PANDUAN MODUL

PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERSARAAN PILIHAN

___________________________________________________________________ 2

PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENETAPAN PERANAN BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERSARAAN PILIHAN

TUGASAN: Setiap agensi perlu menetapkan peranan bagi pemilik kompetensi di

agensi masing-masing mengikut templet yang disediakan dan tandakan () bagi

setiap langkah yang telah lengkap.

BIL

PERANAN KOD PERANAN

NAMA & KAD PENGENALAN

1.

SEPARATION ADMINISTRATOR

[10] [104]

2.

SEPARATION ENDOSER

[10] [329]

3.

SEPARATION APPROVER

[10] [108]

4.

LINE MANAGER

[10] [106]

5.

OBLIGATION ADMINISTRATOR

[10] [273]

6.

REMUNERATION SPECIALIST

[05] [0501] [134]

7.

CLAIM ADMINISTRATOR

[05] [0504] [168]

8.

LEAVE ADMINISTRATOR

[05] [0502] [121]

9.

WORKFLOW ADMINISTRATOR (SEPARATION)

[12][1202][113]

___________________________________________________________________ 3

ALIRAN KERJA PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERSARAAN PILIHAN

CO SEPARATION ENDOSER

SEPARATION ADMIN SEP APPROVER CLAIM ADMIN

OBLIGATION ADMIN

LEAVE ADMIN LINE MANAGER

SP- 005

SP- 010

SP- 002

SP- 018

SP- 028

SP- 019

SP- 021 SP- 016

SP- 001

REM SPECIALIST

SP- 017

___________________________________________________________________ 4

PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERSARAAN PILIHAN

TUGASAN : Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu

proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan ( ) bagi setiap langkah yang telah lengkap.

KOD

ALIRAN KERJA

TAJUK ALIRAN KERJA

PENGHANTAR

PENERIMA

TANDAKAN

( )

PERANAN PERANAN

SP-001

Permohonan Persaraan Awal : Penghantaran aplikasi Penamatan Perkhidmatan untuk pengesahan

CO

SEPARATION ENDORSER

SP-002

Permohonan Persaraan Awal : Penghantaran aplikasi Penamatan Perkhidmatan untuk sokongan

SEPARATION ENDORSER

SEPARATION APPROVER

SP-005

Permohonan Persaraan Awal : Penghantaran aplikasi untuk mendapatkan pelepasan Ikatan Perkhidmatan

SEPARATION ENDORSER

OBLIGATION

ADMINISTRATOR

SP-010

Permohonan Persaraan Awal: Aplikasi Yang telah Disemak oleh Pihak Melulus Ikatan Perkhidmatan

OBLIGATION

ADMINISTRATOR

SEPARATION APPROVER

___________________________________________________________________ 5

KOD

ALIRAN KERJA

TAJUK ALIRAN KERJA

PENGHANTAR

PENERIMA

TANDAKAN

( )

PERANAN PERANAN

SP-016

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Untuk Menyediakan GCR

SEPARATION APPROVER

LEAVE

ADMINISTRATOR

SP-017

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Untuk Menyediakan Kew 8

SEPARATION APPROVER

REM

SPECIALIST

SP-018

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Permohonan Persaraan Awal

SEPARATION APPROVER

CLAIM

ADMINISTRATOR

SP-019

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Untuk Menyediakan Surat Akuan

SEPARATION APPROVER

SEPARATION

ADMINISTRATOR

SP-021 (by

Pemilik Rekod)

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Untuk Logistik

SEPARATION APPROVER

LINE

MANAGER

SP-028

Permohonan Persaraan Awal: Untuk penjadualan Temuduga Keluar penamatan perkhidmatan

SEPARATION APPROVER

SEPARATION

ADMINISTRATOR

___________________________________________________________________ 6

PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PELAKSANAAN (EXECUTE)

TUGASAN : Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu

proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan () bagi setiap langkah yang telah lengkap.

KOD

ALIRAN KERJA

TAJUK ALIRAN KERJA

PENGHANTAR

PENERIMA

TANDAKAN

( )

PERANAN PERANAN

SP-024

Am: Penghantaran Notis Penyerahan Tugas yang dilengkapkan oleh Pemilik Kompetensi Penghantar: BU Penerima: AP/Group

CO

Line Manager

SP-314

Am: Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Disahkan Penghantar: BU Penerima: AP/Group

Separation Endorser

Separation

Administrator

SP-315 (Melalui Pemilik Rekod)

Am: Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Dikemaskini Penghantar: BU Penerima: AP/Group

CO/Separation Administrator

Separation Endorser

___________________________________________________________________ 7

ALIRAN PROSES PERSARAAN PILIHAN

A

Sep Approver

2.4 Memperakukan

Penamatan Perkhidmatan

Tidak

Obligation?

Obligation Admin 2.3

Merekodkan Pelepasan Ikatan

Sep Endorser 2.2

Pengesahan Penamatan

Perkhidmatan

Mula

CO 2.1

Memohon Penamatan

Perkhidmatan

Sep Admin 2.13

Paparan Maklumat nota serah tugas dan

Logistik

2.9 Power

Sep Admin 2.8

Notis ke Pencen

Tamat

Sep Admin 2.14

Menyediakan Surat

Akuan

CO 2.11

Hantar Nota Serah Tugas / Hantar

Semula Nota Serah

Tugas

Line Manager 2.12

Merekod dan Papar

nota serah tugas

Line Manager 2.10

Pengesahan

Sumber Logistik

Lengkap

Sep Admin 2.7

Notis ke LHDN dan Perumahan

Status?

A

Sep Endorser 2.6

Pengesahan Maklumat

Persaraan

CO 2.5

Mengemaskini Maklumat

Persaraan

Ya

Tidak Lengkap

___________________________________________________________________ 8

A

Temuduga Bersemuka

Borang Soal Selidik

Jenis Temuduga?

CO 2.17

Melengkapkan Borang Soal

Selidik

CO 2.16

Papar Maklumat

Temuduga

Exit Interviewer 2.15

Merekodkan Maklumat dan Penjadualan Temuduga

Penamatan

Tamat

___________________________________________________________________ 9

___________________________________________________________________ 10

MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PILIHAN

AKTIVITI : MEMOHON PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO)

1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ]

2. Klik [ Penamatan Perkhidmatan Sukarela ] [ Memohon Penamatan Perkhidmatan]

___________________________________________________________________ 11

3. Lengkapkan [ Tarikh Penamatan Perkhidmatan ] [ Jenis Penamatan Perkhidmatan ] . Klik [ Teruskan ]

4. Lengkapkan [ Alasan Bersara ] [ Jenis Temuduga Penamatan ] dan klik check box [Saya faham segala akibat/kesan disebalik permohonan persaraan pilihan saya dan tidak akan menarik balik keputusan saya]. Klik [ Simpan ]

___________________________________________________________________ 12

5. Pengguna akan melihat skrin Papar Status Permohonan Penamatan Perkhidmatan. Skrin ini membolehkan pengguna melihat butiran terperinci status permohonan.

Klik Hapus untuk menghapus permohonan Penamatan Perkhidmatan Sukarela yang telah dibuat tetapi belum dihantar untuk kelulusan.

___________________________________________________________________ 13

___________________________________________________________________ 14

AKTIVITI : MENGHANTAR PERMOHONAN PENAMATAN

PERKHIDMATAN

PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO)

1. Dari skrin Papar Status Permohonan Penamatan Perkhidmatan, klik [ Hantar ] 2. Pengguna akan kembali ke skrin Papar Permohonan Penamatan

Perkhidmatan. Klik [ Keluar ]

___________________________________________________________________ 15

___________________________________________________________________ 16

AKTIVITI : MEMBATALKAN PERMOHONAN PENAMATAN

PERKHIDMATAN

PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO)

1. Dari Menu Memohon Penamatan Perkhidmatan, klik [ Membatalkan Permohonan Penamatan Perkhidmatan ] 3. Lengkapkan [ Alasan Pembatalan ] Klik [ Hantar ]

___________________________________________________________________ 17

___________________________________________________________________ 18

MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PILIHAN

AKTIVITI : PENGESAHAN PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENGGUNA : PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ENDOSER)

1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan Sukarela ] [ Pengesahan Permohonan

Penamatan Perkhidmatan]

___________________________________________________________________ 19

2. Pada tab Senarai Permohonan Baru klik [ No.Kp Baru ] 3. Lengkapkan Maklumat Permohonan

___________________________________________________________________ 20

4. Pemilik kompetensi tidak mempunyai ikatan perjanjian (Status – ’Tidak’) dan penghantaran akan terus kepada Peraku Penamatan Perkhidmatan tetapi jika pemilik kompetensi mempunyai ikatan perjanjian (Status – ’Ya’) penghantaran kepada Pentadbir Perjanjian. Klik [ Hantar ].

___________________________________________________________________ 21

___________________________________________________________________ 22

MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PILIHAN

AKTIVITI : MEREKODKAN PELEPASAN IKATAN

PENGGUNA : PENTADBIR PERJANJIAN (OBLIGATION ADMIN)

1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan Sukarela ] [ Merekod Pelepasan Ikatan dan Memajukan Permohonan Untuk Kelulusan] [No. KP Baru] CO yang dikehendaki

___________________________________________________________________ 23

2. Lengkapkan maklumat pelepasan ikatan.

3. Klik [ Hantar ].

___________________________________________________________________ 24

___________________________________________________________________ 25

MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PILIHAN

AKTIVITI : PERAKUAN PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENGGUNA : PELULUS PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP APPROVER)

1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan Sukarela ] [ Perakuan Penamatan Perkhidmatan] [No. KP Baru] CO yang dikehendaki

___________________________________________________________________ 26

2. Lengkapkan [ Perakuan Kelulusan Penamatan Perkhidmatan ] [ Ulasan/ Komen ] [ Status Bankrap ] [ Bebas Dari Siasatan BPR ] [ Bebas Dari Tindakan Mahkamah ] . Klik [ Hantar ]

___________________________________________________________________ 27

AKTIVITI : MENGEMASKINI MAKLUMAT PERSARAAN

PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN)

___________________________________________________________________ 28

AKTIVITI : MENGEMASKINI MAKLUMAT PERSARAAN

PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO) 1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Paparan Faedah

dan Pengemaskinian Maklumat ] [ Teruskan ]

___________________________________________________________________ 29

3. Klik tab [ Kemaskini Maklumat Alamat dan Akaun Bank ]

<<nama>>

<<COID>>

<<No. KP>>

___________________________________________________________________ 30

4. Kemaskini maklumat [ Alamat ] dan [ Akaun ]. Klik [ Hantar ]

___________________________________________________________________ 31

___________________________________________________________________ 32

AKTIVITI : PENGESAHAN MAKLUMAT PERSARAAN

PENGGUNA : PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ENDOSER)

1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Pengesahan Maklumat Persaraan ] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.

___________________________________________________________________ 33

2. Pilih status [ Maklumat Persaraan Disahkan ] atau [ Maklumat Persaraan Tidak Disahkan ]. Klik [ Hantar ]

___________________________________________________________________ 34

___________________________________________________________________ 35

AKTIVITI : MENGHANTAR NOTIS KE LEMBAGA HASIL DALAM NEGERI

DAN BAHAGIAN PINJAMAN PERUMAHAN

PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN)

1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Maklumat Persaraan ] [ Notis ke Lembaga Hasil Dalam Negeri dan Bahagian Pinjaman Perumahan ] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.

___________________________________________________________________ 36

2. Dari skrin [Notis Ke LHDN dan Bhg. Pinjaman Perumahan], klik [ Pinjaman Perumahan-Pemberitahuan Pesaraan Peminjam ]

3. Lengkapkan [ Borang Pinjaman Perumahan – Pemberitahuan Pesaraan

Peminjam ] [ Previu Cetak ] dan [ Cetak ] borang.

___________________________________________________________________ 37

4. Dari skrin [Notis Ke LHDN dan Bhg. Pinjaman Perumahan], klik [ Lembaga Hasil Dalam Negeri ]

5. Lengkapkan [ Borang Permohonan Sijil Penyelesaian Cukai Pendapatan ] . Klik [ Cetak ]

___________________________________________________________________ 38

6. Dari skrin [Notis Ke LHDN dan Bhg. Pinjaman Perumahan], klik [ Penyelesaian Cukai Pendapatan ]

7. Lengkapkan [ Maklumat Penyelesaian Cukai Pendapatan ] dan klik [Hantar]

___________________________________________________________________ 39

___________________________________________________________________ 40

AKTIVITI : MENGHANTAR NOTIS KE BAHAGIAN PENCEN

PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN)

1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Maklumat

Persaraan ] [Notis ke Bahagian Pasca Perkhidmatan] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.

___________________________________________________________________ 41

2. Klik [ Maklumat Persaraan Untuk Integrasi ] untuk memyemak maklumat pemilik kompetensi.

Langkah 2

<< No. kKP>>

<<nama>>

Langkah 4

Langkah 5

___________________________________________________________________ 42

3. Klik [Hantar] untuk menghantar melalui integrasi HRMIS - POWER. Klik [ Previu Cetak] untuk menyimpan salinan maklumat.

4. Lengkapkan Borang HRMIS [JPA.BP.HRMIS01] untuk dihantar secara

manual ke Bahagian Pasca Perkhidmatan berserta dengan dokumen sokongan seperti yang dinyatakan dalam borang tersebut.

5. Borang Pencen ini boleh dicetak dan dihantar secara manual kepada Bahagian Pencen sekiranya berlaku offline.