nota profil perkhidmatan hrmis

1

MODUL PROFIL PERKHIDMATAN

2

Overview Profil Perkhidmatan Dan Kepentingannya Dalam HRMIS

Taklimat Mengenai Elemen-elemen Data Profil Perkhidmatan

Hand’s on Modul Profil PerkhidmatanPemurnian Elemen-elemen Data Profil Perkhidmatan

terutama Mata Gaji.Aktiviti Kemaskini Elemen-elemen Data Profil PerkhidmatanProfil Perkhidmatan Melalui MyHrmisHand’s on Modul Penamatan Perkhidmatan

FOKUS BENGKEL

3

Menggantikan Sistem SISPEN sepenuhnya Pengemaskinian maklumat Profil Perkhidmatan harus

dilakukan secara berterusan Penentuan seseorang pegawai mendapat kelayakan

dalam aktiviti sumber manusia adalah berdasarkan maklumat yang terkandung dalam Profil Perkhidmatan

Contohnya : Kumpulan Perkhidmatan P&P akan mendapat kelayakan Cuti Rehat 25 hari.


4

Antara Sumber Rujukan untuk Pertukaran, Kenaikan Pangkat, Pengesahan dan sebagainya.

Maklumat Profil Perkhidmatan diselenggarakan oleh pentadbir perkhidmatan atau orang yang diberi kuasa.

Peranan yang diperlukan untuk kemaskini Profil Perkhidmatan. Pentadbiran Sistem [Kod :12] Penyelenggaraan Rekod [Kod : 1204] Service Profile Administrator (Service Profile) [Kod: 176]

Surat Pekeliling BPSM Bil.10 Tahun 2014


5

ELEMEN-ELEMEN DATA PROFIL PERKHIDMATAN

1. STATUS LANTIKAN

2. SKIM PERKHIDMATAN

3. PIHAK BERKUASA MELANTIK

4. KETUA PERKHIDMATAN

5. STATUS PERKHIDMATAN

6. BEBAN PERKHIDMATAN

7. ASAS WAKTU BERKERJA

8. STATUS PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN

9. TEMPOH PERCUBAAN

10. STATUS BERPENCEN

11. PIHAK YANG MEMBERI TARAF BERPENCEN

12. JENIS GAJI

13. STATUS GAJI

14. JENIS PERKHIDMATAN

15. GRED GAJI

16. MATA GAJI

17. TARIKH PERGERAKAN GAJI

18. GAJI HAKIKI

19. GAJI SEBENAR (NILAI GANDAAN)

20. BIL. FAIL PEMILIK KOMPETENSI

21. BIL. REKOD PEMILIK KOMPETENSI

22. SENGGARA UMUR BERSARA

6

PENJELASAN SETIAP ELEMEN DATA PROFIL PERKHIDMATAN

7

Status Yang Menunjukkan Taraf Lantikan Seseorang Pemilik Kompetensi Dalam Perkhidmatan Kerajaan. Contoh: Status Lantikan Tetap, Sementara, Kontrak, Sambilan, Sangkut

Semua Perubahan Status Lantikan Mesti Dimasukkan Ke dalam Profil Perkhidmatan (sebagai Sejarah Perkhidmatan)

Contohnya: Lantikan Sangkut Kepada Lantikan Sementara Dan Seterusnya Kepada Lantikan Tetap.

Tarikh Kuatkuasa : Tarikh Lantikan Tetap Tarikh Luput Terakhir : 31/12/9999

* Perhatian : Lantikan Tetap hanya 1 sahaja

1. STATUS LANTIKAN

8

Setiap Status Lantikan Ada Impak Kepada Pengurusan Sumber Manusia

i. Peraturan 5, Peraturan-peraturan Pencen 1980 Hanya Mengiktiraf Tempoh Lantikan Tetap Dan Sementara Saja Diambikira Untuk Faedah Persaraan.

ii. Seksyen 7, Akta Pencen 1980 Hanya Membenarkan Pegawai Lantikan Tetap Diberi Taraf Berpencen.

1. STATUS LANTIKAN …samb

9

2. SKIM PERKHIDMATAN

Digubal Dan Ditadbir Oleh Jabatan Perkhidmatan Awam. Semua Lantikan Yang Dibuat Oleh Pihak Berkuasa Melantik Disandarkan Kepada Skim Perkhidmatan. Semua Perubahan Skim Perkhidmatan Mesti Dimasukkan

Ke dalam Profil Perkhidmatan (sebagai Sejarah Perkhidmatan)

Contohnya: Skim Perkhidmatan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) kepada Penolong Pegawai Teknologi Maklumat.

Tarikh Kuatkuasa : Tarikh Lantikan Skim Perkhidmatan Terkini

Tarikh Luput Terakhir : 31/12/9999

10

Melalui Skim Perkhidmatan, Seseorang Pengurus Sumber Manusia Dapat Mengetahui Hubungkaitnya Dengan Modul Saraan, Faedah Dan Ganjaran Serta Lain-lain Modul Yang Terlibat.

Contohnya, Bayaran Elaun Kritikal Dikaitkan Dengan Skim Perkhidmatan.

Mempunyai hubungkait dengan elemen ke-15 (Gred Gaji) Skim Perkhidmatan Merupakan Elemen Data Yang Dinamik

Dan Akan Berubah Mengikut Keperluan Guna Tenaga Sektor Awam.

Contoh : N1 kepada H11

2. SKIM PERKHIDMATAN …samb

11

Suatu Entiti Yang Mempunyai Kuasa Melantik Seseorang Pemilik Kompetensi.

Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Atau Lain-lain Suruhanjaya Perkhidmatan Diberi Kuasa Di bawah Perkara 144 ( 1 ) Perlembagaan Persekutuan Membuat Pelantikan Untuk Pegawai Persekutuan. Begitu Juga Dengan Lain-lain Entiti Seperti Ketua Setiausaha Kementerian, Ketua Pengarah Sesuatu Agensi Dan Sebagainya.


3. PIHAK BERKUASA MELANTIK

12

Suatu Entiti ( Berdasarkan Jawatan Sebenar ) Yang Mempunyai Kuasa Dan Tanggungjawab Dalam Hal Ehwal Sumber Manusia Ke Atas Pemilik Kompetensi Seperti Penempatan, Pertukaran, Kenaikan Pangkat, Laluan Kerjaya Dan Sebagainya.

Contohnya, KPPA - Ketua Perkhidmatan Untuk Skim Perkhidmatan Pegawai Tadbir Dan Diplomatik & Pegawai Teknologi Maklumat.

Ketua Perkhidmatan yg sama bagi Skim Perkhidmatan yg berbeza Tarikh Kuatkuasa : Tarikh Lantikan Tetap

Ketua Perkhidmatan yg berbeza bagi Skim Perkhidmatan yg berbeza Tarikh Kuatkuasa : Tarikh Lantikan Jawatan Terkini


4. KETUA PERKHIDMATAN

13

Status Yang Menunjukkan Sumbangan Seseorang Pemilik Kompetensi Kepada Perkhidmatan Samada Aktif, Tidak Aktif Bergaji Penuh, Tidak Aktif Tanpa Gaji Dan Sebagainya

Tarikh Kuatkuasa : Tarikh Lantikan Tetap Tarikh Luput Terakhir : 31/12/9999 Semua Perubahan Status Perkhidmatan Mesti

Dimasukkan Ke dalam Profil Perkhidmatan (sebagai Sejarah Perkhidmatan)

Contoh, Pegawai P&P sedang cuti belajar Status : Tidak Aktif Bergaji Penuh. Tarikh Kuatkuasa ialah Tarikh Status Perkhidmatan Terkini

5. STATUS PERKHIDMATAN

14

Status Yang Menunjukkan Tahap Sumbangan Dan Komitmen Dari Segi Masa Seseorang Pemilik Kompetensi Dalam Perkhidmatan Kerajaan.

Contohnya, Sepenuh Masa, Separuh Masa Dan Bila Perlu. Di Masa Hadapan Sepertimana Di Setengah Negara Maju

Pengambilan Dibuat Berdasarkan Skil Dan Kompetensi Seseorang Dan Bersifat Separuh Masa Atau Jika Perlu Terutama Dalam Melaksanakan Projek-projek Awam Kerajaan Yang Mempunyai Tempohmasa Tertentu Untuk Disiapkan.


6. BEBAN PERKHIDMATAN

15

Indikator Yang Menandakan Asas Waktu Bekerja Seseorang Pemilik Kompetensi Seperti Waktu Bekerja 7.30am – 4.30pm atau 8.00am - 5.00pm atau 8.30am - 5.30pm atau Lain-lain Waktu Yang Diluluskan Oleh Ketua Jabatan Atau Bekerja Secara Syif

Lazimnya Penetapan Waktu Asas Bekerja Ini Dibuat Di Awal Tahun.

Rujukan Pekeliling Perkhidmatan Bil 13/2005

Tarikh Kuatkuasa : Pada Awal Tahun Semasa (Cth : 1 Januari 2014)


7. ASAS WAKTU BEKERJA

16

Status Yang Menunjukkan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Seseorang Pemilik Kompetensi.

Mana-mana Jawatan Yang Ada Tempoh Percubaan Maka Pengesahan Dalam Perkhidmatan Mesti Dibuat.

Penting Untuk Mengemaskini Status Pengesahan Untuk Jawatan Terkini Untuk Memastikan Setiap Pemilik Kompetensi Mendapat Kelayakan Sewajarnya Terutama Dalam Modul Saraan, Ganjaran Dan Kemudahan Serta Penamatan Perkhidmatan (Penentuan Gaji Akhir Yang Diterima Berdasarkan Gaji Hakiki Bulanan Yang Akhir Diterima).

Tarikh Kuatkuasa : Dalam Percubaan – Tarikh Lantikan; Telah Sah Jawatan – Tarikh Sah Jawatan


8. STATUS PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN

17

Tempoh Dalam Bulan Yang Perlu Dilalui Oleh Seorang Pemilik Kompetensi Sebelum Dapat Disahkan Dalam Perkhidmatan.

Sekiranya Seseorang Pemilik Kompetensi Masih Dalam Tempoh Percubaan Maka Perkara Ini Hendaklah Dicatat Dengan Memasukkan Tempoh Percubaan Dari 12 Bulan Ke 36 Bulan ( SSM)

Adalah Lebih Efektif Untuk Memantau Pemilik Kompetensi Yang Masih Dalam Percubaan Berdasarkan Penggunaan Kriteria Bulan.

Tarikh Kuatkuasa : Dalam Percubaan – Tarikh Lantikan Tarikh Luput Terakhir : 31/12/9999

9. TEMPOH PERCUBAAN

18

Menunjukkan Status Seseorang Pemilik Kompetensi Samada Telah Diberi Taraf Berpencen Atau Tidak Oleh Pihak Berkuasa Pencen

SPP 2/1991 Telah Menetapkan Mana-mana Pegawai Yang Pertama Kalinya Dilantik Ke Perkhidmatan Awam Pada Atau Selepas 12 April 1991 Sebelum Disahkan Dalam Jawatannya Diberi Opsyen Untuk Membuat Pilihan Samada Memilih Skim Pencen Atau Skim KWSP.

10. STATUS BERPENCEN

19

Dibawah Seksyen 6A(3) Akta Pencen Pemilihan Opsyen Ini Adalah Muktamad Dan Pegawai Yang Telah Memilih Skim KWSP Semua Peruntukan Dalam Akta Pencen 1980 Tidaklah Terpakai Bagi Pegawai Sedemikian.

Tempoh Yang Diambilkira Untuk Pemberian Taraf Berpencen Telah Dikurangkan Dari 10 Tahun Semasa JKK Ke 3 Tahun Semasa SSB Dan SSM.

Tarikh Kuatkuasa : Taraf Berpencen – Tarikh Diberi Taraf Berpencen; Yang Pilih KWSP – Tarikh Lantikan Pertama


10. STATUS BERPENCEN …samb

20

Mempunyai Kuasa Untuk Memberi Taraf Berpencen Kepada Pemilik Kompetensi Yang Telah Mematuhi Peruntukkan Seksyen 7, Akta Pencen 1980 Untuk Pegawai Awam Persekutuan Dan Pegawai Awam Negeri Dan Seksyen 6, Akta Pencen Pihak-pihak Berkuasa Berkanun Dan Tempatan 1980 Untuk Anggota Dalam Pihak Berkuasa Berkanun Atau Tempatan.

Bagi Pegawai Awam Persekutuan Atau Negeri, Pihak Berkuasa Pencen Adalah SPA Atau KSU Kementerian Dan Bagi Pihak Berkuasa Berkanun Dan Tempatan Adalah Bahagian Pencen, Jpa.


11. PIHAK YANG MEMBERI TARAF BERPENCEN

21

Tempoh Pengiraan Gaji Untuk Seseorang Pemilik Kompetensi Seperti Bulanan, Mingguan, Harian , Jam Dan Sebagainya.

Tarikh Kuatkuasa : Tarikh Lantikan Tarikh Luput Terakhir : 31/12/9999

12. JENIS GAJI

22

Status Gaji Berdasarkan : i. Berjadual - Jadual Gaji Matrikii. Jumlah Tetap- Terutama Kes-kes Pegawai Kontrak,

Sambilaniii. Gaji MIN MAX - PP Bil. 1 Tahun 2012 Tarikh kuatkuasa : 1/1/2012

Tarikh Kuatkuasa : Tarikh Lantikan Tarikh Luput Terakhir : 31/12/9999

13. STATUS GAJI

23

Merupakan Syarat-syarat Perkhidmatan Dan Saraan Yang Dipilih Oleh Seseorang Pemilik Kompetensi Apabila Kerajaan Memperkenalkan Satu Skim Saraan Yang Baru. ( JKK, SSB, SSM )

Pemilihan Jenis Perkhidmatan Adalah Muktamad Dan Setiap Pemilik Kompetensi Tertakluk Kepada Jenis Perkhidmatan Yang Dipilih. HRMIS Ada Menyimpan Syarat Perkhidmatan Dan Jadual Gaji JKK, SSB Dan SSM.

SSM Berjadual (1.11.2002) SSM Gaji Min Max (1.1.2012) Tarikh Kuatkuasa : Tarikh Lantikan Tarikh Luput Terakhir : 31/12/9999

14. JENIS PERKHIDMATAN

24

Menunjukkan Satu Tahap Gred Seorang Pemilik Kompetensi Yang Menentukan Jumlah Gaji Dan Lain-lain Kelayakan Yang Diperolehi.

Sebagai Contoh:M54, R1, F41, … - SSMM2, F3, ... - SSB A19, C3, B1, … - JKK

Gred Gaji SSM Berjadual (1.11.2002) Gred Gaji SSM Gaji Min Max (1.1.2012) Tarikh Kuatkuasa : Tarikh Lantikan/ Tarikh Naik Gred Tarikh Luput Terakhir : 31/12/9999

15. GRED GAJI

25

Mata Gaji dalam Jadual Gaji Matrik Merupakan Satu Tahap Khusus Yang Menggabungkan Gred,

Peringkat Dan Tangga Gaji Seperti F41P1T5, N17P1T21 Dan Sebagainya.

Ini Merupakan Data Elemen Yang Penting Kerana Jumlah Gaji Tidak Di Masukkan Ke Dalam Sistem. Jumlah Gaji Akan Ditentukan Dengan Memasukkan Gred Gaji Serta Peringkat Dan Tangga Yang Terlibat Berdasarkan Jadual Gaji Matrik Yang Berkuatkuasa.

16. MATA GAJI

26

Mata Gaji Gaji Min Max Merupakan Satu Tahap Khusus Yang Menggabungkan Gred,

Peringkat Dan Jumlah Gaji Mengikut Petunjuk Gaji Min Dan Max.

Tarikh Kuatkuasa : Tarikh Lantikan/ Tarikh Pergerakkan Gaji/ Tarikh Perubahan Gaji


Tarikh Akhir kemaskini : 24 Jun 2015 – 6.00p.m(Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kerja &Pemantauan HRMIS Bil.1 /2015)

16. MATA GAJI ….samb

27

Bulan Dimana Seseorang Pemilik Kompetensi Akan Diberi Pergerakan Gaji. Berdasarkan SSM Ada 4 Pergerakan Gaji - Januari, April, Julai Dan Oktober.

Tarikh kuatkuasa : Tarikh pergerakan gaji terkini 1 Januari; 1 April; 1 Julai; 1 Oktober Tarikh Luput Terakhir : 31/12/9999

17. TARIKH PERGERAKAN GAJI

28

Menunjukkan Jumlah Gaji Hakiki Yang Diperolehi Akibat Dari Tindakan Memasukkan Mata Gaji (item 16)

Gaji Pokok hanya boleh dimasukkan sekiranya Pemilik Kompetensi mempunyai Status Gaji Jumlah Tetap

18. GAJI POKOK

29

Jumlah Gaji Sebenar Yang Diterima Oleh Pemilik Kompetensi Berdasarkan Status Aktif, Separuh Gaji, Tanpa Gaji Dan Sebagainya.


19. GAJI SEBENAR

30

Menunjukkan No. rujukan Fail Peribadi bagi seseorang pegawai


20. BIL. FAIL

31

Menunjukkan No. rujukan Buku Rekod Perkhidmatan bagi seseorang pegawai.


21. BIL. REKOD PERKHIDMATAN

32

Menunjukkan pilihan umur bersara dan tarikh dijangka bersara bagi seseorang pegawai.

Tarikh Kuatkuasa : Tarikh 1/1/2012 atau Tarikh Lantikan bagi Lantikan Selepas 1/1/2012 dan


22. SENGGARA UMUR BERSARA

33

HAND’S ON MODULPROFIL PERKHIDMATAN

34

DIMASUKKAN OLEH PEGAWAI YANG BERPENGALAMAN MAKLUMAT PERKHIDMATAN DIRUJUK DARI BUKU REKOD

PERKHIDMATAN ATAU FAIL PERIBADI JIKA PERLU COP TANDA HRMIS DI BUKU REKOD

PERKHIDMATAN SELEPAS SELESAI KEMASKINI PASTIKAN SETIAP ELEMEN DATA LENGKAP DAN TERKINI

PERTUKARAN PEGAWAI YANG MELAKSANAKAN MODUL INI PERLU MAKLUMKAN KEPADA SEKSI HRMIS

PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN DALAM PELAKSANAAN PROFIL PERKHIDMATAN

35

Memasukkan tarikh bersara pemilik kompetensi sebagai Tarikh Luput Terakhir di 21 elemen

Menghapuskan data sejarah lama sebelum kemaskini data baru

Status Lantikan Tetap mempunyai lebih dari 1

Mata Gaji lambat dikemaskini

KESALAHAN SERING DILAKUKAN DALAM PELAKSANAAN PROFIL PERKHIDMATAN

36

TERIMA KASIH

Sebarang Masalah, Boleh Hubungi:Seksi Hrmis, Unit Pengurusan Kompetensi

dan HRMIS, BPSM RISDAEmail Ke [email protected] Telefon : 03-4256 4022 ext : 384,449 &

326Faks : 03-4257 6726

mailto:[email protected]

nota profil perkhidmatan hrmis

Documents