NDUAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI DESA HUNTULOHULAWA

Alamat Akses: http://huntulohulawa.desa.id

http://huntulohulawa.com

Oleh :

Amirudin Y. Dako

Jumiati Ilham

Http://huntulohulawa.desa.id

http://huntulohulawa.com

ACKNOWLEDGEMENT

Sistem informasi Desa Huntulohulawa adalah salah satu output dari

program KKN PPM (Kuliah Kerja Nyata – Pembelajaran dan Pemberdayaan Masyarakat) yang dilaksanakan di desa Huntulohulawa pada bulan Juni -

Juli 2019, yang mengusung tema “Pemberdayaan Aparat Pemerintah Desa Huntulohulawa Dalam Revitalisasi Data Profil Desa Dengan Optimasi Dukungan Manajemen Berbasis Web”.

Penghargaan setinggi-tingginya kami haturkan kepada - Direktorat Riset dan Pengabdian Masyarakat, Direktorat Jendral

Penguatan Riset dan Pengembangan Kementrian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia.

- Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Universitas Negeri Gorontalo (LPPM-UNG)

- Mahasiswa KKN PPM Desa huntulohulawa tahun 2019

- Pemerintah desa bersama aparat desa - Seluruh masyarakat desa Huntulohulawa

- Semua pihak yang telah terlibat baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap pengembangan website ini.

Semoga sistem informasi desa ini dapat bermanfaat bagi semua khalayak, utamanya dalam menunjang pembangunan di desa Huntulohulawa.

Terima kasih

Penyusun

DAFTAR ISI

ACKNOWLEDGEMENT.................................................................................. i

DAFTAR ISI .................................................................................................. ii

1. PENGANTAR........................................................................................ 1

2. MENU WEBSITE ................................................................................. 2

3. PENGGUNAAN MENU ......................................................................... 6

3.1. Beranda.............................................................................................. 6

3.2. Profil Desa .......................................................................................... 7

3.3. Data Kependudukan .......................................................................... 8

3.4. Peta desa .......................................................................................... 11

3.5. Publikasi .......................................................................................... 13

3.6. Tentang Kami ................................................................................... 14

3.7. Kotak saran ...................................................................................... 15

3.8. Login ................................................................................................ 15

4. PENGELOLAAN KONTEN WEBSITE .................................................. 16

4.1. Olah Data Penduduk ........................................................................ 18

4.2. Peta Desa ......................................................................................... 21

4.3. Olah file publikasi ............................................................................ 22

4.4. Kotak Surat ...................................................................................... 24

4.5. Visi misi ........................................................................................... 24

4.6. Menu Warta Desa ............................................................................. 25

4.7. Menu Surat Menyurat ...................................................................... 27

4.8. Menu olah papan info ....................................................................... 27

4.9. Menu perangkat desa ....................................................................... 29

5.0. Menu pengaturan akun .................................................................... 30

5.1. Menu galeri foto dan video ................................................................ 31

1

1. PENGANTAR

Sistem Informasi Desa Huntulohulawa adalah aplikasi berbasis webGIS

(Website Geographic Information System), selanjutnya disebut website, yang

dirancang dengan teknik responsive web design (RWD) sehingga mampu

secara adaptif menyesuaikan tampilan konten yang disajikan mengikuti

perangkat pengaksesnya.

Website ini dibuat dengan bahasa pemrograman PHP (Hypertext

Prepocessor), database mySQL, Javascript disertai Google Maps API

(Application Protocol Interface) dan merupakan pengembangan dari hasil

kegiatan penelitian dan pengabdian yang dilakukan pada tahun-tahun

sebelumnya.

Beberapa pengembangan dilakukan untuk meningkatkan beberapa

fungsi dan fitur yang telah ada, antara lain :

- Basis data kependudukan terintegrasi dengan website, dengan peningkatan

fitur filtering data dengan opsi kategori yang lebih beragam,

- visualisasi sebaran data kependudukan berbasis sistem informasi geografis

(SIG),

- penambahan data visual bangunan tinggal,

- Visualisasi lokasi kantor desa dan wilayah administrasi desa berbasis GIS

(memakai Google Maps),

- Basis data dasawisma yang juga didukung oleh sajian informasi berbasis

spasial.

- Fitur kotak surat dan managemen informasi dalam lingkup desa,

- Download file peta resolusi tinggi dan informasi spasial sebaran penduduk,

- Publikasi infografis desa, profil desa, monografi desa, dan desa

Huntuluhulawa dalam angka.

- Peraga layar lebar papan informasi digital untuk sajian informasi

pengumuman, agenda serta presensi aparat desa,

- Fitur grafik interaktif untuk sajian informasi kependudukan berbasis pada

data terkini yang tersedia dalam basisdata,

- Pembuatan dan pengarsipan surat keluar terintegrasi dengan basisdata,

- Galery foto dan video yang terintegrasi dengan akun berbagi pakai video

secara daring.

2

Pada saat tulisan ini dibuat, website telah dapat diakses secara global

pada alamat http://huntulohulawa.desa.id atau http://huntulohulawa.com.

Tampilan website pada saat dieksekusi diberikan pada gambar berikut.

Gambar 1.1 Tampilan halaman awal

2. MENU WEBSITE

Halaman awal seperti yang diberikan pada gambar 1.1, dibagi menjadi

5 bagian besar, yakni

a. Header, memuat logo dan identitas website

b. Menu utama, terletak dibawah header yang memuat menu

1) Beranda, halaman awal yang terbuka ketika alamat website dibuka,

memuat tulisan selamat datang, grafik interaktif, berita seputar

desa dan menu navigasi di sebelah kiri.

2) Profil desa, memuat menu

i. Sejarah desa, menyajikan artikel mengenai sejarah

terbentuknya desa.

ii. Visi & Misi, menyajikan visi dan misi pemerintah desa.

iii. Pemerintah desa, menyajikan struktur organisasi pemerintah

desa.

3

iv. BPD & LPM, menyajikan struktur organisasi lembaga Badan

Perwakilan Desa (BPD) dan LPM (Lembaga Pemberdayaan

Masyarakat Desa),

v. PKK & Karang Taruna, menyajikan struktur organisasi

Pembinaan Kesejahteraan Keluarga dan Karang Taruna,

vi. Majelis Taklim, menyajikan struktur organisasi Majelis Taklim,

vii. Rukun Duka, menyajikan struktur organisasi Rukun Duka,

viii. Arisan Pengajian, menyajikan struktur organisasi Arisan

Pengajian,

ix. Dasa Wisma, menyajikan lokasi ketua dasa wisma berbasis GIS

memakai rujukan peta Google Maps,

x. Lensa Kegiatan Desa, menyajikan dokumentasi kegiatan yang

pernah diselenggarakan oleh desa.

3) Data Kependudukan, menyajikan informasi kependudukan desa

bongopini berbasis GIS, dengan rujukan peta Google Maps.

4) Peta desa, memuat menu

i. Sebaran Penduduk, menyajikan lokasi seluruh kepala keluarga

yang bermukim di desa Huntulohulawa, disajian berbasis GIS

dengan peta rujukan Google maps

ii. Lokasi kantor desa, menyajikan visualisasi mode satelit Google

Maps untuk titik koordinat lokasi kantor desa

iii. Wilayah desa, menyajikan visualisasi mode satelit Google Maps

wilayah administratif desa beserta batas-batas desa,

iv. Peta Administrasi desa, memuat peta administrasi desa dalam

bentuk citra satelit, skala 1:2500 dan merupakan produk hasil

KKN PPM desa Huntulohulawa tahun 2019.

v. Peta peruntukan lahan, memuat peta peruntukan lahan desa

Huntulohulawa dalam bentuk peta tematik, skala 1:2500 dan

merupakan produk hasil KKN PPM desa Huntulohulawa tahun

2019.

vi. Peta dasawisma, memuat peta posisi ketua dasawisma desa

Huntulohulawa dalam bentuk peta tematik, skala 1:2500 dan

4

merupakan produk hasil KKN PPM desa Huntulohulawa tahun

2019.

5) Publikasi, memuat menu untuk download publikasi buku profil

desa, monografi desa dan dokumen penting desa lainnya, yakni:

i. Laporan realisasi APBD,

ii. Infografis anggaran desa Huntulohulawa tahun 2019

iii. Buku profil desa Huntulohulawa - Data Dasar Keluarga,

iv. Buku profil desa Huntulohulawa - Potensi desa,

v. Buku profil desa Huntulohulawa - Tingkat perkembangan,

vi. Monografi Desa Huntulohulawa,

vii. Huntulohulawa dalam Angka,

viii. Perhitungan peta desa,

ix. Panduan penggunaan website.

6) Tentang kami, memuat informasi dan foto pemerintah desa dan

dosen pendamping, peserta KKN PPM, serta supporting team.

7) Kotak saran, menyajikan surat yang masuk dan fasilitas untuk

mengirimkan surat terbuka kepada pengelola sistem dan

pemerintah desa,

8) Login, akses untuk administrator.

c. Side menu, memuat menu

1) Desa Huntulohulawa, memuat

i. Data kependudukan

ii. Data dasawisma

iii. Lensa kegiatan desa

2) Publikasi, sama dengan point no. 2e

3) Lokasi kantor desa, sama dengan point no. 2e bagian ii,

4) Wilayah desa, sama dengan point no. 2e bagian iii,

5) Papan informasi, portal akses untuk sajian papan informasi

digital yang memuat pengumuman, agenda dan presensi aparat

desa secara real time.

6) Webstat, memuat catatan/log statistik kunjungan pengguna

website desa.

5

d. Main content, berisi konten dinamis hasil eksekusi sesuai menu yang

dipilih.

e. Footer, menyajikan copyright dan alamat desa.

Buku panduan ini disusun untuk menjadi rujukan bagi pemanfaatan website,

dan dibagi dalam dua bagian besar, yakni

Penggunaan menu, ditujukan untuk user, yakni para pihak yang

memanfaatkan informasi yang tersaji pada website, dan

Pengelolaan Konten website, ditujukan untuk administrator pengelola

data dan informasi yang merupakan konten/sajian utama dari website

dimaksud.

Lebih lanjut kedua bagian dimaksud diuraikan berturut-turut pada bagian

berikutnya.

6

3. PENGGUNAAN MENU

Menu terletak pada bagian menu utama dan side menu. Akses atas

menu pada bagian ini memilik hasil yang sama untuk menu yang sama.

Penjelasan penggunaan menu selanjutnya diberikan berturut-turut berikut.

3.1. Beranda

Eksekusi menu ini akan memberikan hasil seperti pada gambar

berikut.

7

3.2. Profil Desa

Menu profil desa memuat Sejarah desa, Visi & Misi, Pemerintah desa,

BPD & LPM, PKK & Karang Taruna, Majelis Taklim, Rukun Duka, Arisan

Pengajian, Dasa Wisma dan Lensa Kegiatan Desa.

Dengan memilih salah satu menu yang ditawarkan, maka selanjutnya

informasi terkait akan ditampilkan pada bagian ‘main content’. Contoh

berikut diberikan untuk hasil eksekusi dari menu pemerintah desa.

Selanjutnya menu lainnya juga dieksekusi dengan cara yang sama.

8

3.3. Data Kependudukan

Hasil Eksekusi menu data kependudukan diberikan pada gambar

berikut.

Pada halaman ini terdapat menu-menu penunjang yang

penggunaannya dijelaskan sebagai berikut.

Show entires; berfungsi untuk menentukan jumlah

data yang ingin ditampilkan.

Search; berfungsi sebagai tempat mencari data yang

inign dicari, dengan mengetik nama yang ingin dicari.

Filter; digunakan untuk menyaring/memfilter atau

membatasi range pencarian berdasarkan dusun, kategori, maupun

informasi detail lainnya. Penggunaan menu ini dijelaskan secara

grafis berikut.

9

Grafis diatas melukiskan hasil eksekusi filter untuk penduduk

dengan golongan darah AB yang ada pada dusun 1.

lihat detail, berfungsi untuk melihat lebih detail item

data yang dipilih. Eksekusi menu lihat detail akan menampilkan detail

10

data penduduk sesuai dengan yang di klik. Info detail meliputi data

kependudukan detail sesuai nama yang dipilih, dilengkapi dengan

sajian berbasis geografis dengan referensi google maps serta sajian

visual tempat tinggal penduduk dimaksud, seperti diberikan pada

gambar berikut.

Pada tampilan detail data ini disediakan menu Map &

Satelite, yang berfungsi untuk menentukan model peta yang ingin di

tampilkan, dengan dua pilihan yaitu mode satelit atau terrain mode.

Next & Prev; digunakan untuk pindah ke halaman

selanjutnya atau sebelumnya.

11

3.4. Peta desa

Peta desa, memuat menu sebaran penduduk, lokasi kantor desa,

wilayah desa, peta administratif desa, peta peruntukan lahan dan

peta dasawisma.

Menu sebaran penduduk, penggunaan menu ini diberikan secara grafis

berikut.

12

Menu Lokasi kantor desa dan wilayah desa, eksekusi menu ini akan

menghasilkan visualisasi peta citra google maps pada titik koordinat

lokasi kantor desa dan wilayah desa huntulohulawa dengan batas desa

yang kontras berwarna merah.

Menu Peta administratif desa, peta peruntukan lahan dan peta

dasawisma; Cara penggunaan menu untuk ketiga jenis peta ini sama.

Hasil eksekusi tiga opsi menu ini akan menyajikan jenis peta resolusi

rendah sesuai opsi yang dipilih. Sajian peta ini memungkinkan

pengguna untuk mengunduh peta yang diinginkan.

Gambar berikut memperlihatkan contoh kasus ketika opsi menu peta

dasawisma dipilih dan dieksekusi.

13

3.5. Publikasi

Menu ini digunakan untuk download publikasi buku profil desa,

monografi desa dan dokumen penting desa lainnya.

Dengan memilih salah satu menu, secara otomatis akan

mendownload berkas (dalam bentuk pdf) sesuai menu yang dipilih

dan/atau ditampilkan pada browser (jika plugin-nya tersedia).

Untuk contoh kasus berkas data dasar keluarga diberikan pada

gambar berikut.

14

3.6. Tentang Kami

Eksekusi menu ini akan menampilkan struktur pemerintahan dan

foto aparat desa yang menjabat saat ini (tahun 2019) di Desa

Huntulohulawa, beserta dosen dan peserta KKN PPM, seperti diberikan

pada gambar berikut.

15

3.7. Kotak Saran

Eksekusi menu ini selanjutnya akan menyajikan halaman yang berisi

surat yang masuk dan menyediakan fasilitas untuk mengirimkan surat

terbuka kepada pengelola sistem dan pemerintah desa, baik berupa

pendapat, kritik maupun saran atau informasi penting lainnya. Setiap

surat yang masuk membutuhkan verifikasi dari administrator untuk

ditampilkan.

3.8. Login

Menu ini merupakan akses untuk administrator, yaitu pihak yang

dipercayakan untuk mengelola konten dari keseluruhan website.

Penggunaan secara umum menu ini diberikan pada bab tersendiri di

bagian berikutnya.

16

4. PENGELOLAAN KONTEN WEBSITE

Pengelolaan konten website diakses melalui menu login, dan

selanjutnya akan menampilkan halaman verifikasi keamanan berikut.

Dengan memasukkan username dan password yang tepat, selanjutnya

akan membuka akses terhadap pengelolaan konten website. Konten website

dimaksud meliputi konten beranda, data kependudukan, peta desa,

publikasi, kotak surat, tentang kami ataupun gambar beserta video serta

keseluruhan konten yang menjadi sajian dari website. Pengetahuan terkait

dasar pengelolaan website, dasar pengelolaan basisdata dan atau

pengoperasian dasar internet mutlak harus dimiliki oleh pihak yang

dipercayakan mengelola website dimaksud.

Tampilan hasil eksekusi menu dari pengelolaan konten website

(administrator) tidak jauh berbeda dengan tampilan menu untuk pengguna.

Untuk akses administrator, menu yang ada telah ditambahkan dengan menu

untuk mengubah (edit), menambah (tambah data), dan/atau menghapus

(delete) data.

Gambar berikut memperlihatkan tampilan hasil eksekusi halaman

awal menu administrator. Pengelolaan konten website dapat dilakukan

dengan mengeksekusi menu yang ditandai dengan kotak merah dengan garis

putus-putus. Menu ini diberi tanda/caption berupa ‘edit’, ‘tambah data’,

‘upload’, ‘hapus postingan’, atau caption lain yang sesuai dengan

peruntukannya.

17

Menu admin meliputi pengelolaan seluruh konten website ditambah dengan

- Menu kotak surat untuk pengelolaan kotak saran yang masuk,

- Menu surat menyurat untuk pembuatan dan pengarsipan surat keluar,

- Menu olah papan info

- Menu perangkat desa

- Menu pengaturan akun

Selanjutnya secara umum, beberapa contoh penggunaan menu (yang

dianggap penting) untuk akses administrator diberikan secara grafis berikut.

18

4.1. Olah Data Penduduk

Hasil Eksekusi menu data kependudukan diberikan pada gambar

berikut.

Untuk menambah data penduduk baru, pilih menu tambah data

lalu akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini, pada tampilan

input data admin dapat mengisi biodata penduduk seperti nama,

no.rumah dll. Untuk form upload file gambar, admin dapat memilih file

dengan menekan tombol “choose file”. Setelah data yang diisi telah sesuai

admin dapat menekan tombol “simpan” untuk menyimpan data.

19

Untuk melihat detail data penduduk, tekan tombol detail maka akan

muncul tampilan gambar seperti ini

20

Proses selanjutnya, yaitu ubah data penduduk yang terdapat pada bagian

opsi tekan tombol “edit”, maka akan muncul gambar seperti ini

Proses selanjutnya, adalah hapus data penduduk. Dimana sebelum

menghapus, admin harus memilih data yang akan dihapus. Kemudian

akan muncul notifikasi konfirmasi hapus data, tekan tombol “Ok” untuk

menghapus data.

21

4.2. Peta Desa

Pada menu peta desa terdapat peta sebaran penduduk, lokasi kantor desa

Huntulohulawa, wilayah desa Huntulohulawa, peta administrasi desa,

peruntukkan lahan desa, dasa wisma desa. Untuk menambah, merubah

dan memberikan keterangan peta, menghapus peta dapat mengklik

tombol “Edit”.

22

Untuk menghapus foto dapat mencentang bagian “Hapus Peta Ini”,

menambahkan peta dapat menekan tombol “Choose File” dan memberikan

konten/keterangan pada peta dapat menambahkan pada kolom. Dan

kemudian tekan tombol “simpan” untuk menyimpan hasil edit-an.

4.3. Olah File Publikasi

Pada menu File Publikasi terdapat arsip dari file dokumen. Pada menu

ini admin dapat menambah file, mengdonwload file dan menghapus file.

Untuk menambah file admin dapat menekan tombol “tambah file” .

Untuk menambah file admin perlu menginput nama file dan memilih file

yang akan di upload, kemudian tekan upload.

23

Terdapat dua pilihan aksi pada tampilan menu olah file publikasi. Admin

hanya perlu memilih untuk mendowonload atau menghapus file

24

4.4. Kotak Surat

Pada menu kotak surat berisikan pesan dari pengguna yang belum

dikonfirmasi dan sudah dikonfirmasi oleh admin.

Pada pesan yang belum dikonfirmasi, ada beberapa tombol. Ada

tombol “konfirmasi”. Ketika mengklik tombol konfirmasi maka pesan akan

dipindahkan pada kolom pesan yang sudah dikonfirmasi dan pesan yang

belum dikonfirmasi tidak akan tayang lagi di pada halaman beranda. Pada

tombol “Edit” dan “Hapus” untuk merubah tata bahasa atau menghapus

pesan yang tidak senonoh/tidak sesuai serta mengandung konteks

negatif.

4.5. Visi misi

Pada menu Visi & Misi berisi tentang Visi & Misi desa.

25

Pada tombol “Edit” dipergunakan untuk mengubah isi konten dari visi & misi

setelah diubah kemudian di simpan.

4.6. Menu Warta Desa

Warta desa adalah fitur yang memuat informasi kegiatan-kegiatan yang

terjadi di desa. Ada tombol “Tambah Informasi”, “Edit”, dan “Hapus

Postingan” yang ada pada fitur warta desa tersebut.

26

Tombol “+ Tambah Informasi” digunakan saat admin ingin memposting

kegiatan desa. Ketika admin ingin memposting informasi kegiatan desa

admin harus mengisi judul foto pada kolom isi, harus menetukan

tanggal, dan memilih gambar yang akan diupload pada tombol “Choose

File” dan mengisi nama pengirim setelah semua selesai informasi

disimpan.

27

4.7. Menu Surat Menyurat

Menu Surat Menyurat dimana admin dapat membuat surat-surat untuk

keperluan surat yang dikeluarkan oleh kantor desa.

Pejabat : Berfungsi untuk menampilkan daftar nama pejabat yang ingin

digunakan sebagai penerbit surat.

Surat-surat : Berfungsi untuk menampilkan daftar format surat

yang ingin digunakan.

Surat Baru : Berfungsi untuk menambahkan format surat baru

yang ingin ditambahkan sebagai format tetap yang dapat diakses

melalui menu surat-surat.

4.8. Menu Olah Papan Info

Pada menu pengumuman admin dapat menambahkan

pengumuman/berita yang akan disampaikan kepada masyarakat maupun

28

aparat desa. Saat admin ingin menambah pengumuman akan muncul

seperti dibawah ini :

Pada menu agenda admin dapat menambahkan agenda/kegiatan apa saja

yang akan dilakukan di desa.

Saat admin ingin menambah agenda/kegiatan akan muncul gambar

dibawah ini :

Pada menu absensi admin dapat mengisi daftar hadir dari pegawai desa

huntulohulawa.

29

4.9. Menu Perangkat Desa

Pada Menu perangkat desa digunakan untuk mengatur pengguna sistem.

Saat admin ingin menambah pengguna admin harus melengkapi data

pengguna yang baru.

30

5.0. Menu Pengaturan Akun

Menu Pnegaturan akun adalah menu dimana admin dapat merubah

username dan password.

31

5.1. Menu Galeri Foto Dan Video

Admin dapat menambah gambar kegiatan desa dengan menekan tombol “

+ Tambah Gambar”. Ketika admin menekan tombol “ + Tambah Gambar”

akan muncul seperti gambar berikut :

32

Pada saat admin mengupload gambar kegiatan admin harus mengisi nama

file, dan memilih file. Setelah gambar diupload maka akan muncul pada

daftar gambar.

Pada menu video lensa kegiatan admin dapat mengupload video dengan

menekan Tombol “ + Tambah URL Video” dan akan muncul gambar seperti

dibawah ini :

33

Untuk mengupload video admin hanya perlu mengisi nama video dan URL

Video yang terdapat pada youtube. Setelah ditambahkan akan muncul

pada daftar URL video.

34