masalah kearsipan dan cara pemecahannya · sebagai bukti eksistensi instansi. sedangkan bagi...

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN REPUBLIK

INDONESIA

MASALAH KEARSIPAN DAN

CARA PEMECAHANNYA

Modul

Untuk SMK/MAK Kelas XI

Krisna Andansari

Modul Masalah Kearsipan dan Cara Pemecahannya untuk Kelas XI 1

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah Swt. Alhamdulillahi rabbil’alamin,

atas limpahan rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini. Shalawat dan

salam dengan ucapan Allahumma Sholli ‘ala Muhammad wa ‘ala alimuhammad penulis

sampaikan untuk junjungan kita Nabi Muhammad Saw.

Modul yang berjudul Masalah Kearsipan dan Pemecahannya disusun dalam rangka memenuhi

tugas mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran. Adapun materi yang

dibahas dalam modul ini adalah pengetahuan dasar tentang kearsipan, disusul dengan

masalah-masalah yang dihadapi dalam kearsipan berikut cara-cara pemecahan masalah

kearsipan.

Seperti layaknya sebuah modul, maka pembahasan dimulai dengan menjelaskan tujuan yang

hendak dicapai dan disertai dengan soal yang mengukur tingkat penguasaan materi setiap

topic . Dengan demikian pengguna modul ini secara mandiri dapat mengukur tingkat

ketuntasan yang dicapainya.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa modul ini tentunya memiliki banyak kekurangan. Untuk

itu penulis dengan berlapang dada menerima masukan dan kritikan dari berbagai pihak demi

kesempurnaannya dimasa yang akan datang. Akhirnya kepada Allah juga lah penulis memohon

semoga semua ini menjadi amal soleh bagi penulis dan bermanfaat bagi pembaca.

Malang, November 2017

Krisna Andansari


DAFTAR ISI

Kata pengantar .................................................................................................................... 1

Daftar isi ............................................................................................................................. 2

BAB 1 : PENDAHULUAN

Latar belakang ..................................................................................................................... 4

Judul ................................................................................................................................... 4

Petunjuk belajar .................................................................................................................. 5

Kompetensi Inti ................................................................................................................... 5

Kompetensi Dasar ............................................................................................................... 6

Indikator hasil belajar .......................................................................................................... 6

Mata Pembelajaran ............................................................................................................. 6

BAB 2 : PENGETAHUAN DASAR KEARSIPAN

Pengertian arsip .................................................................................................................. 7

Macam-macam dan fungsi arsip .......................................................................................... 8

Nilai guna arsip .................................................................................................................... 9

Pengertian kearsipan ........................................................................................................... 10

Tujuan kearsipan ................................................................................................................. 10

Kegiatan kearsipan .............................................................................................................. 11

Rangkuman ......................................................................................................................... 14


Tugas .................................................................................................................................. 15

Penilaian ............................................................................................................................. 16

BAB 3 : MASALAH YANG DIHADAPI DALAM KEARSIPAN DAN CARA PEMECAHANNYA

Masalah kearsipan .............................................................................................................. 20

Cara pemecahan masalah kearsipan .................................................................................... 21

Tugas .................................................................................................................................. 25

Penilaian ............................................................................................................................. 31

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................... 33


Setiap instansi baik itu pemerintah maupun swasta memiliki dokumen-dokumen penting yang

harus tetap dijaga dengan baik, karena berkaitan sacara langsung dengan instansi-instansi yang

bersangkutan baik yang berhubungan dengan pihak eksternal maupun internal. Dokumen-

dokumen ini dinamakan arsip. Tujuan utama kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan

bahan pertanggungjawaban tetang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan

kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan kegunaan arsip yang secara umum

terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsup dan kegunaan bagi kehiduoan

kebagsaan. Bagi instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi: endapan informasi

pelaksanaan kegiatan, pendukung kesiapan informasi bagi pemegang keputusan, sarana

peningkatan efisiensi operasional instansi, memenuhi ketentuan hukum yang berlaku dan

sebagai bukti eksistensi instansi. Sedangkan bagi kehidupan kebangsaan antara lain sebagai

bukti bertanggungjawaban, rekaman budaya nasional, sebagai memori kolektif dan prestasi

intelektual bangsa dan sebagai bukti sejarah.

Masalah kearsipan dan pemecahan Masalah kearsipan

BAB 1 PENDAHULUAN

Latar Belakang

Judul


1. Bacalah bahan ajar ini dengan seksama

2. Kerjakan tugas dan latihan yang terdapat didalamnya

3. Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar ini

4. Jika ada bagian yang belum dipahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikannya

dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya

pada guru. Bila perlu anda berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain

5. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar dan laporkan kemajuan anda

kepada guru sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau bahan ajar berikutnya.

KI 1 : Meghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2: Mengembagkan perilaku jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah

lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsive, dan proaktif dan menunjukan

sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara

efektif dengan lingkungan social dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan

bangsa dalam pergaulan dunia.

Kompetensi Inti

Petunjuk Belajar


KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, prosdural dalam ilmu

pengetahuan, teknologi, seni, dan budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,

kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapka

pengetahuan procedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya

untuk memecahkan masalah.

KI 4: Mengolah, menalar dan mengkaji dalam ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari

dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metode yang

sesuai kaidah keilmuan.

3.13 Mengidentifikasi masalah dalam kearsipan dan cara pemecahannya

Setelah melaksanakan proses pembelajaran ini siswa diharapkan mampu:

1. Mengidentifikasi masalah-masalah yag ada dalam kearsipan

2. Pemahaman cara pemecahan masalah kearsipan

1. Pengetahuan dasar arsip

2. Masalah yang dihadapi dalam kearsipan beserta cara pemecahan

Kompetensi Dasar

Indikator Hasil Belajar

Materi Pembelajaran


Secara etimologi arsip berasal dari kata Archea atau Archean (Yunani) yaitu catatan atau

dokumen mengenai masalah pemerintah dan felum (latin) yang berarti bendel atau kumpulan

dari warkat atau dokumen.

Menurut UU no 7 tahun 1971 tentang kententuan pokok kearsipan, yang dimaksud arsip

adalah:

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-

badan pemerintah dalam bentuk dan corak apapun. Baik dalam keadaan tunggal

meupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah.

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan perorangan

dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam

rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sedangkan menurut ensiklopedi administrasi, arsip adalah:

Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan

dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi terebut dan yang dipandang berharga

untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan

Suatu instansi atau tempat warkat-warkat dari suatu organisasi disimpan secara

tertib.

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan,

pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan

BAB 2 PENDAHULUAN

PENGETAHUAN DASAR KEARSIPAN

Pengertian Arsip


warkat menurut system tertentu. Saat dibutuhkan arsip dapat cepat ditemukan.

Apabila arsip tidak bernilai guna maka harus dimusnahkan.

1. Macam-macam arsip

a. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaanya arsip pemerintah dibagi

menjadi

Arsip nasional di ibukota republic Indonesian, sebagai inti organisasi dari

lembaga kearsipan nasional, selanjutnya di sebut arsip nasional pusat.

Arsip nasional ditiap-tiap ibukota daerah tingkat I, termasuk daerah-

daerah yang setingkat daerah I. selanjutnya disebut arsip nasional

daerah.

2. Arsip primer dan arsip sekunder

Arsip primer adalah arsip aslinya, bukan merupakan tindasan, kopian,

salinan dan microfilm

Arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan, foto copian, salinan atau

mikrofilmnya

Menurut UU no 7 tahun 1971 pasal 2, fungsi arsip dapat dibedakan menjadi:

a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, penyusunan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangasaan

yang pada umumnya, atau dipergunakan dalam penyelenggaraan pelayanan

ketatausahaan dalam ruang lingkup administrasi Negara

Macam-Macam Fungsi Arsip

FUNGSI ARSIP


b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok, maupun untuk penyelenggaraan

kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi

Negara.

1. Nilai guna arsip bagi instansi yang mengeluarkan arsip. Arsip memiliki nilai guna

primer yang merupakan dokumen penting atau rahasia bagi instansi yang

bersangkutan secara sendiri-sendiri.

a. Hukum

b. Administrasi, sebagai kebijaksanaan dan prosedur sebagai syarat untuk

menyelenggarakan kegiatan administrasi organisasi yang menhasilkan sumber

arsip atau perintah secara keseluruhan

c. Fiskal, mengandung bahan informasi pembuktian dibidang keuangan dan

perpajakkan

d. Perorangan, mengandung data perorangan, misalnya akta kelahiran, perkawinan,

perceraian, adopsi dan kewarganegaraan.

e. Pemeriksaan, yang menyangkut keuangan, perpajakkan, hukum dan perjanjian

bisnis.

f. Penunjang, memberikan keterangan tambahan sebagai bahan keterangan lain

sehingga memberikan pengertian lebih lengkap.

g. Penelitian, yaitu sebagai bukt dalam penelitian

h. Kebijaksanaan, sebagai landasan untuk mengambil keputusan suatu organisasi

dalam mencapai tujuannya.

i. Sejarah, dapat menerangkan peristiwa yang terjadi dimasa lampau

j. Organisasi, digunakan sebagai dasar lanjutan dari kegiatan/pekerjaan

Nilai Guna Arsip


2. Bagi instansi lain, arsip memiliki nilai guna skunder, yaitu hanya merupakan yang

digunakan sebagai tembusan /pemberitahuan saja.

Terdapat beberapa pendapat mengenai pengertian kearsipan, antara lain sebagai berikut:

1. R. Soebroto, menyatakan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah aktivitas

penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemerliharaan, penyusutan dan

pemusnahan arsip.

2. Kamus administrasi, kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan pembuatan

penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai

dengan pemusnahannya.

3. Drs. E. Martono, menyatakan bahwa kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan

warkat atas dasar system tertentu serta dengan prosedur tertentu yang sistematis

sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.

Berdasarkan pendapat para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah suatu

kegiatan atau proses pengaturan, penyimpanan arsip dengan menggunakan system

tertentu, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat diemukan kembali dengan

cepat.

PENGERTIAN KEARSIPAN


Tujan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban

nasional tentang perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan

serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

Adapun tujuan kearsipan adalah sebagai berikut:

1. Merawat surat dengan aman dan mudah selama diperlukan

2. Menyiapkan surat ketika diperlukan

3. Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut paut dengan suatu masalah

yang diperlukan sebagai pelengkap.

Menurut Drs. E. Karso, kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut:

1. Kegiatan penciptaan

Merupakan suatu proses kepembuatan dan penerimaan arsip yang terdiri daei

pengursan surat masuk atau keluar (mail handling), baik menggunakan system buku

agenda maupun system kartu kendali (system pola baru). Untuk surat dimulai dari

penerimaan surat, pemrosesan ke unit pengolah sehingga surat tersebut selesai dan

siap utuk disimpan. Untuk surat keluar dengan perintah pembuatan surat,

pengonsepan, pengetikan sampai surat tersebut dikirim dan siap untuk disimpan.

2. Kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali

a. Kegiatan penyimpanan (filing), adalah kegiatan yang dimulai dari pengecekan

tanda pelepas dengan tanda desposisi, pemberian kode-kode penyimpanan

TUJUAN KEARSIPAN

KEGIATAN KEARSIPAN


sampai penempatan arsip tersebut disimpan kedalam folder dan dimasukan

kedalam filing cabinet.

b. Kegiatan penemuan kembali (Finding), adalah kegiatan yang dimulai dari

permintaan arsip oleh pihak lain,mengidentifikasi masalah sesuai dengan kode

penyimpanan yang terdapat pada daftar klasifikasi, penyimpanannya sesuai

dengan kode simpanan.

3. Kegiatan penyelamatan

Kegiatan penyelamatan yaitu kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh

pihak yang tidak berhak, rusak dan hal-hal lain yang menyebabkan hilangnya nilai

guna arsip, kegiatan tersebut terdiri dari kegiatan:

a. Pengamanan, yaitu kegiatan untuk menjaga agar isi/informasi yang ada pada arsip

tidak diketahui oleh orang-orang tidak berhak (terutama untuk arsip yang bersifat

rahasia)

b. Pemeliharaan, adalah kegiatan menjaga agar benda benda arsi tersebut tidak

rusak dengan kata lain kegiatan ini merpakan tindakan mencegah sebelum terjadi

kerusakan arsip (preventif) misalnya, selama dalam pemeliharaan ini benda-benda

arsipperlu disemprot dengan obat anti hama, atau sebelum disimpan dipersiapkan

terlebih dahiulu tempat yang aman dari kerusakan.

c. Perawatan, adalah kegiatan kemampuan untuk memperbaiki arsip yang telah

rusak agar dapat dipergunakan kembali, dengan kata lain kegiatan ini merupakan

tindakan setelah terjadi kerusakan pada arsip yang berkaitan (tindakan represif).

Misalnya jika diketahui arsip dalam kondisi rusak/ benar-benar rusak, sedangkan

arsip tersebut dilaminasi (diberi lapisan plastic), kemudian dimikro filmkan.

Apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut cukup menunjukkan mikro

mifmlnya saja, sedangkan arsip yang aslinya disimpan.


d. Kegiatan penyusutan, adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip yang disimpan,

terutama arsip-arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna. Kegiatan penyusutan

arsip meliputi:

1) Penilaian atau memindahan, adalah kegiatan penentuan bahwa arsip tersebut

masih sering atau jarang digunakan lagi, kemudian arsip tersebut dipindahkan

penyimpanannya ke unit sentral.

2) Pemusnahan, adalah kegiatan menghilangkan secara fisik arsip yang sudah

tidak memiliki nilai guna, dengan harapan agar arsip yang tersimpan hanyalah

arsip yang memiliki nilai guna saja. Adapun cara memusnahkan arsip yaitu

dengan cara dibakar, dihancurkan dengan bahan kimia, di hancurkan dengan

mesin penghancur atau dengan pembuburan.

3) Penyerahan arsip adalah suatu kegiatan menyerahkan arsip yang memiliki nilai

guna kebangsaan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) di tingkat pusat

atau daerah.

Dengan demikian ruang lingkup kegiatan kearsipan dimulai dari kegiatan penciptaan,

penyimpanan, penemuan kembali, penyelamatan dan pemusnahan arsip. Namun demikian

kegiatan utama kearsipan adalah penyimpanan dan penemuan kembali.


RANGKUMAN

Arsip adalah segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta

yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut dan yang

dipandang berharga untuk disimpan secara permanen untuk keperluan tertentu.

Kearsipan adalah suatu kegiatan atau proses pengaturan, penyimpanan arsip dengan

menggunakan system tertentu, sehingga apabila arsip tersebut di butuhkan dapat

ditemukan dengan cepat.

Macam-macam arsip:

1. Arsip pemerintah

2. Arsip sentral dan arsip unit

3. Arsip primer dan arsip sekunder

Fungsi arsip

1. Arsip dinamis

2. Arsip statis

Nilai guna arsip

1. Bagi instansi yang mengadakan arsipnya sendiri

2. Bagi instansi lain

JENDELA INFORMASI

Sejalan dengan kemajuan ilmu dan teknologi penyelesaian

masalah kearsipan dapat diselesaikan dengan cepat dan

tanggap. Pembuatan daftar retensi yang runtut dan selalu

update dapat mengurangi kemungkinan masalah yang

terjadi pada unit kearsipan. Tindakan preventif yang dapat

dilakukan oleh unit kearsipan sebelum terjadi masalah

kearsipan yaitu dengan cara membuat backup data penting

dalam bentuk file digital yang dapat disimpan di hardisk atau

aplikasi kearsipan yang tersedia. Di era informasi ini banyak

aplikasi yang dapat digunakan untuk mengamankan arsip

agar tidak hilang atau pun rusak.


TUGAS KELAS

1. Apa yang dimaksud dengan arsip?

Jawab…………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

2. Sebutkan peranan dan fungsi arsip!

Jawab…………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………........

3. Jelaskan yang dimaksud dengan kearsipan!

Jawab............………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………

4. Sebutkan dan jelaskan apa perbedaan antara arsip dan kearsipan?

Jawab…………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

5. Apa yang dimaksud dengan arsip dinamis? Berikan contohnya!

Jawab…………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………


……………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

Lembar Penilaian

Teknik penilaian

a. Aspek sikap

Penilaian Sikap Religius

No Nama Siswa

Aspek yang dinilai

Jumlah nilai

Memulai kegiatan dengan doa

Mengakhiri kegiatan dengan

doa

Mengagungkan nama Tuhan saat

melihat obyek yang beragam

ya tidak ya tidak ya tidak

1

2

3

4

5

6

Jumlah

Keterangan:

Ya= 1 Tidak= 0

Nilai 𝒋𝒖𝒎𝒍𝒂𝒉 𝒚𝒂

𝒋𝒖𝒎𝒍𝒂𝒉 𝒑𝒆𝒓𝒕𝒂𝒏𝒚𝒂𝒂𝒏× 𝟏𝟎𝟎

Lembar pengamatan sikap

No Aspek yang Diamati 1 2 3 4

1 Menunjukkan perilaku aktif dalam kegiatan proses pembelajaran

2 Menunjukkan rasa peduli dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan kritis terhadap masalah-masalah yang dikemukakan dalam hubungan masyarakat dalam menangani pekerjaan kantor


3 Menggunakan kata-kata yang tidak menyinggung perasaan orang lain

4 Selalu tepat waktu dalam menyelesaikan tugas

Nilai =𝒔𝒌𝒐𝒓 𝒑𝒆𝒓𝒐𝒍𝒆𝒉𝒂𝒏

𝟏𝟔× 𝟒

SKOR INDIKATOR

4 Selalu berperilaku sesuai yang diharapkan

3 Sering berperilaku sesuai yang diharapkan

2 Kadang-kadang berperilaku sesuai yang diharapkan

1 Tidak pernah berperlaku sesuai yang diharapkan

b. Aspek pengetahuan

Instrument penilaian pegetahuan

No instrumen Kunci jawaban Skor

1

Apa yang dimaksud dengan arsip? Arsip adalah kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna dan disimpan menurut system tertentu, agar setiap kali deperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat

10

2

Sebutkan peranan dan fungsi arsip!

a. Sebagai pusat informasi b. Sebagai sumber dokumentsi c. Sebagai bukti resmi untuk

pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi

20

3

Jelaskan yang dimaksud dengan

kearsipan!

Suatu kegiatan atau proses pengaturan, penyimpanan arsip dengan menggunakan system tertentu, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dalam waktu yang singkat

20


4

Tulisakan dan jelaskan apa perbedaan antara arsip dan kearsipan!

Arsip dalam bahasa inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya

30

5

Sebutkan macam-macam kegiatan kearsipan!

a. Kegiatan penciptaan b. Kegiatan penyimpanan dan

penemuan kembali c. Kegiatan penyelamatan d. Kegiatan penyusutan

30

NILAI AKHIR = 𝑺𝒌𝒐𝒓 𝒔𝒊𝒔𝒘𝒂

𝑺𝒌𝒐𝒓 𝑴𝒂𝒌𝒔𝒊𝒎𝒂𝒍 × 𝟏𝟎𝟎

Penentuan skor akhir masing-masing siswa berdasarkan angka yang sering muncul

(modus)

KATEGORI:

Sangat Baik (SB) :90-100

Baik (B) :80-89

Cukup (C) :60-79

Kurang (K) :<60


Tujuan dari kearsipan sebagaimana dinyatakan dalam Undang-

Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok

kearsipan Pasal 3 ialah menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan

dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan

bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.

Salah satu kegiatan dalam menjamin keselamatan dan melestarikan

keberadaan arsip ialah melakukan kegiatan perawatandan

pemeliharaan arsip itu sendiri, sehingga perlu untuk membuat suatu

pedoman mengenai pemeliharaan dan perawatan arsip.

BAB 3

MASALAH YANG DIHADAPI DALAM

KEARSIPAN DAN CARA PEMECAHANNYA


MASALAH YANG DIHADAPI DALAM KEARSIPAN DAN CARA PEMECAHANNYA

Aktivitas surat menyurat di lingkungan kantor sering terha,bat dikarenakan adanya

permasalahan dalam kegiatan/system kearsipannya, hambatan tersebut menyebabkan

dampak negative pada kegiatan perkantoran secara menyeluruh.

a. Drs. The Liang Gie mengemukaka masalah pokok dibidang kearsipan antara lain sebagai

berikut:

Tidak dapat menemukan kembalia arsip secara cepat saat dibutuhkan

Peminjaman atau pemakaian surat oleh pimpinan jangka waktunya sangat lama

bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan

Bertambahnya surat-surat masuk dalam kearsipantanpa ada pemusnahan sehingga

tempat dan peralatannya tida mencukupi lagi

Tata kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkambangan dalam ilmu

kersipan modern, sebagai akibat dari pegawai arsip yang tidak cakap dan

kurangnya bumbingan yang teratur

b. Drs. E Martono, mengemukakan bahwa masalah yang sering timbul dibidang kearsipan

adalah sebagai berikut:

Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang

Warkat ditemukan setelah lama mencari dan membongkar seluruh tumpukan kertas

Warkat setiap hari bertambah

Tempat penyimpanan warkat selalu sesak, kurang tempat

Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat

Pegawai dibidang penyimpanan warkat kurang terlatih

c. Drs. Moekijat, mengemukakan bahwa masalah yang sering dijumpai dibidang kearsipan

adalah sebagai berikut:

Penggunaan system pengelolaan kearsipan yang salah


Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggungjawab dan kekuasaan yang

kurang jelas

Pegawai yang tidak terlatih

Tidak ada prosedur kearsipan tertentu

Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk menyimpan dan

menghapuskan warkat-warkat

Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan

Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat/ surat-surat yang dipinjam

atau pengembaliannya.

Dari beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa masalah pokok atau masalah-

masalah yang sering ditemukan dalam kegiatan kearsipan adalah:

a. Penerapan system penyimpanan yang kurang cepat

b. Sarana dan tempat kegiatan kearsipan yang kurang memadai

c. Pegawai pengelola arsip kurang terlatih dan kurang adanya bimbingan dari pimpinan

dalam menjalankan tugasnya

d. Kehilangan arsip sebagai akibat dari peminjaman yang tidak tertib.

e. Jumlah arsip bertambah tanpa diimbangi dengan penyusutan arsip

f. Kerusakan arsip yang terjadi karena kurangnya perawatan, maupun oleh kerusajan

yang disebabkan oleh hal-hal dari luar kemampuan manusia untuk mencegahnya

seperti bencana alam.

Penyelesaian Masalah

Maka untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan tersebut, kita harus tahu bagaimana cara

untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar tidak merugikan perusahaan, yaitu dengan

memerhatikan langkah-langkah sebagai berikut :


a. Pergunakan system penyimpanan secara tepat

System penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur memuat sesuatu

pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga bilamana diperlukan dapat

ditemukan kembali secara tepat dan cepat. Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip, yaitu :

• System abjad (alphabetic system)

• System masalah (subject system)

• System tanggal (chronologi system)

• System wilayah (geographic system)

• System nomer (numberic system)

b. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol dan pengandilian

yang ketat.

c. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.

Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab). Ruang

harus cukup retang (sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan). Ruang

penyimpanan harus mempunyai penghawaan (ventilasi) yang memadai. Ruang penyimpanan

harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.

b. Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan

disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak

terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga

ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu

buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.


c. Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa

makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan

atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.

d. Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara

membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip

yang basah dengan kipas angin.

d. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat

• Ruangan yang tepat : luas, suhu, kelembaban dll

• Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dll.

• Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dsb.

• Alat penyimpanan surat, seperti filling cabinet, lemari.

• Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya dsb.

e. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat

Untuk dapat mengemban tugas, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya

ditunjang oleh factor lemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali

keterampilan khusus mengenai bifang kearsipan. Pegawai yang telah terlatih baik dan

mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit pengelolaan kearsipan. Di

samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan sebaik-

baiknya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-

tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah

tempat yang membosankan. Adanya pandangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai

tersebut kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor untuk

menunjang efektivitas suatu pekerjaan.


Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta

terhadap arsip sehingga manusia sebagai factor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang

berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik.

f. Penyelenggaraan penyusutan warkat

Penyusutan warkat diadakan secara berkala sehingga tidak terjadi penimbunanwarkat dan

tercampurnya warkat yang penting dengan warkat lama yang akan dimusnahkan.


TUGAS

1. Apa yang dimaksud dengan masalah? Jelaskan menurut anda!

Jawab…………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………

2. Apa saja masalah yang bisa timbul dalam kearsipan? Jelaskan menurut pendapat

anda!

Jawab…………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………

3. Bagaimana cara mengatasi masalah yang ada dalam kearsipan ? jelaskan!

Jawab…………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………


Tugas observasi

Tujuan : Siswa mampu menganalisis permasalahan yang ada dalam suatu unit kearsipan dan

dapat memberikan solusi dari permasalah tersebut

Langka Kerja:

1. Membagi siswa kedalam kelompok-kelompok kecil yang terdiri dari 4 orang

2. Peserta didik diarahkan untuk mengunjungi kantor kearsipan (di desa, atau sekolah-

sekolah terdekat)

3. Peserta didik membuat daftar pertanyaan terkait dengan upaya petugas kearsipan

dalam menjaga arsip dan masalah apa yang sering timbul

4. Laporan hasil observasi

a. Diketik rapi di kertas A4

b. Spasi 1,15

c. Font Times New Romans

d. Margin 4,3,3,3

5. Kelengkapan isi dan solusi yang ditawarkan oleh kelompok

a. Permasalahan yang dialami oleh unit kearsipan

b. Tanggapan kelompok mengenai solusi yang sudah dilakukan oleh petugas unit

kearsipan

c. Solusi yang ditawarkan kelompok mengenai masalah yang dialami unit kearsipan


PENILAIAN

Lembar Penilaian pengetahuan

No Contoh Instrumen Kunci Jawaban Skor

1 Menurut pendapat anda

apakah yang dimaksud dengan

msalah? Jelaskan menurut

anda!

Masalah adalah sesuatu yang harus

diselesaikan atau diatasi karena apabila

dibiarkan dapat menimbulkan hal-hal

negatif

10

2 Apa sajakah masalah-masalah

yang timbul dalam sebuah

kearsipan? Jelaskan menurut

pendapat anda!

1. Menurut Drs. Moekijat

Menurut moekijat masalah-masalah yang

sering dihadapi dalam administrasi

kearsipan yaitu:

a) Penggunaan system pengolahan

(klasifikasi) yang salah

b) Organisasi yang kurang baik,

perumusan tanggungjawab dan

kekuasaan yang tidak jelas

c) Pegawai yang tidak terlatih

d) Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan

tertentu

e) Tidak ada penentuan waktu yang

direncanakan untuk menyimpan

maupun menghapuskan warkat

f) Ruang dan perlengkapan tidak sesuai

dengan kegiatan

30


g) Kurang adanya pengawasan terhadap

surat baik dalam peminjaman maupun

pengembaliannya

2. Menurut Drs. E Martono

Berikut masalah yang timbul dalam

kearsipan:

a. Warkat tidak dapat ditemukan kembali

Karena hilang

b. Warkat ditemukan setelah lama

mencari dan membongkar tumpukan

kertas

c. Jumlah warkat setiap hari selalu

bertambah

d. Tempat penyimpanan warkat terlalu

kecil bila dibandingkan dengan jumlah

warkat

e. Peralatan penyimpanan tidak

memenuhi syarat

f. Pegawai arsip kurang terlatih

3. Menurut Drs. The Liang Gie

Masalah-masalah pokok dalam kearsipan

yang umumnya dihadapi oleh instansi-

instansi adalah sebagai berikut:

a. Surat tidak dapat ditemukan kembali

ketika surat diperlukan oleh pmpinan

instansi atau satuan organisasi


b. Peminjaman atau pemakaian surat oleh

peminjam arsip jangka waktunya

sangat lama bahkan tidak dikembalikan

c. Bertambahnya surat tanpa diimbangi

dengan penyusutan arsip

d. Tata kerja dan peralatan tak

berkembang mengikuti perkembangan

zaman, karena tidak adanya

pengarahan dari petugas kearsipan.

3 Bagaimana cara mengatasi

masalah-masalah yang

dihadapi ddalam kearsipan?

Jelaskan!

a. Pergunakan system penyimpanan

secara tepat

b. Pelu adanya pengaturan prosedur

peminjaman, pengawasan, dan

pengendalian yang ketat

c. Secara rutin diadakan perawatan

dan pencegahan kerusakan.

d. Penggunaan racun serangga.

e. Tindakan preventif (pencegahan)

yaitu melarang petugas atau

siapapun membawa makanan ke

ruang tempat kearsipan. Larangan

merokok diruang arsip bagi petugas

kearsipan atau orang lain. Dipasang

tabung pemadam kebakaran.

f. Memperhatikan kondisi arsip

10


g. Fasilitas kearsipan harus memenuhi

syarat

h. Petugas kearsipan yang memenuhi

syarat

i. Penyelenggaraan penyusutan

warkat


LEMBAR PENIALAIAN OBSERVASI

Melaksanakan Observasi dan menganalisis permasalahan yang ada dalam suatu unit

kearsipan dan dapat memberikan solusi dari permasalah tersebut.

Kelengkapan isi dan solusi yang ditawarkan oleh kelompok

No Keterangan Skor

1 2 3 4

1 Permasalahan yang dialami oleh unit kearsipan

2 Tanggapan kelompok mengenai solusi yang sudah

dilakukan oleh petugas unit kearsipan

3 Solusi yang ditawarkan kelompok mengenai masalah

yang dialami unit kearsipan

Rubrik penilaian nomer 1

SKOR Permasalahan yang dialami oleh unit kearsipan

1 Permasalahan yang biasa

2 Permasalahan yang tidak terlalu sulit untuk diselesiakan

3 Permasalahan yang sulit diselesaikan

4 Permasalahan yang sangat sulit untuk diselesaikan


SKOR Solusi yang sudah dilakukan oleh petugas unit kearsipan

1 Solusi tidak sesuai

2 Solusi cukup sesuai

3 Solusi sesuai


4 Solusi sangat sesuai


SKOR Solusi yang ditawarkan kelompok mengenai masalah yang dialami unit kearsipan

1 Solusi tidak sesuai dengan masalah yang dihadapi

2 Solusi cukup sesuai dengan masalah yang dihadapi

3 Solusi sesuai dengan masalah yang dihadapi

4 Solusi sangat sesuai dengan masalah yang dihadapi

NILAI AKHIR = 𝑺𝒌𝒐𝒓 𝒔𝒊𝒔𝒘𝒂

𝑺𝒌𝒐𝒓 𝑴𝒂𝒌𝒔𝒊𝒎𝒂𝒍 × 𝟏𝟎𝟎

Penentuan skor akhir masing-masing siswa berdasarkan angka yang sering muncul

(modus)

KATEGORI:

Sangat Baik (SB) :90-100

Baik (B) :80-89

Cukup (C) :60-79

Kurang (K) :<60


DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zuklkifly. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

Agusjp, Mas. 2013. Mengelola dan menjaga system kearsipan.Online, (http://mas-

agusjp.blogspot.co.id/2013/09/masalah-pokok-dalamkearsipan-

dan.html?m=1), diakses 20 November 2017.

Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara Smallcrab. Macam

penyakit akibat pencemaran partikel debu diudara. Online,

(http://www.smallcrab.com/kesehatan/520-5-macam-penyakit-

akibatpencemaran-partikel-debu-di-udara), diakses 22 November 2017.

Gaibsuwasana. 2012. Pedoman perawatan arsip.

Online,(http://gaibsuwasana.staff.uii.ac.id/2012/11/13/pedoman-

perawatanarsip/), diakses 22 November 2017.

Phymiszenter. 2010. Mengelola dan menjaga system kearsipan. Online,

(http://phymiszenter.blogspot.co.id/2010/12/mengelola-dan-menjagasistem-

kearsipan.html?m=1), diakses 17 November 2017.

http://mas-agusjp.blogspot.co.id/2013/09/masalah-pokok-dalamkearsipan-dan.html?m=1



http://www.smallcrab.com/kesehatan/520-5-macam-penyakit-akibatpencemaran-partikel-debu-di-udara

http://www.smallcrab.com/kesehatan/520-5-macam-penyakit-akibatpencemaran-partikel-debu-di-udara

http://gaibsuwasana.staff.uii.ac.id/2012/11/13/pedoman-perawatanarsip/

http://gaibsuwasana.staff.uii.ac.id/2012/11/13/pedoman-perawatanarsip/

http://phymiszenter.blogspot.co.id/2010/12/mengelola-dan-menjagasistem-kearsipan.html?m=1

http://phymiszenter.blogspot.co.id/2010/12/mengelola-dan-menjagasistem-kearsipan.html?m=1

masalah kearsipan dan cara pemecahannya · sebagai bukti eksistensi instansi. sedangkan bagi...

Documents