Minggu 5 : Pengurusan dan Pentadbiran

Pengurusan Folio/ Buku Log/ Aktiviti

APAKAH ITU BUKU LOG?

Buku log ialah sebuah laporan kemajuan, pencapaian dan aktiviti bertulis atau dicatatkan

oleh seseorang Pengakap yang mengambil sesuatu ujian lencana atau anugerah adalah

dipanggil sebagai ‘Buku Log’. Buku Log seharusnya mengandungi catatan rekod yang

diharapkan boleh dijadikan panduan, laporan dan juga pengesahan terhadap penglibatan

seseorang Pengakap itu. Ianya juga boleh merupakan rakaman peristiwa yang berlaku dan

catatan harian bagi sesuatu aktiviti. Pengakap.Sehubungan itu, seseorang pencatat buku

log haruslah mengasah kemahiran meneliti dan menghalusi pemahaman terhadap

persekitarannya serta mampu pula menzahirkannya dalam bentuk penulisan, lakaran

mahupun bantuan visual ataupun grafik. Di dalam buku log ahli Pengakap, Pemimpin juga

boleh mencatat komen terhadap penulisan serta memberikan pengesahan terhadap ujian

yang diambil oleh ahli Pengakap tersebut.

Semasa Ujian Pentarafan Pengakap Raja, buku log peserta akan diperiksa oleh

Lembaga Pentaraf Pengakap Raja Negeri untuk melihat sejarah serta penglibatan peserta

dalam Kepengakapan secara keseluruhan. Jadi, pemeriksa akan mengharapkan yang

peserta akan melampirkan atau melekatkan salinan sijil-sijil kelulusan bagi lencana dan ujian

terbabit di dalam buku log mereka.Setakat ini, tiada had piawai bagi jumlah mukasurat

sesebuah buku log. Namun berdasarkan pengalaman, buku log yang baik hendaklah

mempunyai sekitar 200 – 300 helaian dan sebaiknya yang berkulit tebal agar ianya boleh

disimpan dengan baik pada satu jangka masa yang lama.Satu persoalan yang sering

ditimbulkan oleh Pemimpin Pengakap kepada saya ialah ‘Berapa banyak Buku Log harus

disediakan oleh setiap Pengakap yang ingin mengambil ujian tertentu?’Saya masih ingat

sewaktu saya menjadi ahli Pengakap Kanak-kanak dahulu, saya menyimpan semua rekod

dan nota Pengakap saya di dalam SATU buku log bersaiz 21 cm X 17 cm dengan ketebalan

600 mukasurat. Dan buku tersebut juga saya gunakan sepanjang tempoh saya menyertai

Pengakap Kanak-kanak sehingga saya menamatkan persekolahan rendah saya.

Maksudnya, kesemua catatan, nota dan pengesahan Pemimpin kami terhadap Ujian

Lencana Keahlian hingga Lencana Keris Emas saya catatkan dalam satu buku. Itu

merupakan kelaziman di kalangan Pengakap pada masa tersebut.Namun begitu, bukan

senang untuk menjaga sebuah buku untuk satu tempoh yang lama. Malah ianya

berkemungkinan hilang dalam sesuatu program atau aktiviti yang disertai oleh seseorang

Pengakap. Kesannya, seseorang Pengakap yang kehilangan buku lognya harus memulakan

semula catatan buku lognya dari awal. Nota tersebut mungkin boleh ditulis semula, tetapi

bagaimana pula dengan pengesahan Pemimpin yang telah diterimanya?Berikut merupakan

cadangan bagaimana pembahagian catatan Buku Log bagi tajuk-tajuk asas yang sesuai dan

mudah dijaga oleh seseorang Pengakap.

UNIT PENGAKAP KANAK-KANAK

1) Catatan Peribadi (Maklumat diri) + Lencana Keahlian - 1 buku

2) Lencana Keris Gangsa - 1 buku

3) Lencana Keris Perak - 1 buku

4) Lencana Keris Emas + Rambu Pengakap Kanak-kanak - 1 buku

UNIT PENGAKAP MUDA

1) Catatan Peribadi (Maklumat diri) + Lencana Keahlian - 1 buku2

) Lencana Usaha - 1 buku

3) Lencana Maju - 1 buku

4) Lencana Jaya + Rambu Pengakap Muda - 1 buku

5) Buku Log Pengembaraan - 1 buku

UNIT PENGAKAP REMAJA

1) Lencana Ekspedisi - 1 buku

2) Lencana Jayadiri - 1 buku

3) Lencana Kegiatan - 1 buku

4) Lencana Kemahiran - 1 buku

5) Lencana Perkhidmatan - 1 buku6) Ujian Sikap - 1 buku

UNIT PENGAKAP KELANA

1) Catatan Peribadi + Lencana Keahlian + Vigil + Pertabalan - 1 buku

2) Lencana-lencana Kemajuan - 1-5 buku

3) Projek - 1 buku

4) Program atau Aktiviti Khas (jika ada) - 1 buku*

Bagi semua unit-unit Pengakap di atas, program atau aktiviti tambahan yang disertai seperti

perkhemahan, kursus, jambori dan sebagainya boleh dimuatkan dalam 1 buku berasingan.

Kegunaan Buku Log sebenarnya bukan hanya terhad kepada ahli Pengakap yang ingin

mengambil ujian. Pemimpin serta Pesuruhjaya Pengakap juga masih boleh menggunakan

kaedah buku log untuk merekodkan benda-benda seperti berikut :

-Kemajuan atau prestasi ahli Pengakap di bawah bimbingannya.

- Kursus dan seminar yang dijalani- Jambori dan perkhemahan yang dihadiri

-‘Trip’ atau rombongan lawatan yang disertai Nota

Untuk kegunaan Pentarafan Pengakap Raja, pihak Lembaga Pentaraf Negeri telah

menetapkan bahawa setiap calon harus menghantar atau membawa bersama buku-buku

log berikut untuk diperiksa serta bagi kegunaan ujian semasa pentarafan.

1) Buku Log Catatan peribadi / Lencana Keahlian

2) Buku Log Lencana Usaha

3) Buku Log Lencana Maju

4) Buku log Lencana Jaya

5) Buku log Pengembaraan

6) Buku log Lencana Jayadiri

7) Buku log Lencana Kegiatan

8) Buku log Lencana Kemahiran

9) Buku log Lencana Perkhidmatan

10) Buku log Lencana Ekspedisi

11) Buku Log Ujian Sikap*

Buku-buku Log tersebut di atas haruslah telah disahkan oleh Pesuruhjaya Daerah atau

sekurang-kurangnya Pemimpin Kumpulan.

FORMAT ASAS SESEBUAH BUKU LOG

Saiz dan ketebalan Saiz Buku Log yang sesuai adalah 21 cm x 32 cm dengan ketebalan

200 muka surat dan berkulit tebal. (200 Foolscap Book)

Kulit Luar (Cover) amat penting dijaga agar ianya tahan lama dan tidak mudah rosak.

Sebaiknya kulit buku tersebut dibalut dengan plastic (pvc book wrapper) agar tidak mudah

binasa akibat basah. Logo bagi ujian atau lencana berkaitan boleh dilekatkan bagi

memudahkan penulis serta pemeriksa membezakan buku-buku log yang ada mengikut isi

kandungannya.

Halaman pertama merupakan halaman yang paling penting kerana di sinilah selalunya para

pemeriksa dapat membuat pemerhatian umum dan mengagak kesungguhan penulis dalam

menyediakan buku tersebut (First impression evaluation).Sebaik-baiknya halaman pertama

dimuatkan dengan maklumat peribadi penulis. Contoh maklumat adalah seperti berikut:

- Maklumat Asas

-Nama Penuh

-No. Sijil Lahir / Kad Pengenalan

-Tarikh dan Tempat Lahir

-No. telefon / Telefon bimbit

-Alamat e-mel

-Alamat surat menyurat

-Maklumat Kepengakapan

-Tarikh Mula Berpengakap

-Nama Sekawan / Patrol (terkini)

-No. Kumpulan / Troop / Krew (terkini)

-Nama dan alamat Sekolah (terkini)Daerah (terkini)

-Maklumat Waris dan Alamat PerhubunganAlamat tetap

-Nama Bapa dan pekerjaannyaNo. telefon / Telefon bimbit

-Nama Ibu dan PekerjaannyaNo. telefon / Telefon bimbit

Contoh halaman pertama buku log yang mengandungi maklumat peribadi penulis

bagi buku log tersebut Halaman kedua Halaman kedua selalunya adalah lebih baik

dimuatkan kandungan atau sukatan bagi ujian lencana (bagi buku log lencana). Ruangan

untuk tandatangan pengesahan pemimpin beserta tarikhnya juga harus disediakan di tepi

kanan setiap tajuk ujian yang disenaraikan.Nota :Di masa lepas, setiap Pengakap

dibekalkan dengan 'Kad Ujian' (Laporan Kemajuan) mengandungi sukatan ujian serta

ruangan tandatangan Pemimpin. Dan kad ini dilekatkan pada buku log.Pada hari ini, Buku

Log berfungsi sebagai 'Kad Ujian' bagi setiap ahli Pengakap.

Ruangan Catatan di setiap muka surat adalah dicadangkan agar ruangan selebar 1 –

2 inci disediakan di sebelah kanan setiap muka surat di dalam buku log. Ini adalah untuk

memudahkan perkara-perkara berikut :

1) Ruangan bagi komen, ulasan dan pengesahan pemeriksa buku.

2) Pembetulan fakta yang perlu dibuat selepas selesai penulisan.

3) Penambahan fakta

(jika tertinggal semasa menulis nota / fakta yang diperolehi sesudah penulisan nota)

Contoh kegunaan ruangan kosong di sebelah kanan setiap muka surat di dalam Buku

Log.Foto, lakaran dan sampel di dalam buku logPenulis bebas untuk menggunakan foto,

lakaran, lukisan mahupun sebarang bentuk ilustrasi untuk menyokong laporan ataupun nota

di dalam buku log mereka. Namun, ianya haruslah tulen dan menggambarkan perkara

sebenar mengikut skim ataupun berdasarkan pengalaman ataupun apa yang telah dilakukan

oleh penulis.

Contoh laporan bergambar di dalam Buku Log

Untuk tugasan tertentu contohnya di dalam Pengembaraan di mana ahli Pengakap

diarahkan untuk mengumpulkan sampel tertentu seperti tumbuhan, serangga dan

sebagainya, penulis buku log haruslah mempelajari teknik mengawet (sekiranya perlu) dan

sampel boleh dilekatkan di dalam buku log mereka.

Contoh sampel yang disimpan di dalam Buku log

Lakaran ataupun lukisan sebaik-baiknya dilukis sendiri oleh penulis. Pemeriksa buku log

tidak menilai atas cantik atau tidaknya sesebuah lukisan yang dibuat di dalam buku log,Apa

yang lebih penting ialah penulis berupaya menyampaikan laporan serta nota dengan jelas

hasil dari kerja tangan mereka sendiri.

Contoh lukisan di dalam Buku Log

Bentuk penulisan dan isi nota

Penulisan di dalam Buku Log haruslah benar, asli dan jelas. Penulis haruslah menggunakan

ayat yang ringkas tetapi padat, tepat dan jelas. Elakkan penggunaan ayat yang panjang

berjela-jela.

Contoh bentuk penulisan laporan

Apakah yang perlu dimuatkan di dalam Catatan peribadi?

Buku Log Catatan Peribadi lebih merupakan 'Profail' diri penulis secara keseluruhan.

Di dalam buku tersebut, antara bahan-bahan yang boleh dimuatkan adalah seperti berikut :

1) Maklumat lengkap penglibatan dalam Pengakap

2) Kursus-kursus yang telah dihadiri (beserta salinan sijil berkaitan)

3) Ujian-ujian yang telah dilepasi (beserta salinan sijil berkaitan)

4) Kemahiran khusus atau luar skim latihan yang dimiliki.

Kesimpulannya, apa yang dicatatkan di dalam Buku Log haruslah berbentuk laporan

terhadap apa yang telah dilakukan oleh penulis dan bukannya SALINAN nota dari bahan

rujukan lain. (Kecuali sesetengah nota yang berbentuk fakta seperti lagu kebangsaan, tugas

dan fungsi jawatan-jawatan tertenu dan sebagainya).Buku Log adalah merupakan nadi

kepengakapan seseorang ahli Pengakap. Ianya merupakan bukti kepada kesungguhan,

komitmen serta penglibatan ahli dalam aktiviti, program dan ujian sepanjang mereka

berpengakap

Tanggungjawab Pemimpin Di Sekolah

1. Penubuhan Dan Pendaftaran Kumpulan

Seorang yang dewasa berusia lebih dari 18 tahun 6 bulan dan menjadi pemimpin boleh

menubuhkan kumpulan dengan menulis surat kepada Pesuruhjaya Pengakap

Daerah/Setiausaha Persekutuan Tempatan untuk menyatakan tujuannya atau penerangan

cara menubuhkan Pasukan Pengakap. Bila Pesuruhjaya Pengakap Daerah dan

Persekutuan Pengakap Tempatan berpuas hati maka 3 keping borang PPM – (8) akan

dikirimkan kepada pemimpin berkenaan untuk dipenuhkan. Setelah lengkap dan

ditandatangani oleh Kuasa Penganjur (Guru Besar) dan bakal pemimpin, hendaklah dihantar

kepada Persekutuan Pengakap Malaysia melalui Pesuruhjaya Pengakap Negeri.

Apabila mendapat kelulusan dari Persekutuan Tempatan dan Pesuruhjaya Pengakap

Daerah, maka bakal pemimpin hendaklah bersetuju menerima tujuan-tujuan, cara-cara dan

dasar Persekutuan untuk mengusahakan dengan sedaya upayanya.

a) Menubuhkan jawatankuasa Kumpulan dengan secepat mungkin dan tidak lewat dari 3

bulan setelah kumpulan ditubuhkan.

b) Hendaklah mengandungi sekurang-kurangnya 3 patrol dan tidak lebih dari 6 patrol

mempunyai sejumlah 18 / 48 orang ahli. Apabila lebih dari dua unit maka hendaklah ada

seorang Pemimpin Kumpulan, 2 oreang pemimpin dan beberapa orang penolong pemimpin.

Jika satu unit sahaja maka hendaklah ada seorang pemimpin bertugas dan beberapa orang

penolong-penolongnya mengikut keperluan kumpulan itu.

c) Menegaskan tentang keagamaan dalam pengakap supaya perjalanan kumpulan itu

mengikut nilai-nilai agama.

d) Menentukan semua ahli pengakap menerima latihan sepenuhnya mengikut skim latihan.

e) Menolong kumpulan itu untuk mendapatkan tempat / rumah yang sesuai dan peralatan

latihan untuk berlatih.

f) Pemimpin mesti patuh akan Dasar, Pertubuhan dan Perlembagaan Persekutuan

Pengakap Malaysia.

Bagi ibu pejabat, seterusnya menerima borang PPM-8 dua salinan akan

dikembaliukan ke Pesuruhjaya Negeri dan Persekutuan Tempatan untuk direkodkan. Usaha

seterusnya oleh kumpulan ialah pembayaran pendaftaran keahlian dan kumpulan dengan

memenuhkan borang PPM 1 (A) dan PPM (B)

Borang pendaftaran kumpulan RM 10.00

-Borang pendaftaran ahli pengakap RM 3.00

-Bayaran pendaftaran pemimpin / ahli biasa RM 5.00

2. Peraturan Dan Pembatalan Kumpulan

Kumpulan yang tidak memperbaharui pendaftarannya bersekali dengan keahliannya, maka

kumpulan itu tidak dibenarkan menjalankan latihan / perjumpaan dan tidak dibenarkan ahli-

ahlinya memakai uniform pengakap. Kumpulan itu dengan sendirinya digantung keahliannya

mengikut peraturan perlembagaan Persekutuan peraturan 44 – 46 dan 47.

Dalam masa penggantungan semua latihan kumpulan dan pemimpinnya secara

automatis digantung keahlian pemimpinnya serta tauliahnya mengikut peraturan 80 PPM.

Walau bagaimana pun penggantungan ini adalah sementara sehingga kumpulan itu

memperbaharui pendaftaran keahliannya. Pihak Persuruhjaya Daerah akan memaklumkan

kepada kuasa penganjur akan kesalahan perkara ini. Pihak Pesuruhjaya Daerah akan

menarik balik surat penggantungan kumpulan dan tauliah pemimpin setelah pendaftaran

disempurnakan kemudian.

3. Pentadbiran Kumpulan

a) Majlis Kumpulan

-Keanggotaan Majlis Kumpulan hendaklah terdiri daripada :

i) Seorang Pengerusi

ii) Seorang Setiausaha

iii) Seorang Bendahari

iv) Sekurang-sekurangnya 7 orang ahli jawatankuasa

v) Pemimpin kumpulan adalah sebagai ahli tasmi bagi mewakili Majlis Pemimpin Kumpulan.

vi) Kuasa Penganjur adalah sebagai penasihat.

b) Majlis Pemimpin Kumpulan

i) Pemimpin kumpulan / pemimpin bertugas – Pengerusi

ii) Seorang pemimpin dilantik - Setiausaha

iii) Semua pemimpin dan penolong pemimpin - jawatankuasa

c) Majlis Ketua Patrol

Pemimpin kumpulan hendaklah menubuhkan Majlis Ketua Patrol yang terdiri daripada

ketua-ketua patrol dan penolongnya.

4. Tauliah-tauliah

Pemimpin kumpulan hendaklah memohon tauliah tetap/sementara pemimpin kepada

Pesuruhjaya Daerah untuk pemimpin-pemimpin seperti berikut.

a) Tauliah Tetap – kepada pemimpin yang telah menghadiri dan lulus Kursus Kepimpinan

Manikayu peringkat II

b) Tauliah sementara – kepada pemimpin yang belum menghadiri sebarang kursus

kepimpinan manikayu.

c) Tanpa Tauliah – pemimpin yang tidak mempunyai sebarang tauliah, maka ianya tidak

boleh menjalankan latihan kepada ahli pengakapnya.

5. Tugas Majlis Pemimpin

a) Buku log Kumpulan

- Kedatangan ahli unit tiap-tiap perjumpaan .

- Perharian

- Stok alatan kumpulan

- Persediaan mengajar / program latihan

- Kutipan yuran.

b) Surat kebenaran ibubapa / penjaga

- Pemimpin unit hendaklah terlebih dahulu membuat surat kebenaran murid/pelajar yang

ingin memasuki unit pengakap dari ibubapa mereka dan surat kebenaran ini hendaklah

disimpan dan difailkan.

c) Butiran peribadi Unit Pengakap

- Nama ahli, No. K.Pengenalan

- Tarikh lahir, bangsa , agama, kesihatan

- Nama ibu bapa, alamat keluarga

- Kecenderungan/minat.