panduan untuk notaris & dinas
TRANSCRIPT
PANDUAN UNTUK NOTARIS & DINAS
Sistem Administrasi Badan Hukum Koperasi (SISMINBHKOP)Kementerian Koperasi dan UKM Republik Indonesia
1 PENDAHULUANSISMINBHKOP merupakan layanan online berbasis web yang
disediakan oleh Kementerian Koperasi dan UKM. Sistem ini
bertujuan untuk memberikan layanan terpadu kepada para
penggiat Koperasi di Indonesia.
SISMINBHKOP diharapkan dapat memberikan kemudahan untuk
pengguna (Notaris) dalam melakukan pengajuan SK badan
hukum koperasi dan melakukan proses perubahan anggaran
dasar koperasi. Dengan sistem ini juga diharapkan proses
pengajuan yang berhubungan dengan badan hukum koperasi
dapat diproses lebih cepat, mudah, murah, dan aman.
SISMINBHKOP dapat diakses secara online oleh notaris1 dengan
menggunakan sembarang internet browser modern. Alamat
utama situs SISMINBHKOP adalah http://sisminbhkop.id.
Alamat cadangan dari sistem adalah
http://sisminbhkop.depkop.go.id. Bagi dinas koperasi, fokus
dari dokumen ini adalah pada bagian 5 PERANAN DINAS.
2 REGISTRASI & LOGINSebelum menggunakan sistem, maka diperlukan proses
pendaftaran atau registrasi. Saat ini hanya Notaris NPAK (atau
wakilnya) yang dapat menggunakan sistem ini. Jika Notaris
belum memiliki SK NPAK, silakan ajukan secara online melalui
http://npak.depkop.go.id
1. Gunakan web browser untuk menuju ke URL http://sisminbhkop.id2. Registrasi dilakukan dengan mengklik tombol Register pada seksi
Notaris.
1 Untuk saat ini Dinas belum memiliki akses langsung ke sistem. Namun sistem pengembangan sistem ke depan akan memberi kemudahan monitoring perkembangan koperasi bagi Dinas.
Halaman 2 / 14
Hak Cipta (c) 2017 Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia
Gambar 1 Halaman Utama Akses Sistem
3. Lengkapi form yang ada di dalamnya: a. Emailb. SK AHUc. SK Pengangkatan NPAKd. Tanggal Terdaftar NPAKe. Nama Lengkapf. Password pilihan sendiri (Anda perlu dua kali memasukkan
password pilihan yang persis sama)g. Wilayah Kerjah. Tempat Kedudukani. Tempat Diklat Koperasi
4. Sistem akan mengirim email untuk verifikasi. Klik link aktivasi di emailtersebut. Catatan: Ada peluang email masuk ke dalam folder Spam.Buka dan klik link aktivasi tersebut.
5. Setelah menglik link aktivasi, maka akan ada form untuk mengunggahdokumen pendukung. Unggah dokumen-dokumen pendukung notaris:
a. Scan SK AHUb. Scan SK Pengangkatan NPAKc. Scan KTP
6. Pada langkah ini, staf Kementerian akan memeriksa dan memverifikasiakun Anda berdasarkan data dan dokumen yang diunggah pada tahap4. Tunggulah email konfirmasi dari sistem. Anda tidak dapatmengakses maupun memohon Badan Hukum Koperasi sebelum prosesverifikasi ini.
Halaman 3 / 14
Hak Cipta (c) 2017 Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia
7. Jika akun Anda telah diverifikasi, Anda dapat login denganmenggunakan browser untuk menuju ke URL http://sisminbhkop.iddan mengklik tombol Login pada seksi Notaris. Masukkan email danpassword yang sudah Anda pilih pada langkah 3 di atas.
3 PERMOHONAN BADAN HUKUM KOPERASI BARU
1. Pastikan Anda telah login dalam sistem ( jika belum, lihat Gambar 1) dan melihat dashboard utama berikut ini (Gambar 2)
2. Selanjutnya, tekan menu Permohonan Badan Hukum Koperasi (Klik menu a pada Gambar 2).
3. Anda memasuki Langkah 1 Pendataran Permohonan Badan Hukum Koperasi (Gambar 3). Pada langkah ini, masukkanlah Kedudukan Koperasi, Nama Koperasi, Jenis, Wilayah Keanggotaan dan Bentuk Koperasi. Klik tombol Daftarkan untuk menuju ke Langkah 2. Jika proses pendaftaran berhasil, sistem akan memberikan contoh/template dokumen Anggaran Dasar yang dapat diunduh yang sesuai dengan jenis koperasi yang dimasukkan pada Langkah 1 (lihatGambar 4).
4. Pada Langkah 2, terdapat field-field yang lebih rinci yang harus diisi. Masukkan data berikut:
a. Nomor Akta Pendirianb. Tanggal Akta Pendirianc. Unggah Dokumen ADd. Unggah Scan Surat Pengantar Dinase. Alamat
Halaman 4 / 14
Hak Cipta (c) 2017 Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia
CATATAN: Nama Koperasi paling sedikit terdiri atas 3 (tiga) kata, dantidak diperkenankan mengandung kata KOPERASI maupun jenisnya(JASA, SIMPAN PINJAM, PRODUSEN, KONSUMEN, PEMASARAN), karenaakan otomatis ditambahkan oleh sistem berdasarkan Jenis Koperasi.Sistem akan melakukan pengecekan secara nasional dan menolak jikatelah terdapat nama koperasi yang sama.
Langkah 1 dan Langkah 2 tidak harus dilakukan pada satu kesempatanatau hari yang sama. Langkah 2 bisa dilakukan beberapa hari setelahLangkah 1. Hal ini memungkinkan koperasi untuk melakukanpengecekan nama di awal proses. Jika langkah 1 sudah dilewati, namakoperasi akan tercatat dan ter-reserve di sistem dan terblokir untukdigunakan oleh notaris lain.
f. Tanggal Rapatg. Alamat Rapath. Jumlah Peserta Rapati. Unggah Scan Berita Acara Rapatj. Unggah Scan Daftar Hadir Rapatk. Unggah Scan KTP Peserta Rapatl. Modal Sendirim. Nilai Simpanan Pokokn. Nilai Simpanan Wajibo. Jumlah Anggotap. Usaha Utamaq. Usaha Pendukung (opsional)r. Usaha Tambahan (opsional)s. Periode Kepengurusant. Susunan Pengawas & Pengurus. Susunan Pengawas & Pengurus
dapat ditambahkan sesuai kebutuhan. Jabatan Pengawas & Pengurus dapat disunting dan disesuaikan.
5. Centang checkbox konfirmasi dan klik tombol Konfirmasi untuk mengajukan permohonan. Selamat! Anda telah mengajukan permohonan Badan Hukum Koperasi Baru. Staf Kementerian Koperasi dan UKM akan meninjau dan memberikan konfirmasi approval/persetujuan maupun penolakan melalui email.
CATATAN : a. Anda juga dapat menekan tombol SIMPAN (di ujung bawah
layar scroll paling bawah) sewaktu-waktu selama Langkah 2 sedang dilengkapi. Maka data permohonan akan tersimpan dan dapat diakses melalui Dashboard Notaris kapan pun meskipun komputer dimatikan atau log out.
b. Jika permohonan telah diajukan dan telah direview oleh Kementerian, Anda dapat melihat komentar persetujuan maupun perbaikan dengan mengklik tombol suryakanta.
Halaman 5 / 14
Hak Cipta (c) 2017 Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia
Gambar 2 Dashboard Notaris
Halaman 6 / 14
Hak Cipta (c) 2017 Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia
Gambar 3 Langkah 1 Permohonan Badan Hukum Koperasi
Halaman 7 / 14
Hak Cipta (c) 2017 Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia
Gambar 4 Langkah 1 – Selesai. Template Anggaran Dasar dan AnggaranRumah Tangga berdasarkan Jenis Koperasi yang dipilih siap diunduh dan
disesuaikan.
Halaman 8 / 14
Hak Cipta (c) 2017 Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia
Gambar 5 Langkah 2 Permohonan Badan Hukum Koperasi
4 UNDUH DAN CETAK SK BADAN HUKUM Persetujuan atau penolakan permohonan Badan Hukum akan
diinformasikan via email, atau dapat dimonitor melalui
Dashboard Notaris. Persetujuan permohonan Badan Hukum akan
ditandai ikon hijau. Penolakan permohonan akan ditandai ikon
merah. Jika telah disetujui, klik tombol dengan ikon suryakanta
(Gambar 6) untuk melihat rincian dan atau mengunduh SK Badan
Hukum untuk dicetak. Jika permohonan ditolak, Notaris dapat
melakukan perbaikan kembali, untuk kemudian diajukan dan
melalui proses review lagi.
Halaman 9 / 14
Hak Cipta (c) 2017 Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia
Gambar 6 Dashboard Notaris dengan Status Permohonan
5 PERANAN DINASDalam tata cara baru ini, Dinas tetap memegang peranan
penting untuk memberikan penyuluhan awal perkoperasian dan
melakukan verifikasi kesiapan pendirian koperasi yang
ditunjukkan oleh dikeluarkannya Dokumen Surat Pengantar
Dinas. Scan Dokumen ini wajib diunggah oleh notaris dalam
langkah permohonan Badan Hukum koperasi baru di Langkah 2.
Contoh template dari dokumen ini dapat dilihat pada gambar
berikut (Error: Reference source not found).
Dinas juga akan menerima tembusan dari SK yang telah
didownload oleh Notaris. SK yang dihasilkan memiliki QR code
unik untuk validasi keabsahan SK secara online. Siapa saja
(termasuk dinas) dapat melakukan proses validasi ini dengan
mudah. Cara validasi ini diterangkan dalam Bab berikut.
Halaman 10 / 14
Hak Cipta (c) 2017 Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia
Gambar 7 Contoh Surat Pengantar Dinas yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Dinas
Halaman 11 / 14
Hak Cipta (c) 2017 Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia
6 RESET PASSWORD DAN UPDATE PROFIL NOTARISApabila notaris melupakan password atau menghendaki
penggantian password, dipersilakan untuk mengklik tombol Lupa
Password pada layar login.
Gambar 8 Tombol untuk Reset Password
Apabila terdapat perubahan atau perbaikan pada rincian data
notaris (misal gelar berubah atau nama perlu dikoreksi atau
update dokumen verifikasi yang perlu diunggah), maka dari
Dashboard Notaris tekan menu Profil Notaris dan tekan tombol
Update.
Halaman 12 / 14
Hak Cipta (c) 2017 Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia
Gambar 9 Klik menu Profil Notaris untuk melakukan Update
Gambar 10 Klik Update untuk start mengedit data Notaris
Halaman 13 / 14
Hak Cipta (c) 2017 Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia
7 VALIDASI SK ONLINESurat Keputusan Badan Hukum dapat dicek keabsahannya /
divalidasi oleh siapapun dengan cukup mudah. Cara yang paling
mudah adalah dengan mengunduh sembarang Aplikasi QR Code
Reader di Google Play Store (Android) atau Apple Store (IOS).
Beberapa contoh aplikasi tersebut: QR Code Reader , QR
Scanner: Free Code Reader dari Kaspersky Lab.
Prosedur Validasi:
1. Jalankan App QR Code Reader yang telah diinstall dari Store.Arahkan kamera ke QR Code SK (lihat Gambar 11)
2. Aplikasi akan mengarahkan pada laman di website sisminbhkop.id dimana keterangan tentang SK tersebut akan tertera pada laman tersebut.
3. Catatan PENTING: Website haruslah merujuk ke alamat URL sisminbhkop.id atau sisminbhkop.depkop.go.id, jika tidak maka pada tahap ini bisa dinyatakan SK tersebut TIDAK VALID.
4. Jika data yang tertera pada laman tersebut SAMA dengan yang tercetak, maka SK tersebut VALID. Jika tidak maka SK tersebut TIDAK VALID.
Gambar 11 QR Code pada SK
Halaman 14 / 14
Hak Cipta (c) 2017 Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia