PENGENALAN

Kolej Kediaman yang disediakan di Institusi Pengajian Tinggi merupakan tempat ekslusif kepada para pelajar untuk menjalankan aktiviti harian mereka serta sebagai pusat

kecemerlangan, pembangunan modal insan dan kepimpinan

mahasiswa.

OBJEKTIF

1. Mewujudkan staf berkemahiran untuk memberi perkhidmatan yang berkualiti kepada pelajar.

2. Peningkatan kerjaya kepada warga pengurusan kolej3. Memberi motivasi yang tinggi kepada warga

pengurusan kolej.

LATAR BELAKANG

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 33 Tahun 2005 bertujuan memaklumkan keputusan kerajaan mengenai

perubahan skim Perkhidmatan dal Pengurusan Asrama yang telah dilaksanakan melalui Pekeliling

Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002.

PERLAKSANAAN PERANCANGAN

Pelaksanaan ini melibatkan pentadbiran di bahagian

Pengurusan Kolej di bahagian pentadbiran kolej dan pembangunan pelajar.

a. Pentadbiran KolejBil Perkara Pengetua Pengurus

AsramaFelo Catatan

1 Cuti dan pergerakan staf kolej.

Kelulusan cuti Pengurus Asrama sahaja.

Kelulusan cuti dan pergerakan staf sokongan B dan kebawah.

2 Penguatkuasaan Denda Kesalahan Kecil, Tatatertib dan Gantirugi.

Dikeluarkan oleh Pengetua sahaja atau wakil yang dilantik.

Melapor dan memaklumkan kes-kes berkaitan kesalahan kecil, tatatertib dan gantirugi kepada Pengetua.

3 Pengeluaran Notis dan Memo.

Notis dan memo yang melibatkan aktiviti, kebajikan & tatatertib pelajar serta dasar dan polisi penginapan dan mengambil maklum semua notis yang dikeluarkan Pejabat Kolej.

Notis dan memo yang melibatkan struktur bangunan, kemudahan dan perkhidmatan.

4 Dokumen kolej. (Mengambil maklum) Memantau rekod, borang,dan fail di pejabat kolej.

Perlaksanaan rekod, borang dan fail.

Samb..Bil Perkara Pengetua Pengurus

AsramaFelo Catatan

5Laporan Tahunan Menyemak laporan

tahunan yang disediakan oleh Pengurus Asrama.

Menyediakan Laporan Tahunan untuk dihantar ke pejabat BHEPA.

6Perkhidmatan pembersihan kolej dan kafeteria.

(Mengambil maklum) Memantau berkenaan perkhidmatan pembersihan kolej dan cafeteria.

Pemantauan dan penyeliaan perkhimatan pembersihan kolej dan kafeteria.

B. PenempatanBil Perkara Pengetua Pengurus

AsramaFelo Catatan

1Penempatan Pelajar dan Kes-kes Rayuan.

Diluluskan oleh Pengetua atau wakil yang dilantik.

Urusan mengemaskini data dan rekod penginapan.

2 Penguatkuasaan Denda Kesalahan Kecil, Tatatertib dan Gantirugi.

Dikeluarkan oleh Pengetua sahaja atau wakil yang dilantik.

Melapor dan memaklumkan kes-kes berkaitan kesalahan kecil, tatatertib dan gantirugi kepada Pengetua.

c. Pembangunan PelajarBil Perkara Pengetua Pengurus

AsramaFelo Catatan

1Kelulusan kertas kerja untuk aktiviti Pelajar.

Sebarang kelulusan kertas kerja mesti melalui Pengetua atau sesiapa yang dilantik untuk menanggung tugas Pengetua.

Penyediaan logistik akan diselaraskan oleh Pengurus Asrama bagi sesuatu program.

-Menggerakkan aktiviti kolej -Menjadi Penasihat kepada semua aktiviti -Memastikan penghuni mematuhi peraturan Kolej.-Memberikan laporan bertulis kepada Pengetua sebulan sekali -Memupuk dan membina minda penghuni kolej agar memenuhi misi dan visi Universiti -Menjaga kebajikan pelajar

d. kewanganBil Perkara Pengetua Pengurus

AsramaFelo Catatan

1Perolehan Kolej Sebarang permohonan

atau cadangan perlu disokong/diluluskan oleh Pengetua.

Perancangan, penyediaan spesifkasi dan anggaran harga.

2Panjar Wang Runcit (Mengambil maklum)

Memantau rekod dan baki panjar wang runcit.

Pengurus Asrama sebagai penama cek Panjar Wang Runcit dan pegawai tanggungjawab adalah Penolong Pengurus Asrama.

3Vot kegiatan pelajar di kolej

Kelulusan penggunaan bajet.

Pemantauan dan penjagaan rekod.

Samb…kewanganBil Perkara Pengetua Pengurus

AsramaFelo Catatan

4Arahan kerja lebih masa staf kolej.

(Mengambil maklum) Memantau arahan kerja lebih masa yang dilakukan oleh staf kolej.

Kelulusan, pemantauan dan pengesahan kerja lebih masa staf kolej.

5Aset dan Inventori Kolej

(Mengambil maklum) Memantau rekod aset dan inventori kolej.

Perancangan, penerimaan , rekod dan perlaksanaan kerja-kerja inventori dilakukan oleh Pengurus Asrama.

6 Bil, Invois dan pengesahan penerimaan bekalan.

(Mengambil maklum) Memantau sebarang bil, invois dan pengesahan penerimaan bekalan yang telah ditandatangani Pengurus Asrama.

Membuat pengesahan dan menandatangani semua bil, invois dan pengesahan penerimaan bekalan di kolej.

e. Sumber ManusiaBil Perkara Pengetua Pengurus Asrama Felo Catatan

1Pembangunan Staf (Kursus dan latihan)

(Mengambil maklum) Memantau dan terlibat dalam sebarang perancangan pembangunan staf.

Perancangan, permohonan dan perlaksanaan.

2Perjawatan Sebarang permohonan

mestilah melalui Pengetua kolej.

Perancangan dan permohonan bajet perjawatan.

3Penilaian SKT Penilai Pertama

kepada Pengurus Asrama.Penilai Kedua kepada Penolong Pengurus Asrama.

Penilai Pertama kepada Penolong Pengurus Asrama.Penilai Kedua kepada staf berjawatan Pembantu Tadbir, Penyelia Asrama dan ke bawah.

f.Penyelenggaraan Bil Perkara Pengetua Pengurus

AsramaFelo Catatan

1Laporan Kerosakan. (Mengambil maklum)

Memantau laporan kerosakan kolej.

Melaksana, membuat pengesahan dan pemantauan sebarang laporan kerosakan kolej.

2 Stor alat ganti. (Mengambil maklum) Memantau sebarang laporan dan rekod alat ganti di stor.

Memantau dan membuat pengesahan berkenaan rekod alat ganti di stor.

3 Laporan E- Adu. (Mengambil maklum) Memantau laporan E- Adu yang dihantar ke BPPA.

Memantau dan membuat pengesahan berkenaan laporan E-Adu yang dihantar ke BPPA.