modul e-daftar (sesi 2014/2015)

1 Dokumen Teknikal Modul eDaftar Hak cipta © 2014 Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (CICTS)

PANDUAN PENGGUNA

Modul e-Daftar

(Sesi 2014/2015)

Disediakan Oleh : Zurairah Binti Jon Versi : 2.0

Projek Sistem Maklumat Pelajar

Unit Pengurusan Sistem Aplikasi

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi


ISI KANDUNGAN

1.0 PENDAHULUAN………………………………………………3

2.0 OBJEKTIF………………………………………………………..4

3.0 PENGGUNA SASARAN…………………………………….5

3.1 ENTINITI LAIN…………………………………………………5

4.0 LANGKAH-LANGKAH PENGGUNAAN……………….6

4.1 Laman Semakan Kemasukan Mahasiswa baru…………………………..6

4.1.1 Pilihan Menerima Tawaran…………………………………………11

4.1.2 Pilihan Menolak Tawaran……………………………………………17

4.1.3 Pilihan Menangguhkan Keputusan………………………………18

4.1.4 Muat turun Borang-Borang yang Diperlukan……………….20

4.2 Laman Pendaftaran Mahasiswa Baru………………………………………..21

4.2.1 PROSES PENDAFTARAN………………………………………………..21

4.2.2.1 Mengemaskini Maklumat Peribadi……………………….28

4.2.2.2 Mengemaskini Maklumat Waris……………………………29

4.2.2.3 Mengemaskini Maklumat Kesihatan……………………..30

4.2.2.4 Membuka Akaun Pelajar……………………………………….31

4.2.2.5 Mencetak Slip Pendaftaran……………………………………37


1.0 PENDAHULUAN

Semenjak SMP diperkenalkan pada tahun 1998 urusan kemasukan dan

pendaftaran pelajar baru dilaksanakan dengan cara di mana para calon pelajar perlu

menyempurnakan proses-proses pendaftaran di beberapa lokasi yang berasingan

pada hari pendaftaran sebelum sah menjadi pelajar UNIMAS.

Proses pendaftaran pelajar baru bermula sebelum hari pendaftaran pelajar

lagi di mana para calon pelajar akan menerima satu pakej melalui pos yang

mengandungi Surat Tawaran Kemasukan ke Universiti, Kad Jawapan Penerimaan

Tawaran, Panduan Kemasukan dan borang-borang yang perlu diisi dan diserahkan

pada hari pendaftaran. Kad Jawapan Penerimaan Tawaran hendaklah diisi dan

diposkan semula ke pihak universiti sebelum tarikh tutup yang ditetapkan.

Pada hari pendaftaran, para calon pelajar perlu melakukan proses-proses

yang berikut di lokasi-lokasi berasingan seperti yang telah ditetapkan :

a. Pendaftaran Kolej

b. Pembayaran dan pengesahan pembayaran yuran pendaftaran pelajar

c. Pendaftaran Fakulti

d. Pendaftaran Minggu Aluan Pelajar

Perlaksanaan pendaftaran menggunakan kaedah ini telah menimbulkan

beberapa masalah dan isu :

1. Tempoh untuk menyelesaikan urusan pendaftaran bagi seorang calon

pelajar memerlukan masa yang panjang kerana pelbagai jenis urusan

perlu dilalui.

2. Para calon pelajar perlu berbaris panjang beberapa kali bagi menunggu

giliran bagi setiap urusan.

3. Ada calon pelajar yang keliru dan tersesat kerana masih belum arif

tentang lokasi yang berbeza-beza bagi setiap urusan.


4. Ibubapa atau penjaga calon pelajar berasa risau dan kurang selesa akan

keselamatan anak-anak mereka yang perlu menyelesaikan pelbagai

urusan di pelbagai lokasi berlainan.

5. Kesesakan ruang menunggu untuk tetamu kerana para ibubapa lazimnya

menunggu anak-anak mereka sehingga selesai membuat urusan

pendaftaran.

6. Ramai petugas (Liaison Officer) diperlukan bagi menangani pelbagai

masalah yang mungkin timbul akibat daripada permasalahan di atas.

Untuk mengatasi masalah-masalah ini, satu kaedah baru telah dicadangkan bagi

memudahkan dan meringkaskan pendaftaran sedia ada. Beberapa proses telah

dikenalpasti bagi meningkatkan tahap efisiensi pendaftaran sekaligus mengurangkan

urusan serta tempoh keseluruhan pendaftaran. Selaras dengan itu, pembangunan

modul ini telah dicadangkan bagi membantu perlaksanaan kaedah baru ini.


2.0 OBJEKTIF

a) Memudahkan dan meringkaskan kaedah pendaftaran sedia ada bagi mengurangkan

jumlah urusan dan tempoh pendaftaran bagi setiap pelajar pada hari pendaftaran.

b) Membolehkan semua urusan pendaftaran dilaksanakan di satu lokasi sahaja (one-

stop-center).

c) Memudahkan pihak BPPs mencerap maklumat tambahan.

d) Memudahkan pihak Pejabat Bendahari mengutip bayaran yuran

3.0 PENGGUNA SASARAN

a) Pengguna Utama

i. Bahagian Pusat Pengajian Prasiswazah (BPPs)

b) Pengguna Akhir (End User)

i. Calon Pelajar

3.1 Entiti–Entiti Lain

Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)

Timbalan Ketua Pegawai Sistem Maklumat, CICTS

Pejabat Bendahari

Unit Pengurusan Server, CICTS

Unit Rangkaian, CICTS

Bank yang dilantik bagi pembayaran yuran


4.0 LANGKAH-LANGKAH PENGGUNAAN

4.1 LAMAN SEMAKAN KEMASUKAN MAHASISWA BARU

1. Sebelum membuat pendaftaran secara online, calon pelajar yang berjaya

haruslah membuat semakan status kemasukannya terlebih dahulu.

2. Semakan kemasukan ini bertujuan untuk memastikan calon pelajar

mengesahkan diri menerima tawaran daripada pihak universiti.

3. Pautan yang perlu dilayari adalah seperti berikut

https://estudent.unimas.my/eDaftar/semakan

4. Apabila sistem telah dibuka, calon pelajar akan melihat paparan seperti

Rajah1 untuk membuat semakan.

Rajah 1 : Paparan hadapan Laman Semakan Kemasukan

https://estudent.unimas.my/eDaftar/semakan


5. Taipkan nombor Kad Pengenalan dan Nombor Semakan(Nombor semakan boleh didapati

melalui Sistem Pesanan Ringkas [SMS] )pada ruang yang disediakan.

6. Klik pada butang

7. Jika nombor kad pengenalan atau Nombor Semakan yang dimasukkan adalah salah, paparan

Rajah 2 akan dapat dilihat.

8. Sekiranya semua maklumat di isi dengan betul, pemohon yang berjaya akan melihat paparan

berikutnya seperti dalam Rajah 5.

9. Manakala, jika pemohon yang tidak tersenarai sebagai calon pelajar UNIMAS, maka paparan

seperti Rajah 3 akan dipaparkan.

Rajah 2 : Skrin berikut dipaparkan sekiranya Nombor Kad Pengenalan yang salah dimasukkan.


Rajah 3 : Skrin berikut dipaparkan sekiranya pemohonan anda tidak berjaya.


Rajah 4 : Skrin sila hubungi talian dipaparkan.


Rajah 5 : Skrin memaparkan pengesahan penerimaan penawaran ke UNIMAS


4.1.1 PILIHAN MENERIMA TAWARAN

1. Pemohon yang berjaya iaitu calon pelajar dikehendaki untuk membuat pilihan sama

ada untuk menerima, menolak atau menangguhkan keputusan sehingga tamat

tempoh yang telah ditetapkan.

2. Sekiranya calon pelajar memilih untuk menerima tawaran, satu kotak mesej akan

dipaparkan seperti dalam Rajah 7 untuk kepastian calon menerima tawaran

tersebut.

Rajah 6 : Calon pelajar membuat pilihan untuk menerima atau menolak tawaran

Rajah 7 : Mesej kepastian untuk menerima tawaran

1. Klik butang untuk meneruskan semakan dan skrin berikut akan dipaparkan.

2. Rajah 8 dibawah memaparkan semua maklumat dan perkara yang perlu disediakan dan

dilakukan oleh calon pelajar untuk proses pendaftaran.

Memilih untuk menerima, menolak dan menangguh tawaran


Rajah 8 : Perkara-perkara yang perlu disediakan oleh calon pelajar.


3. Calon pelajar perlu mencetak surat tawaran serta muat turun beberapa borang untuk

dilengkapkan oleh calon pelajar. Contoh surat tawaran boleh dirujuk pada Rajah 9.

Pautan untuk muat turun panduan mencetak turut disediakan. Jika anda klik pada

pautan tersebut, rajah seperti dibawah akan dipaparkan.

4. Surat tawaran ini akan ditunjukkan kepada petugas semasa melapor diri pada hari

pendaftaran di UNIMAS.

5. Selain itu pembayaran perlu dibuat terlebih dahulu, kerana nombor rujukan pada bil

amat diperlukan. Ini kerana nombor tersebut akan digunakan di laman login untuk

proses pendaftaran.


Rajah 9 : Contoh Surat tawaran yang perlu dicetak oleh calon pelajar


Rajah 10: Syarat-syarat Tawaran Kemasukan yang disertakan bersama surat tawaran.


6. Pembayaran boleh di buat di mana-mana cawangan Bank Islam sama ada melalui perbankan

internet, kuanter ataupun mesin ATM.

7. Pautan untuk muat turun panduan bagi proses pembayaran ada disertakan.

4.1.2 PILIHAN MENOLAK TAWARAN

1. Sekiranya calon pelajar ingin menolak tawaran tersebut, tandakan pada pilihan menolak

yang boleh dilihat seperti Rajah 11 dan mesej kepastian untuk menolak tawaran tersebut

akan dipaparkan.

Rajah 11 : Paparan mesej kepastian untuk menolak tawaran

2. Klik untuk meneruskan proses penolakan tawaran dan laman berikut akan

kelihatan .

3. Sekiranya anda memilih pilihan menolak, maka calon pelajar tidak akan dibenarkan

mendaftar lagi kerana anda telah menolak tawaran ini. Rajah seperti di bawah akan

dipaparkan.


Rajah 12 : Makluman menyatakan bahawa calon pelajar telah sah

4.1.3 PILIHAN MENANGGUHKAN KEPUTUSAN

1. Calon pelajar yang masih belum membuat keputusan sama ada untuk menerima ataupun

menolak tawaran, mereka masih diberi peluang untuk berbuat demikian.

2. Sekiranya calon pelajar memilih untuk menangguh tawaran, satu kotak mesej akan

dipaparkan seperti dalam Rajah 13 untuk kepastian calon menangguh tawaran tersebut.

3. Pilihan untuk menangguhkan keputusan boleh dipilih dan calon pelajar boleh menerima

tawaran sehingga tempoh yang telah ditetapkan.

Rajah 13 : Skrin dan mesej kepastian untuk menangguhkan keputusan.

4. Klik jika anda pasti untuk menangguhkan keputusan dan anda boleh semula

ke laman ini setelah keputusan dicapai.


5. Apabila calon pelajar login semula ke laman ini, satu paparan skrin akan memaklumkan

bahawa calon pelajar masih belum mendaftar. Lihat rajah 14 di bawah

Rajah 14 : Skrin memaklumkan bahawa calon pelajar memilih untuk menangguh keputusan.

6. Calon pelajar perlu memulakan pendaftaran sebelum tarikh tutup setuju terima tawaran

tersebut

4.1.4 MUAT TURUN BORANG-BORANG YANG DIPERLUKAN

1. Seperti yang telah dimaklumkan dalam laman semakan, terdapat beberapa jenis borang

yang perlu dimuat turun oleh calon pelajar.

2. Borang-borang ini perlu disediakan dan dilengkapkan sebelum diserahkan semasa hari

pendaftaran di UNIMAS nanti.

3. Borang-borang tersebut adalah seperti berikut:

a) Borang Maklumat Peribadi Pelajar (LAMPIRAN 1)

b) Borang Laporan Pemeriksaan Kesihatan (LAMPIRAN 2)

c) Borang Perakuan Kebenaran Bius & Pembedahan (LAMPIRAN 3)

d) Borang Akuan Pemberian Kuasa (LAMPIRAN 4)

e) Borang Ikrar pelajar (LAMPIRAN 5)

f) Kod Perlakuan Pelajar (LAMPIRAN 6)

g) Borang Kad Matrik (LAMPIRAN 7)

h) Borang Soal Selidik Penyajian Makanan (LAMPIRAN 8)


4.2 LAMAN PENDAFTARAN MAHASISWA BARU

4.2.4 PROSES PENDAFTARAN

1. Proses pendaftaran hanya boleh dilakukan sekiranya calon pelajar telah mengesahkan

diri menerima tawaran kemasukan ke UNIMAS.

Rajah 15 : Skrin Laman Pendaftaran Mahasiswa Baru

2. Dengan melayari pautan yang telah diberikan, calon pelajar akan dipaparkan skrin

seperti dalam rajah diatas. (https://estudent.unimas.my/eDaftar/daftar)

3. Masukkan nombor kad pengenalan .

4. Rajah16 memaparkan kaedah membuat pembayaran

5. untuk mendapatkan nombor rujukan bil pada resit pembayaran yuran di Bank Islam.

https://estudent.unimas.my/eDaftar/daftar


Rajah 16 : Skrin memaparkan Kaedah Pembayaran


Rajah 17 : Skrin Butiran Pembayaran


Rajah 18 : Contoh Nombor Rujukan Bil Bank Islam


Rajah 19 : Memilih sama ada meneruskan atau menangguhkan pendaftaran

1. Rajah 21 di bawah, adalah paparan setelah maklumat di isi dengan betul.

2. Di laman ini, calon pelajar akan di ingatkan dengan perkara-perkara yang perlu dilakukan

sebelum mendaftar.

3. Calon pelajar harus memilih sama ada untuk meneruskan atau menangguhkan pendaftaran.

4. Sekiranya keperluan tersebut telah dipenuhi, pilih pilihan yang betul dan klik pada butang

untuk meneruskan proses pendaftaran.

5. Satu mesej kepastian akan dipaparkan seperti dalam rajah dibawah. Ini adalah untuk

memastikan semua keperluan yang dinyatakan telah dilengkapkan.

Rajah 20 : Mesej kepastian jika ingin meneruskan pendaftaran


LANGKAH –LANGKAH PROSES PENDAFTARAN

Rajah 21 : Senarai proses yang akan dibuat semasa mendaftar

1. Dalam Rajah 23 diatas , calon pelajar akan dimaklumkan mengenai apa yang perlu dilakukan

dan mengikut senarai yang telah dipaparkan.

2. Terdapat lima langkah mudah untuk melaksanakan proses pendaftaran ini.

3. Klik pada butang bagi memulakan proses pendaftaran dan klik

pada butang untuk tangguhkan pendaftaran.

4. Jika anda memilih untuk menangguhkan pendaftaran, skrin seperti Rajah 23 akan di

paparkan.


Rajah 22 : Paparan jika calon pelajar memilih untuk menangguhkan pendaftaran.

1. Calon pelajar harus kembali semula ke laman ini untuk proses pendaftaran sehingga tarikh

yang telah diberitahu.

2. Kegagalan untuk berbuat demikian akan menyebabkan tawaran masuk ke universiti

dibatalkan secara automatik.


4.2.2.1 Langkah 1 - MENGEMASKINI MAKLUMAT PERIBADI

Rajah 23 : Skrin mengemaskini maklumat pelajar

1. Calon pelajar mengisi maklumat peribadi pada ruangan yang disediakan.

2. Setelah selesai, pastikan ruangan pada kotak dipilih untuk ke langkah yang seterusnya.

3. Ini adalah untuk memastikan bahawa calon pelajar telah mengisi maklumat yang betul dan

sah.

4. Langkah ini perlu dilakukan setiap kali calon pelajar ingin meneruskan proses pendaftaran.

Tandakan kotak ini untuk ke langkah seterusnya


4.2.2.2 Langkah 2 - MENGEMASKINI MAKLUMAT WARIS

Rajah 24: Mengemaskini Maklumat Waris

1. Calon pelajar juga perlu mengemaskini maklumat waris mereka. Contohnya maklumat bapa

atau ibu atau penjaga kepada calon pelajar.

2. Pastikan setiap ruangan yang disediakan dipenuhi dengan maklumat yang lengkap.

3. Tandakan ( ) pada kotak untuk ke langkah seterusnya.


4.2.2.3 Langkah3 - MENGEMASKINI MAKLUMAT KESIHATAN

Rajah 25: Mengemaskini maklumat kesihatan

1. Untuk ruangan ini calon pelajar haruslah menyatakan tentang masalah kesihatan yang

dialami.


2. Sekiranya masalah tersebut tidak tersenarai, sila catitkan pada ruangan lain-lain, yang telah

disediakan dalam laman tersebut.

3. Jika calon pelajar tidak mempunyai masalah kesihatan, tandakan pada ruangan tidak

mempunyai masalah kesihatan.

4.2.2.4 Langkah 4 - MEMBUKA AKAUN PELAJAR

Rajah 26 : Membuka akaun pelajar


1. Langkah seterusnya adalah membuka akaun pelajar. Akaun pelajar ini adalah akaun yang

akan digunakan bagi mengakses servis dan sistem yang ditawarkan oleh UNIMAS.

2. Nombor matrik pelajar akan dijadikan sebagai login secara automatik dan, pelajar hanya

perlu mencipta sendiri kata laluan mereka sahaja.

3. Pastikan calon pelajar tandakan ( ) pada kotak dan peka kepada perkara yang tercatat

pada ruangan tersebut.

1.2.2.5 Langkah 5 - MENCETAK SLIP PENDAFTARAN

Rajah 27 : Skrin memaparkan slip pendaftaran telah dicetak

1. Slip pendaftaran ini adalah bukti bahawa calon pelajar tersebut telah melakukan pendaftaran

mahasiswa secara online.

2. Slip seperti Rajah 28 akan dibawa bersama pada hari mendaftarkan diri di UNIMAS kelak.

3. Selesai mencetak slip pendaftaran, tandakan ( ) pada kotak yang disediakan dan klik pada

butang Klik di sini untuk proses akhir pendaftaran.


Rajah 28 : Skrin memaparkan Slip e-Daftar Mahasiswa baru UNIMAS


Rajah 29 : Skrin memaparkan Panduan mencetak slip E-Daftar


4.2.2.6 Selesai Pendaftaran - PENDAFTARAN BERJAYA


Rajah 30 : Mencetak slip pendaftaran

2. Skrin paparan berikut dapat dilihat jika calon pelajar telah berjaya membuat pendaftaran.

3. Dalam Rajah 30, pelajar akan dimaklumkan mengenai keperluan-keperluan yang perlu di

bawa semasa pendaftaran kolej kelak.

4. Langkah terakhir bagi proses pendaftaran ialah, mencetak slip pendaftaran.

5. Terdapat pautan panduan mencetak slip e-Daftar yang telah disediakan dalam laman seperti

Rajah29.

Muat turun surat tawaran

Klik disini untuk mencetak slip pendaftaran

Muat turun borang-borang

Muat turun Panduan Kemasukan


4.2.2.7 Langkah - MAKLUMAT UPIT DAN MAKLUMAT PINJAMAN/BIASISWA/TAJAAN

Rajah 31 : Skrin Memaparkam Maklumat UPIT

1. Url akan link ke sistem UPIT


Rajah 32 : Skrin memaparkan maklumat bagaimana mendapatkan pinjaman/biasiswa

1. Terdapat pautan yang telah disediakan dan pelajar boleh melayari terus ke laman tersebut.

modul e-daftar (sesi 2014/2015)

Documents