manual prosedur kerja...bahagian hep uitm shah alammanual prosedur kerja bahagian hal ehwal pelajar...

Manual Prosedur Kerja

KANDUNGAN Senarai Kandungan BAHAGIAN A : Kawalan Dokumen BAHAGIAN B : Rekod Pindaan BAHAGIAN C : Latar Belakang Jabatan/Pejabat C1 – Latar Belakang Jabatan/Pejabat C2 – Objektif Jabatan/Pejabat C3 - Piagam Pelanggan Jabatan/Pejabat BAHAGIAN D : Carta Organisasi Fungsi BAHAGIAN E : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama BAHAGIAN F : Proses Kerja Aktiviti Utama BAHAGIAN G : Senarai Borang-borang Yang Diguna

BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM

MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/A

Keluaran : 00 Pindaan : 01 Tarikh : 02/07/2020

MANUAL PROSEDUR KERJA Bahagian Hal Ehwal Pelajar

1

BAHAGIAN A: KAWALAN DOKUMEN

Manual Prosedur Kerja ini disediakan untuk panduan Jabatan bagi memastikan

pelaksanaan aktiviti dan proses-proses Jabatan adalah menepati perundangan, dasar dan

peraturan yang berkuatkuasa di Universiti Teknologi MARA selaras dengan sistem

pengurusan kualiti supaya penyampaian perkhidmatannya memenuhi keperluan dan

memuaskan hati pelanggan serta mematuhi piawaian MS ISO 9001:2015

Manual Prosedur Kerja ini adalah hak terpelihara Jabatan. Sebarang bahagian dokumen

ini tidak boleh dicetak atau disimpan dalam cara yang boleh dipergunakan lagi, ataupun

dipindahkan, dalam sebarang bentuk, tanpa izin daripada Ketua Jabatan.

Armyn Fahmy Mohd Fahmy

Timbalan Pendaftar Kanan

Bahagian Hal Ehwal Pelajar

Tel. : 03-5544 3355



No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/B



2

BAHAGIAN B: REKOD PINDAAN

Bil Bahagian/ Mukas urat

Ringkasan Kelulusan

Tarikh Tandatangan

1. 1 Pertukaran Timbalan Pendaftar Kanan

2/7/2020

2. E1 Tambahan proses Jawatankuasa Perwakilan Pelajar (JPP)

2/7/2020

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.



No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/C



1

BAHAGIAN C: LATAR BELAKANG JABATAN/BAHAGIAN

C.1 Latarbelakang Jabatan/Pejabat Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM merupakan nadi pengurusan pelajar bagi seluruh system university untuk menyempurnakan bidang tugas, tanggung jawab dan fungsinya selaras dengan pruntukan Akta 173 dan Akta 174 sejak tahun 1976 dan pindaan-pindaannya di bawah kawalan Naib Canselor UiTM Bahagian Hal Ehwal Pelajar adalah antara bahagian yang penting dalam membantu UiTM melahirakan graduan yang mempunyai Kemahiran Insaniah (KI) yang tinggi dan berpesonaliti unggul untuk memenuhi keperluan global. C.2 Objektif Hal Ehwal Pelajar

Merangka dan melaksanakan program pembangunan pelajar yang bersepadu dan berterusan serta mempunyai nilai tambah bagi mewujudkan lulusan yang bersifat holistic.

Memberi perkhidmatan dan kemudahan yang menyeluruh dan sempurna bagi mewujudkan persekitaran pembelajaran dan tempat tinggal yang selesa, ceria dan selamat.

C.3 Piagam Pelanggan UiTM

Untuk semua pelanggan UiTM:

1. Pelajar

2. Staf

3. Ibu Bapa

4. Industri dan

5. Pihak-pihak berkepentingan

Kami menawarkan perkhidmatan yang berkualiti, beretika dan berintegriti dan berjanji bahawa:

1. Semua kemudahan asas pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan persekitaran

memenuhi keperluan MQA,KPT dan badan-badan profesional;

2. Semua program akademik diluluskan, diurus dan ditadbir mengikut peraturan dan

prosuder Universiti;

3. Semua kelulusan akademik diiktiraf oleh kerajaan serta menepati keperluan industri

dan badan profesional yang berkaitan;

4. Semua pengijazahan diberi dalam tempoh yang ditetapkan setelah memenuhi

semua syarat;

5. Semua pencapaian cemerlang dikenal pasti dan dianugerahkan setiap tahun;

6. Semua cadangan dan aduan rasmi diambil tindakan dalam tempoh 1 minggu;



No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/C



2

7. Sentiasa bersedia memberi khidmat bakti kepada masyarakat dan;

8. Sentiasa memberi layanan mesra dan profesional.

UiTM akan memberikan perkhidmatan mengikut piagam pelanggan seperti yang diamalkan oleh Pusat Tanggungjawab Fakulti, Kampus Negeri, Bahagian, Institut, Pusat dan Unit.

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM MANUAL PROSEDUR KERJA

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/D



5

D1. Carta Organisasi Bahagian Hal Ehwal Pelajar D2. Carta Organisasi Fungsi Bahagian Hal Ehwal Pelajar D3. Carta Organisasi Pejabat Timbalan Naib Canselor HEP D4. Carta Fungsi Pejabat Timbalan Naib Canselor HEP

Penggalakan & Pembangunan Sukan

Program Kecemerlangan Sukan

CARTA ORGANISASIBAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP)

JAWATANKUASA KEBAJIKAN & KESEJAHTERAAN PELAJARJAWATANKUASA EKSEKUTIF HEP

JAWATANKUASA KUALITI HEP

25 Timbalan Dekan (HEP)Fakulti UiTM Shah Alam

13 Timbalan Rektor (HEP)UiTM Kampus Negeri

21 Kolej Bersekutu(Kokurikulum & Pro-KI)

PengarahPembangunanPelajar

Pusat Kebudayaan

Pusat Kegiatan Pelajar

Pengarah Pusat Kokurikulum

PengurusanAkademikKokurikulum

PengurusanAktivitiKokurikulum

Pengarah InstitutKepimpinan Pelajar

Kenegaraan &PembangunanKerjaya

Penyelidikan &Penerbitan

Program Kepimpinan Pewaris Bangsa

PEMBANGUNAN DAN KEPIMPINAN PELAJAR PENTADBIRAN, PERKHIDMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR

Timbalan PendaftarKanan

Pej. Pentadbiran HEP - [Pentadbiran Am, Pengurusan Kewangan, Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia serta SekretariatKualiti HEP & Kemudahan ICT]

Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar

JAWATANKUASA AKAUN AMANAH (HEP)

Unit Kewangan Zon (3/1/23/16)

Unit Korporat & Tugas-TugasKhas [Sekretariat Majlis Perwakilan Pelajar - MPP]

Ketua Pusat Kerjaya & Kaunseling

Pengarah Pusat Kesihatan

Kesihatan Awam

Kesihatan Mulut

Perubatan

Diagnostik dan Perkembangan Perubatan

Kaunseling

Kerjaya

Psikologi

Pengetua-Pengetua Kolej Kediaman/ NR

Kolej Mawar

Kolej Melati

Kolej Perindu

Kolej Seroja

Kolej Teratai

Kolej Anggerik

Kolej Delima

Kolej Meranti

UnitKemudahan Kolej

Unit Debat

Unit Teknikal

Pengarah Pusat Sukan

Unit OperasiUnit OperasiPentadbiran danOperasi

Pejabat Pusat/Institut KolejStatus Jabatan :

Unit

Pejabat PengarahPembangunan Pelajar[Pembangunan dan Kepimpinan Pelajar]

Pengarah Akademi Kepolisan UiTM – PDRM

Pengurusan AkademiKepolisan

Pengurusan Kor SUKSIS

Unit Pengurusan NR

PENTADBIRAN HEP- Pentadbiran Am, Dasar dan Perluasan Skop HEP- Menguruskan perkhidmatan, perjawatan dan kebajikan staf HEP- Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia- Penyediaan bajet mengurus, agihan bajet dan pengurusan

kewangan- Penyediaan bajet perjawatan dan pengurusan penempatan staf- Merancang, menyemak dan memantau perancangan strategik

HEP- Skim Khidmat Pelajar- Perolehan Peralatan dan Keperluan Pejabat- Inventori dan verifikasi harta- Pencapaian dan penilaian sasaran tahunan HEP- Menguruskan Hal Ehwal Khidmat Pelanggan HEP

Sekretariat Kualiti HEP- Sekretariat kepada Jawatankuasa Kualiti HEP- Menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti di Peringkat HEP- Menjalankan aktiviti kualiti dan pengauditan- Pengurusan Kualiti / ISO HEP

Korporat dan Tugas-Tugas Khas- Menguruskan Hal Ehwal Korporat HEP- Menyelaras hubungan antara HEP dengan komuniti, IPT, KPT,

fakulti dan kampus negeri- Menjaga kebajikan dan kemudahan MPP- Menyelaraskan program yang diadakan oleh / untuk MPP- Urusetia Pendaftaran Pelajar Baru & Minggu Destini Siswa- Sekretariat MPP

PUSAT KERJAYA DAN KAUNSELING

PUSAT KOKURIKULUM

TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP)

PEMBANGUNAN DAN KEPIMPINAN PELAJAR

TIMB. PENDAFTAR KANANPEJABAT PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR

Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan terpilihdengan 2 fungsi utama HEP iaitu menjalankan aktivitipembangunan dan Kepimpinan pelajar serta menyediakankemudahan dan memberi perkhidmatan kepada pelajar

PUSAT SUKAN

INSTITUT KEPIMPINAN PELAJAR

PUSAT KESIHATAN- Menyediakan perkhidmatan pesakit luar dan farmasi kepada

warga UiTM- Menyediakan perkhidmatan kesihatan awam yang meliputi

perkhidmatan kawalan penyakit berjangkit, kawalan mutumakanan dan promosi kesihatan

- Menyediakan perkhidmatan pergigian- Merancang dan melaksanakan dasar perkhidmatan perubatan

dan kesihatan UiTM di kampus induk dan kampus cawangan

PERKHIDMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR

Kemudahan ICT- Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan

kemudahan ICT di HEP.- Menyelaras, menyelenggara dan menaiktaraf 17 sistem

elektronik (sistem e) dan portal web HEP- Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatan

dan kemudahan ICT di HEP

- Merancang dan melaksana Dasar Kokurikulum UiTM- Menguruskan proses akademik matapelajaran umum kategori 4 UiTM (MPU4)- Mengawal selia dan menggubal silibus kursus kokurikulum berkredit- Melantik, melatih, memantau dan menilai jurulatih kokurikulum- Merancang dan melaksana program pengukuhan Kemahiran Insaniah kepada pelajar Kokurikulum- Merancang, melaksana dan memantau program Kesukarelawanan dalam kalangan pelajar dan staf UiTM di peringkat UiTM dan Kementerian Pengajian Tinggi- Merancang, melaksanakan dan memantau program ‘Service Learning Malaysia’ (SULAM)- Menjalankan penyelidikan, penerbitan dan perundingan berkaitan kursus kokurikulum berkredit- Sebagai sekretariat Jawatankuasa Operasi Bencana Shah Alam (JOBSA)

UNIT PENGURUSAN KEBAJIKAN PELAJAR

PROGRAM KEPIMPINAN PEWARIS BANGSA- Menyedia, melaksana, dan memantau modul Program Kepimpinan Pewaris Bangsa- Membuat penilaian dan laporan pelaksanaan modul- Melaksanakan TOT PKPB untuk pensyarah dan kakitangan- Menggubal, menyemak semula kandungan modul mengikut keperluan semasa- Menyelaras program Kepimpinan Profesional (jangka pendek)- Melaksanakan latihan-latihan (jangka pendek)- Menyelaras dan menyeragamkan pelaksanaan program Kepimpinan di fakulti - Menyelaras pelaporan program kepimpinan di seluruh sistem UiTM

KENEGARAAN DAN PEMBANGUNAN KERJAYA- Menyedia, melaksana, dan memantau modul-modul Kenegaraan, Kemahiran Insaniah (Pembangunan Kerjaya dan Toastmaster)- Membuat penilaian dan laporan pelaksanaan modul- Melaksanakan TOT Kenegaraan & Pembangunan Kerjaya (Finishing School) untuk pensyarah dan kakitangan- Menggubal, menyemak semula kandungan modul mengikut keperluan semasa- Menyelaras program Kenegaraan & Pembangunan Kerjaya (Finishing School) (jangka pendek)- Melaksanakan latihan-latihan (jangka pendek)- Menyelaras peruntukan pelaksanaan program Pembangunan Kerjaya (Finishing School) di fakulti- Menyelaras pelaporan Modul Pembangunan Kerjaya (Finishing School) & Kenegaraan

PENYELIDIKAN DAN PENERBITAN- Menjalankan penyelidikan dan penerbitan berkaitan program-program kepimpinan pelajar di peringkat jabatan, fakulti dan kolej kediaman, - Menyediakan laporan penyelidikan pelaksanaan program-program IKP dan BHEP kepada pihak pengurusan universiti,- Menyelaras data dan profail pelajar dan staf UiTM yang berkaitan dengan semua program kepimpinan pelajar,- Melatih Certified NLP Coach dan Certified Basic NLP Practioner UiTM di fakulti dan kampus cawangan UiTM berkaitan kaedah penyampaian isi kandungan modul Mind Empowerment For Success (MinDS),- Menyeragamkan pelaksanaan modul Mind Empowerment For Success (MinDS) di peringkat fakulti dan kampus cawangan UiTM.- Membentuk kumpulan pelatih modul Mind Empowerment For Success (MinDS) yang berketrampilan berkemahiran tinggi.- Menjalankan modul MinDS bagi melahirkan graduan professional yang berinovatif, berdaya keusahawanan serta berpersonaliti unggul untuk memenuhi modal insan global yang berciri holistic

- Merancang dan melaksanakan Dasar Sukan Negara ( DSN ) dan Dasar Pembangunan Sukan Intitusi Pengajian Tinggi ( DPSIPT ).- Meningkatkan kecemerlangan sukan universiti ( UiTM ).- Menyediakan kemudahan sukan yang kondusif dan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelajar , staf dan pelanggan.- Menaik taraf kemudahan sukan mengikut piawaian antarabangsa dan mengurus, menyelenggara kemudahan sukan.- Menganjurkan program dan aktiviti pembangunan sukan kepada pelajar dan staf UiTM- Menganjur dan menyertai pertandingan sukan di peringkat Komuniti , Intitusi Pengajian Tinggi Awam ( IPTA ) dan Intitusi Pengajian Tinggi Swasta ( IPTS ), KPT, Kebangsaan dan Antarabangsa.

Kerjaya- Memberi perkhidmatan bimbingan kerjaya secara individu dan kelompok- Merancang dan melaksanakan program pembangunan kerjaya pelajar serta program penempatan pekerjaan pelajar- Membina jaringan perhubungan dengan pihak majikan- Menyediakan perkhidmatan kerjaya atas talian melalui sistem e-Kerjaya (Jobshop UiTM) kepada pelajar, graduan UiTM dan pihak syarikat- Menyedia dan menerbit bahan maklumat dan panduan kerjaya - Mengumpul data maklumat penempatan pekerjaan graduan UiTM- Menyediakan kandungan Modul Pembangunan Kerjaya (MPK)

Kaunseling- Menyediakan perkhidmatan kaunseling menerusi sesi kaunseling individu, kelompok, bimbingan, konsultasi dan pentadbiran ujian psikologi- Merancang dan melaksanakan program pembangunan kaunseling dan psikologi (pelajar)- Menyediakan dan menyalurkan informasi kaunseling

Psikologi- Mengurus dan mengendalikan perkhidmatan sesi kaunseling staf (Dirujuk, Dasar Pemisah atau Sukarela)- Mengendalikan pentadbiran dan pentafsiran ujian psikologi staf- Melaksankan Program Pembangunan Potensi Diri Staf

- Pentadbiran kepada Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar- Mengurus dan menyelaras aktiviti dan program Pembangunan pelajar bagi seluruh sistem UiTM- Merancang dan mengawal selia aktiviti dan program kepimpinan pelajar seluruh sistem UiTM

AKADEMI KEPOLISAN UiTM-PDRM- Bekerjasama dengan fakulti berkaitan untuk mengendalikan penawaran program akademik di peringkat Sarjana muda Diploma secara mod pengajian luar kampus kepada pegawai dan anggota PDRM- Menggubal dan melaksanakan kursus-kursus jangka menggunakan kepakaran UiTM kepada pegawai dan polis- Menguruskan pelaksanaan latihan kepolisan Sukarelawan Simpanan Polis Siswa di seluruh Universiti Teknologi MARA- Merancang dan menyelaras pelaksanaan Program Gap Year Khidmat Negara yang melibatkan seluruh pelajar Universiti Awam bersama Angkatan Tentera Malaysia dan Angkatan Pertahanan Awam Malaysia

PUSAT KEBUDAYAAN- Merancang dan menyelaras aktiviti kebudayaan dan kesenian pelajar- Menyediakan prasarana bagi mengembangkan bakat pelajar dalam bidang kesenian dan kebudayaan- Memberi latihan melalui penganjuran aktiviti kebudayaan

UNIT DEBAT- Menyediakan kemudahan dan latihan bagi mengembangkan bakat pelajar dalam bidang pengucapan awam dan debat- Menyertai pertandingan debat di peringkat UiTM, kebangsaan dan Antarabangsa- Menganjurkan pertandingan debat di peringkat UiTM, kebangsaan dan Antarabangsa

UNIT TEKNIKAL- Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan kemudahan dan peralatan teknikal HEP- Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatan dan kemudahan teknikal di HEP

PUSAT KEGIATAN PELAJAR- Merancang keperluan aktiviti dan program pembangunan pelajar- Menyelaras dan memantau aktiviti pelajar di peringkat Pusat/Unit/Kolej/Fakulti/UiTM- Menyelaras aktiviti dan pertandingan di dalam negara dan antarabangsa- Menyedia dan menyelenggara pangkalan data persatuan pelajar/kelab pelajar- Sekretariat tabung amanah

- Menyelaras dan memberi perkhidmatan berkaitan kebajikan pelajar dibawah Tabung Kecemasan dan Tabung Kebajikan Pelajar UiTM - Tabung Kebajikan Pelajar : a. Bantuan Sara Diri b. Bantuan Kecurian c. Bantuan Bencana Alam (Banjir, Ribut, Kebakaran)- Tabung Kecemasan Pelajar : a. Bantuan Kemalangan b. Bantuan Pelajar Meninggal Dunia- Menjadi perantara dan urusetia pusat pengumpulan dokumen bagi bantuan kewangan Pelajar UiTM.

UNIT KEMUDAHAN KOLEJ- Menyelaras dan menyemak dasar kemudahan kolej dan dasar pemberian elaun makan- Merancang keperluan kemudahan kolej seluruh sistem UiTM (pembelian peralatan/sewa dan naik taraf kolej)- Menyelaras permohonan dan rayuan kolej- Melaksanakan sistem e-kolej, e-rayuan kolej dan e-insentif

UNIT PENGURUSAN NON RESIDEN- Menyelaras permohonan pelajar NR mendapatkan tempat tinggal dan insentif makanan- Menyediakan NR Direktori untuk memudahkan pelajar mendapatkan rumah sewa- Membantu persatuan NR menjalankan aktiviti dengan pihak yang berkaitan- Memantau dan menjaga keselamatan pelajar NR

KOLEJ KEDIAMAN- Menyediakan kemudahan penginapan kepada pelajar yang layak- Merancang dan menyediakan kemudahan dan perkhidmatan di kolej- Mengurus dan memantau perkhidmatan-perkhidmatan pemberian elaun makan- Mengendalikan aktiviti pelajar di Kolej- Melaksanakan program pembangunan pelajar di Kolej

D3. CARTA ORGANISASI PEJABAT TNC HAL EHWAL PELAJAR

PROF EMERITUS DATUK IR DR MOHD AZRAII KASSIM Naib Canselor

Prof. Dr. Azizan Abdullah Timbalan Naib Canselor (HEP)

Wan Nina Nabila Wan Azlan Hafifi Setiausaha Pejabat (N19)

Mohamad Akmal Ridzuan Abd Rahim Penolong Pendaftar (N41)

Rohana Mat Kerani Kanan (N22)

Unit Korporat & Tugas-Tugas Khas

Armynn Fahmy Mohd Fahmy Timbalan Pendaftar Kanan (N52)

Mazuin Zulkapli Penolong Pendaftar Kanan N44)

Kosong Setiausaha Pejabat

Nor Hazira Abd Wahab Kerani Kanan (N19)

Zainuddin Mohammad Pemandu (H11)

M. Roslan Samsudin Pemandu (H11)

Idris Kassim Pemandu (H11)

Pentadbiran HEP

Johaizad Nasution Pembantu Operas (N11)

Ahzadi Mohd. Idris Pegawai Eksekutif (N29)

Junaidi Mohd Pemandu Khas TNC (H11)

Noor Azizul Hakim Noor Hazam Pembantu Operasi Kanan (N14)

Mohd Shariz Fazha Mohd Said Pegawai Eksekutif (N29)

Nor Rafidah Tawil Ketua Kerani (N28)

Norfadzilah Ahmad Pegawai Eksekutif (N29)

Masitah Mohamad Kerani Kanan (N22)

Mohd. Luqman Hakim Azme Kerani (N19)

D4. CARTA FUNGSI PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR HAL EHWAL PELAJAR

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR HAL EHWAL PELAJAR

PENTADBIRAN

1. Pentadbiran Am, dasar dan perluasan

skop HEP

2. Menguruskan pengurusan

perkhidmatan perjawatan dan

kebajikan staf HEP

3. Pengurusan dan pembangunan sumber

manusia

4. Penyediaan bajet mengurus, agihan

bajet dan pengurusan kewangan

5. Penyediaan bajet perjawatan dan

pengurusan penempatan staf

6. Merancang, menyemak dan memantau

perancangan strategic HEP

7. Mengurus lantikan SKP

8. Perolehan peralatan dan keperluan

pejabat

9. Inventori dan verifikasi harta

10. Penilaian dan pencapaian sasaran

tahunan HEP

11. Menguruskan Hal Ehwal Khidmat

Pelanggan HEP

KEMUDAHAN ICT

1. Merancang, mengurus dan

mengawalselia alatan dan kemudahan

ICT HEP

2. Menyelaras, menyelenggara proses

menaiktaraf system elektronik dan

portal web HEP

3. Menyedia dan mengawal perolehan

dan peminjaman peralatan dan

kemudahan ICT di HEP

KORPORAT & TUGAS-TUGAS KHAS

1. Menguruskan hal Ehwal Korporat HEP

2. Menyelaras hubungan antara HEP

dengan komuniti, IPT, KPT, fakulti

dan kampus negeri

3. Menjaga kebajikan dan kemudahan

MPP

4. Menyelaras program yang diadakan

oleh/untuk MPP

5. Urusetia pendaftaran pelajar baru &

Minggu Destini Siswa

6. Sekretariat MPP

SEKRETARIAT KUALITI

1. Sekretariat kepada JK Kualiti HEP

2. Menyelenggara Sistem Pengurusan

Kualiti di peringkat HEP

3. Menjalankan aktiviti kualiti

4. Perluasan skop pengurusan kualiti /

ISO



Tajuk : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/E


MANUAL PROSEDUR KERJA Bahagian Hal Ehwal Pelajar 1

FUNGSI-FUNGSI UTAMA JABATAN / PEJABAT Pejabat TNC HEP dan Pejabat Pentadbiran HEP melaksanakan tugas dan tanggungjawab berikut :

1. Policy Deployment

2. Perancangan Strategik Hal Ehwal Pelajar

3. Permohonan Pertukaran & Penempatan Staf

4. Proses Permohonan Komputer Sewaan

5. Bayaran Komputer Sewaan

6. Penyelenggaraan Komputer

7. Kemaskini Laman Web

8. Kawalan Rekod dan Fail

9. Pengurusan Surat Pentadbiran

10. Pemilihan Jawatankuasa Pewakilan Pelajar (JPP)

11. Kelulusan Permohonan Latihan Staf HEP

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM

MANUAL PROSEDUR KERJA


No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F


No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja

Input Output Petunjuk Prestasi

Proses Kerja

Kawalan Sumber Risiko

BAHAGIAN F : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama

Muka surat 1 daripada 02

F.01 Policy Deployment

Arahan/ dasar/ Pekeliling/ Surat dari kementerian/Naib Canselor

Pekeliling / Arahan TNC HEP

Pelan tindakan Jangka Masa Proses Kerja Borang Maklumbalas

Pelajar Staf MEU LPU Kementerian

Peraturan dan garis panduan tidak dipatuhi

F.02 Perancangan Strategik Jangka Pendek

Pelan Perancangan Strategik

Jadual Perancangan Strataegik Laporan Pencapaian

Pengukuran Pencapaian

Jankamasa Pelaksanaan Projek

Pelajar Staf Kewangan

Perancangan tidak dilaksanakan

F.03 Permohonan Pertukaran dan Penempatan Staf

Permohonan Cadangan penempatan

Surat Pertukaran

Kelulusan pertukaran

Norma Perjawatan

Jumlah Staf

Staf menghadapi masalah keluarga / peribadi

F.04 Permohonan Komputer Sewan

Permohonan Surat kelulusan Permohonan Kemaskini data staf

Tempoh masa Jangka Masa Proses Kerja

Senarai staf Kewangan

Komputer rosak

F.05 Bayaran Komputer Sewaan

Invois

Kemaskini data pelajar

Prestasi pembekal

Jangka Masa Proses Kerja

Kewangan Staf tidak mendapat kemudahan komputer

F.06 Penyelenggaraan Komputer

Aduan Laoran kerosakan/ masalah

Berjaya diselesaikan masalah

Jangka masa Jangka Masa Proses Kerja

Email Panggilan telefon

Serangan virus Kerosakan komputer

F.07 Kemaskini Maklumat Maklumat HEP Maklumat terkini Proses kerja Jabatan Maklumat tidak

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM

MANUAL PROSEDUR KERJA


No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F


No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja

Input Output Petunjuk Prestasi

Proses Kerja

Kawalan Sumber Risiko

BAHAGIAN F : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama


Laman Web HEP jabatan yang terkini Jangka masa dikemaskini.

Kesahihan maklumat

kakitangan dikemaskini

F.08 Kawalan Rekod dan Fail

Dokumen/ Rekod / Surat / Fail

Rekod dan Fail Tempoh masa Mengikut jenis rekod dan fail

Jangka Masa Proses Kerja

Surat masuk Surat keluar

Surat tidak dapat dicapai Surat hilang

F.09 Pengurusan Surat Pentadbiran

Surat masuk Surat Keluar

Fail dan minit fail

Bilangan surat setiap hari

No Fail Tajuk surat

Surat masuk Surat keluar

Surat tidak direkod

F.10 Pemilihan

Jawatankuasa

Pewakilan

Pelajar (JPP)

Permohonan JPP MT JPP yang dilantik

Jumlah permohonan pencalonan

Tempoh Lantikan

Pelajar Staf UiTM KPM

Tiada pencalonan yang layak

F.11 Kelulusan

Permohonan

Latihan Staf HEP

Perancngan Latihan

Jam Latihan Staf

Jumlah Jam Latihan Setahun

Jangka Masa Borang Maklumbalas

Kewangan Staf

Jam Latihan Staf tidak cukup 42 jam setahun

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM


Tajuk : Policy Deployment HEP

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.01


STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini diwujudkan bagi tujuan mengendalikan dan melaksanakan aktiviti yang berkaitan dengan policy depoyment di Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini meliputi urusan menyelaras dan mengawal selia urusan policy deployment di peringkat Bahagian Hal Ehwal Pelajar

3.0 DEFINISI

3.1 Policy Depoyment

Penerimaan dan penyebaraan Dasar/ Pekeliling/ Arahan/ Surat dari kementerian dan pengurusan universiti yang berkaitan dengan polisi universiti yang memerlukan tindakan dan perlaksanaan di peringkat jabatan/ bahagian

3.2 Singkatan TNC HEP - Timbalan Naib Canselor HEP TPK - Timbalan Pendaftar Kanan KTP - Ketua Timbalan Pendaftar PP - Penolong Pendaftar PPK - Penolong Pendaftar Kanan KK - Kerani Kanan K - Kerani PE - Pegawai Eksekutif

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





4.0 RUJUKAN - Perintah-Perintah Am (Bab A – G) - Arahan Perkhidmatan Bab 3, Bab 4 dan Bab 5. - Pekeliling Kementerian Pendidikan Tinggi - Pekeliling Naib Canselor UiTM

5.0 PROSES KERJA

Policy Deployment

Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Peraturan

1.

Terima Dasar/ Pekeliling/ Arahan/ Surat dari Kementerian Pengajian Tinggi/ Naib Canselor/ Pendaftar/ Jawatankuasa Pemegang Amanah Universiti

KPT/VC/TNCHEP/

Pendaftar

Perintah-Perintah Am dan Arahan

Pentadbiran.

2. Semak dan teliti kandungan arahan yang memerlukan tindakan dan penglibatan jabatan

TNCHEP

3. Adakan perbincangan dengan pegawai yang terlibat

TNCHEP/ Ketua Jabatan

4. Menyediakan pelan tindakan dan perancangan di peringkat HEP

TNCHEP

5. Dapatkan kelulusan/ persetujuan TNC HEP untuk perlaksanaan dan tindakan di peringkat HEP

PPK/PE

6. Edarkan keputusan untuk tindakaan dan makluman ketua bahagian/ pusat/ unit dan kolej kediaman

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





6.0 CARTA ALIR

Policy Deployment

Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

Mula

Terima Dasar/ Pekeliling/ Arahan/ Surat dari Kementerian Pengajian Tinggi/ Naib Canselor/ Pendaftar/ Jawatankuasa Pemegang Amanah Universiti (LPU, MEU, MSM, JKP dan Jawatankuasa Tabung Amanah) Semak dan teliti kandungan arahan yang memerlukan tindakan dan penglibatan jabatan Adakan perbincangan dengan pegawai yang terlibat Menyediakan pelan tindakan dan perancangan di peringkat HEP Dapatkan kelulusan/ persetujuan TNC HEP untuk perlaksanaan dan tindakan di peringkat HEP Edarkan keputusan untuk tindakaan dan makluman ketua bahagian/ pusat/ unit dan kolej kediaman

Tamat

Dasar/ Pekeliling/ Arahan/ Surat yang berkaitan

7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

- Perintah-Perintah Am (Bab A – G) - Arahan Perkhidmatan Bab 3, Bab 4 dan Bab 5. - Pekeliling Kementerian Pendidikan Tinggi

Lulus

Tidak Lulus

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





- Pekeliling Naib Canselor UiTM

8.0 BORANG TINDAKAN KERJA

Tiada

9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN

Tiada

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM


Tajuk : Perancangan Strategik Hal Ehwal Pelajar



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Manual Prosedur Kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan proses membuat Pelan Perancangan Strategik dan langkah-langkah perlaksanaannya.

2.0 SKOP

Prosedur kerja ini meliputi proses menyusun perancangan Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan perancangan yang dibuat dipantau dan mencapai objektif yang disasarkan, kajian semula dan tindakan-tindakan bagi memastikan sasaran tercapai.

3.0 DEFINISI

3.1 Perancangan Strategik

Proses dimana organisasi menguruskan formula dan melaksanakan pelan jangka panjangnya dan keputusan yang dibuat perlu ke arah objektif yang disasarkan.

3.2 Singkatan UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Hal Ehwal Pelajar TNC - Timbalan Naib Canselor TPK - Timbalan Pendaftar Kanan PE - Pegawai Eksekutif PP - Penolong Pendaftar KJ - Ketua Jabatan

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





4.0 RUJUKAN

1. Perintah Am 2. Rancangan Malaysia ke 3. Pekeliling- Pekelilig Kerajaan Malaysia 4. Pekeliling Naib Canselor UiTM 5. Pekeliling Pendaftar UiTM 6. Pekeliling TNC HEP 7. Pekeliling Bendahari UiTM

5.0 PROSES KERJA Perancangan Strategik Jangka Panjang



1. Menyediakan Perancangan Strategik Jangka Panjang HEP (jangka 5 tahun)

TPK/PE

2. Mengadakan Bengkel bersama ketua jabatan bagi menyelaraskan Perangkaan Perancangan Strategik Jabatan (BHEP) mengikut perancangan strategik yang telah digariskan oleh CSPI

TPK/PP/PE

3. Menyediakan pelan tindakan dan perancangan strategik di peringkat HEP

TPK/KJ

4. Kemukakan kepada Pengurusan Universiti

TPK/TNC/PE

5. Mengemukakan laporan dan pencapaian kepada Pengurusan Universiti

TPK/KJ

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





5.0 CARTA ALIR

Perancangan Strategik Hal Ehwal Pelajar

Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

PTJ

TNC/TPK

TNC/TPK

TNC/TPK/KJ

TNC/TPK/PE

Menyediakan Perancangan Strategik Jangka Panjang HEP (jangka 5 tahun)

Mengadakan Bengkel bersama ketua jabatan bagi menyelaraskan Perangkaan Perancangan Strategik Jabatan (BHEP) mengikut perancangan strategik yang telah digariskan oleh CSPI

Menyediakan pelan tindakan dan perancangan strategik di peringkat HEP

Dapatkan kelulusan/ persetujuan TNC HEP

Kemukakan Laporan dan pencapaian kepada Pengurusan Universiti

Rekod

Taklimat yang diadakan oleh CSPI Fail Perancangan Strategik HEP

Lulus

Tidak Lulus

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA

Tiada


Tiada



Tajuk :Permohonan Pertukaran & Penempatan Staf



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Manual Prosedur Kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan proses permohonan pertukaran dan penempatan staf Bahagian Hal Ehwal Pelajar

2.0 SKOP

Prosedur kerja ini meliputi proses pertukaran dan penempatan staf di Bahagian Hal Ehwal Pelajar .

3.0 DEFINISI 3.1 Tempat Bertugas

Penematapan staf yang telah dilantik untuk menjalankan tugas mengikut lantikan yang telah dikeluarkan kepada staf berkenaan.

3.2 Skim Perkhidmatan

Kumpulan Perkhidmatan adalah kelompok perkhidmatan yang disusun mengikut keutamaan peranan, prinsip-prinsip kumpulan gaji dan kelayakan akademik yang ditetapkan sebagai syarat kelayakan masuk

3.3 Singkatan

UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Hal Ehwal Pelajar






TNC - Timbalan Naib Canselor PE - Pegawai Eksekutif PP - Penolong Pendaftar KS - Ketua Skim

PPSM - Panel Pembangunan & Pengurusan Sumber Manusia

4.0 RUJUKAN

1. Minit Panel Pembangunan dan Pengurusan Sumber Manusia BHEP

5.0 PROSES KERJA



1 Menerima permohonan pertukaran dari staf yang ingin bertukar ke PTJ lain merentas jabatan dan Kampus (Skim Perkhidmatan Bawah HEP sahaja)

TNC/TPK/PP

2 Permohonan yang diterima dikumpul dan dibawa ke mesyuarat PPSM BHEP bagi melihat keperluan dan memutuskan keputusan permohonan yang dibuat oleh staf

PP/TPK

3 Keputusan PPSM HEP berkaitan pertukaran dan penempatan staf akan dimajukan ke Bahagian Pembangunan Organisasi bagi tujuan pengeluaran surat pertukaran rasmi kepada staf yang terlibat.

TNC HEP/TPK/PP






6.0 CARTA ALIR Permohonan dan cadangan penempatan staf BHEP

Tanggung Jawab


Surat Permohonan

Minit PPSM

BHEP

KJ/TPK/KJ

Menerima surat permohonan pertukaran / cadangan penempatan daripada ketua skim

PP/PPK/TPK Mengumpul cadangan dan permohonan untuk dibawa ke Mesyuarat PPSM HEP

PPSM

PPSM HEP memutuskan permohonan pertukaran / cadangan penempatan

PP/PPK

Mengemukakan Minit PPSM kepada BPO Pejabat Pendaftar untuk keluarkan surat kelulusan.

BPO/PPK

BPO mengeluarkan surat pertukaran kepada pemohon dan penama mengikut cadangan PPSM HEP

Tamat

Tidak Lulus

- Pemakluman kepada

permohon / Ketua Skim

Lulus








Tiada


Tiada

BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM MANUAL PROSEDUR KERJA


Tajuk : Permohonan Komputer Sewaan


1

STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Manual Prosedur Kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan Pengurusan computer sewaan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Prosedur kerja ini meliputi meliputi proses merancang serta mengurus computer sewaan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar. .

3.0 DEFINISI 3.1 Komputer Sewaan

Komputer sewa yang disediakan kepada setiap staf yang layak di Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

3.2 Singkatan

UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Hal Ehwal Pelajar TNC - Timbalan Naib Canselor KU - Ketua Unit PE - Pegawai Eksekutif PPTM - Penolong Pegawai Teknologi Maklumat JU - Juruteknik

4.0 RUJUKAN

1. Perintah Am 2. Rancangan Malaysia ke 3. Pekeliling- Pekelilig Kerajaan Malaysia 4. Pekeliling Naib Canselor UiTM





2

5. Pekeliling Pendaftar UiTM 6. Pekeliling TNC HEP 7. Pekeliling Bendahari UiTM

5.0 PROSES KERJA Proses Permohonan Komputer Sewaan



1. Senaraikan jumlah dan penerima komputer kepada pihak Infostruktur

PPTM/JU

2. Terima surat tawaran sewaan komputer daripada Infostruktur.

PPTM/JU

3. memohon peruntukan dan mendapatkan kelulusan dari TNC/ TPK

JU/TNC/ TPK

4. Menerima surat kelulusan peruntukan daripada TNC /TPK

PPTM/JU

5. Mohon kelulusan daripada JPPIT PPTM/JU

6. Menerima surat Kelulusan JPPIT PPTM/JU

7. Membuat pesanan tempatan PPTM/JU/PE

8. Masukkan nama pengguna dan jumlah dalam sistem UNITS

PPTM/JU

9. Menerima serta membuat agihan dan pemasangan oleh pembekal kepada setiap staf yang layak

PPTM/JU

10. Sahkan ujilari penerimaan pengguna (UAT)

PPTM/JU





3

6.0 CARTA ALIR

Proses Permohonan Komputer Sewaan


Mula

PPTM/JU Senaraikan jumlah dan

penerima komputer kepada pihak Infostruktur

PPTM/JU Terima surat tawaran

sewaan komputer daripada Infostruktur.

JU/TNC/ TPK Permohonan peruntukan

dan mendapatkan kelulusan dari TNC/ TPK

PPTM/JU

Surat kelulusan TNC /TPK

PPTM/JU

Mohon kelulusan daripada JPPIT

PPTM/JU

Surat Kelulusan JPPIT

PPTM/JU/PE

pesanan empatan

PPTM/JU Masukkan nama pengguna

dan jumlah dalam sistem UNITS

Perlu surat JPPIT dan pesanan

tempatan

PPTM/JU

Menerima / agihan dan pemasangan oleh pembekal

PPTM/JU

Sahkan ujilari penerimaan pengguna (UAT)

Rekod dan fail

Tamat

Lulus

Tidak Lulus

Lulus

Tidak

Lulus

Tidak

Lulus Lulus





4


i. Pembelian perkakasan ICT secara geran Universiti Teknologi MARA (UiTM) ii. Garis Panduan Pelaksanaan JITE dan JITEN serta Penurusan Had Kuasa

Perolehan ICT 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA

Tiada


Tiada

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM


Tajuk : Bayaran Komputer Sewaan


Mukas surat 1 daripada 03

STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN


2.0 SKOP




3.5 Singkatan


BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





4.0 RUJUKAN


5.0 PROSES KERJA

Bayaran Komputer Sewaan



1. Menerima invois dari pembekal PPTM/JU

2. Menyediakan ‘good received note’(GRN)

PPTM/JU

3. Hantar pada TPK untuk pengesahan GRN.

PPTM/JU

4. Dokumen yang telah lengkap dihantar kepada bendahari Zon 3 untuk proses bayaran

PO/JU

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





Selesai

6.0 CARTA ALIR

i. Bayaran Komputer Sewaan


Mula

PPTM/JU Menerima invois dari

pembekal

PPTM/JU

Menyediakan ‘good received note’(GRN)

PPTM/JU Hantar pada TPK

untuk pengesahan GRN.

PO/JU

Hantar kepada bendahari Zon 3.

Rekod dan fail

Tamat


Tiada


Tiada

Lengkap

Tidak

Lengkap

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM


Tajuk : Penyelenggaraan Komputer



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN


2.0 SKOP




3.5 Singkatan


BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





4.0 RUJUKAN


5.0 PROSES KERJA

Penyelenggaraan Komputer



1. Menerima aduan kerosakan peralatan

dan installasi perisian daripada staf PPTM/JU

2. Mengenal pasti kerosakan / masalah (diselesaikan sendiri atau perlu menghubungi pembekal)

PPTM/JU

3. Masalash diselesaikan oleh Pembekal /PPTM/JU

PPTM/JU

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





6.0 CARTA ALIR

i. Penyelenggaraan Komputer


Mula

PPTM/JU Menerima aduan

kerosakan peralatan dan installasi perisian

Melalui telefon, pesanan telefon, emel, datang terus.

PPTM/JU

Mengenal pasti kerosakan / masalah

PPTM/JU

Selesaikan masalah

Rekod dan fail

Tamat


Pekeliling ICT Bil 1 Tahun 2017 Pekeliling ICT Bil 3 Tahun 2017


Tiada


http:/isms.uitm.edu.my

Hubungi

pembekal

Selesai

Tidak Selesai

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM


Tajuk : Mengemaskini Laman Web HEP



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN


2.0 SKOP




3.5 Singkatan


BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





4.0 RUJUKAN


5.0 PROSES KERJA

Mengemaskini Laman Web

Bil Proses Kerja Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk Seksyen Undang-undang/Peraturan

1.

Menerima maklumat yang perlu dikemasini dalam laman web HEP dari setiap PTJ

PE/PP/PPTM

2. Menyemak maklumat yang dihantar daripada PTJ

PE/PP/PPTM

3. Kemaskini laman web PE/PP/PPTM

6.0 CARTA ALIR

Mengemaskini Laman Web


Mula

PE/PP/PPTM Menerima maklumat dari

setiap PTJ

PE/PP/PPTM

Menyemak maklumat

yang diterima

PE/PP/PPTM

Mengemaskini laman web

Tamat

Tidak lulus

Selesai

lulus

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM






Tiada


Tiada

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM


Tajuk : Kawalan Rekod dan Fail



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini diwujudkan berkaitan pengurusan pentadbiran di Bahagian HEP

2.0 SKOP

Proses kerja ini meliputi aktiviti pentadbiran, perkhidmatan dan aktiviti yang merangkumi keperluan jabatan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar

3.0 DEFINISI

Ketua Bahagian/ Pusat/ Unit/ Pengurus Asrama

: Seseorang pegawai yang telah dilantik oleh Timbalan Naib Canselor HEP untuk mengetuai sesuatu Bahagian/ Pusat/ Unit/ Kolej Kediaman dalam pengurusan HEP.

Singkatan TNC HEP - Timbalan Naib Canselor HEP TPK - Timbalan Pendaftar Kanan KTP - Ketua Timbalan Pendaftar PP - Penolong Pendaftar PPK - Penolong Pendaftar Kanan KK - Kerani Kanan K - Kerani PE - Pegawai Eksekutif

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





4.0 RUJUKAN

i. Akta Arkib Negara Malaysia, 1996 ii. Arahan Perbendaharaan: Arahan Perkhidmatan (Bab Empat) iii. Surat Pekeliling Am Surat Pekeliling Am Bil. I Tahun 1977 -Peraturan Rekod-rekod

Kerajaan iv. Panduan Perlaksanaan Fail Klasifikasi Perkara, UiTM

v. Jadual Pelupusan Rekod AM - Arkib Negara Malaysia. vi. Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan - Arkib Negara

Malaysia. vii.

5.0 PROSES KERJA 5.1 Kawalan Rekod Dan Fail



1. Pengwujudan Rekod/Fail mengikut keperluan di jabatan

KK/K

2. Pendaftaran Rekod/Fail mengikut klasifikasi yang telah ditetapkan

KK/K

Panduan Perlaksanaan Fail Klasifikasi Perkara,

UiTM

3. Penyimpanan Rekod/Fail KK/K

4. Penyelenggaraan Rekod/Fail KK/K

5. Melupuskan Rekod/Fail yang telah sampai tempoh untuk dilupuskan

KK/K/PE/PP

Akta Arkib Negara Malaysia

Surat Pekeling Am Bil 1 Tahun 1977

6. Melupuskan fail yang dibenarkan lupus.

KK/K/PE/PP

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





6.0 CARTA ALIR 6.1 Kawalan Rekod Dan Fail

Tanggung

Jawab

Aliran Kerja Proses Kerja

Rekod Kualiti

KK/K Pengwujudan Rekod/Fail mengikut keperluan di jabatan

KK/K

Pendaftaran Rekod/Fail mengikut klasifikasi yang telah ditetapkan

Panduan Perlaksanaan

Fail Klasifikasi Perkara,

UiTM

KK/K Penyimpanan Rekod/Fail

KK/K

Penyelenggaraan Rekod/Fail

KK/K/PE/PP Pelupusan Rekod/Fail

Akta Arkib Negara

Malaysia

Surat Pekeling Am Bil 1 Tahun

1977

KK/K/PE/PP Melupuskan fail yang dibenarkan lupus.

Tamat

Tidak Lulus

Lulus

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM






i. Akta Arkib Negara Malaysia, 1996 ii. Arahan Perbendaharaan: Arahan Perkhidmatan (Bab Empat) iii. Surat Pekeliling Am Surat Pekeliling Am Bil. I Tahun 1977 -Peraturan Rekod-

rekod Kerajaan iv. Panduan Perlaksanaan Fail Klasifikasi Perkara, UiTM

v. Jadual Pelupusan Rekod AM - Arkib Negara Malaysia. vi. Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan - Arkib Negara

Malaysia. 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA

i. PTAR/JAU/03/07 - Borang Pemindahan Rekod. ii. PTAR/JAU/13/09 - Borang Penilaian Rekod. iii. Borang Arkib 12/08 - Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam. iv. Borang Arkib 13/08 - Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan Dan

Perakaunan.


Tiada

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM


Tajuk : Pengurusan Surat Pentadbiran


1

STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini diwujudkan berkaitan pengurusan pentadbiran di Bahagian HEP

2.0 SKOP

Proses kerja ini meliputi aktiviti pentadbiran, perkhidmatan dan aktiviti yang merangkumi keperluan jabatan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar

3.0 DEFINISI

3.1 Ketua Bahagian/ Pusat/ Unit/ Pengurus Asrama

Seseorang pegawai yang telah dilantik oleh Timbalan Naib Canselor HEP untuk mengetuai sesuatu Bahagian/ Pusat/ Unit/ Kolej Kediaman dalam pengurusan HEP.

3.2 Singkatan

TNC HEP - Timbalan Naib Canselor HEP TPK - Timbalan Pendaftar Kanan KTP - Ketua Timbalan Pendaftar PP - Penolong Pendaftar PPK - Penolong Pendaftar Kanan KK - Kerani Kanan K - Kerani PE - Pegawai Eksekutif

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM




2

4.0 RUJUKAN

1. Perintah Am Bab A – Bab G 2. Arahan Perkhidmatan Bab 1 – Bab 8 3. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam 1991 – 2006 4. Pekeliling Naib Canselor UiTM 5. Pekeliling Pendaftar UiTM 6. Pekeliling TNC HEP 7. Pekeliling Bendahari UiTM

5.0 PROSES KERJA 5.1 Pengurusan Surat Pentadbiran



1. Menerima surat bersama arahan (lisan/bertulis) yang perlu diambil tindakan dari ketua bahagian

TNC/KTP/PPK

2. Meneliti arahan dan membuat perancangan bagi tindakan yang perlu diambil

TPK/PPK/PE

3. Mendapatkan fail yang berkaitan dari kerani fail sebagai rujukan bagi surat yang berkaitan

KK/K

4. Menghubungi pegawai yang berkaitan jika perlu bagi urusan perbincangan dan pengesahan

TPK/PPK/PE

5. Menyediakan surat bagi tindakan susulan

TNC/KTP/PPK

6. Mendapat kelulusan /tandatangan ketua Bahagian

TNC/KTP/PPK

7. Menyerahkan kepada kerani bagi tujuan rekod dan Pembantu Opersai bagi urusan penghantaran kepada penerima

PO

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM




3

6.0 CARTA ALIR 6.1 Pengurusan Surat Pentadbiran

Tanggung jawab


TNC/KTP/PPK

Menerima surat bersama arahan (lisan/bertulis) yang perlu diambil tindakan dari ketua bahagian

Fail Am, 100, 200, 300, 400, 500 dan 600 (yang berkaitan Pejabat Pentadbiran HEP)

TPK/PPK/PE

Meneliti arahan dan membuat perancangan bagi tindakan yang perlu diambil

KK/K

Mendapatkan fail yang berkaitan dari kerani fail sebagai rujukan bagi surat yang berkaitan

TPK/PPK/PE

Menghubungi pegawai yang berkaitan jika perlu bagi urusan perbincangan dan pengesahan

TNC/KTP/PPK Menyediakan surat bagi tindakan susulan

TNC/KTP/PPK

Mendapat kelulusan /tandatangan ketua Bahagian

PO

Menyerahkan kepada kerani bagi tujuan rekod dan Pembantu Opersai bagi urusan penghantaran kepada penerima

Tamat

Pembetulan

Tiada Pembetulan& ditandatangan

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM




4


7.1 Perintah-Perintah Am dan Arahan Pentadbiran. 7.2 Arahan Perkhidmatan Bab 3, Bab 4 dan Bab 5.


Tiada


Tiada

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM


Tajuk : PEMILIHAN JAWATANKUASA PEWAKILAN PELAJAR (JPP)


Mula surat 1 daripada 05

STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Dokumen ini adalah untuk mengendali dan melaksanakan aktiviti yang berkaitan dengan Pemilihan Jawatankuasa Pewakilan Pelajar (JPP) di UiTM Shah Alam

2.0 SKOP

Proses Kerja ini adalah meliputi urusan Pemilihan Jawatankuasa Perwakilan Pelajar UiTM Shah Alam.

3.0 DEFINISI

3.1 Jawatankuasa Perwakilan Pelajar (JPP)

Badan eksekutif peringkat pelajar yang dipilih melalui Pilihanraya Kampus

3.2 Singkatan: NC – Naib Canselor TNC HEP – Timbalan Naib Cancelor (HEP)

UiTM – Universiti Teknologi MARA Shah Alam

JPP – Jawatankuasa Pewakilan Pelajar

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





4.0 RUJUKAN

4.1 Garis Panduan dan Tatacara Am Pemilihan JPP 5.0 PROSES KERJA



1. Menyediakan kertas kerja cadangan tarikh pemilihan JPP kepada MEU

TNCHEP Garis Panduan Pemilihan Jawatankuasa Perwakilan Pelajar (JPP)

2. Pembubaran Majlis Perwakilan Pelajar NC/TNCHEP

3. Pelantikan Jawatankuasa Induk Pemilihan JPP

TNCHEP

4. Pelantikan Jawatankuasa Pelaksana Pemilihan JPP

TNCHEP

5. Borang Pencalonan Dikeluarkan J/K Pelaksana Pemilihan JPP

6. Penerimaan Borang Pencalonan J/K Pelaksana Pemilihan JPP

7. Mesyuarat Jawatankuasa Pengesahan Calon Bertanding

J/K Pelaksana Pemilihan JPP

8. Pengumuman Penamaan Calon J/K Pelaksana Pemilihan JPP

9. Kempen Pemilihan J/K Pelaksana Pemilihan JPP

10. Pembuangan Undi J/K Pelaksana Pemilihan JPP

11. Pengiraan Undi J/K Pelaksana Pemilihan JPP

12. Pengumuman Keputusan J/K Pelaksana Pemilihan JPP

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





6.0 CARTA ALIR

Tanggung Jawab


Menyediakan kertas kerja cadangan tarikh pemilihan JPP kepada MEU

Garis Panduan Pemilihan Jawatankuasa Perwakilan Pelajar (JPP)

Pembubaran Majlis Perwakilan Pelajar

Pelantikan Jawatankuasa Induk Pemilihan JPP

Pelantikan Jawatankuasa Pelaksana Pemilihan JPP

Borang Pencalonan Dikeluarkan

Penerimaan Borang Pencalonan

Mesyuarat Jawatankuasa Pengesahan Calon Bertanding

Pengumuman Penamaan Calon

Kempen Pemilihan

Pembuangan Undi

Pengiraan Undi

Pengumuman Keputusan

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM






Garis Panduan Pemilihan Jawatankuasa Perwakilan Pelajar (JPP)

8.0 BORANG TINDAKAN KERJA Borang JPP/HEP/01/2019 – Kertas Pencalonan Pemilihan JPP UiTM (SULIT) Borang JPP/HEP/02/2019 – Borang Butir -Butir Calon Pemilihan JPP UiTM (SULIT) Borang JPP/HEP/03/2019 – Borang Permohonan Menjadi Wakil Calon Pemilihan JPP UiTM (SULIT)


Tidak berkaitan.

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM


Tajuk : Kelulusan Permohonan Latihan Staf HEP



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Manual Prosedur Kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan perancangan dan pembangunan sumber manusia di Bahagian Hal Ehwal Pelajar

2.0 SKOP

Prosedur kerja ini meliputi meliputi proses merancang penempatan staf di BHEP serta perancangan latihan mengikut jawatan dan skim jawatan di BHEP. .

3.0 DEFINISI 3.1 Jadual Perancangan Latihan

Jadual yang disediakan oleh ketua-ketua unit bagi tujuan pengenalpastian jenis-jenis latihan yang perlu diikuti oleh setiap staf di bawah seliaan pada tahun berkenaan.

3.2 Jumlah Jam latihan Iaitu kiraan jam latihan keseluruhan yang telah diikuti oleh seseorang staf dalam tempoh satu tahun. Jumlah sasaran jam latihan yang ditetapkan untuk setiap staf UiTM ketika ini ialah sebanyak 42 jam setahun.

3.3 Penilaian Keberkesanan Latihan Penilaian yang perlu dibuat oleh ketua setiap unit untuk setiap latihan yang diikuti oleh seseorang staf. Penilaian bertujuan bagi memastikan staf telah mempelajari sesuatu yang dapat meningkatkan prestasi kerjaya dan prestasi unit berkenaan. Ia juga bagi memastikan sumber jabatan tidak dibazirkan untuk latihan yang tidak relevan atau tiada hasil. Kaedah penilaian ini perlu ditentukan oleh ketua-ketua unit dan perlu didokumenkan.

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





3.5 Singkatan

UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Hal Ehwal Pelajar TNC - Timbalan Naib Canselor PPKU - Pengarah Pusat Kesihatan KU - Ketua Unit PE - Pegawai Eksekutif

4.0 RUJUKAN


5.0 PROSES KERJA

Kelulusan Permohonan Latihan Staf HEP

Bil Proses Kerja Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk Seksyen Undang-undang/Peraturan

1. Menerima surat permohonan latihan daripada PTJ

TPK/PE

2. Semak permohonan yang dipohon untuk pelaksanaan latihan yang telah dirancang

PE/PP/TPK

3. Jika tidak diluluskan, keluarkan surat tidak diluluskan kepada PTJ yang memohon dan tamatkan proses.

TNC/TPK/PP/PE

4. Jika diluluskan, keluarkan surat kelulusan beserta senarai program yang diluluskan kepada PTJ yang memohon.

PP/PE

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





6.0 CARTA ALIR KELULUSAN PERMOHONAN LATIHAN STAF HEP

Tanggung Jawan

Aliran Kerja Proses kerja Rekod

TPK/PE Terima surat permohonan daripada PTJ

Surat permohonan latihan PTJ

PE/PP/TPK

Semak permohonan untuk pelaksanaan latihan

TNC/TPK/PP/PE

Jika tidak diluluskan, keluarkan surat tidak diluluskan kepada PTJ yang memohon dan tamatkan proses.

PP/PE

keluarkan surat kelulusan beserta senarai program yang diluluskan kepada PTJ yang memohon.

Rekod

Rekod latihan

Mula

Lulus

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM






Pekeliling Naib Canselor Bil 4 Tahun 2017 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA

Tiada


Tiada

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/G



1 daripada 01

BAHAGIAN G: SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNA

Nama/No. Borang Tajuk Borang

PTAR/JAU/03/07 Senarai Pemindahan Rekod

PTAR/JAU/13/09 Borang Penilaian Rekod.

Borang Arkib 02/08 Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam.

Borang Arkib 04/08 Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan.

Borang Arkib 05/08

Borang Permohonan Bagi Pelupusan Fail

(Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod).

Borang Arkib 12/08 Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam.

Borang Arkib 13/08 Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan.

DAFTAR RISIKO PUSAT TANGGUNGJAWAB

Nama PTJ : Pejabat Pentadbiran HEP

Nama Ketua Pusat Tanggungjawab : Armyn Fahmy Mohd Fahmy

No.

Ruj

ukan

( U

ntuk

Keg

unaa

n P

ej )

1. K

ateg

ori R

isik

o

1b.R

isik

o In

stitu

si a

tau

Uni

t

2. K

eter

anga

n R

isik

o

3. Punca/ Penyebab Risiko

4. Impak Risiko

5. Kaedah Kawalan

6. K

ebar

angk

alia

n

7. Penilaian Impak 8. Tahap Impak Risiko

(Automatik)

9. P

emili

k Is

u

10. P

emun

ya T

inda

kan

11. T

arik

h di

dafta

rkan

12. Kemaskini pertama

13. Tempoh

Pelaksanaan

14. Catat

an

(A)

Kla

sifik

asi P

unca

(U

ntuk

Keg

unaa

n P

ejab

at U

PR

)

(B)

Pen

eran

gan

(A)

Kaw

alan

Sed

ia a

da

(B)

Kaw

alan

tam

baha

n ya

ng d

i ca

dang

kan

( C

) K

lasi

fikas

i kaw

alan

(U

ntuk

Keg

unaa

n U

PR

)

(a)

Man

usia

(b)

Rep

utas

i / Im

ej

(c)K

ewan

gan

(d)

Ope

rasi

Purata (a+b+c+d

)/n Tahap Risiko

Tar

ikh

dike

mas

kini

Sta

tus

Kaw

alan

Ris

iko

Per

ubah

an T

ahap

Ris

iko

1 Kehilangan Institusi & Unit

Kehilangan komputer sewaan

kelailaian manusia

Komputer yang

disewa ditempatk

an di unit/bhg hilang

Melibatkan kes dan

kehilangan aset

surat tunjuk sebab

Semakan dan penandaan

3 3 2 2 1 2 6

ME

DIU

M

PT

D H

EP

PP

TM

INF

OT

EC

H

Jan-19

Jun-19

6 2 6 bulan

2 kerosakan Institusi & Unit

kerosakan komputer

kelalaian manuasia / masalah sistem

Masalah kerosaka

n item dalaman komputer

dan serangan

virus berterusa

n

Operasi jabatan/unit terganggu

Penggantian dan pembaikan

Cadangan tambahan syarat kontrak

2 1 1 1 1 1 4

RE

ND

AH

PT

D H

EP

PP

TM

INF

OT

EC

H

Jan-19

Jun-19

4 2 6 bulan

3 ketidakhadirasn peserta

kursus

Institusi & Unit

peserta rtidak hadir ke kursus yang dianjurkan

kelailaian manusia

peserta tidak

hadir ke kursus yang

dianjurkan tanpa sebab yang kukuh

jumlah jam latihan staf

tidak mencukupi

42 jam setahun

mengemukakan surat tunjuk sebab

perbanyakkan latihan kepada staf

2 1 1 1 1 1 2

RE

ND

AH

PT

D H

EP

PT

D H

EP

Jun-20

Jun-20

4 2 6 Bulan

4

laithan tidak boleh dilaksanakan kerana pandermik

Institusi & Unit

Latihan tidak boleh dilaksanakan secara bersemuka dalam skala yang besar

Manusia

Latihan tidak dapat dijalankan kerana dikhuatiti penyebaran wabak

Jumlah jam latihan tidak dapat dipernuhi

SOP KKM dan Pusat Kesihatan

UiTM

Latihan secara atas

talian 3 3 2 1 2 2 6

ME

DIU

M

PT

D H

EP

PT

D H

EP

Jun-20

Jun-20

4 2 9 bulan

Tidak mengedarkan Borang Penilaian Kecekapan dan Keberkesanan Latihan

Institusi & Unit

Tidak mengedarkan Borang Penilaian Kecekapan dan Keberkesanan Latihan untuk diisi oleh peserta selepas 3 bulan

Manusia

Penilaian selepas 3 bulan tidak dibuat oleh pelaksana latihan

Tidak dapat menilai keberkesanan latihan staf

surat permohonan

laporan latihan

pemakluman dalam

surat kelulusan

2 2 1 1 1 1.25 3

RE

ND

AH

PT

D H

EP

PT

D H

EP

Jan-19

Jun-19

4 2 6 bulan

Tarikh : 1 Julai 2020 Disediakan Oleh : Mazuin Zulkapli Jawatan : Penolong Pendaftar Kanan

manual prosedur kerja...bahagian hep uitm shah alammanual prosedur kerja bahagian hal ehwal pelajar...

Documents