politeknik melaka kementerian pendidikan malaysia · terima aduan kerosakan kenalpasti kerosakan...
TRANSCRIPT
POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN
MALAYSIA
PROSES KERJA
PS-14
PENYENGGARAAN SISTEM MAKLUMAT
SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015
Disediakan oleh: Diluluskan oleh:
NAMA : HAIDAR NUR RIFHAN BINTI BASIR
Jawatan : Pegawai Teknologi Maklumat
Tarikh : 25 Jun 2018
NAMA : MOHD ARIFFIN BIN AMAN
Jawatan : Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)
Tarikh : 25 Jun 2018
MAKLUMAT TERKAWAL
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYENGGARAAN
SISTEM
MAKLUMAT
PS-14
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Keluaran 02
Mukasurat 1 /17
Tarikh 25-06-2018
KANDUNGAN HALAMAN
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2
1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2
1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 2
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3
1.5 Definisi ................................................................................................................ 3
1.6 Singkatan ............................................................................................................ 4
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 5
2.1 Penyenggaraan Pembaikan ................................................................................ 5
2.2 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar) .......................................... 6
2.3 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Pembekal) .................................. 7
2.4 Penyenggaraan Pencegahan Berkala (Peralatan Komputer) .............................. 8
3. SWIMLANE 4.4.1 .............................................................................................................. 9
3.1 Penyenggaraan Pembaikan ................................................................................ 9
3.2 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar) ........................................ 10
3.3 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Pembekal) ................................ 11
3.4 Penyenggaraan Penyenggaraan Pencegahan (Peralatan Komputer) ............... 12
4. PROSES KERJA 4.4.1 .................................................................................................... 13
4.1 Penyenggaraan Pembaikan .............................................................................. 13
4.2 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar) ........................................ 13
4.3 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Pembekal) ................................ 14
4.4 Penyenggaraan Pencegahan Berkala (Peralatan Komputer) ............................ 14
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ...................................................................................... 15
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 .......................................................................................... 15
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 ........................................................................ 155
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ................................................... 16
9. LAMPIRAN 8.5 .............................................................................................................. 16
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ...................................................................................... 17
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYENGGARAAN
SISTEM
MAKLUMAT
PS-14
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Keluaran 02
Mukasurat 2 /17
Tarikh 25-06-2018
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES
1.1 Maklumat Umum Proses
MAKLUMAT PENERANGAN
1) Objektif Prosedur ini adalah sebagai panduan bagi memastikan pengurusan penyenggaraan infrastruktur ICT dilaksanakan sepenuhnya supaya proses Pemberian Perkhidmatan Pendidikan berjalan dengan sempurna dan lancar.
2) Skop (key activities) a. Merancang Penyenggaraan Pembaikan b. Merancang Penyenggaraan Pencegahan Berkala c. Melaksana Penyenggaraan Pembaikan d. Melaksana Penyenggaraan Pencegahan Berkala
3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Semua aduan kerosakan disiasat b. Aduan kerosakan diselesaikan c. Status penyelesaian aduan kerosakan disahkan d. Penyenggaraan pencegahan dilaksanakan mengikut
jadual
4) Pemilik proses a. Pegawai Teknologi Maklumat
5) Pelanggan proses 5.2 a. Staf b. Pegawai Teknologi Maklumat c. Penolong Pegawai Teknologi Maklumat d. Juruteknik Komputer e. Pegawai Perolehan f. Penolong Pegawai Aset
6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Kementerian Pendidikan Tinggi b. Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti c. Politeknik Melaka d. Unit Teknologi Maklumat
1.2 Rujukan
RUJUKAN MAKLUMAT
Rujukan 7.5 (external references) a. Standard ISO 9001:2015
b. DKICT Jabatan Pendidikan Politeknik
Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja
b. Kalendar Akademik
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7
SUMBER-SUMBER PENERANGAN
Manusia 7.1.2 Pegawai Teknologi Maklumat
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
Juruteknik Komputer
Pegawai Perolehan Penolong Pegawai Aset
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYENGGARAAN
SISTEM
MAKLUMAT
PS-14
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Keluaran 02
Mukasurat 3 /17
Tarikh 25-06-2018
Pemilik Proses
Infrastruktur 7.1.3
Bangunan dan utility 7.1.3(a) Pejabat dan Ruang Kerja
Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Komputer dan printer
Sistem Aduan Kerosakan Online
Pengangkutan 7.1.3 © -
Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)
Kemudahan internet dan intranet
Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -
Bahan 7 Alat tulis
Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif
Pengetahuan 7.1.6 Kemahiran teknologi ICT Keperluan standard Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan
Kompetensi kakitangan 7.2 Kemahiran ICT Pernah mengikuti kursus berkaitan ICT
Lain-lain -
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4
Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima
1. Aduan Kerosakan (Online/Manual)
Pegawai/Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
1 hari Agihan Online/Manual
Juruteknik Komputer
2. Jadual Pelaksanaan Penyenggaraan Berkala
Pegawai/Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
Mengikut bulan
Cetakan Jadual Juruteknik Komputer
3. Borang Penyenggaraan Berkala
Juruteknik Komputer Mengikut tempoh jadual
Borang Bertulis Pegawai Teknologi Maklumat
4. Info / Pengumuman Penting
Pegawai/Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
Mengikut keperluan
Emel / Memo Staf
1.5 Definisi
PERKATAAN PENERANGAN
Pegawai Teknologi Maklumat Pegawai Teknologi Maklumat ialah pegawai yang dilantik untuk mengurus dan memantau urusan penyenggaraan teknologi maklumat yang melibatkan peralatan, perisian, sistem aplikasi dan rangkaian serta bertanggungjawab dalam pengurusan infrastruktur ICT
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat ialah pegawai yang membantu tugas-tugas PTM dan menguruskan serta melaksanakan urusan penyenggaraan serta bertanggungjawab dalam pengurusan infrastruktur ICT
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYENGGARAAN
SISTEM
MAKLUMAT
PS-14
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Keluaran 02
Mukasurat 4 /17
Tarikh 25-06-2018
Juruteknik Komputer Juruteknik Komputer yang melaksanakan kerja-kerja penyenggaraan peralatan, perisian, sistem aplikasi dan rangkaian
Pegawai Perolehan Pegawai Perolehan adalah pegawai yang dilantik bagi
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYENGGARAAN
SISTEM
MAKLUMAT
PS-14
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Keluaran 02
Mukasurat 5 /17
Tarikh 25-06-2018
menguruskan urusan perolehan bekalan atau perkhidmatan
daripada syarikat luar
Penolong Pegawai Aset Penolong Pegawai Aset adalah pegawai yang dilantik bagi menguruskan aset alih kerajaan PMK di jabatan/unit masing- masing
Penyenggaraan Pembaikan Penyenggaraan yang dilaksanakan ke atas peralatan ICT yang rosak dan penyenggaraan dilaksanakan berdasarkan aduan kerosakan yang diterima
Penyenggaraan Pencegahan Penyelenggaraan yang dilakukan ke atas peralatan tertentu mengikut jangkamasa seperti yang dicatatkan di dalam jadual pelaksanaan penyenggraan berkala
Syarikat Luar Syarikat Luar ialah syarikat yang syarikat yang telah dilantik oleh PMK melalui prosedur perolehan untuk membekal sebarang bentuk bekalan/perkhidmatan
Syarikat Pembekal Syarikat Pembekal ialah syarikat yang telah dilantik oleh KPT/PMK untuk membekalkan peralatan sewaan
1.6 Singkatan
SINGKATAN PENERANGAN
PTM Pengawai Teknologi Maklumat
PPTM Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
JK Juruteknik Komputer
PP Pegawai Perolehan
PPA Penolong Pegawai Aset
SL Syarikat Luar
SP Syarikat Pembekal
ICT Information Communications Technology
KPT Kementerian Pendidikan Tinggi
PMK Politeknik Melaka
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYENGGARAAN
SISTEM
MAKLUMAT
PS-14
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Keluaran 02
Mukasurat 6 /17
Tarikh 25-06-2018
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1
2.1 Penyenggaraan Pembaikan
SOURCE OF INPUTS
INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS
Staf
Aduan Kerosakan (Online/Manua l)
SERAH ADUAN
Agihan Aduan Kerosakan
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat/ Juruteknik Komputer
Pegawai / Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
Agihan Aduan Kerosakan
KENALPASTI KEROSAKAN
Peralatan
Rosak
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat/ Juruteknik Komputer
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik
Komputer
Peralatan Rosak
LAKSANA
SENGGARA PEMBAIKAN
Peralatan Boleh Dibaiki
Peralatan Tidak Boleh Dibaiki
Staf
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik
Komputer Staf
Peralatan Telah Dibaiki
SAH STATUS PEMBAIKAN
Borang
Aduan Kerosakan
Sistem Aduan Kerosakan
Staf Penolong
Pegawai Teknologi Maklumat
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYENGGARAAN
SISTEM
MAKLUMAT
PS-14
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Keluaran 02
Mukasurat 7 /17
Tarikh 25-06-2018
2.2 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar)
SOURCE OF INPUTS
INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS
Penolong
Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik
Komputer
Peralatan Rosak
MAKLUM STATUS
KEROSAKAN
Kew.Pa-10
Pegawai
Perolehan
Pegawai Perolehan
Peralatan
Rosak
PERIKSA
PERALATAN
Peralatan Boleh/Tidak Boleh Dibaiki
Syarikat Luar
Syarikat Luar
Peralatan Boleh Dibaiki
Sebut harga Nota minta
PROSES
PEROLEHAN
Pesanan Tempatan (LO)
Syarikat Luar
Syarikat Luar
Pesanan
Tempatan (LO) Peralatan
Boleh Dibaiki
LAKSANA SENGGARA PEMBAIKAN
Peralatan
Telah Dibaiki
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik Komputer
Pegawai Perolehan
Syarikat
Luar
Peralatan Tidak Boleh Dibaiki
SYOR PROSES PELUPUSAN
Senarai Peralatan Untuk Dilupuskan
Penolong Pegawai Aset
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik Komputer
Pegawai Perolehan
Peralatan
Telah Dibaiki
SAH STATUS PEMBAIKAN
Borang Aduan
Kerosakan Sistem Aduan
Kerosakan
Staf Penolong
Pegawai Teknologi Maklumat
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYENGGARAAN
SISTEM
MAKLUMAT
PS-14
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Keluaran 02
Mukasurat 8 /17
Tarikh 25-06-2018
2.3 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Pembekal)
SOURCE OF INPUTS
INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS
Penolong
Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik
Komputer
Peralatan Rosak
LAPOR ADUAN KEROSAKAN
Laporan
Kerosakan
Syarikat
Pembekal
Syarikat Pembekal
Peralatan
Rosak
PERIKSA
PERALATAN
Peralatan Boleh/Tidak Boleh Dibaiki
Syarikat Pembekal
Syarikat
Pembekal
Peralatan Boleh/Tidak Boleh Dibaiki
Alat ganti
LAKSANA
SENGGARA PEMBAIKAN
Peralatan
Telah Dibaiki
Juruteknik Komputer
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik
Komputer
Peralatan
Telah Dibaiki
HANTAR PERALATAN
Borang Aduan Kerosakan
Staf
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYENGGARAAN
SISTEM
MAKLUMAT
PS-14
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Keluaran 02
Mukasurat 9 /17
Tarikh 25-06-2018
2.4 Penyenggaraan Pencegahan Berkala (Peralatan Komputer)
SOURCE OF INPUTS
INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS
Penolong
Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik
Komputer
Jadual
Pelaksanaan Penyenggaraa n Pencegahan
LAKSANA
PENYENGGARA AN
PENCEGAHAN
Borang Penyenggara an Pencegahan
Peralatan Telah Di senggara
Peralatan Rosak
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik Komputer
Pegawai Teknologi Maklumat
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik Komputer
Peralatan
Rosak
LAKSANA PENYENGGARA AN PEMBAIKAN
Peralatan
Telah Dibaiki
Pegawai Teknologi Maklumat
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik Komputer
Borang Penyenggaraa n Pencegahan
SEMAK STATUS PENYENGGARA
AN
Borang
Penyenggara an Pencegahan
Pegawai
Teknologi Maklumat
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYENGGARAAN
SISTEM
MAKLUMAT
PS-14
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Keluaran 02
Mukasurat 10 /17
Tarikh 25-06-2018
3. SWIMLANE 4.4.1
3.1 Penyenggaraan Pembaikan
PEGAWAI/
PENOLONG PEGAWAI
TEKNOLOGI MAKLUMAT
STAF
PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT
/JURUTEKNIK KOMPUTER
TERIMA ADUAN
KEROSAKAN
KENALPASTI KEROSAKAN
TIDAK
BOLEH BAIKI
YA
LAKSANA TINDAKAN
PENYENGGARAAN
KEMASKINI
STATUS TINDAKAN
HANTAR PERALATAN
ASET ALIH
YA
LAKSANA TINDAKAN
PENYENGGA- RAAN DENGAN
SYARIKAT LUAR
TIDAK
LAKSANA TINDAKAN PENYENG- GARAAN DENGAN
SYARIKAT PEMBEKAL
KENAL PASTI
KEROSAKAN
TERIMA ADUAN KEROSAKAN
LAPOR ADUAN
SERAH ADUAN
KEROSAKAN
TERIMA
PERALATAN
TANDATANGAN PENGESAHAN
TANDATANGAN PERAKUAN
STATUS
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYENGGARAAN
SISTEM
MAKLUMAT
PS-14
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Keluaran 02
Mukasurat 10 /17
Tarikh 25-06-2018
3.2 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar)
PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT
/JURUTEKNIK KOMPUTER
PENOLONG PEGAWAI ASET
PEGAWAI
SYARIKAT LUAR PEROLEHAN
TIDAK
BOLEH BAIKI
YA
TIDAK
BOLEH GUNA
YA
MAKLUM STATUS PERALATAN
PROSES PEROLEHAN
HANTAR SEBUTHARGA
TERIMA LO & PERALATAN
ISI PENGESAHAN PENGELUARAN
PERALATAN
SENGGARA PERALATAN
PERIKSA PERALATAN
TERIMA PERALATAN
DIBAIKI
HANTAR PERALATAN
DIBAIKI
KEMASKINI STATUS
TINDAKAN KEMASKINI REKOD PENYENGGARAAN SERAH
PERALATAN
HANTAR PERALATAN
KEMASKINI PENGESAHAN PENERIMAAN PERALATAN
MAKLUM STATUS PEMERIKSAAN
SYOR PROSES PELUPUSAN
HUBUNGI SYARIKAT LUAR
PERIKSA PERALATAN
MAKLUM STATUS KEROSAKAN
SEDIA KEW.PA-10
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYENGGARAAN
SISTEM
MAKLUMAT
PS-14
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Keluaran 02
Mukasurat 11 /17
Tarikh 25-06-2018
3.3 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Pembekal)
BOLEH BAIKI
YA
TIDAK
YA
TIDAK BOLEH GUNA
SYARIKAT PEMBEKAL PENOLONG PEGAWAI
TEKNOLOGI MAKLUMAT
/JURUTEKNIK KOMPUTER
HANTAR PERALATAN
KEMASKINI STATUS TINDAKAN
PERIKSA PERALATAN
TUKAR ALAT GANTI
SENGGARA PERALATAN
PERIKSA PERALATAN
LAPOR ADUAN KEROSAKAN
TERIMA ADUAN KEROSAKAN
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYENGGARAAN
SISTEM
MAKLUMAT
PS-14
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Keluaran 02
Mukasurat 12 /17
Tarikh 25-06-2018
3.4 Penyenggaraan Penyenggaraan Pencegahan (Peralatan Komputer)
PEGAWAI TEKNOLOGI
MAKLUMAT PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT
/JURUTEKNIK KOMPUTER
SEMAK JADUAL PELAKSANAAN
PENYENGGARAAN PENCEGAHAN
LAKSANA TINDAKAN PENYENGGARAAN
PENCEGAHAN
PERIKSA PERALATAN
BOLEH GUNA
TIDAK YA
LAKSANA TINDAKAN CATAT STATUS PENYENGGARAAN TINDAKAN
PEMBAIKAN
SEMAK STATUS TINDAKAN
TANDATANGAN PENGESAHAN
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYENGGARAAN
SISTEM
MAKLUMAT
PS-14
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Keluaran 02
Mukasurat 13 /17
Tarikh 25-06-2018
4. PROSES KERJA 4.4.1
4.1 Penyenggaraan Pembaikan
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. Staf Lapor aduan kerosakan (Online/Manual)
2. PTM/PPTM Serah aduan kerosakan (Online/Manual)
3. PPTM/JK Kenalpasti kerosakan :
a. Boleh baiki – Laksana tindakan penyenggaraan
b. Tidak boleh baiki :
Aset Alih – Laksana Proses Kerja Penyenggaraan Pembaikan
(Syarikat Luar)
Peralatan Sewaan – Laksana Proses Kerja Penyenggaraan
Pembaikan (Syarikat Pembekal)
4. PPTM/JK Kemas kini status tindakan (Lampiran 1 : Borang Aduan Kerosakan)
5. PPTM/JK Hantar peralatan telah dibaiki
6. Staf Terima peralatan telah dibaiki
Sah status pembaikan
7. PTM/PPTM Sah status pembaikan
4.2 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar)
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. PPTM/JK Maklum status kerosakan
2. PP Sedia Kew.Pa-10 (Lampiran 2 : Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (Kew.Pa-10))
Hubungi syarikat luar
3. SL Periksa peralatan :
a. Boleh baiki - Hantar sebutharga
b. Tidak boleh baiki - Maklum status pemeriksaan
4. PP Laksana proses perolehan (Jika peralatan boleh dibaiki)
Maklum status pemeriksaan (Jika peralatan tidak boleh dibaiki)
5. PPA Syor proses pelupusan
Maklum status peralatan
6. SL Terima LO & peralatan
Isi pengesahan pengeluaran peralatan
(Lampiran 1 : Borang Aduan Kerosakan)
Laksana senggara pembaikan peralatan
Hantar peralatan telah dibaiki
7. PP Terima peralatan telah dibaiki
8. PPTM/JK Periksa peralatan telah dibaiki :
a. Boleh guna
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYENGGARAAN
SISTEM
MAKLUMAT
PS-14
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Keluaran 02
Mukasurat 14 /17
Tarikh 25-06-2018
Bil Tanggung jawab Tindakan
b. Tidak boleh guna
9. PP Kemaskini pengesahan penerimaan peralatan
(Lampiran 1 : Borang Aduan Kerosakan)
Serah peralatan telah dibaiki
10. PPA Kemaskini rekod penyenggaraan
a. Sistem Pengurusan Aset (SPA)
11. PPTM/JK Kemaskini status tindakan (Lampiran 1 : Borang Aduan Kerosakan)
Hantar peralatan telah dibaiki
4.3 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Pembekal)
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. PPTM/JK Lapor aduan kerosakan
2. SP Terima aduan kerosakan
Periksa peralatan
a. Boleh baiki - Laksana senggara peralatan
b. Tidak boleh baiki - Tukar alat ganti
3. PPTM/JK Periksa peralatan
a. Boleh guna
b. Tidak boleh guna
Kemaskini status tindakan (Lampiran 1 : Borang Aduan Kerosakan)
Hantar peralatan
4.4 Penyenggaraan Pencegahan Berkala (Peralatan Komputer)
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. PPTM/JK Semak jadual pelaksanaan penyenggaraan pencegahan
(Lampiran 3 : Jadual Pelaksanaan Penyenggaraan Berkala)
Laksana tindakan penyenggaraan pencegahan
Periksa peralatan :
a. Boleh guna – Catat status tindakan (Lampiran 4 : Borang Penyenggaraan Berkala)
b. Tidak boleh guna – Laksana tindakan penyenggaraan pembaikan
2. PTM Semak status tindakan
Sah pengesahan tindakan
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYENGGARAAN
SISTEM
MAKLUMAT
PS-14
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Keluaran 02
Mukasurat 15 /17
Tarikh 25-06-2018
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)
Perancangan 8.1 (P)
Output perancangan Jadual Penyenggaraan Pencegahan
Borang Penyenggaraan Berkala
Kelulusan perancangan Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)
Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)
Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada proses kerja
Penggunaan borang-borang seperti di lampiran
Pemantauan pegawai atasan
Kawalan Proses yang
disumber luar 8.4
Syarikat Luar
Syarikat Pembekal
Identifikasi dan
kemudahkesanan 8.5.2
Borang Aduan Kerosakan
Nama Pengadu
Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data Pengadu
Pemuliharaan 8.5.4 -
Khidmat selepas
perkhidmatan 8.5.5
Pengujian peralatan
Kawalan Perubahan 8.5.6 -
Tindakan 10(ACTION)
Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian piagam pelanggan
Penilaian audit dalaman dan luaran
Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan
Penambahbaikan 10.3 Semakan pelaksanaan proses kerja
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1
Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4
BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT
TIDAK AKUR TINDAKAN
PENCEGAHAN (sebelum berlaku)
TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)
1. Borang Aduan Kerosakan
Tindakan penyelesaian aduan kerosakan tidak dikemaskini
Status penyelesaian
aduan kerosakan tidak dikemaskini
Semakan dibuat oleh PTM/PPTM
Proses kemaskini dilaksanakan segera
2. Jadual Penyenggaraan Pencegahan Berkala
Pelaksanaan penyenggaraan pencegahan tidak dilaksanakan mengikut jadual
Semakan jadual penyenggaraan secara kerap
Proses penyenggaraan dilaksanakan segera
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYENGGARAAN
SISTEM
MAKLUMAT
PS-14
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Keluaran 02
Mukasurat 16 /17
Tarikh 25-06-2018
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5
REKOD TEMPOH SIMPANAN
TEMPAT SIMPANAN
KATEGORI
1. Borang Aduan Kerosakan 3 tahun Fail Borang Aduan
Kerosakan Am
2. Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-10)
3 tahun Fail Borang Aduan Kerosakan
Am
3. Jadual Pelaksanaan Penyenggaraan Berkala
1 tahun Fail Prosedur Manual Kualiti
Am
4. Borang Penyenggaraan Berkala
3 tahun Fail Laporan Penyenggaraan
Pencegahan Berkala Peralatan
ICT
Am
9. LAMPIRAN 8.5
RUJUKAN NAMA LAMPIRAN
1) Lampiran 1 : PS-14(1)(25-06-18) Borang Aduan Kerosakan
2) Kew.Pa-10 Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan
3) Lampiran 3 : PS-14(3)(25-06-18) Jadual Pelaksanaan Penyenggaraan Berkala
4) Lampiran 4 : PS-14(4)(25-06-18) Borang Penyenggaraan Berkala
MAKLUMAT TERKAWAL
PENYENGGARAAN
SISTEM
MAKLUMAT
PS-14
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Keluaran 02
Mukasurat 17 /17
Tarikh 25-06-2018
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5
KAWALAN MAKLUMAT
i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa
kebenaran ketua organisasi. iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses
kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada:
a. E-Document b. Hardcopy
vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.
vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50%
KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:
KELUARAN TARIKH KUATKUASA
01 08-09-2017
02 25-06-2018
PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN
P01. 1.2 Rujukan 2/17
P02. 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 3/17
P03. 5. P-D-C-A 14/17
LAMPIRAN 1
UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT
BORANG ADUAN KEROSAKAN
SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015
BUTIRAN PENGADU
Nama
No. Telefon
Jabatan / Unit
Lokasi
BUTIRAN KEROSAKAN
Jenis / Model
No. Pendaftaran / No. Siri
Jenis Kerosakan
Tarikh Aduan
DIISI OLEH UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT
STATUS TINDAKAN *SEKIRANYA PENYENGGARAAN PEMBAIKAN OLEH SYARIKAT
*PENGESAHAN PENGELUARAN PERALATAN
Nama Pegawai Nama Syarikat
Tarikh Siasatan Aksesori Dikeluarkan
Tindakan Nama, Tanda Tangan & Cop
Status Selesai Pada Hari Sama Tarikh
Selepas 1 Hari *PENGESAHAN PENERIMAAN PERALATAN
Lebih 7 Hari Catatan
Tindakan-tindakan lain Pembaikan Oleh Syarikat
Cadangan Lupus
Catatan Nama, Tanda Tangan & Cop
Tarikh Dibaiki Tarikh
PENGESAHAN STATUS PENYENGGARAAN PEMBAIKAN
Diakui Siap Oleh Pengadu Disahkan Oleh
Nama & Tanda Tangan Nama & Tanda Tangan
Tarikh Tarikh
PS-14(1)(25-06-18)
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia AM 2.4 Lampiran B
KEW.PA-10
BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH
Bahagian I (Untuk diisi oleh Pengadu)
1. Jenis Aset :
2. Nombor Siri Pendaftaran Aset/ :
Komponen
3. Pengguna Terakhir :
4. Tarikh Kerosakan :
5. Perihal Kerosakan :
6. Nama Dan Jawatan :
7. Tarikh :
Bahagian II (Untuk diisi oleh Pegawai Aset/ Pegawai Teknikal)
8. Jumlah Kos Penyelenggaraan Terdahulu:
9. Anggaran Kos Penyelenggaraan :
10. Syor Dan Ulasan :
11. Nama Dan Jawatan :
12. Tarikh :
Bahagian III (Keputusan Ketua Jabatan/ Bahagian/ Seksyen/ Unit)
Diluluskan/ Tidak Diluluskan* Ulasan : ……………………………………………………………………………………………………………
………………………………………….
Tandatangan Nama: …………………………………
Jawatan:……………………………….
Tarikh:………………………………….
Nota: * Potong mana yang berkenaan
LAMPIRAN 3
UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT
JADUAL PELAKSANAAN PENYENGGARAAN BERKALA
SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015
BULAN JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGO SEP OKT NOV DIS
ZON
ZON JABATAN
ZON UNIT
ZON MAKMAL
ZON KULIAH
ZON SERVER
KETERANGAN ZON : ZON JABATAN Semua Jabatan *
ZON UNIT Semua Unit *
ZON MAKMAL Semua Makmal Komputer
ZON KULIAH Semua Dewan & Bilik Kuliah
ZON SERVER Semua Server
* Tidak Termasuk Peralatan Sewaan
PS-14(3)(25-06-18)
LAMPIRAN 4
UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT
BORANG PENYENGGARAAN BERKALA
SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015
Tandakan ‘ / ’ pada ruang status bagi tindakan penyenggaraan yang dilaksanakan :
Di Senggara Oleh : Nama : ................................... ................................... Jawatan : Tarikh :
Di Semak Oleh : Nama : ................................... ................................... Jawatan : Tarikh :
PS-14(4)(25-06-18)
No. Pendaftaran Zon
No. Siri Jabatan / Unit
Jenis Nama Pengguna
Jenama / Model Lokasi
BIL.
TINDAKAN
STATUS
1. Scandisk / Defragment File
2. Check Visual / Monitor Display / LCD Display
3. Check Sound System
4. Check Operating System ( OS )
5. Check & Update Antivirus
6. Check Network Connection
7. Test Run
Catatan :