PENGURUSAN REKOD KERAJAAN:PRINSIP DAN AMALAN

HAJAH HABIBAH ISMAIL

SKOP

PRINSIP PENGURUSAN REKOD KERAJAAN

KONSEP PENGURUSAN REKOD PROGRAM PENGURUSAN REKOD

PRINSIP PENGURUSAN REKOD KERAJAAN

Meliputi perkara-perkara berkaitan: Hubungan kerajaan dengan rekod Kepentingan rekod kepada kerajaan Asas

Hubungan Kerajaan dengan Rekod

Melaksana Didokumentasi dalam

Wujud & Selenggara

Digunakan oleh

URUSNIAGA

AGENSI KERAJAAN REKOD

Menyokong jentera pentadbiran kerajaan Membantu melicinkan penyampaian perkhidmatan Merekodkan segala tanggungjawab dan hak2

berkerajaan Menyediakan dokumentari perundangan Bahan bukti keatas segala tindakan yang telah

dilaksanakan oleh kerajaan Menyediakan bahan penyelidikan masa hadapan

Kepentingan Rekod Kepada Kerajaan

Asas

Akauntabilti Intergriti Bahan bukti Sumber strategik

KONSEP PENGURUSAN REKOD

Difinisi Pengurusan rekod Rekod

Kitaran hayat rekod Format rekod Sifat rekod

Difinisi

Pengurusan Rekod

“Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation,receipt,maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records.”

ISO15489 – Records Management

Difinisi

Rekod awam

Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod-rekod perusahaan kerajaan ……….. .

Akta Arkib Negara 2003

Format Rekod

Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan foto, mikrofilem, filem sinematograh, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya.

Akta Arkib Negara 2003

Kitaran Hayat Rekod

1. Pewujudan

Penghasilan/Penerimaan Rekod

2. Agihan

Pengguna dalaman

Pengguan luaran.

3. Penggunaan

Untuk keputusan.

Untuk rujukan.

Untuk perundangan.

5. Pelupusan

Pemindahan, musnah atau simpan di jabatan.

4. Penyelenggaran

Simpan/ kesan/ pelihara

Sifat Rekod

Sahih/Tulin (Authenticity) Boleh di percayai (Reliable ) Keutuhan (Intergrity ) Boleh digunakan (Usability)

ISO 15489

PROGRAM PENGURUSAN REKOD

Asas bagi pelaksanaan program Keperluan dalam pelaksanaan program Kandungan program Faedah

Asas bagi melaksana program

Elemen pengurusan Perancangan Pelaksanaan Pemantauan Penilaian

Perancangan strategik

Keperluan dalam program pengurusan rekod Polisi

Manual kelasifikasi fail Jadual Pelupusan Rekod Manual pengurusan rekod Jabatan

Kakitangan Pegawai Rekod Jabatan Kerani Rekod Jabatan

Kewangan Struktur

Bahagian/unit mana? Ruang Peralatan

Kandungan Program

Pengurusan surat menyurat, e-mel, fotokopi,borang, laporan,

Pengurusan fail, Pengurusan rekod penting Pemeliharaan rekod Kawalan rekod Pemisahan rekod Bilik rekod

Faedah

Dapat melaksanakan tugas dengan teratur, efisyen dan berkesan

Dapat menawarkan perkhidmatan secara konsisten dan adil

Berupaya membuat dasar dan keputusan yang tepat dan berkualiti

Pengurusan ilmu pengetahuan (Knowledge Management) dan Organisasi Pembelajaran (Learning Organisation)

Menjimatkan kos (ruang, peralatan dan masa)

® RKPS Khid.Nasihat 1/04

TERIMA KASIH