KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

PANDUAN

PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI PENGALAMAN (SIMPAN)

BAGI TENAGA AHLI JASA KONSTRUKSI

2

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ............................................................................................................................................ 1 DAFTAR GAMBAR ................................................................................................................................... 3 I. PENDAHULUAN ............................................................................................................................... 4

A. Latar Belakang ....................................................................................................................... 4 B. Tujuan .................................................................................................................................... 5 C. Manfaat Sistem Informasi Pengalaman (SIMPAN) ................................................................. 5 D. Alur Aplikasi SIMPAN .............................................................................................................. 6

II. MENU PADA APLIKASI SIMPAN (Tenaga Ahli) .......................................................................... 8 A. Menu Beranda ........................................................................................................................ 9 B. Menu Personal ........................................................................................................................ 9

a. Sub Menu Profile ................................................................................................................... 9

b. Sub Menu Pengalaman Proyek ........................................................................................... 10

C. Menu Import Pengalaman dari SIKI ..................................................................................... 17 D. Menu Logout ........................................................................................................................ 17

III. PENUTUP ................................................................................................................................. 18

3

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Alur Registrasi Client ............................................................................................................. 6 Gambar 2 Alur Self-declare Pengalaman Tenaga Ahli ............................................................................ 6 Gambar 3 Alur Input Pengalaman dengan verifikasi dan validasi .......................................................... 7 Gambar 4 Halaman Login Client ............................................................................................................. 8 Gambar 5 Dashboard Aplikasi Simpan Tenaga Ahli ............................................................................... 8 Gambar 6 Menu Pada Halaman Client .................................................................................................... 9 Gambar 7 Tampilan Sub Menu Profile – Personal Profile ....................................................................... 9 Gambar 8 Tampilan Sub Menu Profile – Pendidikan ............................................................................ 10 Gambar 9 Tampilan Sub Menu Profile – Sertifikat ............................................................................... 10 Gambar 10 Tampilan Jenis Pengalaman .............................................................................................. 11 Gambar 11 Tampilan Input Pekerjaan ................................................................................................. 11 Gambar 12 Tampilan Input Pemberi Tugas (Owner Pekerjaan) .......................................................... 12 Gambar 13 Tampilan Input Kontrak Pekerjaan .................................................................................... 12 Gambar 14 Tampilan Tombol Tambah Dokumen ................................................................................ 13 Gambar 15 Tampilan PopUp Tambah File ........................................................................................... 13 Gambar 16 Delete File Dokumen ........................................................................................................ 13 Gambar 17 Kolom Aksi # .................................................................................................................... 14 Gambar 18 Tampilan Halaman View Pengalaman Proyek .................................................................. 15 Gambar 19 Tampilan Halaman Edit Pengalaman Proyek .................................................................... 16 Gambar 20 Input Pengalaman dari SIKI ............................................................................................. 17 Gambar 21 Menu Logout ...................................................................................................................... 18

4

I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pengembangan Sistem Informasi Pengalaman (SIMPAN) merupakan aplikasi yang memuat data/dokumen dan informasi pengalaman serta kinerja

penyedia jasa khususnya Tenaga Ahli di bidang Jasa Konstruksi. Sistem Informasi Pengalaman (SIMPAN), diharapkan dapat menjawab tuntutan

pelaksanaan proses pengadaan barang/jasa yang transparan, efisien, dan akuntabel, melalui pemanfaatan teknologi digital, proses pengadaan

barang/jasa akan semakin didorong untuk lebih efisien, transparan dan akuntabel.

Secara prinsip, data/dokumen dan informasi pada aplikasi SIMPAN didapat melalui proses inputing data yang dilakukan secara mandiri oleh Tenaga Ahli

dengan menggunakan data referensi pengalaman yang terdapat pada SPSE, e-Monitoring PUPR, dan Sistem Informasi Konstruksi Indonesia (SIKI).

Beberapa field data pada aplikasi SIMPAN juga ditambahkan sesuai dengan

Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 14 Tahun 2020 tentang Standar dan Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi Melalui

Penyedia.

Dengan tersimpannya data pengalaman pada aplikasi SIMPAN maka Tenaga

Ahli tidak perlu lagi menyampaikan data pengalamannya setiap kali mengikuti seleksi/tender pengadaan barang/jasa. Diharapkan dengan terpusatnya data

pengalaman Tenaga Ahli pada Sistem Informasi Pengalaman (SIMPAN) akan mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam proses prakualifikasi sehingga

percepatan pelaksanaan proses tender/seleksi dapat dilakukan. Adapun Tenaga Ahli yang dapat meng-input datanya ke dalam Sistem Informasi

Pengalaman adalah Tenaga Ahli yang terdaftar pada SIKI, LPJK yang telah memiliki SBU dan SKA elektronik.

5

B. Tujuan

Panduan penggunaan Sistem Informasi Pengalaman (SIMPAN) ini dibuat yang bertujuan sebagai berikut :

1. Menggambarkan dan menjelaskan penggunaan aplikasi Sistem Informasi Pengalaman (SIMPAN) untuk Tenaga Ahli.

2. Menjelaskan secara detail mekanisme dan alur pelaksanaan penginputan

data dan dokumen pengalaman untuk Tenaga Ahli.

C. Manfaat Sistem Informasi Pengalaman (SIMPAN)

Aplikasi SIMPAN dalam implementasinya diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat antara lain :

1. Meningkatkan konsistensi dan akurasi data pengalaman penyedia jasa yang digunakan pada proses evaluasi sehingga data yang digunakan dapat

dipertanggungjawabkan. 2. Mempercepat pelaksanaan tugas pengadaan barang/jasa dengan

peningkatan efisiensi waktu pelaksanaan evaluasi pengalaman penyedia jasa dalam tender/seleksi.

3. Meningkatkan kualitas pengadaan barang/ jasa melalui peningkatan akurasi dan transparansi kinerja dan pengalaman penyedia jasa guna

mendukung pelaksanaan pembangunan infrastruktur yang handal. 4. Meningkatkan efisiensi biaya dan waktu bagi penyedia jasa dimana

penyedia jasa tidak perlu lagi menyampaikan data pengalamannya setiap mengikuti tender/seleksi paket kegiatan.

5. Meminimalisir peluang terjadinya penyimpangan melalui keterbukaan informasi dan kemudahan akses terhadap data pengalaman dan kinerja

penyedia jasa yang akan berdampak positif terhadap peningkatan

kredibilitas Kementerian PUPR dan kepuasan masyarakat/stakeholder terkait.

6

D. Alur Aplikasi SIMPAN

Alur proses pada aplikasi SIMPAN untuk Tenaga Ahli terbagi menjadi 3 proses utama yaitu :

1. Proses Registrasi/Login

Gambar 1 Alur Registrasi Client

2. Klaim Data Pengalaman dengan mekanisme Self-declare

Gambar 2 Alur Self-declare Pengalaman Tenaga Ahli

7

3. Input data pengalaman dengan mekanisme verifikasi dan validasi

Gambar 3 Alur Input Pengalaman dengan verifikasi dan validasi

8

II. MENU PADA APLIKASI SIMPAN (Tenaga Ahli) Untuk mengakses aplikasi in Tenaga Ahli harus memiliki SKA Elektronik. User yang digunakan dalam aplikasi ini adalah user yang dikirim via email dari LPJK ke email yang didaftarkan waktu mengajukan permohonan SKA user ini untuk mengunduh data SKA. Jika Tenaga Ahli tidak memiliki user ini, maka tidak dapat mengakses Aplikasi SIMPAN.

Pada halaman Login Client baik Badan Usaha maupun Tenaga Kerja bisa login pada menu ini. Untuk melakukan login silahkan lakukan tahap berikut ini: Klik pada halaman Home è Pilih Menu ‘Login Client’ è input Username (Tenaga Kerja) è input Password è ceklis captcha untuk memverifikasi bahwa yang login pada aplikasi bukan robot è klik tombol ‘Login’

Gambar 4 Halaman Login Client

Jika sudah login pada aplikasi Simpan untuk Client berdasarkan username, tampilan pada halaman Client akan berbeda tergantung jenis login yang dilakukan.

Gambar 5 Dashboard Aplikasi Simpan Tenaga Ahli

9

Jika login dengan Username Profesi, akan terdapat beberapa menu diantaranya:

A. Menu Beranda Jika sudah berhasil login maka client akan masuk ke halaman Beranda yang akan

menampilkan KTP, Nama Personal dan Status KTP antara ‘Valid’ dan ‘Tidak Valid’ yang ditentukan dari validasi berdasarkan kerjasama dengan Kementerian Dalam Negeri.

Gambar 6 Menu Pada Halaman Client

Nanti ditampilkan juga cek NPWP apakah valid atau tidak berdasarkan kerjasama Ditjen Pajak

B. Menu Personal

a. Sub Menu Profile Pada sub menu Profile akan menampilkan detail data personal pemilik akun tersebut (klien) yang terdiri dari data Personal Profile Tenaga Kerja terdapat : Nama, No KTP, NPWP, Alamat, No HP, Email

Gambar 7 Tampilan Sub Menu Profile – Personal Profile

10

Pendidikan Tenaga Kerja terdapat : data pendidikan klien

Gambar 8 Tampilan Sub Menu Profile – Pendidikan

Sertifikat Tenaga Kerja terdapat : kumpulan sertifikat yang aktif yang dimiliki client / Tenaga Kerja

Gambar 9 Tampilan Sub Menu Profile – Sertifikat

b. Sub Menu Pengalaman Proyek Sub menu Pengalaman Proyek adalah sub menu yang digunakan untuk melakukan input data pengalaman proyek tenaga kerja yang akan diajukan untuk dilakukan validasi oleh validator. Pada sub menu Pengalaman Proyek, tenaga kerja wajib melakukan beberapa tahapan untuk dapat melakukan pengajuan validasi pengalaman oleh validator

• Tambah Data Pengalaman Proyek Untuk tahap melakukan input pengalaman proyek berikut adalah tahapannya:

1. Klik tombol ‘Tambah Pengalaman’ 2. Setelah klik tombol ‘Tambah Pengalaman’ tenaga kerja akan diarahkan ke

halaman input pengalaman agar dapat melakukan input data pengalaman. 3. Pilih jenis pengalaman yang diinput, apakah ‘Rahasia’ atau ‘Tidak Rahasia’

11

Gambar 10 Tampilan Jenis Pengalaman

4. Baris kedua yaitu ‘Pekerjaan’,

Input : è Nama Paket Pekerjaan è Tahun Mulai è Tahun Selesai è Jabatan è SKA è Lingkup Pekerjaan è Lokasi Pekerjaan

Gambar 11 Tampilan Input Pekerjaan

5. Baris ketiga yaitu ‘Pemberi Tugas (Owner Pekerjaan)’, input : Nama

Instansi, Alamat Instansi, Nomor Telp Instansi, Email Instansi, Jabatan Pemberi Tugas, Nama Pemberi Tugas, No Telp Pemberi Tugas, Email Pemberi Tugas

12

Gambar 12 Tampilan Input Pemberi Tugas (Owner Pekerjaan)

6. Baris keempat yaitu ‘Kontrak Pekerjaan’, input : Nomor Kontrak, Tanggal

Mulai dengan format dd/mm/yyyy, Nilai Kontrak

Gambar 13 Tampilan Input Kontrak Pekerjaan

7. Klik tombol ‘Tambah’ untuk melakukan simpan data agar data terinput seperti

pada gambar diatas.

• Upload Berkas pada Kolom File Dokumen Jika data pengalaman sudah ditambahkan, maka pengalaman akan tampil pada halaman sub menu Pengalaman Proyek, berserta dengan pengalaman lain yang sudah terinput sebelumnya jika ada.

13

Tenaga kerja harus melakukan upload bukti Berkas File Dokumen, untuk melakukan upload bukti berkas, berikut adalah tahapannya :

1. Pada Kolom File Dokumen è Klik tombol ‘Tambah (+)’

Gambar 14 Tampilan Tombol Tambah Dokumen

2. Setelah klik tombol akan tampil Form PopUp Tambah File è Pilih Jenis File è

Upload File dengan ketentuan format : PDF dan size maksimal 20 MB

Gambar 15 Tampilan PopUp Tambah File

3. Klik tombol ‘Simpan’ untuk menyimpan file yang sudah diupload atau klik tombol ‘Batal’ jika tidak jadi melakukan upload file dokumen

4. Setelah berkas file dokumen sudah diupload dan tersimpan, file dapat dihapus jika ingin dihapus è klik tombol ‘X’ pada samping file, seperti pada gambar dibawah ini :

Gambar 16 Delete File Dokumen

14

• Aksi # Pada kolom Aksi # terdapat beberapa fungsi yang dapat digunakan, yaitu :

Gambar 17 Kolom Aksi #

View untuk melihat hasil input atau tambah pengalaman lebih detail. Namun pada tombol ini tidak dapat melakukan edit, namun hanya bisa melihat (view only) data.

Pada aksi View, data yang dapat dilihat adalah :

o Baris pertama yang berisi data : Jenis Pengalaman o Baris kedua, Pekerjaan yang berisi data : Nama Paket Pekerjaan, Tahun Mulai,

Tahun Selesai, Jabatan, SKA, Lingkup Pekerjaan, Lokasi Pekerjaan. o Baris ketiga, Pemberi Tugas (Owner Pekerjaan) yang berisi data : Nama

Instansi, Alamat Instansi, No Telp Instansi, Email Instansi, Jabatan Pemberi Tugas, Nama Pemberi Tugas, No Telp Pemberi Tugas, Email Pemberi Tugas.

o Baris keempat, Kontak Pekerjaan yang berisi data : Nomor Kontrak, Tanggal Mulai, No BA Serah Terima, Tanggal BA Serah Terima, Nilai Kontrak.

o Baris kelima, Data File yang berisi data hasil upload file dokumen pada halaman Sub Menu Pengalaman Proyek.

15

Gambar 18 Tampilan Halaman View Pengalaman Proyek

Edit untuk melakukan edit atau perbaikan pada data pengalaman yang sudah diinput sebelumnya è tenaga kerja dapat melakukan perbaikan pada data yang ingin diperbaiki è setelah diperbaiki silakan klik tombol ‘Ubah’

16

Gambar 19 Tampilan Halaman Edit Pengalaman Proyek

Delete untuk melakukan hapus data pengalaman yang sudah diinput sebelumnya.

Submit untuk melakukan submit data pengajuan validasi pengalaman oleh validator è setelah diklik tombol

Setelah submit data tidak dapat lagi diubah pastikan view seluruh input sebelum melakukan submit

17

C. Menu Import Pengalaman dari SIKI Pilih Menu Pengalaman SIKI

Gambar 20 Input Pengalaman dari SIKI

Pilih Pengalaman SIKI à Klik Download untuk Sinkronisasi Data à Klik Aksi Import untuk import data dari SIKI. Kemudian lengkapi pengalaman import tersebut dengan field-field yang belum ada di SIKI

D. Menu Logout Jika peserta sudah melakukan semua kegiatan input data pengalaman, peserta bisa melakukan logout untuk keluar dari aplikasi dengan cara klik Menu Logout yang sekaligus berfungsi untuk tombol ‘Logout’.

18

Gambar 21 Menu Logout

III. PENUTUP 1. Sampai dengan submit data pengalaman secara lengkap dan sudah melakukan

centang kebenaran data dan dokumen yang disampaikan maka selesai sudah proses penginputan data pengalaman Tenaga Ahli.

2. Tenaga Ahli bertanggung jawab secara penuh terhadap data dan dokumen yang disampaikan, apabila terbukti data dan dokumen yang disampaikan tidak benar,

maka dapat dikenakan sanksi sesuai peraturan perundangan yang berlaku.