PROSEDUR MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

PERDA-PS-01

No. Isu 3

No. Semakan 0

Tarikh 02 JULAI 2012

Status DIKAWAL

DISEDIAKAN OLEH

. PEGAWAI DOKUMEN

DISEMAK OLEH

. WAKIL PENGURUSAN

DILULUSKAN OLEH

.. PENGURUS BESAR

LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG

NO. ISU : 3 PERDA-PS-01 NO. SEMAKAN : 0

TAJUK: PROSEDUR MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

REKOD SEMAKAN

SEMAKAN ITEM KETERANGAN

NO. TARIKH

LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG

NO. ISU : 3 PERDA-PS-01 NO. SEMAKAN : 0

TAJUK : PROSEDUR MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

1.0 Carta Aliran Prosedur Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Tanggungjawab Carta Alir Dokumen

-

Memo MKSP - - - - -

Minit Mesyuarat MKSP

Minit Mesyuarat MKSP

Minit Mesyuarat MKSP

6.1 Tentukan tarikh MKSP

6.2 Edar notis MKSP

PD

PD

6.3 Penyediaan data PD

6.4 Mempengerusikan MKSP PB

6.5 Bincang dan kajian semula agenda

mesyuarat AJK MKSP

Perlu tindakan

6.6 Tentukan tindakan

6.7 Catat Minit Mesyuarat

Tidak

Ya

WP

PD

6.8 Sediakan Minit MKSP

6.9 Kelulusan Minit MKSP

PD

PB

6.10 Edarkan Minit MKSP

A

PD

LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG

NO. ISU : 3 PERDA-PS-01 NO. SEMAKAN : 0

TAJUK : PROSEDUR MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

Tanggungjawab Carta Alir Dokumen

-

-

-

-

A

6.11 Laksanakan tindakan PYB

6.12 Pantau tindakan

Telah diambil

& berkesan

6.13 Lapor ke MKSP akan datang

PD

PD

Ya

Tidak

Proses tamat

LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG

NO. ISU : 3 PERDA-PS-01 NO. SEMAKAN : 0

TAJUK : PROSEDUR MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

2.0 TUJUAN

Menjelaskan langkah-langkah pelaksanaan mesyuarat kajian semula pengurusan yang

bertujuan untuk memastikan kesesuaian yang berterusan, kecukupan dan keberkesanan MS

ISO 9001:2000 PERDA.

3.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh pengurusan atasan PERDA dalam perancangan, penyediaan

maklumat/data yang diperlukan dan pelaksanaan mesyuarat kajian semula pengurusan

termasuk pemantauan ke atas ketetapan dan tindakan yang perlu diambil hasil daripada

mesyuarat tersebut.

4.0 DEFINISI

Kajian Semula Aktiviti yang dilaksanakan untuk menentukan

kesesuaian, kecukupan dan keberkesanan sesuatu perkara untuk mencapai objektif-objektif yang ditetapkan (kajian semula juga termasuk menentukan kecekapan).

SPK Sistem Pengurusan Kualiti WP Wakil Pengurusan PD Pegawai Dokumen MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan AJK MKSP Ahli Jawatankuasa Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan PYB Pegawai Yang Bertanggungjawab

5.0 RUJUKAN

PKPA Bil. 2 Tahun 1991

Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan

LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG

NO. ISU : 3 PERDA-PS-01 NO. SEMAKAN : 0

TAJUK : PROSEDUR MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

6.0 PROSEDUR

6.1 PD mengadakan perbincangan dengan PB untuk menentukan tarikh yang sesuai untuk

mengadakan MKSP. MKSP mesti diadakan sekurang-kurangnya sekali setahun.

6.2 Selepas tarikh MKSP ditentukan, PD menyediakan Memo MKSP dan edarkan kepada AJK

MKSP sekurang-kurangnya dua (2) minggu sebelum tarikh MKSP.

6.2.1 AJK MKSP terdiri daripada:

(a) PB (Pengerusi);

(b) WP;

(c) Pegawai dokumen

(d) Lain-lain anggota yang diarahkan oleh PB.

6.2.2 Memo MKSP mestilah mengandungi maklumat-maklumat (agenda MKSP untuk

dibincang dan dikaji semula) seperti berikut:

(a) Keputusan audit

(b) Maklum balas pelanggan

(c) Prestasi proses dan ketakakuran produk

(d) Status tindakan pembetulan dan pencegahan

(e) Tindakan susulan daripada kajian semula pengurusan yang terdahulu

(f) Perubahan yang boleh memberi kesan kepada sistem pengurusan kualiti

(g) Cadangan penambahbaikan

6.3 PD menyediakan laporan/data yang diperlukan untuk dibincang dan dikaji semula semasa

MKSP (laporan/data mestilah disiapkan sebelum tarikh MKSP diadakan).

6.4 PB mempengerusikan MKSP.

6.5 AJK MKSP bincang dengan lebih lanjut jika terdapat sebarang masalah yang perlu diambil

tindakan atau perkara yang tidak normal atau perkara yang berpotensi untuk menjadi

masalah untuk mengenalpasti tindakan penyelesaian.

LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG

NO. ISU : 3 PERDA-PS-01 NO. SEMAKAN : 0

TAJUK : PROSEDUR MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

6.6 Dari pelbagai perkara yang telah dibincang dan dikaji semula, WP tentukan tindakan-

tindakan yang perlu diambil termasuk menentukan jangkamasa yang perlu dan anggota

yang bertanggungjawab untuk:

6.6.1 Penambahbaikan ke atas SPK atau proses-proses (cth. penambahbaikan proses

penyampaian latihan, penyelenggaraan infrastruktur, pelaksanaan audit kualiti

dalaman, dsb.)

6.6.2 Penambahbaikan ke atas perkhidmatan (cth. mengurangkan aduan pelanggan,

meningkatkan pemarkahan dalam kaji selidik kepuasan pelanggan, dsb.), dan

6.6.3 Keperluan sumber-sumber (cth. sumber manusia, alat bantuan mengajar,

infrastruktur, dsb.).

6.7 PD mencatit minit MKSP berdasarkan catitan yang dibuat dan minit tersebut mestilah

disiapkan dalam masa tujuh (7) hari dari tarikh MKSP.

6.8 PD kemukakan Minit MKSP yang telah siap kepada PB untuk kelulusan. Semua

laporan/data yang dikemukakan/ dibincangkan semasa MKSP mestilah dilampirkan bersama

minit MKSP.

6.9 PB membuat semakan dan meluluskan Minit MKSP. Jika ada pindaan/pembetulan, arahkan

PD untuk berbuat demikian.

6.10 Setelah diluluskan, PD membuat salinan secukupnya dan mengedarkan kepada semua AJK

MKSP. Minit MKSP mestilah diedarkan dalam masa tujuh (7) hari dari tarikh MKSP.

6.11 PYB melaksanakan tindakan-tindakan yang telah ditetapkan dalam minit MKSP (termasuk

tindakan yang perlu dilaksanakan oleh anggota yang berada di bawah penyeliaan AJK

MKSP yang berkenaan).

6.12 PD memantau tindakan-tindakan yang perlu dilaksanakan. Jika tindakan-tindakan tersebut

tidak dilaksanakan atau tidak disiapkan dalam jangkamasa yang telah dipersetujui, ambil

tindakan yang sewajarnya seperti membawa perkara tersebut kepada mesyuarat

pengurusan atau mengemukakannya kepada WP.

LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG

NO. ISU : 3 PERDA-PS-01 NO. SEMAKAN : 0

TAJUK : PROSEDUR MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

6.13 PD melaporkan semua tindakan yang diambil dan hasil tindakan tersebut semasa MKSP

yang akan datang. Laporan ini boleh juga dikemukakan dari masa ke semasa (mengikut

keperluan) dalam mesyuarat pengurusan.

7.0 REKOD

(a) Memo MKSP

(b) Minit MKSP