kualiti operasi - fskm.uitm.edu.my · pdf filematematik 5. dokumen rujukan bil. jenis dokumen...

PROSEDUR KUALITI OPERASI

NO. RUJUKAN : PK.UiTM.FSKM(O).10

NO. KELUARAN : 06

PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2016

MUKA SURAT : 2

FAKULTI

SAINS

KOMPUTER

DAN

MATEMATIK

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL

Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen

ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan.

HALAMAN DIPINDA

Tarikh No.

Pindaan

No.

Para

Muka

surat

Ringkasan Pindaan Diluluskan



NO. KELUARAN : 06


NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2016

MUKA SURAT : 3

FAKULTI

SAINS

KOMPUTER

DAN

MATEMATIK

ISI KANDUNGAN

1. OBJEKTIF 4

2. SKOP 4

3. SINGKATAN 4

4. DEFINISI 5

5. DOKUMEN RUJUKAN 7

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 7

7. REKOD KUALITI 10

8. LAMPIRAN 11



NO. KELUARAN : 06


NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2016

MUKA SURAT : 4

FAKULTI

SAINS

KOMPUTER

DAN

MATEMATIK

1. OBJEKTIF

Prosedur ini disediakan untuk memastikan pelaksanaan serta pengawasan

peperiksaan akhir yang sistematik mengikut Peraturan Akademik yang ditetapkan.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan Fakulti Sains Komputer dan Matematik

dan staf akademik fakulti untuk memastikan pengurusan peperiksaan akhir untuk

program Ijazah Sarjana Muda danSarjana dapat dilaksanakan dengan lancar.

Prosedur ini mengambil kira dua bahagian utama dalam pengurusan peperiksaan

iaitu; penyediaan jadual pengawasan peperiksaan akhir dan pengendalian

peperiksaan akhir.

3. SINGKATAN

UiTM : Universiti Teknologi MARA

FSKM : Fakulti Sains Komputer dan Matematik

BPA : Bahagian Penilaian Akademik

TD(A) : Timbalan Dekan (Akademik)

KPP : Ketua Pusat Pengajian

PPK(A) : Penolong Pendaftar Kanan (Akademik)

PE (1) : Pegawai Eksekutif (Akademik)

PE (2) : Pegawai Eksekutif (Siswazah)



NO. KELUARAN : 06


NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2016

MUKA SURAT : 5

FAKULTI

SAINS

KOMPUTER

DAN

MATEMATIK

AP : Arahan Perbendaharaan

PA : Perintah Am

PYB : Pegawai Yang Bertanggungjawab

JKPep : Jawatankuasa Peperiksaan Peringkat FSKM

KP : Ketua Pengawas

PP : Pengawas Peperiksaan

PPP : Pembantu Pengawas Peperiksaan

4. DEFINISI

4.1 Dekan

Dekan Fakulti Sains Komputer dan Matematik (FSKM) ialah staf akademik

yang dilantik oleh Naib Canselor untuk mengetuai sesebuah Fakulti di bawah

Seksyen 8(2) Akta 173.

4.2 Ketua Pusat Pengajian

Ketua Pusat Pengajian Fakulti ialah staf akademik yang dilantik oleh

Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) untuk mengetuai

sebuah Pusat Pengajian Fakulti.

4.3 Jawatankuasa Peperiksaan Peringkat FSKM

Jawatankuasa yang dilantik oleh Universiti untuk menguruskan pengendalian

peperiksaan akhir.

4.4 Pemeriksa Pertama

Pensyarah FSKM yang mengajar sesuatu kursus untuk menanda skrip

jawapan.



NO. KELUARAN : 06


NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2016

MUKA SURAT : 6

FAKULTI

SAINS

KOMPUTER

DAN

MATEMATIK

4.5 Pemeriksa Kedua

Pensyarah FSKM yang dilantik untuk menyemak skrip jawapan yang telah

ditanda oleh Pemeriksa Pertama.

4.6 Ketua Pengawas

Pensyarah yang telah dikenalpasti untuk mengetuai pengawasan sesebuah

bilik peperiksan akhir.

4.7 Pengawas

Pensyarah yang dikenalpasti untuk mengawasi peperiksaan pada masa yang

dijadualkan.

4.8 Pembantu Pengawas Peperiksaan

Individu yang dilantik oleh FSKM untuk membantu tugas-tugas pengawas

peperiksaan semasa peperiksaan berlangsung.

4.9 Fail Peperiksaan

Fail yang mengandungi senarai kehadiran pengawas, borang laporan

pengawas, borang penerimaan dan penyerahan buku jawapan.

4.10 Penolong Pendaftar (Akademik)

Staf bukan akademik yang dipertanggungjawabkan untuk menguruskan hal-

ehwal akademik di FSKM.

4.11 Pegawai Eksekutif (1 & 2)

Pegawai Eksekutif yang dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan hal-

ehwal akademik di Fakulti.



NO. KELUARAN : 06


NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2016

MUKA SURAT : 7

FAKULTI

SAINS

KOMPUTER

DAN

MATEMATIK

5. DOKUMEN RUJUKAN

Bil. Jenis Dokumen Lokasi Rujukan

1. Senarai Dokumen Induk/Rekod Pindaan/Pemegang Senarai Dokumen Manual Kualiti

Bilik Jaminan Kualiti Akademik, FSKM

100-FSKM(AKA.9/11/2)

2. Jadual Waktu Peperiksan Akhir Pejabat Pengurusan Akademik, FSKM

600-FSKM(AKA.2/4)

3. Manual Pengurusan Peperiksaan Akhir UiTM

Pejabat Pengurusan Akademik, FSKM

Manual Pengurusan Peperiksaan Akhir UiTM, Edisi Pertama

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

6.1 PENYEDIAAN JADUAL PEPERIKSAAN AKHIR

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

Dekan 1. Terima jadual waktu peperiksaan muktamad dari BPA.

2. Menyerahkan jadual waktu peperiksaan muktamad kepada TD(A).

TD(A) 3. Menyerahkan jadual waktu peperiksaan muktamad kepada

JKPep untuk tindakan seterusnya.

JKPep 4. Kumpul maklumat tempat peperiksaan (bilangan bilik dan

kapasiti), senarai staf akademik terkini dan proses permohonan

pengecualian pengawasan (jika ada) dari staf terlibat.

5. Menyediakan jadual pengawasan peperiksaan keseluruhan

mengikut:-

a. jadual waktu pengawasan peperiksaan

b. senarai rekod kehadiran pengawas



NO. KELUARAN : 06


NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2016

MUKA SURAT : 8

FAKULTI

SAINS

KOMPUTER

DAN

MATEMATIK


c. senarai bilik peperiksaan

d. bilangan bilik peperiksaan

6. Maklumkan jadual waktu keseluruhan dan jadual pengawasan

individu beserta tempat peperiksaan.

Pengawas 7. Semak jadual pengawasan yang telah ditetapkan. Membuat

permohonan pertukaran tarikh dan masa jika perlu.

JKPep 8. Failkan maklumat jadual pengawasan dan disimpan di bilik

operasi peperiksaan untuk rekod.

6.2 PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR


PE(A) 1 & 2 1. Merancang dan menentukan bilik peperiksaan berpandukan

jadual waktu peperiksaan.

JKPep 2. Mengambil kertas soalan di BPA mengikut jadual yang telah

ditetapkan.

3. Menyemak bungkusan kertas soalan dan agihkan mengikut

bilik peperiksaan.

4. Menyemak dan memastikan bilangan skrip jawapan dan slip

kehadiran mengikut jumlah calon yang hadir.

5. Memastikan Ketua Pengawas menandatangani setiap sampul

B yang diserahkan.

6. Memastikan bilangan skrip sama seperti yang tertulis di atas

Sampul B dan di‘staple’.

7. Menyimpan Sampul B di tempat yang selamat dan berkunci.

8. Menulis laporan pada hari yang bertugas.

Ketua Pengawas 9. Melapor diri dengan menandatangani buku rekod kehadiran

pengawasan di bilik operasi peperiksaan.



NO. KELUARAN : 06


NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2016

MUKA SURAT : 9

FAKULTI

SAINS

KOMPUTER

DAN

MATEMATIK


10. Mengambil kertas soalan dari bilik operasi peperiksaan ke bilik

peperiksaan.

11. Mengarah semua calon masuk ke bilik peperiksaan dengan

tertib dan pastikan calon yang hadir adalah yang telah

mendaftar kursus seperti di dalam slip peperiksaan.

12. Membaca peraturan peperiksaan sebelum peperiksaan

bermula.

13. Memberi arahan peperiksaan bermula pada masa yang

ditetapkan dan berhenti menulis apabila masa peperiksaan

tamat.

14. Mengumpul skrip jawapan dan slip kehadiran dan memastikan

jumlah skrip sama dengan jumlah calon yang hadir.

15. Mengarah pelajar keluar dari bilik peperiksaan dengan tertib

apabila peperiksaan tamat.

16. Menyedia laporan bertulis mengenai ketidakpatuhan pelajar

(jika ada).

17. Menyerah dan merekodkan penyerahan skrip jawapan dan slip

kehadiran kepada JKPep.

Pengawas 18. Melapor diri dengan menandatangani buku rekod kehadiran


19. Membawa keperluan peperiksaan kecuali kertas soalan ke bilik

peperiksaan.

20. Menyemak slip peperiksaan dan kad pelajar untuk pengesahan

identiti calon.

21. Memastikan calon mematuhi peraturan peperiksaan sepanjang

peperiksaan berlangsung.

22. Melapor kepada Ketua Pengawas jika pelajar tidak patuh

peraturan.

23. Mengembalikan semua keperluan kepada JKPep.



NO. KELUARAN : 06


NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2016

MUKA SURAT : 10

FAKULTI

SAINS

KOMPUTER

DAN

MATEMATIK


Pembantu Pengawas Peperiksaan

24. Melapor diri dengan menandatangani buku rekod kehadiran


25. Rujuk senarai tugas daripada BPA.

7. REKOD KUALITI

Bil. Jenis Rekod Lokasi Simpanan Tempoh Simpanan

1. Fail Penyediaan Bilik Peperiksaan

[600-FSKM(AKA.2/2/7)]

Pejabat Pengurusan

Akademik, FSKM 1 Tahun

2. Jadual Waktu

Pengawasan [600-

FSKM(AKA.2/4/3)]


1 Tahun

3. Borang Pertukaran Jadual

Pengawasan

[FSKM/AKA/EXAM/BPPP- 2010]


1 Tahun

4. Fail Jadual Waktu Peperiksaan

[600-FSKM(AKA.2/4)]


1 Tahun

5.

Fail Laporan Perjalanan Peperiksaan /

Kehadiran Pengawas Peperiksaan

[600-FSKM(AKA.2/4/2)]

Pejabat Pengurusan Akademik, FSKM 1 Tahun

6. Fail Pengambilan Kertas Soalan

[600-FSKM(AKA.2/4/4)]


1 Tahun

7.

Fail Penyerahan dan Penerimaan Skrip

Jawapan [600-FSKM(AKA.2/4/7)]

Pejabat Pengurusan Akademik, FSKM 1 Tahun



NO. KELUARAN : 06


NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2016

MUKA SURAT : 11

FAKULTI

SAINS

KOMPUTER

DAN

MATEMATIK

8. LAMPIRAN

8.1 Carta Alir Prosedur Pengendalian Peperiksaan Akhir - Lampiran 1

8.2 Contoh Jadual Waktu Peperiksaan - Lampiran 2

8.3 Contoh Rekod kehadiran Pengawas Peperiksaan 3-2/UHEP/HEA/UiTM-CS

- Lampiran 3

8.4 Contoh Borang Pertukaran Jadual Pengawasan - Lampiran 4

8.5 Contoh Borang Laporan Ketua Pengawas (BPA(KS) DS Akt 08-04)

- Lampiran 5

8.6 Contoh Borang Laporan Perkara Luar Biasa Semasa

Peperiksaan

FSKM/AKA.PEP/LPLB00_2010

- Lampiran 6

8.7 Contoh Borang Penyerahan Kertas Soalan FSKM Kepada

Ketua Pengawas Peperiksaan

BHEPep (KS) DS Akt.03-08-03 (Semakan C)

- Lampiran 7

8.8 Contoh Borang Penyerahan, Pemulangan Skrip Jawapan Pelajar dan Penyerahan LE/Rawscore 8-2/UHEP/HEA/UiTM-CS

- Lampiran 8

8.9 Contoh Senarai Semak Keperluan Dan Peralatan Peperiksaan 17-2(UHEP/HEA/UITM-CS

- Lampiran 9

8.10 Contoh Arahan Kepada Calon - Lampiran 10

8.11 Contoh Slip Kedatangan Peperiksaan (BP 89-14)(Pindaan 2007)

- Lampiran 11

LAMPIRAN 1

Carta Alir Prosedur Pengendalian Peperiksaan Akhir

Orang yang bertanggungjawab

Aliran kerja Proses Kerja Rekod/AP/PA

Mula

PPK(A) Sediakan bilik –bilik peperiksaan

Jadual Waktu Peperiksaan

P(JKPep) Ambil kertas soalan & skema jawapan daripada Bahagian Peperiksaan

Ketua pengawas/ pengawas

Lapor diri di bilik operasi peperiksaan

Borang Kehadiran Pengawas Peperiksaan

Ketua pengawas Ambil kertas soalan dari bilik operasi peperiksaan ke bilik peperiksaan.

Borang Pengambilan Kertas Soalan

Pengawas Bawa buku jawapan dan keperluan peperiksaan lain dan edarkan di atas meja calon.

Ketua pengawas

Arah semua pelajar masuk bilik peperiksaan dan pastikan pelajar duduk di tempat yang diarahkan.

Baca peraturan peperiksaan dan arah peperiksaan bermula.

Arahan Kepada Calon

Jika terdapat sebarang ralat pada kertas soalan, AJK peperiksaan perlu maklumkan kepada dekan.

Dekan Dekan akan memaklumkan kepada pensyarah berkenaan untuk abaikan soalan tersebut

A



Pengawas

Semak slip peperiksaan, sah identiti pelajar dan kutip slip kedatangan

Penyata Kelayakan Menduduki Peperiksaan dan Slip Kedatangan Peperiksaan (BP 89-14)

Awasi dan pastikan peperiksaan berjalan dengan lancar.

Pastikan pelajar mematuhi peraturan peperiksaan.

Lapor kepada Ketua Pengawas jika pelajar tidak patuh peraturan

Ketua pengawas Sedia laporan bertulis mengenai ketidakpatuhan pelajar (jika ada)

Borang Laporan Ketua Pengawas (BP (KS) DS Akt-08-04)

Beri arahan berhenti menulis apabila masa peperiksaan tamat.

Ketua pengawas / Pengawas

Kumpul skrip jawapan dan keperluan peperiksaan.

Kira bilangan skrip jawapan

Pastikan skrip jawapan sama dengan jumlah calon yang hadir.

Senarai Maklumat Peperiksaan

Ketua pengawas Arah pelajar keluar dari bilik peperiksaan dengan tertib

B

A



Ketua pengawas

Serahkan skrip jawapan kepada Jawatankuasa Peperiksaan

Sediakan laporan kepada jawatankuasa peperiksaan fakulti.

Rekodkan penyerahan skrip

Borang Penyerahan dan Penerimaan Skrip Jawapan

Pengawas Kembalikan keperluan dan kertas soalan yang lebih kepada Jawatankuasa peperiksaan

JKPep

Satukan kertas soalan, skema jawapan dan skrip jawapan.

P(JKPep)

Hantar laporan kepada pejabat Dekan

Borang Laporan Peperiksaan Akhir

Selesai

B

kualiti operasi - fskm.uitm.edu.my · pdf filematematik 5. dokumen rujukan bil. jenis dokumen...

Documents