panduan pelaksanaan sistem persekitaran … · contoh-contoh amalan terbaik daripada masjid contoh...

PANDUAN PELAKSANAAN

SISTEM PERSEKITARAN BERKUALITI

(QE:5S)

MASJID SEBAGAI PUSAT TRANSFORMASI UMMAH

SISIH SUSUN SAPU SERAGAM SENTIASA AMAL

2

PANDUAN PELAKSANAAN

SISTEM PERSEKITARAN

BERKUALITI (QE:5S)


3

PANDUAN PELAKSANAAN

SISTEM PERSEKITARAN

BERKUALITI (QE:5S)


Edisi Pertama – 2018

Hak Cipta Terpelihara. Sekiranya terdapat mana-mana pihak yang ingin menggunakan mana-mana maklumat

daripada e-panduan ini perlu mendapatkan izin bertulis daripada penerbit.

Diterbitkan oleh: PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA

PEJABAT WILAYAH UTARA Beg Berkunci 206, Jalan Tun Hamdan Sheikh Tahir, 13200 Kepala Batas, Seberang Perai Utara, Pulau Pinang

Tel: +604-575 4709 Faks: +604-575 4410 Emel: [email protected]

4

PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA

Sebuah Badan Berkanun di bawah Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri (MITI)

VISI

Organisasi utama dalam meningkatkan

produktiviti untuk inovasi dan daya saing global.

MISI

Memberi perkhidmatan berkesan untuk mencapai

prestasi cemerlang melalui inovasi ke arah meningkat taraf hidup.

OBJEKTIF

▪ Menyediakan maklumat mengenai produktiviti, kualiti, daya saing dan

amalan-amalan terbaik melalui aktiviti penyelidikan dan pembangunan

pangkalan data;

▪ Membangunkan modal insan dan kecemerlangan organisasi bagi

membentuk masyarakat berasaskan pengetahuan menerusi latihan,

pembangunan sistem dan amalan-amalan terbaik;

▪ Menjalankan kajian semula peraturan dan promosi Amalan Baik

Peraturan untuk mewujudkan persekitaran perniagaan yang lebih

kompetitif; dan

▪ Memupuk budaya kreatif dan inovatif demi Produktiviti & Daya Saing

menerusi program jalinan kerjasama.

Transformasi • Inovasi • Perkongsian

5

PERUTUSAN KETUA PENGARAH MPC

Cabaran membina negara yang berdaya saing secara global memerlukan perubahan

perspektif budaya kerja di dalam sesebuah organisasi kepada kerja yang cemerlang

dengan mengamalkan amalan yang terbaik. Salah satu alat untuk mancapai

kecemerlangan organisasi ialah melalui Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti

(QE:5S).

Teknik ini telah memberikan sumbangan yang besar kepada penambahbaikan

kecekapan dalaman, keberkesanan operasi dan mewujudkan sistem penyampaian

yang tepat bagi memuaskan hati pelanggan. Untuk mencapai tujuan ini, organisasi

perlu menerapkan aktiviti QE:5S ke dalam fungsi sesebuah organisasi sebagai

budaya kerja berkualiti.

Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC) adalah sebuah organisasi yang telah

mempelopori dan menyebarkan amalan terbaik QE:5S. MPC telah menjadikan

penambahbaikan yang berterusan dalam aktiviti QE:5S sebagai salah satu

pendekatan kepada operasi pengurusan yang berkesan.

Saya percaya e-panduan ini akan menjadi rujukan kepada pelaksanaan QE:5S dan

memberi manfaat kepada organisasi seperti pengurusan Masjid untuk

mempertingkatkan penambahbaikan agar menjadikan Masjid bukan hanya tempat

ibadah tetapi merupakan pusat kegiatan masyarakat dari aspek pendidikan,

kemasyarakatan dan kebajikan.

Dato’ Mohd Razali Hussain

Ketua Pengarah

Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC)

6

TUJUAN E-PANDUAN

E-panduan Pelaksanaan Sistem Persekitaran Berkualiti (QE:5S) bagi Masjid ini

bertujuan untuk menerangkan konsep Persekitaran Berkualiti dalam format yang

mudah difahami supaya boleh menjadi rujukan kepada semua.

Ia adalah mengenai pemindahan pengetahuan untuk memudahkan proses

pembelajaran berterusan dengan memberikan garis panduan yang praktikal beserta

contoh-contoh amalan terbaik daripada Masjid contoh yang telah berjaya

melaksanakan Sistem QE:5S.

E-panduan ini dapat memberikan maklumat yang mencukupi tentang bagaimana

sesebuah institusi Masjid perlu menggabungkan setiap ‘S’ ke dalam fungsi operasi

masjid sebagai pusat transformasi ummah disamping untuk mendapatkan

penambahbaikan yang berterusan.

Akhirnya, cara yang paling berkesan untuk menggunakan panduan ini adalah dengan

membaca dan mengadakan sesi perbincangan secara berkumpulan dengan

bimbingan fasilitator Persekitaran Berkualiti.

7

ISI KANDUNGAN

Visi, Misi Dan Objektif MPC 4

Perutusan Ketua Pengarah MPC 5

Tujuan E-Panduan 6

1.0 Memahami Persekitaran Berkualiti 9

1.1 Pengenalan 9

1.2 Kenapa Perlu? 9

1.3 Pemahaman Yang Salah 12

1.4 Faedah Pelaksanaan 12

1.5 Kunci Kejayaan 13

2.0 Model Pembangunan Pelaksanaan Sistem QE:5S 14

2.1 Fasa 1: Perancangan 16

• Langkah 1: Pembentukan Jawatankuasa (JK) Pelaksana

Sistem QE:5S 16

• Langkah 2: Memulakan Zon QE:5S 20

• Langkah 3: Latihan QE:5S 21

• Langkah 4: Pengishtiharan/Pelancaran QE:5S 22

• Contoh-contoh Persediaan Persekitaran Berkualiti 23

3.0 Fasa 2: Langkah Pelaksanaan QE:5S 25

3.1 Sisih 25

3.2 Susun 30

3.3 Sapu 33

3.4 Seragam 36

3.5 Sentiasa Amal 40

8

4.0 Fasa 3: Penilaian Kendiri QE:5S 43

• Objektif 43

• Garis Panduan Penilaian Kendiri Persekitaran Berkualiti 43

• Audit Dalaman Persekitaran Berkualiti 43

• Contoh Kriteria Audit Dalaman 5S Masjid 44

• Contoh Borang Ringkasan Audit 5S 46

• Contoh Pelekat Penambahbaikan & Kecemerlangan Audit 47

• Persijilan Persekitaran Berkualiti Oleh MPC 49

5.0 Fasa 4: Tindakan Penambahbaikan 51

• Keutamaan Indeks Prestasi Utama (KPI) 51

• Pentingnya KPI 51

• Penyesuaian KPI 52

Rumusan 53

Ujian Pantas Penilaian Kendiri Persekitaran Berkualiti 54

Penghargaan 56

9

1.0 MEMAHAMI PERSEKITARAN BERKUALITI

Persekitaran Berkualiti berupaya untuk meningkatkan motivasi pekerja. Ia

juga dapat menjadikan tempat ibadah yang bersih, susunan peralatan,

fail, perkakas, mesin dan sebagainya secara sistematik. Persekitaran

Berkualiti boleh dicapai melalui Sistem QE:5S yang memberi penekanan

kepada kaedah pengurusan visual.

Pengurusan visual akan memudahkan pengurusan di masjid

menggunakan pendekatan yang berasal dari Jepun sebagai asas iaitu

Seiri (Sisih), Seiton (Susun), Seiso (Sapu), Seiketsu (Seragam) dan

Shitsuke (Sentiasa Amal). (Gambarajah 1)

Perkataan-perkataan ini secara umumnya melambangkan kebersihan

penyusunan dan piawaian. Gambarajah 2 menunjukan penerangan bagi

setiap lima (5) ‘S’ tersebut.

1.1 PENGENALAN

Kemampuan pengurusan Sistem QE:5S dalam meningkatkan produktiviti,

kualiti dan inovasi semakin diakui dan diiktiraf. Oleh itu pendekatan

amalan QE:5S akan dapat menjadikan sesebuah masjid lebih teratur

melalui proses sistematik yang berterusan untuk:

i. Meningkatkan semangat kerja berpasukan;

ii. Mengenalpasti, mengurangkan dan menghapuskan pembaziran,

iii. Membaiki keberkesanan operasi melalui persekitaran kerja

berkualiti; dan

iv. Melaksanakan program produktiviti dan kualiti yang bersesuaian.

1.2 KENAPA PERLU?

i. Konsep QE:5S mudah difahami menerusi istilah-istilah yang

digunakan;

ii. Amalan adalah mudah dan logik serta merupakan tabiat semula jadi

manusia; dan

iii. Boleh dilaksanakan di masjid dan surau tanpa mengira saiz.

11

Gambarajah 2 : Penerangan Mengenai Persekitaran Berkualiti

Transformasi • Inovasi • Perkongsian

12

1.3 PEMAHAMAN YANG SALAH

Salah faham mengenai Sistem QE:5S kerana beranggapan:

i. Sebagai latihan pengemasan;

ii. Untuk menyalahkan orang lain sekiranya berlaku sebarang

kecacatan;

iii. Untuk memaksa orang bekerja;

iv. Untuk membuat orang bekerja dengan kuat dan pantas; dan

v. Hanya dibuat pada bulan atau tahun tertentu (bermusim) sebagai

contoh dilaksanakan dalam Bulan Kualiti sahaja.

1.4 FAEDAH PELAKSANAAN

i. Meningkatkan kecemerlangan budaya kerja kariah masjid dengan

penerapan sistem QE/5S melalui disiplin diri yang tinggi.

ii. Meningkatkan imej masjid bukan sahaja tempat beribadat tetapi

sebagai pusat kegiatan masyarakat dalam aspek pendidikan,


iii. Meningkatkan tahap kerja berpasukan dan budaya

penambahbaikan secara berterusan dalam mendidik kariah dan

komuniti setempat untuk mengamalkan budaya kualiti.

13

1.5 KUNCI KEJAYAAN

Komitmen, kerjasama dan penglibatan semua pihak dengan sokongan

kuat daripada pengurusan tertinggi merupakan kunci utama kejayaan

amalan QE:5S. Pada dasarnya, inisiatif-inisiatif berikut hendaklah

dilakukan bagi memastikan kejayaan sistem tersebut:

Latihan Promosi

Latihan mencukupi untuk kakitangan masjid (pemudah cara, ketua kumpulan dan koordinator).

Program kesedaran untuk semua kakitangan.

Lawatan ke organisasi yang berjaya melaksankan QE:5S.

Promosi atau kempen Persekitaran Berkualiti

Pembentukan satu pelan perlaksanaan atau halatuju (roadmap) dengan berpandukan kitaran PDCA.

Amalan pengukuran impak pelaksanaan dan sistem ganjaran.

PDCA adalah Plan, Do, Check & Action. (Kitaran Deming)

Kesan pelaksanaan di masjid:

i. Persekitaran masjid menjadi lebih bersih dan teratur.

ii. Kawasan masjid manjadi lebih selamat.

iii. Pencapaian visual menjana idea yang lebih kreatif.

iv. Mengurangkan masa pencarian.

v. Aliran operasi kerja yang cekap.

vi. Sebarang masalah dapat dikesan dengan cepat.

vii. Mengurangkan kecacatan pada perkhidmatan.

viii. Kaedah-kaedah dan piawaian yang jelas.

ix. Mengurangkan masa pengurusan inventori/stor di masjid.

x. Memaksimumkan penggunaan ruang di masjid.

xi. Mengurangkan rungutan pelanggan.

xii. Mendisiplinkan ahli kariah dan jemaah.

14

2.0 MODEL PEMBANGUNAN PELAKSANAAN SISTEM QE:5S

Model yang dinyatakan dalam panduan ini merupakan satu kaedah

bersistematik dan dapat dilaksanakan oleh institusi keagamaan seprti

masjid dan surau. Ia berpandukan kitaran PDCA yang menjadi rangka

kerja untuk membentuk:

i. Fasa-fasa pelaksanaan.

ii. Asas kukuh untuk penambahbaikan.

iii. Ruang untuk penandaarasan dengan amalan terbaik.

iv. Untuk menjadikan pekerja bekerja dengan cekap dan pantas.

v. Penetapan Indeks Prestasi Utama atau KPI.

Gambarajah 3 menunjukan Model Pembangunan Pelaksanaan Sistem

Persekitaran Berkualiti.

MODEL PELAKSANAAN MEMPUNYAI 4 FASA

Fasa1 : RANCANG - Persediaan untuk pelaksanaan

Fasa 2 : LAKSANA - Pelaksanaan Amalan Persekitaran

Berkualiti

Fasa 3 : PERIKSA - Penilaian Dalaman & Audit Pensijilan & NILAI

Fasa 4 : TINDAKAN - Penambahbaikan Berterusan

Fasa 1 dan 2 adalah penggerak manakala fasa 3 dan 4 adalah hasil yang

dicapai. Semakan pengurusan dan penilaian di akhir kitaran adalah perlu

untuk mencari peluang-peluang penambahbaikan.

15

Ga

mb

ara

jah

3 :

Mo

de

l P

em

ba

ng

un

an

Pe

laks

an

aa

n S

iste

m P

ers

ekit

ara

n B

erk

ua

liti

16

2.1 FASA 1: PERANCANGAN

LANGKAH 1 : PEMBENTUKAN JAWATANKUASA (JK) PELAKSANA

SISTEM QE:5S

Objektif:

Untuk mendapatkan kerjasama dan komitmen daripada semua

kakitangan masjid dan untuk membentuk budaya penambahbaikan

berterusan serta semangat kerja berpasukan.

JK PELAKSANA SISTEM QE:5S

Gambarajah 4 : JK Pelaksana Sistem QE:5S

JK ini dianggotai oleh:

i. Pengerusi Masjid sebagai Penasihat

ii. Imam Utama/Imam sebagai Pengerusi

iii. Penyelaras/Wakil Pengurusan (MR)

iv. Ketua-ketua Bahagian/Unit

v. Pengerusi JK Latihan Amalan Persekitaran Berkualiti

vi. Pengerusi JK Promosi Amalan Persekitaran Berkualiti

vii. Pengerusi JK Audit Amalan Persekitaran Berkualiti

17

JK Pelaksana Sistem QE:5S bertanggungjawab untuk menyediakan satu

pelan pelaksanaan menggunakan carta perbatuan dan menjalankan

pemantauan bagi memastikan setiap aktiviti dilaksanakan mengikut

jadual.

Carta perbatuan perlu disampaikan kepada semua ahli jawatankuasa dan

ahli kariah. Setiap ahli jawatankuasa dan ahli kariah perlu mengetahui

tanggungjawab dan menjayakannya. Adalah menjadi tugas pengerusi

untuk menentukan dan memberikan dorongan kepada setiap pihak yang

dipertanggungjawabkan dengan melantik:

i. Penyelaras/MR

ii. Fasilitator

iii. Ketua JK

iv. Ketua untuk setiap zon

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

Penasihat QE:5S:

• Memberi pandangan dan nasihat mengenai pelaksanaan program-

program Persekitaran Berkualiti.

JK Pelaksana QE:5S:

• Merangka Pelan Pelaksanaan, Polisi dan Objektif QE:5S.

• Memastikan penyertaan semua pihak.

• Menyokong semua aktiviti dalam pelaksanaan Sistem QE:5S.

• Menentukan akauntabiliti pada setiap pihak yang

dipertanggungjawabkan.

Penyelaras/MR QE:5S:

• Memastikan aktiviti yang diperlukan bagi Sistem QE:5S diwujudkan,

dilaksana dan dipantau.

• Melaporkan prestasi dan keperluan untuk peningkatan Sistem QE:5S

kepada pihak pengurusan.

• Memastikan peningkatan kesedaran terhadap keperluan Sistem

QE:5S pada keseluruhan organisasi.

18

Nota: Penyelaras boleh melantik wakil-wakil bahagian, kawasan (zon)

yang terlibat bagi membantu pelaksanaan aktiviti keperluan Sistem

QE:5S. Laporan daripada setiap wakil yang dilantik hendaklah

direkodkan.

JK Latihan QE:5S:

• Menyedia pelan latihan bagi memupuk kefahaman konsep dan amalan

persekitaran berkualiti kepada semua ahli jawatankuasa dalam masjid

untuk tempoh 6 hingga 12 bulan.

• Mengenal pasti jenis latihan dan memperuntukkan bajet yang

diperlukan dari masa ke semasa bagi menjalankan aktiviti QE:5S serta

amalan peningkatan kualiti yang lain (keperluan latihan yang

diperlukan boleh dirujuk kepada hasil keputusan audit aktiviti amalan

persekitaran berkualiti)

• Latihan dijalankan oleh JK atau fasilitator yang telah menghadiri latihan

dalam bidang persekitaran berkualiti.

• Memastikan setiap ahli jawatankuasa diberi peluang untuk menghadiri

latihan/ceramah/taklimat.

JK Promosi QE:5S:

• Menyedia pelan pelaksanaan aktiviti promosi QE:5S untuk tempoh 6

hingga 12 bulan.

• Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran

amalan persekitaran berkualiti kepada semua ahli jawatankuasa.

• Menganalisa keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.

• Merancang dan memperuntukkan bajet bagi memastikan aktiviti

promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang.

• Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran amalan

persekitaran berkualiti di kalangan warga kerja kepada JK Pelaksana.

• Mencadangkan dan memberi ganjaran atau pengiktirafan kepada

individu/kumpulan yang turut serta atau memenangi pertandingan

yang dianjurkan.

19

JK Audit QE:5S:

• Menyedia kriteria audit yang bersesuaian dan mendapatkan

maklumbalas daripada ketua bahagian/unit dan fasilitator.

• Membantu dalam mengekalkan aktiviti QE:5S melalui Audit Dalaman.

• Melantik Juruaudit Dalaman QE:5S.

• Menentukan kekerapan aktiviti audit sepanjang tahun. Pada peringkat

awal audit perlu dilaksanakan dengan lebih kerap.

• Menentukan bilangan pelekat atau “sticker” Sisih, Susun, Sapu dan

Cemerlang yang perlu diberikan.

• Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit kepada JK

Pelaksana, setiap JK dan Zon.

• Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut keperluan.

• Membina garis panduan untuk mengukur impak pelaksanaan audit dan

Amalan Persekitaran Berkualiti.

Ketua Zon QE:5S:

• Ambil bahagian dalam proses pelaksanaan kerja berkumpulan.

• Memimpin ke arah pelaksanaan.

• Mengawasi perkembangan kerja berkumpulan.

• Memantau sistem pengukuran impak pelaksanaan QE:5S.

Ahli Jawatankuasa/Ahli Kariah:

• Memberikan komitmen yang sepenuhnya dalam kerja berkumpulan.

• Mengikut pelan pelaksanaan.

• Mengamalkan Sistem QE:5S pada setiap masa.

20

LANGKAH 2 : MEMULAKAN ZON QE:5S

Objektif:

Bagi mewujudkan semangat kerjasama berpasukan dan rasa

bertanggungjawab, Penyelaras QE:5S akan membuat pembahagian zon

dan menentukan tanggungjawab yang ditunjukkan di Gambarajah 5 dan

membuat pengagihan tugasan.

Gambarajah 5: Contoh Pelan Layout Zon QE:5S

Aktiviti ini akan melibatkan:

i. Mendapatkan susun atur kawasan tempat kerja dan membahagikan

setiap kawasan kepada zon-zon yang lebih kecil.

ii. Menentukan bilangan peserta dalam satu kumpulan dan

mempamerkan nama serta foto peserta di Sudut QE:5S.

iii. Memastikan setiap kumpulan mempunyai ketua yang dilantik.

iv. Menentukan tanggungjawab bagi setiap kawasan yang dikongsi.

Fungsi Penyelaras/Fasilitator/Ketua Zon QE:5S adalah penting untuk

menentukan kejayaan pelaksanaan Sistem QE:5S.

21

Sudut QE:5S hendaklah diletakan dikawasan yang strategik, sentiasa

dikemaskini dan mempunyai maklumat berikut:

i. Polisi dan Objektif QE:5S

ii. Carta Organisasi QE:5S

iii. Carta Perbatuan QE:5S

iv. Pelan Layout Keseluruhan

v. Ringkasan Aktiviti setiap JK (Latihan, Promosi dan Audit)

vi. Ringkasan Aktiviti Zon (Rekod Peningkatan, dan Gambar Sebelum

Selepas)

LANGKAH 3 : LATIHAN QE:5S

Objektif:

Untuk menyediakan tenaga kerja yang kompiten bagi pelaksanaan

Sistem QE:5S yang berkesan.

Garis Panduan untuk menjalankan Latihan QE:5S

Latihan merupakan langkah permulaan. Apabila latihan telah

dilaksanakan, semua pihak sudah mempunyai pengetahuan asas dan

bersedia untuk melaksanakan Sistem QE:5S.

Latihan perlu merangkumi perkara berikut:

i. Kesedaran tentang kepentingan Sistem QE:5S di peringkat

pengurusan tertinggi.

ii. Kesedaran tentang QE:5S terhadap setiap kakitangan dan pekerja

kontrak.

iii. Langkah-langkah pelaksanaan QE:5S kepada Fasilitator, JK, Ketua

Kumpulan dan Penyelaras.

iv. Kursus Audit Dalaman kepada juruaudit yang dilantik.

22

LANGKAH 4 : PENGISYTIHARAN/PELANCARAN QE:5S

Objektif:

Bagi mempromosikan Pelan Pelaksanaan QE:5S dan mendapat

persetujuan daripada semua ahli jawatankuasa dan ahli kariah.

Garis Panduan untuk Pelancaran QE:5S

Pada peringkat ini, pengurusan telah pun mengesahkan pelan

pelaksanaan sasaran, polisi, objektif dan matlamat QE:5S. Tugas

berikutnya ialah untuk:

• Mengumumkan dan menyebarkan Polisi, Objektif dan Matlamat

QE:5S.

• Zon-zon QE:5S

• Slogan/Logo QE:5S

• Mengedarkan bahan/risalah promosi

Pelaksanaan QE:5S hendaklah dibuat sebaik sahaja berakhirnya upacara

pengumuman/pelancaran.

Adalah menjadi tanggungjawab JK Promosi untuk membuat persediaan

majlis pelancaran seperti gotong-royong dan sebagainya.

23

CONTOH POLISI QE:5S

Kami warga Masjid Negeri Sentiasa Mengutamakan Amalan Persekitaran

Berkualiti (QE) sebagai Budaya Kerja Serta Mewujudkan Persekitaran

Bersih, Selesa, Selamat Dan Kondusif Ke arah Kecemerlangan Masjid

Dan Ummah.

CONTOH OBJEKTIF QE:5S

1. Menjadikan Masjid Negeri sebagai mercu tanda institusi keagamaan

terulung di Negeri Pulau Pinang bagi melahirkan modal insan yang

berkualiti dalam pembangunan Ummah.

2. Meningkatkan kecemerlangan budaya kerja dikalangan kakitangan

Masjid Negeri melalui penerapan amalan persekitaran berkualiti.

3. Meningkatkan imej Masjid Negeri sebagai Pusat Perkembangan

Ummah seperti pusat kegiatan masyarakat dari aspek pendidikan,


CONTOH MATLAMAT QE:5S

Mendapat pengiktirafan sebagai salah sebuah Masjid yang

melaksanakan Sistem QE:5S dan sebagai Masjid Madani di Pulau

Pinang.

CONTOH LOGO QE:5S

24

CONTOH BAHAN PROMOSI QE:5S

25

3.0 FASA 2: LANGKAH PELAKSANAAN QE:5S

3.1 SISIH

Bagi menyisih barangan yang tidak perlu dan mengenal pasti apa yang

diperlukan.

Huraian

Sisih memfokuskan kepada penyisihan barangan yang tidak digunakan

atau tidak diperlukan lagi ditempat kerja.

Garis Panduan:

Ia adalah langkah-langkah untuk menentukan:

i. Apa yang diperlukan.

ii. Kuantiti yang diperlukan.

iii. Bila ianya diperlukan.

iv. Apa yang perlu dibuat dengan barang-barang kecil.

Untuk melaksanakan Sisih, proses ‘Red-Tag’ selalu digunakan. Strategi

Red-Tag dapat membantu di dalam proses mengenal pasti barangan

yang tidak diperlukan dan tahap keperluan sesuatu barang. Terdapat

enam (6) langkah yang perlu dipatuhi bagi memastikan proses Red-Tag

dapat dilaksanakan dengan jayanya.

Langkah 1: Pelancaran Projek Red-Tag

Dilaksanakan oleh JK Pelaksana QE:5S dengan mewujudkan kawasan

simpanan dan merangka cara-cara pelupusan bagi barangan yang tidak

diperlukan dengan menggunakan Borang Red-Tag.

26

Contoh Borang Red-Tag

BORANG PELEKAT MERAH

Bahagian:

Seksyen:

Lokasi:

DiTag oleh (Nama):

Klasifikasi: (Sila Tanda)

1. Peralatan dan perabot pejabat

5. Minyak terpakai/buangan berjadual

2. Bahan mentah dan guna habis

6. Barangan Elektrik & Industri

3. Produk siap

7. Barangan mekanikal

4. Skrap

8. Lain-lain :

Huraian perkara:

Pengenalpastian Jumlah:

Kuantiti : (No. pcs/kg

Anggaran: (RM)

Alasan (Sila tanda) Tindakan (Sila tanda)

1. Tidak perlu

1. Buang

2. Cacat

2. Pulang kepada penjual

3. Tarikh luput

3. Pengasingan

4. Berlebihan

4. Baiki

5..Skrap

5. Jual

6. Lain-lain

6. Lain-lain

Ulasan: Tarikh tindakan

Dicadangkan oleh:

………………………………………………………………

Nama: Tarikh:

Disahkan oleh:

…………………………………………………………………………….

Nama Penyelaras: Tarikh:

Diluluskan oleh (Ketua Organisasi):

………………………………………………………………

Nama: Tarikh:

Komen Tambahan oleh Ketua Organisasi

Nota: Borang perlu dicetak di atas kertas bewarna Merah.

27

Langkah 2: Mengenalpasti Sasaran Red-Tag

Menentukan jenis barangan dan kawasan-kawasan kerja yang perlu

dinilai.

Langkah 3: Menentukan Kriteria Red-Tag

Tiga soalan bagi menentukan keperluan sesuatu barangan.

i. Adakah ianya berguna?

ii. Kekerapan penggunaan?

iii. Kuantiti penggunaan?

Langkah 4: Melekatkan Red-Tag

Kerja-kerja melekatkan tag ini perlu dilakukan dengan cepat dan

muktamad. Skop sasaran adalah untuk diselesaikan sebelum Majlis

Pelancaran QE:5S.

Langkah 5: Penentuan Barangan yang di Red-Tag

Tentukan mana yang perlu dibuang dan tindakan yang perlu diambil

seperti dalam Gambarajah 6.

Gambarajah 6: Pelan Tindakan Sisih

BARANG YANG

TIDAK DIPERLUKAN TINDAKAN

Barang yang tiada nilai dan mudah untuk dibuang

Barang yang boleh dijual (kebenaran pengurusan)

Barang yang tiada nilai tetapi kos pelupusan tinggi

Buang dengan segera

Cari pembeli yang menawarkan harga tinggi

Cari cara merendahkan kos dan selamat

28

Langkah 6: Dokumentasikan hasil Red-Tag

Semua perkara yang dilakukan perlu dilaporkan sebagai salah satu

prosedur perakaunan. Oleh yang demikian, organisasi dapat mengukur

sebarang penambahbaikan dan penjimatan sepanjang proses ini

dilaksanakan.

Selepas tindakan seperti di Gambarajah 6, kerja-kerja yang tidak produktif

dapat dikurangkan, komunikasi di antara pekerja menjadi lebih baik dan

produktiviti organisasi dapat ditingkatkan.

Kata kunci dalam aktiviti ini adalah “melupuskan barang yang tidak

diperlukan”. Sisih merupakan satu teknik yang terbaik untuk mengubah

persekitaran tempat kerja supaya menjadi lebih efektif untuk

meningkatkan kecekapan dan keselamatan.

Jangkaan Impak:

i. Mengenal pasti barangan yang perlu dan menyusunnya di tempat

yang betul.

ii. Barangan yang tidak perlu dilupuskan.

iii. Menjimatkan masa pencarian barangan.

iv. Penambahbaikan suasana tempat kerja.

v. Penggunaan kawasan yang maksimum.

29

Gambar Aktiviti Sisih

30

3.2 SUSUN

Mengenal pasti barang dan kaedah penyusunan.

Huraian

‘Satu tempat untuk semua barang dan semua barang berada

ditempatnya yang betul’. Aspek keselamatan, kecekapan dan

keberkesanan cara penyimpanan dapat menambahbaik keadaan tempat

kerja.

Garis Panduan:

Apabila aktiviti Sisih dilaksanakan dengan jayanya, tindakan seterusnya

adalah untuk memastikan barangan perlu disusun dengan kemas dan

teratur agar ianya mudah diambil dan disimpan kembali ditempatnya

seperti yang digambarkan dalam Gambarajah 7.

Gambarajah 7: Pelan Tindakan Susun

Proses dalam Gambarajah 7 di atas, dapat mengurangkan masa

pencarian dalam aktiviti pengurusan dan pentadbiran kerana semua

barang telah disusun secara sistematik.

BARANG PERLU TINDAKAN

Bahan/Fail selalu digunakan

Bahan/Fail kadang-kala digunakan

Bahan/Fail tidak digunakan langsung tetapi mesti

disimpan

Mesti diletakkan dekat di kawasan kerja yang utama

Boleh ditempatkan jauh sedikit

Mesti disimpan dalam setor dengan pengenalan yang

jelas

31

Antara aktiviti Susun adalah:

i. Membuat tanda yang jelas agar sebarang kesilapan dalam menyusun

barangan dapat dikesan dari jauh.

ii. Memberikan nama atau nombor berturutan pada setiap barangan dan

peralatan.

iii. Menyusun alatan yang berkaitan dengan mesin mengikut prosedur

operasi kerja.

iv. Menyusun fail dan menyimpannya mengikut kod warna agar ianya

mudah dikenal sekali imbas/pandang.

v. Simpan barangan yang mempunyai fungsi dan reka bentuk yang

serupa bersama.

vi. Simpan barangan yang berlainan di tempat yang berasingan.

vii. Gunakan tempat/bakul kecil untuk menyimpan barangan yang kecil.

viii. Gunakan warna untuk memudahkan pengenalan barang.

ix. Label setiap barangan dan tempat penyimpanan (Kawalan Visual).

x. Gunakan bekas yang lutsinar bagi memudahkan pencarian.

xi. Gunakan troli yang direka khas untuk menyusun peralatan,

kelengkapan dan alat mengikut jenis mesin.

xii. Wujudkan papan peralatan (tool boards).

Kata kunci dalam aktiviti ini adalah tempat untuk semua dan semua ada

ditempatnya. Label dan indeks adalah perlu bagi memudahkan proses

pencarian barangan sekiranya PIC tiada ditempat kerja. Faedahnya dapat

dilihat melalui masa pencarian yang dapat dijimatkan. Dengan adanya

peraturan ini, maka tidak akan berlakunya pembaziran tenaga manusia

atau masalah inventori berlebihan ataupun hilang.

Masa Pencarian (Maksimum)

Fail/Dokumen = 30 saat Barangan di stor = 60 saat

32

Jangkaan Impak:

i. Barangan mudah disimpan di tempatnya selepas digunakan.

ii. Memudahkan pencarian, penyimpanan dan pencarian semula

barangan.

iii. ‘First-In First-Out’ (FIFO) diamalkan.

iv. Mengurangkan masa pencarian barangan.

v. 4B diamalkan. ‘Barang Betul, Tempat Betul, Jumlah Betul dan

Kaedah Betul’.

Gambar Aktiviti Susun

33

3.3 Garis Panduan untuk Mengamalkan SAPU (Seiso)

• Mengenal pasti punca.

• Mengenal pasti penyebab masalah.

• Menyingkir punca kotoran dan penyebab masalah.

Huraian:

‘S’ yang ketiga menekankan kepada kebersihan kerana ianya dapat

menjamin tempat kerja menjadi lebih selesa dan selamat, termasuklah

penyimpanan yang lebih jelas di mana ia dapat mengurangkan masa

pencarian dan menjamin kualiti kerja, produk dan perkhidmatan yang

tinggi.

Garis Panduan:

‘S’ yang ketiga ini adalah untuk membersihkan kawasan kerja dengan

teliti. Mengemas dan membersih perlu dilakukan setiap hari untuk

memastikan tempat kerja berada dalam suasana yang diinginkan dan

tidak berselerak. Perkataan SAPU tidak perlu dijelaskan lagi. Semua

orang suka bekerja dalam suasana yang bersih di mana ia dapat

meningkatkan semangat dan produktiviti kerja.

Untuk melaksanakan ‘S’ yang ketiga dengan jayanya sebagai aktiviti

harian yang berfaedah, langkah berikut perlulah diamalkan:

Langkah 1: Mengagihkan Kerja-kerja Pembersihan.

Kebersihan adalah tanggungjawab semua pekerja dalam sesebuah

organisasi. Tempat kerja perlulah dibahagikan mengikut kawasan

kerbersihan yang berbeza, seperti:

34

• Zon Persekitaran Berkualiti:

Mempamerkan kawasan yang perlu dibersihkan dan nama-nama

mereka yang bertanggungjawab.

• Jadual Persekitaran Berkualiti:

Menerangkan dengan lebih terperinci kawasan-kawasan dan nama-

nama pekerja yang telah ditugaskan termasuklah jadual tugasan

harian mereka.

Langkah 2: Mengenal pasti Apa yang Perlu Dibersihkan.

Tentukan sasaran dan kategorikan agar mudah digunakan.

Langkah 3: Mengenal pasti Kaedah yang Akan Digunakan.

Mengenal pasti alatan dan bahan yang diperlukan dan apa yang perlu

dibersihkan di setiap kawasan. Kerja-kerja pembersihan perlu dilakukan

mengikut keperluan dan kesesuaian tanpa mengambil masa yang agak

lama. Satu piawai pembersihan perlu diwujudkan bagi memastikan

semua pekerja melakukan kerja-kerja pembersihan dengan lebih efisien.

Langkah 4: Menyediakan Alatan dan Bahan Pembersihan.

Menyediakan alatan mencuci dan bahan yang diperlukan agar ianya

mudah digunakan apabila diperlukan.

Langkah 5: Melaksanakan Pembersihan.

Semua peralatan yang rosak atau cacat hendaklah dibaiki atau

diasingkan jika ia tidak dapat digunakan lagi (amalkan strategi “Red Tag”).

35

Kata kunci bagi penerangan ini adalah “memastikan tempat kerja dan

peralatan bersih dan berfungsi dengan baik”. Kesemua ini dapat

dicapai melalui teknik membersih dan mengenal pasti kerosakan sebelum

ia berlaku. (Lihat contoh pada muka surat 34)

Jangkaan Impak:

• Kualiti kerja dan produk yang tinggi.

• Tempat kerja yang lebih selesa dan selamat.

• Mudah dilihat dan mengurangkan masa pencarian.

• Mengurangkan kos penyelengaraan.

• Memberikan gambaran yang positif kepada pelanggan.

Gambar Aktiviti SAPU

36

3.4 Garis Panduan untuk Mengamalkan SERAGAM (Seiketsu)

Penyelarasan tugasan dan penentuan tanggungjawab.

Huraian:

Penerapan 3S yang pertama secara berterusan dapat menjamin

kelancaran proses kerja yang berkesan.

Garis Panduan:

Sekiranya 5S yang pertama telah dilaksanakan, langkah berikutnya

adalah memberi tumpuan terhadap amalan keseragaman kerja yang

terbaik. Pelan ini mestilah merangkumi prosedur dan senarai semak

harian yang perlu dipamerkan di setiap tempat kerja.

Senarai semak perlu ada sebagai panduan untuk memberi gambaran

yang jelas bagi memastikan 3S diamalkan di tempat kerja secara

berterusan. Contoh-contoh garis panduan seperti:

• Tanggungjawab seragam meliputi dan merangkumi:

o Siapa yang bertanggungjawab? (Hakmilik)

o Langkah yang perlu diambil bagi memastikan keadaan yang

diinginkan dapat dikekalkan.

o Bila sesuatu tindakan perlu diambil?

o Kawasan mana perlu diberi penekanan?

o Prosedur yang perlu dipatuhi untuk menjamin kesungguhan

pekerja?

• Kerja-kerja yang sedang dijalankan/peraturan inventori.

• Prosedur pembersihan.

• Jadual penyelenggaraan.

• Aktiviti harian yang bersangkut paut dengan tugas 3S.

Kata kunci untuk memperkukuhkan 3S yang pertama ialah

memperkukuhkan prosedur dan berpiawai. Ini penting untuk

memastikan setiap orang menjalankan tugasan mereka.

37

Jangkaan impak:

• Kualiti tempat kerja yang baik.

• Sistem Kawalan Visual yang baik.

• Memperkukuhkan peraturan dan Prosedur Operasi Berpiawai

(SOP).

• Perkongsian maklumat dalam piawai yang diperlukan.

• Penambahbaikan operasi dan aliran kerja.

(Lihat contoh pada muka surat 38 & 39)

38

Gambar Aktiviti SERAGAM

Label dan indeks fail dan dokumen untuk memudahkan carian

Tersusun rapi agar mudah digunakan

Peralatan dan kitab lebih kemas dan berada ditempatnya

39

Susunan peralatan lebih kemas dan berada ditempatnya

Kawalan Visual ‘Right at first time’

Peraturan mudah untuk diikuti dan diamalkan dalam aktiviti seharian

40

3.5 Garis Panduan untuk Mengamalkan SENTIASA AMAL (Shitsuke)

Semua pekerja memahami, mengamal dan mengikut peraturan dan

prosedur yang ditetapkan.

Huraian:

‘S’ kelima untuk mewujudkan budaya amalan supaya 4 ‘S’ terdahulu

dapat diamalkan dan dikekalkan secara berterusan dengan

menggunakan

P-D-C-A secara berkesan.

Garis Panduan:

• Membina kesedaran tentang pentingnya Persekitaran Berkualiti

melalui latihan berterusan.

• Memberikan ganjaran dan mengiktiraf usaha yang dilaksanakan

oleh pekerja.

• Gunakan teknik/pendekatan/strategi untuk mengekalkan aktiviti.

Kajian semula:

o Slogan dan Poster Persekitaran Berkualiti.

o Bulletin Persekitaran Berkualiti untuk perkongsian maklumat.

o Kejayaan Persekitaran Berkualiti-Piawai dan petunjuk.

o Keberkasan ketiga-tiga JK Kecil-Latihan, Audit dan Promosi.

41

Jangkaan Impak:

• Patuh dengan peraturan di tempat kerja.

• Membentuk disiplin dan semangat kerja berpasukan.

• Cara pemikiran ‘Kaizen’ diterapkan pada setiap pekerja.

• Menerapkan amalan yang terbaik.

• Meningkatkan kecekapan operasi dalam suasana tempat kerja

yang lebih selesa.

Gambar Aktiviti SENTIASA AMAL

Peraturan yang perlu diikuti dan dijadikan amalan dalam kerja seharian

42

Arahan yang perlu diikuti sebelum dan selepas penggunaan barang

43

4.0 FASA 3: NILAI ATAU PENILAIAN KENDIRI

• Audit Dalaman Persekitaran Berkualiti.

• Tanda aras antara jabatan dengan organisasi lain.

• Tentukan prosedur mengenai Persekitaran Berkualiti dipatuhi.

Objektif:

Memastikan organisasi menilai kekuatan yang ada dan membuat

penambaikan.

Garis Panduan Penilaian Kendiri Persekitaran Berkualiti

Aktiviti dalam Fasa 2 sepatutnya dapat menunjukkan kemajuan. Penilaian

Kendiri Persekitaran Berkualiti ini perlu diawasi dan didokumenkan

melalui metodologi Audit Dalaman.

AUDIT DALAMAN PERSEKITARAN BERKUALITI

Audit Dalaman Persekitaran Berkualiti adalah cara terbaik untuk membuat

penilaian kejayaan. Organisasi yang telah mempunyai aktiviti

Persekitaran Berkualiti, mengaudit prestasi mereka secara mingguan

ataupun bulanan dengan menggunakan Senarai Semak, Borang Ringkas

Audit dan Pelekat Penambaikan 3S (Lihat muka surat 44-48). Keputusan

yang dikeluarkan oleh pihak audit perlulah dipamerkan di setiap sudut

Persekitaran Berkualiti di setiap zon. Ini secara tidak langsung dapat

mewujudkan persaingan yang sihat antara sesama zon dan menimbulkan

rasa bangga pada kumpulan yang terbabit.

Penilaian dan persaingan ini perlulah disusuli dengan sistem ganjaran.

Kebanyakkan organisasi yang berjaya, menawarkan ganjaran secara

bulanan pada setiap pasukan yang berjaya dalam pelbagai kategori.

Penilai Kendiri adalah permulaan kepada Persijilan Persekitaran

Berkualiti.

Contoh Kriteria Audit Dalaman 5S Masjid

44

ZON : ______________________________________________________ PERATUS PENCAPAIAN : ________ 1. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN Jumlah Markah :

___________________

Markah

Kategori No. Perkara Diaudit 5 4 3 2 1 Catatan

Fail Program dan Sudut 5S

1. Maklumat Lengkap dan Terkini

Kesedaran dan Kaizen

2. Tahap komitmen, kefahaman, kesedaran serta aktiviti penambahbaikan berterusan.

2. RUANG PEJABAT Jumlah Markah :

___________________

Markah


Tempat Individu 1. Susunatur kemas dan sistematik

2. Bersih dan tiada kotoran

3. Item dalam keadaan minima/tiada item tidak perlu

Lantai/Dinding 4. Kemas, teratur dan tiada item tidak perlu.

5. Bersih dan tiada kotoran

Peralatan /Perkakas

6. Kemas dan tersimpan di tempat asal.

7. Bersih, tidak berdebu dan berfungsi baik.

Tempat Fail/Rekod /Dokumen

Pejabat

8. Kedudukan fail teratur dan kemas.

9. Mudah dicari dan dikesan dengan mewujudkan pelabelan dan indeks kedudukan fail.

10. Kabinet rak fail adalah bersih dan tidak berhabuk.

Maklumat Visual 11. Kemas, bersih dan terkini.

Keselamatan 12. Aspek keselamatan diutamakan.

3. STOR (FAIL/DOKUMEN, ALAT TULIS/BAHAN/PELBAGAI) Jumlah Markah :

___________________

Markah

Kategori No. Perkara Dinilai 5 4 3 2 1 Catatan

STOR (Fail/ Dokumen)

1. Keadaan tersusun, kemas dan teratur.

2. Kawasan lantai bersih.

3. Terdapat tanda 'label' bagi tiap-tiap bahan/rekod.

4. Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk diambil (seperti rak-rak) bila diperlukan.

5. Tidak terdapat bahan/item yang tidak diperlukan.

6. Terdapat “layout plan” sebagai panduan.

7. Wujud rekod keluar masuk (pergerakan rekod/dokumen)

8. Keselamatan diutamakan.

45

Markah

Kategori No. Perkara Dinilai 5 4 3 2 1 Catatan

STOR (Alat Tulis

/Bahan /Pelbagai)

1. Keadaan tersusun, kemas dan teratur.

2. Kawasan lantai bersih.

3. Terdapat tanda 'label” bagi fail/rekod.

4. Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk diambil (seperti rak-rak) bila diperlukan.

5. Tidak terdapat bahan/item yang tidak diperlukan.

6. Terdapat “layout plan” sebagai panduan.

7. Wujud rekod keluar masuk (pergerakan fail/dokumen)


4. TEMPAT UMUM Jumlah Markah :

___________________

Markah


Kaunter

1. Kawasan lantai/dinding bersih dan tiada item tidak perlu.

2. Susunatur peralatan dan item kemas dan memuaskan.


Bilik Mesyuarat

1. Kawasan lantai dan dinding bersih dan tiada item tidak perlu.

2. Susunatur peralatan/item kemas dan memudahkan.

3. Maklumat Visual dalam keadaan bersih dan kemas.


Bilik Kuliah/

Multimedia

1. Kawasan bersih dan tiada item tidak perlu.




Bilik

Studio

1. Kawasan bersih dan tiada item tidak perlu.




Ruang Makan/Pantri

1. Kawasan lantai bersih dan tiada item tidak perlu.

2. Susunatur peralatan dan item kemas dan rapi.

3. Peralatan dan bahan dalam keadaan baik dan bersih.


Bilik/Ruang Solat

1. Kawasan yang bersih dan memuaskan.

2. Peralatan sentiasa dalam keadaan baik dan boleh digunakan.

3. Tiada bahan yang tidak perlu di lokasi.


Tandas


2. Peralatan sentiasa dalam keadaan baik dan boleh digunakan.



Persekitaran Luaran


2. Dalam keadaan kemas dan teratur.



46

Contoh Borang Ringkasan Audit 5S

Kawasan Audit: ……………………………………….

Tarikh Audit: …………………………………………..

Juruaudit:

Tandatangan ………………………

Nama : ……………………………

Tarikh …………………………......

Ketua Zon :

Tandatangan ………………………

Nama : ……………………………

Tarikh ………………………….......

47

Contoh Pelekat Penambaikan Audit

Contoh Pelekat Kecemerlangan Persekitaran Berkualiti

49

PERSIJILAN PERSEKITARAN BERKUALITI OLEH MPC

Di Malaysia, banyak organisasi termasuklah masjid telah menunjukkan

bahawa mereka telah membangunkan satu sistem pentadbiran

berlandaskan pelaksanaan Persekitaran Berkualiti dan bilangan

organisasi yang mendapat perakuan ini semakin meningkat.

Persijilan Persekitaran Berkualiti, yang diperkenalkan oleh Perbadanan

Produktiviti Malaysia (MPC) bertujuan untuk membangunkan dan

mengekalkan budaya produktiviti melalui proses yang berterusan untuk

mencapai kecemerlangan. Pencapaian persijilan merupakan satu

deklarasi sesebuah organisasi untuk memberikan komitmen bagi

meningkatkan budaya kualiti ke peringkat yang lebih tinggi untuk

memenuhi keperluan pengguna yang sentiasa berubah.

Proses Persijilan Persekitaran Berkualiti

• Satu pasukan juruaudit akan mengaudit tempat kerja (organisasi)

seperti mana yang disyaratkan untuk mendapatkan sijil.

• Sijil akan dianugerahkan oleh Perbadanan Produktiviti Malaysia

(MPC) kepada organisasi yang telah berjaya mengamalkan

Persekitaran Berkualiti mengikut Standard Sistem Persekitaran

Berkualiti seperti Muka Surat 50.

Proses Persijilan Persekitaran Berkualiti

Mana-mana organisasi yang ingin mendaftar untuk mendapat Sijil

Persekitaran Berkualiti hendaklah mengisi borang yang disediakan oleh

Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC)

Jabatan Kecemerlangan Perniagaan (Unit Persijilan dan Pembangunan Standard)

Tingkat Dua (2), Blok Produktiviti Malaysia Lorong Produktiviti, Off Jalan Sultan,

46200 Petaling Jaya, Selangor Darul Ehsan

MALAYSIA

http://www.mpc.gov.my

50

STANDARD SISTEM PERSEKITARAN BERKUALITI

SKOP

1.1 Umum 1.2 Penggunaan

SISTEM PENGURUSAN PERSEKITARAN BERKUALITI

2.1 Keperluan - keperluan Umum 2.2 Keperluan – keperluan Dokumentasi

PERANCANGAN

3.1 Komitmen Pengurusan 3.2 Fokus Terhadap Persekitaran Berkualiti 3.3 Polisi Persekitaran Berkualiti 3.4 Objektif Sistem Persekitaran Berkualiti 3.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi Dalaman 3.6 Semakan Pengurusan 3.7 Penyediaan Sumber 3.8 Sumber Manusia

REALISASI PERSEKITARAN BERKUALITI

4.1 Perancangan bagi Merealisasikan Sistem Persekitaran Berkualiti 4.2 Pelaksanaan Sistem Persekitaran Berkualiti

PENGUKURAN, ANALIS DAN PENILAIAN

5.1 Umum 5.2 Pemantauan dan Pengukuran 5.3 Analisa Data

PENAMBAHBAIKAN

6.1 Peningkatan Berterusan 6.2 Tindakan Pembetulan 6.3 Tindakan Pencegahan

51

5.0 FASA 4: TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN

• Jadikan aktiviti-aktiviti Persekitaran Berkualiti sebagai amalan.

• Banding pencapaian sebenar dengan sasaran yang ditetapkan.

• Sediakan ganjaran dan iktiraf sumbangan kakitangan.

• Daftar untuk persijilan Persekitaran Berkualiti.

• Sertai Pertandingan/Konvensyen Persekitaran Berkualiti.

• Semak dengan kitaran PDCA.

Keutamaan Indeks Prestasi Utama (KPI)

Penilaian kendiri dan persijilan Persekitaran Berkualiti dapat

menggerakkan organisasi untuk mencari peluang-peluang

penambahbaikan secara terus menerus. Tujuannya adalah untuk

meningkatkan kualiti dan kesan kos Indeks Prestasi Utama atau KPI

boleh digunakan bagi menilai kejayaan.

Di antara lain, KPI mengukur faktor-faktor operasi yang menggariskan

proses kerja. Ia juga memberikan nilaian tahap kos dan kualiti secara

menyeluruh. Faktor-faktor seperti keselamatan, senggaraan preventif,

jumlah masa dan masa putaran mempunyai impak besar terhadap

prestasi.

Pentingnya KPI

Penilaian kendiri dan persijilan Persekitaran Berkualiti biasanya akan

menggerakkan organisasi untuk menambah baik secara berterusan.

Tujuannya untuk meningkatkan keberkesanan kos secara sistematik.

Penggunaan KPI dapat menunjukkan kejayaan Projek Persekitaran

Berkualiti.

52

Penyesuaian KPI

Setiap kumpulan pekerja perlu menentukan KPI sendiri. Caranya dengan

menilai kaedah kerja yang memberi kesan kepada kawasan-kawasan

kerja utama. KPI sering digunakan adalah:

• Produktiviti

• Tahap inventori

• Kos inventori

• Masa utama

• Jumlah kemalangan

• Kerosakan mesin/peralatan

• Jangka waktu pencarian

• Kadar kerosakan

• Kerja semula

• Aduan pengguna

Kumpulan kerja perlu berbincang dan mencari IPU yang sesuai untuk

tujuan Penandaarasan (Benchmarking).

53

RUMUSAN

Secara ringkas, Teknik Pengurusan Persekitaran Berkualiti adalah satu

langkah awalan kepada organisasi untuk mengamalkan “Just In Time

(JIT)”, “Total Productive Maintenance (TPM)” atau Total Quality

Management (TQM)”.

Rahsianya adalah untuk menerima pakai Pelan Pelaksanaan Aktiviti

Persekitaran Berkualiti dan mematuhi kaedah-kaedah seperti di dalam

fasa-fasa yang dinyatakan seperti yang dijelaskan dengan peraturan

Rancang, Laksana, Periksa dan Tindakan (PDCA).

Semoga berjaya dan mulakanlah

perjalanan Persekitaran Berkualiti anda ...

tetapi mari uji kefahaman Persekitaran

Berkualiti anda terlebih dahulu ...

54

UJIAN PANTAS PENILAIAN KENDIRI PERSEKITARAN BERKUALITI

Penilaian pantas ini akan memberi peluang kepada anda untuk menilai

tahap kefahaman Persekitaran Berkualiti anda. Sila luangkan beberapa

minit untuk menanda setiap soalan dengan “BENAR” atau “SALAH”.

Setelah anda selesai, kira berapa soalan yang telah anda tandakan

“BENAR”.

BENAR SALAH

1. Untuk memastikan kejayaan Pelaksanaan

Persekitaran Berkualiti, adalah perlu untuk

melibatkan kesemua pekerja dari pengurusan

tertinggi sehinggalah ke pekerja bawahan.

2. Sistem Persekitaran Berkualiti memberikan

teknik praktikal untuk menjadikan tempat kerja

yang mesra pelanggan dan menyenangkan pekerja.

3. Pengelolaannya melibatkan penyediaan susun

atur yang efektif untuk mencapai kecekapan,

kualiti dan keselamatan.

4. Pelaksanaan “Sentiasa Amal” ialah penilaian

ke atas kesemua pemakaian teknik empat “S”

yang lain di tempat kerja.

5. Persekitaran Berkualiti, melatih pekerja untuk

mematuhi prosedur, peraturan dan piawaian

sebagai amalan terbaik di tempat kerja.

6. Tempat kerja yang bebas dari kemalangan

tidak menggambarkan keadaan yang

selamat, selesa dan menyenangkan.

55

BENAR SALAH

7. Amalan Persekitaran Berkualiti menggalakkan

pekerja untuk terus memberi cadangan kepada

penambahbaikan.

8. Organisasi yang berjaya dengan aktiviti

Persekitaran Berkualiti mengukur pencapaian

mereka melalui kaedah dalaman Persekitaran

Berkualiti.

9. Sebelum membuang sebarang dokumen, dapatkan

pengesahan bagi memastikan tidak ada permintaan

undang-undang untuk dokumen tersebut disimpan

bagi satu jangka masa tertentu.

10. Strategi “Red-Tag” adalah salah satu alat dan

pendekatan untuk menyokong Pelaksanaan

Persekitaran Berkualiti.

11. Peranan penyelaras, pemudah cara dan

ketua kumpulan adalah amat penting

dalam mengaplikasi Persekitaran Berkualiti.

Jumlah Benar:

PENGHARGAAN

Pencapaian

8 ke atas Tahniah 5 – 7 Sederhana 4 ke bawah Perlu menambah kefahaman dan pengetahuan mengenai Persekitaran Berkualiti

Jika anda menanda BETUL untuk semua soalan, sila semak jawapan anda untuk soalan no. 6 kerana

jawapannya adalah SALAH.

JAWAPAN

56

PENGHARGAAN

Setinggi-tinggi penghargaan kepada individu dan organisasi

yang telah memberikan panduan dan sumbangan dalam

penerbitan e-panduan Pelaksanaan Sistem Persekitaran

Berkualiti (QE:5S) ini:

Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Pulau Pinang

Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang

Masjid Negeri Pulau Pinang

57

IBU PEJABAT MPC

PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA Lorong Produktiviti, Jalan Sultan, 46200 Petaling Jaya, Selangor

Tel: +603-7955 7266 Faks: +603-7957 8068 Email: [email protected]

MPC PETALING JAYA

PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA A-06-01 Level 6, Blok A, PJ8, No. 23, Jaln Barat, Seksyen 8, 46050 Petaling Jaya, Selangor

Tel: +603-7960 0173 / 176 / 178 / 179 Faks: +603-7960 0211 Email: [email protected]

PEJABAT WILAYAH UTARA PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA

Beg Berkunci 206, Jalan Tun Hamdan Sheikh Tahir, 13200 Kepala Batas, Seberang Perai Utara, Pulau Pinang


PEJABAT WILAYAH SELATAN PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA No. 8, Jalan Padi Mahsuri, Bandar Baru UDA,

81200 Johor Bahru, Johor Tel: +607-237 7422 / 7644 Faks: +607-238 0798

Email: [email protected]

PEJABAT-PEJABAT

WILAYAH

PEJABAT WILAYAH SABAH PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA Level 2, MAA Tower, No. 6, Lorong Api-Api 1,

88000 Kota Kinabalu, Sabah Tel: +6088-233 245 / 235 837 Faks: +6088-242 815


PEJABAT WILAYAH SARAWAK PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA

Lot 894, Lorong Demak Laut 3A, Taman Perindustrian Demak Laut,

93050 Kuching, Sarawak Tel: +6082-439 959 / 439 960 Faks: +6082-439 969


PEJABAT WILAYAH PANTAI TIMUR PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA

Tingkat 14, Menara Zenith, Jalan Putra Square 6, 25200 Kuantan, Pahang

Tel: +609-513 1788 / 1789 Faks: +609-513 8903 Email: [email protected]

PEJABAT TERENGGANU PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA

No. 23-03, KT Business Centre, Jalan Sultan Mohammad, Padang Hiliran, 21100 Kuala Terengganu, Terengganu


PEJABAT KELANTAN PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA

Pejabat Negeri Kelantan, Tingkat 3, Wisma PERKESO, Jalan Kota Darulnaim, 15538 Kota Bharu, Kelantan

Tel: +609-741 6260 / 6262 Faks: +609-741 6263 Email: [email protected]

Transformasi • Inovasi • Perkongsian Toll Free : 1-800-88-1140

www.mpc.gov.my

panduan pelaksanaan sistem persekitaran … · contoh-contoh amalan terbaik daripada masjid contoh...

Documents