pejabat pengarah pembangunan pelajar bahagian … · tajuk proses kerja : mpk/uitm/hep/pppp/f(7)...

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR

MANUAL PROSES KERJA

PEJABAT

PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR

No. Dokumen: Permohonan Keperluan Peralatan Teknikal

Tajuk Proses Kerja : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F(7)

Keluaran : 01 Pindaan : 01 Tarikh : 01/04/2018

MANUAL PROSES KERJA UiTM / PPPP/HEP

6.0 CARTA ALIR PERMOHONAN KEPERLUAN PERALATAN TEKNIKAL

AliranKerja ProsesKerja Jangkamasa Rekod

Kualiti

Tidak Lulus Lulus

Mula Menerima borang permohonan

Kelulusan 3 Hari

Proses Semakan :

a) Dokumen permohonan

b) Tempoh masa permohonan

c) Rekod permohonan

Penyediaan peralatan oleh Unit Teknikal mengikut tarikh pinjaman peralatan

Penyerahan peralatan kepada pengguna dan merekod senarai peralatan yang dikeluarkan.

Selesai pinjaman oleh pengguna Pemulangan/ Serahan peralatan kepada Unit Teknikal

Kemaskini rekod

Tamat


MANUAL PROSES KERJA

PEJABAT


No. Dokumen: Permohonan Keperluan Peralatan Teknikal

Tajuk Proses Kerja : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F(7)



6.1 CARTA ALIR PELAN TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN PERALATAN TEKNIKAL TIDAK LULUS

AliranKerja ProsesKerja Jangkamasa RekodKualiti

Tidak Lulus

Mula Menerima borang permohonan

Kelulusan 3 Hari

Proses Semakan

Kemaskini rekod

Tamat

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR

MANUAL PROSEDUR KERJA

PUSAT KEGIATAN PELAJAR

Tajuk : Permohonan Sijil Aktiviti

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (06)


MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP

STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor

Keluaran

Nombor

Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memberi penghargaan kepada pelajar yang membantu menganjur sesuatu program/aktiviti yang Berjaya menaikan nama universiti atau yang telah Berjaya mengikuti sesuatu program/aktiviti dengan jayanya.

2.0 SKOP

Proses kerja ini digunapakai bagi keperluan menganugerahkan dua jenis penghargaan iaitu Sijil Penghargaan dan Sijil Penyertaan khusus untuk persatuan/kelab pelajar yang mendaftar di HEP, UiTM dan pelajar yang terlibat dengan anjuran Universiti dan ajensi kerajaan yang diiktiraf.

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR







3.0 DEFINISI

3.1 Singkatan UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar KPTM : Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia TNC HEP : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar PP : Penolong Pendaftar PE : Pegawai Eksekutif PT : Pembantu Tadbir PO : Pembantu Operasi 4.0 RUJUKAN

Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]

Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM

Perlembagaan Persatuan Pelajar

Manual Kualiti (MK.UiTM.01)

Rekod Kualiti (Jenis rekod, fail dan data)

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR







5.0 PROSES KERJA PERMOHONAN SIJIL AKTIVITI

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk

Seksyen Undang-Undang/Peraturan

1. Pemohon mengisi dan hantar borang permohonan sijil

Pel Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]


Perlembangaan Persatuan Pelajar

2. Terima dan semak borang permohonan sama ada memenuhi kriteria yang ditetapkan.

PT

3. Tentukan jenis sijil yang hendak dikeluarkan berdasarkan garis panduan

PE/PT

4. Sediakan sijil PT

5. Keluarkan sijil kepada pemohon PT

6. Pemohon menerima sijil Pel

7. Rekodkan pengeluaran sijil PT

8. Kemaskini data. PT

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR







5.1 PROSES KERJA TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN SIJIL

AKTIVITI TIDAK LULUS



1. Menerima permohonan sijil aktiviti PK/PT Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]


Perlembangaan Persatuan Pelajar

2. Membuat semakan dan perbincangan kriteria yang ditetapkan.

PE/PT

3. Kemaskini rekod PT

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR







6.0 CARTA ALIR

ORANG YANG BERTANGGUNG JAWAB

ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI

Mula

Pel Pemohon mengisi dan hantar borang permohonan sijil

100HEP

(PKP.30/2/1)

PT(PKP)

Terima dan semak borang permohonan samada memenuhi kriteria yang ditetapkan

PE/PT(PKP)

Tentukan jenis sijil yang hendak dikeluarkan berdasarkan garis panduan

PT(PKP) Sediakan sijil

PT(PKP) Keluarkan sijil kepada pemohon

Pel Pemohon menerima sijil

PT(PKP)

Rekodkan pengeluaran sijil

PT(PKP)

Kemaskini data

Tamat

Lulus Tidak Lulus

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR







6.1 CARTA ALIR TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN SIJIL

AKTIVITI TIDAK LULUS

ORANG YANG BERTANGGUNG

JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA

REKOD KUALITI

Mula

PK/PT Menerima permohonan sijil aktiviti

100HEP

(PKP.30/2/1)

EO/PT Membuat semakan dan perbincangan kriteria yang ditetapkan.

PT Kemaskini rekod

Tamat.

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR







7.0 REKOD KUALITI

BIL. TAJUK REKOD TEMPOH SIMPANAN

LOKASI

1. Fail-fail persatuan yang masih aktif 5-7 tahun Pejabat Am. PKP

2. Kalendar aktiviti pelajar 5-7 tahun Pejabat Am. PKP

3. Laporan aktiviti persatuan 5-7 tahun Pejabat Am. PKP

4. Rekok pengeluaran sijil 5-7 tahun Pejabat Am. PKP

8.0 BORANG TINDAKAN KERJA

BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)

AKTIVITI Permohonan Sijil Aktiviti

Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :

Penyimpan BTK:

Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima

Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T

Catatan Arahan

kepada PYB seterusnya

Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan

1. Penerimaan Permohonan

2. Semakan

3. kelulusan

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR







9.0 SENARAI SEMAKAN

BIL. BUTIRAN STATUS

1. Sijil Penghargaan

2. Sijil Penyertaan

3. Sijil Kelas 1

4. Sijil Kelas 2

5. Sijil Kelas 3

6. Sijil Kelas 4

7. Borang Permohonan Sijil



PEJABAT


Tajuk: Kawalan Dokumen

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/A


MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP

BAHAGIAN A: KAWALAN DOKUMEN Manual Prosedur Kerja ini disediakan untuk panduan Jabatan bagi memastikan pelaksanaan aktiviti dan proses-proses Jabatan adalah menepati perundangan, dasar dan peraturan yang berkuatkuasa di Universiti Teknologi MARA selaras dengan sistem pengurusan kualiti supaya penyampaian perkhidmatannya memenuhi keperluan dan memuaskan hati pelanggan serta mematuhi piawaian MS ISO 9001:2015.

Dokumen ini adalah dokumen kualiti dan senggaraan dokumen adalah tertakluk kepada Klausa 7.5.3 ISO 9001:2015.

Manual Prosedur Kerja ini adalah hak terpelihara Jabatan. Sebarang bahagian dokumen ini tidak boleh dicetak atau disimpan dalam cara yang boleh dipergunakan lagi, ataupun dipindahkan, dalam sebarang bentuk, tanpa izin daripada Ketua Jabatan. PEJABAT PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR Aras 3, Bangunan Budisiswa No. Tel: 03 – 5544 3551/2377 (Pej. Am PPP)



PEJABAT PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR


MPK/UiTM/HEP/PPPP/2018

Disediakan oleh Diluluskan oleh

Nama DR. MOHD BAHRIN OTHMAN

YBHG. PROF. DATO’ DR. ABDULLAH MOHAMAD SAID

Jawatan PENGARAH PEMBANGUNAN

PELAJAR

TIMBALAN NAIB CANSELOR HEP

Tandatangan

Tarikh 1 APRIL 2018 1 APRIL 2018


KANDUNGAN Senarai Kandungan BAHAGIAN A : Kawalan Dokumen BAHAGIAN B : Rekod Pindaan BAHAGIAN C : Latar Belakang Jabatan

C1- Latar Belakang Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar C2- Objektif Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar

BAHAGIAN D : Carta Organisasi Fungsi D1 – Carta Fungsi Bahagian Hal Ehwal Pelajar D2 – Carta Fungsi Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar BAHAGIAN E : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-Aktiviti Fungsi Utama BAHAGIAN F : Proses Kerja Aktiviti Utama F.01- Permohonan Aktiviti Pelajar F.02- Permohonan Program Dari Agensi Luar F.03- Penyediaan Data Aktiviti Pembangunan Pelajar F.04- Pembelian dan Pembayaran Peralatan Pejabat F.05- Permohonan Cenderahati F.06- Pengendalian Keperluan Peralatan Teknikal

F.07- Menguruskan Pelaksanaan Aktiviti Debat F.08- Rekod dan Fail

BAHAGIAN G : Senarai Borang-Borang Yang Digunakan



PEJABAT


Tajuk : Pindaan

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/B



BAHAGIAN B: REKOD PINDAAN

Bil. Mukasurat/ Perenggan

Ringkasan

Kelulusan

Tarikh Tandatangan

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT


Tajuk : Latar Jabatan/Bahagian

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/C



BAHAGIAN C: LATAR JABATAN/ BAHAGIAN C.1 Objektif Bahagian Hal Ehwal Pelajar

i) Merangka dan melaksanakan program pembangunan pelajar yang bersepadu dan berterusan serta mempunyai nilai tambah (value added)

bagi mewujudkan lulusan yang bersifat holistik. ii) Memberi perkhidmatan dan kemudahan yang menyeluruh dan sempurna

bagi mewujudkan persekitaran pembelajaran dan tempat tinggal yang selesa, ceria dan selamat.

C.2 Objektif Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar HEP

Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar diketuai oleh Pengarah Pembangunan Pelajar. Jawatan Pengarah Pembangunan Pelajar mula digunapakai mulai 15 Disember 2005 menggantikan Dekan Hal Ehwal Pelajar. Pengarah Pembangunan Pelajar bertanggungjawab terus kepada Timbalan Naib Canselor HEP. Antara autoritinya ialah merujuk dan bekerjasama dengan pegawai-pegawai tertinggi Universiti berkaitan dengan Hal Ehwal Pentadbiran, perkhidmatan dan peraturan Universiti. Objektif Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar adalah: 1. Bertanggungjawab merancang program kecermelangan akademik dan

pembangunan sahsiah pelajar. Antaranya merancang, menyelaras dan memantau program latihan pembangunan pelajar agar membentuk insan yang boleh menghadapi cabaran masa depan.

2. Mewujudkan halatuju dan fokus yang jelas dalam kegiatan mahasiswa untuk dijadikan garis panduan kepada Dekan, Pengetua, Ketua Bahagian/Unit dan badan pertubuhan pelajar.

3. Menyediakan laporan kepada Lembaga Pengarah Universiti dan menyediakan pangkalan data yang diperlukan.

C.3 Piagam Pelanggan

1. Mengadakan program pembangunan pelajar sekurang-kurangnya 15 setahun. 2. Menguruskan semua permohonan dan peminjaman barang dalam tempoh 7 hari.

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT


Tajuk : Carta Organisasi Fungsi Bahagian Hal Ehwal Pelajar

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/D



BAHAGIAN D: CARTA ORGANISASI FUNGSI BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR

D1 – Carta Fungsi Bahagian Hal Ehwal Pelajar D2 – Carta Fungsi Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR, PEJABAT

PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR,

UiTM SHAH ALAM


PEJABAT


No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/D (1)

BAHAGIAN D – CARTA ORGANISASI



D1 – Carta Fungsi Bahagian Hal Ehwal Pelajar

- Dilampiran

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR, PEJABAT

PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR,

UiTM SHAH ALAM


PEJABAT


No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/D(2)

BAHAGIAN D – CARTA FUNGSI PEJABAT PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR



D.2 Carta Fungsi Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar

PENTADBIRAN AM

PEJABAT PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR

PELAPORAN

PENGURUSAN PEMBANGUNAN

AKTIVITI PELAJAR PEROLEHAN & KEWANGAN

Pengurusan mesyuarat peringkat Unit/

Pusat/ Bahagian/ UiTM & Pihak Luar

Pengurusan surat masuk/ keluar Pejabat

PPP

Pengurusan tuntutan perjalanan pegawai

Tempahan tiket kapal terbang pegawai

Mengurus tempahan kenderaan pegawai

Menguruskan jadual tempahan bilik

mesyuarat

Urusan pos/ mel

Kebersihan/ keselamatan pejabat

Laporan kerosakan pejabat

Merangka dasar, penyediaan garis panduan,

prosedur dan / atau proses kerja:

- program pembangunan pelajar

- program pemimpin kelab / persatuan

pelajar

- program kepelbagaian kemahiran /

kebolehan pelajar

- kegiatan kebudayaan pelajar

- penubuhan, pendaftaran, pengurusan

dan aktiviti kelab / persatuan pelajar

- pengurusan tabung amanah HEP dan

tajaan / sumbangan / hadiah dari pihak

luar

- pengurusan aktiviti pelajar ke luar

negara

- program pembangunan pelajar yang

diarahkan oleh kementerian dan agensi

kerajaan

- Menguruskan program jemputan luar

dari Kementerian dan Agensi.

Penyediaan Pelaporan

Peringkat Universiti dan

Kementerian (Nota Jemaah

Menteri, Laporan Tahunan

UiTM,QS STARS Ranking:

Laporan Aktiviti Pelajar)

Perkadaran / Semakan Kadar

Baharu Tabung Amanah

HEP

Menguruskan perolehan dan

pembelian peralatan Pejabat PPP

seperti Cenderahati, Perabot, Alatulis

Pejabat dan lain-lain.

Penyimpanan peralatan seperti Baju

Panas, Blezer dan lain-lain

Pelupusan peralatan pejabat

SEKRETARIAT

Jawatankuasa Pemantapan Destini Siswa (PDS)

Jawatankuasa Minggu Destini Siswa (MDS)

Jawatankuasa Pendaftaran Pemilih Pelajar UiTM

Jawatankuasa Bersama Pembangunan Pelajar

BHEP & ACIS

Jawatankuasa Projek Transformasi: Islamic

Enculturation

Jawatankuasa ICT

Jawatankuasa Kumpulan Kreatif & Inovatif

(KIK)

Jawatankuasa QE/5S peringkat jabatan

Jawatankuasa Peringkat BHEP/ UiTM & Lain-

lain

Sekretariat Mesyuarat Tabung Amanah HEP

Sekretariat Majlis Anugerah Tokoh Siswa

Peringkat UiTM

Ahli Majlis Peringkat Universiti; Ahli Sekretariat

PEMADAM IPTA/ UNESCO/ PROSIS / NBOS

/ iM4U

Jawatankuasa Projek Transformasi UiTM: Islamic

Enculturation

Jawatankuasa Peringkat Universiti: PDS, MDS,

JPP, Jawatankuasa Bersama Pembangunan Pelajar BHEP & ACIS, Jawatankuasa Pendaftaran Pemilih Pelajar UiTM

Jawatankuasa Peringkat Kementerian:

MATDUM, MADUM

Sekretariat Kepada Program Pembangunan

Pelajar UiTM / KPT

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT


Tajuk: Fungsi Utama Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/E



BAHAGIAN E: SENARAI FUNGSI UTAMA

1. Menghasilkan graduan yang holistik, bijaksana, berdaya saing, beretika, prihatin

persekitaran, inovatif, kreatif dan mendokong falsafah, visi serta misi UiTM melalui

kegiatan kelab/persatuan pelajar.

2. Menguruskan pengurusan organisasi kelab/persatuan pelajar yang berdaftar di UiTM.

3. Menghasilkan pemimpin persatuan pelajar yang cekap dan berwibawa dan bersedia

untuk bersaing sebagai seorang profesional di alam pekerjaan.

Aktiviti-Aktiviti Fungsi Utama

1. Merangka dasar, melaksana dan memantau kegiatan pelajar untuk menghasilkan

graduan yang holistik, bijaksana, berdaya saing, beretika, prihatin persekitaran, inovatif,

kreatif dan mendokong falsafah, visi serta misi UiTM melalui kegiatan kelab/persatuan

pelajar.


pemimpin pelajar yang melaksanakan tugas dan tanggungjawab dengan penuh amanah

dan integriti melalui kegiatan kelab/persatuan pelajar.


graduan yang menguasai pelbagai bahasa, kemahiran komunikasi, menguasai ilmu,

berfikiran kritis dan bersifat global melalui kegiatan debat dan pidato.

4. Merangka dasar, melaksana dan memantau kegiatan kebudayaan untuk menghasilkan

graduan yang mewarisi budaya dan adat Melayu serta tradisi masyarakat Malaysia.

5. Merangka dasar, melaksana dan memantau penubuhan, pendaftaran, pengurusan dan

aktiviti kelab/persatuan pelajar.

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT


Tajuk: Fungsi Utama Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/E



6. Merangka dasar, melaksana dan memantau pelantikan tugas dan tanggungjawab

penasihat kelab/persatuan pelajar.

7. Merangka dasar, melaksana dan memantau urusan tabung amanah, tajaan, derma,

sumbangan dan hadiah untuk pelaksanaan kegiatan pelajar.

8. Merangka dasar, melaksana dan memantau urusan kebenaran pelajar ke luar negara.

9. Menyediakan peralatan dan perkhidmatan teknikal untuk kegiatan pelajar yang

dianjurkan oleh kelab/persatuan pelajar, BHEP dan jabatan-jabatan lain di UiTM.

10. Merangka dasar, melaksana dan memantau program pembangunan pelajar yang

diarahkan oleh pihak kementerian dan agensi kerajaan.

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT


Tajuk : Proses Kerja Aktiviti Utama

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F



BAHAGIAN F: PROSES KERJA AKTIVITI UTAMA

No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja (Pemunya Proses)

Input Output Petunjuk Prestasi

Proses Kerja Kawalan

1. Permohonan Aktiviti Pelajar (PPPP)

Kertas kerja

Borang pemohonan

Surat kelulusan

Surat tajaan Surat kelulusan luar kampus

2 minggu dari tarikh diluluskan

Bajet

Kelulusan Pertukaran tarikh Pertukaran tempat pemantauan

2. Permohonan Program Dari Agensi Luar

Surat agensi luar

Surat jemputan Surat kolabrasi

Surat kelulusan

Surat maklumbalas

Mengikut tarikh program yang diluluskan

Kelulusan Naib Canselor atau Timbalan Naib Canselor HEP

3. Penyediaan Pangkalan Data Aktiviti Pembangunan Pelajar

Data yang berkaitan

Laporan

Analisis Hasil capaian

Mengikut arahan

Mengikut keperluan Simpanan rekod hasil capaian data

Butiran maklumat secara online dan manual fizikal

4. Pembelian dan Pembayaran Peralatan Pejabat

Surat permohonan

Sebut harga Surat kelulusan

3 hari selepas mendapat surat kelulusan

Tabung pengurusan

Pemilihan speksifikasi

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT


Tajuk : Proses Kerja Aktiviti Utama

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F



Katalog bergambar Kualiti dan kuantiti Jaminan Penggunaan

5. Permohonan Cenderahati Surat permohonan

Surat kelulusan program

cenderahati 3 hari Pemberian jenis-jenis cenderahati mengikut kesesuaian

6. Permohonan Keperluan Peralatan Teknikal

Surat kelulusan

Borang teknikal Peralatan teknikal 3 hari

Kuantiti

Keperluan Pemakaian penggunaan

7. Menguruskan Pelaksanaan Aktiviti Debat

Kertas kerja

Borang

Surat jemputan pertandingan

Surat kelulusan

Kelulusan

Pembayaran yuran Pembentukan pasukan debat

2 minggu dari tarikh permohonan

Pemilihan pasukan

Pembayaran Penghargaan

8. Rekod dan Fail Surat masuk

Surat keluar Sistem failing

2 hari dari tarih surat masuk dan keluar

Arahan ketua

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT


Tajuk: Permohonan Aktiviti Pelajar (PPPP)

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (1)



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Prosedur ini diwujudkan bagi proses kelulusan permohonan aktiviti pelajar khususnya dari persatuan / kelab pelajar yang berdaftar di HEP (Seliaan PPPP) dan memastikan permohonan mengadakan aktiviti pelajar dapat diuruskan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang telah dipertanggungjawabkan untuk memenuhi sistem pengurusan kualiti HEP.

2.0 SKOP

Proses kerja ini meliputi proses permohonan aktiviti pelajar, meluluskan permohonan, menandatangani surat kelulusan dan memaklumkan kepada pemohon.

3.0 DEFINISI

3.1 Persatuan/ Kelab Pelajar Persatuan berdaftar dengan HEP yang ditubuhkan atas inisiatif pelajar atau dinasihatkan oleh pensyarah atau pegawai yang mana keahlian persatuan ini adalah terdiri daripada pelajar berdaftar di UiTM.

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






3.2 Singkatan UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar TNC : Timbalan Naib Canselor PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan PP : Penolong Pendaftar

PE : Pegawai Eksekutif PKP : Pusat Kegiatan Pelajar PT : Pembantu Tadbir PPPP : Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar 4.0 RUJUKAN

Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, (Bah. III, S.8)

Buku Garis Panduan Aktiviti Pelajar

Perlembagaan Persatuan Persatuan


BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






5.1 PROSES KERJA PERMOHONAN AKTIVITI PELAJAR (PPPP)



1 Menghantar permohonan aktiviti pembangunan pelajar

PT




2 Membuat perbincangan antara PPP dan KPKP untuk membuat keputusan.

PPP/PPK/PP/PE

3 PPP meluluskan permohonan aktiviti dan mengarahkan PKP untuk mengeluarkan surat kelulusan.

PPP/PKP

4 Menerima dan menandatangani surat kelulusan yang disediakan oleh PKP.

TNC/PPP

5 Surat kelulusan dikembalikan kepada PKP untuk diedarkan kepada pemohon.

PPP/PT

5.2 TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN AKTIVTI PELAJAR (PPPP) TIDAK LULUS



1 Menghantar permohonan aktiviti pembangunan pelajar

PT


2 Semakan dan perbincangan dengan PPP Berkenaan dokumen berkaitan dan kesesuaian program

PPP/PPK/PP/PE

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






3 PPP tidak meluluskan permohonan aktiviti dan mengarahkan PKP untuk mengeluarkan surat tidak lulus.

PPP/PP

4 Kemaskini Rekod PT

6.1 CARTA ALIR PROSES PERMOHONAN AKTIVITI PELAJAR (PPPP)

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






Pegawai Bertanggungjaw

ab

Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

PT

PPP/PPK/PP/PE

PPP/PKP

PP/PE

PKP

Tidak Lulus Lulus

Mula

Mengantar permohonan aktiviti pembangunan pelajar

Membuat perbincangan antara PPP dan KPKP untuk membuat keputusan.

PPP meluluskan permohonan aktiviti dan mengarahkan PKP untuk mengeluarkan surat kelulusan.

Menerima dan menandatangani surat kelulusan yang disediakan oleh PKP.

Surat kelulusan dikembalikan kepada PKP untuk diedarkan kepada pemohon.

Tamat

Borang C: 100-HEP (PKP 35/6/3)

Pekeliling Bendahari (PB Bil Tahun 2010/09/08/07/06/)

MPK PKP

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






6.2 CARTA ALIR TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN AKTIVITI PELAJAR (PPPP) TIDAK LULUS

Pegawai Bertanggungjawab

Proses Kerja Jangkamasa Rekod Kualiti

PPK/PE

PPP/PPK/PP

PKP

Mula

Menghantar semula permohonan aktiviti pembangunan pelajar

Semakan dan perbincangan dengan PPP:

1. Dokumen permohonan

2. Kesuaian program

PKP rekod dokumen dan kembalikan kepada pemohon

Tamat



MPK PKP

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






7.0 REKOD KUALITI


LOKASI

1 Fail-Fail Persatuan yang masih aktif 5-7 tahun Pejabat Am, PKP

2 Kalendar Aktiviti Pelajar 5-7 tahun Pejabat Am, PKP

3 Laporan Penilaian Aktiviti Pelajar 5-7 tahun Pejabat Am, PKP

4 Fail Surat Kelulusan dari Kementerian 5-7 tahun Pejabat Am, PKP

5 Fail Surat Kuasa dari Pejabat Bendahari 5-7 tahun Pejabat Am, PKP

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT








AKTIVITI Permohonan Aktiviti Pelajar (PPPP)


Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T

Catatan Arahan kepada PYB seterusnya

Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan

1. Penerimaan Borang

2. Semakan dan Perbincangan

3. Kelulusan

4.

5.

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






9.0 SENARAI SEMAKAN

Bil. Status

1. Borang permohonan (Borang C) lengkap diisi

2. Persatuan/Kelab berdaftar dan berstatus AKTIF

3. Aktiviti yang dianjurkan termasuk dalam perancangan tahunan persatuan

4. Tarikh/masa tidak bercanggah dengan masa kuliah/aktiviti utama universiti

5. Pegawai Pengiring telah dilantik iaitu penasihat atau orang lain yang telah mendapat kelulusan /dilantik. (Nisbah 1 pengiring: 40 pelajar

6. Perancangan/Persiapan mengambil kira aspek keselamatan, kebersihan, kesihatan dan keselesaan peserta dan masyarakat sekeliling

7. Jika ada penceramah/panel jemputan – nama, jawatan, organisasi dan latar belakang (CV) penceramah telah disertakan bersama Borang C

8. Butiran perbelanjaan ikut kadar yang telah ditetapkan/ telah dipinda dan diseragamkan dengan perkadaran dan kelulusan-kelulusan terdahulu

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT


Tajuk: Perlaksanaan Program Dari Agensi Luar




STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Prosedur ini diwujudkan bagi proses kelulusan permohonan program dari agensi luar dan memastikan program dilangsungkan dengan mengikut peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak universiti.

2.0 SKOP

Proses kerja ini meliputi proses permohonan program, meluluskan permohonan, menandatangani surat kelulusan dan memaklumkan kepada pemohon.

3.0 DEFINISI

3.1 Agensi Luar Agensi luar terdiri daripada Kementerian Pengajian Tinggi, Jabatan-jabatan kerajaan, NGO, IPTA/IPTS, kampus-kampus cawangan UiTM dan syarikat swasta.

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






3.2 Singkatan

UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar TNC HEP : Timbalan Naib Canselor, Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan PE : Pegawai Eksekutif SP : Setiausaha Pejabat PT : Pembantu Tadbir NGO : Non Government Organization IPTA : Institusi Pengajian Tinggi Awam IPTS : Institusi Pengajian Tinggi Swasta 4.0 RUJUKAN





BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






5.1 PROSES KERJA



1. Menerima permohonan program dari agensi luar.

TNC HEP/ PPP




2. Memohon kebenaran daripada TNC HEP sekiranya tidak melaluinya.

TNC HEP/ PPP

3. PPP membuat perbincangan bersama PPK/PE.

PPP/PPK/PE

4. Mengeluarkan dan menandatangani surat kelulusan program.

PPP/PT

5. Surat kelulusan diedarkan kepada pemohon.

PT

6. Memastikan pihak penganjur mengikuti peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh universiti semasa penganjuran program.

PPK/PE

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






5.2 TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PROGRAM AGENSI LUAR TIDAK LULUS



1. Menerima permohonan/jemputan dari agensi yang berkaitan.

TNC/PPP



2. Semakan dan perbincangan dengan PPP Berkenaan dokumen berkaitan dan kesesuaian program.

PPP/PPK

3. PPP tidak meluluskan permohonan aktiviti dan mengarahkan PKP untuk mengeluarkan surat tidak lulus.

PPP/PPK

4. Kemaskini Rekod. PT

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






6.1 CARTA ALIR PROSES PERLAKSANAAN PROGRAM DARI AGENSI LUAR


Aliran Kerja Jangkamasa Rekod Kualiti

TNC/PPP

PPP/PPK

PPP/PPK/PE

PPP

PT

PPP/PE/PT

Tidak Lulus Lulus

Mula

Menerima permohonan program dari agensi luar.

Memohon kebenaran daripada TNC HEP (sekiranya tidak melaluinya)

Membuat perbincangan bersama PPK/PE.

Mengeluarkan dan menandatangani surat kelulusan program.

Surat kelulusan diedarkan kepada pemohon.

Memastikan pihak penganjur mengikuti peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh universiti semasa penganjuran program.

Tamat



BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






6.2 CARTA ALIR PELAN TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN PROGRAM DARI AGENSI LUAR TIDAK LULUS



TNC/PPPP

TNC/PPP/PPK/PE

PPK/PE/PT

Mula

Menerima semula dokumen berkaitan

Semakan dan perbincangan dengan PPP:

1. Dokumen permohonan

2. Kesesuaian program

Rekod dan Maklumkan pada pejabat TNC HEP

Tamat



BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






7.0 REKOD KUALITI


LOKASI

1. Fail-Fail Persatuan yang masih aktif 5-7 tahun Pejabat Am, PKP

2. Kalendar Aktiviti Pelajar 5-7 tahun Pejabat Am, PKP

3. Fail Jemputan Agensi Luar 5-7 tahun Pejabat Am, PPP

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT








AKTIVITI Perlaksanaan Program Dari Agensi Luar


Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T


Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan



3. Kelulusan

4.

5.

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






9.0 SENARAI SEMAKAN

BIL. BUTIRAN STATUS

1 Memastikan surat permohonan telah diluluskan oleh TNC HEP.

2 Memastikan agensi adalah sah.

3 Memastikan permohonan selaras dengan matlamat Universiti dan penganjuran.

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT


Tajuk : Proses Menyediakan Data Aktiviti Pembangunan Pelajar




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan segala maklumat dan laporan aktiviti yang telah diluluskan daripada Fakulti/Pusat/Unit/Kolej, HEP dan Kampus Cawangan dikumpul, disemak dan dianalisa.

2.0 SKOP

Proses kerja ini digunapakai bagi keperluan laporan untuk LPU, Pelan PIN UiTM, Sekretariat TTNC/Timbalan Rektor HEP IPTA, PPP HEP dan KPT Malaysia dan lain-lain agensi .

3.0 DEFINISI Singkatan UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar KPTM : Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia TNC HEP : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan PE : Pegawai Eksekutif PT : Pembantu Tadbir 4.0 RUJUKAN


Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar




BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






5.0 PROSES KERJA


Seksyen Undang-undang/Peraturan

1 Mendapatkan data dan maklumat yang diperlukan.

PPK/PE/PT Undang-Undang

Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]



2 Terima data dan maklumat. PPP/PPK/PE/PT

3 Key in data dalam pangkalan data dan merekod maklumat.

PE/PT

4 Menganalisa maklumat. PPK/PE

5 Menyiapkan laporan. PPP/PPK/PE

6 Rekod. PT

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






6.0 CARTA ALIR PROSES MENYEDIAKAN DATA AKTIVITI PEMBANGUNAN PELAJAR



PPK/PE/PT

PPK

PE/PT

PPP/PPK/PE

PPP/PPK/PE

PT

Mula Mendapatkan data dan maklumat yang diperlukan. Menerima data dan maklumat. Key in data dalam pangkalan data dan merekod maklumat Menganalisa data dan maklumat. Menyiapkan laporan. Rekod. Tamat

Kalendar Aktiviti Pelajar

Pangkalan Data Persatuan

Laporan Aktiviti Persatuan

Fail-Fail Persatuan yang masih aktif

Fail Surat Kelulusan Aktiviti dari KPTM

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






7.0 REKOD KUALITI

BIL TAJUK REKOD TEMPOH SIMPANAN

LOKASI

1 Fail-Fail Persatuan yang masih aktif 5-7 tahun Pejabat Am, PKP

2 Pangkalan Data Persatuan Pelajar 5-7 tahun Pejabat Am, PKP

3 Kalendar Aktiviti Pelajar 5-7 tahun Pejabat Am, PKP

4 Laporan Aktiviti Persatuan 5-7 tahun Pejabat Am, PKP

5 Laporan Penilaian Aktiviti Pelajar 5-7 tahun Pejabat Am, PKP

6 Fail Surat Kelulusan dari Kementerian 5-7 tahun Pejabat Am, PKP

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT








AKTIVITI Menyediakan Data Aktiviti Pembangunan Pelajar


Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T


Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan



3. Kelulusan

4.

5.

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






9.0 SENARAI SEMAKAN

BIL BUTIRAN STATUS

1 Pecahan aktiviti mengikut kategori

2 Kejayaan aktiviti pelajar yang menaikan nama UiTM di peringkat antarabangsa dan negara

3 Laporan Pusat/Unit di bawah HEP

4 Laporan HEP dari kampus Cawangan Negeri

5 Petunjuk prestasi utama Pusat/Unit di bawah Rancangan Malaysia

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT


Tajuk: Proses Pembelian dan Pembayaran Peralatan Pejabat




STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Prosedur ini diwujudkan bagi proses permohonan atau pembelian alatulis pejabat dan membuat bayaran.

2.0 SKOP

Proses kerja ini meliputi proses memohon dan membeli alatulis pejabat dan proses pembayaran tuntutan.

3.0 DEFINISI

3.0.1 Memohon/membeli alatulis pejabat Merupakan alatulis pejabat yang sering digunakan di pejabat yang dipohon daripada pengurusan stor UiTM atau membuat permohonan untuk dibeli diluar.

3.0.2 Peralatan Pejabat

Merupakan peralatan pejabat yang sering digunakan di pejabat seperti mesin

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






fotostat, typewriter, mesin fax dan lain-lain peralatan dalam keadaan yang boleh digunakan.

3.0.3 Bayaran

Membawa maksud satu proses yang dibuat setelah tempahan, pembelian atau tuntutan kerja-kerja telah dibuat dan diperolehi.

3.1 Singkatan

UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar BEND : Bendahari TNC HEP : Timbalan Naib Canselor, Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar TPK HEP : Timbalan Pendaftar Kanan, Hal Ehwal Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan PE : Pegawai Eksekutif PT : Pembantu Tadbir

4.0 RUJUKAN

4.1 Senarai Item Stok Stor Pusat (alat tulis) – Bahagian Pengurusan Harta Benda, Pejabat Bendahari.

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






5.0 PROSES KERJA



1 Menerima arahan untuk membuat pembelian peralatan dan mendapatkan sebut harga daripada pembekal.

PPP/PPK/PE

Perintah-perintah Am, bab "A"-bab "G" Malaysia.

2 Membuat surat permohonan kelulusan pembelian peralatan kepada TPK HEP.

TPK HEP/ PPP/PPK

3 Menghantar dokumen pembelian setelah mendapat kelulusan daripada KTP HEP dan membuat tempahan kepada pembekal.

PT/ BEND

4 Menerima penghantaran peralatan dan membuat bayaran kepada pembekal.

PE/PT/BEND

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






6.0 CARTA ALIR PROSES PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN PERALATAN PEJABAT

ORANG YANG BERTANGGUN

G JAWAB Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

Mula

Menerima arahan untuk membuat pembelian peralatan dan mendapatkan sebut harga daripada pembekal.

Membuat surat permohonan kelulusan pembelian peralatan kepada TPK HEP.

Menghantar dokumen pembelian setelah mendapat kelulusan daripada TPK HEP dan membuat tempahan kepada pembekal.

Menerima penghantaran peralatan dan membuat bayaran kepada pembekal.

Tamat

Perintah-perintah am, bab "A"-bab "G" Malaysia.


PPK/PE

PE/PT

PT

PE/PT

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






7.0 REKOD KUALITI


LOKASI

1. Kewangan (400-HEP)

5 Pejabat Pentadbiran Pengarah Pembangunan Pelajar

2. Perintah-perintah Am, Bab "A"-bab "G" Malaysia.

5

3. Pekeliling Bendahari (PB Bil Tahun 2010/09/08/07/06/)

5

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT








AKTIVITI Pembelian dan Pembayaran Peralatan Pejabat


Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T

Catatan Arahan


Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan

1. Perancangan Permohonan

2. Semakan

3. kelulusan

4.

9.0 SENARAI SEMAKAN

BIL. BUTIRAN STATUS

1 Memastikan alatulis pejabat mencukupi.

2 Memastikan peralatan pejabat dalam keadaan baik dan selamat digunakan.

3 Memastikan bayaran dibuat dengan segera.

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT


Tajuk : Permohonan Cenderahati




STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor

Keluaran

Nombor

Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan segala permohonan mendapatkan cenderahati mengikut prosedur yang ditetapkan.

2.0 SKOP

Proses kerja ini digunapakai bagi keperluan mendapatlan cenderahati yang dipohon oleh

persatuan/kelab umum yang berdaftar di HEP dan pusat/unit/kolej bagi tujuan melaksanakan aktiviti.

3.0 DEFINISI

Singkatan UiTM : Universiti Teknologi MARA

HEP : Hal Ehwal Pelajar

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan PE : Pegawai Eksekutif

PT : Pembantu Tadbir

4.0 RUJUKAN

PB Bil. 1 Tahun 2010 Manual Pengurusan Aset Alih Menyeluruh Kerajaan disertakan Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2009

Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib)1976, [Bah. III,S. 8]





5.1 PROSES KERJA PERMOHONAN CENDERAHATI



1. Penganjur mengisi borang permohonan. PT PB Bil. 1 Tahun 2010 Manual Pengurusan Aset Alih Menyeluruh Kerajaan

disertakan Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun

2. PT menerima borang permohonan yang dikembarkan bersama surat kelulusan aktiviti.

PT

3. PT merujuk kepada PPP/PE bagi mendapatkan kelulusan.

PPP/PPK/PE

http://www.bendahari.uitm.edu.my/images/stories/p1.pdf

http://bendahari.uitm.edu.my/images/stories/p2.pdf








BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






2009



4. Menyerahkan cenderahati kepada pemohon setelah mendapat kelulusan.

PT

5. Rekod PT

5.2 TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN CENDERAHATI TIDAK LULUS



1. Menerima borang permohonan cenderahati dan surat kelulusan program berkaitan

PT


2. Semakan dan perbincangan dengan

PPP Berkenaan dokumen berkaitan dan

kesesuaian program

PPP/PPK

3. PPP/PPK tidak meluluskan permohonan cenderahati

PPP/PPK

4. Kemaskini Rekod PT


BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






6.1 CARTA ALIR PERMOHONAN CENDERAHATI

Aliran Kerja Proses Kerja Jangkamasa Rekod Kualiti

Tidak Lulus Lulus

Mula

Penganjur mengisi borang permohonan.

PT menerima borang permohonan yang

dikembarkan bersama surat kelulusan aktiviti.

PT merujuk kepada PPP/PPK/PE bagi mendapatkan kelulusan.

Menyerahkan cenderahati kepada pemohon setelah mendapat kelulusan.

Rekod Tamat

Kalendar mesyuarat Lembaga

Pengarah Universiti





Fail Surat Kelulusan Aktiviti dari KPT

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






6.2 CARTA ALIR TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN CENDERAHATI TIDAK LULUS

Aliran Kerja Proses Kerja Jangkamasa Rekod Kualiti

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






7.0 REKOD KUALITI

BIL. TAJUK REKOD TEMPOH LOKASI

Mula Menerima semula borang permohon beserta dokumen berkaitan Semakan dan perbincangan dengan PPP: 1. Dokumen permohonan 2. Kesesuaian program

rekod dan maklumkan pada pemohon

Tamat

Kalendar mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti





Fail Surat Kelulusan Aktiviti dari KPT

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






SIMPANAN

1. Fail-Fail Persatuan yang masih aktif 5-7 tahun Pejabat Am, PKP

2. Pangkalan Data Persatuan Pelajar 5-7 tahun Pejabat Am, PKP

3. Kalender Aktiviti Pelajar 5-7 tahun Pejabat Am, PKP

4. Laporan Aktiviti Persatuan 5-7 tahun Pejabat Am, PKP

5. Laporan Penilaian Aktiviti Pelajar 5-7 tahun Pejabat Am, PKP

6. Fail Surat Kelulusan dari Kementerian 5-7 tahun Pejabat Am, PKP

7. Fail Surat Kuasa dari Pejabat Bendahari 5-7 tahun Pejabat Am, PKP

8. Rekod Pengeluaran Sijil 5-7 tahun Pejabat Am, PKP

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT








AKTIVITI Permohonan Cenderahati


Penyimpan BTK:

Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan

Diterima

Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T


Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan

1. Perancangan Permohonan

2. Semakan

3. kelulusan

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






9.0 SENARAI SEMAKAN

BIL BUTIRAN STATUS

1. Pecahan aktiviti mengikut kategori

2. Kejayaan aktiviti pelajar yang menaikan nama UiTM di peringkat antarabangsa dan negara

3. Laporan Pusat/Unit di bawah HEP

4. Laporan HEP dari kampus Cawangan Negeri

5. Petunjuk prestasi utama Pusat/Unit di bawah Rancangan Malaysia Ke-10

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR

MANUAL PROSES KERJA

PEJABAT


No. Dokumen : Permohonan Keperluan Peralatan Teknikal

Tajuk Proses Kerja : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (6)



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini adalah bertujuan untuk menerangkan proses pinjaman dan pemulangan peralatan di Unit Teknikal, Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar.

2.0 SKOP

Skop proses kerja ini meliputi proses penerimaan borang permohonan peralatan, status kelulusan, penyediaan peralatan, rekod pengeluaran peralatan, penerimaan dan pemulangan peralatan.

3.0 DEFINISI

3.1 Singkatan

PJ : Penolong Jurutera PO : Pembantu Operasi

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR

MANUAL PROSES KERJA

PEJABAT






4.0 RUJUKAN Senarai Undang-Undang dan Peraturan Yang Diperlukan 1. Panduan Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan Stor Bil. 238 – 340 2. Pekeliling Perbendaharaan bil 12 tahun 1995 3. Pekeliling Perbendaharaan Bil 3 Tahun 1990 4. Rekod Kualiti ( Jenis Rekod, Fail dan Data )

5.1 PROSES KERJA PERMOHONAN KEPERLUAN PERALATAN TEKNIKAL

Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk


1.

Menerima borang permohonan

Penolong Jurutera Pembantu Operasi

2.

Proses Semakan

a) Dokumen permohonan

b) Tempoh masa permohonan

c) Rekod permohonan

Penolong Jurutera

3.

Penyediaan peralatan oleh Unit Teknikal mengikut tarikh pinjaman peralatan

Pembantu Operasi

4.

Penyerahan peralatan kepada pengguna dan merekod senarai peralatan yang dikeluarkan.

Pembantu Operasi

5.

Selesai pinjaman oleh pengguna pemulangan atau serahan peralatan kepada Unit Teknikal

Pembantu Operasi

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR

MANUAL PROSES KERJA

PEJABAT






6.

Kemaskini rekod


5.1 TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN KEPERLUAN PERALATAN TEKNIKAL TIDAK LULUS

Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk


1.



2.

Proses Semakan Penolong Jurutera

3.

Kemaskini rekod


BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR

MANUAL PROSES KERJA

PEJABAT






6.0 CARTA ALIR PERMOHONAN KEPERLUAN PERALATAN TEKNIKAL

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR

MANUAL PROSES KERJA

PEJABAT








PJ/PO

PJ

PJ/PO

PJ/PO

PJ/PO

PJ/PO

Tidak Lulus Lulus

Mula


Proses Semakan : a)Dokumen permohonan b)Tempoh masa permohonan c)Rekod permohonan

Penyediaan peralatan oleh Unit Teknikal mengikut tarikh pinjaman peralatan Penyerahan peralatan kepada pengguna dan merekod senarai peralatan yang dikeluarkan. Pemulangan/ Serahan peralatan kepada Unit Teknikal Kemaskini Rekod Tamat



MPK PKP

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR

MANUAL PROSES KERJA

PEJABAT






6.1 CARTA ALIR TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN KEPERLUAN PERALATAN TEKNIKAL TIDAK LULUS


G JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA

REKOD KUALITI

Mula

PJ/PO Menerima semula permohonan aktiviti ke luar kampus

PJ

Membuat semakan dan membuat keputusan berdasarkan dokumen permohonan

PJ/PO Kemaskini rekod

Tamat.

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR

MANUAL PROSES KERJA

PEJABAT






7.0 REKOD KUALITI


LOKASI

1. Fail Borang Pinjaman Peralatan ( Permohonan ) 2 Tahun Unit Teknikal,

Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar

2. Fail Borang Pinjaman Peralatan ( Pinjaman ) 2 Tahun Unit Teknikal,


3. Fail Borang Pinjaman Peralatan ( Pemulangan ) 2 Tahun Unit Teknikal,


BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR

MANUAL PROSES KERJA

PEJABAT








AKTIVITI Permohonan Keperluan Peralatan Teknikal


Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T

Catatan Arahan


Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan


2. Semakan

3. Kelulusan

4.

5.

9.0 SENARAI SEMAKAN

BIL BUTIRAN STATUS

1. Borang Pinjaman Peralatan Aktif

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR

MANUAL PROSES KERJA

PEJABAT








PEJABAT


Tajuk Proses Kerja: Menguruskan Pelaksanaan Aktiviti Debat



MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP /HEP

STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor

Keluaran

Nombor

Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Prosedur ini diwujudkan bagi proses kelulusan permohonan aktiviti dari Unit Debat/ Pelajar Persatuan Debat dan memastikan permohonan mengadakan aktiviti/ debat mengikut prosedur bagi memenuhi sistem pengurusan kualiti HEP.

2.0 SKOP

Proses kerja ini meliputi proses menerima permohonan aktiviti, meluluskan permohonan, menandatangani surat kelulusan dan memaklumkan kepada pemohon.



PEJABAT






3.0 DEFINISI

3.1 Singkatan

TNC HEP : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar KD : Koordinator Debat PPK : Penolong Pendaftar Kanan PE : Pegawai Eksekutif PT : Pembantu Tadbir PPPP : Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar Pel : Pelajar

4.0 RUJUKAN





PEJABAT






5.1 PROSES KERJA MENGURSKAN PERLAKSANAAN AKTIVITI DEBAT



1 Menghantar permohonan aktiviti kepada TNC HEP/ PPP

KD/PT


Perlembagaan Persatuan

Pekeliling Bendahari

Pekeliling HEP

2 Membuat perbincangan untuk membuat keputusan.

PPP/KD/PPK

3 TNC HEP/ PPP meluluskan permohonan aktiviti dan mengarahkan PKP untuk mengeluarkan surat kelulusan.

TNC HEP / PPP

4 Menerima surat kelulusan KD/PT

5 Pelaksanaan aktiviti debat KD/PT/Pel




PEJABAT






5.2 TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA AKTIVITI DEBAT TIDAK LULUS



1 Menghantar permohonan Program Aktiviti Debat dan surat kelulusan program berkaitan.

PT


2 Semakan dan perbincangan dengan PPP Berkenaan dokumen berkaitan dan kesesuaian program.

PPP/PPK/KD

3 Aktiviti Debat tidak diluluskan PPP




PEJABAT






6.1 CARTA ALIR



KD/PT

PPP/KD/PPK

TNCHEP/PPP

KD/PT

KD/PT/Pel

PT

Mula Mengantar permohonan aktiviti debat Membuat perbincangan antara PPP/KD/PPK untuk membuat keputusan. TNC HEP/ PPP meluluskan permohonan aktiviti dan mengarahkan PE/ PKP untuk mengeluarkan surat kelulusan. Menerima surat kelulusan Melaksanakan aktiviti debat Rekod dan fail. Tamat.




Tidak Lulus

Lulus



PEJABAT






6.2 CARTA ALIR TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA AKTIVITI DEBAT TIDAK LULUS


G JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA

REKOD KUALITI

Mula

KD/PT Menghantar semula permohonan

TNC/PPP

Membuat semakan dan mengeluarkan surat kelulusan

PT Kemaskini rekod

Tamat.



PEJABAT






7.0 REKOD KUALITI


LOKASI

1 Pentadbiran (Siri 100) 5 tahun Pejabat PPP

2 Kewangan (Siri 400) 5 tahun Pejabat PPP

3 Fail-Fail Persatuan yang masih aktif 5 tahun Pejabat PKP



PEJABAT








AKTIVITI Menguruskan Perlaksanaan Aktiviti Debat


Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T


Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan

1. Perbincangan

2. Pelaksanaan

3.

4.

5.



PEJABAT






9.0 SENARAI SEMAKAN

BIL BUTIRAN STATUS

1 Memastikan dokumen permohonan aktiviti adalah lengkap.

2 Memastikan persatuan/ kelab/agensi adalah berdaftar.

3 Memastikan permohonan selaras dengan objektif persatuan dan penganjuran.

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT


Tajuk : Proses Rekod dan Fail




STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor

Keluaran

Nombor

Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Prosedur ini diwujudkan bagi proses mengedar surat masuk, memfail surat dan menyelenggara sistem fail.

2.0 SKOP

Proses kerja ini meliputi proses mengambil dan mengedar surat masuk yang telah disemak oleh PPP, PPK dan PE untuk makluman atau tindakan staf dan seterusnya difailkan.

3.0 DEFINISI

3.1 Singkatan UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






PE : Pegawai Eksekutif SP : Setiausaha Pejabat PT : Pembantu Tadbir

4.0 RUJUKAN






BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






5.0 PROSES KERJA



1. Menerima surat-surat yang telah disemak oleh PPP/PPK/PE. Mengasingkan surat-surat untuk diambil tindakan sama ada untuk edaran kakitangan, difailkan ataupun ditampal di papan kenyataan.

PT

Panduan Perlaksanaan Fail Klasifikasi Perkara

Perintah-perintah Am, bab "A"-bab "G" Malaysia.

2. Menyediakan fail-fail yang

perlu mengikut tajuk tertentu/tajuk baru

PT

3. Memasukkan surat keluar dan masuk ke dalam fail dan meminitkannya.

PT

4. Menyusun fail-fail mengikut nombor dan tajuk ke dalam kabinet fail dan mengawasi peminjaman dan pemulangan fail.

PT

5. Mengenal pasti dan memberi nombor fail untuk surat bila diminta dan diperlukan.

PT

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






6.0 CARTA ALIR

ORANG YANG BERTANGGUNG

JAWAB Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

SP

PT

PT

PT

PT

PT

Mula

Menyerahkan surat kepada PPP & PPK.

Menerima surat daripada PPP/PPK/ PE dan mengasing/ mengedarkannya.

Menyediakan fail yang perlu mengikut tajuk.

Memasukkan surat keluar masuk ke dalam fail dan meminitkannya.

Menyusun fail mengikut nombor dan tajuk ke dalam kabinet dan mengasi peminjaman dan pemulangan fail

Mengenal pasti dan memberi nombor fail untuk surat bila diminta dan diperlukan.

Tamat

Manual Kualiti Penyediaan Perkhidmatan dan Pembangunan Pelajar

Prosedur Kawalan Rekod

Prosedur Kawalan Dokumen

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






7.0 REKOD KUALITI


LOKASI

1.

Manual Kualiti Penyediaan Perkhidmatan dan Pembangunan Pelajar HEP

5 Bilik ISO,HEP

2. Prosedur Kawalan Rekod

5 Bilik ISO, HEP

3. Prosedur Kawalan Dokumen 5 Bilik ISO, HEP

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT








AKTIVITI Proses Rekod dan Fail


Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T

Catatan Arahan


Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan


2. Semakan

3. kelulusan

9.0 SENARAI SEMAKAN

BIL. BUTIRAN STATUS

1. Pentadbiran (Siri 100, 64 Fail) Aktif

2. Bangunan dan Harta (Siri 200, 10 Fail) Aktif

3. Peralatan dan Kelengkapan (Siri 300, 10 Fail) Aktif

4. Kewangan (Siri 400, 7 Fail) Aktif

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT






5. Perjawatan (Siri 500, 35 Fail) Aktif

9. Fungsi Utama/Khas (Siri 600, 21) Aktif

BAHAGIAN

HAL EHWAL PELAJAR


PEJABAT


No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/G

Tajuk: Borang Yang Digunakan



BAHAGIAN G

Bil. Nombor Borang Tajuk Borang

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Borang A : 300-HEP (PPP 1/4)

Borang B : 300-HEP (PPP 1/7)

Borang EM : 500HEP (PPP.3/1)

Borang LAP(FA)-HEP (Bhg.I)

Borang LAP(FA)-HEP(Bhg.II)

Borang LAP(FB)-HEP

Permohonan Cenderahati

Permohonan Pinjaman Blazer/Baju Panas

Pencalonan ’Employee of the Month’

Penilaian Kemahiran Insaniah (Peserta & Jawatankuasa) Penilaian Pelaksanaan Aktiviti (Peserta) Analisa Keberkesanan Aktiviti

pejabat pengarah pembangunan pelajar bahagian … · tajuk proses kerja : mpk/uitm/hep/pppp/f(7)...

Documents