perkara muka surat · 2021. 1. 7. · perkara muka surat 5.20. perolehan bekalan, perkhidmatan dan...

Arkib Negara Malaysia

PERKARA MUKA SURAT

1. Prakata i

2. NotaPenjelasan ii

3. PengenalanJadual iii-vi

3.1. Tujuan 3.2. Skop 3.3. PengecualianPemakaianJadual 3.4. KajianSemulaJadual 3.5. TanggungjawabPegawaiPengawal 3.6. Tafsiran/Definisi 3.6.1.JadualPelupusanRekodKewangandanPerakaunan 3.6.2.TajukSiri 3.6.3.PerihalRekod 3.6.4.TamatTindakan 3.6.5.TindakanPelupusan 3.6.6.Pelupusan 3.6.7.Pemusnahan

4. TatacaraPelupusanRekodKewangandanPerakaunan vii-x 4.1. PermohonanPelupusanSecaraPemusnahanBagi Kumpulan1–RekodKewangandanPerakaunan 4.2. PermohonanPelupusanSecaraPemusnahanBagi Kumpulan2–RekodAmKewangandanPerakaunan 4.3. KaedahPemusnahanRekod 4.4. PermohonanPelupusanRekodSecaraPemindahan 4.5. KaedahPemindahanRekod

5. JadualPelupusanRekodKewangandanPerakaunan Kumpulan 1 : Rekod Kewangan dan Perakaunan 5.1. LejardanRekodKhas 1-2 5.2. LejardanRekodPerakaunanUtamaPerbendaharaan,Buku 2-12 Tunai,JurnalBesar,RingkasandanLejarKecil 5.3. SistemPerakaunan 5.3.1.SistemManual 12-19 5.3.2.SistemElektronik 19-20 5.4. PenyataPemungutTermasukResitRasmiPendua 20-21 5.5. BukuWangTunaiHarian,BukuBayaranPosdansebagainya 22 5.6. PenduaatauKaunterfoildalambentukbuku 22 5.7. LaporanatauSenaraiKecilKomputerataumaklumat 22-42 berkenaanyangdirekoddandisimpansecaramikrografikatau mediaelektronik 5.8. AsetdanInventori 42-43

KANDUNGAN


PERKARA MUKA SURAT Kumpulan 2 : Rekod Am Kewangan dan Perakaunan 5.9. Akaun 5.9.1.AcaraPerakaunan 44 5.9.2.AkaunAntaraJabatan 44 5.9.3.AkaunDeposit 44 5.9.4.AkaunTerimaan 44 5.9.5.AkaunPendahuluan 45 5.9.6.AkaunPanjar 45 5.9.7.PenutupanAkaun 45 5.9.8.AkaunAwam 45 5.9.9.JawatankuasaPengurusanKewangandanAkaun 46 5.10. SistemAplikasi 5.10.1.SistemPerakaunanBerkomputer 46 5.10.2.SistemPerolehanBerkomputer 46 5.11. Audit 5.11.1.JawatankuasaAudit 46 5.11.2.Pemerhatian/PertanyaanAudit 47 5.12. Bank 5.12.1.AkaunBank 47 5.13. Bayaran 5.13.1.UrusanEmolumen 47 5.13.2.BayaranPerbelanjaandibawahAP58(a)dan59 47 5.12.3.AkaunPukal 48

5.14. Bajet 5.14.1.BajetMengurus 48 5.14.2.BajetPembangunan 48 5.14.3.WaranPeruntukanMengurus/Pembangunan 49 5.15. BonPelaksanaan 49 5.16. UrusanCek 49 5.17. Aset 5.17.1.UrusanAsetdanInventori 49 5.18. KumpulanWangDisatukan 5.18.1.AkaunHasil 50 5.18.2.AkaunAmanah 50 5.18.3.AkaunPinjaman 51 5.19. PenurunanKuasa 5.19.1.AP11danAP69 51 5.19.2.SuratKuasaMenandatanganiDokumenKontrak 51


PERKARA MUKA SURAT

5.20. PerolehanBekalan,PerkhidmatandanKerja 5.20.1.PembelianTerus 52 5.20.2.Sebutharga 52 5.20.3.JawatankuasaSebutharga 52 5.20.4.Tender 52 5.20.5.JawatankuasaTender 53 5.20.6.LembagaPerolehan 53 5.20.7.KontrakPusat 53 5.20.8.PembelianDarurat 53 5.20.9.PembelianGotong-Royongdanlain-lainjenis 54 pembeliansepertiundian,pusingandansebagainya 5.21. YuranKeahlian 546. Lampiran

Lampiran1:BorangPermohonanBagiPemusnahan 55 RekodKewangandanPerakaunan (Kewangan-Arkib4/08)

Lampiran2:BorangPenentusahanPemusnahanRekod 56 KewangandanPerakaunan (Kewangan-Arkib13/08)

Lampiran3:BorangPermohonanBagiPemindahan 57 RekodAwam(Arkib11/08)

Lampiran4:CartaAliranPelupusanRekodKewangan 58 danPerakaunan Lampiran5:CartaAliranPelupusanRekodAmKewangandan 59 Perakaunan

�


1. PRAKATA

Rekod kewangan dan perakaunan yang terdapat d� Kementer�an, Jabatan dan Agens� Kerajaan adalah dalam pelbaga� jen�s dan med�a. Jumlah rekod-rekod �n� sent�asa bertambah d�sebabkan pen�ngkatan akt�v�t� dan transaks� kewangan dan perakaunan kerajaan yang d�laksanakan secara konvens�onal dan elektron�k melalu� s�stem apl�kas� kewangan dan perakaunan.

Rekod �n� perlu d�s�mpan untuk tempoh waktu yang tertentu bag� keperluan perakaunan, pengaud�tan dan mematuh� peraturan dan perundangan berka�tan dengan pengurusannya. Keperluan peny�mpanan �n� memerlukan ruang s�mpanan tambahan serta kaedah pelupusan yang cekap dan teratur. Oleh yang dem�k�an, Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan perlu d�sed�akan bag� menetapkan tempoh peny�mpanan rekod serta penetapan t�ndakan pelupusannya.

Bag� tujuan �n�, Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan �n� telah d�sed�akan oleh Jawatankuasa Penyed�aan Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan yang d�anggota� oleh pegawa�-pegawa� dar�pada Ark�b Negara; Bahag�an Pengurusan Aud�t Dalam, Jabatan Akauntan Negara; Bahag�an Kh�dmat Nas�hat Pengurusan Kewangan, Kementer�an Kewangan Malays�a; Jabatan Aud�t Negara dan Bahag�an S�asatan, Badan Pencegah Rasuah. Tanpa pengl�batan dan kerjasama yang erat �n�, saya percaya jadual yang komprehens�f �n� t�dak dapat d�sed�akan dengan sempurna.

Saya mengucapkan tahn�ah dan syabas kepada semua p�hak yang terl�bat dalam penyed�aan Jadual �n�. Dengan terhas�lnya Jadual �n�, satu kaedah pelupusan rekod yang efekt�f dapat d�sed�akan untuk pelupusan hamp�r keseluruhan rekod kewangan dan perakaunan. Adalah menjad� harapan saya, Jadual Pelupusan Rekod �n� d�gunakan supaya rekod yang telah tamat t�ndakan dapat d�musnahkan dengan segera manakala yang bern�la� kekal atau mas�h pent�ng bag� pentadb�ran jabatan d�s�mpan dan d�kendal�kan dengan ba�k. Penggunaan Jadual Pelupusan Rekod �n� juga akan men�ngkatkan kecekapan Penyampaian Perkhidmatan bag� urusan kewangan dan perakaunan d� Kementer�an, Jabatan dan Agens� Kerajaan d� Malays�a.

SIDEK BIN JAMILKetua PengarahArkib Negara Malaysia

November 2008

��


2. NOTA PENJELASAN

Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan adalah satu jadual yang umum (generic) bag� pelupusan rekod kewangan dan perakaunan d� semua Kementer�an, Jabatan dan Agens� Kerajaan d� seluruh Malays�a. Jadual �n� d�sed�akan untuk memudahkan dan menyelaras pelupusan rekod kewangan dan perakaunan. Jadual �n� mengamb�lk�ra peraturan-peraturan dan keperluan-keperluan ber�kut:

(�) Akta Ark�b Negara 2003 [Akta 629]; (��) Arahan Perbendaharaan (AP) 150 - Surat Pekel�l�ng Perbendaharaan B�l. 4 Tahun 2007; (��) Keperluan pengaud�tan Jabatan Aud�t Negara; dan(�v) Keperluan s�asatan Badan Pencegah Rasuah.

Jadual �n� mel�put� dua (2) kumpulan Rekod Kewangan dan Perakaunan :

Kumpulan 1: Rekod Kewangan dan Perakaunan adalah rekod awam yang d�wujudkan dan d�ter�ma, has�l dar�pada transaks� dan pelaksanaan akt�v�t� pengurusan kewangan dan perakaunan Kementer�an, Jabatan dan Agens� Kerajaan dalam pelbaga� bentuk atau med�a. Kumpulan �n� mel�put� lapan (8) tajuk s�r� utama.

Kumpulan 2: Rekod Am Kewangan dan Perakaunan adalah rekod awam yang d�wujudkan dan d�ter�ma untuk menyokong transaks� pengurusan kewangan dan perakaunan Kementer�an, Jabatan dan Agens� Kerajaan dalam pelbaga� bentuk atau med�a. Kumpulan �n� mel�put� t�ga belas (13) tajuk s�r� utama.

Jadual �n� telah d�kemukakan oleh Jawatankuasa Penyed�aan Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan untuk kelulusan Ketua Pengarah, Ark�b Negara, dan d�luluskan pada 27 Disember 2007 selaras dengan Seksyen 27 (2), Akta Ark�b Negara 2003 (Akta 629).

��


3. PENGENALAN JADUAL

3.1. Tujuan

Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan �n� adalah untuk menetapkan tempoh s�mpanan rekod kewangan dan perakaunan sebelum d�lupuskan secara pemusnahan atau pem�ndahan ke Ark�b Negara setelah tamat t�ndakan. Oleh �tu Kementer�an, Jabatan dan Agens� Kerajaan hendaklah memohon pelupusan bag� rekod yang telah tamat t�ndakan dan mematuh� tempoh s�mpanan yang d�tetapkan

3.2. Skop

Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan �n� hendaklah d�gunapaka� oleh Kementer�an, Jabatan dan Agens� Kerajaan. Ianya mel�put� semua rekod- rekod kewangan dan perakaunan yang d�wujudkan secara konvens�onal atau secara elektron�k dalam apa jua bentuk dan med�a.

3.3. Pengecualian Pemakaian Jadual

3.3.1. Jadual �n� t�dak terpaka� bag� pelupusan:

(�) Rekod kewangan fungsian yang mengawalsel�a urusan kewangan, perakaunan dan penyel�aan projek-projek pembangunan jabatan la�n; dan

(��) Rekod Kewangan dan Perakaunan serta Rekod Am Kewangan dan Perakaunan yang d�wujudkan pada dan sebelum 31 D�sember 1948 d� Kementer�an, Jabatan dan Agens� d� Semenanjung Malays�a, serta bertar�kh pada dan sebelum 30 September 1963 bag� rekod-rekod Persekutuan d� Sabah dan Sarawak. Rekod-rekod �n� hendaklah d�s�mpan kekal d� Ark�b Negara (�bu pejabat) atau Ark�b Negara Cawangan Neger� selaras dengan keputusan yang d�buat oleh Lembaga Penas�hat Ark�b Negara pada 15 November 1974 (M�n�t Mesyuarat Ketujuh Lembaga Penas�hat Ark�b Negara).

3.4. Kajian Semula Jadual

Jadual �n� boleh d�kaj� semula dan d�kemask�n� apab�la t�mbul keperluan. Sebarang p�ndaan kepada Jadual �n� hendaklah d�rujuk semula kepada Jawatankuasa Penyed�aan Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan.

�v


3.5. Tanggungjawab Pegawai Pengawal

Pegawa� Pengawal adalah bertanggungjawab terhadap permohonan pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan serta Rekod Am Kewangan dan Perakaunan yang telah tamat t�ndakan dan mematuh� tempoh s�mpanan yang d�tetapkan dalam Jadual.

3.6. Tafsiran/Definisi

3.6.1 Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan

Jadual Pelupusan Rekod bermaksud Jadual yang mengenalpast� rekod yang mempunya� n�la� ark�b untuk d�pel�hara dan membenarkan pemusnahan rekod yang t�nggal selepas luput tempoh pengekalan yang d�tentukan [Seksyen 27(3), Akta Ark�b Negara 2003].

3.6.2 Tajuk Siri

Merujuk kepada buku atau rekod yang berka�tan dengan sesuatu fungs� atau akt�v�t� pengurusan kewangan dan perakaunan dalam pelbaga� format/bentuk.

3.6.3. Perihal Rekod

Per�hal rekod merujuk kepada kod dan nombor borang, buku, laporan atau penjelasan r�ngkas tentang �s� kandungan, konteks pewujudan dan s�fat s�r� rekod. Per�hal rekod �n� juga merujuk kepada pewujudannya dar� seg� perundangan dan peraturan kewangan dan perakaunan yang d�gunapaka� oleh Kementer�an, Jabatan dan Agens� Kerajaan.

3.6.4. Tamat Tindakan

Penetapan yang menjelaskan penyelesa�an segala urusan atau t�ada t�ndakan lanjut d�kehendak� d�amb�l tentang rekod tersebut. Dalam jadual �n�, tamat t�ndakan merujuk kepada segala t�ndakan telah selesa� yang bermaksud sama ada:

(�) Penyelesa�an akh�r segala urusan; (��) Penutupan akaun terakh�r; (iii) Telahselesaikerjapenyalinan(mikrofilemdsb);dan (�v) T�dak lag� d�perlukan sebagai bukti oleh p�hak-p�hak berkepent�ngan sepert� Ketua Aud�t Negara, Pol�s D�raja Malays�a, Badan Pencegah Rasuah, Jawatankuasa K�ra-K�ra Wang Awam, Parl�men atau Dewan Undangan Neger�.

v


3.6.5. Tindakan Pelupusan

Penetapan tempoh s�mpanan sesuatu tajuk s�r� rekod bermula dar�pada tamat t�ndakan sebelum pemusnahan atau pem�ndahan rekod kewangan dan perakaunan d�laksanakan. Rekod d�musnahkan apab�la t�dak d�perlukan lag� oleh Kementer�an, Jabatan dan Agens� Kerajaan atau d�p�ndahkan ke Ark�b Negara j�ka mempunya� n�la� keark�ban.

3.6.6. Pelupusan Cara menguruskan pengas�ngan rekod dengan tujuan pemusnahan, pem�ndahan atau sela�nnya [Seksyen 2, Akta Ark�b Negara 2003].

3.6.7. Pemusnahan

Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa jen�s rekod meng�kut prosedur yang d�tetapkan.

v�


4. TATACARA PELUPUSAN REKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

Kementer�an, Jabatan dan Agens� Kerajaan hendaklah membuat pengas�ngan bag� rekod-rekod yang telah tamat t�ndakan serta telah mematuh� tempoh s�mpanan yang d�tetapkan dalam jadual dan memohon untuk pelupusan sepert� ber�kut:

4.1. Permohonan Pelupusan Rekod Secara Pemusnahan Bagi Kumpulan 1 - Rekod Kewangan dan Perakaunan

4.1.1. Rekod-rekod yang telah d�kenalpast� untuk permohonan pelupusan secara pemusnahan, hendaklah d�senara�kan dalam Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan (Kewangan - Arkib 4/08) sepert� d� Lampiran 1. Sesal�nan borang �n� hendaklah d�kemukakan kepada Ketua Pengarah Ark�b Negara dan Ketua Aud�t Negara atau Ketua Aud�t Neger�. Setelah mendapat kebenaran dar�pada kedua-dua Jabatan tersebut, kemud�annya d�majukan kepada Akauntan Negara atau Bendahar� Neger� untuk kelulusan muktamad. Ketua Pengarah Ark�b Negara, Ketua Aud�t Negara atau Ketua Aud�t Neger� dan Akauntan Negara atau Bendahar� Neger� hendaklah membuat semakan dan pengesahan fizikal ke atas rekod sek�ranya perlu.

4.1.2. Surat Kebenaran Pemusnahan dar�pada Ketua Pengarah Ark�b Negara dan Surat Kelulusan Pemusnahan dar�pada Ketua Aud�t Negara atau Ketua Aud�t Neger� d�kemukakan kepada pemohon dan satu sal�nan surat �n� d�kemukakan kepada Akauntan Negara atau Bendahar� Neger�. Seterusnya Akauntan Negara, Akauntan Neger� atau Bendahar� Neger� akan member� Surat Kelulusan Pemusnahan kepada pemohon. Rujuk Carta Al�ran Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan d� Lampiran 4.

4.2. Permohonan Pelupusan Rekod Secara Pemusnahan Bagi Kumpulan 2 - Rekod Am Kewangan dan Perakaunan

4.2.1. Rekod-rekod yang telah d�kenalpast� untuk permohonan pelupusan secara pemusnahan, hendaklah d�senara�kan dalam Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan (Kewangan - Arkib 4/08) sepert� d� Lampiran 1. Sesal�nan borang �n� hendaklah d�kemukakan kepada Ketua Pengarah Ark�b Negara dan Ketua Aud�t Negara atau Ketua Aud�t Neger� secara serentak. Ketua Pengarah Ark�b Negara dan Ketua Aud�t Negara atau Ketua Aud�t Negeri hendaklah membuat semakan dan pengesahan fizikal ke atas rekod sek�ranya perlu.

v��


4.2.2. Surat Kebenaran Pemusnahan dar�pada Ketua Pengarah Ark�b Negara dan Surat Kelulusan Pemusnahan dar�pada Ketua Aud�t Negara atau Ketua Aud�t Neger� d�kemukakan kepada pemohon. Rujuk Carta Al�ran Pelupusan Rekod Am Kewangan dan Perakaunan d� Lampiran 5.

4.3. Kaedah Pemusnahan Rekod

Setelah memperoleh� Surat Kebenaran Pemusnahan dar�pada Ketua Pengarah Ark�b Negara / Surat Kelulusan Pemusnahan dar�pada Ketua Aud�t Negara atau Ketua Aud�t Neger� dan Akauntan Negara atau Bendahar� Neger� bag� rekod-rekod Kumpulan 1 dan 2, Pegawa� Pengawal hendaklah mengamb�l t�ndakan ber�kut:

4.3.1. Rekod hendaklah d�musnahkan dalam tempoh t�ga (3) bulan dar� tar�kh Surat Kebenaran Ketua Pengarah Ark�b Negara / Surat Kelulusan Ketua Aud�t Negara atau Ketua Aud�t Neger� dan Akauntan Negara atau Bendahar� Neger�.

4.3.2. Sek�ranya pemusnahan t�dak dapat d�jalankan dalam tempoh t�ga (3) bulan yang d�tetapkan, permohonan secara bertul�s hendaklah d�buat kepada Ketua Pengarah Ark�b Negara dan d�sal�nkan kepada Ketua Aud�t Negara atau Ketua Aud�t Neger� dan Akauntan Negara, Akauntan Neger� atau Bendahar� Neger� untuk lanjutan tempoh pemusnahan rekod.

4.3.3. Kaedah pemusnahan rekod hendaklah d�laksanakan sama ada secara d�r�nc�h, d�tanam, d�k�tar semula atau apa-apa cara yang bersesua�an, berdasarkan gar�s panduan yang telah d�tetapkan oleh Surat Kementerian Kewangan rujukan KB557/97/54 Jilid. 4 (47) bertarikh 3 November 1993.

4.3.4. Kaedah pemusnahan rekod elektron�k hendaklah meng�kut peraturan, arahan dan panduan yang d�tetapkan oleh Ark�b Negara.

4.3.5. Pengesahan pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan hendaklah d�kemukakan kepada Ketua Pengarah Ark�b Negara, Ketua Aud�t Negara atau Ketua Aud�t Neger�, Akauntan Negara, Akauntan Neger� atau Bendahar� Neger� dalam tempoh (1) satu bulan selepas pemusnahan d�laksanakan dengan menggunakan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan (Kewangan - Arkib 13/08) sepert� d� Lampiran 2.

4.4. Permohonan Pelupusan Rekod Secara Pemindahan

4.4.1. Rekod-rekod yang telah d�kenalpast� untuk permohonan pelupusan secara pem�ndahan, hendaklah d�senara�kan dalam Borang

v��


Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam (Arkib 11/08) sepert� d� Lampiran 3. Dua sal�nan borang �n� hendaklah d�kemukakan kepada Ketua Pengarah Ark�b Negara bag� mendapatkan Surat Kebenaran Pem�ndahan.

4.4.2. Surat Kebenaran Pemindahan Rekod dar�pada Ketua Pengarah Ark�b Negara d�kemukakan kepada pemohon.

4.5. Kaedah Pemindahan Rekod

Setelah mendapat Surat Kebenaran Pemindahan Rekod dar�pada Ketua Pengarah Ark�b Negara, Pegawa� Pengawal hendaklah mengamb�l t�ndakan ber�kut :

4.5.1. Rekod berkenaan hendaklah d�p�ndahkan ke Ark�b Negara (Pusat Perkh�dmatan Rekod d� Petal�ng Jaya) /Ark�b Negara Cawangan Neger� atau mana-mana tempat yang d�tetapkan oleh Ketua Pengarah Ark�b Negara; dan

4.5.2. Rekod berkenaan hendaklah d�p�ndahkan dalam tempoh satu (1) bulan dar� tar�kh Surat Kebenaran Pemindahan Rekod atau tempoh la�n yang d�tetapkan oleh Ketua Pengarah Ark�b Negara. Sek�ranya pem�ndahan t�dak dapat d�jalankan dalam tempoh satu (1) bulan yang d�tetapkan, permohonan secara bertul�s hendaklah d�buat kepada Ketua Pengarah Ark�b Negara untuk lanjutan tempoh pem�ndahan rekod.

�

Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan

BIL TAJUK SIRI PERIHAL REKOD TAMAT TINDAKAN TINDAKAN PELUPUSAN


KUMPULAN 1: REKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

1. Lejar dan Rekod Khas

• DaftarPeganganCukaiTaksiran

• DaftarPindahMilik

• DaftarPinjamanPejabatHutangAwam

• LejarSubsidiariPinjamanLuarNegeri/Persekutuan(ZFLLJR)

• LaporanTerperinciPinjamanDalamNegeri(ZRLMLTDL)

• LaporanPenerimaanDanPembayaranPinjamanLuarNegeri(ZPYTTNB)

• LejarSubsidiariPinjamanPersekutuan(ZFLLJR)

Sistem SPEKS

• KedudukanStatusMatangPinjamanKerajaanNegeridenganKerajaan Persekutuan(KSMP)

• KedudukanTanggunganHutangKerajaanNegeri denganKerajaan Persekutuan (KTKN)Persekutuan(KTKN)

• KedudukanTanggunganHutangKerajaanNegeri denganAgensi/Badan Berkanun(KTKB)

• PenyataHutangKerajaanNegeridenganKerajaanPersekutuan(PHKN)

Selepaspenyelesaianakhirsegalaurusandanpenutupanakaunterakhir.

Selepaspenyelesaianakhirsegalaurusandanpenutupanakaun

terakhir.

Rekoddimusnahkanselepastamattindakandantempohsimpanan20tahundiKementerian/Jabatan/Agensidipatuhi.


2



2.

( sambungan )

Lejar Dan Rekod Perakaunan Utama Perbendaharaan, Buku Tunai, Jurnal Besar, Ringkasan dan Lejar Kecil

• PenyataHutangKerajaan NegeridenganAgensi/Badan Berkanun(PHAB)

• PenyataLengkapPinjamanBolehDituntut

• PenyataLengkapHutangKerajaanNegeri

• PenyataBayaranBalikTerkumpulKerajaanNegeri(PBBTKN)

• LaporanUrusniagaTerimaanPinjamanTanpaMaklumatYangLengkap(LUTP)

• LaporanAkaunLejarSubsidiariPinjaman(LALPD)

• LaporanAkaunLejarPinjaman(Pinjamanyangdiberi)(LALP)

• SenaraiPinjaman(PinjamanYangDiberi)(SP)

• SenaraiPinjaman(PinjamanYangDiterima)(SP)

• AkaunTerimaanyangbelumdijelaskan

• BelanjaMengurus-Objek LanjutdanObjekSebagai (KK004)

• BelanjaMengurus–Subsidi(KK022)

• BelanjaMengurus–Vot(KK020)

• BelanjaMengurusMengikutSektor(KK008)


Selepaspenyelesaianakhirsegalaurusandanpenutupanakaun

terakhir.



�



( sambungan ) • BelanjaPembangunan– ObjekLanjut(KK004P)

• BelanjaPembangunan– Subsidi(KK022P)

• BelanjaPembangunan MengikutSektor(KK0�0)

• BorangPemadananRekod Bank(Dokumen92)

• BorangPindahanFailBank (Dokumen9�)

• BorangPindahanWang AntaraAkaunBank (Dokumen90)

• BukuTunaiCerakinan (Kew248/249)

• BukuTunaiHarian– BayaranC400 (ZRGL0��)

• BukuTunaiHarian– TerimaanC4�0 (ZRGL024)

• BukuVot(Kew88)

• C/FTrans.C49�

• CekAsalTelahDitunaikan

• CekYangTerbatal/Rosak

• Cek-cekTidakDiambilkira olehPejabatPerakaunan C�45(CekTerbatal)

• DaftarBil(Kew296)

• DaftarPembatalanCek

• KedudukanSimpananTetap MengikutAmanah (ZRTR006)



4



( sambungan ) • LaporanAmanahAKB (ZRCC045)

• LaporanBayaranBaki Tertunggak(ZAL009)

• LaporanBukuTunai (ZRGL0��)

• LaporanBukuVot(BV�8�)

• LaporanDaftarBil(BV�40)

• LaporanHasil–Pejabat Perakaunan(KK0�4A)

• LaporanHasil(KK0�5)

• LaporanHasilPerubahan SimpananTetap (ZRTR0�5)

• LaporanHasilSukuTahun– PejabatPerakaunan (KK0�4B)

• LaporanHasil/FaedahYang Diterima(ZRTR009)

• LaporanJumlahSimpanan Tetap(ZRTR0�8)

• LaporanKedudukanAmanah Berperuntukan– ��AB(ZRCC00�)

• LaporanKedudukanBaki Pinjaman(ZAL0008)

• LaporanKedudukan SimpananTetap(ZRTR007)

• LaporanKhasKelebihan AkaunDepositDanWang AmanahYangLain(A464)

• LaporanKhasKelebihan PerbelanjaanAkaunAmanah Berperuntukan(A46�)



5



( sambungan ) • LaporanLengkapSimpanan Tetap(ZRTR0�7/ZRTR0�9)

• LaporanPemindahanC4�0

• LaporanPenyataBayaran (ZALCHO)

• LaporanPenyataBayaran Pinjaman–Berhenti/Bersara (ZARL0�)

• LaporanPindahCatat C440(ZRGL0��)

• LaporanPindahanKe AkaunHasil(ZAL0��)

• LaporanRingkasanAmanah (JAB)C�6�(ZRGL007)

• LaporanStatusBayaran Peminjam/Pendahuluan Dikeluarkan(ZAL007)

• LaporanSukuTahunBelanja Mengurus–ObjekLanjut (KK006)

• LaporanSukuTahunBelanja Mengurus–Subsidi(KK024)

• LaporanSukuTahunBelanja Mengurus–Vot(KK020A)

• LaporanSukuTahunBelanja Pembangunan–ObjekLanjut (KK007)

• LaporanSukuTahun Pembangunan–Subsidi (KK024P)

• LaporanSukuTahunHasil (KK0�2)

• LaporanTerperinciAmanah C�50(ZRGL0�2)



6



( sambungan ) • LaporanTerperinciAmanah MengikutKodAmanah C�5�(ZRGL0�2)

• LaporanTerperinciHasil C��0(ZRC002)

• LaporanTerperinciHasil MengikutKodHasilC�� (ZRC004)

• LaporanTerperinci PerbelanjaanMengurus C2��B(ZRFM0�8)

• LaporanTerperinci PerbelanjaanVot–C2�9 (ZRFM008)

• LaporanTerperinci PerbelanjaanVot Pembangunan C2�2P(ZRF0�8)

• LaporanTerperinciVot TertanggungC2�0 (ZRF0�8)

• LejarBankC420

• MaklumatIndukPinjaman/ Pendahuluan(ZAL022)

• PembatalanAutomatik Cek-cekTamatTempohLaku C525

• PenyataAkaunAmanah mengikutPejabatPerakaunan (A442)

• PenyataBankHarian

• PenyataGajiBulanan (salinanjabatan)(R4)

• PenyataPenyesuaianBank



7



( sambungan ) • PenyataPenyesuaianBuku Vot/Hasil/Amanah/Deposit

• PerbelanjaanPerjalananDan SaraHidup(KK002)

• ResitRasmiKerajaanMalaysia

• SenaraiCek-cek&EFTYang Dikeluarkanmengikut KelompokmengikutPTJ C600(ZAP002)

• SenaraiCek-CekYang DibatalkanC6�0(ZRAP0��)

• SijilGajiAkhir(LPC) Kew�0�(ZRPY0��)

• SenaraiKod(ZRPY054)

• SuratPelepasanTuntutan HakMilik(ZRAL00�)

• WaranPeruntukan (Kew�08/�08E)

Laporan SPEKS

• BukuTunaiHarian– Bayaran(L0�0)

• BukuTunaiHarian– Terimaan(L0��)

• Butir–ButirHasilMengikut ObjekLanjut–FormatAH2

• LaporanBakiAmanahYang DibawaKeHadapan(L70�)

• LaporanBakiDibawa KehadapanAkaunAmanah

• LaporanBakiSemasaAkaun Amanah





8



( sambungan ) • LaporanBakiSemasa AkaunAmanah(L702)

• LaporanBayaranKemajuan Kontrak

• LaporanBukuTunai CerakinanMengikutTarikh

• LaporanDaftarCekTakLaku

• LaporanHarianBukuVot

• LaporanKedudukanPinjaman MengikutJAB(SL�40R)

• LaporanKumpulanWang AmanahAwam(M007)

• LaporanKumpulanWang AmanahKerajaan(M006)

• LaporanKumpulanWang BekalanAir(M008)

• LaporanPenyataBayaran Kontrak

• LaporanPenyataTerimaan DanBayaranAkaunAmanah PTJ

• LaporanPenyesuaianAkaun LejerKecilMengikutJAB (SL��02)

• LaporanPenyesuaianAkaun LejerKecilMengikutPTJ (SL��0�)

• LaporanPenyesuaianAkaun Vot(FormatA)

• LaporanPenyesuaianAkaun Vot(FormatA�)



9



( sambungan ) • LaporanPenyesuaian AkaunVot(FormatA2)

• LaporanPenyesuaianBank

- SenaraiCekEFTYang Ditunaikan(L500)

- SenaraiUrusniagaBank TiadaDalamBukuTunai (L5�0)

- SenaraiUrusniagaKontra Bank(L5�5)

- SenaraiCekLuputYang BelumDitunaikan(L520)

- SenaraiCekYang DibatalkanSecaraAutomatik (L525)

- SenaraiCek/EFTBelum Ditunaikan(L5�0)

- SenaraiCek/EFTYang Dibatalkan(L540)

- SenaraiCekLuputYang DitunaikanOlehBank (L54�)

- SenaraiCekYang DibatalkanTetapiDitunaikan OlehBank(L542)

- SenaraiEFTDitolak/ DipulangkanOlehBank (L555)

- SenaraiPenyataPemungut YangDiambilkira(L560)

- SenaraiPenyataPemungut DiBukuTunaiTiada DiBank(L580)



�0



( sambungan ) - PenyataPenyesuaianBank (L590)

- RekodYangDitolakDariPita Bank(L59�)

- LaporanRingkasanPenyata PitaBank(L595)

• LaporanPerbelanjaan PembangunanMengikut Jabatan(M027)

• LaporanSenaraiCekTak LakuYangBelumDiganti

• LaporanSenaraiPerubahan MaklumatDaftarBayaran Kontrak

• PenyataAkaunAmanah (L40�)

• PenyataAkaunAmanah MengikutJab/PTJ(L405)

• PenyataLengkapAkaun AmanahMengikutKod (L402)

• PenyataPerbelanjaanBagi Projek-ProjekTahapYang Dilaksanakan

• PenyataPinjamanKenderaan/ Komputer/Perumahan (SlBAKI)

• PenyataRingkasan PemberianTahap PembangunanEkonomi InfrastrukturDan KesejahteraanHidup

• RingkasanHasilMengikut ObjekSebagai–Format AH�



��



( sambungan ) • SenaraiCekMengikut Jabatan/PTJ(L009)

• SenaraiKedudukanPinjaman Kenderaan/Komputer/ Perumahan(SL��2R)

• SenaraiRekodPinjaman MengikutNo.Akaun (SL�4�R)

• UrusniagaAkaunBank (L�70)

• Waran

- Pra-CetakWaran Peruntukan

- WaranAmKumpulan PembangunanBil.�(�)

- WaranAmKumpulan PembangunanBil.�(2)

- WaranAmKumpulan PembangunanBil.�(�)

- WaranAmKumpulan WangPinjamanBil.�(2)

- WaranAmKumpulan WangPinjamanBil.�(�)

- WaranAmBil.�(�)

- WaranAmBil.�(2)

- WaranAmBil.�(�)

- WaranAmBil.2(�)

- WaranAmBil.2(2)

- WaranAmBil.2(�)

- WaranPerbekalanAir(�)



�2



3.

( sambungan )

Sistem Perakaunan

a) Sistem Manual

i) Baucar Bayaran Dengan Kontrak

ii) Baucar- baucar Lain

- WaranPerbekalanAir(2)

- WaranPerbekalanAir(�)

• BaucarBayaran (Kew�04)

• BaucarBayaran (L00�/L00�T)

• BaucarBayaran (PerihalCekBerganda) (Kew�04A)

• BaucarBayaran (PerihalDrafBank/T.T) (Kew�04B)

• BaucarJurnal(Kew�06)

• Bonpelaksanaan/insuran keatasjaminankontrak

• BorangKawalanKelompok (Kew�02)

• BorangPerihalPenerima (Kew�0�)

• JurnalSemua(L0��/L0��T)

• BaucarBayaran (L00�/L00�T)

• BaucarBayaranBagi Potongan(G020)

• BaucarBayaranBagi PotonganDanKreditKe Bank(G02�)


Selepaspenutupanakaun.

Segalatindakantelahselesai.

Rekoddimusnahkanselepastamattindakandantempoh simpanan7tahundiKementerian/Jabatan/Agensidipatuhi.



��



( sambungan ) • BaucarBayaran(Kew�04)

• BaucarBayaran (PerihalCekBerganda) (Kew�04A)

• BaucarBayaran (PerihalDrafBank/T.T) (Kew�04B)

• BaucarBayaranGaji (PAP052)R2(ZRCC009)

• BaucarBayaranuntuk PotongandanKreditkeBank (PAP056)R56

• BaucarJurnal(PAP055)R55

• BaucarJurnalPukal(BP�0)

• BilRasmiKerajaanAm��5

• BorangA(KWSP)& Ringkasan(SalinanJabatan)

• BorangKawalanKelompok (Kew�02)

• BorangPelarasan(Pick Up Form)(Kew�2�/SG50)

• BorangPerihalPenerima (Kew�0�)

• BorangPermintaan(Kew44) (PAP05�)R�

• BorangPermintaanKew44 (G022)

• BorangPerubahanGaji (Kew�20/SG20)

• BukuPesananKerajaan(LO) Am75/Am75E

• Butir-ButirBorangPermintaan CekR�00A



�4



( sambungan ) • IndenMinyakAm�67

• JurnalBayaranGaji (G0�7&0�8)

• JurnalPelarasanGaji (G0�9)

• JurnalSemua(L0��/L0��T)

• LaporanBaucarBayaran YangDisediakan/ Dikeluarkan

• LaporanBayaranPukal BP��(ZRAP00�/ZRAP0026)

• LaporanDaftarCekTerbatal- DaftarAkaunPenyelesaian CekTerbatal(L0�5)- LaporanBakiIndividu AkaunPenyelesaianCek Terbatal(L0�7)- LaporanAkaun PenyelesaianCekTerbatal (L0�5)

• LaporanEFT- LaporanPerbandingan FailEFTDenganFailAK (AK0�)- SenaraiEFTYangTelah DihantarKeBank(M02�)- LaporanPembayaranBagi Tempoh(M04�)- LaporanEFTDitolak/ DipulangkanBank

• LaporanPenyataBayaran PanjarWangRuncit

• LaporanPenyesuaian TransaksiBank

• LaporanPerbezaanGaji- LaporanMaklumat Pekerja



�5



( sambungan ) • LaporanPukal(BP0�–BP08)- LaporanAuditPembayaran (Debit) -Diterima(BP0�)

- LaporanAuditPembayaran (Debit) - Ditolak(BP02)

- LaporanBaucarJurnal (BP0�)

- LaporanRingkasan BaucarJurnal(BP04)

- LaporanBilBayaran (BP05)

- LaporanBilYangDibayar (BP06)

- LaporanBilYangDitolak (BP07)

- LaporanTerperinci (BP08)

• LaporanRingkasanSenarai Bil-BilPembekalTerlewat Bayar

• LaporanSenaraiBaucar JurnalDikeluarkan

• LaporanSenaraiProses

• LaporanTerperinciPukal BP2�

• Last Pay Certificate (SlipGajiAkhir)

• LembaranGaji(G025)

• PanduanRingkasanGaji (PAP009)R24(ZRPY02�)



�6



( sambungan ) • Pay Slip

• Payroll Master Listing (PAP078)R2(ZRPY025)

• PengemaskinianFailPusat BayaranR�00

• PenyataPendapatan Tahunan(UntukLembaga Hasil)R82(ZRPY024)

• PenyataPerubahan Pendapatan(Kew8)

• PenyataTahunan(G027)

• PermintaanCekTunai (R�00B)

• RingkasanGajiDan KeperluanTunai(G024)

• RingkasanPotonganGaji KWSPMengikutJabatan/ PTJ(G007)

• RingkasanPTJMengikut Potongan(G006)

• SenaraiBankKreditR68 (ZRPY0�9)

• SenaraiBaucarBayaran KeFI

• SenaraiBaucarGantian

• SenaraiBaucarJurnal DiprosesC260 (ZRGL006)

• SenaraiBayaranGaji YangDikreditKeBank (G0�6)

• SenaraiCekKeBank (L0�0A)



�7



( sambungan ) • SenaraiCekImbuhan Pengerusi/Timbalan Pengerusi/SetiausahaJSR MengikutKodKampung (G0�2)

• SenaraiCekImbuhan Pengerusi/Tim.Pengerusi/ SetiausahaJSRMengikut Cek(G0��)

• SenaraiCekUntuk TandatanganKeTiga (L0�2)

• SenaraiImbuhanPengerusi/ TimbalanPengerusi/ SetiausahaJSR(G0�0)

• SenaraiInputBorangGaji YangDiterima(G005)

• SenaraiKedudukan PendahuluanDiri/Pelbagai (SL��R)

• SenaraiNamaPenerima Nafkah(G00�)

• SenaraiPekerja-Pekerja DibayarGaji(PAP058) R5(ZRPY0�9)

• SenaraiPenerimaNafkah MengikutCaraBayaran (G002a)

• SenaraiPenerima-Penerima DibayarGajiDikreditkan TeruskeAkaunBank MengikutJabatan/ PTJ(G0��)

• SenaraiPenerima-Penerima GajiDibayarSecaraCek (G0�5)

• SenaraiPenerima-Penerima GajiDibayarSecaraTunai (G0�4)



�8



( sambungan ) • SenaraiPotonganBulanan DariGaji(SL�0�R)

• SenaraiPotonganCukai Pendapatan(PAP066) R2�(ZRPY046)

• SenaraiPotonganCukai Pendapatan(G0�0)

• SenaraiPotonganGaji MengikutNo.Gaji(G028)

• SenaraiPotonganKWSP (PAP065)R22(ZRPY047)

• SenaraiPotonganLembaga TabungHajiMengikutNo. Rujukan(G009)

• SenaraiPotongan PendahuluanKerajaan, PinjamanPerumahan,BPA danLain-lain(PAP062/06�) R7/R9(ZRPY02�)

• SenaraiPotonganSewa RumahdanPerabut (PAP064)R2�(ZRPY028)

• SenaraiRingkasan PotonganBulananYang ManaKadLejarBelum Diwujudkan(SL��6R)

• SenaraiSemakan/Edit BayaranTunggakanGaji (R620)

• SijilPenerimaandan PembayaranGaji (PAP052)R�

• UrusniagaBiroPerkhidmatan Angkasa(BPA)YangDiterima (G0��)

• UrusniagaBiroPerkhidmatan Angkasa(BPA)YangDitolak (G0�2)



�9



iii) Bayaran di bawah AP 96

b) Sistem Elektronik

i) Dokumen Secara Hardcopy

• Penyataperakuanterimaan wang

• BaucarBayaran(Kew�04E)

• BaucarBayaran(Perihal Cek/EFTBerganda) Kew�04AE

• BaucarBayaran(Perihal DrafBank/Pindahan Telegraf)Kew�04BE

• BaucarJurnal(Kew�06E)

• Bil/Invois

• Cek-cekDipersetujuiC500

• LaporanCek-cekTidak DipersetujuiC5�0

• LaporanResit-resit DipersetujuiC520

• LaporanTerperinciPukal BP2�

• LaporanCek-cekTamat TempohC520

• NotaMinta

• NotaPelarasanKredit/Debit

• NotaTerimaBarang

• PenyataPenyesuaianBank BagiAkaunTerimaanC59�





20



4.

(sambungan)

ii) Dokumen Secara Softcopy

Penyata Pemungut Termasuk Resit Rasmi Pendua

• PenyataPenyesuaianBank C590

Back-UpdataurusniagaperakaunanyangdijanaolehsistemelektronikyangdiluluskandalambentuksoftcopybagisistemPAYROLL,BAS,eSPKB,ePerolehan,SPHT,SAGA,SPEKS,ePBTdansebagainya.

• Download File ForeSPKB (ZRPY056)

• LaporanHRCek(ZRPY057)

• Cheque PrintingHR (ZRPY059)

• TabungHaji(ZRPY0060)

• SenaraiCek-Cekyangdibuka

• e – Terimaan

• Kira-KiraDiserahkanUntuk Audit(Kew.25�)

• LaporanKutipanSewa RumahAwamKosRendah MengikutDaerah

• LaporanKutipanSewa RumahAwamKosRendah MengikutProjek

• LaporanMaklumatJualan SPS2

• LaporanNotaKontrak

• LaporanPengagihanHasil JualanSPS2






Rekoddimusnahkanselepastamattindakandantempohsimpanan�tahundiKementerian/Jabatan/Agensidipatuhi.

2�



.

(sambungan) • LaporanPenyataPemungut

• LaporanSenaraiResitYang Dibatalkan

• LaporanTerimaanHasil Jualan(PosKeFI-AR)

• LejarIndividuBayaranSewa RumahAwamKosRendah

• PenyataMengenaiBorang HasilYangDikawal (Kew.67/68)

• PenyataPemungut (Kew�05/�05E)

• Resit(salinanjabatan) (Kew.�8)&resitdari PejabatPerakaunan

• Resit-ResitKhasJabatan (atauseumpamanya)

• SenaraiJualanSPS2

• SenaraiJualanHakSaham (Right)

• SenaraiJualanPukal

• SenaraiMaklumat TerimaanTT

• SenaraiPungutanSecaraElektronikTiadaDiBank

• SenaraiPungutanSecaraElektronikTiadaDiPTJ Kewangan

• SenaraiSPSyangdipindah keWTD



22



5.

6.

7.

Buku Wang Tunai Harian, Buku Bayaran Pos dan sebagainya

Pendua atau Kaunterfoil dalam bentuk buku

Laporan atau Senarai Kecil Komputer atau maklumat berkenaan yang direkod dan disimpan secara mikrografik atau media elektronik lain.

• Audit Roll

• BukuWangRuncit(salinan) (Kew.249A)

• Doketpengeposanmel francking(PosMel�5-0�)

• DutiSetem

• BukuLogKenderaan (Am�62)

• PenyataGajiBulanan (salinan)

• WaranPerjalananFeri,Bas dansebagainya.

• WaranPerjalananUdara Awam(salinan) (Kew�0�/�0�E)

• WaranTiketKeretapi (salinan)Am�55

Laporan BAS/GFMAS

• BAOCodes and Description TablesV�

• Cash Flow

• DataValidation For SG20 Form –ZRPY042

• Departmental Coding Profiles Table V9

• Document Codes and Description TableV�0

• Document MonitoringC780

• Economic Object Codes and Description TableV�

• Economic Sector Codes and Description TableV8







2�



( sambungan ) • HasilC480(ZRGL0�5)

• ImbanganDugaA45� (ZRGL022-ZRGL029)

• ImbanganDuga C450(ZRGL0��)

• JadualAkaun/KodYang DipertanggungkanBP20

• LaporanBil-BilYang DibayarBP�2

• LaporanBil-BilYang DitolakBP��

• LaporanCatatanSebelah KesalahanImbanganDuga (JikaImbanganDugaTidak Sama)450B(ZRGL0��)

• LaporanEditBaucar BayaranE�02

• LaporanEditBaucar BayaranE202

• LaporanEditBaucar JurnalE�04

• LaporanEditPenyata PemungutE�0�

• LaporanEditPindahanWang AntaraAkaunBankE�06

• LaporanEditWaran PeruntukanE�0�

• LaporanKedudukanBaucar BayaranC9�0

• LaporanKedudukan KelompokC900

• LaporanKedudukan PeruntukanDidahulukan daripadaKWLJ-Mengurus A46�(ZRFM027)



24



( sambungan ) • LaporanKedudukan PeruntukanDidahulukan daripadaSLJ- Pembangunan(A46�P)

• LaporanKedudukan PeruntukanMengurus A4��(ZRFM0�8)

• LaporanKedudukan Peruntukan PembangunanA4��P (ZRFM0�8)

• LaporanKedudukan PeruntukanVot

• LaporanKedudukan PeruntukanVotMengurus ��0B(ZRFM0�0)

• LaporanKedudukan PeruntukanVotMengurus ��B(ZRCC005)

• LaporanKedudukan PeruntukanVotMengurus YangDiwujudkanTanpa Amaun�00B(ZRFM007)

• LaporanKedudukan PeruntukanVotPembangunan ��0P(ZRFM0�0)

• LaporanKedudukan PeruntukanVotPembangunan C��P(ZRCC005)

• LaporanKedudukan PeruntukanVotPembangunan yangdiwujudkantanpaamaun C�00P(ZRFM007)

• LaporanKedudukan PeruntukanVotTertanggung C��T(ZRCC005)

• LaporanKedudukan PeruntukanVotTertanggung ��0T(ZRFM0�0)

• LaporanKedudukan PeruntukanVotTertanggung YangDiwujudkanTanpa Amaun�00T(ZRM007)



25



( sambungan ) • LaporanKenaikanGaji(R77A)

• LaporanPengagihanHasil Pengambilalihan

• LaporanPenolakan PembayaranEFT–ZRAP0�0

• LaporanPenyataPemungut YangDiprosesC�20

• LaporanPerbelanjaanArahan Perbendaharaan58(A)C240 (ZRCC00�)

• LaporanPerbelanjaan MelebihiPeruntukanMengurus A462A�(ZRFM024)

• LaporanPerbelanjaanMelebihi PeruntukanPembangunan A462A2(ZRFM025)

• LaporanPerbelanjaan MengurusMengikutProgram/ AktivitiA424(ZRCC0��)

• LaporanPrestasiBaucar BayaranDiproses–ZRAP020/ ZRAP050

• LaporanRingkasanAmanah C�62

• LaporanRingkasanAmanah MengikutJabatanC�6�

• LaporanRingkasanAmanah MengikutPTJ/PKC�60 (ZRGL008)

• LaporanRingkasanHasil MengikutJabatan C�4�(ZRFM009)

• LaporanRingkasanHasil MengikutPejabatPerakaunan C�42(ZRGL0�5)

• LaporanRingkasanHasil MengikutPTJC�40 (ZRFM009)



26



( sambungan ) • LaporanRingkasan Perbelanjaan–ZRCC006 (C��2-�27)

• LaporanRingkasanTempoh BaucarBayaranDiproses –ZRAP0�9/ZRAP049

• LaporanRingkasanTempoh ProsesBaucarBayaran MengikutPejabatPerakaunan C782B

• LaporanRingkasanTempoh ProsesPenyataPemungut MengikutPejabatPerakaunan C782C

• LaporanStatusPermohonan SPS2

• LaporanTerimaanHasilA4�2 (ZRGL0�0)

• LaporanTerperinciBayaran Pukal–ZRAP006

• LaporanUpdateBaucar JurnalE204• LaporanUpdatePemindahan WangAntaraAkaunBank E206

• LaporanUpdateWaran PeruntukanE20�

• LaporanVot

• LejarPerbelanjaanMengurus A42�(ZRFM0��)

• LejarPerbelanjaan Pembangunan (P42�/ZRFM0��)

• List of Rate Payment VouchersC78�

• Ministry/Department Codes and Description TableV2



27



( sambungan ) • PenghantaranDataKeIbu PejabatW00�

• PenyataA–ZRGL0�5

• PenyataAkaunAmanah DisatukanE–ZRGL0�4

• PenyataAkaunAmanah, Tunai,Pelaburandan Pinjaman–JabatanA44�/ KodAkaunA44� (ZRFM0�2)

• PenyataAkaunHasil–Akaun A4��(ZRGL0�0)

• PenyataAkaunHasil–Jabatan A4��(ZRCC007)

• PenyataAkaunHasilDisatukan CZRGL020

• PenyataAkaunMemorandum PelaburanF2–ZRTR020

• PenyataAkaunPinjaman DisatukanD–ZRTR046

• PenyataHasilC�(ZRGL02�)

• PenyataHasilTerperinci

• PenyataKumpulanAmanah KerajaanE�–ZRGL0�8

• PenyataKumpulanWang AmanahAwamE2- ZRGL0�6

• PenyataKumpulanWang PembangunanE�a– ZRGL0�6

• PenyataKumpulanWang PinjamanPerumahan E�b-ZRGL049

• PenyataLengkapPerbelanjaan MengurusA499(ZRCC008)

• PenyataLengkap PerbelanjaanPembangunan A499P(ZRFM029)



28



( sambungan ) • PenyataPelaburanB –ZRGL0��

• PenyataPelaburanB� –ZRTR022

• PenyataPelaburanB2 –ZRTR02�

• PenyataPelbagaiKumpulan WangAmanahKerajaanE�c -ZRGL0�9

• PenyataPenerimaan& PembayaranWangTunai –ZRGL04�

• PenyataPerbelanjaan MengurusC2–ZRGL040

• PenyataPerbelanjaan PembangunanE�ai –ZRGL042

• PenyataPerbelanjaan PembangunanTerperinci

• PenyataWangDepositE� –ZRGL04�

• PenyataWangTunaiA� –ZRGL0�7

• Program/Activity Codes and Description TableV5

• PTDDetail Trial Balance

• RCCC/Collector Codes and Description TableV4

• Reporting The Duration of Unprocessed Payment Vouchers C920

• RingkasanAkaunBankC460

• RingkasanAkaunVotC470 (ZRFM0��)

• RingkasanBASkeCISD005A

• RingkasanPerbelanjaan MengurusdanPembangunan mengikutObjekAm/Objek Sebagai-ZZRFM02�(A425)



29



( sambungan ) • SenaraiArahanPotonganKe HR–ZRAL0028

• SenaraiBaucarIndukDipos C760

• SenaraiBaucarJurnalDiproses C260

• SenaraiBaucar-Baucar MelebihiPeruntukanDiluluskan C250(ZRFM006)

• SenaraiCek-CekDiminta UntukDibukaC770

• SenaraiEditR�0/��

• SenaraiPembayaranProjek PinjamanLuarNegaraC280

• SenaraiTerperinciBaucar BayaranDiprosesDalamMasa 5Hari–ZRAP0�8/ZRAP048

• Setia/Project Codesand Description TableV7

• SistemBayaranPukal:Bil-bil YangDitolak–ZRAP028

• StatusFail-failDipancarkanke IbuPejabatD008

• Status of Batches 4 Days Not Processed and 6 Days with AEF or But NotJC9�0

• Subsidiary Reconciliation Transaction ListC800• System Message and Codes TableV�2

• Transaction Codes and Description TableV��

• Trust Code and Description TableV6

• Trust Revenue OverallLT�C



�0



( sambungan ) • Trust/Revenue Debit Sample List LV-2C

• Trust / Revenue High / Low / Overall Sample ListLV-2C

• Trust / Revenue High-Risk / Low RiskLV7A/7B

• Votehead Overall LV-�C

• Votehead Overall Sample AnalysisLV-6A/6B

• YTDTrial Balance

Laporan SPEKS

• RingkasanPerbelanjaan Program/AktivitiMengikut ObjekSebagai–FormatBM5

• PrestasiPerbelanjaan MengurusMengikutSektor

• PrestasiPembangunan MengikutSektor

• PenyataBelanjawanProjek

• PenyataBelanjawanProjek YangDiluluskan

• RingkasanBaucarBayaran (L008)

• ImbanganDugaHarian MengikutJenisAkaun(L600)

• ImbanganDugaHarian MengikutJenisTransaksi (L602)

• CetakBaucar

• PrestasiBaucarBayaran (L900)





��



( sambungan ) • LembaranImbangan

• LaporanBulanan(KodA–G)

• LaporanIntegrasie-Syariah

• LaporanPemungutYang Diterima

• LaporanBilYangDiterima

• LaporanJurnalYangDiterima e-Tanah

• LaporanJurnalYangDiterima

• LaporanPerbelanjaan Pembangunan(A499)

• LaporanPerbelanjaan Pengurusan(A499P)

• PenyataRingkasan Peruntukan/Perbelanjaan MengikutVot(L200)

• LaporanUrusniagaAkaun PerbelanjaanVot(L20�)

• PenyataRingkasan Peruntukan/Perbelanjaan MengikutVot/Jab(L20�)

• PenyataPrestasiPerbelanjaan PembangunanMengikutVot/ Projek(L204)

• PenyataAkaunBelanja Mengurus(L205)

• LaporanUrusniagaHasil (L�00)

• PenyataAkaunHasil(L�0�)

• PenyataLengkapAkaunHasil MengikutKod(L�02)



�2



( sambungan ) • ImbanganDugaBulanan (L60�)

• PerbelanjaanMengurus (JadualC�)

• PerbelanjaanPembangunan (JadualD�)

• AkaunAmanah(E�)

• TerimaanHasilPada ��/Mm/Yyyy(JadualB)

• TerimaanHasil(JadualB�)

• ImbanganDugaPada Xx/Xx/XxLengkap(Jadual)

• LaporanWangTunaiDalam TanganDanBank(JadualA)

• KutipanHasilNegeriBerakhir (L605)

• PerbelanjaanMengurus Berakhir(L606)

• PerbelanjaanMengurus NegeriBerakhir(L607)

• PerbelanjaanPembangunan Berakhir(L608)

• SenaraiPeruntukanBulanan– PerbelanjaanMengurus (L609)

• SenaraiPeruntukanBulanan– PerbelanjaanPembanguan (L6�0)

• PenyataLengkapPerbelanjaan Mengurus(L6��)

• KedudukanHasilNegeri– Amanah(L6�2)

• KedudukanHasilNegeri– Hasil(L6��)



��



( sambungan ) • LaporanBakiAmanahYangDi BawaKeDepan(Ringkasan) (L70�)

• LaporanBakiSemasaAkaun Amanah(Ringkasan)(L702)

• LaporanEditNotaMinta

• LaporanEditDaftarBayaran TanpaPT/PenyataTuntutan

• LaporanEditPesanan Tempatan

• Laporan EditBilInvois DenganPesananTempatan

• SenaraiNotaDebit/Kredit/ Diskaun

• SenaraiUrusniagaHarian BukuVot

• LaporanBulananVot Mengurus

• LaporanBulananVot Pembangunan

• LaporanTanggunganBelum Selesai

• LaporanKutipanHarian MengikutOperator

• LaporanKutipanHarian MengikutJenis

• LaporanKutipanHarian MengikutResit

• LaporanKutipanHarian MengikutBentukBayaran

• LaporanPenyataAkaun AmanahTerpilih

• LaporanAkaunAmanahDan Hasil

• LaporanPenyataBakiIndividu AkaunDepositPTJ



�4



( sambungan ) • LaporanLejarAkaunDeposit PTJ

• LaporanPenyataTahunan SewaBeliRumahAwam

• SenaraiEditPembayaran Bonus(G004)

• SenaraiEditPotonganCukai BagiBonus(G)

• Senarai EditKenaikanGaji

• SenaraiEditMaklumat PinjamanKenderaan/ Komputer

• SenaraiEditMaklumat Perumahan

• SenaraiEditMaklumat Pendahuluan

• SenaraiEditMaklumatSewa Rumah/Perabot

• SenaraiEditAkaunPinjaman

• SenaraiEditAkaun Pendahuluan

• SenaraiEditAkaunSewa Rumah/Perabot

• SenaraiRingkasanPotongan BulananYangTidak Dipotong(SL��5R)

• SenaraiEditPendaftaran Pinjaman(PinjamanYang Diberi)(SEPYD)

• SenaraiEditPendaftaran Pinjaman(PinjamanYang Diterima)(SEPP)

• PrestasiPengeluaran Pinjaman(Pinjamanyang diberi)(PPP)

• PrestasiPengeluaran Pinjaman(Pinjamanyang diterima)(PPPYD)



�5



• PrestasiBayaranBalik Pinjaman(Pinjamanyang diberi)(PBBP)

• PrestasiBayaranBalik Pinjaman(Pinjamanyang diterima)(PBPYD)

SPEKS – Pelaburan

• LaporanBonusDanTerbitan Hak(LBT–08)

• LaporanCadanganDeposit DanPasaranWang (DPWA-0�)

• LaporanCadanganDeposit DanPasaranWangAkan Matang(DPWB–04)

• LaporanCadanganDeposit DanPasaranWangBelum Matang(DPWB–0�)

• LaporanCadanganDeposit DanPasaranWangMatang (DPWA-02)

• LaporanCadanganJualan Saham(LA–�0)

• LaporanCadanganPembelian Saham(LA–09)

• LaporanCadanganTerbitan Hak/Bonus(LA–��)

• LaporanDepositDanPasaran WangBelumDikemaskini (DPWA-0�)

• LaporanDepositDanPasaran WangMengikutAkaun Pelaburan

• LaporanDepositDanPasaran WangMengikutBank (DPWA-04)





�6



( sambungan ) • LaporanDepositDanPasaran WangMengikutBankDan Tempoh(DPWB–0�)

• LaporanJumlahPelaburan Keseluruhan(SP0�)

• LaporanKedudukanBelian SahamYangBelum Dikemaskini(LA–06)

• LaporanKedudukanJualan SahamYangBelum Dikemaskini (LA–07)

• LaporanKedudukanPelaburan MengikutPengurusDana (LBT–04)

• LaporanKelayakanDividen, TerbitanBonusDanTerbitan HakBagiBulanBerakhir (LBT–06)

• LaporanKemaskini PendapatanPortfolio PengurusanPelaburan (LA–�4)

• LaporanKemaskini PerbelanjaanPortfolio PengurusanPelaburan (LA–�5)

• LaporanKeuntungan Diterima(DPWB–05)

• LaporanKeuntunganKeatas Pelaburan(SP02)

• LaporanPendapatanDividen (LA–0�)

• LaporanPendapatan PengurusDana(LBT–05)

• LaporanPengeluaranDeposit DanPasaranWang

• LaporanPenilaianPelaburan (LBT–07)



�7



( sambungan ) • LaporanPesananBelian/ JualanHarian(LA–04)

• LaporanPortfolioPengurusan Pelaburan(LA–�6)

• LaporanPrestasiPelaburan MengikutPengurusDana (LBT–0�)

• LaporanRingkasan KedudukanPelaburanSaham KeseluruhanMengikutSektor (LBT–0�)

• LaporanRingkasanKedudukan PelaburanSahamKeseluruhan MengikutSektor(LBT–02)

• LaporanStatistikPelaburan Keseluruhan(LA–05)

• LaporanTahunanPendapatan PengurusanSaham (LBT–09)

• LaporanTuntutanBalikCukai AtasDividenPasaranSaham (LA–08)

• LaporanUrusniagaBelian Saham(LA–0�)

• LaporanUrusniagaJualan Saham(LA–02)

• LaporanPergerakanDeposit DanPasaranWang (DPWB–02)

• NotisDepositDanPasaran Wang(NotisCadanganBaru)

• NotisDepositDanPasaran Wang(NotisPembaharuan)

• NotisDepositDanPasaran Wang(NotisPengeluaran)

• NotisPelaburanSaham (NotisBelianSaham)



�8



( sambungan ) • NotisPelaburanSaham (NotisJualanSaham)

• PenyataMemorandum Pelaburan(LBT–�2)

• PenyataPelaburanAm- DepositDanPasaranWang (DPWB–06)

• PenyataPelaburanAm– Saham(LBT–�0)

• PenyataPelaburanKumpulan AmanahKhas(LBT–��)

• PenyataPelaburanKumpulan WangAmanahKhas- DepositDanPasaranWang (DPWB–07)

• SenaraiMaklumatDividen Saham(LA–�2)

• SenaraiMaklumatTerbitan Hak/Bonus(LA–��)

SPEKS-MIS

• APenyataWangTunai

• AnalisaKontraktor/ PembekalM0��

• AnalisaKontraktor/Pembekal MengikutJabatan/PTJM0�0

• AnalisaKontraktor/Pembekal MengikutObjekSebagaiM0�2

• AnalisaKontraktor/Pembekal MengikutProjekM0��

• BPenyataPelaburan

• CPenyataAkaunHasil Disatukan

• C�PenyataHasil





�9



( sambungan ) • C2PenyataPerbelanjaan Mengurus

• DPenyataAkaunPinjaman Disatukan

• EPenyataAkaunAmanah Disatukan

• E�PenyataKumpulanWang AmanahKerajaan

• E�aPenyataKumpulanWang Pembangunan

• E�aiPenyataPerbelanjaan Pembangunan

• E�bPenyataKumpulanWang AmanahBekalanAir

• E�cPenyataPelbagai KumpulanWangAmanah Kerajaan

• E2PenyataKumpulanWang AmanahAwam

• E�PenyataAkaunWang Deposit

• FPenyataAkaunMemorandum Aset

• F�PenyataAkaun MemorandumPinjamanBoleh Dituntut

• F2PenyataAkaun MemorandumPelaburan

• GPenyataAkaunMemorandum Liabiliti

• G�PenyataAkaun MemorandumHutangAwam

• ImbanganDugaM00�

• LaporanAliranWangTunai NegeriM002



40



( sambungan ) • LaporanAnalisaPinjaman MengikutJenisM028

• LaporanAnalisaSistemLejar SubsidiariM029

• LaporanAnalisisKenaikan GajiM0�7

• LaporanAnalisisPembayaran BonusM0�8

• LaporanAnalisisPrestasi KutipanHasilM02�

• LaporanAnggaranKedudukan Tunai

• LaporanAnggaranTunaiM005

• LaporanBelanjaMengurus M026

• LaporanDaftarBayaranLewat M0�4

• LaporanEkonomiNegeri

• LaporanKumpulanWang AmanahAwamM007

• LaporanKumpulanWang AmanahKerajaanM006

• LaporanKumpulanWang BekalanAirM008

• LaporanKumpulanWang HasilYangDisatukan M0�9

• LaporanKumpulanWang PembangunanNegeriM009

• LaporanKutipanHasil MengikutJabatanM020

• LaporanPeganganSaham M0�2

• LaporanPenyataHasilDan PerbelanjaanM025



4�



( sambungan ) • LaporanPerbelanjaanBekalan AirM02�

• LaporanPerbelanjaanGaji, ElaunDanPerjawatanNegeri M0��

• LaporanPerbelanjaan MengurusDanTanggungan MengikutJabatanM024

• LaporanPerbelanjaan PembangunanMengikut JabatanM027

• LaporanPeruntukan, TanggunganDan PerbelanjaanM005

• LaporanPrestasiBaucar BayaranM0�5

• LaporanPrestasiPungutan/ TerimaanM0�6

• LaporanSenaraiBaucarYang DibayarMengikutAP58(A) M0��

• LaporanSenaraiBaucarYang DibayarMengikutAP96(A) M0�4

• LembaranImbangan

• PenyataAkaunMemorandum

• PenyataPenerimaanDan PembayaranWangTunai

• RingkasanHasilMengikut SumberM022

• SenaraiPerjawatanNegeri MengikutSkimM0�0



42



8.

( sambungan )

Aset dan Inventori

Laporan e-SPKB

• LaporanBaucar-BaucarYang BelumDibayarolehPejabat PembayaranBV50�

• LaporanUrusniagaDiAkaun VotYangTidakTerdapatDi LaporanTerperinci PerbelanjaanBV502

• LaporanUrusniagaDiLaporan TerperinciperbelanjaanYang TidakTerdapatDiAkaunVot BV50�

• LaporanPerbezaanAmaunDi BP2�danAkaunVotDebit BV504

• LaporanPerbezaanAmaunDi BP2�danAkaunVotKredit BV505

• Laporanataulistingkecil komputersepertidiatasyang dijanaolehsistemperakaunan elektronikyangdiluluskanoleh Perbendaharaanseperti SPEKS,SPHT,SAGA,ePBT dansebagainya.

• DaftarHartaModal (KEW.PA2)

• DaftarInventori(KEW.PA�)

• LaporanTahunanHartaModal DanInventori(KEW.PA8)

• DaftarPenyelenggaraanHarta Modal(KEW.PA�4)

• PerakuanPelupusanAsetAlih Kerajaan(KEW.PA�6)

• LaporanLembagaPemeriksa AsetAlihKerajaan (KEW.PA�7)


Asetdaninventoridilupuskan.



4�



( sambungan ) • LaporanLembagaPemeriksa

AsetAlihKerajaan (KEW.PA.20)

• KenyataanTawaranTender PelupusanAsetAlihKerajaan (KEW.PA2�)

• BorangTenderPelupusan AsetAlihKerajaan (KEW.PA22)

• JadualTenderPelupusan AsetAlihKerajaan (KEW.PA2�)

• KenyataanTawaran SebuthargaPelupusanAset AlihKerajaan(KEW.PA24)

• BorangSebutharga PelupusanAsetAlihKerajaan (KEW.PA25)

• JadualSebutharga PelupusanAsetAlihKerajaan (KEW.PA26)

• SenaraiAsetYangDilelong [KEW.PA27(A)]

Asetdaninventoridilupuskan.


44




KUMPULAN 2 : REKOD AM KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

1. Akaun

�.�. Acara Perakaunan

�.2. Akaun Antara Jabatan

�.�. Akaun Deposit

�.4. Akaun Terimaan

• Surat-menyuratmengenai pentadbirankewangan, peraturan-peraturan perakaunandan sistem-sistemperakaunan.

• Surat-menyuratdaripada AkauntanNegaramengenai kod-kodakaunbagiJabatan/ PTJdanlain-lainurusanyang berkaitandengannya.

• Surat-menyuratmengenai terimaandanbayaranantara Kementerian/Jabatan/Agensi.

• Surat-menyuratmengenai pewujudan,pengauditan akaun,cagaranwangdeposit, penyatapenyesuaian,sijil danlaporanpengesahan.

• Suratmenyuratberkaitan denganaktivitiakaun terimaanpersendirian, kutipanpembayaran,bil-bil, akaun-akaunyangbelum dijelaskansertaurusan yangberkaitandengannya.

• Surat-menyuratberkaitan denganbayaranbalikgaji, votdanlain-lainterimaan.









45



�.5. Akaun Pendahuluan

�.6. Akaun Panjar

�.7. Penutupan Akaun

�.8. Akaun Awam

Surat-menyuratmengenaipembiayaandanoperasiwangpendahuluanyangbelum/sudahdijelaskanberkaitandenganwangpanjar,pendahuluanpelbagaidanurusanlainyangberkaitandengannya.

Surat-menyuratberkaitanakaunpanjar,mengenaipembiayaandanoperasiwangpendahuluanyangbelum/sudahdijelaskanberkaitandenganwangpanjar,laporandanlain-lainurusanberkaitandengannya.

• Surat-menyuratberkaitan ArahanAkauntan/APbagi penutupanakaunbulanan/ tahunan.

• Surat-menyuratberkaitan maklumathasildan perbelanjaanbagi penyediaanbuku AkaunAwam.



Akaunditutupdansegalatindakantelahselesai.

Akaunditutupdansegalatindakantelahselesai.





46



2.

3.

�.9. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan danAkaun

Sistem Aplikasi

2.�. Sistem Perakaunan Berkomputer

2.2. Sistem Perolehan Berkomputer

Audit

�.�. Jawatankuasa Audit

• Surat-menyurat,laporan kewanganbulanan,suku tahunJabatan,minit mesyuarat,laporan maklumbalasdansebagainya.

• Surat-menyuratmengenai kawalan,penggunaandan perlaksanaansistem perakaunanberkomputer eSPKB/SPEKS/SAGA dansistem-sistem berkomputeryanglain.

• Surat-menyuratmengenai kawalan,penggunaandan perlaksanaansistemperolehan berkomputerseperti ePerolehan.

• Surat-menyuratmengenai pengurusanJawatankuasa Audit.









47



4.

5.

�.2. Pemerhatian/ Pertanyaan Audit

Bank

4.�. AkaunBank

Bayaran

5.�. Urusan Emolumen

5.2. Bayaran Perbelanjaan dibawah AP58(a) dan59

• Surat-menyuratdanlaporan pemerhatian/pertanyaanyang dikeluarkanolehKetuaAudit Negara/KetuaAuditDalam, permohonankelulusanharga, penurunankuasauntukAP69 danAP70danurusanlainyang berkaitandengannya.

• Surat-menyuratmengenai urusanbanksepertikebenaran membukaakaunsimpanan/ tetap,contohtandatangan untukmenandatanganicek, kawalanpengeluaran, penyimpanandanpelupusan bukucekdankuasatetap menguruskira-kirakewangan bank.

• Surat-menyuratmengenai urusanpembayarangajidan semuajeniselaun, pembayaranKWSP,kadar carumanpekerja,sumbangan majikan,potongan pemberhentiancarumandan sebagainya.

• Surat-menyuratmengenai pembayarandibawah AP58(a)danAP59,seperti pembayaransucihati,khidmat pakarrunding,penceramah, penterjemahdll.









48



6.

5.�.Akaun Pukal

Bajet

6.�. Bajet Mengurus

6.2.Bajet Pembangunan

• Surat-menyuratmengenai pewujudanakaununtuk syarikat-syarikatpembekal sepertiMAS,TNB,SPANCO, TM,SYABASdansegala urusanyangberkaitan dengannya.

• Surat-menyuratmengenai garispanduan,arahan penyediaandankelulusan anggaranbelanjawan mengurus.

• Surat-menyuratmengenai permohonantambah/pindah dankelulusanperuntukan mengurus.

• Surat-menyuratmengenai garispanduan,arahan penyediaandankelulusan anggaranperbelanjaan pembangunan.

• Surat-menyuratmengenai permohonantambah/pindah dankelulusanperuntukan pembangunan.











49



7.

8.

9.

6.�.Waran Peruntukan Mengurus/ Pembangunan

Bon Pelaksanaan

Urusan Cek

Aset

9.�. Urusan Asetdan Inventori

• Surat-menyuratdanborang permohonanserta perbelanjaanwaranperuntukan mengurus/pembangunandan waranperuntukantambahan.

• Surat-menyuratmengenai cagaran,jaminanbankdan jaminaninsuran.

Surat-menyuratmengenaiurusancek,termasuksemakanpenyerahancek,pemulangancekyangtidaklaku,pembatalancek,laporandanmaklumatkehilangancek,cekpalsudanlain-lainurusanyangberkaitandengannya.

• Surat-menyurat,arahan, peraturandanlaporan pengurusanasetdaninventori.









50



10. Kumpulan Wang Disatukan

�0.�. Akaun Hasil

�0.2. Akaun Amanah

• Suratmenyuratmengenai pengurusanKumpulan WangHasilDisatukan berasaskanFasal97 dan�04Perlembagaan Persekutuan.

• Suratmenyuratberkaitan pengendalianpinjaman/ pembiayaankenderaan, perumahan,komputer, pendahuluandiri (Seksyen�0,AktaAcara Kewangan�957) danpenyatapenyesuaian bakiakaunamanahserta arahanpemotongangaji bagimendapatkanbaki danpelarasan.

• Surat-menyuratberkaitan pengendalianakaunamanah (Seksyen9,AktaAcara Kewangan)sepertipenyata kira-kiraakaun,salinan penyatapemungutdanaudit, penyataterimaandanbayaran akaundansegalaurusanlain yangberkaitandengannya.

Penyelesaianakhirsegalaurusandanpenutupanakaunterakhir.

Segalatindakantelahselesai,telahdiauditdantiadalagitindakanlanjutkeatasnya.

Akaunditutupdandisifarkan.




5�



11.

�0.�.Akaun Pinjaman

Penurunan Kuasa

��.�.AP��dan AP69

��.2.Surat Kuasa Menanda- tangani Dokumen Kontrak

• Suratmenyuratmengenai pengendaliandankawalan AkaunPinjamanyang digunakanuntukmembiayai programdanaktiviti Kementerian/Jabatan/Agensi.

• Surat-menyuratmengenai tanggungankewangandan bayaranbalikolehKementerian /Jabatan/Agensi,surat- menyuratberkaitandengan perjanjian-perjanjiankewangan sertaaturan-aturanantara kerajaan-kerajaan persekutuan,kerajaan- kerajaannegeri,agensi-agensi danorganisasilain.

• Surat-menyuratpenurunan kuasadaripadaPegawai Pengawalkepadapegawai/ kakitanganmengenaiurusan pengambilancek, menandatanganiBaucar, Resit,PesananTempatan WaranPerjalananUdara, meluluskanPindahPeruntukan /PendahuluanDiri/Perolehan TerusdanPembelianRuncit.

• Surat-menyuratmengenai penurunankuasadaripada MenterikepadaPegawai untukmenandatangani dokumenkontrak.

Penyelesaianakhirsegalaurusandanpenutupanakaunterakhir.

Suratbarupemberiankuasadikeluarkan.

Suratbarupemberiankuasadikeluarkan.




52



12. Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja

�2.�.Pembelian Terus

�2.2.Sebutharga

�2.�.Jawatankuasa Sebutharga

�2.4.Tender

• Surat-menyuratmengenai perolehanbekalan, perkhidmatandankerja mengikuthadyang ditetapkan.

• Surat-menyuratmengenai perolehanperkhidmatandan bekalan,dokumensebutharga, jadualsebutharga,laporan sebuthargadanlampiranQ sertaurusanperlanjutan/ perubahankontraktermasuk urusanpenyewaan.

• Suratperlantikanjawatankuasa berkaitansebutharga,laporan, minitmesyuaratdan keputusanjawatankuasa sebutharga.

• Surat-menyuratmengenai perolehanperkhidmatandan bekalan,iklan,dokumen tender,jadualtenderdan laporantender.

• Surat-menyuratmengenai dokumenperjanjiankontrak sertaurusanperlanjutan/ perubahankontrak, termasukurusan penyewaan.









5�



�2.5.Jawatankuasa Tender

�2.6.Lembaga Perolehan

�2.7.Kontrak Pusat

�2.8.Pembelian Darurat

• Surat-menyuratperlantikan jawatankuasaberkaitan tender,laporan,minit mesyuaratdankeputusan jawatankuasatender.

• Surat-menyuratperlantikan Lembagaberkaitan perolehan,laporan, minitmesyuaratdan keputusanLembaga Perolehan.

• Surat-menyuratmengenai perolehanbarang-barang gunasamayangmerujuk kepadaPekelilingKontrak Perbendaharaandan suratpermohonan pengecualianpembelian kontrakpusat.

• Surat-menyuratpembelian segeraatauserta-merta yangmanakelewatan perolehanakanmemudaratkan danmenjejaskanperkhidmatan dankepentinganawam, laporanpembelian darurat,penyiasatan danpengauditan.









54



13.

�2.9. Pembelian Gotong- Royong dan lain-lain jenis pembelian seperti undian, pusingan dsb.

Yuran Keahlian

• Surat-menyuratmengenai perolehanbagiprojek-projek kecilmengikuthadperolehan dantempohsiapkerjayang ditetapkanyangmelibatkan penduduktempatan& bercorakkemasyarakatan, kertaskerja,minitmesyuarat danlaporan.

• Surat-menyuratdan pembayaranyuran keahliandansumbangan tahunankepadapertubuhan, persatuandanlain-lain dalamdanluarnegeri.





55


Lampiran 1

Kewangan – Arkib 4/08

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHANREKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

BUTIR-BUTIR JABATAN

(1) Kementerian / Jabatan / Agensi : (2) Bahagian / Cawangan / Unit

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

BIL.(3)

Tajuk Siri(4)

Tahun Diliputi(5)

Tempoh Pengekalan yangditentukan dalam Jadual

(6)

Meter PanjangRekod

(7)

Daripada Kepada

(8) Mengikut seksyen 25 dan 26 Akta Arkib Negara 2003 [ Akta 629 ] dan Arahan Perbendaharaan 150, saya mengemukakanpermohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas.

Nama Pegawai : Tandatangan dan Meteri / Cap Jabatan :

Jawatan : Tarikh :

Lampiran 1

Kewangan - Arkib 4/08

56


Lampiran 2

Kewangan – Arkib 13/08

PENENTUSAHAN PEMUSNAHANREKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

BUTIR-BUTIR JABATAN

(1) Kementerian / Jabatan / Agensi : (2) Bahagian / Cawangan / Unit

MAKLUMAT MENGENAI PERMUSNAHAN

(3) Kelulusan bagi PemusnahanArkib Negara Malaysia, No. Rujukan : Tarikh :Audit Negara Malaysia, No. Rujukan : Tarikh :Akauntan Negara Malaysia, No. Rujukan : Tarikh :

(4) Meter Panjang Rekod yang Dimusnahkan :

(5) Kaedah Pemusnahan : (6) No. Resit ( Jika Dijual ) : ___________

Dibakar Dirincih Dikitar semula Dipadamkan

(7) Tarikh Pemusnahan : (8) Tempat Pemusnahan :

PEGAWAI YANG MENJALANKAN PEMUSNAHAN

(9) Nama Pegawai :Tandatangan :Jawatan :

(10) Nama Saksi :Tandatangan :Jawatan :

PENENTUSAHAN

(11) Saya mengesahkan bahawa rekod di atas telah dimusnahkan dengan sewajarnya mengikut seksyen 25 dan 26 Akta Arkib Negara2003 [ Akta 629 ] dan Arahan Perbendaharaan 150.


Jawatan : Tarikh :

Dijual

Lampiran 2

Kewangan - Arkib 13/08

57


Lampiran 3

Arkib 11/08

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMINDAHAN REKOD AWAM

BUTIR-BUTIR JABATAN

(1) Kementerian / Jabatan / Agensi : (2) Bahagian / Cawangan / Unit :

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(3) No. Penerimaan : (4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod :

(5) Tarikh Diliputi :(6) Ukuran Rekod : __________

( meter panjang / unit / lembar )

(7) Peringkat Keselamatan : (8) Jenis dan Format Rekod :

Tarikh(12)Bil.

(9)No. Fail / Rujukan / No. Siri

(10)Tajuk / Perkara

(11)

Daripada Kepada

Bil.Lampiran/ Lembar

/ Unit(13)

(14) Mengikut seksyen 28 (1) dan (2) Akta Arkib Negara 2003 [ Akta 629 ], saya mengemukakan permohonan ini bagi pemindahanrekod di atas.


Jawatan : Tarikh :

Untuk Kegunaan Arkib Negara

Tarikh Terima :

Jumlah Rekod :

No. Penerimaan :

Lampiran 3

Arkib 11/08

58


Lampiran 4

CARTA ALIRAN PELUPUSAN REKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNANDI PUSAT TANGGUNGJAWAB ( PTJ )

Arkib Negara /Arkib Negara

Cawangan Negeri

Audit Negara /Audit Negeri

Akauntan Negara /Akauntan Negeri /Bendahari Negeri

PTJ Mengasingkan Rekod Kewangan danPerakaunan yang telah tamat tindakan dan telahmemenuhi tempoh pengekalan dalam jadual

PTJ Mengisi Borang Permohonan BagiPemusnahan Rekod Kewangan danPerakaunan ( Kewangan – Arkib 4/08 )

PTJ Menghantar Borang Permohonan keAgensi yang berkaitan

PTJ Menerima Surat Kebenaran / SuratKelulusan Daripada Ketua Pengarah ArkibNegara / Arkib Negara Cawangan Negeridan Ketua Audit Negara / Audit Negeri

PTJ memajukan Surat Kebenaran / Surat Kelulusan Arkib Negara / ArkibNegara Cawangan Negeri dan Audit Negara / Audit Negeri ke AkauntanNegara / Akauntan Negeri / Bendahari Negeri untuk

perkara muka surat · 2021. 1. 7. · perkara muka surat 5.20. perolehan bekalan, perkhidmatan dan...

Documents