http://arifomar.blogspot.com/2008/12/organisasi-adalah-lebih-dari-apa-yang.html

1.1 Pengertian Organisasi

1. Organisasi Menurut Stoner

Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah

pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

2. Organisasi Menurut James D. Mooney

Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

3. Organisasi Menurut Chester I. Bernard

Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau

lebih.

Pengertian Organisasi

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam

suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengertian Pengorganisasian.

Seperti telah diuraikan sebelumnya tentang Manajemen, Pengorganisasian adalah merupakan

fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan

penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan

lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Pengertian Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi.

Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana

fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi).

Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan,

saluran perintah dan penyampaian laporan.

2. CIRI-CIRI ORGANISASI

Ilmu organisasi merupakan ilmu yang penting dimiliki, karena dalam kehidupan kita tidak

lepas dari organisasi. Di mulai dari lingkungan yang sederhana dari keluarga, hingga struktur

yang rumit seperti organisasi pemerintahan.

Adapun ciri-ciri organisasi:

– Mempunyai tujuan & sasaran

– Mempunyai keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati

– Adanya kerja sama dari sekelompok orang

– Mempunyai koordinasi tugas dan wewenang

3. Unsur-Unsur Organisasi

Setiap bentuk organisasi akan mempunyai unsur-unsur tertentu, yang antara lain sebagai

berikut:

Man

Man (orang-orang), dalam kehidupan organisasi atau ketatalembagaan sering disebut dengan

istilah pegawai atau personnel. Pegawai atau personnel terdiri dari semua anggota atau warga

organisasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri dari unsur pimpinan (administrator)

sebagai unsur pimpinan tertinggi dalam organisasi, para manajer yang memimpin suatu unit

satuan kerja sesuai dengan fungsinya masing-masing dan para pekerja

(nonmanagement/workers). Semua itu secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi

(man power) organisasi.

Kerjasama

Kerjasama merupakan suatu perbuatan bantu-membantu akan suatu perbuatan yang

dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, semua

anggota atau semua warga yang menurut tingkatan-tingkatannya dibedakan menjadi

administrator, manajer, dan pekerja (workers), secara bersama-sama merupakan kekuatan

manusiawi (man power) organisasi.

Tujuan Bersama

Tujuan merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan menggambarkan tentang apa yang

akan dicapai atau yang diharapkan. Tujuan merupakan titik akhir tentang apa yang harus

dikerjakan. Tujuan juga menggambarkan tentang apa yang harus dicapai melalui prosedur,

program, pola (network).

Peralatan (Equipment)

Unsur yang keempat adalah peralatan atau equipment yang terdiri dari semua sarana, berupa

materi, mesin-mesin, uang, dan barang modal lainnya (tanah, gedung/bangunan/kantor).

Lingkungan (Environment)

Faktor lingkungan misalnya keadaan sosial, budaya, ekonomi, dan teknologi. kebijaksanaan

(policy), strategi, anggaran (budgeting), dan peraturan-peraturan (regulation) yang telah

ditetapkan. Dan juga beberapa tujuan tertentu.

[Nida Febiana ]

http://nidafe.wordpress.com/2013/10/10/pengertian-ciri-ciri-unsur-unsur-dan-teori-organisasi/

http://teorionline.wordpress.com/2010/02/07/teori-struktur-organisasi/

http://www.slideshare.net/

Carta Organisasi

Organisasi bolehlah diertikan sebagai satu unit sosial yang terdiri daripada manusia

yang bekerjasama bagi mencapai matlamat individu , kumpulan dan organisasi .  Satu

penyelarasan yang rasional aktiviti-aktiviti manusia untuk mecipta matlamat dan tujuan

bersama melalui pembahagian dan fungsi buruh dengan melalui peringkat-peringkat kuasa

dan tanggungjawab.

Definisi Carta Organisasi

Carta Organisasi tidak mempunyai definisi yang khusus . Namun demikian ianya bolehlah

ditakrifkan atau diertikan sebagai “ Satu bentuk rajah grafik yang menunjukkan struktur

susunan , kedudukan tempat atau posisi seseorang individu di dakam sesuatu irganisasi

selaras dengan bidang kuasa ( authority) , tugas dan tanggungjawabnya. “  Satu Encyclopedia

Perancis yang diterbitkan antara tahun 1751 dan 1772 mempunyai satu carta organisasi

pengetahuan umum yang pertama.  Seorang jurutera Amerika-Scotland Daniel McCallum

dikreditkan untuk mewujudkan carta organisasi perniagaan yang pertama di Amerika sekitar

tahun 1854. 

Carta Organisasi bukan sekadar bertujuan memaparkan bagaimana sesebuah organisasi itu

perlu ditadbirkan mengikut struktur operasi organisasi itu tetapi carta itu perlulah

menggariskan dengan jelas bidang tanggungjawab tiap-tiap anggota organisasi itu. Setiap

individu itu perlulah diberikan peranan yang khusus supaya tidak berlaku pertindihan tugas

dan kekliruan yang akan menghalang dan mejejaskan kelicinan perjalanan organisasi itu.

Bentuk struktur organisasi dalam kebanyakan organisasi adalah terlalu kompleks untuk

difahami . Bagi mengatasi masalah ini, carta organisasi digunakan untuk menejelaskan sistem

atau susunan pengorganisasian dalam sesebuah organisasi . Cara organisasi merupakan

gambarajah yang menunjukkan fungsi-fungsi jabatan , unit-unit , atau individu-individu dan

bagaimana mereka berkait antara satu sama dengan lain .Unit –unit yang berasingan

ditunjukkan dalam kotak-kotak segiempat yang berasingan. Kotak-kotak ini pula terus

dihubungkan antara satu sama lain menggunakan garisan terus . Garisan ini juga dapat

menunjukkan rantaian perintah dan saluran rasmi komunikasi antara unit dalam organisasi.

Secara umumnya carta organisasi dapat menunjukkan lima aspek pengurusan berikut:

a) Pembahagian Kerja

b) Hubungan ketua-pekerja bawahan

c) Jenis kerja yang dijalankan

d) Pengumpulan bahagian-bahagian kerja

e) Tingkat pengurusan

Secara umumnya carta organisasi diterima oleh kebanyakan organisasi sebagai sesuatu yang

berguna dan boleh membantu organisasi tetapi tidak semua pakar pengurusan yang bersetuju.

Misalnya, Robert Townsend , bekas Presiden Syarikat Avis , sebuah syarikat kereta sewa

terbesar di Amerika Syarikat pernah menyuarakan bahawa carta organisasi boleh

menurunkan moral para pekerja kerana mereka merasakan semua autoriti dan kebolehan

adalah terletak kepada pihak pengurusan atas sahaja seperti yang ditunjukkan di dalam carta

organisasi.

Tingkat Pengurusan

Ketua

Eksekutif

Pengurus-Pengurus

Bahagian

Penyelia

Atasan ( Eksekutif)

Membuat permulangan jangaka panjang .Menetapkan matlamat-matlamat/menentukan ia

tercapai mengikut tujuan organisasi ,Perhubungan awam. Membuat Dasar, Menganalisa

perkara-perkara yang berlaku di persekitaran luaran supaya organisasi itu dapat

menyesuaikan diri kepada perubahan-perubahan yang berlaku.

Pengurusan Pertengahan

Menyelaras dan menyatupadukan aktiviti-aktiviti bahagian untuk mencapai matlamat

Pengawalan kerja-kerja.

Pengurusan Bawahan

Penyelia , formen dan ketua kumpulan . Mereka mengawasi pekerjaan harian di bahagian

operasi seperti bahagian pengeluaran supaya pengeluaran/ tugas mengikut perancangan

seperti Inspektor Kawasan , Ketua Polis Balai dan sebagainya.

[Norziyana Khalid ]

http://norziyanakhalid.blogspot.com/2013/04/carta-organisasi.html

Pengenalan

Secara umumnya, organisasi yang ditubuhkan tanpa hieraki atau struktur akan memberikan

kesulitan dari segi perhubungan dan menjejaskan operasi organisasi secara keseluruhannya.

Oeh itu, menjadi tangunggjawab seorang pengurus untuk merekabentuk organisasi dan

strukturnya sebelum menjalankan operasi organisasi.

Definisi rekabentuk Organisasi

Proses dimana pengurus memilih dan mengurus aspek strtuktur dan budaya organisasi supaya

organisasi boleh mengawal aktivitinya untuk mencapai maklumat yang telah ditetapkan.

Definisi struktur organisasi

Satu sistem peraturan dan hubungan kuasa yang mengawal bagaimana manusia di

daalam organisasi bekerjasama dan berinteraksi.

Struktur organisasi dalam sesebuah organisasi adalah penting agar peyelarasan dapat

dibuat dengan teratur untuk mencapai matlamat organisasi . Penyusunan ini termasuklah

aspek-aspek mengatur kerja untuk kakitangan ,mengadakan bahagian , mewujudkan pertalian

kuasa di antara peringkat-peringkat pengurusan serta membina pendekatan untuk penyelaras

yang berkenaan.

Carta Organisasi

Bentuk struktur organisasi dalam kebanyakan organisasi adalah terlalu kompleks untuk

difahami . Bagi mengatasi masalah ini, carta organisasi digunakan untuk menejelaskan sistem

atau susunan pengorganisasian dalam sesebuah organisasi . Cara organisasi merupakan

gambarajah yang menunjukkan fungsi-fungsi jabatan , unit-unit , atau individu-individu dan

bagaimana mereka berkait antara satu sama dengan lain .Unit –unit yang berasingan

ditunjukkan dalam kotak-kotak segiempat yang berasingan. Kotak-kotak ini pula terus

dihubungkan antara satu sama lain menggunakan garisan terus . Garisan ini juga dapat

menunjukkan rantaian perintah dan saluran rasmi komunikasi antara unit dalam organisasi.

Secara umumnya carta organisasi dapat menunjukkan lima aspek pengurusan berikut:

a) Pembahagian Kerja

b) Hubungan ketua-pekerja bawahan

c) Jenis kerja yang dijalankan

d) Pengumpulan bahagian-bahagian kerja

e) Tingkat pengurusan

[ Arif Omar ]

http://arifomar.blogspot.com/2008/12/organisasi-adalah-lebih-dari-apa-yang.html

Cabaran-cabaran dalam merekabentuk Organisasi

1) Mengimbangi Pembezaan dan Integrasi– Pembezaan adalah proses menwujudkan dan

mengawal pembahagian sumber manusia atau darjah pengkhususan di dalam organisasi

manakala integrasi pula adaah satu proses mengkoordinasi pelbagai tugas fungsian dan

jabatan supaya mereka boleh bekerjasama dan tidak mempunyai tujuan atau maklumat yang

berbeza.

 Huraian mekanisme Integrasi

Mekanisme

Integrasi

Huraian

Hieraki Kuasa Ditentukan mengikut rantaian kuasa dan pelaporan.

Hanya membezakan jumlah kuasa yang dimiliki oleh

individu. Menunjukkan siapa yang melapor kepada siapa

dan ia mengkoordinasi pelbagai peranan organisasi

(organizational roles).

Hubungan

Langsung  

Pengurus perlu bersemuka bagi mengkoordinasi aktiviti

atau menyelesaikan masalah yang timbul di antara

fungsian atau bahagian. Kuasa yang dimiliki oleh pihak

pengurus bahagia atau fungsian adalah sama.

Peranan

perhubungan

(Liason Roles)

Pengurus tertentu diberi tanggungjawab untuk

berhubung antara subunitnya dengan subunit lain di

dalam organisasi. Ia dilakukan apabila keperluan

berkomunikasi antara subunit meningkat dan perlu

membina hubungan yang mendalam (in-depth relation).

Pasukan

Khas (Task

Forces)

Satu bentuk jawatakuasa sementara sahaja untuk

menyelaraskan aktiviti atau menyelesaiakan masalah

yang timbul dalam organisasi. Menghantar wakil untuk

menjadi jawatankuasa dalam pasukan khas ini.

Contohnya: jabatan pemasaran.

Pasukan Ditubuhkan apabila isu atau masalah wujud didalam

organisasi menjadi sesuatu rutin atau berterusan.

Dikenali sebagaijawantankuasa tetap.

Integrasi peranan  Tujuannya untuk menyelaras aktiviti dua atau lebih

fungsian/bahagian, berkongsi maklumat dan

pengetahuan dalam pencapaian matlamat. Biasanya

pengurus kanan yang ditugaskan dan melapor kepada

pengurus atasan.

 Integrasi

Bahagian

Dibentuk untuk menyelaras aktiviti pelbagai fungsian

atau jabatan.

 

2) Mengimbangi Pemusatan dan Pemencaran– Pemusatan adalah dimana keputusan

banyak dibuat oleh pihak pengurusan atasan kerana mereka mempunyai kuantiti yang banyak

manakala subordinat hanya menerima arahan dan tanggungjwab melaksanakan tugas. Bagi

pemencaran pula keputusan dibuat oleh pengurus pertengahan bagi keputusan operasi dan

keputusan strategik oleh pengurus atasan.

3) Mengimbangi Piawian dan Penyesuaian Bersama– penyesuaian adalah satu pengesahan

dan penerimaan ahli organisasi terhadap sesuatu model atau contoh yang dirasakan sesuai

digunakan manakala penyesuaian bersama adalah satu reka bentuk organisasi yang banyak

mengamalkan kompromi dikalangan ahlinya.

4)  Mengkoordiansi Organisasi Secara Formal atau Tidak Formal- Organisasi formal

boleh digunakan sebagai mekanisme kawalan manakala organisasi tidak formal boleh

digunakan sebagai alat memotivasikan individu di dalam organisasi.

5)  Memilih Struktur Mekanistik dan Organik – struktur mekanistik direka untuk

mendorong manusia bergelagat dalam cara yag boleh dijangka manakala struktur organic

adalah satu bentuk struktur ang fleksibiliti supaya individu di dalam organisasi berusaha

untuk berubah dan menyesuaikan diri mereka terhadap perubahan.

 Jenis-jenis struktur Organisasi

 Struktur fungsi

Struktur produk

Struktur geografi

Struktur matriks

Struktur mendatar

Struktur Hibrid

 Kepentingan Organisasi

Memberi kelebihan persaingan kepada organisasi.

Meningkatkan kebolehan organisasi mengurus kepelbagaian.

Meningkatkan kebolehan organisasi mencipta dan menghasilkan keluaran baru.

Memberi organisasi pelauang mengawal persekitarannya.

Dapat menyelaras dan memotivasikan pekerja dengan lebih baik.

Membantu organisasi membangunkan dan melaksanakan strateginya.

Kesimpulannya

Pengurus atasan perlu menentukan rekabentuk dan struktur organisasi yang sesuai bagi

sesebuah organisasi. Ini kerana, struktur organisasi yang baik dapat mencapai objektif dan

misi yang telah ditetapakan. Pengurus perlu bijak membuat keputusan merekabentuk

organisasi supaya organisasi berada dalam keadaan yang baik pada masa jangka panjang.

[ Shahida Sanusi ]

http://ohmytheory.wordpress.com/2013/03/16/rekabentuk-dan-struktur-organisasi/

Terdapat pelbagai bentuk dan jenis struktur organisasi yang wujud seperti jenis ringkas, jenis

fungsi, jenis bahagian, jenis matriks dan sebagainya.

a. Jenis Fungsi 

Struktur organisasi jenis fungsi merupakan struktur yang biasa yang paling banyak dilakukan

dalam organisasi. Pembahagian struktur mengikut fungsi ini adalah berpandukan kepada

fungsi asas yang perlu dijalankan. Sebagai contoh jabatan pengeluaran berfungsi sebagai

pengeluaran, jabatan pemasaran pula berfungsi sebagai pemasaran. Dalam struktur jenis

fungsi, kerja akan dibahagikan kepada subunit yang tertentu. Pembahagian tersebut adalah

mengikut kepada tahap kepakaran dalam bidang yang berkaitan. Struktur organisasi jenis

fungsi ini juga akan menyatukan semua mereka yang terlibat dalam satu aktiviti atau

beberapa aktiviti yang berkaitan dalam satu jabatan. Rajah 1.0 menunjukkan contoh struktur

organisasi jenis fungsi.

Rajah: 1.0, Struktur Organisasi bentuk fungsi.

Jaafar (1988), pembahagian jabatan mengikut fungsi ini mempunyai beberapa kelemahan

tertentu. Satu daripadanya ialah kemungkinan wujudnya sikap staf jabatan yang lebih

mementingkan jabatan masing-masing hingga boleh mengetepikan kepentingan organisasi

secara keseluruhannya. Selain itu, staf di tiap-tiap jabatan tidak tidak berpeluang untuk

mengalami atau mengetahui tentang aktiviti-aktiviti yang berlaku dalam jabatan-jabatan lain.

Walaupun terdapat beberapa kelemahan seperti yang disebutkan jabatan mengikut fungsi

banyak terdapat dalam organisasi-organisasi kecil dan yang baru ditubuhkan.

b. Bahagian

Jika organisasi mengeluarkan hanya sedikit keluaran atau keluaran yang sama, beroperasi di

kawasan geografi yang terbatas dan berurusan dengan pelanggan yang mempunyai ciri-ciri

pembelian yang sama, maka penggunaan struktur fungsian akan mampu menguruskan hampir

keseluruhan masalah kawalannya.

Tetapi apabila organisasi menghadapi persaingan yang hebat, organisasi perlu berkembang

dan perlu berada sama dengan pesaing-pesaing, dan semua perkara akan berubah dan

organisasi perlu mengubah struktur organisasi. 

Biasanya, organisasi akan berubah kepada struktur bahagian (division) iaitu sturktur yang

menggabungkan beberapa fungsian yang berkongsi tanggungjawab untuk mencipta nilai.

Rajah 2.0 dan 3.0 menunjukkan perubahan daripada struktur fungsian kepada bahagian.

2.0 Menggunakan struktur fungsian (sebelum)

3.0 Menggabungkan beberapa fungsian dan mewujukan struktur bahagian (selepas)

Terdapat tiga cara boleh digunakan oleh organisasi yang ingin menggunakan struktur

organisasi mengikut bahagian iaitu bahagian keluaran, bahagian geografi dan bahagian

pasaran.

i. Jenis Keluaran

Organisasi ini mempunyai keluaran yang luas dan pasaran sasarannya hampir sama.

Organisasi yang biasanya menggunakan struktur ini adalah seperti pengeluar makanan,

perabot dan barangan pengjagaan diri.

Contohnya, jika Syarikat A mengeluarkan pelbagai jenis makanan, ia mungkin perlu

memecahkan keluarannya mengikut bahagian tertentu seperti makanan dalam tin, makanan

dan makanan sejukbeku. Setiap bahagian akan diketuai oleh pengurus bahagian. Pengurus

perlu bertanggungjawab mengkoordinasi dengan aktiviti pengeluaan lain. (Lihat Rajah 4.0)

Mengikut keluaran, Rajah 4.0

ii. Struktur Bahagian : Mengikut Geografi

Struktur ini sesuai digunakan oleh organisasi yang beroperasi di pelbagai lokasi atau di

pelbagai negara. Struktur mengikut geografi membenarkan organisasi memusatkan beberapa

fungsian di peringkat ibupejabat dan mendeligasikan tugas yang lain di peringkat wilayah.

Operasi di peringkat wilayah akan mempunyai bentuk sendiri mengikut kesesuaian kawasan.

Lihat rajah 5.0

Rajah 5.0 Struktur Mengikut Geografi 

iii. Struktur Bahagian mengikut Pasaran

Struktur ini menumpukan kepada keperluan kumpulan pelanggan yang berbeza. Setiap

kumpulan pelanggan mempunyai fokus pemasaran yang berbeza dan tugas setiap kumpulan

fungsian adalah merekabentuk keluaran yang dapat memenuhi keperluan kumpulan pasaran

berkenaan. Dalam struktur ini, boleh diwujudkan satu lagi fungsian iaitu “fungsian sokongan

pusat”. Struktur mengikut pasaran ini dapat dilihat pada rajah 6.0. 

Rajah 6.0 : Struktur Mengikut Pasaran

c. Stuktur Organisasi Matriks

Struktur organisasi matriks merupakan satu bentuk organisasi yang mana 

sebahagian daripada pengurus terpaksa bertanggungjawab kepada dua orang ketua dan 

tidak hanya kepada seorang ketua sebagaimana yang terdapat dalam struktur yang biasa.

Struktur ini mungkin merupakan gabungan dari struktur mengikut fungsi dan penjabatan

mengikut projek. Misalnya, apabila sebuah organisasi terlibat dalam kegiatan-kegiatan

melaksanakan berbagai-bagai projek. Tiap-tiap projek akan diketuai oleh seorang pengurus

projek. Untuk melaksanakan projek ini, bantuan dari berbagai-bagai jabatan fungsian seperti

pengeluaran, pemasaran, dan kewangan adalah diperlukan. Oleh itu dalam masa perlaksanaan

projek ini ,para stafnya akan terpaksa mengikut arahan dari pengurus projek dan juga dari

para pengurus fungsian yang berkaitan. Sila rujuk rajah 7.0 yang merupakan sebuah

organisasi matriks yang terdiri daripada empat jenis projek, iaitu projek-projek A, B, C, dan

D.

Dalam tiap-tiap projek, terdapat jabatan-jabatan fungsian yang perlu bagi perlaksanaan

projek-projek tersebut iaitu pengeluaran, kewangan dan kejututeraan.

[ Ayim ]

http://rayhim.blogspot.com/2010/05/organisasi-organisasi-ialah-suatu.html

struktur Fungsian

-  Struktur yang diagihkan menurut tugas dan fungsi.

—-  Merupakan penjabatan yang paling asas dan lazimnya digunakan oleh organisasi kecil

yang mempunyai produk yang terhad.

—   Contoh: pengeluaran, kewangan dan pemasaran.

     - Ciri-ciri struktur fungsian

—  -  Dikelaskan mengikut fungsi utama (kemahiran).

—  - Kedudukan ahli organisasi  adalah mengikut persamaan dalam kepakaran, kemahiran

dan aktiviti kerja.

— -  Contoh:

–        Pengeluaran: aktiviti yang berkait tentang pengilangan produk

–        Pemasaran: aktiviti promosi dan jualan produk

–        Sumber Manusia: bertanggungjawab mendapatkan dan mempertahankan pekerja yang

berpotensi.

–        Kewangan: mendapatkan dan menguruskan sumber dana

—  - Dikelaskan mengikut fungsi utama (kemahiran).

—  - Kedudukan ahli organisasi adalah mengikut persamaan dalam kepakaran, kemahiran

dan aktiviti kerja.

— -  Contoh:

–        Pengeluaran: aktiviti yang berkait tentang pengilangan produk

–        Pemasaran: aktiviti promosi dan jualan produk

–        Sumber Manusia: bertanggungjawab  mendapatkan dan mempertahankan pekerja  

yang berpotensi.

–        Kewangan: mendapatkan dan menguruskan sumber dana.

Gambarajah Struktur Fungsian

S        Struktur   Matrik

-—  Merupakan gabungan antara struktur divisional dan struktur fungsian. 

—-  Juga dikenali sebagai “sistem berbilang arahan”.

——-  Staf membuat laporan kepada dua orang ketua iaitu ketua fungsian dan ketua jabatan

divisional.

Ciri-ciri Struktur Matrik

— —-Menggabungkan struktur division dan fungsian.

——- Mempunyai dua rantaian arahan; menegak dan melintang.

—-— Pekerja perlu membuat laporan kepada dua ketua (division dan fungsian)

— —-Struktur ini bercanggah dengan prinsip kesatuan arahan (unity of command)

menyebabkan ianya sukar untuk diuruskan.

Gambarajah Strukrur Matriks

[Nurul Ashikin Ahmad ]

http://nurulashikinahmad88.blogspot.com/2013/05/struktur-organisasi.html

Jenis-jenis Struktur Organisasi Struktur organisasi bagi sesebuah firma pada kebiasaannya

didefinisikan dalam pelbagai terma

komunikasi, kuasa serta aliran kerja. Sesebuah organisasi yang baru ditubuhkan hendaklah

menentukan bentuk ataupun struktur bagi organisasi tersebut. Ini hanya akan dapat dilakukan

setelah pihak pengurus menentukan jabatan-jabatan yang hendak diadakan, menentukan

tingkat-tingkat tanggungjawab, autoriti serta kebertanggungjawaban yang perlu diwujudkan.

Selain itu, bentuk struktur yang dipilih juga harus melahirkan sebuah pengurusan organisasi

yang

berkesan supaya organisasi tersebut dapat mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

Terdapat pelbagai bentuk dan jenis struktur organisasi yang wujud seperti jenis ringkas, jenis

fungsi, jenis bahagian, jenis matriks dan sebagainya. Walau bagaimanapun, hanya terdapat

tiga

jenis struktur organisasi yang utama menurut Stoner dan Wankel (1995) iaitu struktur

organisasi

mengikut fungsi, bahagian (division) dan matriks sebagaimana berikut:

i. Jenis Fungsi

Struktur organisasi jenis fungsi merupakan struktur yang biasa yang paling banyak dilakukan

dalam organisasi. Pembahagian struktur mengikut fungsi ini adalah berpandukan kepada

fungsi asas yang perlu dijalankan seperti pengeluaran dan pemasaran. Dalam struktur jenis

fungsi, kerja akan dibahagikan kepada subunit yang tertentu. Pembahagian tersebut adalah

mengikut kepada tahap kepakaran dalam bidang yang berkaitan. Struktur organisasi jenis

fungsi ini juga akan menyatukan semua mereka yang terlibat dalam satu aktiviti atau

beberapa aktiviti yang berkaitan dalam satu jabatan. Rajah 2.0 menunjukkan contoh struktur

organisasi jenis fungsi.

Rajah 2.0 : Struktur Organisasi Jenis Fungsi.

Jenis Matrik

Dalam struktur organisasi jenis matrik pula, fungsi dan bahagian akan digabungkan secara

serentak dalam satu peringkat yang sama. Jabatan fungsi akan tetap mempunyai autoriti bagi

menentukan prestasi dan juga piawaian profesional bagi unit-unit mereka manakala jabatan

projek akan dibentuk apabila perlu bagi menjalankan program-program yang khusus.

Anggota pasukan akan diambil dari pelbagai jabatan fungsi dan melapor kepada seorang

pengurus projek yang bertanggungjawab bagi hasil kerja pasukan yang berkenaan. Struktur

organisasi jenis matriks ini akan menjadi penting sekiranya persekitaran luaran khususnya

teknologi dan pasaran adalah terlalu kompleks dan sentiasa mengalami perubahan. Rajah 2.2

menunjukkan contoh struktur organisasi jenis matriks.

[Tuti Haryati Binti Jasimin, Abd Hakim Bin Mohammed ]

http://eprints.utm.my/1095/1/Struktur,_Strategi_dan_Prestast_PEngurusan_Fasiliti.pdf

Struktur organisasi perniagaan merupakan kerangka di mana tanggungjawab

kakitangan dijelaskan secara terperinci dengan membahagikan autoriti untuk

membuat keputusan dan juga meletakkan kakitangan bertanggungjawab dengan

tugas yang diberikan. . 2.1 Perbezaan struktur organisasi fungsian dengan struktur

organisasi matriks 2.1.1 Organisasi fungsian Organisasi secara tradisionalnya

distrukturkan dengan mengumpulkan kakitangan mengikut kemahiran dan

kepakaran masing-masing di dalam sesuatu jabatan fungsian. Contoh klasik jabatan

fungsian adalah jabatan-jabatan seperti jualan, pemasaran, sumber manusia,

pengeluaran, kewangan, perakaunan dan R&D. Struktur organisasi fungsian

digunakan kerana:- • Kakitangan di dalam bidang yang sama boleh belajar di antara

satu sama lain dan meningkatkan lagi pembangunan kemahiran diri. • Mudah untuk

berkomunikasi dan membuat menyelaras aktiviti di dalam jabatan • Pengagihan

sumber yang ekonomik kerana kakitangan jabatan mempunyai kemahiran yang

sama. Organisasi fungsian membantu organisasi di dalam urusan-urusan berikut:- •

Pengagihan sumber dan tugasan • Tanggungjawab kakitangan dan pelaporan tugas

• Peraturan, prosedur, piawai pencapaian • Sumber dan pengagihan maklumat

Adalah mudah untuk seseorang kakitangan di dalam organisasi fungsian

mendapatkan pengalaman dan meningkatkan kualiti kemahiran diri. Selain itu,

tugas-tugas kakitangan diformalkan menjadi garis panduan peraturan dan prosedur.

Ini memudahkan proses pengkomputeran tugas-tugas yang dilaksanakan. Mengubah

prosedur kerja kakitangan kepada program komputer meningkatkan lagi

keberkesanan fungsian. Ia mengurangkan ralat manusia, mengurangkan kos dan

menyumbangkan keberkesanan kepada keseluruhan organisasi. Walaupun

organisasi fungsian merupakan struktur organisasi yang paling banyak digunakan,

namun kebanyakkan organisasi memerlukan struktur organisasi yang fleksibel di

dalam era pengetahuan ini. Struktur organisasi matriks merupakan satu lagi contoh

struktur organisasi yang semakin banyak diterima pakai oleh organisasiorganisasi

yang cepat bertindakbalas terhadap permintaan pasaran Rajah 2.1 : Contoh struktur

organisasi fungsian Nama di dalam setiap kotak mewakili jenis-jenis tugas yang

berkaitan dengan fungsi perniagaan syarikat berkenaan. Ianya dikenali sebagai

jabatan atau unit. Carta ini juga menunjukkan struktur piramid di mana Ketua

Pegawai Eksekutif (CEO) mengepalai dan memantau keseluruhan operasi syarikat

dari paras atas, atau dikenali juga sebagai paras strategik. 2.1.2 Organisasi matriks

Organisasi matriks merupakan satu struktur di mana projek – projek kekal atau

sementara memerlukan para pengurus berkongsi autoriti dengan pengurus fungsian

organisasi. Kakitangan berkemungkinan perlu melaporkan diri kepadda dua

pengurus – pengurus fungsian dan pengurus matriks. Sebagai contoh, sebuah

syarikat telekomunikasi ingin mengadakan projek pelancaran model baru telefon

bimbit. Projek pelancaran ini dikira sebagai projek jangka pendek. Sudah tentu,

pengurus pemasaran dan pengurus perhubungan awam (fungsian) akan

ditempatkan di dalam satu pasukan dengan pengurus teknikal (matriks) bagi

memastikan kejayaan pelancaran model baru telefon bimbit berkenaan. Rajah 2.2

memaparkan sebuah organisasi matriks di mana anda boleh melihat kakitangan

diagihkan kepada beberapa projek yang berbeza (Projek A, Projek B dan Projek C).

Organisasi matriks sebenarnya merupakan gabungan pendekatan fungsian dan

pendekatan berdasarkan projek. Berikut adalah perbandingan di antara organisasi

fungsian dan organisasi matriks Organisasi Fungsian Organisasi Matriks Kelebihan

Pembuatan keputusan berpusat membolehkan arahan yang bersepadu dari

pengurusan atasan Membolehkan kakitangan dilatihkhusus untuk membuat sesuatu

kerja Penyelesaian masalah yang berkesan Meningkatkan komunikasi antara

pengurus dan kakitangan Kaedah yang berkesan di dalam menangani persekitaran

yang cepat berubah Membenarkan penggunaan sumber manusia secara fleksibel

Kekangan Unit-unit fungsian mungkin tidak dapat melihat perspektif organisasi

secara menyeluruh Hanya pengurusan atasan bertanggungjawab untuk mencapai

keuntungan Tidak menggalakkan inovasi berlaku kerana kurangnya koordinasi di

antara unit-unit Lambat bertindakbalas dengan persekitaran yang berubah

Kekecewaan dan stress dialami oleh dua bos yang berbeza Pengurus fungsian

bersaing dengan pengurus projek untuk mendapatkan kakitangan bawahan Arahan

teknikal yang agak kabur Maklumbalas maklumat teknikal yang lemah di antara

projek Jadual 2.1: Perbandingan antara struktur organisasi fungsian dan organisasi

matrik struktur organisasi matriks lebih banyak diaplikasikan kepada organisasi yang

dinamik dan sering menguruskan projek sama ada bersaiz kecil mahupun besar 2.2

Bincangkan bagaimana struktur organisasi berbentuk matriks mampu membantu

sesebuah organisasi menguruskan sesebuah projek dengan cekap. Di dalam

pendekatan matriks, tanggungjawab fungsian tetap dikekalkan di dalam jabatan-

jabatan berkenaan, walaubagaimanapun pengurus projeklah yang menguruskan

projek berkenaan. Dengan kaedah ini, kemahirandan keberkesanan jabatan tetap

dikekalkan di mana pengurus projek bekerjasama dengan jabtan-jabatan lain.

Pendekatan organisasi matriks adalah berkesan di dalam organisasi di mana

pasukan projek adalah terdiri dari ahli yang mewakili keperluan fungsian dan projek

jabatan. Struktur organisasi matriks percaya kakitangan mendapat lebih kepuasan

bekerja di dalam pasukan projek mereka. Oleh itu, pengurus bawahan bukan hanya

bekerja untuk kepuasan keperluan fungsian jabatan tetapi mereka adalah

bertanggungjawab kepada kejayaan status projek yang lebih berkait dengan objektif

organisasi. Struktur organisasi matriks adalah sesuai untuk organisasi yang

memerlukan lebih fleksibiliti dan perubahan pantas terhadap persekitaran kompetitif

dan tidak stabil. Selalunya ia adalah lebih rata dan kurang berhirarki. Struktur

matriks memaparkan pengurus projek yang menyelaras aktiviti-aktiviti dengan ahli-

ahli dari jabatan-jabatan lain. Tugas utama pengurus projek adalah untuk:- •

Mendapatkan maklumat • Menyelesaikan konflik • Dan memudahkan pencapaian

objektif keseluruhan projek Struktur organisasi yang dibentuk bukan sahaja memberi

kesan terhadap produktiviti dan ekonomi, akan tetapi ia turut memberi kesan

terhadap kepuasan kerja yang dilakukan. Struktur organisasi juga perlu dibentuk

agar dapat menggalakkan penyertaan kakitangan yang berkemahiran seterusnya

dapat meningkatkan prestasi bagi syarikat yang berkenaan (Lynch, 2003). Secara

keseluruhannya, keberkesanan sesebuah organisasi adalah dipengaruhi oleh

pembentukan struktur organisasi itu sendiri serta kakitangan yang wujud dalam

setiap hierarki struktur organisasi tersebut. Bagi pengurusan fasiliti, struktur

organisasi yang jelas dan sesuai juga akan membolehkan tugas dan tanggungjawab

dapat difahami dengan mudah di samping dapat memberikan faedah kepada

keberkesanan dan kecekapan pengurusannya. Cara bagaimana fasiliti diuruskan dan

juga kedudukannya dalam struktur organisasi induk juga akan memberi kesan

kepada kejayaan pengurusannya. Struktur organisasi yang dipilih serta proses-

proses yang dijalankan turut mempengaruhi penetapan sasaran prestasi, ukuran

pencapaian dan juga kecekapan pengurusan fasiliti (School of Estate Management,

1993). Pembentukan struktur organisasi yang sesuai sangat penting kepada

kejayaan pengurusan fasiliti. Struktur organisasi tersebut akan menjadi garis

panduan sebelum sesuatu tindakan perlaksanaan dijalankan. Ini memandangkan

pengurusan fasiliti boleh dijalankan di mana-mana bahagian dalam organisasi iaitu

samada di peringkat strategik, pertengahan mahupun operasi. Pengurusan fasiliti

yang efektif perlu menitikberatkan prinsip-prinsip dalam mereka bentuk struktur

organisasi yang terdiri daripada dua perkara iaitu pencapaian tanggungjawab

pengurusan yang berkesan serta pembahagian atau pengagihan tugas-tugas

tertentu dengan jelas (Brech, 1957). Rujukan Brech, E.F.L. (1957). “Organisations :

the Framework of Management”. London : Longmans, green & Company dalam Wan

Azmi Ramli (1990). “Pengurusan Masa Kini”. Edisi Ketiga. Kuala Lumpur : Utusan

Publications and Distributors Sdn. Bhd. Kendall, K. E. & Kendall, J. E. (1999) Systems

Analysis And Design. (4th ed.) Prentice- Hall Inc. Laudon, K. C. & Laudon, J. P. (2000)

Management Information Systems. (6th ed.) Prentice-Hall Inc. MALAYSIA, Open

University. (2007). CBMS4203 Sistem Maklumat Pengurusan. Kuala Lumpur: UNITEM

Sdn. Bhd Maizan Baba, (1997). “Pengurusan Fasiliti di IPT : Cabaran dan

Penyelesaiannya”. Skudai Post, Universiti Teknologi Malaysia, 

Make Money at : http://bit.ly/copy_win