Oleh:En.mohd azmi bin sulan

Pengurusan Fail Panitia

Dokumen ialah sesuatu catatan bertulis mengenai sesuatu perkara & bernilai dalam sesuatu masa atau ketikaBahan rujukan dari masa ke masaPenanggungjawaban responsibilityNilai perundanganNilai arkib Fail = Dokumen

BersistematikMudah dirujukMudah diperolehiSelamat

Ciri-ciri Sistem Fail

i) Fail Rahsia - Warna merah ii) Fail Sulit - Warna Hijau iii) Fail Peribadia) Bahagian Pegawai Executive Keatas - Warna Merah Jambu b) Bahagian Kumpulan Biasa - Warna Kuning iv) Fail Am (terhad) - Warna putih v) Sampul Kecil - Warna putih

Jenis Dan Pengelasan Fail

Sistem Mengenal Kod Fail Sistem ini hendaklah sekurang-kurangnya mempunyai perkara berikut ;- i) Nama Kod Pendek Organisasiii) Nama Kod Pendek Jabatan/Seksyen jika ada iii) Tajuk Indek Perkara Utama.iv) Perjenisan Perkara kedua.v) Pecahan Perjenisan Perkara ketiga @ seterusnya

Contoh XXX/2.04/i -1XXX = Nama Kod Organisasi /2. = Kod Kumpulan - contoh Pengurusan Pejabat 04/ = Kod Perkara - Contoh Tempahan Bilik i = Kod Pecahan - Mesyuarat Utama1 = Jilid Fail = Jilid Satu Fail dimaksudkan xxx/2.04/i -1 = Tempahan Bilik Mesyurat Utama

Kod Fail

1.Fail Pengurusan Am Panitia2.Fail Mesyuarat Panitia3. Fail Maklumat Ahli Panitia4. Fail Surat Menyurat Panitia5. Fail Dokumentasi Panitia6. Fail Penilaian & Peperiksaan Panitia7. Fail Bank Soalan8. Fail Penyeliaan dan Pencerapan Guru9. Fail Penyemakan Buku Latihan/Nota10. Fail Ko-Akademik BahasaJemaah NazirSistem Pengurusan Fail Panitia

FAIL 1:PENGURUSAN AM

Buku Pengurusan Panitia

Visi, Misi dan Matlamat

Struktur dan Carta Organisasi

Takwim & Carta Gantt Tahunan

Manual Prosedur Kerja & Fail Meja

FAIL 2:MESYUARAT PANITIA1.Takwim Mesyuarat Panitia2.Surat Panggilan Mesyuarat3.Borang Kehadiran Ahli Mesyuarat4.Buku Catatan Minit5.Laporan Minit Mesyuarat

FAIL 3:MAKLUMAT AHLI PANITIA1.Senarai nama ahli panitia2.Biodata Ahli panitia:- butiran peribadi- kelulusan- pengalaman mengajar- kursus/latihan dihadiri (3 tahun)- tugas-tugas khas (KPM/JPN/PPD/Sek)- pencapaian kendiri3.Agihan guru mengikut Tingkatan4.Jadual Waktu Peribadi Guru

FAIL 4:SURAT MENYURAT1.Surat Masuk (Sek/PPD/JPN/KPM)2.Surat Keluar (Sek/PPD/JPN/KPM)

FAIL 5:DOKUMENTASI PANITIA1.Pengurusan Strategik (5 tahun)2.Senarai Buku Rujukan/Teks3.Surat-surat Pekeliling Ikhtisas (berkaitan kurikulum& panitia sahaja)4.Senarai program khas/inovasi guru/kajian tindakan5.Borang-borang pengurusan (cth: minit curai)6.Laporan program/aktiviti panitia/kecemerlangan7.Sukatan Pelajaran/HSP/Rancangan MengajarTahunan/Harian (contoh)

FAIL 6:PENILAIAN & PEPERIKSAAN1.Pengurusan Headcount (HC1-HC6)2.Post Mortem (PM1-PM2)3.Jadual Spesifikasi Soalan Ujian (JSU)4.Laporan Analisa Peperiksaan dalaman & awam

FAIL 7:BANK SOALAN1.Koleksi Soalan Peperiksaan Dalaman2.Koleksi Soalan Peperiksaan Awam3.Koleksi Soalan Peperiksaan sekolah luar

Fail 7 :Penyeliaan dan Pencerapan Guru

Fail 8: Penyemakan Buku Latihan/Nota

Fail 9: Ko-Akademik Bahasa

Headcount (HC 1 HC 6)Post- Mortem (PM1 & PM2 )FAIL 10 :Pengurusan Headcount Panitia

1.Fail Mesyuarat Panitia2. Fail Surat Menyurat Panitia3. Fail Maklumat Ahli Panitia4. Fail Dokumentasi Panitia5. Fail Bank Soalan6. Fail Analisis Peperiksaan Panitia (PM 1 PM3)7. Fail Pengurusan Headcount8. Kerja Kursus Panitia yang berkenaan sahaja +++++ Tambahan : 9. Fail MBMMBI10.Fail PLBS / ULBS/ PBS

Sistem Pengurusan Fail Panitia - STAR

Fail tidak dikemaskiniFail tidak terdapat di tempatnyaMaklumat dalam fail tidak lengkapPengurusan fail yang tidak teratur berada di merata tempatFail hanya akan dibuka bila ada pemantauan ???ISU

Cerita Duit Syiling 1 sen Setiap kita boleh diumpamakan seperti syiling 1 SEN. Bawalah ke mana-mana, apa pun tidak dapatdibeli. Tetapi, kalau 1 SEN itu adalah syiling yang ke 100, ia dapat mengubah 99 Sen yang lain menjadimenjadi RM 1

Sendirian tidak penting, berkumpulan atau berpasukan mampu mengubah segala.Kita mempunyai pilihan sama ada menjadi:

1 sen sekeping @ 1 sen pelengkap?

PENUTUPPENGURUSAN REKOD YANG BERKESAN AKAN DIIKTIRAFKAN KERJA-KERJA KITA SEPANJANG PERKHIDMATAN

TERIMA KASIH