MANUAL PENGGUNA Versi 1.0 Sistem Pengurusan ISO UPM (eISO) : Modul Pengurusan Audit Dalaman (eSPAD) 1 Jun 2017 Oleh: Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi (iDEC) Universiti Putra Malaysia

2 | P a g e

ISI KANDUNGAN

ISI KANDUNGAN ................................................................................................................. 2

PENGENALAN ..................................................................................................................... 3

1.0 LOGIN KE SISTEM .................................................................................................... 3

2.0 AKSES LEVEL – Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses (TWPPP),

Timbalan Wakil Pengurusan Pusat Tanggungjawab TWPPTJ, Timbalan Penyelaras

Audit (TPAD) PTJ ................................................................................................................ 5

2.1 FASA PRA AUDIT .......................................................................................................... 5

2.2 FASA PROSES AUDIT................................................................................................... 8

2.3 FASA PASCA AUDIT ................................................................................................... 15

3 | P a g e

PENGENALAN

Sistem ini diperlukan bagi kegunaan pengguna-pengguna sistem di Universiti Putra

Malaysia (UPM) bagi melaksanakan Audit Dalaman dengan merekodkan maklumat secara

atas talian melalui Portal CQA.

1.0 LOGIN KE SISTEM

1. Pengguna boleh akses ke sistem dengan menggunakan URL

portalcqa.upm.edu.my. Paparan skrin utama sistem akan dipaparkan seperti

berikut :

Gambar 1: Paparan Skrin Hadapan Sistem Pengurusan Audit Dalaman (eSPAD).

2. Pengguna boleh masuk ke sistem dengan menggunakan UPMID. Klik pada ikon

‘LOGIN UPMID’.

.

Klik sini

4 | P a g e

3. Skrin login UPMID dipaparkan.

Gambar 2: Paparan Skrin Login menggunakan id UPMID ke eSPAD

4. Masukkan UPM-ID dan Password ke dalam paparan seperti di atas. Dan klik

butang ‘LOGIN’.

5. Skrin Utama eSPAD dipaparkan.

Gambar 3: Paparan Skrin Utama eSPAD

5 | P a g e

2.0 AKSES LEVEL – Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses (TWPPP),

Timbalan Wakil Pengurusan Pusat Tanggungjawab TWPPTJ, Timbalan

Penyelaras Audit (TPAD) PTJ

2.1 FASA PRA AUDIT

1. Pada skrin utama eSPAD, TWPPP,TWPPTJ,TPAD perlu menukar peranan di ikon

welcome yang terdapat di sebelah atas kanan yang memaparkan nama.

Gambar 4: Paparan Menu Mengikut Aras Akses eSPAD

2. Klik pada TWPPP

3. Skrin menu TWPPP akan dipaparkan

Gambar 5: Paparan Menu Mengikut Aras Akses Pengguna

6 | P a g e

4. Klik pada menu Audit Dalaman

>> Pra Audit >> Penetapan Jadual >> QMS

Gambar 6: Paparan Skrin Menu Penetapan Jadual QMS

5. TWPPP boleh melihat Senarai PTJ, Tarikh Audit Mengikut Kumpulan dengan

memilih tahun audit dan mengikut kumpulan audit yang dikehendaki

Gambar 7: Paparan Maklumat PTJ (Kumpulan Audit, Tarikh Audit)

7 | P a g e

6. Lihat semula pada menu Audit Dalaman

>> Pra Audit >> Tawaran JAD >> Senarai QMS

Gambar 8: Paparan Menu Senarai JAD (Kumpulan Audit, Tarikh Audit)

7. TWPPP boleh melihat Senarai Tawaran JAD dengan memilih tahun audit yang

dikehendaki

Gambar 9: Paparan Senarai JAD (PTJ JAD, Kumpulan Audit, Tarikh Audit, Status Penerimaan Tawaran)

8 | P a g e

2.2 FASA PROSES AUDIT

1. Klik pada menu Audit Dalaman

>> Proses Audit >> Kehadiran Bertugas

Gambar 10: Paparan Menu Kehadiran Bertugas

2. TWPPP boleh melihat Senarai Kehadiran Juruaudit dengan memilih Kategori

Kualiti, Tahun Audit dan Kumpulan / Sub-kumpulan yang dikehendaki

Gambar 11: Paparan Pilihan Kategori Kualiti, Tahun dan Kumpulan/Sub-Kumpulan JAD

9 | P a g e

3. Lihat semula pada menu Audit Dalaman

>> Proses Audit >> Daftar Penemuan >> QMS

Gambar 12: Paparan Menu Daftar Penemuan oleh JAD

4. TWPPP boleh melihat Senarai Laporan Ketakakuran (NCR) QMS pada TAB

Laporan Ketakakuran (NCR) QMS seperti skrin dibawah ini

Gambar 13: Tab, Paparan Daftar Penemuan Laporan Ketakakuran (NCR)

10 | P a g e

5. TWPPP boleh melihat Senarai Peluang Penambahbaikan (OFI) QMS pada TAB

Peluang Penambahbaikan (OFI) QMS seperti skrin dibawah ini

Gambar 14: Tab, Paparan Daftar Penemuan Peluang Penambahbaikan (OFI)

6. Lihat semula pada menu Audit Dalaman

7. >> Proses Audit >> Laporan Penemuan >> QMS

Gambar 15: Tab, Paparan Laporan Penemuan Laporan Ketakakuran (NCR)

11 | P a g e

8. TWPPP boleh melihat Senarai Penemuan NCR pada TAB Laporan Ketakakuran

(NCR) berdasarkan pilihan laporan berdasarkan pilihan samada Pusat

Tanggungjawab (PTJ), Proses, atau Klausa seperti skrin dibawah ini. Pegawai

boleh export senarai penemuan dalam bentuk Microsoft Word EXCEL dan

dokumen PDF.

Gambar 16: Paparan Pilihan Laporan Penemuan Laporan Ketakakuran (NCR)

9. TWPPP boleh melihat Senarai Penemuan NCR pada TAB Peluang

Penambahbaikan (OFI) berdasarkan pilihan laporan berdasarkan pilihan samada

Pusat Tanggungjawab (PTJ), Proses, atau Klausa seperti skrin dibawah ini.

Pegawai boleh export senarai penemuan dalam bentuk Microsoft Word EXCEL

dan dokumen PDF.

Gambar 17: Tab, Paparan Laporan Penemuan Peluang Penambahbaikan (OFI)

12 | P a g e

10. Lihat semula pada menu Audit Dalaman

11. >> Proses Audit >> Statistik Penemuan >> QMS

Gambar 18: Paparan Menu Statistik Penemuan QMS

12. TWPPP boleh melihat Graf Statistik Penemuan Berdasarkan Pusat

Tanggungjawab (PTJ) dan Jadual Statistik Penemuan Berdasarkan Pusat

Tanggungjawab (PTJ) pada TAB Pusat Tanggungjawab (PTJ) seperti skrin

dibawah ini. Pegawai boleh mencetak skrin graf dan jadual tersebut pada butang

cetak seperti yang tertera.

Gambar 19: Tab, Paparan Statistik Penemuan QMS (PTJ)

13 | P a g e

13. TWPPP boleh melihat Graf Statistik Penemuan Berdasarkan Proses Audit dan

Jadual Statistik Penemuan Berdasarkan Proses pada TAB Proses seperti skrin

dibawah ini. Pegawai boleh mencetak skrin graf dan jadual tersebut pada butang

cetak seperti yang tertera.

Gambar 20: Tab, Paparan Statistik Penemuan QMS (Proses)

14. TWPPP boleh melihat Graf Statistik Penemuan Berdasarkan Klausa Audit dan

Jadual Statistik Penemuan Berdasarkan Klausa pada TAB Klausa seperti skrin

dibawah ini. Pegawai boleh mencetak skrin graf dan jadual tersebut pada butang

cetak seperti yang tertera.

Gambar 21: Tab, Paparan Statistik Penemuan QMS (Klausa)

14 | P a g e

15. Lihat semula pada menu Audit Dalaman

16. >> Proses Audit >> Penetapan Tindakan >> QMS

Gambar 22: Menu Penetapan Tindakan

17. TWPPP boleh melihat Senarai Penetapan Tindakan pada TAB Laporan

Ketakakuran (NCR) seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh export senarai

penetapan tindakan dalam bentuk Microsoft Word EXCEL dan dokumen PDF.

Gambar 23: Penetapan Tindakan Laporan Ketakauran (NCR)

15 | P a g e

18. TWPPP boleh melihat Senarai Penetapan Tindakan pada TAB Peluang

Penambahbaikan (OFI) seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh export senarai

penetapan tindakan dalam bentuk Microsoft Word EXCEL dan dokumen PDF.

Gambar 24: Penetapan Tindakan Peluang Penambahbaikan (OFI)

2.3 FASA PASCA AUDIT

1. Klik pada menu Audit Dalaman

2. >> Pasca Audit >> Maklumbalas Pelan Tindakan >> QMS

Gambar 25: Menu Maklumbalas Pelan Tindakan

16 | P a g e

3. TWPPP boleh melihat Senarai Maklumbalas Pelan Tindakan Laporan

Ketakakuran (NCR) QMS seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh export senarai

maklumbalas pelan tindakan dalam bentuk Microsoft Word EXCEL dan dokumen

PDF.

Gambar 26: Senarai Maklum balas Pelan Tindakan

4. TWPPP boleh melihat Senarai Maklumbalas Pelan Tindakan Peluang

Penambahbaikan (OFI) QMS pada TAB Maklumbalas Peluang Penambahbaikan

(OFI) seperti skrin dibawah ini.

Pegawai PTJ boleh:

i. export senarai maklumbalas pelan tindakan dalam bentuk Microsoft Word

EXCEL dan dokumen PDF.

ii. Mengisi maklumbalas pelan tindakan untuk NCR dan OFI (Rujuk gambarajah

4a dan 4b)

iii. Menukar tindakan maklumbalas kepada PTJ lain (Rujuk gambarajah 4c)

iv. Menggugurkan penemuan (Rujuk gambarajah 4d)

17 | P a g e

Gambarajah 4a: Maklumbalas Laporan Ketakakuran (NCR)

Gambarajah 4b: Maklumbalas Peluang Penambahbaikan (OFI)

18 | P a g e

Gambarajah 4c: Pertukaran Tindakan PTJ / Peneraju Proses

Gambarajah 4d: Menggugurkan Penemuan Audit

5. Lihat semula pada menu Audit Dalaman

6. >> Pasca Audit >> Pelaksanaan Pelan Tindakan >> QMS

19 | P a g e

Gambar 27: Pelaksanaan Pelan Tindakan

7. TWPPP boleh melihat Senarai Laporan Pelaksanaan Pelan Tindakan Laporan

Ketakakuran (NCR) QMS pada TAB Laksana Pelan Tindakan Laporan Ketakakuran (NCR) seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh export senarai laporan dalam bentuk Microsoft Word EXCEL dan dokumen PDF.

Gambar 28: Senarai Maklum balas Pelan Tindakan (NCR)

20 | P a g e

8. TWPPP boleh melihat Senarai Laporan Pelaksanaan Peluang Penambahbaikan

(OFI) QMS pada TAB Maklumbalas Peluang Penambahbaikan (OFI) seperti

skrin dibawah ini. Pegawai boleh export senarai laporan dalam bentuk Microsoft

Word EXCEL dan dokumen PDF.

Gambar 29: Senarai Maklum balas Pelan Tindakan (OFI)

9. TWPPP boleh memberi input Pelaksanaan Pelan Tindakan (Laporan

Ketakakuran, NCR – Gambarajah 9a, Peluang Penambahbaikan, OFI –

Gambarajah 9b)

Gambarajah 9a: Input Pelaksanaan Pelan Tindakan (NCR)

21 | P a g e

Gambarajah 9b: Input Pelaksanaan Pelan Tindakan (OFI)

10. Lihat semula pada menu Audit Dalaman

11. >> Pasca Audit >> Laporan Penutupan Penemuan Audit >> QMS

Gambar 29: Menu Laporan Penutupan Penemuan Audit

22 | P a g e

11. TWPPP boleh melihat Senarai Penutupan Penemuan Laporan Ketakakuran

(NCR) QMS pada TAB Laporan Ketakakuran (NCR) seperti skrin dibawah ini.

Pegawai boleh mencetak skrin tersebut pada butang cetak seperti yang tertera.

Gambar 30: Laporan Penutupan Penemuan Audit NCR

12. TWPPP boleh melihat Senarai Penutupan Penemuan Laporan Ketakakuran

(NCR) QMS pada TAB Laporan Ketakakuran (NCR) seperti skrin dibawah ini.

Pegawai boleh mencetak skrin tersebut pada butang cetak seperti yang tertera.

Gambar 31: Laporan Penutupan Penemuan Audit OFI

23 | P a g e

13. Lihat semula pada menu Audit Dalaman

14. >> Pasca Audit >> Laporan Keseluruhan >> QMS

Gambar 32: Menu Laporan Keseluruhan Audit (NCR)

15. TWPPP boleh melihat Senarai Laporan Keseluruhan Penemuan Laporan Ketakakuran (NCR) QMS pada TAB Laporan Ketakakuran (NCR) berdasarkan pilihan laporan berdasarkan pilihan samada Pusat Tanggungjawab (PTJ), Proses, atau Klausa seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh export senarai laporan dalam bentuk Microsoft Word EXCEL dan dokumen PDF.

Gambar 33: Laporan Keseluruhan Audit (NCR)

24 | P a g e

16. TWPPP boleh melihat Senarai Laporan Keseluruhan Penemuan Laporan Peluang Penambahbaikan (OFI) pada TAB Laporan Peluang Penambahbaikan (OFI) berdasarkan pilihan laporan berdasarkan pilihan samada Pusat Tanggungjawab (PTJ), Proses, atau Klausa seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh export senarai laporan dalam bentuk Microsoft Word EXCEL dan dokumen PDF.

Gambar 33: Menu Laporan Keseluruhan Audit (OFI)

17. Lihat semula pada menu Audit Dalaman

18. >> Pasca Audit >> Statistik Keseluruhan >> QMS

Gambar 35: Menu Statistik Keseluruhan Audit

25 | P a g e

19. TWPPP boleh melihat Graf dan Jadual Status Laporan Ketakakuran (NCR) QMS

pada TAB Status Laporan Ketakakuran (NCR) QMS seperti skrin dibawah ini.

Pegawai boleh mencetak skrin graf dan jadual tersebut pada butang cetak seperti

yang tertera.

Gambar 36: Menu Statistik Keseluruhan Audit (NCR)

20. TWPPP boleh melihat Graf dan Jadual Status Laporan Peluang Penambahbaikan

(OFI) QMS pada TAB Status Laporan Peluang Penambahbaikan (OFI) QMS

seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh mencetak skrin graf dan jadual tersebut

pada butang cetak seperti yang tertera.

Gambar 37: Menu Statistik Keseluruhan Audit (OFI)