BUKU PANDUAN LATIHAN

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

(HUMAN RESOURCE MANGEMENT INFORMATION SYSTEM)

MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN (PELAKSANAAN WAJIB HAD UMUR)

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA JUN 2009

_____________________________________________________________

2

_____________________________________________________________

3

PENETAPAN PERANAN BAGI MODUL PENGURUSAN PENAMATAN

PERKHIDMATAN BAGI KES PERSARAAN WAJIB HAD UMUR TUGASAN: Setiap agensi perlu menetapkan peranan bagi pemilik kompetensi di agensi masing-masing mengikut templet yang disediakan (Profil Pengguna / User Profile (Agensi/Agency))

BIL

PERANAN KOD PERANAN RINGKASAN TANGGUNG

JAWAB NAMA & KAD

PENGENALAN

1. Pemilik Kompetensi (CO)

Tidak perlu disetkan (default)

Pentadbir Sekuriti Level 1/2

2.

Pemberitahu Penamatan Perkhidmatan (Separation Requestor)

[10] 270]

Melakukan pemberitahuan Penamatan Perkhidmatan

Pentadbir Sekuriti Level 1/2

3.

Pentadbir Penamatan Perkhidmatan (Separation Administrator)

[10] [104]

Mengemaskini maklumat CO dan menyediakan surat akuan

Pentadbir Sekuriti Level 1/2

4.

Pengesah Penamatan Perkhidmatan (Separation Endorser)

[10] [329]

Mengesahkan maklumat CO yang menamatkan perkhidmatan

Pentadbir Sekuriti Level 1/2

5.

Penyelia (Line Manager)

[10] [106]

Mengesahkan sumber logistik CO dan merekod dan papar nota serah tugas

Pentadbir Sekuriti Level 1/2

6.

Penemuduga (Exit Interviewer)

[10] [107]

Merekodkan maklumat dan penjadualan temu duga penamatan perkhidmatan

Pentadbir Sekuriti Level 1/2

7.

Pentadbir Aliran Kerja(Penamatan Perkhidmatan)

[12] [1202] [113]

Set aliran kerja bagi modul Penamatan Perkhidmatan

Pentadbir Sekuriti Level 1/2

ALIRAN KERJA PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERSARAAN WAJIB HAD UMUR

SEP ENDOSER REM SPECIALIST

SP- 304 SEP ADMIN

SP- 312

SP- 310

SP- 301 SP- 308

LINE MANAGER

SEP ADMIN

_____________________________________________________________

4

_____________________________________________________________

5

PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PAKSA (WAJIB HAD UMUR)

TUGASAN : Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan (√) bagi setiap langkah yang telah lengkap.

KOD

ALIRAN KERJA

TAJUK ALIRAN KERJA

PENGHANTAR

PENERIMA

TANDAKAN

(√ ) PERANAN PERANAN

SP-301 Persaraan Paksa: Aplikasi Penamatan Perkhidmatan Paksa Untuk Pengesahan

Separation

Administrator

Separation Endorser

SP-304

Persaraan Paksa: Permohonan Untuk Penjadualan Temuduga Keluar Penamatan Perkhidmatan

Separation Endorser

Separation

Administrator

SP-308 Persaraan Paksa: Pemberitahuan Penamatan Perkhidmatan – Persaraan Paksa

Separation Endorser

REM

Specialist

_____________________________________________________________

6

PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PELAKSANAAN (EXECUTE)

TUGASAN : Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan (√) bagi setiap langkah yang telah lengkap.

SP-310

PersPemberitahuan untuk penyediaan surat akuan

araan Paksa:

Separation Endorser

Separation

A dministrator

SP-312 (melalui Pemilik Rekod)

Persaraan Paksa: Pemberitahuan mendapatkan keperluan logistik daripada Pemilik Kompetensi sebelum tarikh penamatan perkhidmatan

Separation Endorser

Line Manager

KOD

ALIRAN KERJA

TAJUK ALIRAN KERJA

PENGHANTAR

PENERIMA

TANDAKAN

(√ ) PERANAN PERANAN

Am: Penghantaran Notis Penyerahan Tugas yang dilengkapkan oleh Pemilik Kompetensi

SP-024 Penghantar: BU Penerima: AP

CO/Separation Administrator

Line Manager

SP-314

Am: Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Disahkan Penghantar: BU Penerima: AP

Separation Endorser

Separation

Administrator

SP-315

_____________________________________________________________

7

Am: Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Dikemaskini (Melalui Pemilik Rekod) Penghantar: BU Penerima: AP

CO/Separation Administrator

Separation Endorser

ALIRAN PROSES PERSARAAN WAJIB HAD UMUR

CO 3.4

Mengemaskini Maklumat Persaraan

Sep Endorser3.5

Pengesahan Maklumat Persaraan

A

Status?

Tidak Lengkap

Sep Admin 3.7

Notis ke Pencen

Lengkap

Line Manager 3.9

Pengesahan Sumber Logistik

Line Manager 3.11

Merekod dan Papar nota serah tugas

CO 3.10

Hantar Nota Serah Tugas / Hantar

Semula Nota Serah Tugas

Sep Admin 3.13

Menyediakan Surat Akuan

Tamat

3.8Power

Sep Admin 3.6

Notis ke LHDN dan Perumahan

Sep Admin3.12

Paparan Maklumat nota serah tugas dan

Logistik

Sep Admin 3.1

Melakukan Penapisan Penamatan

Perkhidmatan

Sep Admin 3.2

Pemberitahuan Penamatan

Perkhidmatan

Sep Endorser 3.3

Pengesahan

Mula

A

_____________________________________________________________

8

Tamat

Exit Interviewer 3.14

Merekodkan Maklumat dan Penjadualan Temuduga

Penamatan

CO 3.15

Papar Maklumat Temuduga

CO 3.16

Melengkapkan Borang Soal

Selidik

Borang Soal Selidik

Jenis Temuduga? A

Temuduga Bersemuka

_____________________________________________________________

9

_____________________________________________________________

10

MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PAKSA (WAJIB HAD UMUR)

_____________________________________________________________

11

AKTIVITI : MELAKUKAN PENAPISAN PENAMATAN PERKHIDMATAN PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN) 1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ]

2. Klik menu [Penamatan Perkhidmatan Paksa] [Melakukan Penapisan

Untuk Penamatan Perkhidmatan] 3. Pengguna akan melihat skrin Melakukan Penapisan Untuk Penamatan

Perkhidmatan. Skrin Carian Berdasarkan Pemilik Kompetensi diperolehi secara default

_____________________________________________________________

12

4. Dari skrin ini pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:

• Carian Berdasarkan Pemilik Kompetensi • Carian Berdasarkan Unit Organisasi • Paparan Senarai Pemilik Kompetensi Penamatan Perkhidmatan

5. Skrin carian berdasarkan Pemilik Kompetensi

_____________________________________________________________

13

6. Masukkan maklumat CO menggunakan carian senarai CO kemudian klik butang teruskan. Skrin dibawah akan dipaparkan.

< I/c No, > < Nama >

Klik pada butang cetak untuk mencetak

< Nama > < I/C No. >

Langkah 6 Langkah 7

< COID >

7. Klik butang keluar untuk keluar dari paparan. 8. Skrin Carian Berdasarkan Unit Organisasi

Langkah 9 Klik pada butang cari untuk mencari Unit Organisasi

9. Skrin Carian Unit Organisasi. Klik butang Teruskan atau masukkan

maklumat unit organisasi berkenaan dan klik pada hyperlink kod unit organisasi.

_____________________________________________________________

14

10. Masukkan maklumat tarikh, pilih jenis penamatan perkhidmatan dan klik

pada butang teruskan.

Langkah 11 11. Skrin senarai carian berdasarkan unit organisasi dipaparkan seperti dibawah.

< Nama > < I/C No. >

< Nama > < I/C No. >

< Nama > < I/C No. >

< Nama > < I/C No. >

< Nama > < I/C No. >

< Nama > < I/C No. >

Langkah 12 Langkah 13

12. Klik butang cetak untuk mencetak senarai bakal-bakal pesara. 13. Klik butang keluar untuk keluar dari paparan. 14. Skrin Paparan Senarai Pemilik Kompetensi Penamatan Perkhidmatan

_____________________________________________________________

15

Langkah 15

15. Klik pada butang cari untuk mencari unit organisasi. Masukkan maklumat unit organisasi yang hendak dicari atau klik butang teruskan dan klik pada hyperlink kod unit organisasi.

16. Skrin menunjukkan contoh maklumat yang dimasukkan.

_____________________________________________________________

16

17. Klik Jenis Persaraan yang hendak dipaparkan

Contoh: Persaraan Had Umur

18. Pengguna akan melihat Paparan Hierarki untuk Persaraan Had Umur seperti di bawah.

Langkah 17 Klik di sini untuk memaparkan maklumat persaraan

Langkah 19 Klik di sini untuk memaparkan maklumat persaraan

Unit Organisasi yang baru dimasukkan

19. Klik Jenis Persaraan Had Umur yang hendak dipaparkan Contoh: Dalam Proses

_____________________________________________________________

17

20. Pengguna akan melihat skrin Senarai Pemilik Kompetensi seperti dibawah.

Langkah 22 < Nama > Langkah 21 < I/C No.>

< I/C No.> < Nama >

< I/C No.> < Nama >

< I/C No.> < Nama >

< I/C No.> < Nama >

< I/C No.> < Nama >

21. Klik Cetak untuk mencetak maklumat berkenaan 22. Klik Keluar untuk keluar dari skrin

_____________________________________________________________

18

_____________________________________________________________

19

AKTIVITI : PEMBERITAHUAN PENAMATAN PERKHIDMATAN PENGGUNA: PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN) 1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ]

_____________________________________________________________

20

2. Klik menu [Penamatan Perkhidmatan Paksa] [Pemberitahuan Penamatan

Perkhidmatan]

3. Dari menu Pemberitahuan Penamatan Perkhidmatan, pengguna akan

melihat skrin Permohonan Baru Penamatan Perkhidmatan seperti dibawah.

Langkah 4 Gunakan bar tatal untuk melihat sambungan skrin

4. Cari pemilik kompetensi (CO) yang akan dibersarakan dengan

menggunakan salah satu kateria carian. Senarai CO akan dipaparkan seperti dibawah. Klik pada hyperlink nombor kad pengenalan untuk memilih CO berkenaan.

< I/C No. > < Nama >

Klik hyperlink No. Kad Pengenalan

_____________________________________________________________

21

5. Maklumat CO dimasukkan ke dalam skrin seperti di bawah.

6. Masukkan maklumat notis penamatan perrkhidmatan paksa, jenis penamatan perkhidmatan. Tarikh penamatan perkhidmatan akan dimasukkan secara automatik oleh sistem tetapi CO boleh mengubah tarikh tersebut.

7. Masukkan maklumat jenis temu duga penamatan dan dokumen sokongan

menggunakan butang muat naik. Fungsi ini adalah optional.

_____________________________________________________________

22

8. Masukkan maklumat pemaklum. Makluman pemaklum dimasukkan secara automatik mengikut CO yang login tetapi maklumat pemaklum boleh diubah dengan menggunakan butang cari.

Langkah 8

< COID >

< Nama >

< I/C No. >

9. Klik butang simpan. Mesej gesaan seperti dibawah akan dipaparkan.

10. Klik Yes atau No. Jika klik Yes, mesej di bawah akan dipaparkan. Klik pada butang OK.

_____________________________________________________________

23

11. Klik butang hantar.

< COID >

< Nama >

< I/C No. >

12. Mesej gesaan di bawah akan dipaparkan.

13. Klik butang Yes, mesej di bawah akan dipaparkan dan klik butang OK.

14. Pengguna akan melihat Mesej Penghantaran seperti di bawah.

_____________________________________________________________

24

< Nama >

< Nama >

< Nama >

< Nama >

_____________________________________________________________

25

AKTIVITI : PENGESAHAN MAKLUMAT DAN PAPARAN SENARAI PERSARAAN PAKSA PENGGUNA: PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ENDORSER) 1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ]

_____________________________________________________________

26

2. Klik menu [Penamatan Perkhidmatan Paksa] [Pengesahan Maklumat dan

Paparan Senarai Persaraan Paksa]

3. Dari skrin Pengesahan Dan Paparan Senarai Penamatan Perkhidmatan Paksa, pengguna dapat melihat senarai Pengesahan Maklumat Penamatan Perkhidmatan Paksa.

< i/c No.>

< i/c No.>

< Nama >

< Nama >

Langkah 4

4. Klik hyperlink nombor kad pengenalan. Maklumat CO dipaparkan seperti di bawah.

< I/C No. >

< Nama >

_____________________________________________________________

27

Sambungan...

Langkah 6

Langkah 5

3. Isikan Status Perakuan: Pilih dari senarai drop-down. Contoh: Disahkan

4. Klik butang hantar. 7. Mesej seperti di bawah akan dipaparkan. Klik Yes untuk mengesahkan rekod Penamatan Perkhidmatan Paksa atau klik No untuk membatalkan operasi.

8. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman seperti di bawah 9. Klik butang OK.

_____________________________________________________________

28

10. Pengguna akan melihat Mesej Penghantaran seperti di bawah.

< Nama >

< Nama >

< Nama >

< Nama >

11. Klik butang keluar.

_____________________________________________________________

29

_____________________________________________________________

30

AKTIVITI : MENGEMASKINI MAKLUMAT PERSARAAN PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO)

1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Paparan Faedah-Faedah Penamatan Perkhidmatan ] [ Teruskan ]

_____________________________________________________________

31

3. Klik tab [ Kemaskini Maklumat Permohonan Persaraan ] 4. Kemaskini maklumat [ Alamat ] dan [ Akaun ]. Klik [ Hantar ]

_____________________________________________________________

32

_____________________________________________________________

33

AKTIVITI : PENGESAHAN MAKLUMAT PERSARAAN PENGGUNA: PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ENDORSER) 1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Pengesahan

Maklumat Persaraan ] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.

_____________________________________________________________

34

2. Pilih status [ Maklumat Persaraan Disahkan ] atau [ Maklumat Persaraan Tidak Disahkan ]. Klik [ Hantar ]

_____________________________________________________________

35

_____________________________________________________________

36

AKTIVITI : MENGHANTAR NOTIS KE LEMBAGA HASIL DALAM NEGERI DAN BAHAGIAN PINJAMAN PERUMAHAN PENGGUNA: PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN) 1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Maklumat

Persaraan ] [ Notis ke Lembaga Hasil Dalam Negeri ] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.

_____________________________________________________________

37

2. Dari skrin [ Notis Makluman Melepaskan Ikatan ], klik [ Pinjaman Perumahan-Pemberitahuan Pesaraan Peminjam ] 3. Lengkapkan [ Borang Pinjaman Perumahan – Pemberitahuan Pesaraan

Peminjam ] [ Previu Cetak ] dan [ Cetak ] borang

_____________________________________________________________

38

4. Dari skrin [ Notis Makluman Melepaskan Ikatan ], klik [ Lembaga Hasil Dalam Negeri ]

5. Lengkapkan [ Borang Permohonan Sijil Penyelesaian Cukai Pendapatan ]

Klik [ Cetak ]

_____________________________________________________________

39

6. Dari skrin [ Notis Makluman Melepaskan Ikatan ], klik [ Penyelesaian Cukai Pendapatan ]

_____________________________________________________________

40

7. Lengkapkan [ Maklumat Penyelesaian Cukai Pendapatan ] dan klik [Hantar]

_____________________________________________________________

41

AKTIVITI : MENGHANTAR NOTIS KE BAHAGIAN PENCEN PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN) 1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Maklumat

Persaraan ] [ Notis ke Lembaga Hasil Dalam Negeri ] [Maklumat Persaraan] dan Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.

_____________________________________________________________

42

2. Klik [ Maklumat Persaraan Untuk Integrasi ] dan mencetak borang – borang yang diperlukan oleh Bahagian Pencen. Klik [ Hantar ]

Langkah 4

Langkah 1

Langkah 2

Langkah 3

_____________________________________________________________

43

3. Klik [ Cetak ] untuk menyimpan salinan maklumat. Maklumat ini akan dihantar melalui intergrasi dengan sistem POWER.

_____________________________________________________________

44

4. Lengkapkan Borang HRMIS [JPA.BP.HRMIS01] untuk dihantar secara

manual ke Bahagian Pencen menandakan maklumat CO berkenaan telah dihantar melalui integrasi HRMIS-POWER. Klik [ Cetak ]

5. Borang Pencen ini boleh dicetak dan dihantar secara manual kepada Bahagian Pencen. 6. Klik [Hantar]. Maklumat persaraan dihantar melalui integrasi HRMIS-

POWER.