PENCATATAN DAN PELAPORAN

PENCATATAN DAN PELAPORANBy: Rita HafizahPENCATATAN DAN PELAPORANPengertian Pencatatan & Pelaporan (Recording & Reporting/RR)Pencatatan (recording) dan Pelaporan (reporting) berpedoman kepada Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP). Beberapa pengertian dasar dari SP2TP menurut Kemenkes RI (1992) adalah:SP2TP adalah kegiatan pencatatan & pelaporan data umum, sarana, tenaga & upaya yankes di Pusk. termsk Pustu, yg ditetapkan mll SK Kemenkes RI No. 63/Kemenkes/SK/II/1981;

Sistem adalah satu kesatuan yg terdiri atas bbrp komponen yg saling berkaitan, berintegrasi, & mempunyai tujuan tertentu;Terpadu mrpk gabungan dari berbagai macam kegiatan yankes Pusk. Utk menghindari adanya RR lain yg dpt memperberat beban kerja petugas Pusk.Batasan RRRR penyelenggaraan tiap kegiatan bagi nakes adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi nakes & melaporkan data tsb kpd instansi yg berwenang berupa lap. lengkap pelaksanaan kegiatan dg menggunakan format yg ditetapkan;RR rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data pd semua kegiatan dlm satu triwulan berjln & melaporkan data tsb dlm bentuk rekapitulasi kegiatan triwulan kpd instansi yg berwenang dg menggunakan format yg ditetapkan;

RR rekapitulasi kegiatan yg diselenggarakan setiap triwulan & tiap tahun adalah pencatatan data utk semua kegiatan dlm satu triwulan & satu thn berjln, serta melaporkan data tsb dlm btk rekapitulasi data kegiatan triwulan & tahunan kpd instansi yg berwenang dg menggunakan format yg telah ditetapkan.Manfaat RRMemudahkan dlm mengelola informasi kegiatan di Tk. Pusat, Prov, & Kab/Kota;Memudahkan dlm memperoleh data utk perencanaan dlm rangka pengembangan nakes;Memudahkan dlm melakukan pembinaan nakes;Memudahkan dlm melakukan evaluasi hasil.Tujuan RRTujuan UmumSistem SP2TP bertujuan agar semua hasil kegiatan Pusk. (dlm & luar gedung) dpt dicatat serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dg kebutuhan scr benar, berkala, & teratur guna menunjang pengelolaan upaya kesmas. Pengelolaan SP2TP di Kab/Kota masih terkendala dg rendahnya kelengkapan & ketepatan waktu penyampaian lap. SP2TP ke Dinkes.

2. Tujuan KhususTercatatnya semua data hsl kegiatan Pusk. Sesuai kebutuhan scr benar, berkelanjutan, & teratur;Terlaporkannya data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan dg menggunakan format yg telah ditetapkan scr benar, berkelanjutan & teratur.Ruang Lingkup RRRuang lingkup RR meliputi jenis data yg dikumpulkan, dicatat, & dilaporkan Pusk. Jenis data tsb mencakup:Umum (peta wilayah & uraiannya, jml desa, dusun/RW, jml Posyandu, & sasaran program;Demografi;Sarana Fisik;Ketenagaan;Kegiatan pokok yg dilakukan didlm & diluar gedung

Pengelolaan Semua kegiatan pokok baik didlm maupun diluar gedung Pusk, Pustu, & bidan di desa hrs dicatat. Utk memudahkan dpt menggunakan formulir standar yg telah ditetapkan dlm SP2TP. Jenis formulir standar yg digunakan dlm pencatatan adalah sbb:Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)/Family Folder;Kartu Rawat Jalan/Rekam Medik;Kartu Indeks Penyakit (khusus penderita peny. TBC & Kusta);Kartu Ibu Kartu Anak;KMS Balita, Anak Prasekolah (Apras);KMS Bumil;KMS Lanjut Usia (Lansia);

Register Mrpk formulir utk mencatat/merekap data kegiatan didlm & diluar gedung Pusk. Yg telah dicatat di kartu & catatan lainnya, ada bbrp jenis register sbb:Nomor Indeks Pengunjung Puskesmas;Rawat jalan;Register Kunjungan;Register Rawat Inap;Register KIA & KB;Register Kohort Ibu & Balita;Register Deteksi Dini Tumbuh Kembang & Gizi;Register Penimbangan Balita;Register Imunisasi;Register Gizi;Register Kapsul Beryodium;Register Anak Sekolah;Sensus Harian: Kunjungan, Kegiatan KIA, Imunisasi, & Penyakit.

Mekanisme PencatatanD LOKET Unit PelayananTindak Lanjut (TL)A LAM

GEDUNG

LUYankesAR

GEDUNG

RKK tmsk Kartu Status;KTP;Reg. Kunjungan;Kartu KB;Reg. No. Indeks.Register2 Yan dlm GedungRujukanRegister2 Yan dlm GedungBank Data Pusk;Pengolahan/Penyajian;Penyusunan LapPelaporan Sesuai dg Keputusan Dirjen Pembinaan Kes-Masy No.590/BM/DI/Info/V/96, pelaporan Pusk. Menggunakan tahun kalender yaitu dari bln Januari s.d Desember dlm thn yg sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dg kebutuhan & kemampuan/beban kerja di Puskesmas.Formulir Lap dari Pusk ke Dati IIlap. Bulanan Data Kesakitan (LB 1);Data Obat-obatan (LB 2);Data kegiatan gizi, KIA/KB, & Imunisasi tmsk Pengamatan Peny. Menular (LB 3);Data Kegiatan Puskesmas (LB 4);2. lap. SentinelLap. Bulanan Sentinel (LB 1S)lap.yg memuat: data penderita peny. Yg dpt dicegah dg imunisasi (PD3I), ISPA, Diare, menurut umur & status imunisasi. Pusk.yg memuat LB 1S adalah Pusk.yg ditunjuk yaitu satu Pusk.dari setiap Dati II dg periode lap. Bulanan serta dilaporkan ke Dinkes Dati II, Dinkes Dati I & Pusat (Dirjen PPM & PLP)Lap.Bulanan Sentinel (LB 2S)lap.yg memuat data KIA, Gizi, Tetanus Neonatorum, & peny. Akibat kerja. Lap. Bulanan Sentinel hanya diperuntukkan bagi Pusk. Rawat Inap. Lap. Ini dialporkan ke Dinkes Dati I,II,& Pusat (Dirjen Binkesmas). Lanjutan 3. Laporan Tahunanlap.tahunan meliputi:Data Dasar Pusk. (LT-1);Data Kepegawaian (LT-2);Data Peralatan (LT-3).Alur LaporanLap.dari Dati II dikirimkan ke Dinkes Dati I serta Pusat (Dirjen Pembinaan Kes-Masy) dlm btk rekapitulasi dari lap.SP2TP, lap.tsb meliputi:lap.Triwulana) Hasil entri data/rekapitulasi lap. LB 1;b) Hasil entri data/rekapitulasi lap. LB 2;c) Hasil entri data/rekapitulasi lap. LB 3;d) Hasil entri data/rekapitulasi lap. LB 4lap.Tahunana) Hasil entri data/rekapitulasi lap. LB-1;b) Hasil entri data/rekapitulasi lap. LB-2;c) Hasil entri data/rekapitulasi lap. LB -3.

Frekuensi LapLap Triwulanlap.Triwulan dikirim paling lambat tgl 20 bln berikutnya dari triwulan yg dimaksud (contoh: lap.Triwulan I tgl 20 April 2013, maka lap.Triwulan berikutnya adalah tgl 20 Mei 2013). Lap.ini diberikan kpd dinas2 terkait berikut ini:a) Kepala Dinkes Dati I; b) Kemenkes RI Cq Dirjen Binkesmas.

2. Lap Tahunandikirim paling lambat akhir bln Feb di thn berikutnya & diberikan kpd dinas2 terkait berikut ini:a) Kepala Dinkes Dati I;b) Depkes RI Cq Dirjen Binkesmas.Mekanisme PelaporanTingkat Puskesmas1) lap. Dari Pustu & bdn di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di Pusk;Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yg dicatat baik di dlm maupun yg di luar gedung serta lap.yg diterima dari Pustu & bidan di desa;Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir lap.sebanyak 2 rangkap, utk disampaikan kpd koordinator SP2TP;Hasil rekapitulasi pelaksanan kegiatan diolah & dimanfaatkan utk Tindak Lanjut (TL) yg diperlukan utk meningkatkan kinerja kegiatan.b. Tingkat Dati IIPengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat lunak yg ditetapkan oleh Kemenkes;Lap.SP2TP dari Pusk.yg diterima Dinkes Dati II disampaikan kpd pelaksana SP2TP utk direkapitulasi/entri data;Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah, serta dimanfaatkan sbg bhn utk umpan balik, bimtek ke Pusk. & TL utk meningkatkan kinerja program;Hasil rekapitulasi data setiap 3 bln dibuat dlm rangkap 3 (dlm btk soft file) utk dikirimkan ke Dinkes Dati I & Kemenkes.c. Tingkat Dati IPengolahan & pemanfaatan data SP2TP di Dati I mempergunakan perangkat lunak sama dg Dati II;Lap.dari Dinkes Dati II, diterima oleh Dinkes Dati I dlm btk soft file diteruskan ke pelaksana utk kompilasi/direkapitulasi;Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola program Dati I utk diolah & dimanfaatkan serta dilakukan TL, bimbingan & pengendalian.d. Tingkat Pusathasil olahan yg dialksanakan Dirjen Binkesmas paling lambat dua bln setelah berakhirnya triwulan tsb disampaikan kpd pengelola program terkait & Pusat Data Kesehatan utk dianalisis & dimanfaatkan sbg umpan balik, kemudian dikirim ke Dinkes Tk I.RR Yankeb KomunitasA.Pencatatan Bidan dlm melaksanakan yankeb komunitas mencatat hsl pelayanan scr lengkap, akurat, singkat & jls mengenai data subjektif, data objektif, keadaan/kejadian yg ditemukan & tindakan yg dilakukan dlm memberikan yankeb termsk kolaborasi & tindakan rujukan, dalam: Rekam askeb/kartu ibu (rekam medis), Kartu by, kartu KB, buku KIA (milik pasien) Hsl yan tsb dicatat kembali dlm: Format PKPR, Kohort ibu, Kohort By, Kohort Anak Balita/Prasekolah/Remaja, Kohort KB. Setiap kegiatan yankeb komunitas dicatat pada:Buku catatan dekumentasi bd pada setiap asuhan yg diberikan pd rekam asuhan kebidanan/kartu ibu, kartu by. Kartu KB, & buku KIA (milik pasien);Buku pelaksanaan kegiatan yankeb komunitas didlm & diluar gedung sbg bukti kegiatan yg telah dilaksanakan pd kohort ibu, kohort by & anak balita, & kohort KB;Bukti Catatan Pribadi (BCP) dg cara pengisian; diisi oleh tenaga bd yg bersangkutan setelah melaksanakan kegiatan digunakan utk perhitungan angka kredit, disimpan oleh tenaga bd yg bersangkutan.

B.PelaporanPelaporan yankeb komunitas dilakukan setiap bln dg menggunakan format lap. Yg ada seperti LB3, PWS KIA-KB, dll. Isi lap. Meliputi:Jml cak.yan ANC (K1);Jml cak. Yan ANC (K4);Jml cak. Pertolongan persalinan yg ditol. Oleh nakes;Jml kelahiran (lahir hdp & lahir mati);Jml kehamilan & persalinan dg penyulit (perdarahan, infeksi, pre-eklampsia, eklampsia, & gg obstetrik lainnya);Jml ibu yg dirujuk terutama yg disertai penyulit;

7. Jml cak. Bufas yg dilayani 3 kali (KF 3) oleh nakes ;8. Jml bumil, bulin, bufas (yg dilayani) baik yg hdp/yg kemudian meninggal;9. Jml cak. Neonatus yg mendptkan yankes lengkap (KN1, KN2, & KN lengkap)10. Jml bumil, bulin, & bufas dg faktor risiko/komplikasi yg dideteksi oleh masy;11. Jml kasus komplikasi obstetri yg ditangani sblm dirujuk;

Lanjutan Pelaporan12. Jml BBL (0-28 hari) yg dilayani;13. Jml neonatus dg komplikasi yg ditangani;14. Jml by 29 hr-12 bln yg mendptkan yankes sedikitnya 4 kali;15. Jml imunisasi yg diberikan, baik pd calon penganten, bumil, & by;16. Jml anak balita (12-59 bln) yg mendptkan yankes sedikitnya 8 kali;17. Jml anak balita sakit yg mendptkan yankes sesuai standar;18. Jml cak. Peserta KB aktif;19. Jml PUS yg mendpt yan kontrasepsi & jenis alat kontrasepsinya;

Lanjutan Pelaporan20. cak. Yan pemenuhan gizi, seperti pemberian zat besi (Fe), Vit.A, Iodine, pemberian ASI (kolostrum, ASI Eksklusif, MP-ASI), PMT-Balita, girang, & giruk, & jg penemuan kasus giruk;21. Hsl kegiatan penggerakan pelaksanaan yankeb komunitas, termasuk jml & hsl kegiatan pembinaan Posyandu & UKBM lain diwil.kerjanya, dll;22. Jml & hsl kegiatan kunjungan rumah;23. Hsl kegiatan kemitraan baik lintas sektor, LSM, & swasta. Dlm pencatatan & pelaporan yankeb komunitas, bd di desa (Poskesdes/Polindes), Pustu, & Pusk.scr berkala melakukan analisa pencapaian hsl cak. Yan. Terhdp target yg ditentukan dlm program PWS KIA.

Segudang penuh dg pengetahuan, belumlah sama nilainya dg setetes budi baik...

Terima Kasih