Page 1 of 7

 

MINIT MESYUARAT

JURUTEKNIK FSKSM

BIL. 1/2012

TARIKH : 26 APRIL 2012 (KHAMIS) MASA : 9.00 PAGI TEMPAT : BILIK MESYUARAT, ARAS 3, N28, FSKSM.

KEHADIRAN

B/K

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Dr. Azlan Mohd Zain Cik Hasnah Musim En. Ferdaus Md Said En. Abdul Aziz Abdul Latiff En. Ibrahim Khalid En. Johari Mohammad En. Mohd Azmi Ismail En. Mohd Murlee Mohd Lek En. Mohd Rohaizam Mat Rashid En. Mohd Shamsul Fitri Sulaiman En. Nadzir Hashim En. Nor Affendi Ahmad En. Noranizam Demin En. Wahid Salleh En. Zahari Supene Pn. Halila Hazlin Jawahir Pn. Norhani Mohd Haitami Pn. Zanariah Sulaiman

1/1 1/1 1/1

1/1 1/1 1/1 1/1 1/1 1/1 1/1 1/1 1/1 1/1 1/1 1/1 1/1 1/1 1/1

TIDAK HADIR DENGAN MAAF

B/K

1.

En. Azhar Abdul Jalil 0/1

TURUT HADIR

1. 2.

Dr. Erne Nazira Bazin En. Hairudin Majid

Energy Manager Mantan Pengurus Makmal

1.0 ALUAN PENGERUSI 1.1 Pengurus Makmal mengucapkan terima kasih atas kehadiran semua juruteknik

ke mesyuarat dan memulakan mesyuarat dengan Ummul Kitab Al-Fatihah

Page 2 of 7

 

2.0 PENERANGAN TUGAS

2.1 Peranan Pengurus Makmal

2.2 Peranan Juruteknik Kanan 2.3 Peranan Juruteknik

Makluman : Pengurus Makmal

3.0 PENGSTRUKTURAN UNIT PENGURUSAN MAKMAL FSKSM Struktur Lama : CCTV, Media, Fotografi, Baikpulih, Green Computing. Struktur Baru : WEB, OSHE, Documentation & Report, Customer Services, Support

Unit, Media & Fotografi, Maintenance, Energy.

3.1 WEB

Menyediakan satu laman web interaktif unit makmal FSKSM. Menyediakan kemudahan capaian online bahan-bahan gunasama

pengurusan makmal. Mengemaskini laman web bagi memaparkan semua aktiviti melibatkan

makmal dari masa ke semasa.

3.2 OSHE Merancang keperluan keselamatan makmal dari masa ke semasa. Membuat laporan bulanan berkaitan rekod CCTV, peralatan keselamatan

dan kemalangan dalam makmal. Membuat pembentangan laporan keselamatan makmal semasa lawatan

OSHE UTM ke makmal FSKSM.

3.3 Documentation & Report Menyediakan minit mensyuarat dan laporan tindakan hasil mensyuarat. Mendapatkan maklumat, merekod dan membuat laporan bulanan aktiviti

dari unit-unit lain dari masa ke semasa Menerbitkan Laporan Tahunan Makmal FSKSM.

3.4 Customer Service

Mengurus program lawatan pihak luar ke makmal iaitu merancang sesi lawatan ke makmal bersesusaian, mengiringi pelawat luar ke makmal berkenaan dan memberi keterangan kepada pelawat berkaitan makmal yang dilawati

Menguruskan lain-lain perkara berkaitan khidmat pelanggan seperti keperluan pengunaan ruang makmal bagi tujuan program rasmi.

Membuat laporan bulanan berkaitan program lawatan ke makmal oleh pihak luar.

3.5 Support Unit

Mengurus keperluan peralatan makmal yang diperlukan bagi tujuan program-program rasmi peringkat fakulti/UTM.

Membuat perancangan tugasan serta memantau keperluan dan penggunaan peralatan semasa program berlangsung.

Page 3 of 7

 

Membuat laporan bulanan berkaitan pengunaan peralatan dan guna tenaga staf makmal untuk program-program yang terlibat.

3.6 Media Fotografi

Memberi khidmat fotografi melibatkan program-program rasmi peringkat fakulti/UTM.

Bekerjasama dengan unit WEB untuk memuat turun foto-foto ke dalam galeri WEB.

Membuat laporan bulanan berkaitan khidmat fotografi untuk program-program yang terlibat.

3.7 Maintenance

Menerima laporan kerosakan peralatan makmal, selenggara dan pembetulan ke atas kerosakan peralatan makmal.

Merancang serta mengurus keperluan peralatan makmal baru jika perlu. Membuat laporan bulanan berkaitan penyelengraan peralatan makmal.

3.8 Energy

Merancang dan membuat usulan berkaitan kaedah penjimatan penggunaan tenaga elektrik makmal.

Membuat laporan berkaitan penggunaan tenaga elektrik makmal. Berurusan serta mendapatkan khidmat nasihat Energy Manager FSKSM

berkaitan perancangan penjimatan guna tenaga elektrik makmal.

3.9 Agihan staf di dalam Unit Pengurusan Makmal FSKSM (April-Disember 2012) WEB : En. Mohd Shamsul Fitri Sulaiman (Ketua)

Cik Hasnah Musim

OSHE : En. Nadzir Hashim (Ketua) En. Wahid Salleh En. Abdul Aziz Abdul Latiff

Documentation & Report : Pn. Norhani Mohd Haitami (Ketua) En. Johari Mohammad Pn. Zanariah Sulaiman)

Customer Service : : En. Zahari Supene (Ketua) Pn. Halila Hazlin Jawahir En. Ferdaus Md. Said

Support Unit : En. Ibrahim Khalid (Ketua) En. Azhar Abdul Jalil

Media & Fotografi : En. Noranizam Demin (Ketua) En. Mohd Rohaizam Mat Rashid

Maintenance : En. Nor Affendi Ahmad (Ketua)

En. Mohd Azmi Ismail

Energy : En. Mohd Murlee Mohd Lek

3.10 Perkara-perkara yang perlu dititikberatkan untuk mengurangkan penggunaan

energy. Tutup suis dan tanggal plug (contoh : kipas perangkap sejuk, monitor dan

pencetak)

Page 4 of 7

 

Set monitor ke “sleep mode”. Tutup komputer jika tidak digunakan. Suhu hawa dingin tidak boleh kurang dari 24ºC.

Makluman : Pengurus Energy

Tindakan : Unit Energy

3.11 Laporan Unit Makmal Setiap unit makmal dikehendaki membuat laporan dalam bentuk lisan dan bertulis dalam setiap perjumpaan bulanan juruteknik. Ini bagi memudahkan Unit Dokumentation & Report membuat Laporan Tahunan Makmal.

Tindakan : Semua Unit Makmal

3.12 Laporan Individu

Setiap juruteknik wajib sediakan laporan kerja individu kepada pengurus makmal pada bulan Disember bagi memudahkan penilaian (LNPT) dibuat.

Tindakan : Semua Juruteknik

4.0 UTM LAB DAY 4.1 Program ini akan berlangsung pada 17,18 dan 19 Julai 2012. Antara

aktiviti yang akan dijalan kan ialah Kolokium, Pameran dan Projek Inovasi(KIK).

4.2 Setiap fakulti diarahkan untuk menghantar satu kertas kerja untuk Kolokium serta Projek Inovasi (KIK). FSKSM bercadang untuk menghantar 3 Projek Inovasi (KIK) yang diketuai oleh juruteknik kanan. Juruteknik kanan dikehendaki untuk menyerahkan borang Projek Inovasi(KIK) kepada Pengurus Makmal.

Tindakan : Juruteknik Kanan

5.0 Sistem LIMS

5.1 Perasmian akan dibuat pada 2 Mei 2012 di Dewan Sultan Iskandar. Setiap

fakulti wajib mengambil tindakan di dalam memastikan staf makmal mengisi “Log Book” sebelum tarikh perasmian.

Tindakan : Juruteknik Kanan 5.2 “Log Book” staf yang masih belum “Verify” oleh Juruteknik Kanan masih diberi

kebenaran untuk membuat pertambahan. Tindakan : Semua Juruteknik 5.3 Senarai aktiviti yang telah dijalankan bagi memperbaiki dan melancarkan

penggunaan Sistem LIMS :- 9 Mac 2012 - Bengkel untuk semua Juruteknik di MPK9 12 April 2012 - Wakil setiap jabatan di MPK9 16-20April 2012 - En Nadzir member taklimat ke setiap jabatan

Makluman : En. Nadzir

Page 5 of 7

 

6.0 Laporan Unit Penyelengaraan Fakulti 6.1 Semua aduan baikpulih bagi bulan Mac diluluskan kecuali melibatkan

makmal bawah kawalan En. Nadzir kerana permohonan untuk menukarkan CRT Monitor kepada LCD Monitor tidak menepati skop penyelenggaraan.

6.2 Unit Penyelenggaraan Universiti akan mengadakan mesyuarat setiap bulan bagi meluluskan permohonan penyelenggaraan yang telah dimohon oleh setiap fakulti. Oleh itu untuk melancarkan proses penyelenggaraan semua yang terlibat hendaklah mengikut flow yang telah ditetapkan oleh Sistem LIMS.

6.3 Bagi kes yang tidak berjaya dan memerlukan khidmat di luar, proses

penyelenggaraan peralatan tersebut akan dibuat melalui jabatan masing-masing.

6.4 Setiap fakulti diperuntukan RM10,000 untuk penyelenggaraan oleh JKPMU. Ini bermakna terdapat dua vot penyelenggaraan iaitu vot penyelenggaraan fakulti dan vot penyelenggaraan JKPMU. Sebarang penyelenggaraan perlu mendapatkan kelulusan daripada Ketua Unit Penyelenggaraan Fakulti.

Makluman : Ketua Unit Penyelengaaraan

7.0 HAL-HAL LAIN 7.1 Empat bulan kebelangan ini penyelenggaraan hawa dingin tidak dilakukan oleh

pihak kontraktor.

Makluman : En. Mohd Shamsul Tindakan : En. Ayob 7.2 Cadangan melaksanakan dokumentasi ISO untuk makmal. Perkara ini boleh

rujuk kepada Fakulti Elektrik yang telah pun membuat persediaan tersebut.

Makluman : En. Mohd Shamsul Tindakan : Juruteknik kanan 7.3 Bilik server mengalami kebocoran bahagian salur hawa dingin. Tindakan telah

pun diambil dengan mengganti syiling tetapi masalah yang masih berulang lagi.

Makluman : En. Mohd Murlee Tindakan : En. Ayob 7.4 Hawa dingin makmal 412 dan 413 Jabatan IS mengalami kerosakan. Aduan

telah dibuat seawal bulan Januari 2012 tetapi sehingga sekarang tiada sebarang tindakan dibuat oleh pihak yang bertanggungjawab.

Makluman : Pn. Zanariah dan En. Azmi Tindakan : En. Ayob

Page 6 of 7

 

7.5 Persoalan dibangkitkan samada bilik server fakulti aras 3 dan 4 dibawah

tanggungjawab Pengurus IT ataupun Pengurus Makmal ? Bilik tersebut mengalami kerosakan hawa dingin hampir 2 tahun. Aduan telah dibuat kepada pihak bertanggugjawab tetapi tiada tindakan diambil.

Makluman : En.Wahid

Tindakan : En. Ayob 7.6 Penyelenggaran peralatan makmal perlu mengikut prosedur yang telah

ditetapkan dalam Sistem LIMS. Makluman : En. Zahari

Tindakan : Semua Juruteknik 7.7 Sistem LIMS telah mula digunapakai oleh UPMU dan fakulti. Oleh itu semua

staf dikehendaki selesaikan perkara-perkara yang tertunggak sebelum 2 Mei 2012.

Makluman : En. Nadzir Tindakan : Semua Juruteknik

7.8 Makmal 5 dibawah kawalan En. Johari dan En. Nadzir. Mohon pengambilan

pelajar latihan praktik untuk membantu meringankan tugas tersebut.

Makluman : En. Nadzir Tindakan : Pengurus Makmal

7.9 Masalah kerosakan hawa dingin sering berlaku di aras 3 dan4 bangunan D07,

Pusat Pengajian Siswazah. Aduan daripada pelajar penyelidikan, hampir setahun menggunakan makmal aras 3 sentiasa mengalami masalah hawa dingin. Aduan telah dibuat melalui system eCS, tindakan sudah diambil tetapi masih tidak selesai.

Makluman : Pn. Norhani Tindakan : En. Ayob

7.10 Mohon peruntukan pemasangan sensor bagi setiap makmal, dimana sensor ini

berfungsi memasang lampu sekiranya ada pelajar yang masuk ke dalam makmal. Seterusnya menjimatkan penggunaan tenaga.

Makluman : En Aziz Tindakan : Dr Erne

7.11 Segala masalah yang telah dibuat aduan tetapi tiada tindakan diambil perlu

dikemukakan semula semua aduan tersebut secara “hard copy” dan diberikan kepada Pengurus Makmal sebagai bukti untuk dibawa ke dalam mesyuarat.

Makluman : Pengurus Makmal Tindakan : Semua Juruteknik

7.12 Semua juruteknik diharapkan member komitmen yang baik kepada Pengurus

Makmal yang baru. Sentiasa bersatu hati dalam menjalankan tanggungjawab yg diberi. Diharap akan menjadi satu komponen yang dihargai.

Makluman : Mantan Pengurus Makmal 7.13 Harapan Pengurus Makmal agar semua juruteknik bekerjasama dalam apa jua

hal. Pakaian perlulah mengikut apa yang telah ditetapkan dan mendisplin diri

Page 7 of 7

 

dalam menguruskan masa keluar dan masuk tempat kerja. Mesyuarat akan diadakan sebulan sekali.

Makluman : Pengurus Makmal

8.0 PENANGGUHAN MESYUARAT

Mesyuarat telah ditangguhkan pada pukul 11.35 pagi dan diakhiri dengan tasbih kifarah dan surah Al-‘Asr.