politeknik melaka kementerian pendidikan malaysia · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan...

23
POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA PROSES KERJA PS-14 PENYENGGARAAN SISTEM MAKLUMAT SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015 Disediakan oleh: Diluluskan oleh: NAMA : HAIDAR NUR RIFHAN BINTI BASIR Jawatan : Pegawai Teknologi Maklumat Tarikh : 25 Jun 2018 NAMA : MOHD ARIFFIN BIN AMAN Jawatan : Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik) Tarikh : 25 Jun 2018 MAKLUMAT TERKAWAL

Upload: others

Post on 18-Oct-2019

60 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN

MALAYSIA

PROSES KERJA

PS-14

PENYENGGARAAN SISTEM MAKLUMAT

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

NAMA : HAIDAR NUR RIFHAN BINTI BASIR

Jawatan : Pegawai Teknologi Maklumat

Tarikh : 25 Jun 2018

NAMA : MOHD ARIFFIN BIN AMAN

Jawatan : Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)

Tarikh : 25 Jun 2018

MAKLUMAT TERKAWAL

Page 2: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYENGGARAAN

SISTEM

MAKLUMAT

PS-14

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Keluaran 02

Mukasurat 1 /17

Tarikh 25-06-2018

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2

1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2

1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 2

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3

1.5 Definisi ................................................................................................................ 3

1.6 Singkatan ............................................................................................................ 4

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 5

2.1 Penyenggaraan Pembaikan ................................................................................ 5

2.2 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar) .......................................... 6

2.3 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Pembekal) .................................. 7

2.4 Penyenggaraan Pencegahan Berkala (Peralatan Komputer) .............................. 8

3. SWIMLANE 4.4.1 .............................................................................................................. 9

3.1 Penyenggaraan Pembaikan ................................................................................ 9

3.2 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar) ........................................ 10

3.3 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Pembekal) ................................ 11

3.4 Penyenggaraan Penyenggaraan Pencegahan (Peralatan Komputer) ............... 12

4. PROSES KERJA 4.4.1 .................................................................................................... 13

4.1 Penyenggaraan Pembaikan .............................................................................. 13

4.2 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar) ........................................ 13

4.3 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Pembekal) ................................ 14

4.4 Penyenggaraan Pencegahan Berkala (Peralatan Komputer) ............................ 14

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ...................................................................................... 15

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 .......................................................................................... 15

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 ........................................................................ 155

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ................................................... 16

9. LAMPIRAN 8.5 .............................................................................................................. 16

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ...................................................................................... 17

Page 3: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYENGGARAAN

SISTEM

MAKLUMAT

PS-14

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Keluaran 02

Mukasurat 2 /17

Tarikh 25-06-2018

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Prosedur ini adalah sebagai panduan bagi memastikan pengurusan penyenggaraan infrastruktur ICT dilaksanakan sepenuhnya supaya proses Pemberian Perkhidmatan Pendidikan berjalan dengan sempurna dan lancar.

2) Skop (key activities) a. Merancang Penyenggaraan Pembaikan b. Merancang Penyenggaraan Pencegahan Berkala c. Melaksana Penyenggaraan Pembaikan d. Melaksana Penyenggaraan Pencegahan Berkala

3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Semua aduan kerosakan disiasat b. Aduan kerosakan diselesaikan c. Status penyelesaian aduan kerosakan disahkan d. Penyenggaraan pencegahan dilaksanakan mengikut

jadual

4) Pemilik proses a. Pegawai Teknologi Maklumat

5) Pelanggan proses 5.2 a. Staf b. Pegawai Teknologi Maklumat c. Penolong Pegawai Teknologi Maklumat d. Juruteknik Komputer e. Pegawai Perolehan f. Penolong Pegawai Aset

6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Kementerian Pendidikan Tinggi b. Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti c. Politeknik Melaka d. Unit Teknologi Maklumat

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan 7.5 (external references) a. Standard ISO 9001:2015

b. DKICT Jabatan Pendidikan Politeknik

Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja

b. Kalendar Akademik

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

Manusia 7.1.2 Pegawai Teknologi Maklumat

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

Juruteknik Komputer

Pegawai Perolehan Penolong Pegawai Aset

Page 4: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYENGGARAAN

SISTEM

MAKLUMAT

PS-14

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Keluaran 02

Mukasurat 3 /17

Tarikh 25-06-2018

Pemilik Proses

Infrastruktur 7.1.3

Bangunan dan utility 7.1.3(a) Pejabat dan Ruang Kerja

Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Komputer dan printer

Sistem Aduan Kerosakan Online

Pengangkutan 7.1.3 © -

Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)

Kemudahan internet dan intranet

Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -

Bahan 7 Alat tulis

Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif

Pengetahuan 7.1.6 Kemahiran teknologi ICT Keperluan standard Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan

Kompetensi kakitangan 7.2 Kemahiran ICT Pernah mengikuti kursus berkaitan ICT

Lain-lain -

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Aduan Kerosakan (Online/Manual)

Pegawai/Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

1 hari Agihan Online/Manual

Juruteknik Komputer

2. Jadual Pelaksanaan Penyenggaraan Berkala

Pegawai/Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

Mengikut bulan

Cetakan Jadual Juruteknik Komputer

3. Borang Penyenggaraan Berkala

Juruteknik Komputer Mengikut tempoh jadual

Borang Bertulis Pegawai Teknologi Maklumat

4. Info / Pengumuman Penting

Pegawai/Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

Mengikut keperluan

Emel / Memo Staf

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Pegawai Teknologi Maklumat Pegawai Teknologi Maklumat ialah pegawai yang dilantik untuk mengurus dan memantau urusan penyenggaraan teknologi maklumat yang melibatkan peralatan, perisian, sistem aplikasi dan rangkaian serta bertanggungjawab dalam pengurusan infrastruktur ICT

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat ialah pegawai yang membantu tugas-tugas PTM dan menguruskan serta melaksanakan urusan penyenggaraan serta bertanggungjawab dalam pengurusan infrastruktur ICT

Page 5: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYENGGARAAN

SISTEM

MAKLUMAT

PS-14

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Keluaran 02

Mukasurat 4 /17

Tarikh 25-06-2018

Juruteknik Komputer Juruteknik Komputer yang melaksanakan kerja-kerja penyenggaraan peralatan, perisian, sistem aplikasi dan rangkaian

Pegawai Perolehan Pegawai Perolehan adalah pegawai yang dilantik bagi

Page 6: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYENGGARAAN

SISTEM

MAKLUMAT

PS-14

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Keluaran 02

Mukasurat 5 /17

Tarikh 25-06-2018

menguruskan urusan perolehan bekalan atau perkhidmatan

daripada syarikat luar

Penolong Pegawai Aset Penolong Pegawai Aset adalah pegawai yang dilantik bagi menguruskan aset alih kerajaan PMK di jabatan/unit masing- masing

Penyenggaraan Pembaikan Penyenggaraan yang dilaksanakan ke atas peralatan ICT yang rosak dan penyenggaraan dilaksanakan berdasarkan aduan kerosakan yang diterima

Penyenggaraan Pencegahan Penyelenggaraan yang dilakukan ke atas peralatan tertentu mengikut jangkamasa seperti yang dicatatkan di dalam jadual pelaksanaan penyenggraan berkala

Syarikat Luar Syarikat Luar ialah syarikat yang syarikat yang telah dilantik oleh PMK melalui prosedur perolehan untuk membekal sebarang bentuk bekalan/perkhidmatan

Syarikat Pembekal Syarikat Pembekal ialah syarikat yang telah dilantik oleh KPT/PMK untuk membekalkan peralatan sewaan

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

PTM Pengawai Teknologi Maklumat

PPTM Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

JK Juruteknik Komputer

PP Pegawai Perolehan

PPA Penolong Pegawai Aset

SL Syarikat Luar

SP Syarikat Pembekal

ICT Information Communications Technology

KPT Kementerian Pendidikan Tinggi

PMK Politeknik Melaka

Page 7: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYENGGARAAN

SISTEM

MAKLUMAT

PS-14

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Keluaran 02

Mukasurat 6 /17

Tarikh 25-06-2018

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1

2.1 Penyenggaraan Pembaikan

SOURCE OF INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS

Staf

Aduan Kerosakan (Online/Manua l)

SERAH ADUAN

Agihan Aduan Kerosakan

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat/ Juruteknik Komputer

Pegawai / Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

Agihan Aduan Kerosakan

KENALPASTI KEROSAKAN

Peralatan

Rosak

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat/ Juruteknik Komputer

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik

Komputer

Peralatan Rosak

LAKSANA

SENGGARA PEMBAIKAN

Peralatan Boleh Dibaiki

Peralatan Tidak Boleh Dibaiki

Staf

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik

Komputer Staf

Peralatan Telah Dibaiki

SAH STATUS PEMBAIKAN

Borang

Aduan Kerosakan

Sistem Aduan Kerosakan

Staf Penolong

Pegawai Teknologi Maklumat

Page 8: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYENGGARAAN

SISTEM

MAKLUMAT

PS-14

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Keluaran 02

Mukasurat 7 /17

Tarikh 25-06-2018

2.2 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar)

SOURCE OF INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS

Penolong

Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik

Komputer

Peralatan Rosak

MAKLUM STATUS

KEROSAKAN

Kew.Pa-10

Pegawai

Perolehan

Pegawai Perolehan

Peralatan

Rosak

PERIKSA

PERALATAN

Peralatan Boleh/Tidak Boleh Dibaiki

Syarikat Luar

Syarikat Luar

Peralatan Boleh Dibaiki

Sebut harga Nota minta

PROSES

PEROLEHAN

Pesanan Tempatan (LO)

Syarikat Luar

Syarikat Luar

Pesanan

Tempatan (LO) Peralatan

Boleh Dibaiki

LAKSANA SENGGARA PEMBAIKAN

Peralatan

Telah Dibaiki

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik Komputer

Pegawai Perolehan

Syarikat

Luar

Peralatan Tidak Boleh Dibaiki

SYOR PROSES PELUPUSAN

Senarai Peralatan Untuk Dilupuskan

Penolong Pegawai Aset

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik Komputer

Pegawai Perolehan

Peralatan

Telah Dibaiki

SAH STATUS PEMBAIKAN

Borang Aduan

Kerosakan Sistem Aduan

Kerosakan

Staf Penolong

Pegawai Teknologi Maklumat

Page 9: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYENGGARAAN

SISTEM

MAKLUMAT

PS-14

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Keluaran 02

Mukasurat 8 /17

Tarikh 25-06-2018

2.3 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Pembekal)

SOURCE OF INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS

Penolong

Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik

Komputer

Peralatan Rosak

LAPOR ADUAN KEROSAKAN

Laporan

Kerosakan

Syarikat

Pembekal

Syarikat Pembekal

Peralatan

Rosak

PERIKSA

PERALATAN

Peralatan Boleh/Tidak Boleh Dibaiki

Syarikat Pembekal

Syarikat

Pembekal

Peralatan Boleh/Tidak Boleh Dibaiki

Alat ganti

LAKSANA

SENGGARA PEMBAIKAN

Peralatan

Telah Dibaiki

Juruteknik Komputer

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik

Komputer

Peralatan

Telah Dibaiki

HANTAR PERALATAN

Borang Aduan Kerosakan

Staf

Page 10: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYENGGARAAN

SISTEM

MAKLUMAT

PS-14

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Keluaran 02

Mukasurat 9 /17

Tarikh 25-06-2018

2.4 Penyenggaraan Pencegahan Berkala (Peralatan Komputer)

SOURCE OF INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS

Penolong

Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik

Komputer

Jadual

Pelaksanaan Penyenggaraa n Pencegahan

LAKSANA

PENYENGGARA AN

PENCEGAHAN

Borang Penyenggara an Pencegahan

Peralatan Telah Di senggara

Peralatan Rosak

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik Komputer

Pegawai Teknologi Maklumat

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik Komputer

Peralatan

Rosak

LAKSANA PENYENGGARA AN PEMBAIKAN

Peralatan

Telah Dibaiki

Pegawai Teknologi Maklumat

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik Komputer

Borang Penyenggaraa n Pencegahan

SEMAK STATUS PENYENGGARA

AN

Borang

Penyenggara an Pencegahan

Pegawai

Teknologi Maklumat

Page 11: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYENGGARAAN

SISTEM

MAKLUMAT

PS-14

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Keluaran 02

Mukasurat 10 /17

Tarikh 25-06-2018

3. SWIMLANE 4.4.1

3.1 Penyenggaraan Pembaikan

PEGAWAI/

PENOLONG PEGAWAI

TEKNOLOGI MAKLUMAT

STAF

PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT

/JURUTEKNIK KOMPUTER

TERIMA ADUAN

KEROSAKAN

KENALPASTI KEROSAKAN

TIDAK

BOLEH BAIKI

YA

LAKSANA TINDAKAN

PENYENGGARAAN

KEMASKINI

STATUS TINDAKAN

HANTAR PERALATAN

ASET ALIH

YA

LAKSANA TINDAKAN

PENYENGGA- RAAN DENGAN

SYARIKAT LUAR

TIDAK

LAKSANA TINDAKAN PENYENG- GARAAN DENGAN

SYARIKAT PEMBEKAL

KENAL PASTI

KEROSAKAN

TERIMA ADUAN KEROSAKAN

LAPOR ADUAN

SERAH ADUAN

KEROSAKAN

TERIMA

PERALATAN

TANDATANGAN PENGESAHAN

TANDATANGAN PERAKUAN

STATUS

Page 12: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYENGGARAAN

SISTEM

MAKLUMAT

PS-14

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Keluaran 02

Mukasurat 10 /17

Tarikh 25-06-2018

3.2 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar)

PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT

/JURUTEKNIK KOMPUTER

PENOLONG PEGAWAI ASET

PEGAWAI

SYARIKAT LUAR PEROLEHAN

TIDAK

BOLEH BAIKI

YA

TIDAK

BOLEH GUNA

YA

MAKLUM STATUS PERALATAN

PROSES PEROLEHAN

HANTAR SEBUTHARGA

TERIMA LO & PERALATAN

ISI PENGESAHAN PENGELUARAN

PERALATAN

SENGGARA PERALATAN

PERIKSA PERALATAN

TERIMA PERALATAN

DIBAIKI

HANTAR PERALATAN

DIBAIKI

KEMASKINI STATUS

TINDAKAN KEMASKINI REKOD PENYENGGARAAN SERAH

PERALATAN

HANTAR PERALATAN

KEMASKINI PENGESAHAN PENERIMAAN PERALATAN

MAKLUM STATUS PEMERIKSAAN

SYOR PROSES PELUPUSAN

HUBUNGI SYARIKAT LUAR

PERIKSA PERALATAN

MAKLUM STATUS KEROSAKAN

SEDIA KEW.PA-10

Page 13: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYENGGARAAN

SISTEM

MAKLUMAT

PS-14

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Keluaran 02

Mukasurat 11 /17

Tarikh 25-06-2018

3.3 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Pembekal)

BOLEH BAIKI

YA

TIDAK

YA

TIDAK BOLEH GUNA

SYARIKAT PEMBEKAL PENOLONG PEGAWAI

TEKNOLOGI MAKLUMAT

/JURUTEKNIK KOMPUTER

HANTAR PERALATAN

KEMASKINI STATUS TINDAKAN

PERIKSA PERALATAN

TUKAR ALAT GANTI

SENGGARA PERALATAN

PERIKSA PERALATAN

LAPOR ADUAN KEROSAKAN

TERIMA ADUAN KEROSAKAN

Page 14: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYENGGARAAN

SISTEM

MAKLUMAT

PS-14

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Keluaran 02

Mukasurat 12 /17

Tarikh 25-06-2018

3.4 Penyenggaraan Penyenggaraan Pencegahan (Peralatan Komputer)

PEGAWAI TEKNOLOGI

MAKLUMAT PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT

/JURUTEKNIK KOMPUTER

SEMAK JADUAL PELAKSANAAN

PENYENGGARAAN PENCEGAHAN

LAKSANA TINDAKAN PENYENGGARAAN

PENCEGAHAN

PERIKSA PERALATAN

BOLEH GUNA

TIDAK YA

LAKSANA TINDAKAN CATAT STATUS PENYENGGARAAN TINDAKAN

PEMBAIKAN

SEMAK STATUS TINDAKAN

TANDATANGAN PENGESAHAN

Page 15: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYENGGARAAN

SISTEM

MAKLUMAT

PS-14

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Keluaran 02

Mukasurat 13 /17

Tarikh 25-06-2018

4. PROSES KERJA 4.4.1

4.1 Penyenggaraan Pembaikan

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. Staf Lapor aduan kerosakan (Online/Manual)

2. PTM/PPTM Serah aduan kerosakan (Online/Manual)

3. PPTM/JK Kenalpasti kerosakan :

a. Boleh baiki – Laksana tindakan penyenggaraan

b. Tidak boleh baiki :

Aset Alih – Laksana Proses Kerja Penyenggaraan Pembaikan

(Syarikat Luar)

Peralatan Sewaan – Laksana Proses Kerja Penyenggaraan

Pembaikan (Syarikat Pembekal)

4. PPTM/JK Kemas kini status tindakan (Lampiran 1 : Borang Aduan Kerosakan)

5. PPTM/JK Hantar peralatan telah dibaiki

6. Staf Terima peralatan telah dibaiki

Sah status pembaikan

7. PTM/PPTM Sah status pembaikan

4.2 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar)

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. PPTM/JK Maklum status kerosakan

2. PP Sedia Kew.Pa-10 (Lampiran 2 : Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (Kew.Pa-10))

Hubungi syarikat luar

3. SL Periksa peralatan :

a. Boleh baiki - Hantar sebutharga

b. Tidak boleh baiki - Maklum status pemeriksaan

4. PP Laksana proses perolehan (Jika peralatan boleh dibaiki)

Maklum status pemeriksaan (Jika peralatan tidak boleh dibaiki)

5. PPA Syor proses pelupusan

Maklum status peralatan

6. SL Terima LO & peralatan

Isi pengesahan pengeluaran peralatan

(Lampiran 1 : Borang Aduan Kerosakan)

Laksana senggara pembaikan peralatan

Hantar peralatan telah dibaiki

7. PP Terima peralatan telah dibaiki

8. PPTM/JK Periksa peralatan telah dibaiki :

a. Boleh guna

Page 16: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYENGGARAAN

SISTEM

MAKLUMAT

PS-14

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Keluaran 02

Mukasurat 14 /17

Tarikh 25-06-2018

Bil Tanggung jawab Tindakan

b. Tidak boleh guna

9. PP Kemaskini pengesahan penerimaan peralatan

(Lampiran 1 : Borang Aduan Kerosakan)

Serah peralatan telah dibaiki

10. PPA Kemaskini rekod penyenggaraan

a. Sistem Pengurusan Aset (SPA)

11. PPTM/JK Kemaskini status tindakan (Lampiran 1 : Borang Aduan Kerosakan)

Hantar peralatan telah dibaiki

4.3 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Pembekal)

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. PPTM/JK Lapor aduan kerosakan

2. SP Terima aduan kerosakan

Periksa peralatan

a. Boleh baiki - Laksana senggara peralatan

b. Tidak boleh baiki - Tukar alat ganti

3. PPTM/JK Periksa peralatan

a. Boleh guna

b. Tidak boleh guna

Kemaskini status tindakan (Lampiran 1 : Borang Aduan Kerosakan)

Hantar peralatan

4.4 Penyenggaraan Pencegahan Berkala (Peralatan Komputer)

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. PPTM/JK Semak jadual pelaksanaan penyenggaraan pencegahan

(Lampiran 3 : Jadual Pelaksanaan Penyenggaraan Berkala)

Laksana tindakan penyenggaraan pencegahan

Periksa peralatan :

a. Boleh guna – Catat status tindakan (Lampiran 4 : Borang Penyenggaraan Berkala)

b. Tidak boleh guna – Laksana tindakan penyenggaraan pembaikan

2. PTM Semak status tindakan

Sah pengesahan tindakan

Page 17: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYENGGARAAN

SISTEM

MAKLUMAT

PS-14

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Keluaran 02

Mukasurat 15 /17

Tarikh 25-06-2018

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan 8.1 (P)

Output perancangan Jadual Penyenggaraan Pencegahan

Borang Penyenggaraan Berkala

Kelulusan perancangan Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)

Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada proses kerja

Penggunaan borang-borang seperti di lampiran

Pemantauan pegawai atasan

Kawalan Proses yang

disumber luar 8.4

Syarikat Luar

Syarikat Pembekal

Identifikasi dan

kemudahkesanan 8.5.2

Borang Aduan Kerosakan

Nama Pengadu

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data Pengadu

Pemuliharaan 8.5.4 -

Khidmat selepas

perkhidmatan 8.5.5

Pengujian peralatan

Kawalan Perubahan 8.5.6 -

Tindakan 10(ACTION)

Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian piagam pelanggan

Penilaian audit dalaman dan luaran

Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

Penambahbaikan 10.3 Semakan pelaksanaan proses kerja

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT

TIDAK AKUR TINDAKAN

PENCEGAHAN (sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)

1. Borang Aduan Kerosakan

Tindakan penyelesaian aduan kerosakan tidak dikemaskini

Status penyelesaian

aduan kerosakan tidak dikemaskini

Semakan dibuat oleh PTM/PPTM

Proses kemaskini dilaksanakan segera

2. Jadual Penyenggaraan Pencegahan Berkala

Pelaksanaan penyenggaraan pencegahan tidak dilaksanakan mengikut jadual

Semakan jadual penyenggaraan secara kerap

Proses penyenggaraan dilaksanakan segera

Page 18: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYENGGARAAN

SISTEM

MAKLUMAT

PS-14

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Keluaran 02

Mukasurat 16 /17

Tarikh 25-06-2018

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5

REKOD TEMPOH SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1. Borang Aduan Kerosakan 3 tahun Fail Borang Aduan

Kerosakan Am

2. Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-10)

3 tahun Fail Borang Aduan Kerosakan

Am

3. Jadual Pelaksanaan Penyenggaraan Berkala

1 tahun Fail Prosedur Manual Kualiti

Am

4. Borang Penyenggaraan Berkala

3 tahun Fail Laporan Penyenggaraan

Pencegahan Berkala Peralatan

ICT

Am

9. LAMPIRAN 8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) Lampiran 1 : PS-14(1)(25-06-18) Borang Aduan Kerosakan

2) Kew.Pa-10 Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan

3) Lampiran 3 : PS-14(3)(25-06-18) Jadual Pelaksanaan Penyenggaraan Berkala

4) Lampiran 4 : PS-14(4)(25-06-18) Borang Penyenggaraan Berkala

Page 19: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

MAKLUMAT TERKAWAL

PENYENGGARAAN

SISTEM

MAKLUMAT

PS-14

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Keluaran 02

Mukasurat 17 /17

Tarikh 25-06-2018

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa

kebenaran ketua organisasi. iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses

kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada:

a. E-Document b. Hardcopy

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50%

KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-2017

02 25-06-2018

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01. 1.2 Rujukan 2/17

P02. 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 3/17

P03. 5. P-D-C-A 14/17

Page 20: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

LAMPIRAN 1

UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT

BORANG ADUAN KEROSAKAN

SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015

BUTIRAN PENGADU

Nama

No. Telefon

Jabatan / Unit

Lokasi

BUTIRAN KEROSAKAN

Jenis / Model

No. Pendaftaran / No. Siri

Jenis Kerosakan

Tarikh Aduan

DIISI OLEH UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT

STATUS TINDAKAN *SEKIRANYA PENYENGGARAAN PEMBAIKAN OLEH SYARIKAT

*PENGESAHAN PENGELUARAN PERALATAN

Nama Pegawai Nama Syarikat

Tarikh Siasatan Aksesori Dikeluarkan

Tindakan Nama, Tanda Tangan & Cop

Status Selesai Pada Hari Sama Tarikh

Selepas 1 Hari *PENGESAHAN PENERIMAAN PERALATAN

Lebih 7 Hari Catatan

Tindakan-tindakan lain Pembaikan Oleh Syarikat

Cadangan Lupus

Catatan Nama, Tanda Tangan & Cop

Tarikh Dibaiki Tarikh

PENGESAHAN STATUS PENYENGGARAAN PEMBAIKAN

Diakui Siap Oleh Pengadu Disahkan Oleh

Nama & Tanda Tangan Nama & Tanda Tangan

Tarikh Tarikh

PS-14(1)(25-06-18)

Page 21: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

Pekeliling Perbendaharaan Malaysia AM 2.4 Lampiran B

KEW.PA-10

BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH

Bahagian I (Untuk diisi oleh Pengadu)

1. Jenis Aset :

2. Nombor Siri Pendaftaran Aset/ :

Komponen

3. Pengguna Terakhir :

4. Tarikh Kerosakan :

5. Perihal Kerosakan :

6. Nama Dan Jawatan :

7. Tarikh :

Bahagian II (Untuk diisi oleh Pegawai Aset/ Pegawai Teknikal)

8. Jumlah Kos Penyelenggaraan Terdahulu:

9. Anggaran Kos Penyelenggaraan :

10. Syor Dan Ulasan :

11. Nama Dan Jawatan :

12. Tarikh :

Bahagian III (Keputusan Ketua Jabatan/ Bahagian/ Seksyen/ Unit)

Diluluskan/ Tidak Diluluskan* Ulasan : ……………………………………………………………………………………………………………

………………………………………….

Tandatangan Nama: …………………………………

Jawatan:……………………………….

Tarikh:………………………………….

Nota: * Potong mana yang berkenaan

Page 22: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

LAMPIRAN 3

UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT

JADUAL PELAKSANAAN PENYENGGARAAN BERKALA

SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015

BULAN JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGO SEP OKT NOV DIS

ZON

ZON JABATAN

ZON UNIT

ZON MAKMAL

ZON KULIAH

ZON SERVER

KETERANGAN ZON : ZON JABATAN Semua Jabatan *

ZON UNIT Semua Unit *

ZON MAKMAL Semua Makmal Komputer

ZON KULIAH Semua Dewan & Bilik Kuliah

ZON SERVER Semua Server

* Tidak Termasuk Peralatan Sewaan

PS-14(3)(25-06-18)

Page 23: POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan tidak boleh baiki aset alih ya laksana tindakan penyenggaraan syarikat kemaskini status

LAMPIRAN 4

UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT

BORANG PENYENGGARAAN BERKALA

SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015

Tandakan ‘ / ’ pada ruang status bagi tindakan penyenggaraan yang dilaksanakan :

Di Senggara Oleh : Nama : ................................... ................................... Jawatan : Tarikh :

Di Semak Oleh : Nama : ................................... ................................... Jawatan : Tarikh :

PS-14(4)(25-06-18)

No. Pendaftaran Zon

No. Siri Jabatan / Unit

Jenis Nama Pengguna

Jenama / Model Lokasi

BIL.

TINDAKAN

STATUS

1. Scandisk / Defragment File

2. Check Visual / Monitor Display / LCD Display

3. Check Sound System

4. Check Operating System ( OS )

5. Check & Update Antivirus

6. Check Network Connection

7. Test Run

Catatan :