panduan penulisan laporan interim program hibah kompetisi...

Panduan Laporan Interim Program Hibah Kompetisi- Universitas Brawijaya 2013

1

PANDUAN

PENULISAN LAPORAN INTERIM

Program Hibah Kompetisi

Universitas Brawijaya

TEMA A DAN B

TAHUN ANGGARAN


Malang

2013

2013


2

KATA PENGANTAR

Dalam usaha untuk memperbaiki kualitas pendidikan guna meningkatkan daya saing bangsa, Universitas Brawijaya telah membuat dan mengimplementasikan berbagai macam program, baik melalui dana PNBP maupun APBN. Untuk tujuan yang sama Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti) Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan juga meluncurkan program hibah yang dikompetisikan (PHK) sejak tahun 1997. Universitas Brawijaya telah mengikutkan program studi-program studi di lingkungannya untuk mendapatkan dana hibah kompetisi tersebut sejak awal dan mulai memenangkannya sejak tahun 1999 untuk skema DUE-like oleh Jurusan Teknik Pengairan, Budidaya Pertanian, dan Teknoogi Hasil Pertanian Sejak saat itu UB banyak memenangkan PHK dengan yang terakhir adalah I-MHERE dan PHK-I.

Melihat dampak positif yang ditimbulkan oleh PHK terhadap peningkatan kualitas pendidikan UB dan juga sebagai komitmen Pimpinan UB untuk menjaga keberlanjutan program hibah kompetisi Dikti, mulai tahun 2013 UB akan melaksanakan program hibah kompetisi Universitas Brawijaya (PHK-UB).

Panduan penyusunan Laporan Interim Program Hibah Kompetisi Universitas Brawijaya Tema A dan B merupakan hal yang sangat penting sebagai upaya untuk mengetahui keberhasilan pelaksanaan program dan untuk mengevaluasi apakah perlu dilakukan re-desain program dan penyesuaian indicator yang semula dirancang. Laporan interim ini juga sebagai bahan evaluasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan disepakati RIP (Rencana Implementasi Program).

Malang, Mei 2013

Rektor Universitas Brawijaya,

Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito


3

I. PENDAHULUAN

Sebagai bagian dari pelaksanaan kegiatan Program Hibah Kompetisi Universitas Brawijaya (PHK-UB), penyusunan laporan merupakan salah satu bentuk akuntabilitas unit pengusul dan unit pelaksana hibah, dimana pada saat ini akuntabilitas merupakan salah satu sasaran pokok setiap perguruan tinggi dalam upaya menuju good university governance. Kegunaan dari laporan yang disusun bukan hanya merupakan bentuk tanggung jawab kepada penyandang dana, dalam hal ini Universitas Brawijaya dari dana BOPTN, tetapi juga untuk kepentingan internal unit pelaksana sebagai bagian dari siklus perbaikan kualitas secara berkelanjutan. Mengingat bahwa laporan tersebut merupakan laporan pelaksanaan pengembangan unit manajemen dan unit akademik, maka pelaksanaan

kegiatan‐kegiatan pengembangan tersebut merupakan pengalaman yang berharga

bagi pimpinan dalam merencanakan dan melaksanakan program pengembangan. Isi dari Laporan PHK-UB ini diharapkan dapat mencerminkan pelaksanaan dan

hasil kegiatan yang dicapai, dan capaian untuk setiap kegiatan dibandingkan dengan indikator kinerja yang telah ditetapkan dan disepakati dan yang dicantumkan dalam RIP. Dalam Laporan Interim hendaknya dilaporkan kemajuan pelaksanaan kegiatan, output dan bila sudah terpantau juga dilaporkan outcome kegiatan. Kendala yang

dialami serta cara‐cara yang ditempuh untuk mengatasinya hendaknya juga

disampaikan. Pengalaman dalam melaksanakan setiap kegiatan serta capaian yang diperoleh diharapkan dilengkapi dengan analisis yang mendalam. Analisis diharapkan tidak hanya berisi tentang laporan investasi tetapi juga berisi tentang analisis terhadap pelaksanaan program kegiatan. Selain itu hambatanhambatan yang ditemui selama pelaksanaan kegiatan perlu diulas secara rinci sebagai lesson learnt yang perlu diperhatikan untuk perbaikan pelaksanaan kegiatan di waktu mendatang.

Berdasarkan pada masing‐masing tujuan PHK-UB untuk tema A dan B

tersebut, maka Laporan Interim berisi kemajuan pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan di masing-masing unit pelaksana untuk tahun anggaran 2013 sampai dengan 31 Juli 2013 serta proyeksi capaian hingga Desember 2013. Jika terjadi perbedaan antara capaian dan indikator kinerja yang diharapkan, maka perlu dilakukan analisis yang dalam, dari berbagai aspek yang menyebabkan perbedaan tersebut. Dalam laporan juga dicantumkan tentang capaian fisik dan keuangan

disertai dengan hambatan‐hambatan yang ditemui selama melaksanakan kegiatan.

II. TUJUAN PENULISAN LAPORAN

Laporan Interim dimaksudkan untuk memantau kemajuan yang telah dicapai selama implementasi program PHK-UB tahun anggaran 2013 hingga 31 Juli 2013 serta proyeksi capaian hingga akhir Desember 2013. Laporan ini juga akan menjadi bagian bahan evaluasi kelayakan kelanjutan program pada tahun berikutnya. Secara khusus laporan interim ini bertujuan untuk:

1. Mengevaluasi desain, implementasi, hasil dan dampak program hibah pada pertengahan program,

2. Mengidentifikasi hambatan‐hambatan yang ditemukan selama pelaksanaan

program dan penyelesaian yang telah dan akan dilakukan, 3. Melakukan penyesuaian (berupa: penajaman atau perbaikan aktivitas,

efisiensi sumberdaya, penyesuaian target indikator, dll) rencana kegiatan mendatang berdasarkan hasil evaluasi dan identifikasi di atas.


4

Sesuai dengan Tema PHK-UB, maka bentuk Laporan Interim meliputi

pelaksanaan program kegiatan untuk mencapai tujuan pokok masing‐masing

Tema, dan evaluasi atas capaian yang dihasilkan dan hambatan yang ditemukan selama pelaksanaan program dimaksud. Capaian tujuan tersebut mencakup aspek kuantitatif sebagaimana dinyatakan dalam bentuk indicator kinerja utama dan pendukung yang telah disepakati dalam RIP, serta aspek kualitatif seperti good practices, perubahan budaya kerja, budaya organisasi, pola pikir dll. Terkait dengan tema program yang dijalankan, laporan ini harus disusun dalam perspektif dan konteks yang sejalan dengan tujuan pengembangan program pada masingmasing tema.

III. STRUKTUR LAPORAN INTERIM

Laporan Interim dari pelaksanaan program hendaknya dikemas secara padat namun kaya informasi, dan ditulis menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar serta mengikuti kerangka pikir logis yang jelas. Format laporan tersebut dibuat dengan mengikuti outline yang disajikan di bawah ini. Isi dari laporan hendaknya mengikuti tujuan dari masing-masing.

Halaman Sampul

Halaman sampul memuat informasi nama unit pengusul dan unit pelaksana hibah PHK-UB serta tema (Lampiran 1).

Halaman pengesahan dari pemimpin

Halaman ini memuat pernyataan penyampaian laporan Interim yang ditandatangani oleh pimpinan unit pengusul hibah. (Lampiran 2).

Daftar isi

Ringkasan Eksekutif

Berisi informasi singkat tentang rencana, pelaksanaan, dan hasil PHK-UB yang telah dicapai yang menyangkut uraian singkat tentang:

• Pelaksanaan program dan hasil utama yang dicapai sampai 31 Juli 2013.

• Kesimpulan tentang capaian kuantitatif dan kualitatif masing‐masing tema.

• Rencana untuk pelaksanaan sampai dengan Desember 2013

Bab 1 : Pendahuluan

Bab ini memuat latar belakang disusunnya laporan ini terkait dengan pelaksanaan PHK-UB di unit pelaksana sebagai bagian dari upaya pengembangan institusi yang dilandasi oleh rencana strategis pengembangan institusi. Secara singkat gambarkan

rancangan global program pengembangan dimaksud serta sasaran‐sasaran pokok

yang ingin dicapai. Isi dalam bab pendahuluan juga menjelaskan bagaimana

resultante dari masing‐masing aktivitas dalam tema yang dilaksanakan. Laporan

interim menyangkut kegiatan PHK-UB dari awal sampai dengan 31 Juli 2013. Sedapat mungkin disampaikan akumulasi terintegrasi hasil kegiatan dari

masing‐masing aktivitas terhadap tujuan pelaksanaan kegiatan secara

keseluruhan.


5

Bab 2 : Pengelolaan Program

Jelaskan organisasi dan pengaturan pelaksanaan kegiatan di Unit Pelaksana Hibah (PS), Mekanisme keuangan dan pengadaan barang dan jasa dan Mekanisme motitoring dan evaluasi internal

Bab 3 : Hasil yang Dicapai

Berisi uraian tentang prestasi secara keseluruhan tentang pelaksanaan PHKI, yang terdiri dari:

a) penjelasan bagaimana dampak berbagai hasil kegiatan di tingkat unit

pelaksana yang merupakan resultante dari upaya‐upaya diseminasi

pelaksanaan keseluruhan program. Sebagai penciri dari kegiatan berbasis institusi, penjelasan tersebut harus dapat menjelaskan bagaimana hasil kegiatan PHKI telah berdampak dan bermanfaat tidak hanya pada unit yang terlibat,

b) Status indikator kinerja untuk masing‐masing tema, baik indikator kinerja

utama maupun indikator kinerja tambahan. Berikan analisis terhadap

ketercapaian atau ketidak‐tercapaian indikator kinerja utama dan tambahan.

c) Hasil pelaksanaan kegiatan untuk masing‐masing tema selain yang terkait

dengan indikator sebagaimana disampaikan pada butir (a) seperti good practices, perubahan budaya kerja, budaya organisasi, pola pikir dll.

d) Status kemajuan fisik pelaksanaan komponen biaya (Format 1) e) Status penyerapan keuangan untuk pelaksanaan program (Format 2 dan 3) f) Rencana pengeluaran anggaran sampai dengan Desember 2013 (Format 4

dan 5).

Tabel Indikator kinerja utama dan tambahan:

Bab 4 : Uraian Pelaksanaan Masing-masing Aktivitas

Berisi uraian secara rinci tentang pelaksanaan masing‐masing kegiatan dengan

format sebagai berikut: 4.1 < nama/judul kegiatan ke 1 > a. Tujuan Berisi uraian ringkas mengenai tujuan kegiatan ini. Semua uraian tersebut harus sesuai dengan yang tercantum dalam RIP mulai dari awal kegiatan sampai dengan tahun 2015. Jika ada perubahan maka perubahan itu harus dicantumkan, dengan menuliskan yang lama dan yang baru, kemudian dijelaskan juga alasan dilakukannya perubahan tersebut.


6

b. Pelaksanaan Kegiatan Berisi uraian ringkas mengenai rincian pelaksanaan kegiatan ini termasuk sub aktivitasnya, sesuai dengan yang direncanakan dalam RIP 2013 sampai dengan 31 Juli 2013. Uraian tersebut harus menjelaskan bagaimana sasaran kinerja yang diharapkan dapat dicapai melalui pelaksanaan kegiatan ini, termasuk jika ada perubahan dari rencana semula. Jika ada perubahan maka perubahan itu harus dicantumkan, dengan menuliskan yang lama dan yang baru berikut penjelasan (alasan) dilakukannya perubahan tersebut. Uraian kegiatan harus mencerminkan pelaksanaan kegiatan/aktivitas, dan bukan merupakan pelaksanaan investasi. Dalam uraian tentang pelaksanaan kegiatan, perlu dibahas pula tentang pengadaan resources yang dibutuhkan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan pokok tersebut, serta uraian tentang penggunaan dari resources tersebut dalam kegiatan yang berjalan. c. Hasil Pelaksanaan (Output) Laporan hendaknya memuat hasil pelaksanaan yang berisi uraian tentang hasil kegiatan, yang ditandai manfaat bagi unit pelaksana dan unit lain dalam satu unit pengusul, bertambahnya fasilitas peralatan, dan meningkatnya kemampuan unit pengusul /pelaksana dalam memberikan layanan kepada stakeholders.Di dalam Laporan Interim diharapkan dipaparkan capaian pelaksanaan dalam bentuk output (hasil) kegiatan sampai dengan 31 Juli 2013. Selain itu diharapkan bahwa hasil pelaksanaan secara nyata yang telah dicapai dapat digunakan sebagai perkiraan tentang pelaksanaan kegiatan dan capaian hingga akhir tahun 2013. d. Hambatan pelaksanaan dan upaya mengatasinya Sajikan semua hambatan yang dialami dalam pelaksanaan kegiatan dan tindakan yang telah diambil untuk mengatasinya. Hambatan yang sama hendaknya tidak

terjadi lagi pada waktu‐waktu selanjutnya, oleh karena itu penjelasan tentang

hambatan dan cara penyelesaiannya harus diuraikan secara rinci untuk setiap kegiatan. Kebijakan Pimpinan unit pengusul untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut dapat dicantumkan dalam Laporan ini. f. Rencana perbaikan Sajikan mekanisme dan prosedur yang diharapkan dapat memperlancar pelaksanaan kegiatan tersebut, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan komponen program untuk periode pelaksanaan sampai dengan Desember 2013. 4.2 < nama/judul kegiatan ke 2 > (Struktur uraian sama seperti pada kegiatan 4.1 di atas) 4.n < nama/judul kegiatan ke n > (Struktur uraian sama seperti pada kegiatan 4.1 di atas)

Bab 5 : Evaluasi terhadap Desain dan Implementasi Kegiatan

Berdasarkan uraian dan penjelasan pada bab 4, perlu disampaikan berbagai upaya yang akan dilakukan untuk mensukseskan kegiatan sampai tiga tahun program.

Program‐program secara ringkas disampaikan apa saja yang berjalan sesuai

dengan rencana, program apa saja yang belum terlaksana, dan bagaimana proyeksi

ketercapaian program. Identifikasi hambatan‐hambatan yang ditemukan selama

pelaksanaan program dan penyelesaian yang telah dan akan dilakukan. Bab ini


7

menjelaskan bagaimana rencana selanjutnya dan apakah perlu dilakukan redesign,

replanning, dan lain‐lain. Berdasarkan hasil evaluasi dan identifikasi di atas,

jelaskan berbagai langkah penyesuaian (misalnya berupa: penajaman atau perbaikan aktivitas, efisiensi sumberdaya, penyesuaian target indikator, dll). Perubahan ini selanjutnya akan menjadi bahan acuan dalam penyusunan RIP 2014.

Lampiran

Bagian Lampiran ini berisi informasi pendukung yang sangat diperlukan untuk memberikan justifikasi pelaksanaan PHK-UB

IV. ADMINISTRASI LAPORAN

Laporan interim yang sudah dimonev internal unit pengusul dicetak dalam kertas ukuran A4, dengan format sampul depan seperti pada Lampiran 1. Laporan Interim masing-masing dibuat rangkap 3 (tiga), dijilid dengan warna sampul sesuai dengan masing-masing Tema PHK-UB (Tema A1 warna putih, Tema A2 warna hijau, Tema B1 warna biru muda, Tema B2 warna kuning, dan Tema B3 warna abu-abu);. Dokumen Laporan Interim disertai softcopy-nya yang direkam pada 1 CD (dengan format PDF) disampaikan ke :

Tim Koordinasi Program Hibah Kompetisi UB

Gedung Rektorat Lt. 3 koridor

Jl. Veteran Malang, Telp./Fax 0341-575801,

e-mail: [email protected] dan [email protected]

Laporan Interim harus sudah diterima oleh TKPHK paling lambat tanggal 10 Agustus 2013 pukul 15.00 WIB.


8

Lampiran 1. Contoh Format Sampul

LAPORAN INTERIM

PROGRAM HIBAH KOMPETISI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

TAHUN 2013

Program A-1/A-2/B1/B2/B3 (Judul Program)

(Nama Unit Pelaksana : Program Studi)

(Nama Unit Pengusul : Fakultas/Program/Jurusan)


2013


9

Lampiran 2. Contoh Lembar Pengesahan

1. Nama Unit Pengusul : <Nama Fakultas/Program/Jurusan> 2. Program Studi yang

ditingkatkan : <Nama Program Studi>

Status Akreditasi BAN: 3. Judul Usulan Program : 4. Penanggung Jawab N a m a : Jabatan : Dekan/Ketua Program/Ketua Jurusan Alamat : Telepon : Fax : e-mail : 5. Ketua Pelaksana N a m a : Alamat : Telepon/mobile : Fax : e-mail :

< Tempat, tanggalAAAA..>

Disampaikan oleh,

<PimpinanFakultas/Program/Jurusan>

(AAAAAAAAAAAAAAA)


10

Format 1a. Format Kemajuan Fisik Pelaksanaan Aktivitas Tahun 2013

Rp. Bobot (%) Capaian per komponen Capaian Fisik

1 2 3 4= 3/ T 5=dihitung sesuai dengan format 1b 6= 4 x 5

1 Pengembangan Staf

• Pendidikan bersertifikat

• Pendidikan Tidak bersertifikat

2 Tenaga Ahli

3 Pengembangan Program

4 Hibah Pengajaran

5 Hibah Penelitian Dosen

6 Hibah Penelitian Mahasiswa

7

Hibah pembinaan kegiatan penalaran dan

kompetisi ilmiah mahasiswa

8 Peralatan dan Koleksi Perpustakaan

• Pengadaan Peralatan Laboratorium

• Pengadaan Peralatan Elektronik

• Pengadaan Pustaka

9 Komponen Khusus

• Hibah student and staff exchange

• Hibah publikasi jurnal internasional

• MoU, sertifikasi/akreditasi internasional

10 Manajemen Program

TOTAL T

N0 KOMPO5E5 PEMBIAYAA5

Keadaan Sampai 31 Juli 2013

Alokasi Prestasi Fisik


11

Format 1b. Perhitungan Kemajuan Fisik Per Komponen Biaya

N0 KOMPO5E5 PEMBIAYAA5

Bobot (%)

Keseluruhan Capaian

1 2 3 4

1 Pengembangan Staf

• Pendidikan bersertifikat 100

- Persetujuan dan Penyelenggaraan 20

- Implementasi 40

- Ujian Serifikasi 20

- Laporan 20

• Pendidikan Tidak bersertifikat 100


- Implementasi 50

- Laporan 20

2 Tenaga Ahli 100

- Pembuatan TOR 20

- Penunjukan Tenaga Ahli 5

- Negosiasi 5

- Penyusunan Program Kerja 10

- Workshop/seminar/pendampingan 40

- Laporan Akhir 20

3 Pengembangan Program 100

- Penyusunan TOR 20

- Penyusunan Panitia 10

- Pelaksanaan kegiatan 50

- Laporan 20

4 Hibah Pengajaran 100

- Pembuatan Guideline 5

- Evaluasi/seleksi 10

- Pengesahan Penerima Hibah 5

- Penandatangan kontrak 20

- Pelaksanaan 40

- Laporan Akhir 20

5 Hibah Penelitian Dosen

6 Hibah Penelitian Mahasiswa 100




12

- Pengesahan Penerima Hibah 5

- Penandatangan kontrak 20

- Pelaksanaan 40

- Laporan Akhir 20

7

Hibah pembinaan kegiatan penalaran dan kompetisi

ilmiah mahasiswa 100



- Pembinaan kegiatan 45

- Kompetisi 20

- Laporan 20

8 Peralatan dan Koleksi Perpustakaan

• Pengadaan Peralatan Laboratorium 100

- Pembentukan panitia pengadaan 5

- Pembuatan dokumen pengadaan 5

- Pengumuman pengadaan 5

- Penjelasan Pengadaan 5

- Pemasukan penawaran 5

- Evaluasi 5

- Penetapan Pemenang 5

- SPK 5

- Kontrak 5

- Barang Tiba 30

- Instalai dan Training 15

- Serah TerimaBarang 10

• Pengadaan Peralatan Elektronik 100






- Evaluasi 5


- SPK 5

- Kontrak 5

- Barang Tiba 30



• Pengadaan Pustaka 100


13






- Evaluasi 5


- SPK 5

- Kontrak 5

- Barang Tiba 30



9 Komponen Khusus

• Hibah student and staff exchange 100


- Implementasi 50

- Laporan 20

• Hibah publikasi jurnal internasional 100

- Persiapan/panduan 30

- Implementasi / Publikasi Jurnal 50

- Laporan 20

• MoU, sertifikasi/akreditasi internasional 100

- Persetujuan 30

- Implementasi 50

- Laporan 20

10 Manajemen Program 100

- Setiap 1 bulan 11.11


14

Format 2. Realisasi Anggaran Per Aktivitas Selama Tahun 2013

Rp.% dari Total

danaRp.

% dari dana yang

direncanakanRp.

% dari dana yang

direncanakan

Aktivitas 1

- Sub aktivitas 1.1

- Sub aktivitas 1.2

- Sub aktivitas 1.n

Aktivitas 2

- Sub aktivitas 2.1

- Sub aktivitas 2.2

- Sub aktivitas 2.n

Aktivitas n

- Sub aktivitas n.1

- Sub aktivitas n.2

- Sub aktivitas n.n

TOTAL 100

Sisa Anggaran 2013 (Rp)

Aktivitas

Rencana Anggaran 2013 (Rp)Realisasi Anggaran Sampai 31 Juli

2013 (Rp)


15

Format 3. Realisasi Anggaran Per Komponen Biaya Tahun 2013

Rp.% dari Total

danaRp.

% dari dana yang

direncanakanRp.

% dari dana yang

direncanakan

Pengembangan Staf



Tenaga Ahli

Pengembangan Program

Hibah Pengajaran

Hibah Penelitian Dosen

Hibah Penelitian MahasiswaHibah pembinaan kegiatan penalaran dan


Peralatan dan Koleksi Perpustakaan




Komponen Khusus


• Hibah publikasi jurnal internasional• MoU, sertifikasi/akreditasi

internasional

Manajemen Program

TOTAL 100

Komponen Biaya

Rencana Anggaran 2013 (Rp)Realisasi Anggaran Sampai 31 Juli

2013 (Rp)Sisa Anggaran 2013 (Rp)


16

Format 4. Rencana Realisasi Anggaran Per Aktivitas sampai dengan Desember 2013

Rp.% dari Total

danaRp.

% dari dana yang

direncanakanRp.

% dari dana yang

direncanakanRp.

% dari dana yang

direncanakan

Aktivitas 1

- Sub aktivitas 1.1

- Sub aktivitas 1.2

- Sub aktivitas 1.n

Aktivitas 2

- Sub aktivitas 2.1

- Sub aktivitas 2.2

- Sub aktivitas 2.n

Aktivitas n

- Sub aktivitas n.1

- Sub aktivitas n.2

- Sub aktivitas n.n

TOTAL 100

Perkiraan Sisa Anggaran Sampai

Desember 2013 (Rp)Aktivitas

Sisa Anggaran Sampai 31 Juli

2013 (Rp)

Rencana Realisasi Anggaran

Sampai Desember 2013 (Rp)

Perkiraan Total Realisasi Anggaran



17

Format 5. Rencana Realisasi Anggaran Per Komponen Biaya sampai dengan Desember 2013

Rp.% dari Total

danaRp.

% dari dana yang

direncanakanRp.

% dari dana yang

direncanakanRp.

% dari dana yang

direncanakan

Pengembangan Staf



Tenaga Ahli

Pengembangan Program

Hibah Pengajaran

Hibah Penelitian Dosen

Hibah Penelitian Mahasiswa

Hibah pembinaan kegiatan penalaran dan


Peralatan dan Koleksi Perpustakaan




Komponen Khusus


• Hibah publikasi jurnal internasional

• MoU, sertifikasi/akreditasi

internasional

Manajemen Program

TOTAL 100

Komponen Biaya

Sisa Anggaran Sampai 31 Juli

2013 (Rp)

Rencana Realisasi Anggaran


Perkiraan Total Realisasi Anggaran


Perkiraan Sisa Anggaran Sampai

Desember 2013 (Rp)

panduan penulisan laporan interim program hibah kompetisi...

Documents