perkhidmatan utama halaman: 1/14 siswazah no. …reg.upm.edu.my/spk_upm/pu-s-web/2.2.1...

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P016

Halaman: 1/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGURUSAN BIASISWA/BANTUAN KEWANGAN

PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 03/01/2011

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan proses pengurusan biasiswa/bantuan kewangan kepada pelajar siswazah Universiti Putra Malaysia (UPM).

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi proses pengurusan biasiswa/bantuan kewangan pengajian siswazah yang merangkumi permohonan, pentadbiran dan pelanjutan biasiswa/bantuan kewangan serta pemantauan prestasi pemegang biasiswa.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

UPM/PU/S/AK05/01 Arahan Kerja Penawaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah

UPM/PU/S/AK05/02 Arahan Kerja Pengurusan Permohonan Sambungan Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah

UPM/PU/S/AK05/03 Arahan Kerja Menahan Pembayaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah

UPM/PU/S/AK05/04 Arahan Kerja Menamatkan Pembayaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah

PU/S/M01 i-GIMS Manual



Halaman: 2/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 03/01/2011

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

GRA : Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah GRF : Fellowship Penyelidik Siswazah i-GIMS : Internet Graduate Information Management System JKPBPS : Jawatankuasa Pemilih Biasiswa Pengajian Siswazah,

UPM J/K : Jawatankuasa KPP : Ketua Penolong Pendaftar NSF : National Science Fellowship PASCA : Biasiswa Skim Pasca Siswazah PGD : Skim Biasiswa Penyelidikan Pasca Siswazah PS : Pengajian Siswazah PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah S-GRA : Elaun Penyelidikan Siswazah Khas TD : Timbalan Dekan TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TP : Timbalan Pendaftar TWP : Timbalan Wakil Pengurusan WP : Wakil Pengurusan

5.0 TANGGUNGJAWAB

5.1 Dekan, TD, TP, KPP dan PT Unit Biasiswa bertanggungjawab memastikan prosedur pengurusan biasiswa/bantuan kewangan pengajian siswazah ini dilaksanakan.

5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pengurusan biasiswa/bantuan

kewangan pengajian siswazah juga perlu mematuhi prosedur ini.



Halaman: 3/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 03/01/2011

6.0 CARTA ALIR

Mula

Hebahkan Maklumat

Penawaran

Terima dan Semak

Permohonan

7.1

Lengkap/Penuhi

Syarat?

Mesyuarat JKPBPS

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6

7.7

Lulus?

Keluarkan Surat

Tawaran/Kelulusan

Permohonan

Ya

Pelajar Terima

Tawaran?

Tidak

Tidak

7.8

7.9

7.12

Saringan dan Sokongan

PTJ

Sediakan Laporan dan

Hantar kepada

Bendahari

Pantau Status

Pengajian Penerima

Tamat

7.10

7.11

Ya

Tidak



Halaman: 4/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 03/01/2011

7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Hebahkan Maklumat Penawaran

7.2.1 Paparkan makluman kepada Fakulti/

Institut/Sekolah/pelajar dalam laman web SPS.

7.2.2 Edarkan borang permohonan (jika berkenaan). Nota:

Bagi biasiswa/bantuan kewangan daripada penaja luar, hebahan maklumat dibuat dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas menerima maklumat daripada penaja.

Rujuk:

Arahan Kerja Penawaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/01)

PT/PTO SPS

PTO SPS

7.3 Terima dan Semak Permohonan

7.3.1 Terima dan semak borang permohonan baharu

biasiswa/bantuan kewangan jika perlu mendapatkan kelulusan JKPBPS.

PTO SPS



Halaman: 5/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 03/01/2011

Rujuk:


7.3.2 Terima dan semak borang permohonan

sambungan (GRA dan S-GRA).

Rujuk:

Arahan Kerja Pengurusan Permohonan Sambungan Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/02)

PTO SPS

7.4 Lengkap/Penuhi Syarat?

7.4.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.5.

7.4.2 Jika Tidak, proses tamat.

7.5 Saringan dan Sokongan PTJ

7.5.1 Majukan borang permohonan yang lengkap

kepada PTJ untuk saringan dan sokongan.

7.5.2 Kemukakan keputusan saringan permohonan kepada SPS dalam tempoh 14 hari bekerja.

Dekan Fakulti/Sekolah/ Pengarah Institut

PT/PTO

Fakulti/Institut/ Sekolah

7.6 Mesyuarat JKPBPS

7.6.1 Aturkan Mesyuarat JKPBPS dalam tempoh 45

hari bekerja selepas tarikh tutup permohonan (jika berkaitan).

PT/PTO SPS



Halaman: 6/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 03/01/2011

7.6.2 Timbang dan putuskan permohonan yang telah disokong oleh PTJ.

JKPBPS

Rujuk:


7.7 Lulus?

7.7.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.8.

7.7.2 Jika Tidak, maklumkan kepada pemohon dan

proses tamat.

PT/PTO SPS

7.8 Keluarkan Surat Tawaran/Kelulusan Permohonan

7.8.1 Bagi permohonan baharu, keluarkan dan hantar

surat tawaran berserta pakej tawaran (jika ada) dan ikut Langkah 7.9.

7.8.2 Bagi permohonan sambungan, keluarkan surat kelulusan permohonan biasiswa/bantuan kewangan kepada pemohon dan ikut Langkah 7.12.

PT/PTO SPS

PT/PTO SPS

Rujuk:




Halaman: 7/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 03/01/2011

7.9 Pelajar Terima Tawaran? 7.9.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.10.

7.9.2 Jika Tidak, proses dianggap tamat.

7.10 Sediakan Laporan dan Hantar kepada Bendahari

7.10.1 Sediakan laporan berikut untuk dihantar kepada

pihak Bendahari:

a) Laporan Penyata Arahan Bayaran; b) Laporan Senarai Nama Pelajar Yang

Menerima Tawaran. Rujuk:


PT/PTO SPS

7.11 Pantau Status Pengajian Penerima

7.11.1 Pantau status pelajar sepanjang tempoh

pembiayaan dan ambil tindakan yang bersesuaian (jika perlu).

7.11.2 Pastikan pelajar memenuhi syarat kontrak sebelum bergraduat (jika berkaitan).

7.11.3 Sediakan Laporan Tahunan dan majukan kepada pihak penaja (jika berkaitan).

PT/PTO SPS

PT/PTO SPS

PT/PTO SPS



Halaman: 8/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 03/01/2011

Rujuk:


Arahan Kerja Menahan Pembayaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/03)

Arahan Kerja Menamatkan Pembayaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/04)

7.12 Tamat

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1.

UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar

Borang Permohonan Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah (PU/S/BR05/GS-18a) [jika berkaitan].

Borang Penilaian Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah (PU/S/BR05/GS-18b) [jika berkaitan].

Surat Tawaran Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah (Baharu/Sambung) [jika berkaitan].

Borang Permohonan Elaun Penyelidikan Siswazah Khas (PU/S/BR05/GS-19a)/Borang Permohonan Sambungan Elaun

PTO SPS PTO SPS Bilik Fail Pelajar, SPS

Kekal

TNCAA/ TWP



Halaman: 9/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 03/01/2011

Penyelidikan Siswazah Khas (PU/S/BR05/GS-19b) [jika berkaitan].

Surat Tawaran Elaun Penyelidikan Siswazah Khas (Baharu/Sambung) [jika berkaitan].

Borang Permohonan Fellowship Penyelidik Siswazah (PU/S/BR05/GS-44) [jika berkaitan].

Surat Tawaran Fellowship Penyelidik Siswazah [jika berkaitan].

Borang Permohonan Biasiswa Naib Canselor, UPM [jika berkaitan].

Surat Tawaran Biasiswa Naib Canselor, UPM [jika berkaitan].

Borang Permohonan Skim Biasiswa Penyelidikan Pasca Siswazah (PGD) [jika berkaitan].

Surat Tawaran Skim Biasiswa Penyelidikan Pasca Siswazah (PGD) [jika berkaitan].

Borang Permohonan Biasiswa Siswazah (Skim Pasca Siswazah) (PU/S/BR05/GS-20) [jika berkaitan].

Surat Tawaran Biasiswa Siswazah (Skim Pasca Siswazah) [jika berkaitan].

Surat Jawapan Tawaran [jika berkaitan].

Borang Perjanjian [jika berkaitan].

Salinan surat menyurat yang berkaitan dengan biasiswa/bantuan kewangan [jika berkaitan].

Lain-lain Urusan (Pembatalan/ Perubahan Kadar Elaun)



Halaman: 10/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 03/01/2011

[jika berkaitan].

2. UPM/600-12/2/1 Urusan Am Biasiswa

Urusan am biasiswa.

PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa

7 Tahun

Dekan SPS

3. UPM/600-12/2/1/2 Iklan Biasiswa

Iklan.


7 Tahun

Dekan SPS

4. UPM/600-12/2/1/3 Statistik Biasiswa


7 Tahun

Dekan SPS

5. UPM/600-12/2/1/4 Senarai Penerima Biasiswa

Penerima biasiswa.


7 Tahun

Dekan SPS

6. UPM/600-9/27 Mesyuarat J/K Pemilihan Biasiswa Pengajian Siswazah, UPM (JKPBPS) dan Minit Mesyuarat

Surat menyurat.

Kertas dan Minit Mesyuarat.


Kekal

Dekan SPS

7. UPM/600-12/2/2 Surat Menyurat Dengan Bendahari GRA

Surat menyurat dengan Bendahari.


7 Tahun

Dekan SPS

8. UPM/600-12/2/2/1 Maklumat Bantuan Pengajaran GRA

PT/PTO SPS

PT/PTO SPS

Unit Biasiswa

Dekan SPS



Halaman: 11/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 03/01/2011

Maklumat Bantuan Pengajaran. 7 Tahun

9. UPM/600-12/2/2/2

Pecah Kontrak GRA

Dokumen Pecah kontrak.


7 Tahun

Dekan SPS

10. UPM/600-12/2/2/3 Lain-lain Urusan GRA

Lain-lain urusan.


7 Tahun

Dekan SPS

11. UPM/600-12/2/3 Surat Menyurat Dengan Bendahari S-GRA

Surat menyurat dengan Bendahari.


7 Tahun

Dekan SPS

12. UPM/600-12/2/3/1 Lain-lain Urusan S-GRA

Lain-lain urusan.


7 Tahun

Dekan SPS

13. UPM/600-12/2/4

Surat Menyurat Dengan Penaja National Science Fellowship

Surat-menyurat NSF.


7 Tahun

Dekan SPS

14. UPM/600-12/2/4/1

Laporan Kepada Penaja NSF

Laporan NSF.


7 Tahun

Dekan SPS

15. UPM/600-12/2/4/2

Lain-lain Urusan NSF


Dekan SPS



Halaman: 12/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 03/01/2011

Lain-lain urusan. 7 Tahun

16. UPM/600-12/2/5 Surat Menyurat Dengan Bendahari Biasiswa Naib Canselor UPM

Surat-menyurat dengan Bendahari.


7 Tahun

Dekan SPS

17. UPM/600-12/2/5/1

Pecah Kontrak Biasiswa Naib Canselor UPM



7 Tahun

Dekan SPS

18. UPM/600-12/2/5/2

Lain-lain Urusan Biasiswa Naib Canselor UPM

Lain-lain urusan.


7 Tahun

Dekan SPS

19. UPM/600-12/2/6 Surat Menyurat Dengan Penaja Post Graduate Degree (PGD)

Surat-menyurat PGD.


7 Tahun

Dekan SPS

20. UPM/600-12/2/6/1 Surat Menyurat Dengan Bendahari PGD



7 Tahun

Dekan SPS

21. UPM/600-12/2/6/2 Pecah Kontrak PGD


7 Tahun

Dekan SPS



Halaman: 13/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 03/01/2011


22. UPM/600-12/2/6/3

Lain-lain Urusan PGD

Lain-lain urusan.


7 Tahun

Dekan SPS

23. UPM/600-12/2/7

Surat Menyurat Dengan Bendahari GRF



7 Tahun

Dekan SPS

24. UPM/600-12/2/7/1

Maklumat Bantuan Pengajaran GRF

Maklumat Bantuan Pengajaran.


7 Tahun

Dekan SPS

25. UPM/600-12/2/7/2 Rekod Kehadiran ke Kampus GRF

Rekod kehadiran.


7 Tahun

Dekan SPS

26. UPM/600-12/2/7/3

Pecah Kontrak/Pindah Kontrak GRF

Dokumen Pecah kontrak/Pindah kontrak.


7 Tahun

Dekan SPS

27. UPM/600-12/2/7/4

Lain-lain Urusan GRF

Lain-lain urusan.


7 Tahun

Dekan SPS

28. UPM/600-12/2/1/6

Surat Panggilan Sebagai Panel Temuduga


Dekan SPS



Halaman: 14/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 03/01/2011

Surat panggilan panel temuduga. 7 Tahun

29. UPM/600-12/2/1/7 Kertas Temuduga Biasiswa

Kertas temuduga.


7 Tahun

Dekan SPS

30. UPM/600-12/2/1/8 Minit Temuduga Biasiswa Untuk Disahkan dan Pengesahan Minit Temuduga Biasiswa

Minit temuduga.


7 Tahun

Dekan SPS

31. UPM/(Kod PTJ)/600-12/2/1/1 Fail Biasiswa

Iklan Biasiswa.

Rekod kehadiran ke Kampus.

Maklumat Bantuan Pengajaran.

Senarai Penerima Biasiswa.

PTO GSM/PTJ PTO GSM/PTJ Bilik Fail GSM/Fakulti/

Institut

3 Tahun

Dekan Fakulti/

Pengarah Institut

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan

Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011

perkhidmatan utama halaman: 1/14 siswazah no. …reg.upm.edu.my/spk_upm/pu-s-web/2.2.1...

Documents