KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI PENGALAMAN (SIMPAN)

BAGI BADAN USAHA JASA KONSTRUKSI

2

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ............................................................................................................................................ 2 DAFTAR GAMBAR ................................................................................................................................... 3 I. PENDAHULUAN .............................................................................................................................. 4

A. Latar Belakang ....................................................................................................................... 4

B. Tujuan .................................................................................................................................... 5

C. Manfaat Sistem Informasi Pengalaman (SIMPAN) ................................................................. 5

D. Alur Aplikasi SIMPAN .............................................................................................................. 6

II. MENU PADA APLIKASI SIMPAN (BADAN USAHA) ..................................................................... 8 A. Menu Beranda ........................................................................................................................ 9

B. Menu Badan Usaha ................................................................................................................ 9

C. Menu Logout ........................................................................................................................ 10

III. FUNGSI MENU PADA APLIKASI SIMPAN (BADAN USAHA) ...................................................... 10 A. Tambah pengalaman Main Kontraktor ................................................................................. 10

B. Import pengalaman Main Kontraktor dan Subkontraktor ..................................................... 14

C. Tambah Pengalaman Sub Kontraktor ................................................................................... 17

D. Input Kolom Sub Klasifikasi .................................................................................................. 22

E. Input Kolom File Dokumen ................................................................................................... 23

F. Input Kolom KSO .................................................................................................................. 24

G. Input Kolom Subkon ............................................................................................................. 25

H. Input Kolom Aksi # .............................................................................................................. 27

IV. PENUTUP ................................................................................................................................. 30

3

DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Alur Registrasi Client ............................................................................................................. 6 Gambar 2 Alur Self-declare Pengalaman Badan Usaha .......................................................................... 6 Gambar 3 Alur Input Pengalaman dengan verifikasi dan validasi .......................................................... 7 Gambar 4 Halaman Login Client ............................................................................................................. 8 Gambar 5 Menu Pada Halaman Client .................................................................................................... 9 Gambar 6 Input Pengalaman Badan Usaha berdasarkan Jenis ............................................................ 11 Gambar 7 Jenis Pengalaman ................................................................................................................ 11 Gambar 8 Input Data ID Pekerjaan ..................................................................................................... 12 Gambar 9 Input Data Pemberi Tugas (Owner Pekerjaan) ................................................................... 12 Gambar 10 Input Data Kontrak ............................................................................................................ 13 Gambar 11 Input Data Kontrak (bila KSO ada tambahan Field) .......................................................... 14 Gambar 12 Jenis Pengalaman yang dapat di Import ........................................................................... 14 Gambar 13 Download untuk Sinkronisasi Data SIKI ............................................................................ 15 Gambar 14 Aksi Import Pengalaman ................................................................................................... 15 Gambar 15 Form Pop-Up Import Pengalaman Jika KSO dipilih Tidak .................................................. 16 Gambar 16 Form PopUp Import Pengalaman Jika KSO dipiih Ya ......................................................... 17 Gambar 17 Input Pengalaman Badan Usaha berdasarkan Jenis .......................................................... 18 Gambar 18 Input Data ID Pekerjaan Subkon ....................................................................................... 19 Gambar 19 Input Data Pemberi Tugas (Main Kontraktor) .................................................................. 19 Gambar 20 Input Data Kontrak Pekerjaan Subkon .............................................................................. 20 Gambar 21 Input Data ID Pekerjaan (Main Kontraktor) ...................................................................... 20 Gambar 22 Input Data Pemberi Tugas (Owner Pekerjaan) ................................................................. 21 Gambar 23 Data Kontrak Pekerjaan (Main Kontraktor) ....................................................................... 22 Gambar 24 Kolom Sub Klasifikasi ......................................................................................................... 22 Gambar 25 Form PopUp Tambah Sub Klasifikasi ................................................................................. 22 Gambar 26 Hasil Tambah Sub Klasifikasi Pengalaman ......................................................................... 23 Gambar 27 Kolom File Dokumen Pengalaman ..................................................................................... 23 Gambar 28 Form PopUp Upload File Dokumen .................................................................................... 23 Gambar 29 Hasil Upload File Dokumen ................................................................................................ 24 Gambar 30 Kolom Tambah KSO ......................................................................................................... 24 Gambar 31 Tambah KSO ...................................................................................................................... 24 Gambar 32 Hasil Tambah KSO ............................................................................................................. 25 Gambar 33 Kolom Tambah Subkon ..................................................................................................... 25 Gambar 34 Tambah Data Subkon ........................................................................................................ 26 Gambar 35 Hasil Input Subkon ............................................................................................................ 26 Gambar 36 Kolom Aksi # ..................................................................................................................... 27 Gambar 37 View Pengalaman .............................................................................................................. 27 Gambar 38 Edit Pengalaman ................................................................................................................ 28 Gambar 39 Hapus Pengalaman ............................................................................................................ 29 Gambar 40 Submit Pengalaman ........................................................................................................... 29

4

I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pengembangan Sistem Informasi Pengalaman (SIMPAN) merupakan aplikasi

yang memuat data/dokumen dan informasi pengalaman serta kinerja penyedia jasa khususnya Badan Usaha di bidang Jasa Konstruksi. Sistem

Informasi Pengalaman (SIMPAN), diharapkan dapat menjawab tuntutan

pelaksanaan proses pengadaan barang/jasa yang transparan, efisien, dan akuntabel, melalui pemanfaatan teknologi digital, proses pengadaan

barang/jasa akan semakin didorong untuk lebih efisien, transparan dan akuntabel.

Secara prinsip, data/informasi pada aplikasi SIMPAN didapat melalui proses inputing data yang dilakukan secara mandiri oleh Badan Usaha dengan

menggunakan data referensi pengalaman yang terdapat pada SPSE, e-Monitoring PUPR, dan Sistem Informasi Konstruksi Indonesia (SIKI). Beberapa

field data pada aplikasi SIMPAN juga ditambahkan sesuai dengan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 14 Tahun 2020

tentang Standar dan Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi Melalui Penyedia.

Dengan tersimpannya data pengalaman pada aplikasi SIMPAN maka Badan

Usaha tidak perlu lagi menyampaikan data pengalamannya setiap kali mengikuti seleksi/tender pengadaan barang/jasa. Diharapkan dengan

terpusatnya data pengalaman Badan Usaha pada Sistem Informasi Pengalaman (SIMPAN) akan mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam

proses prakualifikasi sehingga percepatan pelaksanaan proses tender/seleksi

dapat dilakukan. Adapun Badan Usaha yang dapat meng-input datanya ke dalam Sistem Informasi Pengalaman adalah Badan Usaha yang terdaftar pada

SIKI, LPJK yang telah memiliki SBU dan SKA elektronik.

5

B. Tujuan

Panduan penggunaan Sistem Informasi Pengalaman (SIMPAN) ini dibuat yang bertujuan sebagai berikut :

1. Menggambarkan dan menjelaskan penggunaan aplikasi Sistem Informasi Pengalaman (SIMPAN) untuk Badan Usaha.

2. Menjelaskan secara detail mekanisme dan alur pelaksanaan penginputan data dan informasi pengalaman untuk Badan Usaha.

C. Manfaat Sistem Informasi Pengalaman (SIMPAN) Aplikasi SIMPAN dalam implementasinya diharapkan dapat memberikan

beberapa manfaat antara lain : 1. Meningkatkan konsistensi dan akurasi data pengalaman penyedia jasa

yang digunakan pada proses evaluasi sehingga data yang digunakan dapat dipertanggungjawabkan.

2. Mempercepat pelaksanaan tugas pengadaan barang/jasa dengan

peningkatan efisiensi waktu pelaksanaan evaluasi pengalaman penyedia jasa dalam tender/seleksi.

3. Meningkatkan kualitas pengadaan barang/ jasa melalui peningkatan akurasi dan transparansi kinerja dan pengalaman penyedia jasa guna

mendukung pelaksanaan pembangunan infrastruktur yang handal. 4. Meningkatkan efisiensi biaya dan waktu bagi penyedia jasa dimana

penyedia jasa tidak perlu lagi menyampaikan data pengalamannya setiap mengikuti tender/seleksi paket kegiatan.

5. Meminimalisir peluang terjadinya penyimpangan melalui keterbukaan informasi dan kemudahan akses terhadap data pengalaman dan kinerja

penyedia jasa yang akan berdampak positif terhadap peningkatan kredibilitas Kementerian PUPR dan kepuasan masyarakat/stakeholder

terkait.

6

D. Alur Aplikasi SIMPAN Alur proses pada aplikasi SIMPAN untuk Badan Usaha terbagi menjadi 3

proses utama yaitu :

1. Proses Registrasi/Login

Gambar 1 Alur Registrasi Client

2. Klaim Data Pengalaman dengan mekanisme Self-declare

Gambar 2 Alur Self-declare Pengalaman Badan Usaha

7

3. Input data pengalaman dengan mekanisme verifikasi dan validasi

Gambar 3 Alur Input Pengalaman dengan verifikasi dan validasi

8

II. MENU PADA APLIKASI SIMPAN (BADAN USAHA)

Untuk mengakses aplikasi ini Badan usaha harus memiliki SBU Elektronik. User yang digunakan dalam aplikasi ini adalah user yang dikirim via email dari LPJK ke

email yang didaftarkan waktu mengajukan permohonan SBU. User ini untuk mengunduh data SBU Jika badan usaha tidak memiliki user ini tidak dapat

mengakses Aplikasi Simpan. Pada halaman Login Client baik Badan Usaha bisa login pada menu ini. Untuk

melakukan login silahkan lakukan tahap berikut ini: Klik pada halaman Home è Pilih Menu ‘Login Client’ è input Username (Badan

usaha atau Tenaga Kerja) è input Password è ceklist pada captcha untuk

memverifikasi bahwa yang login pada aplikasi bukan robot è klik tombol ‘Login’.

Gambar 4 Halaman Login Client

Jika sudah login pada aplikasi Simpan untuk Client berdasarkan username Badan

Usaha atau Tenaga Kerja, tampilan pada halaman Client akan berbeda tergantung jenis login yang dilakukan.

9

Gambar 5 Menu Pada Halaman Client

Jika login dengan Username Badan Usaha, akan terdapat beberapa menu

diantaranya:

A. Menu Beranda

Sebagai menu untuk kembali ke halaman utama/awal pada halaman Badan

Usaha.

B. Menu Badan Usaha

1. Sub Menu Profile

Sub menu ini menampilkan detail data: Administrasi Badan Usaha, Landasan Hukum Pendirian Badan Usaha,

Pengurus Badan Usaha, Sertifikat Badan Usaha. 2. Sub Menu Pengalaman Main Kontraktor

Sub menu ini memiliki beberapa tampilan diantaranya: Tombol Tambah Pengalaman, Pengalaman E-Mon, Pengalaman SPSE dan

Pengalaman SIKI. Pada halaman ini terdapat beberapa fungsi tambahan jika sudah melakukan tambah pengalaman ataupun aksi Import pada

pengalaman E-Mon , SPSE dan SIKI, pengalaman yang sudah diinput dan diimport akan terdetail dan dapat dilakukan aksi: View, Edit, Hapus, Submit

10

Data untuk mengajukan pengalaman yang sudah diinput atau di import

agar dapat dinilai oleh validator. Khusus untuk pengalaman dari SIKI ada tombol Download yang fungsinya

sinkronisasi data di aplikasi SIMPAN dan SIKI. 3. Sub Menu Pengalaman sub kontraktor

Sub menu ini memiliki tampilan diantaranya: Tombol Tambah pengalaman. Jika pengalaman sudah diinput akan terdetail

semua pengalaman pada halaman ini dan dapat melakukan aksi : View, Edit, Hapus, Submit Data untuk mengajukan pengalaman yang sudah

diinput agar dapat dinilai oleh validator.

C. Menu Logout

Sebagai menu yang digunakan client untuk keluar dari Aplikasi SIMPAN.

III. FUNGSI MENU PADA APLIKASI SIMPAN (BADAN USAHA)

Jika login dengan username Badan Usaha, client Badan Usaha dapat melakukan input

pengalaman Badan Usaha baik itu Main Kontraktor maupun Sub Kontraktor :

A. Tambah pengalaman Main Kontraktor

Input pengalaman terdapat pada Sub Menu Main Kontraktor dan Sub Menu Sub

Kontraktor. Untuk melakukan input pengalaman Main Kontraktor silahkan pilih pengalaman Main Kontraktor è Klik tombol ‘Tambah Pengalaman’

11

Gambar 6 Input Pengalaman Badan Usaha berdasarkan Jenis

Pada Tambah Pengalaman terdapat beberapa jenis inputan data pengalaman, yaitu:

Gambar 7 Jenis Pengalaman

1. Pengalaman Rahasia atau tidak default adalah tidak. Bila rahasia hanya akses tertentu di Admin yang akan bisa melihat:

2. Data ID Pekerjaan Input Sumber Dana terdapat : APBN, APBD, Loan, Hibah, Swasta

12

Input Lokasi Pekerjaan Terdapat : Semua Provinsi yang ada di Indonesia

Gambar 8 Input Data ID Pekerjaan

3. Data Pemberi Tugas (Owner Pekerjaan) • Input Pemberi Tugas PU atau Non PU • Input Nama Instansi/Unor yang bersesuaian jika dari PU • Input Nama Instansi • Input Alamat Instansi • Input No Telepon Instansi • Input Email Instansi • Input Jabatan Pemberi Tugas • Input Nama Pemberi Tugas • Input No Telepon Pemberi Tugas • Input Email Pemberi Tugas

Gambar 9 Input Data Pemberi Tugas (Owner Pekerjaan)

13

4. Data Kontrak • Input Nomor Kontrak • Input Tanggal Kontrak dengan format dd/mm/yyyy • Input Nilai Kontrak • Input Nilai Kontak (Setelah Adendum) • Pilih Status KSO : Tunggal / Lead KSO / Ang KSO • Input Nilai Kontrak Sesuai Porsi • Input Presentasi Progres • Input Nilai Progres Pekerjaan • Input Sisa Presentase Progres Pekerjaan • Input Sisa Nilai Progres Pekerjaan • Input No BA Serah Terima • Input Tanggal BA Serah Terima dengan format dd/mm/yyyy

Gambar 10 Input Data Kontrak

5. Tombol ‘Simpan’ untuk menyimpan data pengalaman yang akan diinput ke sistem Simpan Client.

6. Bila memilih Lead KSO harus mengisi Data KSO di menu KSO

14

Gambar 11 Input Data Kontrak (bila KSO ada tambahan Field)

B. Import pengalaman Main Kontraktor dan Subkontraktor Import pengalaman terdapat pada Sub Menu Main Kontraktor untuk melakukan aksi Import Data dari data Pengalaman SPSE, Pengalaman E-Mon, dan Pengalaman SIKI. Untuk melakuan import silahkan pilih pengalaman mana yang akan di import, baik pengalaman SPSE, Pengalaman E-Mon dan Pengalaman SIKI.

Untuk Subkontraktor hanya import pengalaman dari SIKI. Saat demo belum dimunculkan. è Klik Tombolnya sesuai pengalaman yang akan diimport

Gambar 12 Jenis Pengalaman yang dapat di Import è Khusus untuk pengalaman SIKI sebelum import klik tombol download untuk untuk sinkronisasi dengan data pengalaman terbaru di SIKI

15

Gambar 13 Download untuk Sinkronisasi Data SIKI

è pada kolom Aksi klik tombol ‘Import’

Gambar 14 Aksi Import Pengalaman

16

Gambar 15 Form Pop-Up Import Pengalaman Jika KSO dipilih Tidak

è Pilih Sub Klasifikasi pengalaman tersebut è Pilih Jenis KSO (Ya atau Tidak) è Jika Jenis KSO adalah Ya, maka input : Porsi KSO (dalam %) dan input Rekanan KSO

17

Gambar 16 Form PopUp Import Pengalaman Jika KSO dipiih Ya

è Klik tombol ‘Import’ untuk untuk import data dari data asal agar dapat diajukan untuk divalidasi oleh validator

C. Tambah Pengalaman Sub Kontraktor Input pengalaman terdapat pada Sub Menu Main Kontraktor dan Sub Menu Sub Kontraktor. Untuk melakukan input pengalaman Sub Kontraktor silahkan pilih pengalaman Sub Kontraktor è Klik tombol ‘Input Pengalaman’

18

Gambar 17 Input Pengalaman Badan Usaha berdasarkan Jenis

Pada Tambah Pengalaman terdapat beberapa jenis inputan data pengalaman, yaitu :

7. Data ID Kontrak Pekerjaan Subkon • Input Nama Pekerjaan • Input Sumber Dana • Input Klasifikasi Pekerjaanà Sesuai klasifikasi SBU • Input Lokasi Pekerjaan à Provinsi Seluruh Indonesia

19

Gambar 18 Input Data ID Pekerjaan Subkon

8. Data Pemberi Tugas (Main Kontraktor)

• Input Pemberi Tugas PU dan Non PU, bila PU isikan Unor yang bersesuaian

• Input Nama Instansià Non PU diisikan isian bebas • Input Alamat Instansi • Input No Telepon Instansi • Input Email Instansi • Input Jabatan Pemberi Tugas • Input Nama Pemberi Tugas • Input No Telepon Pemberi Tugas • Input Email Pemberi Tugas

Gambar 19 Input Data Pemberi Tugas (Main Kontraktor)

20

9. Data Kontrak Pekerjaan Subkon

• Input No Kontrak • Input Tanggal Kontrak • Input Nilai Kontrak Total dalam Rp. • Input No BA Serahterima • Input Tanggal BA serah terima

Gambar 20 Input Data Kontrak Pekerjaan Subkon

10. Data ID Pekerjaan (Main Kontraktor)

• Input Nama Paket Pekerjaan • Input Sumber Dana : APBN, APBD, Loan, Hibah, Swasta • Input Sub Klasifikasi Pekerjaan : Pilih Sub Klasifikasi yang sesuai

dengan pengalaman BU • Input Lokasi Pekerjaan : Semua Provinsi yang ada di Indonesia

Gambar 21 Input Data ID Pekerjaan (Main Kontraktor)

21

11. Data Pemberi Tugas (Owner Pekerjaan) Pilihan Input PU atau non PU ( bila saat demo belum muncul untuk subkontraktor langsung input data yang ada dibawah ini) • Input Nama Instansi • Input Alamat Instansi • Input No Telepon Instansi • Input Email Instansi • Input Jabatan Pemberi Tugas • Input Nama Pemberi Tugas • Input No Telepon Pemberi Tugas • Input Email Pemberi Tugas

Gambar 22 Input Data Pemberi Tugas (Owner Pekerjaan)

12. Input Data Kontrak (Main Kontraktor)

• Input Nomor Kontrak • Input Tanggal Kontrak dengan format dd/mm/yyyy • Input Nilai Kontrak • Input Nilai Kontrak (Setelah Adendum) • Input No BA Serah Terima • Input Tanggal BA Serah Terima dengan format dd/mm/yyyy

22

Gambar 23 Data Kontrak Pekerjaan (Main Kontraktor)

13. Tombol ‘Simpan’ untuk menyimpan data pengalaman yang akan diinput

ke sistem SIMPAN Client.

D. Input Kolom Sub Klasifikasi è Pada kolom Sub Klasifikasi Klik Tambah

Gambar 24 Kolom Sub Klasifikasi

è Pada Form Pop Up Tambah Sub Klasifikasi Pengalaman yang akan diajukan è Klik Simpan

Gambar 25 Form PopUp Tambah Sub Klasifikasi

23

è Setelah disimpan maka tampilan akan seperti gambar dibawah ini

Gambar 26 Hasil Tambah Sub Klasifikasi Pengalaman

E. Input Kolom File Dokumen

è Pada kolom File Dokumen Klik Tambah

Gambar 27 Kolom File Dokumen Pengalaman

è Upload File Dokument Berdasarkan Jenis Dokument yang diminta (Format File yang diperbolehkan untuk diupload hanya PDF) è Klik Simpan

Gambar 28 Form PopUp Upload File Dokumen

24

è Setelah disimpan maka tampilan akan seperti gambar dibawah ini :

Gambar 29 Hasil Upload File Dokumen

F. Input Kolom KSO

è Pada kolom KSO, jika Jenis KSO dipilih sebagai Lead KSO maka KSO kolom dapat ditambahkan è klik Tambah

Gambar 30 Kolom Tambah KSO

è Akan Tampil Halaman Tambah KSO è input Nama Penyedia è Pilih Status KSO è input Presentase Porsi è Input Nilai Kontrak Sesuai Porsi è Klik tombol ‘Simpan’

Gambar 31 Tambah KSO

25

è Setelah data KSO sudah ditambahkan maka tampilan akan seperti pada gambar dibawah ini :

Gambar 32 Hasil Tambah KSO

G. Input Kolom Subkon

è Pada Kolom Subkon klik Tambah

Gambar 33 Kolom Tambah Subkon

è Pada Halaman Input Subkon è input Nama penyedia Subkon

è Input Nama Pekerjaan Subkon è Pilih Sumber Dana (APBN/APBD/Loan/Hibah/Swasta) è Pilih Sub Klasifikasi Pekerjaan è Isikan data Kontrak No, Tanggal , Nilai dan Nilai Kontrak setelah Adendum, No dan Tanggal BA serah terima èUnggah juga Dokumen Kontraknya berbentuk PDF è Klik Simpan

26

Gambar 34 Tambah Data Subkon

è Setelah Data Subkon diinput maka tampilan akan seperti pada gambar dibawah ini :

Gambar 35 Hasil Input Subkon

27

H. Input Kolom Aksi #

Gambar 36 Kolom Aksi #

• View pengalaman : untuk melihat hasil input pengalaman lebih detail.

Gambar 37 View Pengalaman

28

• Edit pengalaman untuk melakukan perbaikan : Data ID Pekerjaan, Data Pemberi Tugas (Owner Pekerjaan), Data Kontrak, Data Kontrak Pekerjaan Subkon è setelah data diperbaiki klik tombol ‘Ubah’ untuk menyimpan perbaikan yang suda dilakukan.

Gambar 38 Edit Pengalaman

29

• Hapus pengalaman Untuk melakukan hapus pengalaman è klik tombol ‘Hapus’ pada kolom Aksi # è akan tampil PopUp untuk konfirmasi penghapusan pengalaman è silahkan klik ‘Batal’ atau ‘Hapus’ Hapus pengalaman hanya bisa sebelum pengalaman di Submit

Gambar 39 Hapus Pengalaman

• Submit Data Pengalaman Tombol pada aksi Submit Data Pengalaman berfungsi untuk melakukan pengajuan pengalaman yang sudah Diinput/import Pengalaman SPSE/Pengalaman E-Mon/Pengalaman SIKI è Klik tombol Submit è Klik tombol ‘Batal’ atau ‘Ajukan’ kemudian data pengajuan pengalaman akan masuk ke sistem dan diajukan ke Validator untuk dilakukan validasi

Gambar 40 Submit Pengalaman

30

IV. PENUTUP

1. Sampai dengan submit data pengalaman secara lengkap dan sudah melakukan centang kebenaran data dan dokumen yang disampaikan maka selesai sudah

proses penginputan data pengalaman badan usaha. 2. Badan Usaha bertanggung jawab secara penuh terhadap data dan dokumen yang

disampaikan, apabila terbukti data dan dokumen yang disampaikan tidak benar, maka dapat dikenakan sanksi sesuai peraturan perundangan yang berlaku.