MODUL

Untuk SMK/MAK Kelas XI Semester 1

Oleh:

Iftitahur Rohmah

(150412602384)

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah Swt. Alhamdulillahi Rabbil ’Aalamin, atas

limpahan rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan penyusunan modul ini.

Shalawat dan salam dengan ucapan Allahumma sholli ’ala Sayyidina Muhammad wa

’ala ali Sayyidina Muhammad penulis sampaikan untuk junjungan kita Nabi besar

Muhammad Saw. Modul ini disusun untuk memenuhi tugas Pengembangan Bahan

Ajar ADP yang dibina oleh Bapak Muhammad Arif

Seperti layaknya sebuah modul, maka pembahasan dimulai dengan

menjelaskan tujuan yang hendak dicapai dan disertai dengan soal yang mengukur

tingkat penguasaan materi setiap topik. Dengan demikian pengguna modul

ini secara mandiri dapat mengukur tingkat ketuntasan yang dicapainya.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa modul ini tentu punya banyak

kekurangan. Untuk itu penulis dengan berlapang dada menerima masukan dan kritikan

konstruktif dari berbagai pihak demi kesempurnaannya di masa yang akan datang.

Akhirnya kepada Allah jualah penulis bermohon semoga semua ini menjadi amal saleh

bagi penulis dan bermanfaat bagi pembaca.

Malang, 27 November 2017

Penulis

i

Daftar Isi

Kata Pengantar ...................................................................................................................i

Daftar Isi ........................................................................................................................... ii

Glosarium ........................................................................................................................ iii

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................ 1

A. Judul ...................................................................................................................... 1

B. Petunjuk Belajar .................................................................................................... 1

C. KI, KD dan Indikator ............................................................................................. 1

D. Materi Pembelajaran .............................................................................................. 2

E. Informasi Pendukung ............................................................................................. 2

BAB II PAPARAN ISI MATERI ................................................................................... 3

A. Dokumen ............................................................................................................... 3

1. Pengertian Dokumen ......................................................................................... 3

2. Jenis-Jenis Dokumen ......................................................................................... 3

3. Ruang Lingkup Dokumen .................................................................................. 5

4. Cara Pengkodean Dokumen .............................................................................. 5

B. Dokumentasi .......................................................................................................... 8

1. Pengertian Dokumentasi .................................................................................... 8

2. Ruang Lingkup Dokumentasi ............................................................................ 9

3. Kegunaan Dokumentasi ..................................................................................... 9

4. Kegiatan Dokumentasi ....................................................................................... 9

5. Bahan-Bahan Dokumentasi ............................................................................. 10

6. Peraturan Kliping/Dokumentasi ...................................................................... 11

7. Peranan Dokumentasi bagi Suatu Organisasi .................................................. 11

C. Peranan Dokumen dan Dokumentasi .................................................................. 13

BAB III LATIHAN ........................................................................................................ 14

A. Soal Pilihan Ganda .............................................................................................. 14

B. Soal Uraian .......................................................................................................... 16

C. Tugas Rumah ....................................................................................................... 16

BAB IV PENILAIAN .................................................................................................... 17

A. Penilaian Kognitif ................................................................................................ 14

B. Penilaian Afektif .................................................................................................. 18

C. Aspek Keterampilan ............................................................................................ 18

BAB V PENUTUP ......................................................................................................... 20

DAFTAR RUJUKAN .................................................................................................... 21

ii

Glosarium

Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman

yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih

meyakinkan. Dokimentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun,

menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru

sehingga lebih bermanfaat.Dari definisi di atas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas

daripada surat. Surat hanya sebagian kecil dari dokumen.Dalam bidang administrasi

perkantoran, sebagian besar dokumennya memang berupa surat.

Ensiklopedia Administrasi: Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai

alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan. Ensiklopedia

Umum: Dokumen berarti surat,akte,piagam,surat resmi dan bahan rekaman,tertulis atau

tercetak yang dapat memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti yang

luas,termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan mengenai suatu

hal. Kamus Umum Bahasa Indonesia: Dokumen adalah Sesuatu yang tertulis atau

tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti / keterangan.

Kamus Kepegawaian

1) semua catatan tertulis yang tercetak ataupun tidak

2) segala benda yang mempunyai segala keterangan yang di pilih untuk di

kumpulkan,di susun, di sediakan ataupun untuk disebarkan.

Kamus Bahasa Inggris Webster, Dokumen adalah:

a. membuktikan dengan keterangan,melengkapi keterangan dengan fakta-fakta

b. melengkapi keabsahan keterangan,seperti surat keterangan,pernyataan,lampiran-

lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.

Kesimpulannya,dokumen adalah segala benda,seperti surat-surat atau benda-benda

berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung

keterangan supaya lebih meyakinkan.

iii

BAB I

PENDAHULUAN

A. Judul

Judul : Mengidentifikasi Perbedaan Dokumen dan Dokumentasi serta

Jenis-Jenisnya

Mata Pelajaran : Kearsipan

Kelas/Semester : XI Semester 1

Alokasi Waktu : 1x45 Menit

B. Petunjuk Belajar

Untuk mendapatkan hasil belajar yang maksimal, maka dalam penggunaan modul ini

perlu memperhatikan langkah-langkah berikut ini:

a. bacalah dengan seksama skema kedudukan modul dengan cermat dan teliti

b. kerjakan soal-soal dalam cek kemampuan untuk mengukur sampai sejauh mana

pengetahuan yang telah anda miliki

c. perhatikan langkah-langkah dalam melakukan pekerjaan dengan benar untuk

mempermudah dalam memahami suatu proses perusahaan

d. pahami setiap materi teori dasar yang akan menunjang dalam penguasaan suatu

pekerjaan dengan membaca secara teliti

e. bila ada penugasan, kerjakan tugas tersebut dengan baik dan bilamana kurang

jelas konsultasikan dengan guru atau pembimbing

f. catatlah kesulitan yang anda dapatkan dalam modul ini dan konsultasikan

dengan guru atau pembimbiing untuk mendapatkan solusi dari kesulitan tersebut

C. Kompetensi Inti, Kompetensi Dasar, Indikator

Kompetensi Inti

KI 1 :Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2 :Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab,

peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, reponsif dan

pro-aktif dan menunjukkan sikap sebagian dari solusi atas berbagai

permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan social

dan alam serta dalam m0enempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam

pergaulan duni.

KI 3 :Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan factual,

konseptual, dan procedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu

pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan

kemnusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab

fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk

memecahkan masalah.

KI 4 :Mengolah, menajal, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak

terkait dengan pengembangan dari yang dipelajari di sekolah secara

1

mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan

langsung.

Kompetensi Dasar

Mengidentifikasi Perbedaan Dokumen dan Dokumentasi serta Jenis Jenis

Dokumen

Indikator

a) Mengindentifikasi perbedan dokumen dan dokumentasi

b) Mengidentifikasikan jenis-jenis dokumen

D. Materi Pembelajaran

a) Pengertian dokumen dan dokumentasi

b) Mengidentifikasikan jenis-jenis dokumen

E. Informasi Pendukung

Istilah Dokumentasi dari kata document (Inggris), documentum (Latin).

Sebagai kata kerja document berarti: menyediakan dokumen, membuktikan dengan

menunjukkan adanya dokumen; sebagai kata benda berarti: wahana (wahana =

kebenaran, alat pengangkut, angkutan, alat untuk mencapai tujuan) informasi, data

yang terekam atau dimuat dalam wahana tersebut beserta maknanya yang

digunakan untuk belajar, kesaksian, penelitian, rekreasi, dan sebaginya. Adapun

jenis jenisnya sebagai berikut:

1. Jenis-jenis dokumen berdasarkan kepentingannya / pemakaiannya

2. Jenis-jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya

3. Jenis-jenis dokumen berdasarkan fungsinya

4. Dokumen Menurut Sifatnya

5. Dokumen Menurut Jenisnya

6. Dokumen Menurut Dokumentasi

Informasi dapat di ambil dari alamat dibawah ini:

http://rinavo.blogspot.co.id/2015/04/dokumen-dokumentasi.html

2

BAB II

PAPARAN ISI MATERI

A. DOKUMEN

1. Pengertian Dokumen

Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman

yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih

meyakinkan. Dokimentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun,

menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru

sehingga lebih bermanfaat.Dari definisi di atas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas

daripada surat. Surat hanya sebagian kecil dari dokumen.Dalam bidang administrasi

perkantoran, sebagian besar dokumennya memang berupa surat.

Sampai sekarang pengertian dokumen berbeda bagi setiap ahlinya.Sebagai bahan

perbandingan berikut ini dapat kita lihat pengertian dokumen dari berbagai sumber:

1. Ensiklopedia Administrasi: Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai

alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.

2. Ensiklopedia Umum: Dokumen berarti surat,akte,piagam,surat resmi dan bahan

rekaman,tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan untuk penyelidikan

ilmiah dalam arti yang luas,termasuk segala macam benda yang dapat memberikan

keterangan mengenai suatu hal.

3. Kamus Umum Bahasa Indonesia: Dokumen adalah Sesuatu yang tertulis atau

tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti / keterangan.

4. Kamus Kepegawaian

1) semua catatan tertulis yang tercetak ataupun tidak

2) segala benda yang mempunyai segala keterangan yang di pilih untuk di

kumpulkan,di susun, di sediakan ataupun untuk disebarkan.

5. Kamus Bahasa Inggris Webster, Dokumen adalah:

c. membuktikan dengan keterangan,melengkapi keterangan dengan fakta-fakta

d. melengkapi keabsahan keterangan,seperti surat keterangan,pernyataan,lampiran-

lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.

Kesimpulannya,dokumen adalah segala benda,seperti surat-surat atau benda-benda

berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung

keterangan supaya lebih meyakinkan.

2. Jenis-Jenis Dokumen

1. Jenis-jenis dokumen berdasarkan kepentingannya / pemakaiannya

a. Dokumen pribadi

Dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contoh : Akta Kelahiran,

KTP, SIM, Ijazah.

3

b. Dokumen niaga

Dokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contoh :

cek, nota, kwitansi.

c. Dokumen pemerintah

Dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan.

Contoh : UU, Keppres, Peraturan pemerintah.

d. Dokumen sejarah

Surat-surat atau catatan penting sebagai alat pembuktian peristiwa pada masa

lampau.

Contoh :

1) Teks proklamasi, Teks pancasila, Teks sumpah pemuda

2) Rekaman film perjuangan, Gambar atau foto sejarah peristiwa

3) Sejarah berdirinya suatu perusahaan

4) Monumen sejarah

5) Riwayat hidup orang-orang penting

2. Jenis-jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya

a. Dokumen literer (di bidang perpustakaan)

Dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar atau direkam. Contoh :

buku, majalah, film.

b. Dokumen korporil (di bidang permuseuman)

Dokumen yang berupa benda bersejarah. Contoh : patung, fosil, uang kuno, arca.

c. Dokumen privat (di bidang kearsipan)

Dokumen yang berupa surat/arsip Contoh : surat niaga, surat dinas, laporan

3. Jenis-jenis dokumen berdasarkan fungsinya

a. Dokumen dinamis

Dokumen yang dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan

kantor. Ada tiga macam dokumen dinamis :

a) Dokumen dinamis aktif ad alah dokumen yang dipakai secara terus

menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor

b) Dokumen semiaktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah

menurun

c) Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan

b. Statis

Dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor.

4. Dokumen Menurut Sifatnya

a. Dokumen Tekstual

Dokumen tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk

tertulis.

Misalnya : majalah, buku, catalog, surat kabar dll.

b. Dokumen Nontekstual

Dokumen nontekstual adalah dokumen yang berisi beberapa teks misal: peta,

grafik, gambar, rekaman dan sejenisnya.

4

5. Dokumen Menurut Jenisnya

a. Dokumen Fisik

Dokumen fisik adalah dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata

letak, sarana prasarana, dan sebagainya. Dengan kata lain dokumen jenis ini

berupa berkas surat-surat.

b. Dokumen Intelektual

Dokumen intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek,

sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan

sebagainya.

6. Dokumen Menurut Dokumentasi

a. Dokumen Primer

Adalah dokumen yang berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau

langsung dari sumbernya. Contohnya: paten penelitian, laporan, disertasi.

b. Dokumen Sekunder

Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur primer. Pada umumnya

dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.

c. Dokumen Tersier

Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur sekunder, misalnya:

buku, teks panduan literatur

3. Ruang Lingkup Dokumen

Ruang limgkup dokumen meliputi sebagai berikut :

1. Dokumen literal

Yang ruang lingkupnya meliputi bidang perpustakaan atau publik. Termasuk

didalamnya antara lain :

a) Buku-buku

b) Majalah

c) Laporan

d) Koran

e) Disertasi

f) Brosur

g) Tesis

h) Leaflet

2. Dokumen kolporal

Yang ruang lingkupnya meliputi bidang permuseuman, contohnya seperti : fosil-

fosil, arca, candi, mata uang kuno, pakaian adat.

3. Dokumen privat

Yang ruang lingkupnya meliputi bidang kearsipan.

4. Cara Pengkodean Dokumen

Pengkodean adalah suatu teknik yang dilakukan untuk memberikan penegasan pada

prosesnya.

5

a. Bentuk pengkoden dokumen

Pengkodean dokumen dapat dengan mudah dilakukan sehingga tidak

membutuhkan.Banyak waktu dalam penyimpanan.

Untuk melakukan pengkodean dokumen dilakukan dengan mencatat pada buku induk

dokumen antara lain sebagai berikut:

Nomor urut

Tanggal dokumen diperoleh

Penyusunan dokumen

Nama/judul dokumen

Kota tempat terbit

Nama penerbit

Tahun penerbitan

Jumlah halaman

Cara saat memperoleh :

Pada saat ini,dokumen telah banyak yang direkam atau dijadikan microfilm, bahkan ada

pula yang disimpan dalam memori computer.

Dengan pengolahan kode(kode sandi) akan dapat ditemukan dengan cepat dokumen

yang dicari.Dokumen bisa berwujud lembaran ,film, pita ,atau rekaman. Untuk wujud

dari lembaran khususnya warkat atau surat-surat dipergunakan system kearsipan atau

filling. lain dengan dokumen yang terjilid ,penyimpanan ,penataan ,dan pengamanannya

dipergunakan system perpustakaan,Pembagian klasifikasi dimulai dari pembagian

utama yang dipecah menjadi divisi,divisi dipecah lagi menjadi seksi ,dan seksi dipecah

menjadi subseksi.

Pembagian klasifikasi ini dapat dibagi menjadi bagian yang lebih kecil lagi.

a. Pola klasifikasi judul(caption)dan pembagian judul atas

b. Teknik mengindeks

c. Teknik menetapkan kode

d. Prosedur dan teknik penyimpanan

e. Menentukan pencatatan yang diperlukan

b. Klasifikasi judul dokumen

Dokumen yang dirata menurut sistem abjad diklasifikasikan menjadi 4 kelompok,

sebagai berikut :

a. Dokumen perorangan diberi judul (caption) nama perorangan

b. Dokumen instansi pemerintah diberi judul (caption) nama instani pemerintah

c. Dokumen niaga yang diberi judul (caption) nama perusahaan

d. Dokumen yang dikelola oleh badan – badan sosial.

c. Teknik dalam pengkodean dokumen

a. Teknik mengindeks (menetapkan unit)

Setelah menetapkan judul apakah nama perorangan,organisasi social ,instansi

pemerintah, ataupun swasta,maka sekarang kita perlu menentukan unit-unit

terpenting. Hal ini dikenal dengan mengindeks.

b. Teknik menetapkan kode

6

Dalam menetapkan kode , kita menggunakan suatu teknik yang memuat suatu

aturan-aturan dalam mengindeks .

Adapun teknik menetapkan kode, sebagai berikut :

Kode sekuensial

Kode blok

Kode alfabetis

Kode mnemonik

7

B. DOKUMENTASI

1. Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi sudah merupakan istilah internasional. Dalam bahasa inggris disebut

documentation. Dalam bahasa Belanda disebut documentatie dalam bahasa Latin

disebut documentum yang berarti pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan,

pemakaian, dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan-keterangan dan

penerapan-penerapan dan bukti. Di indonesia ketentuan-ketentuan mengenai

dokumentasi telah diatur dalam perundang-undangan berupa Peraturan Presiden Nomor

20 tahun 1961.

Bila dikategorikan, pada prinsipnya pengertian dokumentasi dapat dikelompokkan

kedalam tiga kategori :

d. Dokumentasi dalam arti sempit

Merupakan sekumpulan dokumen dari kegiatan pengumpulan pencatatan / registrasi

dokumen, penyimpanan, dan penyajian kembali bahan mentah (dokumen) itu bila ada

yang menanyakan atau membutuhkan.

e. Dokumentasi dalam arti luas

Merupakan suatu produk karya dari kegiatan – kegiatan pengumpulan, pencatatan /

perekaman tentang suatu / beberapa peristiwa dan objek – objek yang bertalian dengan

pengolahan serta penelusuran lebih lanjut atas data / fakta / dokumen yang

bersangkutan, penyimpanan dan pendistribusian dokumen – dokumen tersebut baik bila

ada yang menanyakan maupun tanpa diminta, kepada orang – orang ataupun pihak –

pihak yang dipandang berkepentingan atasnya.

Sama halnya dengan pengertian dokumen,pengertian dokumentasi berbeda bagi

setiap ahlinya.Sebagai bahan perbandingan pengertian dokumentasi dapat pula kita lihat

sebagai berikut:

f. Menurut keperluan perpustakaan khusus, dokumentasi adalah kepustakaan

informasi dan bibliografi yang disesuaikan dengan keperluan perpustakaan khusus.

g. Menurut mikro reproduksi, dokumentasi adalah reproduksi dokumen dalam bentuk

lebih kecil (mikro reproduksi) khususnya dalam bentuk microfilm.

h. Menurut hasil seminar dokumentasi, dokumentasi adalah suatu aktivitas bagi suatu

badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan

dokumentasi yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi (

Seminar kementrian pada tanggal 28Februari s/d Maret 1957).

i. Menurut FID (Federation Internasional Documentation) dokumentasi adalah

pekerjaan pengumpulan, penyusunan, dan penyebarluasan dokumen dari segala

macam jenis lapangan aktivitas manusia.

j. Menurut NIDER ( Nederlanse Institutvoor Docomentatie Registratur), dokumentasi

adalah member keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada

diperpustakaan dan pemberitahuan tentang literature.

8

Kesimpulannya,dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas

mencari,mengumpulkan,menyusun,menyelidiki,meneliti,dan mengolah serta

memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen baru yang bermanfaat.

2. Ruang Lingkup Dokumentasi

1. Dokumentasi Literer

Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan

kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya

yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan

yang diinginkan serta diperlukan.

2. Dokumentasi Korporil

Dokumentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan

kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca, dan

benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu.

3. Dokumentasi Privat

Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan

kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya

yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah

ditemukan.

3. Kegunaan Dokumentasi

Kegunaan dokumentasi adalah sebagai berikut :

a. Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan

b. Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan

dokumen.

c. Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen.

d. Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.

e. Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan.

f. Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan

Negara

g. Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat

dalam dokumen.

4. Kegiatan Dokumentasi

a. Mencari dan mengumpulkan dokumen

Hal ini dengan maksud untuk untuk mengusahakan memperoleh dokumen yang

membantu kegiatan baik dokumen literer maupun dokumen korporel.

Mengumpulkan dokumen dengan cara membeli dokumen, menukar, atau

berlangganan dengan instansi lain.

b. Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen

Buku induk terdiri dari : No. Urut, tanggal, pencatatan,Judul, pengarang, kota

tempat penerbit, tahun terbit, jumlah,cara memperoleh dokumen dan keterangan

9

c. Menyusun / mengolah dokumen

Bermaksud agar isi informasi yang terkandung didalam dokumen dapat secara

mudah digunakan oleh pihak yang ingin mengetahui atau memerlukan bahan

informasi dokumen.

Prosedur menyusun / mengolah bahan dokumen :

Mencari dan memilih dokumen yang akan dijadikan dokumentasi

Mengkaji dan melengkapi, mempelajari secara seksama isi informasi dokumen

Membuat ringkasan, abstrak dan terjemahan

Menetapkan dokumentasi yang telah selesai menjadi bahan dokumenter

Mengelompokkan hasil pengolahan dalam klasifikasi tertentu

Menyebarluaskan dengan menggandakan hasil pengolahan dokumentasi

d. Memproduksi dokumen

Hasil dokumentasi dari pengolahan suatu dokumen diumpamakan koleksi

perpustakaan yang buku – buku nya ditulis dengan bahasa asing yang telah

diterjemahkan, sehingga buku sudah banyak dipergunakan, maka dengan

memproduksi kembali, buku berguna untuk sumber keterangan (informasi)

e. Mengkaji dan menyebarluaskan dokumen

Distribusi aktif adalah penyebaran dokumen yang dilakukan secara terus –

menerus sebagai pekerjaan rutin.

Distribusi pasif adalah penyebaran dokumen sesuai permintaan pihak yang

memerlukan

f. Menyimpan dan memelihara dokumen

Penyimpanan dokumen Korforal merupakan tanggung jawab permusiuman, dan

dokumen Literal merupakan tanggung jawab perpustakaan. Cara menyimpan

dokumen :

Menyimpan fisik dokumen adalah wujud dokumen itu yang disimpan.

Menyimpan informasi dokumen adalah yang disimpan berupa isi atau informasi

dokumen itu sendiri.

5. Bahan – bahan Dokumentasi

a. Dokumen pribadi, adalah surat – surat penting lainnya yang berguna untuk keperluan

individu, baik dalam lembaran maupun terjilid. Contoh ijazah, piagam, surat nikah, dll.

b. Dokumen pemerintah, adalah surat atau lembaran – lembaran kerja yang erat

hubungannya dengan kegiatan pemerintah. Contoh :

Undang – undang pemerintah

Pidato kenegaraan

Surat – surat resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah

Peraturan pemerintah

Peraturan menteri

c. Dokumen niaga, yaitu surat atau lembaran – lembaran berharga yang mempunyai

hubungan dengn kegiatan perdagangan. Contoh :

Surat jaminan pembayaran yang ditanggung bank

10

Perincian barang yang dimuat di kapal

Tagihan konsumen

Kwitansi

Faktur perdagangan

d. Dokumen sejarah, yaitu surar – surat rekaman , candi / tugu perjuangan, prasati dan

lain sebagainya yang mempunyai nilai sejarah dan hubungan dengan kegiatan

kenegaraan / bangsa. Contoh :

Undang – undang Dasar 1945

Teks pancasila

Teks proklamasi

Teks sumpah pemuda

Rekaman film perjuangan bangsa

Candi seperti Borobudur, Prambanan. Mendut

Supersemar

Adapun syarat bahan dokumentasi, sebagai berikut :

Pemeriksaan fisik, pemeriksaan fisik ini sebagai alat yang dipakai langsung

memverifikasi dan dianggap sebagai bahan bukti yang paling andal dan berguna

yang bertujuan untuk memastikan jumlah . deskripsi.

Konfirmasi, konfirmasi, menjadi bahan yang bernilai tinggi dan sering dipakai

karena berasal dari sumber yang independen, namun diperlukan biaya yang besar

dan dapat menimbulkan ketidakenakan dari pihak yang dimintai jawaban.

6. Peraturan Kliping / Dokumentasi

Salah satu cara untuk membuat membuat dokumentasi yang baik adalah denga berfokus

pada:

1. Selalu melaksanakan proses pencatatan yang aktual, faktual, dan realistic

2. Hasil pencatatan harus dibuat jelas, sistematik dan terarah

Dalam membuat dokumentasi perlu diperhatikan substansi dasar yang harus ada, hal ini

dimaksudkan agar dokumentasi berguna dan memiliki arti untuk berbagai kepentingan.

Beberapa peraturan yang perlu diikuti agar dokumentasi yang dibuat sesuai dengan

standar hukum, diantaranya sebagai berikut :

a. Dokumentasi yang dibuat memnuhi dan memahami dasar hukum

b. Memberikan informasi secar tepat

c. Memperhatikan fakta – fakta secar tepat dan akurat.

7. Peranan Dokumentasi Bagi Suatu Organisasi

Peranan dokumentasi memang sangatlah penting dalam setiap kegiatan di bidang

apapun. Kita sebagai manusia tidak mungkin mengetahui segalanya, karena itulah kita

dibantu oleh bidang dokumentasi supaya segalanya dapat diketahui.

Peranan dokumentasi bagi suatu organisasi adalah sebagai berikut :

a. Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi

b. Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi

11

c. Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah

d. Dokumentasi mengembangkan sistem pengolahan dokumen

e. Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan ilmu

pengetahuan

Tugas bidang dokumentasi di instansi :

1. Mengumpulkan bahan yang bernilai

2. Menyusun / menata bahan – bahan tersebut menurut sistem tertentu

3. Menyatukan / mengelompokkan bahan – bahan yang semuanya atau yang

mempunyai kaitan satu sama lain menjadi satu kelompok

4. Menyiapkan bahan – bahan keterangan berdasarkan bahan yang untuk memenuhi

pihak yang memerlukannya, baik diminta atau tidak

5. Berhubungan erat dengan bidang lainnya sebagai bidang penunjang untuk

melancarkan tugas dalam setiap bidang

Peranan dokumentasi sebagai dasar pengambilan keputusan :

Dengan bertambah luasnya ilmu pengetahuan, maka dokumen itu bertambah luas

peranannya, yaitu sebagai alat untuk menemukan keterangan – keterangan. Dengan

adanya keterangan – keterangan ini nantinya akan dipergunakan sebagai dasar didalam

pengambilan keputusan serta perkembangan suatu organisasi

Peranan dokumentasi sebagai bahan penelitian :

Lembaga swasta, pemerintah, dan perorangan ada yang menghimpun dokumen.

Dokumen – dokumen yang terhimpun ada yang memiliki nilai keterangan dan dapat

dipergunakan sebagai sumber keterangan. Keterangan – keterangan yang terdapat pada

dokumen – dokumen baik terhimpun di kalangan pemerintah, swasta, atau perorangan

dapat dipergunakan sebagai bahan penelitian bidang ilmu pengetahuan. Sumber

dokumen dapat berasal dari berbagai kegiatan kemanusiaan serta dapat beberapa

dokumen bidang ilmu sosial, teknik, dan eksakta.

12

C. PERBEDAAN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

Perkataan dokumen dan dokumentasi merupakan dua istilah yang pertama

menekankan bentuk bendanya, seperti surat, memo, buku, foto, maket, dan lain-lain

atau lebih tegas merupakan dokumen literer dan korporil, sedangkan kedua lebih

menitik beratkan kepada pengelolaan atau pengurusan dokumen itu sendiri. Istilah

dokumentasi (documentation) akan diuraikan secara garis besar dengan menggunakan

beberapa sumber acuan.

Istilah dokumentasi berasal dari perkataan Bahasa Inggris “documentation”, yang

mungkin akan berakibat beda tafsir jika dihadapkan kepada pandangan ahli Bahasa dan

ahli dokumentasi. Pihak pertama akan menyebutkan kata benda bentukan dari perkataan

“document” sebagai kata kerja, namun bagi ahli dokumentasi akan beranggapan antara

lain: “istilah dokumentasi bukanlah kata benda, tetapi kata kerja yang dibendakan. Jadi

apa yang dikatakan Dokumentasi tersebut akan mempunyai sifat-sifat yang kongkrit.

Pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dan keterangan-keterangan (seperti kutipan-

kutipan dari surat kabar, gambar-gambar, dsb). Film dokumentasi adalah film yang

mempertunjukkan peristiwa-peristiwa, kegiatan-kegiatan dalam masyarakat.

Dokumentasi adalah suatu aktivitas yang menggunakan atau berkaitan dengan

masalah dokumen itu sendiri atau fisik dokumen dan aktivitas dokumentasi meliputi

antara lain:

a. Mencari dan mengumpulkan serta mengatur dokumen menurut system tertentu;

b. Menyediakan dokumen untuk dapat digunakan pemakai dokumen untuk

menghasilkan keterangan atau untuk penyelidikan atau untuk penerangan;

c. Mengolah dokumen seperti memelihara, mengawetkan, melindungi kerahasiaan

isinya dan menyebarkan dokumen yang diperlukan oleh masyarakat konsumennya;

d. Menjaga obyektivitas informasi suatu dokumen dan dalam mengolah informasi

yang ada didalamnya hendaklah bersikap netral.

Berikut merupakan tabel lima perbedaan dokumen dan dokumentasi:

Dokumen Dokumentasi

Segala benda, seperti surat – surat

atau benda – benda berharga termasak

rekaman yang dapat dijadikan sebagai

alat bukti untuk mendukung

keterangan supaya meyakinkan

Suatu pekerjaan yang bertugas mencari,

mengumpulkan, menyusun, menyelidiki,

meneliti dan mengolah serta memelihara dan

menyiapkan sehingga menjadi dokumen baru

yang bermanfaat

Difokuskan pada benda/informasinya Difokuskan pada kegiatannya

Tidak merupakan unit kerja Merupakan unit kerja

Bersifat pasif Bersifat aktif

Digunakan sebagai alat bukti Mengolah dan menyiapkan dokumen baru

Menunjang penelitian Menyiapkan keterangan untuk penelitian

13

BAB III

LATIHAN

A. Soal Pilihan Ganda

1. Surat yang isinya mengenai perdagangan atau perniagaan yang dibuat oleh

perusahaan untuk dikirim kepada para langganannya adalah surat….

A. Niaga

B. Dinas Pemerintah

C. Dinas Swasta

D. Dinas Pribadi

E. Pribadi

2. Surat penawaran, Surat pesanan merupakan contoh dari surat….

A. Sangat Segera

B. Surat Biasa

C. Surat Kilat

D. Surat Segera

E. Konfidensial

3. Kumpulan-kumpulan dokumen yang memberikan keterangan atau bukti dan

aktivitas yang berkaitan dengan proses pengumpulan secara sistemtis adalah….

A. Dokumen

B. Dokumentasi

C. Edaran

D. Brosur

E. Lampiran

4. Yang bukan merupakan kegunaan kliping adalah….

A. Sebagai sumber informasi

B. Bahan penelitian untuk makalah

C. Dapat dijadikan sebagai bukti oktentik

D. Memperkaya ilmu pengetahuan

E. Memperbanyak koleksi buku

5. Dibawah ini yang merupakan ciri-ciri dokumen adalah….

A. Difokuskan pada kegiatannya

B. Bersifat aktif

C. Merupakan unit kerja

D. Digunakan sebagai alat bukti

E. Menyiapkan keterangan untuk penelitian

14

6. Contoh surat yang harus ditangani secepat mungkin karena penerima harus cepat

menanggapi dan menyelesaikannya adalah….

A. Surat Panggilan

B. Surat Penawaran

C. Surat Pesanan

D. Surat Ucapan Hari Lebaran

E. Surat Ucapan Ulang Tahun

7. Alat komunikasi yang berupa surat di lingkungan dinas yang penyampaiannya tidak

resmi dan digunakan secara internal adalah….

A. Nota

B. Edaran

C. Undangan

D. Memorandum

E. Handphone

8. Buku verbal berfungsi untuk….

A. Mencatat surat masuk

B. Mencatat surat keluar selama satu tahun

C. Mencatat surat yang akan disimpan

D. Tanda terima surat

E. Mencatat semua surat masuk dan keluar

9. Kertas yang biasa dipergunakan untuk pengetikan tindasan dalam sebuah surat

adalah….

A. HVS

B. Buram

C. Duplicator

D. Stensil sheet

E. Dorslag

10. Buku agenda untuk mencatat surat masuk dan keluar secara terpisah tau sendiri-

sendiri adalah buku….

A. Buku agenda tunggal

B. Buku agenda berpasangan

C. Buku klaper

D. Buku agenda kembar

E. Buku ekspedisi

15

B. Soal Uraian

Tes Tertulis

1. Sebutkan beberapa pengertian dokumentasi menurut kamusnya?

2. Jelaskan pengertian dokumentasi?

3. Pengertian dokumentasi dapat dikelompokkan kedalam dua kategori, sebutkan dan

jelaskan?

4. Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis dokumen?

5. Sebutkan apa kegunaan dokumentasi?

C. Tugas Rumah

Carilah contoh dari dokumen dan dokumentasi minimal 5 dan identifikasi perbedaan

dari masing-masing contoh yang ditemukan!

16

BAB IV

PENILAIAN

A. Penilaian Kognitif

1. Petunjuk penilaian latian

Bentuk Soal Jumlah Soal Nomor Soal Skor

Maksimum

Pilihan ganda 10 1 10

2 9

3 8

4 7

5 6

6 5

7 4

8 3

9 2

10 1

Jumlah Skor 100

Bentuk Soal Jumlah Soal Nomor Soal Skor

Maksimum

Essay 5 1 20

2 20

3 20

4 20

5 20

Jumlah Skor 100

Pedoman Penilaian

Nilai =

Keterangan:

A : Sangat Baik (85 – 100) C : Cukup (60 - 69)

B : Baik (75 – 84) D : Kurang (<60)

2. Petunjuk Penilaian Tugas atau Langkah Kerja

Bentuk soal Jumlah Soal Nomor Soal Skor Skor

Maksimum

Pilihan

ganda

10 1-10 10 100

Keterangan:

C : Sangat Baik (85 – 100) C : Cukup (60 - 69)

D : Baik (75 – 84) D : Kurang (<60)

17

B. Penilaian Afektif

Lembar Pengamatan Sikap

yang diamati berikut :

No Aspek yang diamati 4 3 2 1

1. Menunjukkan perilaku aktif dalam kegiatan

proses pembelajaran

2. Menunjukkan rasa peduli dengan mengajukan

pertanyaan-pertanyaan kritis terhadap

masalahmasalah yang dikemukakan dalam

hubungan masyarakat dalam menangani

pekerjaan kantor

3. Menggunakan kata-kata yang tidak

menyinggung perasaan orang lain

4. Selalu tepat waktu dalam menyelesaikan tugas

Keterangan:

4 = Selalu berperilaku sesuai yang diharapkan

3 = Sering berperilaku sesuai yang diharapkan

2 = Kadang-kadang berperilaku sesuai yang diharapkan

1 = Tidak pernah berperilaku sesuai yang diharapkan mengkomunikasikan hasil.

C. Aspek Ketrampilan

Instrumen penilaian ketrampilan

No Nama Peserta

Didik

Aspek Penilaian Jumlah

Nilai Melakukan

Pengamatan

Menguraikan

Bentuk

Penulisan

Surat

Menguraikan

Bagian-

bagian Surat

1 2 3 1 2 3 1 2 3

1.

2.

3.

4.

5.

Pedoman Penilaian

Nilai =

Skor:

1 = Nilainya kurang

18

2 = Cukup

3 = Baik

Jumlah Nilai

91 – 100 : Nilai A

80 – 90 : Nilai B

65 – 79 : Nilai C

40 – 64 : Nilai D

0 – 39 : Nilai E

19

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dengan mempelajari materi Mengidentifikasi Perbedaan Dokumen dan

Dokumentasi serta Jenis Jenis Dokumen ini, Anda dapat menambah wawasan

dan pengetahuan tentang dokumen dan dokumentasi dan jenis jenis dokumen.

Mudah-mudahan materi yang disajikan ini dapat memotivasi Anda untuk

meningkatkan kompetensi Anda sebagai guru yang profesional.

20

Daftar Rujukan

Http://komunikasikantor.blogspot.co.id/2017/03/perbedaan-dokumen-dan-

dokumentasi.html

http://yunissa41.blogspot.co.id/2014/09/modul-dokumen-dan-dokumentasi.html

https://ardanuzakariasaputraoffhpadp2014.wordpress.com/2016/12/05/modul-

mengidentifikasi-perbedaan-dokumen-dan-dokumentasi-serta-jenis-jenis-dokumen/

pdf. https://annybatama.wordpress.com/2016/12/02/modul-menjelaskan-pengertian-

dokumen-dan-dokumentasi/

http://rinavo.blogspot.co.id/2015/04/dokumen-dokumentasi.html

21