minit mesyuarat pengurusan pejabat … (iii ) sistem pementoran hendaklah diaktifkan supaya amalan...

1

MINIT MESYUARAT PENGURUSANPEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

BILANGAN 1 TAHUN 2012

TARIKH : 20 MAC 2012 (SELASA)

MASA : 9.00 PAGI

TEMPAT : BILIK MESYUARAT,TINGKAT 17, BANGUNAN SULTAN ISKANDAR,JALAN SIMPANG TIGA,KUCHING.

PENGERUSI : Y.BRS. ENCIK MOHAMED ZAHARI BIN RAZALI

KEHADIRAN: SEPERTI DI LAMPIRAN A

2

1. PERUTUSAN PENGERUSI

1.1 Pengerusi mengucapkan salam dan terima kasih di atas kehadiran semua pegawai ke MesyuaratPengurusan Pejabat SUPS Bil. 1 Tahun 2012.

1.3 Di dalam memperkemaskan sistem pengurusan Pejabat SUPS, Pengerusi menekankan beberapaperkara iaitu:

(i) Sekiranya terdapat pelepasan/keizinan untuk datang ke pejabat lewat, semua Ketua Unithendaklah memastikan terdapat kakitangan yang ditugaskan untuk membuka pintupejabat di Tingkat 3 dan 17, menjaga kaunter dan bilik Pejabat Y.Bhg. Datuk SUPS.

(ii) Beberapa kursus/bengkel dalaman telah dan akan dianjur sehingga Jun 2012 untukmemenuhi kriteria SSR dan setiap pegawai atau kakitangan yang tidak dapat mengikutikursus hendaklah memaklumkan secara bertulis kepada Unit PSM sebab-sebabketidakhadiran.

(iii) Sistem pementoran hendaklah diaktifkan supaya amalan ini menjadi benchmark kepadaJabatan/Agensi Persekutuan yang lain.

2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

2.1 Minit Mesyuarat Bilangan 8 Tahun 2011 bertarikh 21 Disember 2011 disahkan dengan pindaanseperti di bawah:

(i) Mukasurat 3 Para 2.1. (ii) (OS9600) dipinda kepada (OS96000);

(ii) Mukasurat 6 Para 3.2.3. (ii) untuk Tindakan JPPPS & TSUP;

(iii) Mukasurat 15 para 3.4.2. (i) Pembelian terus kenderaan tersebut dipinda kepadaPembelian bagi 2 kenderaan ganti yang dilupuskan.

(iv) Mukasurat 17 para 3.6.1. (i) Bayaran Tapak Bangunan Gunasama PersekutuanSamarahan dipinda kepada Tapak Bangunan Gunasama Persekutuan Samarahan.

(v) Mukasurat 18 pafa 3.6.7. (ii) iaitu penukaran karpet dan langsir di bawah OS32000 –DIGUGURKAN; (iii) Memasang penghawa dingin di BGS Miri dipinda kepada MenaiktarafBGS Miri; (iv) Memasang LCD dipinda kepada Menaiktaraf.

3

(vi) Mukasurat 19 para 3.7.2. baris ke-5 KGP dipinda kepada KGS.

MaklumanTindakan: Setiausaha

3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3.1. Unit Pentadbiran dan Pusat Sumber (Bahagian Khidmat Pengurusan)

BIL PERKARA TINDAKAN/MAKLUMBALAS

3.1.1. Lot Parkir Kenderaan

Mesyuarat dimaklumkan:

(i) Kerja-kerja upgrading Boom Gate telahdiberhentikan kerana pihak JKRmemaklumkan tiada peruntukan untukkerja-kerja tersebut. Perkara ini akandibincangkan semula dengan pihak JKRmenggunakan peruntukan tahun 2012. Tindakan: KPSUP

(ii) CCTV telah pun beroperasi sepenuhnya. Makluman

(iii) Lawatan mengejut oleh DewanBandaraya Kuching Selatan dan PejabatKesihatan Bahagian Kuching di kantindan tandas Kompleks PersekutuanKuching telah diadakan pada 14Februari 2012. Unit Pentadbiran akanmembuat tindakan susulan untukmendapatkan laporan berkenaanlawatan tersebut.

Draf laporan penemuan hasilpemeriksaan kantin oleh MajlisBandaraya Kuching Selatan (MBKS)telah diterima pada 29 Mac 2012 dantelah dipanjangkan kepada AWSB danUnit Pembangunan. Mesyuarat bagimembincangkan teguran tersebuttelah diadakan pada 13 April 2012bersama-sama dengan UnitPembangunan, Pengusaha Kantin danAWSB.

Tindakan: PSUP(P)

(iv) Unit Pentadbiran diminta mengemaskini rekod parkir di KompleksPersekutuan Kuching.

Rekod parkir telah dikemaskini darisemasa ke semasa oleh En AzrulPT(P)1 yang diselaraskan bersamadengan pihak AWSB.

Tindakan: PSUP(P)

4

3.1.2. Keselamatan Jabatan


(i) Latihan Asas Kebombaan untuk FireWarden dicadang diadakan pada 25hingga 26 April 2012.

(ii) Cadangan untuk turut menghantar FireWarden dari Wisma Persekutuan Blok 3Sibu bagi menyertai Latihan AsasKebombaan bagi Fire Warden yangbakal diadakan pada 25 – 26 April nanti.

(iii) Taklimat kesedaran kepada warga kerjaJabatan/Agensi Persekutuan KompleksSimpang Tiga bersama-sama FireWarden Jabatan/Agensi masing-masingakan diadakan pada 23 – 24 Mei 2012.

(iv) Sijil Perakuan Bomba akan dikeluarkansetelah pembayaran sijil diselesaikanoleh Syarikat Konsesi Ambang Wira.Unit ICT diminta memuatnaik SijilPerakuan Bomba dalam laman webpejabat nanti.

Latihan Asas Kebombaan untuk FireWarden ditukarkan tarikh kepada 19 –21 Jun 2012.

Tindakan: PSUP(P)

Disyorkan agar Fire Warden WismaPersekutuan Blok 3 Sibu menyertaiLatihan Asas Kebombaan di JabatanBomba dan Penyelamat Sibu dengankerjasama daripada AWSB sertaJawatankuasa PenyelarasPenyelenggaran Bangunan GunasamaPersekutuan Sibu bagi menjimatkankos.

Tindakan: PSUP(P)

Surat permohonan untuk mengadakanTaklimat Kesedaran Kebakaran telahdipanjangkan kepada pihak Bombapada 3 April 2012 melalui suratrujukan SUPS.204/1/1Jld2 (39).

Tindakan: PSUP(P)

Sijil Perakuan Bomba bagi BangunanSultan Iskandar dan Bangunan TunDatu Patinggi Tuanku Haji Bujang telahdiperolehi pada 29 Mac 2012 denganbayaran sebanyak RM 800.00 olehAWSB. Sijil tersebut telah dipamerkandi lobi BSI dan BTPH serta dimuatnaikdalam laman web jabatan.

Tindakan: PSUP(P)/PPTM

5

3.1.3. Cadangan Membuka Pusat Taman AsuhanKanak-kanak (Taska)

Mesyuarat dilaporkan Borang Kaji Selidik telahdiedar kepada semua Jabatan/Agensi diKompleks Persekutuan Simpang Tiga pada 16Januari 2012 dan status tindakan adalah dalamproses penilaian.

Sebanyak 20 keping borang kaji selidiktelah diedarkan kepada setiap jabatandi Kompleks Persekutuan Kuching.Berdasarkan hasil kajian, majoritiresponden 94% bersetuju denganpenubuhan taska di KompleksPersekutuan Kuching manakala 6%tidak bersetuju dengan penubuhantaska di Kompleks ini kerana lokasiyang tidak sesuai dan ruang yangterhad.

Tindakan: PSUP(P)

3.1.4. Pengurusan Risiko Jabatan


(i) Satu bengkel penyediaan PelanPengurusan Risiko Jabatan akandilaksanakan pada 2-3 April 2012 olehJabatan Keselamatan KesihatanPekerjaan (DOSH). Pelan tersebuthendaklah merangkumi komponenberikut:

a) Pelan Tindak Balas Kecemasanb) Pelan Tindak Balas Bencanac) Pengurusan Komunikasi Krisis

(ii) Pejabat ini turut menggunapakai PelanTindak Balas Kecemasan (ERP) AWSB.

Bengkel Model Fastrack PembangunanPKP (MFP PKP) 2012 akan diadakanpada 23-27 April 2012 jam 8.00 Pagihingga 5.00 Petang bertempat di BilikKuliah 1 & 2, Tingkat 1, BangunanINTAN Kampus Sarawak.

Tindakan: Unit PSM/PenyelarasOSH (PPT(P)/Unit Pentadbiran/Unit Pengurusan Harta/Unit ICT

Makluman

3.1.5. Kajian Kepuasan Pekerja SUPS

Borang soal selidik kajian kepuasan pekerjaakan diedarkan dalam Bulan Oktober dan akandinilai pada Bulan November 2012. Makluman

6

3.1.6. Pamplet Pejabat SUPS

Sebanyak 5,000 keping pamplet Pejabat SUPStelah diagihkan kepada Jabatan PelajaranNegeri Sarawak untuk edaran kepada PejabatPelajaran Daerah, Institusi Pendidikan dansekolah-sekolah di setiap bahagian di NegeriSarawak serta 1,000 keping dihantar kepadaArkib Negara Malaysia Cawangan Sarawak pada9 Januari 2012. Makluman

3.1.8. Pengurusan Rekod

Bengkel pengurusan fail dan rekod telahditangguhkan ke 12 - 13 April 2012 dan bengkeljadual pelupusan rekod jabatan masih kekalpada 30 mac 2012.

Bengkel Pengurusan Fail Dan Rekodoleh Jabatan Arkib Negara CawanganSarawak telah diadakan pada 13hingga 14 Jun 2012.

Tindakan: Unit PSM

3.1.9. Laporan Kepuasan Pelanggan TerhadapPerkhidmatan Ambang Wira Sdn. Bhd. Di BSIdan Bangunan TDPT Haji Bujang

Mesyuarat dimaklumkan secara keseluruhan,pencapaian tahap kepuasan pelangganterhadap perkhidmatan Syarikat KonsesiAmbang Wira Sdn. Bhd. di Bangunan SultanIskandar dan Bangunan Tun Datuk PatinggiTuanku Haji Bujang adalah 96.2%. Penemuankajian ini mendapati tahap kepuasan pelanggansangat memuaskan ekoran daripadakeberkesanan Mesyuarat Penyelarasan PejabatSUPS Dengan Syarikat Konsesi Ambang WiraSdn. Bhd. yang diadakan 4 kali setahun.Mesyuarat ini menekankan perkhidmatanpenyelenggaraan dan kebersihan di kompleksPersekutuan. Makluman

7

3.2. Unit Inovasi Dan Teknologi Maklumat (Bahagian Khidmat Pengurusan)


3.2.1. Amalan Persekitaran Berkualiti 5S

Mesyuarat mengambil maklum:

(i) Sijil Amalan Persekitaran Berkualiti 5S(MAMPU) akan tamat pada 10Disember 2012. Untuk pensijilan akandatang, Pejabat bercadang untukmendapat sijil daripada MAMPU danjuga MPC.

(ii) Tarikh lawatan penandaarasan ke SMKGedong belum ditetapkan lagi.

(iii) Zon Sape akan mengadakan gotongroyong perdana zon pada 31 Mac 2012.

Makluman

Tindakan: PSUP(K)

Tindakan: Ketua Zon Sape

3.2.2. MS ISO 9001:2008PKPA Bil. 2 Tahun 1996


(i) Bengkel Pemantapan Dokumentasi MSISO 9001:2008 akan diadakan mulai 21hingga 22 Mac 2012 di Bilik Gerakan,Tingkat 9, Bangunan Sultan Iskandar.

(ii) Mesyuarat Kajian Semula Pengurusanakan diadakan pada 31 Mei 2012 dansemua Ketua Unit diminta untukmembuat pengukuran mulai daripadaNovember 2011 bagi objektif kualiti dananalisis NCP serta rekodkan tindakanpembetulan dan tindakan pencegahanbagi unit masing-masing. Laporantersebut hendaklah diserahkan kepadaKetua Jawatankuasa Analisis Data, CA &PA (Encik Abdul Halim bin Abang Naili).

Sambungan bengkel pemantapan akandijalankan pada 4 - 5 April 2012 olehpihak SIRIM.

Tindakan: PSUP(Q) & Unit PSM

Tindakan: Semua Ketua Unit &Ketua JK Analisis Data, CA & PA

(KPSUP)

8

3.2.3. Pelan Strategik


(i) Buku Pelan Perancangan Strategik telahpun diedarkan kepada semua pegawaidan kakitangan Pejabat SUPS danbeberapa jabatan di bawah JPM.

(ii) Mekanisme Pemantauan PelaksanaanPelan Strategik Pejabat SUPS

Mesyuarat dimaklumkan JawatankuasaPemantauan Pelaksanaan PelanStrategik Pejabat SUPS (JPPPS) akanbermesyuarat 6 bulan sekali,dipengerusikan oleh TSUP dan ahli-ahliterdiri daripada semua Ahli MesyuaratPengurusan. Tarikh mesyuarat pertamabelum ditetapkan lagi.

(iii) KPI Pelan Strategik telah dibangunkanpada 9 hingga 12 Mar 2012. Semuaketua unit dipohon membuatpengukuran dan pemantauan bagi KPIunit masing-masing dan melaporkankemajuan dalam MesyuaratPemantauan Pelaksanaan PelanStrategik Pejabat SUPS.

Makluman

Tindakan: PSUP(Q)/Penyelaras Pelan Strategik (TSUP)

Tindakan: Semua Ketua Unit

3.2.4. Kumpulan Inovatif dan KreatifPKPA Bil. 7 Tahun 1991

Konvensyen Mini KIK Pejabat SUPS yangdicadang diadakan pada bulan 12 April 2012telah ditangguh kerana unit PSM bercadanguntuk menganjurkan Bengkel PengemaskinianFail dan Rekod pada tarikh tersebut. Setakatini hanya 2 kumpulan yang mengemukakantajuk projek KIK dan pihak urus setia masih lagimenunggu maklumbalas daripada 2 kumpulanyang lain. Konvensyen Mini KIK telahditangguhkan ke 24 Mei 2012.

Bengkel tersebut telah ditangguhsemula dan tarikh baru akan diberikanoleh pihak Jabatan Arkib NegaraCawangan Sarawak.

Tindakan: PSUP(Q)/Penyelaras KIK (PSUP(K)

9

3.2.5. Pengurusan Ilmu


(i) Kutipan derma yang dikutip semasamajlis pengurusan ilmu sehingga bulanFebruari 2012 adalah berjumlahRM1,607.35.

(ii) Program pembudayaan ilmu adalahseperti berikut:

Bulan Januari 2012

(a) My Favourite Read:Puan Haminah binti TaibTajuk: Renung-renungkan danSelamat Beramal

(b) Ucapan Pegawai:Cik Afidah binti SulongTajuk: Kasih Ibu

(c) Pembentangan Kursus:Encik Joanie anak NaengTajuk: Keperluan Kesihatan danKeselamatan Pemandu

Bulan Februari 2012

(a) My Favourite Read:Puan Hellan anak RetoTajuk: Berucap Dengan Yakin

(b) Ucapan Pegawai:Puan Norazura binti DrahmanTajuk: Undang-undang Tort

(c) Pembentangan Kursus:Encik Ahmad Fuad bin KadisTajuk: Microsoft Tips & TricksSiri 1/2012

Bulan Mac 2012

(a) My Favourite Read:Cik Faridah binti FadzilTajuk: Etiket Protocol

Tindakan: Biro Kerohanian danKebajikan, KSKR (PPTM)

10

(b) Ucapan Pegawai:Cik Siti Ayeshah Haji MorshidiTajuk: Bersyukur

(c) Pembentangan Kursus:Encik Voon Boon SynTajuk: Pengurusan Fail danRekodEncik Hassim bin BustamanTajuk: Protokol dan etika

(d) Encik Azrul Idlan bin AdamTajuk: Seminar On CreatingExcellent Organization ThroughCreativity and Innovation

(iii) Majlis Bacaan Yaasin dicadang diadakanpada 23 Mac 2012.

(iii) Senarai Seminar, Ceramah, Taklimatdan Kursus yang telah dan akandiadakan sepanjang tahun 2012 adalahseperti di LAMPIRAN B.

Makluman

Tindakan: PPT(P)

Senarai Pelaksanaan Program Latihan2012 seperti di LAMPIRAN B.

Makluman

3.2.6. Audit Q

Tiada perkara berbangkit dibincangkan. Makluman

3.2.7. Manual Prosidur Kerja/Fail MejaPKPA Bil. 8 Tahun 1991

(i) Mesyuarat dimaklumkan semua FailMeja Pegawai dan Kakitangan PejabatSUPS telah selesai dikemaskini dandisemak. Manakala Unit PSM masihmenunggu maklumbalas daripadaINTAN Sarawak untuk penetapan tarikhBengkel Fail Meja dan MPK.

(ii) Mesyuarat bersetuju untukmenubuhkan satu pasukan terdiridaripada semua Ketua Unit bagimengkaji dan mengemas kini Fail MejaY.Bhg. Datuk SUPS. Pasukan ini akanketuai oleh TSUP.

Tindakan: Penyelaras MPK/FM(PSUP(B)/Unit PSM

Tindakan: TSUP, PSUP(B) &Semua Ketua Unit

11

3.2.8. Maklumbalas Q/Pengurusan Aduan/”Customer Relationship Management (CRM)”PKPA Bil. 4 Tahun 1992


(i) Laporan Januari hingga Mac 2012terdapat 4 aduan iaitu 3 aduan yangselesai dan 1 aduan belum selesai.

(ii) Unit ICT diminta memuatnaik CartaJawatankuasa Aduan ke dalam lamanweb pejabat. Carta JawatankuasaAduan adalah seperti di LAMPIRAN C.

Tiada aduan diterima untuk April2012.

Tindakan: Unit PRO

Tindakan: PPTM

3.2.9. Slogan/Cadangan Q


(i) Sistem Mi-idea masih dalampembangunan dan Unit TeknologiMaklumat akan merujuk kepada pihakMAMPU untuk mendapatkan source-code sistem tersebut sebagaiperkongsian aplikasi.

(ii) Innovation Tree telah siap dandipamerkan di hadapan kaunter Tingkat3 dan 17. Setakat ini hanya 2 cadanganinovasi telah diterima.

Tindakan: PPTM

Tindakan: PSUP(Q)/PenyelarasCadangan Q (PPTM)

3.2.10. Hari Q

(i) Mesyuarat bersetuju tajuk Bulan Qditukar kepada Hari Q dan pegawaipenyelaras PSUP(Q).

(ii) Mesyuarat mencadangkan agardirangka program sempena Hari Q padatahun ini agar memenuhi kriteria SSR.

MaklumanTindakan: Setiausaha

Tindakan: PSUP(Q)

12

3.2.11. Perhimpunan Agensi Persekutuan Di Sarawak

(i) Mesyuarat bersetuju tajukPerhimpunan Bulanan AgensiPersekutuan Di Sarawak ditukarkepada Perhimpunan AgensiPersekutuan Di Sarawak.

(ii) Mesyuarat dimaklumkan PerhimpunanAgensi Persekutuan yang pertama akandiadakan pada 10 April 2012 dandihoskan oleh Jabatan KebajikanMasyarakat Negeri Sarawak.

Tindakan: Setiausaha

Perhimpunan Agensi Persekutuanyang dihoskan oleh Markas 1 Divisendicadang diadakan pada 12 Jun 2012.

Tindakan: PSUP(P)

3.2.12. Key Performance Indicator (KPI)

(i) KPI Jabatan

Mesyuarat memaklumkan bahawaBengkel Penyediaan KPI Jabatan telahdilaksanakan pada 9 – 12 Mac 2012 diDamai Beach Resort. Semua ketua unitdipohon memantau pencapaian KPIbagi unit masing-masing dan satumesyuarat kajian semula PelanStrategik dan pencapaian KPI akandiadakan pada bulan Julai 2012.

(ii) KPI Jawatan SUPS

Pihak JPA telah memohonpengemaskinian bagi penjelasanPenetapan Petunjuk Prestasi UtamaSetiausaha Persekutuan Sarawak 2012berdasarkan Templat KPI PenjawatPengurusan Tertinggi PerkhidmatanAwam 2012 (1st tier).


Tindakan: Penyelaras KPI (KPSUP)/Unit Inovasi

3.2.13. Standard Star Rating (SSR)

(i) Semua unit diminta untukmengemaskini folder bagi kriteria SSRuntuk disemak oleh pihak MAMPUSarawak.

Tindakan: Penyelaras SSR PSUP(KP)/Semua Unit

13

(ii) Sesi Khidmat Bimbingan oleh MAMPUPutrajaya akan dilaksanakan pada 29Mac 2012. Sehubungan itu, semua unitdiminta untuk mengemaskinidokumentasi maklumbalas SSR untukdimajukan ke pihak terbabit.

Sesi Dry-Run SSR oleh MAMPUPutrajaya yg dijadualkan pada 16-19April telah ditangguhkan ke 14-15 Mei2012. Semua unit perlu menyiapkanfolder beserta jawapan, ringkasaneksekutif dan juga slaid untukdimajukan kepada penyelaras bagitujuan pengumpulan.

Tindakan: Penyelaras SSR PSUP(KP)/Semua Unit

3.2.14. Occupational Safety And Health (OSH)


(i) Satu bengkel penyediaan PelanPengurusan Risiko Jabatan akandilaksanakan pada 2-3 April 2012 olehJabatan Keselamatan KesihatanPekerjaan (DOSH). Pelan tersebuthendaklah merangkumi komponenberikut:

a) Pelan Tindak Balas Kecemasanb) Pelan Tindak Balas Bencanac) Pengurusan Komunikasi Krisis

(ii) Kursus Pelan Tindakan Balas Kecemasan(ERP) akan diadakan denganmenjemput wakil daripada SyarikatKonsesi Ambang Wira untuk hadirbersama.

Pejabat ini akan menghantar pegawaimenghadiri Bengkel Model FastrackPembangunan PKP (MFP PKP) 2012PADA 23-27 April 2012 anjuranMAMPU Sarawak.

Bengkel Pembangunan Pelan PKP(Pengurusan KesinambunganPerkhidmatan) bertujuan untukmenyiapkan proses pelaksanaan PKPtahap 2 (melibatkan penentuan fungsikritikal, penilaian risiko, analisis impakperkhidmatan dan strategi pemulihan)dan tahap 3 ( pembangunan pelan PKPtermasuk ERP, CCP dan DRP)

Tindakan: Unit PSM/PenyelarasOSH (PPT(P)/Unit Pentadbiran/Unit Pengurusan Harta/Unit ICT

3.2.15. Perekayasaan Proses dan Prosedur Kerja

Bengkel Perekayasaan Proses dan ProsidurKerja (Business Process Re-engineering) akandilaksanakan pada 4 - 5 Jun 2012 yang akandijalankan oleh pihak MAMPU. Sehubunganitu, dipohon unit yang membuat aktiviti PPPK

Tarikh Bengkel Perekayasaan Prosesdan Prosidur Kerja (Business ProcessRe- engineering) dicadang diadakan10 hingga 11 Julai 2012. Walaubagaimanapun, pihak MAMPU belum

14

(terutamanya yang melibatkan perkhidmatanutama/teras) mengemukakan projek baru/penambahbaikan semasa bengkel tersebutdijalankan.

memberi jawapan mengenai tarikhbaru tersebut.

Tindakan:Unit PSM/Unit Inovasi/BPPH/PRO

3.2.16. Pelan Tindakan Inovasi Organisasi

Bengkel pengemaskinian Pelan TindakanInovasi Organisasi akan dijalankan pada 23 – 24Mei 2012. Tindakan: Unit PSM/Unit Inovasi

3.2.17. Laman Web Dan Sistem Atas Talian

Mesyuarat mengambil maklum bahawa:

(i) Unit Teknologi Maklumat telah punmengubah nama penilai pertama danpegawai penyokong eTempahan daneKenderaan daripada Puan Mariamkepada Encik Wan Zairul dan EncikRahmat kepada Encik Voon.

(ii) Perkhidmatan eTempahan telahdilaksanakan dan kebanyakan Jabatan/Agensi telah pun menggunakanperkhidmatan tersebut.

Makluman

Makluman

3.2.18. Pengurusan Rangkaian


(i) Emel rasmi pejabat telah dibangunkandaripada paralel kepada smarter mel.Unit Teknologi Maklumat telahmemberi tunjuk ajar kepada berapapegawai dan kakitangan untukmengaplikasi emel tersebut.

(ii) PPTM diminta menyampaikan sesipenerangan penggunaan Intranetkepada pegawai dan kakitanganPejabat SUPS semasa perhimpunanbulanan pejabat nanti.

Makluman

Tindakan: PPTM

15

3.2.19. Keselamatan ICT

Mesyuarat mengambil perhatian kepada KertasCadangan Pengukuhan Sistem Keselamatan ICT(E-Mel Server, Web Server dan RangkaianInternet) seperti di LAMPIRAN D. Tindakan: PPTM

3.2.20. MS ISO 27001 ISMS

Keperluan untuk MS ISO 27001:2007 hanyaakan dilaksanakan setelah mendapat arahanselanjutnya. Makluman

3.2.21. Anugerah Inovasi Setiausaha PersekutuanSarawak (AISUPS)

Mesyuarat dimaklumkan Timbalan SUK NegeriSarawak (Sumber Manusia) telah memintaPejabat SUPS mengemukakan laporan bagisemua program kualiti yang telah diadakansepanjang tahun 2011 untuk dilaporkan dalamlaporan kualiti negeri Sarawak.

Isu ini dicadangkan keluar daripadaminit kerana maklumat tersebut tidakdiperlukan lagi.

Tindakan: PSUP(Q)

3.3. Unit Pembangunan Sumber Manusia (Bahagian Khidmat Pengurusan)


3.3.1. Kekosongan Jawatan

Mesyuarat dimaklumkan pengisian jawatanberdasarkan waran perjawatan telah diisisepenuhnya.

Perkara ini dicadang digugurkandaripada Minit Mesyuarat.

Makluman

3.3.2. Pelan Strategik Sumber Manusia

Bengkel Penyediaan Pelan Strategik SumberManusia akan dilaksanakan pada 2 – 3 Mei2012 oleh pihak INTAN Bukit Kiara.

Bengkel Penyediaan Pelan StrategikSumber Manusia dicadang diadakanpada 25 hingga 26 Julai 2012 olehpihak INTAN Sarawak.

Tindakan: PSUP(KP)

16

3.3.3. Pelan Operasi Latihan

(i) Status kehadiran kursus bagi wargaPejabat SUPS sehingga 19 Mac 2012adalah seperti berikut:

Bilangan Hari Berkursus

Hari Pengurusan

Tertinggi

KumpulanP & P

KumpulanSok. I

KumpulanSok. II

JumlahPegawai

berkursus

Peratusan(%)

7 hari& lebih

0 4 19 0 23 52.27

6 hari 0 2 1 0 3 6.826 hari 0 0 0 0 0 04 hari 0 1 3 0 4 9.093 hari 0 1 1 1 3 6.822 hari 0 0 1 1 2 4.551 hari 0 1 0 1 2 4.55O hari 1 0 2 4 7 15.91Jumlah 1 9 27 7 44 100

Seramai 23 orang pegawai atau 52.27%telah menghadiri 7 hari kursus ataulebih, 11 orang pegawai 1 hingga 6 harikursus manakala 7 orang belum lagimenghadiri kursus/ceramah.

(ii) Borang Training Needs Analysis (TNA)disediakan mengikut kumpulanperkhidmatan iaitu PegawaiPengurusan dan Profesional, Sokongan Idan Sokongan II yang diedarkan kepadasemua warga SUPS pada 4 Januari2012 dan tarikh tutup pada 11 Januari2012.

Analisis Keperluan Latihan (TNA) bagi tahun2012 adalah seperti berikut :

(a) Senarai Kursus Yang MendapatPermohonan Tertinggi.

Bil Kursus BilanganPermohonan

1. Bengkel memantapkan FM dan MPK 14

2. Kursus e-bidding dan perolehan 13

3. Bengkel Pengurusan Fail & Rekod 11

4. Peg. Protokol, Pengiring & penyambuttetamu/Protokol dan etiketSosial/Pengurus Majlis/Pengacara Majlis

11

5. Microsoft tips and tricks 11

(i)Status kehadiran kursus bagi wargaPejabat SUPS sehingga 19 Jun 2012adalah seperti berikut:

Bilangan Hari Berkursus

Hari Pengurusan

Tertinggi

KumpulanP &

P

Kumpulan

Sok. I

Kumpulan

Sok. II

JumlahPegawaiberkurs

us

Peratusan

(%)

7 hari& lebih

0 7 24 0 31 70.45

6 hari 0 1 0 0 1 2.275 hari 0 0 1 0 1 2.274 hari 0 0 1 1 2 4.553 hari 1 0 0 1 2 4.552 hari 0 0 1 2 3 6.821 hari 0 1 0 2 3 6.82O hari 0 0 0 1 1 2.27Jumlah 1 9 27 7 44 100

Seramai 31 orang pegawai atau70.45% telah menghadiri 7 hari kursusatau lebih, 12 orang pegawai selama 1hingga 6 hari manakala hanya seorangbelum lagi berkursus.

Tindakan: PPT(PSM)

17

6. Pengucapan awam 10

7. Pembangunan Diri & PeningkatanMotivasi

8

8. Bengkel Multimedia : Image Digital 7

9. Gaji,elaun dan kemudahan penjawatAwam

7

10. Meningkatkan kecekapan menulislaporan,kertas kerja & ucapan

7

11. Pengkalan Data Desktop produktiviti:Data base (Acess 2007

7

12. Kreativiti di tempat Kerja 6

13. Kursus Asas Pengurusan Kewangan 6

14. Pengendalian mesyuarat & penulisanminit

6

15. Perakaunan Akaun Amanah,Deposit danPanjar

6

16. Seminar pengurusan emosi &menangani Stress/Pengurusan Stress

6

17. Bengkel Pembentangan laporanbergrafik

5

(b) Jadual Latihan Dalaman Tahun 2102

Bil Kursus Tarikh1 Bengkel Penyediaan Dokumen KIK* 9 .Feb. 2012

2 Kursus Program PembentukanPelan Integriti Organisasi (PIO)* 1 – 2 Mac 2012,

3 Bengkel Penyediaan danMemantapkan KPI & SKT* 10 -12 Mac 2012

4 Kursus Coaching and Mentoring* 14 -16 Mac2012,

5 Bengkel Fast TrackPenambahbaikan Semula SistemPengurusan Kualiti*

21-22 Mac 2012

6 Kursus Pelupusan Rekod 30 Mac 2012,7 Kursus Pelan Pengurusan Risko* 2 – 3 April 2012,8 Bengkel Penyediaan Pelan Operasi

Latihan/Training Needs Analysis(TNA)*

19-20 April 2012,

9 Bengkel memantapkan FM danMPK* 26 -28 April 2012,

10 Bengkel Penyediaan PelanStrategik Sumber Manusia* 2- 3 Mei 2012,

11 Bengkel Penyediaan PelanTindakan Inovasi* 23- 24 Mei 2012,

12 Bengkel Perekayasaan proses danprosedur kerja Pejabat SUP* 4- 5 Jun 2012

13 Kursus Penyediaan PelanPerancangan Media* 12-13 Jun 2012,

14 Kursus Barisan Hadapan(Perkhidmatan kaunter yangberkesan)

20-21 Jun 2012,

15 Kursus eBidding dan ePerolehan 3 - 4 Julai 201216 Pegawai Protokol, Pengiring dan

Penyambut Tetamu/ Protokol danEtiket Sosial/ Pengurus Majlis/Pengacara Majlis

10 – 11 Julai2012,

17 Kursus Asas PengurusanKewangan 8 - 9 Ogos 2012

18 Pengendalian Mesyuarat danPenulisan Minit 12 -13 Sep. 2012

19 Microsoft Tips and Tricks 16 - 17 Okt. 2012

18

20 Pembangunan Diri dan PeningkatanMotivasi 26 – 29 Nov. 2012

* Kursus keperluan SSR Makluman

3.3.4. Mentoring

Mesyuarat dimaklumkan lantikan baru bagimentor-menti akan dilaksanakan pada tahun2012.

Bengkel Coaching and Mentoring telahdilaksanakan oleh INTAN Sarawak pada 14-16Mac 2012. Tindakan: Unit PSM

3.3.5. Kaunseling

Mesyuarat dimaklumkan Encik Matthew AnyanAnak Jawa dilantik oleh JPM sebagai RakanPembimbing pada 2010. Sehubungan itu,aktiviti/program kaunseling akan dirangka dandijalankan pada tahun 2012 seperticeramah/syarahan, bengkel, sesi kaunseling,seminar ataupun ujian psikologi.

Ceramah Kepimpinan Dan PengurusanStress akan diadakan di AuditoriumTingkat 17, BSI pada 28 Jun 2012.Penceramah ialah Y.Bhg Dato’ IsmailAlias, TKPA (O), JPA.

Di samping itu, Pejabat SUPS telahmenghantar dua orang pegawai untukmenghadiri kursus kaunseling.

Bil. Nama Kursus Tarikh1. Anny Lee Chiao Kursus Kemahiran 16-19.4.12

Kaunseling Tahap 1

2. Roslinda Hanim Seminar Psikologi 29 .05.12Sumber Manusia

3. Anny Lee Chiao -sda- 29.05.12

Tindakan: PPT(PSM)

3.3.6. Pelan Integriti Organisasi

Bengkel penyediaan Pelan Integriti Organisasitelah dilaksanakan pada 1 - 2 Mac 2012 yangdisampaikan oleh penceramah dari InstitutIntegriti Malaysia. Pelan sepenuhnya akandisiapkan pada Mei 2012. Tindakan: PSUP(KP)

19

3.3.7. Sasaran Kerja Tahunan

Mesyuarat Penyediaan Bagi Indeks KPI Jabatandan Perancangan Pejabat SUPS Tahun 2012telah diadakan di Damai Beach, Santubongmulai 9 hingga 12 Mac 2012 yang telah dihadirioleh semua pegawai dan kakitangan PejabatSUPS.

SKT Review dijangka dilaksanakanpada bulan Julai 2012 bagimengenalpasti keperluan untukmenambah atau menggugurkanaktiviti yang telah dirancangkan diawal tahun.

Tindakan: Semua Unit

3.3.8. HRMIS

Status pengemaskinian HRMIS Pejabat SUPSsehingga Januari 2012 adalah seperti berikut:

Bil. Maklumat Peratusan (%)1. Rekod Peribadi 99.732. Profil Perkhidmatan 99.70

(sehingga Dis. 2011)3. Perisytiharan Harta 97.44

(sehingga Dis.2011)4. LNPT 100

Status pengemaskinian HRMIS PejabatSUPS sehingga 1 Jun 2012 adalahseperti berikut:

Bil Maklumat PurataPeratusanPengisian

Data1. Rekod Peribadi 99.71 %2. Profil Perkhidmatan 99.49 %

3. Perisytiharan Harta 97.50 %4. SKT Tahun 2012 0 %

(Peratusansudah

menggunakanSKT 2012)

Makluman

3.3.9. Pembekuan Pengambilan/Pengisian JawatanDan Pemansuhan Jawatan Kosong

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia melaluisurat bil. JPA.BPO(S)253/2/8-83 Jld.7(18)bertarikh 8 Mac 2012 berkenaan KajianPenjajaran Fungsi Utama Tugas PegawaiTadbir dan Diplomatik, Gred M41/M44 danPenolong Pegawai Tadbir, Gred N27/N32/N36di Pejabat Setiausaha Persekutuan Sarawak,Jabatan Perdana Menteri. Tujuan surat adalahmeminta pihak Kementerian/Jabatan/Agensimengemukakan maklumat status pengisian

Tindakan telah diambil melaluipenghantaran emel pada 22 Mac 2012dengan melampirkan senarai tugas,carta organisasi, carta fungsi danLampiran 1 – 3.

Tindakan: PSUP(KP) &Semua PTD dan PPT

20

terkini di Kementerian/Jabatan/Agensimengikut nama dan penempatan pegawaiseperti dalam waran perjawatan.

Sehubungan itu, semua pegawai yang terlibatdiminta mengemukakan Senarai Tugas masing-masing kepada Unit Khidmat Pengurusan untukdimajukan ke Jabatan Perkhidmatan AwamMalaysia.

3.3.10. Pemantauan Pegawai-pegawai Di Luar PejabatSemasa Waktu Bekerja

Mesyuarat mengambil maklum bahawa:

(i) Tarikh Mesyuarat Tatatertib belumditetapkan lagi.

(ii) Unit Pentadbiran telah menjemputbeberapa pembekal untukmengemukakan sebut harga bagicadangan penggunaan thumb print.Unit Pentadbiran juga dimintamendapatkan sebut harga untukcadangan pemasangan CCTV di lobi BSI,Tingkat 3 dan Tingkat 17. Mesyuaratmemohon agar Unit ICT membuatanalisa spesifikasi dan kajian pasaranbagi semua sebutharga alat teknologiyang diberikan.

(iii) Semua Ketua Unit diminta melaporkandengan segera kepada Y.Bhg. DatukSUPS dan TSUP sekiranya berlakupelanggaran tatatertib dan melaporkanserta membuat pemantauan terhadapprestasi rendah pegawai di bawahseliaan masing-masing. Sekiranya KetuaUnit gagal berbuat demikian makatindakan sewajarnya akan diambilkepada Ketua Unit yang berkenaan.

Dijadualkan pada Mei dan November2012.

Tindakan: PPT(PSM)

Tindakan: TSUP/Encik Voon/PPTM


21

3.3.11. Contract For Service Dan Contract Of Service

Mesyuarat mengambil maklum 2 anggota SkimPerkhidmatan Singkat (SPS) telah pundisambung perkhidmatan iaitu Cik Afidah bintiSulong, Pegawai Tadbir (Unit Pembangunan)dan Puan Hasimah binti Rosli, PenolongPegawai Akauntan (Unit Kewangan).Perkhidmatan kedua-dua anggota dijangkatamat pada 31 Disember 2012.

Mesyuarat memaklumkan bahawa cadanganbagi mewujudkan jawatan tetap ataupunkontrak bagi Pegawai Khidmat Pelangganterpaksa dibekukan dahulu kerana mematuhilangkah kerajaan untuk merasionalisasi danmewujudkan Perkhidmatan Awam yang kejat(Lean Civil Service). Sementara itu, bagipengambilan PKP untuk skim PSH (PekerjaSambilan Harian) tidak dapat diusahakankerana tidak mematuhi tiga kriteria PekelilingPerkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2011 iaitu:

a) Tugas berbentuk projek/program;b) Tugas ad-hoc; danc) Tugas bermusim.

Mesyuarat juga dimaklumkan bahawa MOFmungkin tidak meluluskan penyambungankontrak bagi PT(P/O) N17 dan R3 pada tahun2013 kerana mematuhi hasrat kerajaanmelaksanakan Perkhidmatan Awam Yang Kejat. Makluman

3.3.12. Pindaan Tapisan Keselamatan Bagi PegawaiYang Dilantik Dalam Sektor Awam

Sistem Tapisan Keselamatan e-Vetting PuanNorazura binti Drahman telah diselesaikanpada 9 Januari 2012.

Perkara ini dicadang digugurkandaripada Minit Mesyuarat.

Makluman

22

3.3.13. Pemakluman Surat Edaran, Pekeliling DanSurat Pekeliling

Bahagian Khidmat Pengurusan dimintamemaklumkan Pekiling Perkhidmatan, SuratPekeling Perkhidmatan, Surat Pekeling Am,Surat Edaran JPA, Pekeliling Perbendaharaan,Surat Pekeliling Perbendaharaan sertaPekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam yangsedang berkuatkuasa mahupun yang terkinisama ada di laman web ataupun edaran emelkepada warga jabatan.

Tindakan: PSUP(KP)/PSUP(Q)/PSUP(P)/PSUP(K)

3.4. Unit Kewangan (Bahagian Khidmat Pengurusan)


3.4.1. Laporan Prestasi Perbelanjaan

Laporan Prestasi Perbelanjaan seperti pada 19Mac 2012 adalah seperti di LAMPIRAN E. Makluman

3.4.2. Pelupusan Aset (2 Pajero QSG2778 DanQSG2852)


(i) Proses perolehan bagi kenderaan telahselesai dijalankan. Kenderaan telahditerima daripada pihak pembekal pada21 Februari 2012.

(ii) JKR Sarawak telah bersetujumemperuntukkan nombor pendaftaranSG999Q kepada Pejabat SUPS. Walaubagaimanapun, status pendaftarannombor tersebut akan disemak denganpihak JPJ sama ada telah didaftar padakenderaan Kementerian/Jabatan yanglain.

Makluman

Tindakan: Encik Voon

23

3.4.3. Peruntukan Tahun 2012

Mesyuarat bersetuju perkara ini digugurkandaripada Minit Mesyuarat.

Digugurkan daripada Minit Mesyuarat.

Tindakan: Setiausaha

3.4.4. Strategic Programming Outcome BasedBudgeting (OBB)

Tiada perkara berbangkit dibincangkan. Makluman

3.4.5. eBidding

Sistem eBidding telah digunapakai denganjayanya untuk Sebutharga PerkhidmatanMembersih Kawasan Di Kuarters PerumahanPersekutuan Cahaya Lopeng, Jalan CahayaLopeng, Miri dan Perkhidmatan MembersihKawasan Di Kuarters Perumahan PersekutuanLimbang, Jalan Bukit Biah, Limbang.

e-Bidding untuk PerkhidmatanMembersih Kawasan di Sibu pada 28Jun 2012 terpaksa dibatalkan keranatidak memenuhi syarat pembidaankerana hanya 2 syarikat sahaja yangmengesahkan untuk bidaan atastalian. Syarat untuk bidaan atas talianadalah sekurang-kurangnya 3 syarikat.

Tindakan: KPSUP

3.4.6. Indeks Akauntabiliti

Mesyuarat dimaklumkan Audit Exit Conferenceakan diadakan pada 22 Mac 2012 jam 2.30petang. Tindakan: Semua Pegawai

3.5. Unit Perhubungan Awam (Bahagian Khidmat Pengurusan)


3.5.1. Mesyuarat Penyelarasan Ketua-ketua Jabatandan Badan Berkanun Persekutuan (MKJ)

Mesyuarat dimaklumkan tarikh MKJ Indukadalah pada 24 April 2012 (Selasa).

Mesyuarat ini telah ditunda ke bulanMei 2012.

Tindakan: PPP

24

3.5.2. Buletin Pejabat SUPS

Buletin Pejabat SUPS telah pun diedarkankepada semua Jabatan Persekutuan NegeriSarawak, Ahli DUN Negeri Sarawak; KSUKementerian dan SUT Kerajaan NegeriSarawak.

Hanya edaran ke jabatan/agensiKerajaan Negeri yang masih dalamproses penghantaran.

Tindakan: PPP & PPT(P)

3.5.3 Aduan

Mesyuarat mengambil perhatian kepadaJumlah Aduan Yang Diterima dan DiselesaikanBagi Bulan Februari 2012 di LAMPIRAN F danBulan Mac 2012 di LAMPIRAN G.

Tiada aduan diterima untuk bulanApril 2012.

Makluman

3.5.4. Lawatan Kerja Y.Bhg. Datuk SUPS

Lawatan Kerja Y.Bhg. Datuk SUPS setakat 20Mac 2012 adalah seperti berikut:

(i) Lawatan Kerja ke Jabatan/AgensiPersekutuan:(a) Jabatan Pendaftaran Negara

(5.1.2012)(b) MITI (15.3.2012)(c) MIDA (15.3.2012)(d) MATRADE (15.3.2012)

(ii) Lawatan Kerja Ke BGS dan KGSPersekutuan Sibu (26.1.2012)

(iii) Lawatan Kualiti dan Inovasi (20.3.2012)(a) Pejabat Perikanan Daerah Sarikei(b) Pejabat Perdagangan Dalam Negeri(c) Pejabat Laut Sarikei

Y.Bhg Datuk SUPS telah mengadakanlawatan ke Jabatan Alam Sekitar diBangunan STA pada 5.04.2012 danlawatan seumpama ini akanditeruskan pada Mei nanti APMM,DOSH & FELDA/RISDA.

Tindakan: PPP

3.5.5. Penggunaan Tag Line/Moto Pejabat SUPS

Mesyuarat mengambil perhatian keseragamanpenggunaan Tag Line/Moto Pejabat SUPSadalah seperti berikut:

“ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA “

Seperti yang dimaklumkan oleh pihakmampu Sarawak, pejabat ini hanyamempunyai motto pertama danmemimpin dan tagline belumdiwujudkan. Mampu mencadangkanagar pejabat ini mewujudkan tagline

25

“ PERTAMA DAN MEMIMPIN “ pada tahun 2012 dan buat masa iniboleh menggunakan buat sementarawaktu iaitu pertama dan memimpinsebagai motto dan juga taglinesekaligus.

Unit PRO telah mengedarkan memoberkenaan perkara ini dan satupertandingan mencipta Tag Line/Motopejabat SUPS telah diedarkan denganmenyediakan hadiah kepadapemenang.

Tindakan: PPP

3.5.6. Piagam Pelanggan

Laporan Pencapaian Piagam Pelanggan PejabatSUPS bagi bulan Disember 2011, Januari danFebruari 2012 adalah seperti di LAMPIRAN H. Makluman

3.5.7. Kepuasan Pelanggan

Mesyuarat mengambil perhatian kepada KertasLaporan Kepuasan Pelanggan Pejabat SUPSTahun 2011 seperti di LAMPIRAN I danLaporan Mystery Shopping di LAMPIRAN J. Makluman

3.6. Unit Pembangunan (Bahagian Pembangunan Dan Pengurusan Harta Dan Aset)


3.6.1. Bayaran Tapak Bangunan GunasamaPersekutuan Samarahan

Mesyuarat bersetuju dengan cadangan supayaBangunan Gunasama Persekutuan Samarahandirasmikan pada bulan Jun 2012 dan akandirasmikan oleh YB Menteri Kabinet KerajaanNegeri Sarawak. Tindakan: TSUP & KPSUP

26

3.6.2. Tapak Bangunan Gunasama PersekutuanSerian

Tarikh sebutan kes masih belum diketahui. Makluman

3.6.3. Kuarters Gunasama Persekutuan Mukah

Mesyuarat Tapak No. 7 bagi Rumah KediamanGunasama Persekutuan Mukah telah diadakanpada 14 Mac 2012. Prestasi kemajuan fizikalprojek sehingga 14 Mac 2012 adalah lewatjadual sebanyak 28.7% (sebenar) berbanding39% (jadual) iaitu kelewatan sebanyak 10.3%.Kelewatan ini menyebabkan projek iniberstatus Lewat Jadual (LJ), iaitu kelewatansebanyak 21 hari.

Prestasi kemajuan sebenar projektersebut adalah 39.5% (sebenar)berbanding 74.4% (jadual) iaitukelewatan sebanyak 34.9%. Projek inidikategorikan sebagai projek SakitTenat. Sehubungan itu, bagimemantau masalah kelewatan ini,pihak JKR telah mengambil inisiatifmengadakan Close MonitoringMeeting setiap 2 minggu bagimengenalpasti dan mencaripenyelesaian pada masalah yangtimbul di tapak projek.

Tindakan: PSUP(B)

3.6.4. Bangunan Gunasama Persekutuan Kanowit

Tiada isu berbangkit. Perkara ini dicadang digugurkandaripada Minit Mesyuarat.

Makluman

3.6.5. Bangunan Gunasama Persekutuan Kapit

Masih dalam proses perbincangan. Tarikhakhir untuk menghantar permohonan LogicalFrame Works Matriks (LFM) kepada UnitPerancang Ekonomi adalah pada Jun 2012. Tindakan: PSUP(B)

3.6.6. Bangunan Gunasama Persekutuan Limbang

Masih dalam proses perbincangan. Tarikhakhir untuk menghantar permohonan LogicalFrame Works Matriks (LFM) kepada UnitPerancang Ekonomi adalah pada Jun 2012. Tindakan: PSUP(B)

27

3.6.7. Kerja-kerja Menaiktaraf Bilik Mesyuarat/BilikGerakan Di Bangunan Gunasama Persekutuan


(i) Semua kerja menaiktaraf BilikMesyuarat Gunasama PersekutuanSamarahan, Bilik Gerakan BGS Sibu 3,BGS Miri dan Bilik Gerakan, Tingkat 9,Bangunan Sultan Iskandar telah siapdijalankan.

(ii) Laporan Pemeriksaan KeselamatanPerlindungan Di Kompleks PejabatPersekutuan Negeri Sarawak danBangunan Gunasama PersekutuanNegeri Sarawak adalah seperti diLAMPIRAN K.

Makluman

Makluman

3.7. Unit Pengurusan Harta Dan Aset (Bahagian Pembangunan Dan Pengurusan Harta Dan Aset)


3.7.1. Rekod Aset Dan Inventori

(i) PSUP(A) melaporkan Laporan TahunanPengurusan Aset dan Stor telahdihantar kepada Urus Setia JPM pada10 Februari 2012.

(ii) Pelantikan PSUP(KP) sebagai LembagaPemeriksa Pelupusan Aset telahdiluluskan oleh Y.Bhg. Tan Sri KSN.

Makluman

Makluman

3.7.2. Kerja Pembaikan Kuarters

Mesyuarat dimaklumkan bahawa semua wakilturut membantu memantau dalam kerja-kerjapembaikan Kuarters.

Kerja-kerja pembaikan kuarters secarasebutharga bagi tahun 2012 akanbermula pada awal bulan Julai 2012.

Tindakan: PSUP(A)

28

3.7.3. Penghuni Kuarters


(i) Mesyuarat Jawatankuasa PenghuniKuarters telah diadakan pada bulanFebruari 2012 dan dipengerusikan olehKPSUP.

(ii) Surat kepada penghuni yang mendiamikuarters melebihi 10 tahun telah pundihantar dan setakat ini seramai 4penghuni telah pun mengosongkankuarters masing-masing. Baki penghuniyang lain masih dalam proses rayuan.Unit Pembangunan diminta bertegasdalam mempertimbangkan rayuandaripada penghuni yang terbabit.

Mesyuarat JK Penghuni Kuarters telahdiadakan pada 9 Mei 2012.

Makluman

Setakat ini 6 orang penghuni telah punmengosongkan kuarters tersebut.Baki masih dalam proses rayuan.

Tindakan: KPSUP/PSUP(A)

3.7.4. Urusan Mengambilalih Pengurusan Kuarters

Tarikh bagi perbincangan bersama PejabatResiden masih belum ditetapkan.

Perbincangan bersama Residen telahdicadang untuk diadakan padapertengahan Julai 2012.

Tindakan: PSUP(A)

3.7.5. Sistem e-Kuarters

Mesyuarat dimaklumkan sebanyak 8permohonan kuarters diterima melalui sisteme-Kuarters bagi bulan Mac 2012.

Dimaklumkan bahawa permohonankuarters melalui e-Kuarters adalahseperti berikut:

a. April = 13 permohonanb. Mei = 15 permohonanc. Jun (setakat 18/6/12) = 8

permohonan

Tindakan: PSUP(A)

29

3.7.6. Green Card Untuk Pegawai Yang Bertugas Ditapak Projek

PSUP(A) melaporkan susulan mesyuaratbersama TKSUK JPM semua Jabatan/Agensi dibawah JPM diminta mengeluarkan Greed Cardkepada setiap pegawai/kakitangan yangterlibat dalam tugas-tugas di tapak projek.Sehubungan itu, setiap Jabatan/Agensidicadang menganjurkan kursus dalamankepada pegawai/kakitangan yang terlibat.

Dicadangkan pejabat SUPSmenghantar mereka yang terlibatsecara berperingkat untuk hadir kekursus yang diadakan pada setiap hariKhamis. Ini adalah kerana trainerhanya menerima jemputan in-houseapabila peserta melebihi 20 orangsahaja. Bayaran RM50 dikenakan bagisetiap orang peserta.

Tindakan: PSUP(A)

4. HAL-HAL LAIN


4.1. Kelab Rekreasi Dan Kebajikan Pejabat SUPS(KSKR)

Pengerusi Kelab memaklumkan mesyuaratbahawa:

(i) Akaun kewangan KSKR seperti pada 29Februari 2012 adalah RM19,294.56.

(ii) Kertas kerja kepada YB MenteriKewangan II akan dibuat untukmemohon peruntukan.

(iii) Hari Keluarga KSKR akan diadakan pada24 dan 25 Mac 2012 di Sematan PalmBeach Resort. Beberapa aktiviti riadahtelah pun dirancang untuk dianjur padahari berkenaan.

Makluman

Tindakan: Pengerusi KSKR

Tindakan: AJK KSKR

30

5. PENANGGUHAN MESYUARAT

5.1. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.40 petang.

Unit PentadbiranPejabat Setiausaha Persekutuan SarawakJabatan Perdana Menteri

Tarikh: 23 Mac 2012

31

LAMPIRAN A

Senarai Kehadiran

HADIR:

1. Encik Mohamed Zahari bin RazaliTimbalan Setiausaha Persekutuan Sarawak

- Pengerusi

2. Puan Roslinda Hanim binti Mohd. YusoffPenolong Setiausaha (Khidmat Pengurusan)

3. Cik Siti Ayeshah binti MorshidiPenolong Setiausaha (Aset)

4. Puan Norazura binti DrahmanPenolong Setiausaha (Pembangunan)

5. Cik Syarifah Nattassyya AididPenolong Setiausaha (Pentadbiran)

6. Cik Afidah binti SulongPegawai Tadbir (Pembangunan) (SPS)

7. Encik Matthew Anyan anak JawaPenolong Pegawai Tadbir (PSM)

8. Encik Kamaruddin bin BasriPenolong Pegawai Sistem Maklumat

9. Puan Norsidah binti MansorPenolong Pegawai Tadbir (Pembangunan)

10. Puan Hasimah binti RosliPenolong Akauntan (SPS)

11. Encik Wan Zairul bin Wan ZinPenolong Pegawai Tadbir (Pentadbiran)

11. Puan Maria anak MunyenPembantu Tadbir (Kewangan)

12. Encik Voon Boon SynPembantu Tadbir (Pentadbiran)

32

13. Puan Aidasuraya binti Bujang SeranSetiausaha Pejabat

- Setiausaha

TURUT HADIR

1. Puan Haminah binti Mohamad TaibPT (PRO)

- Mewakili UnitPerhubungan Awam

2. Encik Mohammad Najib bin Mohamad Ismail - Mewakili Unit KualitiPT(Q)

TIDAK HADIR DENGAN MAAF

1. Y.Bhg. Datuk Haji Md Yahaya BasiminSetiausaha Persekutuan Sarawak

- Tugas rasmi di luarstesyen

2. Encik Khairul Shahril bin IdrusTimbalan Setiausaha Persekutuan Sarawak (Khas)


3. Encik Abdul Halim bin Abang NailiKetua Penolong Setiausaha (Pembangunan)

- Tugas rasmi

4. Puan Anny Lee Chiao ChenPenolong Setiausaha (Kualiti)


5. Encik Wazi bin SemanPenolong Setiausaha (Kewangan)

- Cuti Rehat

6. Encik Idris bin HassanPenolong Pegawai Penerangan

- Tugas rasmi di luarpejabat

7. Encik Hassim bin BustamanPembantu Tadbir (Aset)

- Cuti Sakit

minit mesyuarat pengurusan pejabat … (iii ) sistem pementoran hendaklah diaktifkan supaya amalan...

Documents