menangani kes tatatertib di tempat kerja

Polisi dan Prosedur Tindakan Tatatertib

Polisi dan Prosedur Tindakan TatatertibPengenalanPengenalan

Petugas merupakan tenaga penggerak utama untuk kejayaan Syarikat.

Dalam melaksanakan tanggungjawab, petugas dikehendaki mematuhi Syarat-Syarat Perkhidmatan, Kod Etika Dan Tatalaku serta Polisi Pengurusan yang dikeluarkan dari masa ke semasa.

Polisi dan Prosedur Tindakan TatatertibPrinsipPrinsip

Polisi Dan Prosedur Tindakan Tatatertib ini adalah berteraskan kepada prinsip keadilan asasi (Natural Justice) yang perlu dikendalikan secara berkesan dan bersistematik.

Polisi dan Prosedur Tindakan TatatertibUndang-undang – Akta Buruh 1955Undang-undang – Akta Buruh 1955

14. Termination of contract for special reasons (1) An employer may, on the grounds of misconduct

inconsistent with the fulfilment of the express or implied conditions of his service, after due inquiry --

(a) dismiss without notice the employee; (b) downgrade the employee; or (c) impose any other lesser punishment as he deems

just and fit, and where a punishment of suspension without wages is imposed, it shall not exceed a period of two weeks.

Atau dialih bahasa sebagai…

Polisi dan Prosedur Tindakan TatatertibUndang-undang – Akta Buruh 1955Undang-undang – Akta Buruh 1955

14. Penamatan Kontrak Atas Sebab Luarbiasa (1) Majikan dibenarkan, atas sebab salahlaku yang

bercanggahan dengan kontrak perkhidmatan yang bertulis atau tersirat, selepas siasatan--

(a) Membuang kerja tanpa notis pekerja; (b) mengurangkan pangkat pekerja; atau (c) mengenakan hukuman yang dirasakan adil dan

sesuai, di mana sekiranya hukuman tersebut adalah penggantungan kerja tanpa gaji, tempoh penggantungan tersebut tidak boleh lebih daripada dua minggu.

Polisi dan Prosedur Tindakan TatatertibProsedurProsedur

Sesuatu syak berkenaan salahlaku disiplin mungkin timbul daripada:-

a. Pemerhatian ketuab. Aduan daripada mangsac. Aduan daripada pekerja laind. Aduan daripada orang luar (pelanggan/ bukan-

pelanggan)e. Surat aduan (whistle-blowing) rasmi / tidak

rasmif. Audit (dalaman / luar)...maka wajar satu siasatan dibuat untuk mencari

prima-facie


Dan bagi kes yang serius di mana berkemungkinan OKT boleh mengganggu siasatan (contoh:- dengan cara memusnahkan bukti atau mempengaruhi saksi), maka Syarikat dibenarkan membuat penggantungan kerja selama maksima 2 minggu selaras dengan peruntukan Akta Buruh 1955:-

14 (2) For the purposes of an inquiry under subsection (1), the employer may suspend the employee from work for a period not exceeding two weeks but shall pay him not less than half his wages for such period:Provided that if inquiry does not disclose any misconduct on the part of the employee the employer shall forthwith restore to the employee the full amount of wages so withheld.


Siapa yang menjalankan siasatan awal?

Pengurus / penolong pengurus melainkan sekiranya sesuatu kes tersebut disyaki melibatkan Pengurus itu sendiri, maka kes itu akan disiasat oleh Audit Dalam (AD) atau pihak atasan.

Sekiranya melibatkan pengurusan kanan, maka AD akan membuat siasatan

Polisi dan Prosedur Tindakan TatatertibProsedurProsedurApa yang perlu dicari semasa siasatan awal bagi memastikan

wujud prima facie?

4W dan 1H (What, When, Who, Why & How)

1. What :- Apa yang terjadi?

Apakah salahlaku yang telah dibuat oleh Orang Kena Tuduh (OKT), adakah ianya bersalahan dengan syarat dan peraturan / undang-undang?

2. When :- Bila ianya terjadi?

Bilakah salahlaku ini dikatakan dibuat oleh OKT, di dalam waktu kerja? Luar waktu kerja? Adakah ianya menjadi kesalahan sekiranya di luar waktu kerja?


(sambungan)

3. Who :- Siapa yang:-i. Menjadi OKTii. Bersubahat dengan OKTiii. Menjadi saksi kepada kesalahan itu

4. Why :- Apakah sebab kepada kesalahan itu dilakukan?Adakah keuntungan peribadi diterima oleh OKT? Adakah ianya untuk menyelamatkan nyawa orang lain? Adakah dianya diarahkan oleh ketua?


(sambungan)

5. How :- Bagaimana ianya terjadi / dilakukan?

Apakah modus operandinya?Adakah ianya habitual (bagi kes tidak serius)?Adakah penglibatan orang luar?Apakah dokumen yang menjadi bukti?


Apa Dokumen yang perlu dikumpul semasa siasatan awal?

i. Surat Aduan / Kenyataan Pengadu (jika ada)ii. Kenyataan saksiiii. Kenyataan OKTiv. Dokumen yang terlibatv. Sebarang rakaman video / audiovi. Salinan prosedur / syarat-syarat perkhidmatan yang dilanggar

oleh OKT

…di mana kenyataan Pengadu dan saksi perlu disahkan dan ditandatangani oleh Pengadu / Saksi. Ini bagi mengelakkan percanggahan kenyataan sekiranya perlu dibuat Siasatan Domestik.


Bilakah siasatan awal perlu dibuat?

Siasatan awal dan penggantungan (jika ada) perlu dibuat serta-merta.

Sekiranya Siasatan Domestik (Domestic Inquiry (DI)) perlu dibuat, maka sebaik-baiknya tidak lebih dari 2 minggu bagi mengelakkan ‘condonation’.

“Justice delayed is Justice denied!”


Apa yang perlu dibuat sekiranya wujud Prima Facie?

Pengurus Jabatan / HR perlu mengeluarkan Surat Tunjuk Sebab (Show Cause) dengan isi pentingnya:-

i. Tuduhan ke atas OKTii. Meminta OKT memberi penjelasan / alasan bertulis ke

atas tuduhan di atasiii. Memberi tempoh kepada penjelasan ini (tempoh yang

munasabah ialah 3-5 hari)iv. Menerangkan bahawa kegagalan memberi jawapan /

mengabaikan surat boleh menyebabkan Syarikat beranggapan bahawa OKT tidak ada alasan dan jawapan.


Selepas jawapan Tunjuk Sebab diterima?

Pengurus Unit/ Jabatan bersama HR boleh mempertimbangkan jawapan kepada surat tunjuk sebab melalui pertimbangan berikut:-

OKT memberikan jawapan yang memuaskan, maka beliau dilepaskan dari dakwaan; atau

OKT tidak memberikan jawapan, jawapan tidak memuaskan dan gagal menangkis dakwaan, maka kes tersebut dihadapkan kepada Jawatankuasa Siasatan Domestik (DI) (satu kursus yang tersendiri)

Polisi dan Prosedur Tindakan TatatertibFlow ChartFlow ChartAduan diterimaAduan diterima

Kes Serius?Kes Serius?GantungGantungPekerjaPekerja

Siasatan AwalSiasatan Awal

Wujud PrimaWujud PrimaFacie?Facie?

Tutup kesTutup kes

Show CauseShow Cause

JawapanJawapan

Domestic InquiryDomestic Inquiry

Keputusan JKKeputusan JK

Tutup kesTutup kes

Tutup kesTutup kes

HukumanHukuman

TindakanTindakan

Pengurus / HRPengurus / HR





Jawatankuasa Jawatankuasa DIDI

Jawatankuasa Jawatankuasa DIDI

Jawatankuasa Jawatankuasa Etika SyarikatEtika Syarikat

PerkaraPerkara

Surat gantung kerjaSurat gantung kerja

Siasatan & mengumpul Siasatan & mengumpul dokumendokumen

Kajian buktiKajian bukti

Surat Tunjuk SebabSurat Tunjuk Sebab

Kajian jawapan STSKajian jawapan STS

Siasatan Domestik Siasatan Domestik dijalankandijalankanJawatankuasa menetapkan Jawatankuasa menetapkan salah / tidaksalah / tidak

Jawatankuasa menetapkan Jawatankuasa menetapkan hukumanhukuman

Polisi dan Prosedur Tindakan TatatertibPetugas ditangkap Polis / Pihak BerkuasaPetugas ditangkap Polis / Pihak Berkuasa

Sekiranya Petugas ditangkap oleh Polis/ Pihak Berkuasa atas apa jua tuduhan, Pengurus Projek hendaklah mendapatkan maklumat-maklumat berkaitan:-

•Tarikh, waktu dan tempat ianya ditangkap,

•Pertuduhan-pertuduhan yang dikenakan,

•Sama ada Petugas itu dalam jaminan atau tidak.

•Ketua Projek hendaklah mengemukakan maklumat-maklumat yang diperolehi kepada HR bersama-sama syornya sama ada Petugas itu patut ditahan kerja atau tidak.

Polisi dan Prosedur Tindakan TatatertibQ & AQ & A

Polisi dan Prosedur Tindakan Tatatertib

TERIMA KASIHTERIMA KASIH

menangani kes tatatertib di tempat kerja

Recruiting & HR