perancangan audit & tatacara juruaudit

PERANCANGAN AUDIT & TATACARA JURUAUDIT

APA ITU AUDIT?

Audit adalah “TOOL” Pemantauan bagi piawai sistem yang terpakai

dalam organisasi. Contoh: ISO 9001:2008 Pengesahan Sistem Pengurusan Kualiti

memenuhi keperluan yang ditetapkan Penilaian pembekal/ sub-kontraktor yang

berpotensi dalam memenuhi keperluan kontrak.

Penilaian dari pihak pelanggan bagi memastikan keupayaan dalam memenuhi keperluan kontrak.

JENIS-JENIS AUDIT

Audit Dalam

Audit Pihak Kedua

Audit Pihak Ketiga

OBJEKTIF AUDIT

Menentukan kepatuhan terhadap elemen-elemen di dalam SPK

Menentukan keberkesanan pelaksanaan dan penyelenggaraan SPK dalam memenuhi Polisi Kualiti dan Objektif Kualiti organisasi

Menyediakan peluang untuk penambahbaikan SPK

Mematuhi keperluan peraturan dan perundangan

PENGURUSAN AUDIT

Juruaudit adalah seseorang yang LAYAK melaksanakan audit

Menghadiri kursus latihan sebagai juruaudit dalaman

Penilaian berpandukan kepada keperluan ISO 9001:2008 (Klausa 8.2.2 – Audit Dalaman)

JENIS-JENIS AUDIT

Audit Dalam

Audit Pihak Kedua

Audit Pihak Ketiga

PENGURUSAN AUDIT

Setiap situasi audit hendaklah dinilai dalam 3 perspektif:

Intent Implementation Output

PENGURUSAN AUDIT

Intent“Adakah anda buat apa yang anda

nyatakan?”

(Dokumen mencukupi dan menunjukkan proses yang anda kehendaki)

PENGURUSAN AUDIT

Implementation“Adakah pelaksanaan dijalankan

dengan tepat?”

(Pemerhatian dan rekod diamalkan menunjukkan kepatuhan)

PENGURUSAN AUDIT

Output“Adakah keputusan dari proses

menunjukkan kehendak yang perlu dicapai?”

APAKAH DILEMA YANG DIHADAPI OLEH SEORANG JURUAUDIT

PERLU HAFAL

KLAUSA KE?

ADA KAEDAH MUDAH

TAK?

TOLONG SAYA…BANTU

SAYA…SAYA TAK FAHAM KLAUSA ISO

LAH….

PENYELESAIAN MASALAH

Fahamkan Klasa

Kaitkan dengan proses

organisasi

IMPLIKASI NEGATIF

Juruaudit seharusnya mampu menguasai elemen-elemen Klausa ISO 9001 dengan baik sebelum memulakan aktiviti pengauditan di organisasi masing-masing.

JIKA PENGUASAAN LEMAH, ia akan menyebabkan juruaudit KELIRU ketika pengelasan KLAUSA ke atas Ketidakakuran (NCR) yang dijumpai.

IMPLIKASI POSITIF

Juruaudit seharusnya mampu menguasai elemen-elemen Klausa ISO 9001 dengan baik sebelum memulakan aktiviti pengauditan di organisasi masing-masing.

JIKA PENGUASAAN BAIK, ia akan membantu juruaudit membuat keputusan audit yang tepat.

PROSES AUDIT

PERANCANGAN:

1. Perlantikan Ketua Juruaudit

2. Tentukan Skop

3. Pelan Audit

PROSES AUDIT

PERSEDIAAN:

1. Pembentukan Kumpulan

2. Jadual Aktiviti Audit

3. Kajian Dokumen

4. Senarai Semak

PROSES AUDIT

PENGENDALIAN:

1. Mesyuarat Pembukaan2. Temuduga3. Periksa4. Pemerhatian5. Buat Catatan / Ulasan6. Mesyuarat Penutup

2. MESYUARAT PEMBUKAAN

Masa: Max 30 minit, proses berikut:

a. Dipengerusikan oleh lokasi

b. Aluan wakil lokasi

c. Aluan Ketua Juruaudit:

- perkenal auditor

- objektif , skop dan kriteria audit

- kaedah audit

- jadual waktu

- keperluan sumber dan kemudahan

-kaedah laporan penemuan audit

d. Rekod Kedatangan

MELAKSANA AUDIT : CATATAN AUDIT

KONSEP:

1. Rekod pemerhatian juruaudit

2. Bukti berdokumen terperinci di dalam audit

3. Rekod bukti proses audit telah djalankan

4. Perlu segera, penangguhan boleh menyebabkan ketidaktepatan dalam

maklumat

Nota:

Juruaudit perlu mengambil catatan tentang amalan kerja auditi yang baik dan membantu mengelakkan persepsi negatif auditi

PROSES AUDIT

PELAPORAN:

1. Penulisan masalah ketidakpatuhan

2. Laporan kepada Audit

a. Dipengerusi oleh lokasi

b. Pembentangan laporan

audit

c. Maklumbalas wakil lokasi

d. Perbincangan

e. Penyerahan laporan

MESYUARAT PENUTUP

PROSES AUDIT

PENYUSULAN:

1. Audit Susulan

2. Verifikasi tindakan pembetulan yang diambil

3. Penilaian keberkesanan Tindakan Pembetulan.

20 PRINSIP UTAMA AUDIT

PERILAKU AUDITOR

i. Jangan dedahkan maklumat milik auditi kepada orang lain.

ii. Bersikap jujur dan tidak memihak bagi mengelakkan konflik kepentingan ‘Bias’.

iii. Apabila menjumpai aktiviti tidak beretika, juruaudit mesti mengesahkannya terlebih dahulu sebelum merekod dan melaporkan kepada auditi.

iv. Melindungi harta kepunyaan auditi ketika menjalankan audit.

v. Menggunakan pengetahuan dan kemahiran yang relevan untuk penambahbaikan bnersama.


PERSEDIAAN AUDIT

vi. Juruaudit hendaklah pastikan sumber-sumber yang diperlukan mencukupi semasa audit.

vii. Juruaudit yang dilantik mestilah kompeten dan berkelayakan.

viii. Persetujuan dengan pihak auditi diperlukan dari segi waktu, lokasi serta ‘standard’ yang perlu diaudit.

ix. Pastikan pihak auditi telah mewujudkan dan membangunkan sistem/ proses yang relevan sebelum diaudit.


PENGENDALIAN AUDIT

x. Membuat pengesahan dengan keperluan-keperluan/ peraturan

xi. Pastikan bahawa sampel audit yang diambil mencukupi agar sesuai dengan tujuan dan ruang lingkup audit.

xii. Kekal dengan skop audit melainkan terdapat isu yang berisiko tinggi terjadi semasa audit.

xiii. Sampel audit hendaklah diambil secara rawak.

xiv. Kepatuhjan dan ketidakpatuhan yang dijumpai semasa audit mestilah disahkan dan mudah diperolehi semula apabila diperlukan.

xv. Mematuhi peraturan di premis auditi.

xvi. Memaklumkan perkembangan semasa audit kepada auditi.


LAPORAN AUDIT

xvii.Laporkan hasil audit dengan jujur, tepat dan lengkap.

xviii.Beritahu auditi pentingnya tindakan yang perlu diambil terhadap penemuan/ ketidakpatuhan yang dikumpai.

xix. Pastikan hasil audit mudah diuruskan dan berkait dengan keperluan audit.

xx. Jangan cuba menyelesaikan masalah auditi.

ETIKA JURU AUDITSISTEM PENGURUSAN KUALITI

7 TERAS ETIKA

1. KEUTUHAN

2. PROFESIONALISME

3. URUS TADBIR YANG BAIK

4. KEBEBASAN, ADIL DAN SAKSAMA

5. KERAHSIAAN

6. DISIPLIN DIRI

7. PERCANGGAHAN KEPENTINGAN

KEUTUHAN

1. KOMUNIKASI : bahasa, bersopan santun dan hormat menghormati , diplomasi, bijak menyoal, peramah.

2. MELAKSANA TUGAS : ikhlas, amanah, jujur, mematuhi masa.

3. MEMBANTU AUDITI : “advisory role” dilaksana dengan berkesan, kenalpasti & selesai masalah.

4. PELAPORAN : Bersikap amanah dan laporan seimbang.

5. KEPUTUSAN : Berasaskan fakta, bertanggungjawab terhadap keputusan.

PROFESIONALISME

1. SIKAP PROFESIONAL : dedikasi, integriti, neutraliti, akauntabiliti, analitikal , pemerhati yang baik dan berkecuali.

2. KEMAHIRAN PROFESIONAL : merancang, melaksana serta melapor hasil pengauditan.

3. PENGETAHUAN PROFESIONAL: mengaitkan prosedur dan amalan kepada keperluan standard

KEBEBASAN, ADIL DAN SAKSAMA

KEPUTUSAN AUDIT :

a. bebas, adil dan saksama.b. tidak dipengaruhi.c. objektif dalam membuat

kesimpulan.d. berlandaskan bukti yang

sahih.e. pertimbang maklum dan

pandangan auditi.

KERAHSIAAN

1. KERAHSIAAN MAKLUMAT : menjaga semua maklumat yang diperolehi semasa proses audit.

2. PENDEDAHAN MAKLUMAT : dilarang mendedahkan maklumat kepada pihak ketiga secara lisan atau bertulis tanpa kebenaran organisasi diaudit.

DISIPLIN DIRI

1. TAHAP DISIPLIN : tahap tinggi, kemas dan bersih.

2. PATUH : arahan, peraturan dan undang-undang.

3. PENERAPAN NILAI MURNI : budaya bersyukur, bertanggungjawab, bersabar dan bersederhana

PERCANGGAHAN KEPENTINGAN

1. PEMBERIAN NASIHAT : dibenarkan memberi khidmat bantuan kepada auditi yang tidak bercanggah dengan peraturan kerajaan.

2. POLISI KERAJAAN : elak daripada perbincangan yang mempersoal atau mengkritik.

3. PENERIMAAN RASUAH/HADIAH : dilarang menerima yang boleh mempengaruhi kebebasan dan keutuhan tugas.

4. PENGGUNAAN MAKLUMAT : organisasi diaudit untuk kepentingan pribadi.

* KOMPETENSI

1. PENGETAHUAN : merupakan ilmu yang diperolehi daripada pembelajaran, pengalaman serta pengetahuan lain melalui internet.

2. KETELITIAN PROFESIONAL YANG SEWAJARNYA : juga merangkumi kerja susulan ke atas penemuan audit sebelumnya untuk menentukan sama ada langkah-langkah pembetulan telah diambil.

PENGUKUHAN

Untuk tujuan kefahaman dan pengukuhan sila rujuk;

KOD ETIKA JURUAUDIT, JABATAN AUDIT NEGARA

Keluaran 20 Disember 1999 18 November 2003 (Pindaan)

RUJUKAN & PANDUAN SEMASA MENJALANKAN AUDIT

1. Nilai dan Etika Dalam Perkhidmatan Awam

2. Tonggak 12

3. Dasar Penerapan Nilai Islam Dalam Pentadbiran

4. Perintah Am Bab D (Kelakuan & Tatatertib) 1993 – Peraturan 19 & 21

5. Akta Rahsia Rasmi 1972 dll.

SEKIANTERIMA KASIH

perancangan audit & tatacara juruaudit

Documents