4 Setiap jawatankuasa mestilah mengemukakan laporan penilaian

keberkesanan pelaksanaan.

Sudut 5S (Induk)

1 Terletak di tempat yang strategik dan fungsi penggunaan yang

memuaskan.

2 Terdapat info berkaitan Amalan 5S untuk tujuan promosi yang terkini

3 Terdapat Dasar Sistem Amalan 5S.

4 Terdapat maklumat zon-zon 5S seperti lokasi, carta organisasi dan

gambar sebelum selepas aktiviti 5S

5 Terdapat gambar-gambar aktiviti 5S

6 Keadaannya bersih, tidak berdebu dan dipaparkan di lokasi-lokasi yang

sesuai.

7 Perkembangan terkini jawatankuasa latihan, promosi dan audit induk

hendaklah dipaparkan.

8 Keputusan analisa auditan hendaklah dipaparkan.

1. 2

8


Jawatankuasa Pelaksana 5S Zon

1. Pengerusi dilantik oleh Ketua Hakim Syarie dan dipersijilkan

perlantikannya.

2. Terdiri daripada Pengerusi Jawatankuasa audit, latihan dan promosi dan

disebarkan ke setiap zon.

3. Carta organisasi, carta perbatuan dan pelan lantai pelaksanaan induk

disediakan dengan jelas dan disebarkan ke setiap zon.

4. Minit mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana direkod semasa mesyuarat

dan disimpan secara teratur serta diedarkan.

5. Perancangan dan pelaksanaan agenda Jawatankuasa Induk dalam

setahun hendaklah meliputi kesemua peringkat zon.

6. Butiran yang terdapat dalam perancangan tersebut adalah

menyeluruh dan memuaskan dari kejelasan aktiviti dirancang.

7. Perancangan Pelaksanaan diselenggara, didokumenkan, diurus

dengan baik dan dikemaskini.

8. Pelaksanaan agenda yang dirancang hendaklah dinilai

keberkesanannya dan dibuat penambahbaikan.

Jawatankuasa Latihan Zon

1 Jawatankuasa Latihan dilantik oleh Ketua Pejabat ( Pengerusi).


dirancang.




5 Program Latihan dibuat sekurang-kurangnya satu kali setahun

1. 2

9


diperingkat zon.

6 Program latihan yang dijalankan dinilai keberkesanannya.



Jawatankuasa Promosi Zon

1 Jawatankuasa Promosi dilantik oleh Ketua Pejabat ( Pengerusi)


dirancang.




5 Informasi mengenai 5S hendaklah dimaklumkan kepada semua ahli di

setiap zon dalam bentuk yang praktikal dan mudah difahami serta

menjadi panduan.

6 Program Promosi Luaran dan Dalaman hendaklah direkodkan.

7 Program Promosi yang dijalankan dinilai keberkesanannya.



Jawatankuasa Audit Zon

1 Jawatankuasa Audit dilantik oleh Ketua Pejabat (Pengerusi).


dirancang.




5 Audit dibuat secara berkala sekurang-kurangnya sekali setahun

diperingkat zon sebelum auditan Induk dijalankan.

1. 3

0


6. Penemuan hasil audit dipamerkan untuk memberi maklumat

dan pengetahuan kepada semua pekerja.

Sudut 5S (Zon)

1 Terletak di tempat yang strategik dan fungsi penggunaan yang

memuaskan.

2 Boleh disediakan dalam bentuk fizikal atau maya.

3 Terdapat info berkaitan Amalan 5S untuk tujuan promosi yang terkini.

4 Terdapat Dasar Sistem Amalan 5S.

5 Terdapat Pelan Lantai.

6 Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan amalan 5S (gambar)

7 Penggunaan fungsi Sudut 5S untuk kumpulan masing-masing adalah

memuaskan.

8 Keadaannya bersih, tidak berdebu, dipasang di lokasi-lokasi yang sesuai

dan dikemaskini.

Rekod Aktiviti 5S ( induk / zon)

1 Wujudnya rekod aktiviti induk/zon 5S

2 Semua aktiviti direkodkan

3 Rekod diurus dan diselenggara dengan baik dan dikemaskini

4 Rekod disemak dan disahkan oleh pengerusi / penyelaras.

5 Rekod mudah dicapai dan diakses untuk rujukan dan

pengemaskinian.

1. 3

1


Galakan dan Penghargaan/Pengiktirafan

1 Melaksanakan aktiviti/program sebagai pemangkin untuk

mengamalkan Amalan 5S secara berterusan dan memberi

penghargaan sebagai galakan.

2. Melaksanakan program pengiktirafan Ekosistem 5S di peringkat agensi

(induk) seperti contoh-contoh anugerah berikut:

i. Zon Terbaik

ii. Bilik Terbaik

iii. Bahagian Terbaik

iv. Workstation Terbaik

v. Tandas Terbaik

vi. Hasil Kreativiti

vii. Anugerah Go Green Terbaik

3. Menerima pengiktirafan dan tanda aras sama ada di peringkat

jabatan, daerah, negeri, kebangsaan atau lain-lain.

4. Menyebar dan mempamerkan maklumat mengenai program

pengiktirafan kepada semua warga agensi.

Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi

1. Melaksanakan inovasi/Best Practice yang boleh meningkatkan

produktiviti dan kualiti warga kerja.

2. Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti contoh-contoh

berikut:

i. Kreativiti menggunakan barangan terpakai.

ii. Barang terpakai untuk hiasan

iii. Hiasan/Kegunaan 5S

1. 3

2


Tindakan Penjimatan / Go Green

1. Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara

menyeluruh seperti contoh-contoh berikut:

i. Notis/Arahan penjimatan tenaga

ii. Penggunaan lampu/peralatan save energy

iii. Penetapan suhu optimum (24 Celcius)

iv. Penjimatan kertas

v. Penjimatan air

vi. Kempen Hijau (Kitar Semula)

3. Peringkat zon hendaklah melaksanakan program kitar semula mengikut

Akta Pelupusan Sisa Pepejal seperti berikut.

a. Bekas Biru – Kertas

b. Bekas Coklat – Kaca

c. Bekas Jingga – Aluminium, besi dan plastik

4. Menyediakan rekod dan analisis penjimatan tenaga mengikut format

yang disediakan (buat format analisis penjimatan) dengan mengambil

kira aspek penjimatan seperti contoh:

i. Kos ; atau

ii. Masa ; atau

iii. Tenaga Pekerja

1. 3

3


KRITERIA AUDIT DALAMAN


BAHAGIAN B : RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT

Lantai

1

Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut:

i. Selamat dan tidak licin

ii. Tiada kekotoran/ sampah di lantai

iii.Tidak berlubang/pecah atau rosak

iv. Tong sampah disediakan

2 Menyedia program pemantauan dan memastikan

jadual pembersihan dipatuhi.

Dinding dan Siling

3 Memastikan dinding dan siling bersih dari kekotoran dan

dalam keadaan baik.

4 Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras

dengan imej korporat.

Lampu Dan Soket

1. 3

4


5 Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam

keadaan baik.

6 Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan

baik.

Menyediakan pelabelan lampu di bilik atau ruang

gunasama menggunakan kaedah bernombor yang

berimej korporat ( yang melebihi 2 suis )

Susun Atur Peralatan

7 Menyeragamkan susunan laci meja/ mobile pedestal.

8

Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/partition

dalam keadaan teratur, kemas dan seragam :

i. CPU

ii. Tray IN/ OUT

iii. Folder/ fail

iv. Perhiasan tidak keterlaluan

v. Kedudukan laci

Keadaan Peralatan

9 Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas

meja/ tray dalam laci.

10 Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan

boleh digunakan.

1. 3

5


11 Memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang

disimpan dalam ruang tertentu / laci.

12 Memastikan semua peralatan bebas daripada debu,

bersih dan kemas.

13

Mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan

gunasama. (yang bersesuaian)

1. Fotostat

2. Mesin faks

3. Telefon

4. Alat siar raya

14 Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan

peralatan disusun kemas.

Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah

15

Menyediakan tanda nama dan jawatan

pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang

seragam.

16 Menyediakan label yang bersesuaian dan seragam bagi

menunjukkan seksyen/unit.

17 Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan tulisan

yang sesuai, jelas dan mudah dibaca.

1. 3

6


18 Meletakkan papan tanda/tanda arah di kedudukan

strategik dan mudah dilihat.

Perhiasan

19

Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras


20 Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu

dan dalam keadaan baik.

Mempamerkan maklumat korporat jabatan dan sentiasa

dikemaskini ( carta organisasi, piagam pelanggan dll )

Keperluan Umum

21 Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang

gunasama yang mudah dilihat.

22

Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruang

gunasama yang mudah dilihat (sekiranya melebihi 2

suis).

23 Memaparkan senarai inventori (KEW-PA 7) di semua

bilik/ruang.

1. 3

7


24

Melantik Pegawai Bertanggungjawab (PIC) bagi setiap

ruang/bilik gunasama berserta nombor telefon untuk

dihubungi.

25 Menyedia dan memaparkan etika/tatacara

penggunaan bilik gunasama dengan jelas.

26 Merencanakan inisiatif/ tindakan proaktif pembaikan

sekiranya berlaku kerosakan dengan segera (jika ada).

Tetapan suhu penghawa dingin

RUANG KERJA

Meja Kerja Warga/Work Station/Kubikel Kerja

27 Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun

dengan baik.

28



Bilik Pegawai

29 Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun

dengan baik.

30 Memastikan susunan perabot kemas, teratur dan

bersesuaian.

1. 3

8


31



Stor Peralatan Pejabat

32

Memastikan stor memenuhi kriteria berikut:

i. Bersih;

ii. Tidak berdebu;

iii. Susunan kemas dan teratur

33

Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan

teratur bagi memudahkan capaian barangan dengan

cepat dan pantas.

34 Menyediakan label pada setiap barang/bahan.

35

Menyediakan etika penggunaan dan peraturan

pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi warga

kerja.

36 Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang

sentiasa dikemaskini.

37 Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak

diperlukan turut disimpan di dalam stor.

38 Menyediakan penanda aras minima barang dalam stor.

Bilik Fail

1. 3

9


39

Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut:

i. Bersih

ii. Tidak berdebu

iii. Tersusun

iv. Kemas

40 Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam

keadaan teratur, baik dan kemas

41

Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan

yang berkesan bagi memudahkan carian/ capaian

dalam tempoh 30 saat.

42

Menyediakan senarai indeks dan nombor fail.

43

Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada

setiap fail/dokumen yang mengandungi:

i. Tajuk fail

ii. Nombor susunan fail

44 Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk

semua kategori fail aktif / fail tidak aktif / fail tutup.

Memaparkan etika ketika berada di dalam bilik fail.

Fail kes yang aktif perlu dilabelkan mengikut nombor

bilangan kes, di tepi atas sebelah kanan fail.

1. 4

0


Susunan fail pentadbiran dan kewangan di dalam

kabinet fail disusun dengan tetulang disusun tegak

dengan nombor rujukan menghala ke hadapan. Cara

susunan fail ( contoh : tulisan, tajuk dan nombor fail

senang dilihat )

Rak fail aktif perlu mempunyai indeks senarai kes

mengikut tarikh.

Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi

45

Memastikan sudut/ bilik cetak/dokumentasi memenuhi

kriteria berikut:i. Bersihii. Tidak berdebuiii. Tersusuniv.

Kemasv. Selamat

46 Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam

keadaan teratur, baik dan kemas

Bilik Pemandu

47 Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan

disusun dengan baik.

48



Bilik Server/Terperingkat

1. 4

1


49

Memastikan bilik server/ terperingkat memenuhi kriteria

berikut:

i. Bersih

ii. Tidak berdebu

iii. Tersusun

iv. Kemas

v. Selamat

1. 4

2


GARIS PANDUAN AUDIT DALAMAN


BAHAGIAN C : TEMPAT UMUM

Lobi Utama

1. Semua persekitaran lobi utama /ruang hadapan hendaklah sentiasa

bersih, kemas, ceria dan selaras dengan imej korporat.

2. Maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti Visi, Misi,

Maklumat pengurusan atasan, Moto dan piagam pelanggan hendaklah

dipamerkan.

3. Dokumen-dokumen seperti buku kedatangan pelawat dan direktori

pegawai, sudut informasi untuk pelanggan, perhiasan yang bersesuaian


4. Laluan Umum hendaklah bebas daripada sebarang halangan

5. Tanda arah / petunjuk yang disediakan mencukupi,informasi dan efektif

dengan menggunakan imej korporat.

6. Tong sampah hendaklah diletakkan di tempat yang sesuai serta berada

dalam keadaan yang bersih, baik, diselenggara serta bilangan yang

mencukupi.

Kaunter Utama

1. Kaunter utama berimej korporat hendaklah memenuhi kriteria berikut:

1. 4

3


i. Sistem maklum balas pelanggan

ii. Direktori warga agensi

iii. Borang-borang / brosur berkaitan

iv. Bahan bacaan/ informasi

v. Info mengenai agensi/ piagam pelanggan

vi. Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)

2. Kaunter hendaklah sentiasa bersih, kemas dan ceria.

3. Usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan

kemudahan sokongan dilaksanakan.

4. Perkhidmatan yang disediakan hendaklah yang mesra pelanggan.

5. Carta aliran yang dipaparkan hendaklah yang telah dikemaskini.

Ruang Menunggu

1. Menyedia dan memastikan sofa/ tempat duduk dan bahan bacaan

dalam keadaan baik, bersih, teratur dan ceria selaras dengan imej

korporat.

2. Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih, kemas

dan teratur.

3. Hendaklah disediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.

Laluan Utama

1. Semua susunan peralatan atau hiasan disepanjang laluan hendaklah

sentiasa kemas, bersih dan teratur.

2. Hendaklah dipastikan tiada halangan disemua laluan dan pintu

kecemasan.

Bilik Mesyuarat

1 Semua peralatan seperti kerusi, meja, jam dinding , mikrofon, skrin

komputer, projector hendaklah berada dalam keadaan baik.

2 Persekitararan bilik mesyuarat hendaklah bersih, kemas dan selamat.

1. 4

4


3 Mepamerkan/mempelihatkan/memaparkan imej koporat

dan di jaga dengan baik.

4 Peralatan di dalam Bilik Mesyuarat hendaklah dikemaskan selepas

digunakan.

Perpustakaan / Pusat Sumber

1. Memastikan ruang Perpustakaan/Pusat Sumber bersih, kemas dan teratur.

2. Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan bacaan yang

memudahkan pelanggan.

3. Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan

bahan bacaan.

4. Menyediakan indek buku.

Surau / Bilik Solat

1. Barang-barang/ peralatan seperti telekong/ kain pelikat, sejadah dan

tempat sangkut sejadah hendaklah dalam keadaan baik, boleh

digunakan dan dalam keadaan bersih.

2. Kemudahan seperti tanda arah kiblat diperakui oleh jabatan Mufti

Negeri Perak (ditampalkan) dan tanda arah kiblat diletakkan di siling,

Jadual waktu solat, cermin, rak menyimpan al-Quran dan bahan

bacaan, tempat letak/ rak kasut, selipar,label “ surau lelaki/ wanita”.

Lif

1. Memastikan lif berada dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi

2. Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku

kecemasan.

3. Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi setiap aras dengan jelas.

4. Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat mengesahkan

penyelenggaraan lif secara berkala

5. Sistem kecemasan berfungsi dengan baik

6. Kemudahan OKU disediakan.

7. Mempamerkan arahan keselamatan jika berlaku kecemasan.

Pantri

1. Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh

digunakan.

2. Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan dalam keadaan terurus.

1. 4

5


3. Menyediakan 2 jenis Tong sampah .

4. Larangan penggunaan polisterin dan digalakkan mengguna pinggan

dan cawan yang boleh di guna semula.

Tandas

1. Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering.

2. Memastikan bau tandas menyenangkan.

3. Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik.

4. Memastikan pengudaraan tandas baik.

5. Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan

penggunaan tandas

6. Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut:

i. Cecair pencuci tangan

ii. Tisu tangan

iii. Bakul sampah/ Tong Sanitari

iv. Cermin Muka

v. Bahan pewangi

7. Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik.

1. 4

6




BAHAGIAN D : KESELAMATAN PERSEKITARAN

Pelan tindakan Kecemasan

Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi:

i. Arahan Keselamatan.

ii. Latihan pengungsian bangunan (fire-drill).

iii. Tanda Amaran.

iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul apabila berlaku

kebakaran

v. Tanda arah laluan kecemasan.

Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat serta tiada halangan.

Pendawaian/ Kabel

Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer/mesin/peralatan

dalam keadaan kemas, teratur dan selamat.

Peralatan Pencegahan Kebakaran

Memastikan alat pemadam menepati kriteria berikut:

i. Penyelengaraan secara berkala

ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan

iii.Berkeadaan bersih

iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai

Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan.

Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup

Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas.

Memastikan tiada halangan di laluan/ tangga/pintu kecemasan.

Kawasan Larangan

Mewujudkan langkah-langkah yang dikehendaki untuk mencegah

kemasukan orang-orang yang tidak dibenarkan mengikut arahan

keselamatan seperti berikut :

[i] mewujudkan lampu keselamatan serta menghadkan pintu keluar masuk.

[ii] Mengadakan papan-papan kenyataan di tempat-tempat yang sesuai

bagi menunjukkan kawasan atau tempat itu adalah kawasan larangan

atau tempat larangan.

Pas Keselamatan

Mewujudkan sistem pas keselamatan atau kad pengenalan jabatan.

Setiap orang yang berada di kawasan pejabat hendaklah mempamerkan

identiti sebagai pelawat atau pegawai jabatan.

Kawalan Kunci Keselamatan

Pegawai Keselamatan Jabatan hendaklah di pertanggungjawabkan ke atas

semua perkara berkaitan dengan kunci dan anak kunci termasuk kunci-kunci

keselamatan.Beliau juga dikehendaki menyelenggarakan sebuah bukudaftar

kunci serta mengemaskinikannya dan mebuat audit ke atas kunci-kunci

tersebut.

tiap-tiap penjawat awan yang diamanhkan dengan kunci-kunci jabatan

atau kunci-kunci keselamatan adalah juga bertanggungjawab ke atas

keselamatan kunci-kunci tersebut

sebuah peti keselamatan hendaklah digunakan untuk menyimpan semua

anak kunci yang tidak dipakai termasuk anak kunci pendua.

anak kunci keselamatan tidak boleh di label atau ditandakan dengan nama

dan alamat penggunanya atau alamat tempat di mana peti keselamatan

disimpan. Anak kunci juga tidak boleh dirangkaikan dengan anak kunci yang

lain seperti anak kunci persendirian.

Anak kunci pendua tambahan tidak sekali-ksli dibuat tanpa kebenaran

1. 4

9


Anak kunci pendua bagi peti besi serta bilik kebal hendaklah disimpan

mengikut peruntukan Arahan Perbendaharaan bab B prosidur perakaunan

(vii) Peti besi atau bilik kebal 135

penjawat awam yang mengunakan peti-peti keselamatan yang dipasang

dengan kunci tatakira hendaklah mengambil tindakan-tindakan berikut.

1. 5

0




BAHAGIAN E: KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN

Tempat Meletak Kenderaan (Bangunan Agensi di Kawasan Sendiri)

1. Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja,

pelawat dan OKU.

2. Menyediakan tanda/ garisan yang jelas antara lot-lot yang disediakan.

3. Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas.

4. Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih.

Kawasan Persekitaran (Bangunan Agensi di Kawasan Sendiri)

1. Memastikan lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik.

2. Memastikan jalan tidak berlubang dan dalam keadaan baik.

3. Menyediakan sistem kawalan laluan yang mudah difahami dan dipatuhi.

4. Memastikan tanaman/ pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak / mati di

sekitar kawasan.

5. Memastikan kawasan berumput bersih dan rumput tidak dibiarkan

panjang.

6. Menyediakan tong/ bakul sampah bersesuaian dan secukupnya .

7. Memastikan kawasan/ tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau

dan diuruskan dengan baik.

8. Memastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik.

9. Memastikan pondok pengawal dalam keadaan baik dan bersih.

Kawasan Persekitaran (Agensi Berkongsi Bangunan/ Kawasan)

1. Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas.

1. 5

1


2. Memastikan laluan ke pintu masuk tidak terhalang.

3. Menyediakan perhiasan minima selaras dengan imej korporat agensi.

panduan perlaksanaan amalan persekitaran...

Documents